Servicios de recursos humanos y nómina de Paychex en Lake Mary, Florida

Las empresas y sus empleados pueden encontrar los recursos que necesitan para comenzar el proceso de recuperación de los destrozos que provocó el huracán Ian. Los gobiernos federal y estatal actualizan continuamente la información en línea sobre la salud y la seguridad, las condiciones de viaje, la asistencia de financiación y mucho más.

Paychex quiere ayudar a que las empresas reanuden sus operaciones comerciales lo antes posible en un esfuerzo por facilitar el proceso de reconstrucción.

Con una declaración de emergencia en el estado de Florida, hay recursos disponibles que puede utilizar personalmente y para su negocio y, si corresponde, puede compartirlos con sus empleados.

Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA)

Existe una herramienta en el sitio web DisasterAssistance.gov para que las personas y las empresas ingresen su código postal a fin de verificar si se encuentran en una zona declarada de asistencia.

Administración de Pequeñas Empresas (SBA)

El sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas sba.gov brinda información sobre fondos para propietarios, inquilinos y empresas afectadas por el huracán. Los montos máximos del préstamo son de $2 millones con tasas de interés entre el 4 % y el 8 %. En el caso de los propietarios e inquilinos, estos préstamos sirven para reparar o sustituir los bienes dañados por la catástrofe, incluidos los automóviles. En el caso de las empresas, los fondos se pueden usar para reemplazar la propiedad dañada por desastres, el inventario, el equipo y más. El plazo para postularse es el 28 de noviembre de 2022.

Las empresas también pueden solicitar Préstamos para Agravios Económicos por Desastres (EIDL, por sus siglas en inglés), que pueden ofrecer capital circulante a las pequeñas empresas, así como a la mayoría de las organizaciones privadas y sin fines de lucro para ayudarlos a cumplir con las obligaciones financieras ordinarias durante la recuperación. La fecha límite para presentar la solicitud es el 29 de junio de 2023.

Consejos útiles para empresas

El propietario de una pequeña empresa, Gene Marks, comparte algunos consejos sobre lo que las empresas pueden hacer de inmediato para ponerse en marcha a raíz del huracán Ian y ofrece información útil sobre cómo prepararse para el futuro en el episodio de esta semana del podcast On the Mark.

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Impuestos y plazos

Si la FEMA designó su área como afectada por el huracán en Florida, entonces, las empresas y las personas califican para extender los plazos impositivos, incluida la fecha límite del 17 de octubre de 2022, que se cambia al 15 de febrero de 2023. Visite irs.gov para obtener más detalles.

Salud y seguridad

Además del sitio web de la Línea de ayuda para desastres, también existe una línea directa nacional (800-985-5990) que brinda asesoramiento en caso de crisis las 24 horas, todos los días a las personas que sufren cualquier tipo de malestar emocional relacionado con una catástrofe.

Bienestar diario

En varios condados, los productos de primera necesidad, como el agua y los alimentos, están disponibles en los centros de distribución (POD, por sus siglas en inglés) que estableció el estado de Florida. Estos POD están en los condados de Charlotte, Collier, DeSoto, Hardee, Highlands, Lee y Sarasota. Encuentre las ubicaciones exactas en el sitio web floridadisaster.org.

Actualizaciones del estado de Florida

El gobernador Ron DeSantis ofreció actualizaciones periódicas en el sitio web del estado sobre actividades de búsqueda y rescate, información sobre salud y servicios humanitarios, infraestructura y más en flgov.com.

Consideraciones para los empleadores de Florida mientras se preparan para reincorporar a los empleados al trabajo

Esta no es una lista exhaustiva, sino un complemento de la Lista de verificación de regreso al trabajo de Paychex. Los empleadores deben consultar con sus profesionales de RR. HH., asesores legales cuando corresponda, así como con los sitios web del Departamento de Oportunidades Económicas de Florida y de COVID-19.

☑ Consulte la guía y analice el calendario de reapertura de las empresas.

