Servicios de beneficios para empleados

Más de la mitad de los estados de los Estados Unidos han promulgado leyes que requieren que las empresas del sector privado de cierto tamaño participen en un programa IRA facilitado por el estado si, actualmente, no ofrecen un plan de jubilación para empleados. Las empresas que no cumplen podrían incurrir en sanciones estatales. Los empleadores pueden elegir un plan de jubilación de un proveedor no gubernamental siempre y cuando cumpla con los requisitos estatales.

En todo el país, muchos estados están sufriendo una crisis con respecto a los ahorros para la jubilación. Por ejemplo, en Connecticut, 600 000 trabajadores aún no tienen acceso a los planes de jubilación. En el caso del estado de Nueva York, estamos hablando de millones. La Reserva Federal informa que, aproximadamente, una cuarta parte de los adultos no jubilados no tienen ahorros para la jubilación.

Para hacer frente a esta crisis, catorce estados y dos ciudades han promulgado leyes, y cinco han implementado programas en su totalidad. De los estados que promulgaron leyes, casi todos exigen que sea obligatorio, excepto Massachusetts, que ha propuesto leyes a fin de que sea obligatorio para las empresas con fines de lucro, así como Nuevo México, Vermont y Washington.

Estados que promulgaron leyes: Maryland, Colorado, Connecticut, estado de Nueva York, Nueva Jersey, Virginia, Maine, Vermont y Nuevo México, y la ciudad de Seattle, WA.

Estados con leyes completamente implementadas y activas: California, Illinois, Massachusetts (para organizaciones sin ánimo de lucro), Oregón y Washington.

Verifique la condición de su estado en nuestro centro de recursos en línea. 

Un vistazo a los programas de jubilación estatales

Si su empresa ya ofrece un plan de jubilación en el lugar de trabajo, puede registrarse para una exención del programa de jubilación estatal. Sin embargo, si tiene una empresa que no ofrece plan de jubilación, es posible que deba cumplir los requisitos del programa del estado (o del estado donde trabajen sus empleados), o arriesgarse a posibles sanciones. Aunque cada estado es diferente, la mayoría de los programas de jubilación facilitados por el estado comparten estas características:

• Están diseñados como cuentas de jubilación individuales Roth (IRA).
• Pueden ser obligatorios para las empresas que contratan a cierto número de empleados.
• Utilizan empresas de inversión e inversiones elegidas por el estado.
• Pueden requerir que los empleadores inscriban automáticamente a los empleados en una contribución de tres a cinco por ciento de los salarios de nómina de cada empleado.
• Permiten que los trabajadores se excluyan de contribuir mediante deducción de nómina.
• Pueden exigir que los empleadores se ocupen de ciertas cuestiones relacionadas con la administración.

También cabe destacar que una empresa ubicada en un estado sin mandato para ofrecer un plan de jubilación en el lugar de trabajo aún podría tener obligaciones con respecto a un programa de jubilación en el lugar de trabajo si tiene empleados que trabajan y declaran sus ingresos en un estado que tiene dicho mandato. Por ejemplo, Wisconsin no tiene un mandato estatal con respecto a un programa de ahorros para la jubilación, pero el estado de Illinois sí. Una empresa ubicada en Wisconsin que también tenga la cantidad requerida de empleados que trabajan y declaran ingresos en Illinois debería registrarse en el programa Illinois Secure Choice Savings para esos empleados u ofrecerles un plan de jubilación privado que cumpla con el mandato. Si la compañía recurre a esta última opción, el empleador tendría que solicitar una exención ante el estado de Illinois y mostrar evidencia de su plan de jubilación privado.  

Otro punto para considerar es que, a diferencia de los planes 401(k), las IRA facilitadas por el estado no son elegibles para recibir hasta $16 500 en créditos tributarios de la Ley SECURE¹. Sus límites de contribución no son tan altos como los del plan 401(k). Muchos programas estatales también requieren que el empleador administre su propio plan: presentación, informes, ajuste de los límites de contribuciones y más. Esto puede ser agotador para las pequeñas empresas que no tienen el tiempo o el personal para administrar planes complejos.

Actualización sobre los estados

Esta es una breve actualización sobre los programas de jubilación facilitados por el estado a partir de noviembre de 2022.

California

El programa CalSavers ofrece una IRA tradicional, además de una Roth IRA, y cuenta con la supervisión de una junta directiva pública. La legislación reciente amplía el programa a casi todos los empleadores con, al menos, un empleado; se excluyen los propietarios de empresas unipersonales. Los empleadores deben inscribirse en el programa antes del 31 de diciembre de 2025 u ofrecer un plan privado que cumpla con el mandato estatal. CalSavers ha comenzado a notificar a las empresas sobre las sanciones para los empleadores que no cumplen.

Colorado

El programa Colorado Secure Savings requiere que las empresas con cinco o más empleados ofrezcan un programa de jubilación en el lugar de trabajo. El estado implementó su programa y los empleadores pueden comenzar a registrarse. Hay plazos escalonados en 2023 para diferentes tamaños de empresas. 