El 5 de junio, el estado avanzó en su plan de reapertura, y todos los condados de Florida, a partir de esa fecha, están en la Fase 2, excepto los condados de Miami-Dade, Palm Beach y Broward. Consulte con su jurisdicción local para saber si pueden tener requisitos adicionales o si el estado pasó a otras fases de reapertura, por ejemplo, el condado de Miami-Dade, el condado de Palm Beach y el condado de Broward tienen sus propios planes de reapertura.

☑ ¿En qué fecha se debe reincorporar o recontratar a los empleados?

Esto puede afectar a los empleadores que buscan la condonación de su préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago, así como puede establecer el derecho a los beneficios de licencia en virtud de la FFCRA.

☑ Entienda los requisitos nuevos o mejorados de las leyes estatales o locales de licencias pagadas.

☑ Comprenda las obligaciones en virtud de un convenio colectivo de trabajo (CBA, por sus siglas en inglés) si tiene empleados sindicalizados o de un contrato de trabajo para los empleados no sindicalizados.

Consulte los acuerdos aplicables para conocer las obligaciones. Por ejemplo, un CBA puede incluir términos de una nueva contratación/recuperación, que incluya los factores acordados para hacer regresar a los empleados. La mayoría de los cambios deberán negociarse con el sindicato. En cuanto a las obligaciones del contrato de trabajo, los empleadores deben revisar el contrato y, en caso de duda, consultar a un asesor legal.

☑ Si se despidió a un empleado y firmó un acuerdo independiente, revise los términos para ver si la nueva contratación requiere un cambio del acuerdo independiente.

☑ Considere la posibilidad de entregar una carta para ofrecer el regreso al trabajo a los empleados.

☑ Revise y cumpla con las políticas internas y la ley estatal sobre la recontratación, si la hay, para determinar cualquier reintegro de PTO o tiempo de vacaciones acumulado, especialmente si no se pagaron en el momento de la licencia o el despido.

☑ Considere brindar un nuevo formulario W-4 en caso de que el empleado quiera realizar cambios al regresar al trabajo.

☑ Compruebe si son necesarios los documentos de los empleados de "nueva contratación", es decir, el manual del empleado, el reconocimiento del manual, el depósito directo, el acuerdo de empleo, etcétera, y, si es así, asegúrese de que se apliquen correctamente para garantizar su efectividad.

☑ ¿El empleado necesita actualizar un formulario I-9 existente o completar uno nuevo?

☑ Revise la información y los requisitos de cumplimiento para el Formulario I-9.

☑ ¿El empleado eligió COBRA o Florida COBRA y a qué beneficios tendrá derecho cuando regrese?

☑ Determine el estado de los planes de salud, los planes de cafetería y los planes de beneficios complementarios, como el seguro dental y oftalmológico.

☑ Determine las implicaciones para los planes 401(k), 403(b) y de pensiones.

☑ Evalúe la compensación de los ejecutivos y la clasificación de exentos para determinar qué cambios son necesarios, si es que los hay. También revise los acuerdos de empleo o indemnización por despido aplicables.

☑ Considere las medidas adecuadas de salud y seguridad relacionadas con la pandemia del COVID-19.

Conozca las nuevas políticas complementarias en materia de seguridad que se recomiendan o exigen seguir y documentar. Por ejemplo, se establecerán medidas para promover el distanciamiento social en el lugar de trabajo y se requerirán equipos de seguridad, como mascarillas y guantes.

Otras consideraciones a tener en cuenta al prepararse para reincorporar a los empleados al trabajo son las leyes aplicables sobre salarios y horarios, especialmente si los empleados tienen horarios de trabajo, salarios y clasificación diferentes según las leyes estatales y federales.

A medida que Florida reabre y las empresas restablecen sus operaciones o empiezan a planificar para reanudar las actividades, nosotros en Paychex seguimos dedicándonos a prestarles servicios a su negocio, a sus empleados y a usted. Consulte más abajo para ver las pautas y prácticas recomendadas sobre algunas preguntas comunes relacionadas con estos nuevos desafíos para Florida.

Desempleo

¿Cuáles son los requisitos de elegibilidad para el Seguro de desempleo (UI) en Florida?

En Florida, el seguro de desempleo se llama "Asistencia para la recontratación". Aunque los requisitos específicos de elegibilidad pueden variar según el estado, los empleados en Florida generalmente califican en estos casos:

• Perdieron su trabajo por motivos ajenos a su voluntad, no renunciaron por razones personales ni se los despidió por mala conducta.
• Están total o parcialmente desempleados.
• Tienen una cantidad mínima de salarios ganados en lo que se llama el "período base", que son los primeros doce meses de los últimos quince meses desde que el empleado presentó una reclamación.
• En el momento de la solicitud, están en condiciones de trabajar, se encuentran disponibles para hacerlo y están buscando empleo activamente, a menos que el requisito no se aplique a ellos. Esto incluye estar físicamente capacitado para realizar un trabajo y disponer de cuidado infantil si es necesario.

Para obtener más detalles sobre los requisitos de elegibilidad, de qué manera postularse y cómo presentarse para la Asistencia para la recontratación, visite el Centro de Servicios de Asistencia para la recontratación del Departamento de Oportunidades Económicas (DEO, por sus siglas en inglés) de Florida, revise el Manual de Asistencia para la recontratación del DEO y la Guía de Recursos de Asistencia para la recontratación por el COVID-19 o visite el sitio web del DEO.

¿Qué información o documento general necesitará un solicitante a fin de calificar para los beneficios?

Al solicitar la Asistencia para la recontratación, las personas deben tener lo siguiente:

• Su número de seguro social.
• Su licencia de conducir o número de identificación del gobierno/estado.
• Información sobre cada uno de sus empleadores de los últimos dieciocho meses, como lo siguiente:
  • Nombre del empleador e información de contacto, es decir, número de teléfono y dirección.
  • Fechas del primer y último día de empleo.
  • Número de identificación del empleador o número de identificación del empleador federal (FEIN, por sus siglas en inglés). Nota: Esto se puede encontrar en su formulario W-2 o formulario 1099.
  • Ganancias brutas antes de impuestos que cubren los últimos dieciocho meses de empleo.
  • Motivo de la desvinculación.

Nota: La mayor parte de la información mencionada se puede encontrar en el recibo de pago de un empleado o en el formulario W-2.

Es posible que también se requiera información adicional para determinadas personas. Por ejemplo:

• Los ciudadanos que no sean estadounidenses necesitarán su número de registro de extranjero u otro formulario aplicable de autorización de trabajo.
• Los empleados militares estadounidenses deberán facilitar una copia de su formulario DD-214.
• Los empleados del gobierno federal deberán facilitar su formulario SF-8 o SF-50, según corresponda.
• Los miembros de un sindicato deben brindar el nombre de su sindicato, el número de sala y el número de teléfono.

Para obtener más detalles, visite el Centro de Servicios de Asistencia para la recontratación del DEO de Florida, revise el Manual de Asistencia para la recontratación del DEO y la Guía de Recursos de Asistencia para la recontratación por el COVID-19 o visite el sitio web del DEO.

Inquietudes y seguridad de los empleados

¿Dónde puedo encontrar los requisitos específicos del estado y del condado para el uso de equipos de seguridad u otros equipos de protección personal, como las mascarillas, en el lugar de trabajo?

Desde el comienzo de la pandemia del COVID-19, el gobernador Ron DeSantis emitió varias Órdenes Ejecutivas para el estado de Florida sobre temas que van desde órdenes generales sobre permanecer en casa hasta requisitos de reapertura para los negocios. Si bien la Orden Ejecutiva N.° 20-112 no exige de forma explícita el uso de mascarillas, aunque algunos condados de Florida sí lo hacen, como se indica más adelante, sí recomienda encarecidamente que los empleadores, sus empleados y todos los clientes sigan las indicaciones más recientes de la guía de los CDC cuando estén en público o en el lugar de trabajo. En la actualidad, los CDC recomiendan animar a los empleados a que usen mascarillas en el trabajo. Además, algunos negocios, por ejemplo, las barberías y los salones de cosmetología, están obligados a llevar máscaras cuando realizan servicios personales. Para obtener más información al respecto, visite la página de emergencias del Departamento de Regulación Empresarial y Profesional (DBPR, por sus siglas en inglés) de Florida o revise las Preguntas frecuentes sobre restaurantes y establecimientos de comida, y las Preguntas frecuentes sobre peluquerías y salones de cosmetología correspondientes.

El 4 de mayo de 2020, el gobernador Ron DeSantis inició la Fase 1 del Plan para la Recuperación de Florida, en que se detallan los requisitos básicos y necesarios para la reapertura de los negocios, así como las precauciones de seguridad recomendadas para el público. Debido a que no existe una Orden Ejecutiva a nivel estatal que exija el uso de mascarillas en público, muchos de los sesenta y siete condados de Florida implementaron sus propias Órdenes de Emergencia que abordan el tema. Para acceder a los reglamentos específicos de cada condado sobre el uso de equipos de protección personal en público o para conocer las pautas generales sobre la detección de síntomas en el lugar de trabajo, visite el sitio web de su condado correspondiente.

Si la ley estatal o local, o un empleador exigen que los empleados lleven algún equipo de seguridad u otro equipo de protección personal en el lugar de trabajo, como las mascarillas, el empleador es responsable de pagar y proveer este equipo. También pueden aplicarse requisitos de seguridad adicionales si su empresa ya está sujeta a la norma de la OSHA sobre los patógenos transmitidos por sangre, a los reglamentos generales de la OSHA o a otros requisitos federales, estatales o locales específicos del sector.

Si algunas personas no pueden usar mascarillas debido a condiciones médicas o por motivos religiosos, los empleadores deben conversar con ellas acerca de otras adaptaciones que pueden considerarse o pueden solicitar cualquier documentación apropiada necesaria.

Los empleadores también pueden exigir a los trabajadores que usen equipos de seguridad adicionales, como protección para cara/ojos, batas, guantes u otro equipo sugerido por la OSHA, y deben revisar la guía publicada en el sitio web de la OSHA para conocer las prácticas recomendadas.

Para obtener más información, consulte la página de respuesta sobre el COVID-19 del Departamento de Salud de Florida o el Centro de Recursos sobre el COVID-19 de Florida, visite el Centro de ayuda de Paychex sobre el COVID-19, revise nuestro artículo de WORX y siga la guía de seguridad provista por la OSHA, los CDC y sus agencias estatales o locales.

Como empleador en Florida, ¿cómo puedo realizar correctamente las pruebas de temperatura a fin de detectar el COVID-19 en el lugar de trabajo para los empleados y visitantes?

Se pueden realizar pruebas o controles de temperatura en las empresas para determinar si una persona tiene fiebre. Según la guía de los CDC, la fiebre es uno de los muchos síntomas de COVID-19 y realizar exámenes de temperatura puede ser una forma de proteger potencialmente a sus empleados y a su empresa. Sin embargo, una fiebre no siempre indica un diagnóstico de COVID-19, y algunos pacientes con COVID-19 nunca tienen fiebre. Por lo tanto, es un método para considerar, pero por sí solo puede no ser necesariamente la forma más efectiva de proteger un entorno de trabajo. La prueba o el control de temperatura también puede exponer a los empleados o a las personas asignadas para tomar la temperatura a un mayor riesgo de exposición, lo que puede crear preocupaciones adicionales. Otros métodos de seguridad a tener en cuenta pueden incluir la reorganización de los espacios de trabajo para garantizar que las personas estén separadas por una distancia de seis pies o más, implementar o mantener las capacidades de trabajo remoto, si corresponde, o alternar el trabajo del personal en días específicos. Las pautas de los CDC también permiten que se realicen exámenes de salud virtuales, en lugar de controles de salud en persona. Para obtener más detalles al respecto, consulte el kit de herramientas de reanudación de la actividad empresarial de los CDC, las preguntas frecuentes generales sobre empresas o visite su sitio web sobre COVID-19.

La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés) considera las pruebas o controles de temperatura un "examen médico" y la autorización solo se debe a que los CDC y las autoridades estatales o locales determinan que el COVID-19 se propaga en la comunidad y es una amenaza directa. Por lo tanto, la EEOC puede revisar esta guía.

Antes de realizar pruebas o controles de temperatura, evalúe la posibilidad de consultar a un profesional de RR. HH. o a su asesor legal para garantizar el cumplimiento de las leyes estatales o locales.

Si un empleador planea implementar controles de temperatura de manera presencial en la empresa después de analizar sus opciones con un profesional de RR. HH. o un asesor legal, debe considerar lo siguiente:

• Quién tomará la temperatura y cómo se protegerá a esa persona de la exposición.
• Donde se tomará la temperatura.
• Cuándo se tomará la temperatura.
• Cómo se tomará la temperatura.
• Cómo se desinfectará el equipo de control de temperatura.
• ¿Se registrará la información o los resultados?
• Si registra esta información, cómo se registrará y mantendrá confidencialmente separada de los archivos personales de los empleados.
• Qué medidas tomar en caso de una temperatura elevada.
• Qué protocolos de seguridad se implementarán y cómo se comunicarán al personal de control y a los empleados.
• El tiempo de espera y el tiempo que toma el proceso de selección es tiempo remunerado.

Todos los controles de temperatura se deberían administrar en función de las necesidades comerciales legítimas y no discriminatorias, y deberían ser lo menos invasivos posible. Los empleadores también deben analizar si se recurrirá a un proveedor externo para realizar dichos controles. Por último, los resultados de estas pruebas deben conservarse en un archivo confidencial y separarse del archivo personal del empleado.

Para obtener más información, consulte la página de respuesta sobre el COVID-19 del Departamento de Salud de Florida y el Centro de Recursos sobre el COVID-19 de Florida, visite el Centro de ayuda de Paychex sobre el COVID-19, revise nuestro artículo de WORX y siga todas las pautas de seguridad establecidas por la OSHA, los CDC y sus agencias estatales o locales.

Si el COVID-19 se contrae después de regresar al trabajo, ¿está cubierto por el seguro de compensación de los trabajadores?

El seguro de compensación de los trabajadores protege a los empleados de las lesiones y enfermedades en el trabajo; sin embargo, no suele cubrir las enfermedades que no están relacionadas con el empleo. Si un empleado contrae COVID-19 debido a la naturaleza de su trabajo, podría recibir cobertura. Algunos estados también plantearon cambios que ampliarían estas normas u ofrecerían cobertura adicional. No deje de consultar a un profesional de RR. HH. o de seguros para obtener más detalles o visite el sitio web de la División de Compensación de los Trabajadores de Florida.

¿Qué recursos están disponibles sobre las condiciones y los reglamentos del lugar de trabajo a distancia?

La Orden Ejecutiva N.º 20-91 del gobernador Ron DeSantis anima a las personas a trabajar a distancia, si es posible, y alienta a las empresas a ofrecer la entrega, la recogida y la toma de pedidos en línea o por teléfono, si aplica.

Al implementar una política de trabajo desde casa, los empleadores deben considerar lo siguiente:

• Reembolso de los gastos empresariales razonables o de los equipos o tecnología de oficina necesarios.
• Cobertura de los gastos de viaje necesarios relacionados con el trabajo y el kilometraje, si corresponde.
• Cobertura del seguro de compensación de los trabajadores en caso de accidente de trabajo.
• Establecimiento de pautas claras y expectativas para los trabajadores a distancia.
• Cumplimiento de los reglamentos generales de la ley de empleo, como facilitar a los empleados un manual de la empresa, establecer y hacer cumplir las pausas para comer y garantizar que se disponga de métodos de seguimiento del tiempo, en caso necesario.

Antes de decidirse a implementar un programa de trabajo desde casa en su empresa, consulte a un profesional de RR. HH. o a su asesor legal para garantizar el cumplimiento de la ley federal, estatal o local.

Si desea obtener recursos sobre cómo implementar y administrar a un personal a distancia, y realizar las planificaciones correspondientes para este, lea nuestro artículo de WORX "Estrategias para administrar a empleados que trabajan a distancia" y consulte nuestros seminarios web grabados sobre Administración de equipos de trabajo virtuales y El lugar de trabajo virtual: cuatro pilares de una administración remota efectiva.

¿Qué recursos están disponibles para las personas que viajan o planean viajar?

Los empleadores deben revisar cualquier restricción actual de viaje para los viajes nacionales o al extranjero y deben transmitir esta información a sus empleados.

Para obtener más recursos sobre viajes, visite la página de viajes de respuesta al COVID-19 de Florida para obtener un desglose completo de la información de viajes más actualizada y revise las Preguntas frecuentes de la Orden ejecutiva n.° 20-112 y las Preguntas frecuentes de la página de Respuesta al COVID-19 de Florida.

Preocupaciones del personal

¿Cuáles son las obligaciones de un empleador en virtud de la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA, por sus siglas en inglés), que incluye tanto la Ley de Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad (EPSLA, por sus siglas en inglés) y la Ley de Expansión de Licencia Familiar y Médica de Emergencia (EFMLEA, por sus siglas en inglés)? ¿Cubren estas leyes las situaciones que incluyen la excedencia por falta de cuidados de los niños?

La Ley de Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad (EPSLA, por sus siglas en inglés) y la Ley de Expansión de Licencia Familiar y Médica de Emergencia (EFMLEA, por sus siglas en inglés) están incluidas en la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA, por sus siglas en inglés). Los empleadores deben evaluar la posibilidad de consultar a un profesional de RR. HH. o a un asesor legal para revisar sus obligaciones en virtud de la FFCRA. Por lo general, la FFCRA ofrece a los empleadores con menos de 500 empleados una opción de créditos fiscales reembolsables que les devuelve el costo de otorgar salarios pagados por licencia por enfermedad y familiar a sus empleados debido a razones específicas, elegibles y relacionadas con el COVID-19.

Es posible que las pequeñas empresas con menos de cincuenta empleados estén exentas de ofrecer ciertas licencias pagadas por enfermedad, y licencias familiares y médicas ampliadas si el hecho de brindar a un empleado dichas licencias pone en peligro la viabilidad de la empresa como tal. No se trata de una exención automática. La guía establece los criterios y los documentos para su consideración. Sugiere, además, que, si se determina una exención, debe documentarse en el momento de cada solicitud de licencia. Los empleadores con menos de veinticinco empleados pueden estar exentos de ciertas disposiciones relacionadas con la protección del empleo. Si está considerando la posibilidad de reclamar una exención, el empleador debe consultar con un asesor legal para comprender plenamente los complejos parámetros de estas exenciones.

La FFCRA requiere que los empleadores ofrezcan una licencia pagada a través de dos disposiciones distintas:

• Ley de Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad (EPSLA, por sus siglas en inglés): Los empleadores deben ofrecer hasta 80 horas de tiempo por enfermedad remunerado a los empleados a tiempo completo que cumplan los requisitos y deben brindar una cantidad prorrateada de tiempo por enfermedad remunerado a los empleados a tiempo parcial cuando no puedan trabajar por determinados motivos relacionados con el COVID-19.
• Ley de Expansión de Licencia Familiar y Médica de Emergencia (EFMLEA, por sus siglas en inglés): Los empleadores deben ofrecer una licencia familiar y médica remunerada a los empleados elegibles para tomar una licencia relacionada con la nueva necesidad de los empleados de cuidar a un niño cuya escuela o lugar de cuidado está cerrado por motivos vinculados al COVID-19.

Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad: Según la Ley EPSLA, hay seis motivos que califican por las que un empleado tiene derecho a tomar una licencia pagada relacionada con el COVID-19 si no puede trabajar (ni siquiera de forma remota) porque el empleado cumple estas condiciones:

1. Está sujeto a una orden de cuarentena o aislamiento federal, estatal o local relacionada con el COVID-19.
2. Se le ha aconsejado por un proveedor de atención médica que guarde la cuarentena en relación con el COVID-19.
3. Tiene síntomas del COVID-19 y busca un diagnóstico médico.
4. Está cuidando a una persona sujeta a una orden, como se describe en 1, o se ha sometido a sí mismo a cuarentena, como se describe en 2.
5. Está cuidando a su hijo cuya escuela o lugar de cuidado está cerrado (o el proveedor de cuidado infantil no está disponible; ahora se incluyen los campamentos o programas de verano) debido a motivos relacionados con el COVID-19.
6. Está experimentando alguna otra condición sustancialmente similar especificada por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.

Según la EPLSA, un empleado a tiempo completo tiene derecho a un máximo de 80 horas de EPSL, y un empleado a tiempo parcial tiene derecho a EPSL por una cantidad igual al promedio de horas que el empleado trabaja durante un periodo de dos semanas, por cualquier combinación de los seis motivos anteriores.

Al tomar la licencia pagada de emergencia por enfermedad (EPSL, por sus siglas en inglés) por cualquiera de los seis motivos calificados, el empleado tiene la discreción independiente de usar su derecho a esta licencia o a cualquier licencia pagada acumulada que provee el empleador en el marco de la política de la compañía o la ley de licencia jurisdiccional cuando la razón de la licencia sea consistente con la política o la ley. Sin embargo, no se puede obligar al empleado a usar otro tiempo pagado disponible antes de utilizar su derecho a la licencia pagada de emergencia por enfermedad.

Expansión de Licencia Familiar y Médica: En virtud de la EFMLEA, un empleado tiene derecho a la expansión de licencia familiar y médica de emergencia (EFML, por sus siglas en inglés) por una sola razón: si el empleado está cuidando a su hijo cuya escuela o lugar de cuidado está cerrado (o el proveedor de cuidado infantil, que ahora incluye a los campamentos o programas de verano, no está disponible) por motivos relacionados con el COVID-19. Un empleado elegible tiene derecho a doce semanas de ampliación de la licencia familiar y médica; sin embargo, las primeras dos semanas de la EFML no son remuneradas, a menos que se utilice la EPSL u otra licencia pagada aplicable. En el marco de la Ley EFMLEA:

• Los empleados que hayan estado en la nómina de su empleador cubierto durante, al menos, 30 días calendario para un empleador cubierto serían elegibles para una licencia. Se considera que un trabajador estuvo empleado, como mínimo, 30 días calendario si el empleador lo tuvo en su nómina durante los 30 días calendario inmediatamente anteriores al día en que comenzaría la licencia del empleado.
• Un empleado es elegible para hasta un total de 12 semanas de licencia en virtud de la Ley EFMLA por la razón (5) descrita anteriormente. Las primeras 2 semanas de la EFML no son pagadas, pero los empleados elegibles pueden recibir un pago en el marco de la EPSL por la misma razón.
• A los empleados que tomen licencia en virtud de la Ley de Expansión de Licencia Familiar y Médica de Emergencia (EFMLEA, por sus siglas en inglés) se les debe permitir elegir usar cualquier tiempo libre pagado disponible, incluidas vacaciones, tiempo personal, licencia médica o licencia por enfermedad durante los primeros diez días de su licencia EFML; esto comprende la licencia EPSL. Después de los primeros diez días de la licencia EFML, cuando el empleado tiene derecho al pago de la EFML y cuando la ley federal o estatal lo permita, los empleadores y los trabajadores pueden acordar que la licencia pagada acumulada complemente el pago de dos tercios en el marco de la Ley EFMLEA para que el empleado reciba el monto total de su pago normal.

Todos los empleadores cubiertos deben publicar el aviso modelo del Departamento de Trabajo en un lugar visible. Otras formas en que los empleadores pueden satisfacer este requisito incluyen las siguientes:

• Envío del aviso por correo electrónico o correo directo.
• Publicación en un sitio web informativo para empleados internos o externos.

Los empleadores también deben conservar los documentos y la información relacionada con la licencia de la FFCRA durante un período de cuatro años, independientemente de si se tomó la decisión de otorgar o rechazar la solicitud de licencia.

Para fines de crédito fiscal, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos exige a los empleadores que mantengan lo siguiente durante cuatro años:

• Documentación que demuestre cómo el empleador determinó la cantidad de licencias remuneradas a las que tenía derecho el empleado, por ejemplo, registros del trabajo realizado, teletrabajo y créditos de licencias remuneradas.
• Documentación que demuestre cómo el empleador determinó el monto de los gastos calificados del plan de salud que se asignaron a los salarios.
• Copias de todos los formularios 7200 y 941 del IRS cumplimentados que el empleador haya presentado al IRS o que haya ofrecido a un tercero encargado del pago para cumplir con las obligaciones fiscales del empleador.

Para obtener más información sobre la FFCRA, la Ley de Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad y la Ley de Expansión de Licencia Familiar y Médica de Emergencia, revise la Licencia pagada en virtud de la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero, visite la página de recursos del Departamento de Trabajo o consulte los recursos de Paychex que se describen a continuación:

• Centro de Ayuda del Coronavirus (COVID-19)
• Artículo de WORX de las actualizaciones de orientación sobre la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero
• Artículo de WORX de la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero: financiación, créditos fiscales y ampliación de leyes de licencias pagadas para responder a la pandemia del COVID-19

Préstamo del PPP

¿Cómo afecta la condonación de préstamos del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP) a un empleado que renunció o dimitió de su cargo?

De acuerdo con la norma final interina del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP, por sus siglas en inglés), las reducciones equivalentes a tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés) que son provocadas por empleados que renuncian voluntariamente o dimiten de sus cargos no reducirán la condonación de préstamos. Los empleadores que utilizaron un préstamo del PPP también deben documentar la renuncia de cualquier individuo como evidencia de esta excepción, según corresponda.

Para obtener más información, consulte las preguntas frecuentes sobre préstamos del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP, por sus siglas en inglés) o lea nuestro artículo de WORX "¿Qué es el Programa de Protección de Cheques de Pago y qué necesitan saber las empresas sobre la condonación de préstamos?".

Recursos adicionales

¿Dónde puedo encontrar información sobre el regreso al trabajo, las pautas de seguridad y las actualizaciones normativas?

A medida que varios estados comienzan a reanudar las operaciones comerciales, Paychex sigue dedicándose a prestar servicios a su empresa, a sus empleados y a usted. Por eso, desarrollamos varios recursos en línea para ayudarlo a mantenerse al día sobre las políticas y las órdenes ejecutivas de su estado, en constante evolución, relacionadas con la pandemia de COVID-19 y los protocolos de regreso al trabajo.

Recursos de regreso al trabajo de Paychex:

• Recursos para el COVID-19 por estado
• Lista de verificación para volver al trabajo

Recursos de seguridad/legales de Paychex:

• Centro de Ayuda del Coronavirus (COVID-19)
• Artículo de WORX sobre qué ocurre después de la pandemia: el futuro de sus empleados
  
• Artículo de WORX sobre el plan en caso de brotes de enfermedades infecciosas: consideraciones para empleadores
• Artículo de WORX sobre las pautas de la Casa Blanca para la reapertura de los Estados Unidos durante la pandemia del COVID-19
• Artículo de WORX sobre el coronavirus en el trabajo: preguntas frecuentes
• Artículo de WORX sobre prevención y manejo de enfermedades en el lugar de trabajo
• Descargue la guía WORX sobre su plan de continuidad de negocios (BCP)

Seminarios web pregrabados de Paychex:

• Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA)

Recursos de Florida:

• Página web del Departamento de Oportunidades Económicas de Florida
• Página de respuesta sobre el COVID-19 del Departamento de Salud de Florida
• Centro de Recursos sobre el COVID-19 de Florida
• Página de emergencias del Departamento de Regulación Empresarial y Profesional (DBPR) de Florida
• Centro de Recursos sobre el COVID-19 de la Cámara de Comercio de Florida
• Panel de datos del COVID-19 y vigilancia de Florida
• Sitio web de la División del Manejo de Emergencias de Florida

Recursos adicionales:

• Guía provisional de los CDC para empresas y empleadores que responden ante el COVID-19
• Preguntas frecuentes generales de empresas sobre el COVID-19 de los CDC
• Herramienta de decisión del lugar de trabajo de los CDC
• Guía de la OSHA sobre la preparación de los lugares de trabajo frente al COVID-19
• Comunicado de prensa de FEMA