Connecticut

Connecticut lanzó el programa de ahorros para la jubilación MyCTSavings a principios de 2022 y estableció plazos para que las empresas registren a sus empleados. La fecha límite para las empresas con más de 26 empleados ya pasó. Las empresas que tienen entre 5 y 25 empleados deben registrarse antes del 31 de octubre de 2023. Este programa requiere que las empresas con cinco o más empleados y que no tengan un plan de jubilación participen en un programa IRA facilitado por el estado. Los empleadores que no cumplen pueden estar sujetos a acciones civiles y costos judiciales si no inscriben a un empleado de manera oportuna.

Delaware

El estado propuso un lanzamiento del 1 de enero de 2025 para Delaware EARNS (expansión de acceso para jubilación y ahorros necesarios), un programa obligatorio de ahorros para la jubilación facilitado por el estado (Roth IRA). Las empresas con cinco (5) o más empleados que han estado en funcionamiento durante, al menos, seis meses deben registrarse en el programa estatal si ya no tienen un plan de IRA automático para todos los empleados o patrocinan un plan de ahorros para la jubilación calificado. Cualquier empleado de 18 años o más que reciba salarios en Delaware califica para participar, y existe una opción de exclusión voluntaria para los empleados. El monto de la contribución por período de pago será del 3 % al 6 %. Existe una escalación automática anual del 1 % o 2 % con un máximo del 15 %. Cualquier empresa que no cumpla tendrá una sanción de $250 por empleado al año hasta un máximo de $5000 al año.

Hawai

El estado ha creado el programa de ahorros para la jubilación de Hawái, un programa Roth IRA obligatorio y facilitado por el estado, en que todas las empresas en funcionamiento durante, como mínimo, dos años con, al menos, un (1) empleado deben participar si no han mantenido un plan de jubilación calificado durante los últimos dos años. El estado aún no ha fijado una fecha de lanzamiento, pero existen ciertos parámetros, entre ellos la obligación del empleador de notificar a los empleados sobre la opción de participar y la opción del empleado de excluirse. Actualmente, el monto predeterminado del aporte será del 5 % por período de pago, pero esto es flexible.

Habrá sanciones por no proporcionar una notificación por escrito a los empleados sobre la opción de participar, así como riesgos financieros que incluyen compensar los montos de contribuciones perdidas en la cantidad que cada empleado cubierto habría contribuido (más la tasa de interés del 6 %). Además, habrá una sanción de $25 por cada mes en que el empleado cubierto no se haya inscrito en el programa y $50 por cada mes que no esté inscrito después de la fecha en que se evalúa la sanción original.

Illinois

El programa de ahorros para la jubilación Illinois Secure Choice es un programa obligatorio de ahorro Roth IRA facilitado por el estado que planea enviar avisos de cumplimiento a los empleadores que no cumplan a partir de 2022. Los empleadores que no cumplan pueden enfrentar sanciones de $250 por empleado durante el primer año y $500 por empleado para cada año posterior según el tamaño de la empresa. También se planea una ola más de implementación: los empleadores que tienen de 5 a 15 empleados deben registrarse para noviembre de 2023.

Maine

Se programó tentativamente para el 1 de abril de 2023 a los empleadores con 5 o más empleados activos durante, al menos, dos años y no tengan un plan de jubilación. Es posible que deban participar en el programa de ahorros para la jubilación de Maine, a menos que se registren para obtener una exención. El registro está previsto que se implemente en tres fases, empezando con una fecha límite propuesta en abril de 2023 para las empresas con 25 empleados o más, seguida de octubre de 2023 (15-24 EE) y abril de 2024 (5-14 EE). El programa se inscribirá automáticamente con una opción de exclusión; además, habrá un límite de contribución predeterminado del 5 % (flexible) que incluye un aumento automático del 1 % anual hasta el 8 %. Se espera que participen autónomos y contratistas individuales.

Maryland

El programa Maryland$aves requiere que las empresas de todos los tamaños ofrezcan a los empleados la inscripción automática en una cuenta IRA con deducción de nómina. El programa Maryland$aves se lanzó en septiembre de 2022.

Massachusetts

La legislación de Massachusetts difiere de otros estados en que se aplica solo al sector sin fines de lucro. El Plan CORE de Massachusetts es voluntario y permite que las organizaciones sin fines de lucro con 20 empleados o menos participen en el plan de empleadores múltiples (MEP, por sus siglas en inglés) 401(k) administrado por el estado. Los participantes deben tener la nómina administrada por un tercero elegible.

Nueva Jersey

El programa New Jersey Secure Choice Savings requiere que los empleadores con 25 empleados o más que hayan estado en el negocio durante, al menos, dos años ofrezcan un plan de jubilación (Roth IRA, con una IRA tradicional como elección alternativa). Los empleadores más pequeños o nuevos pueden unirse voluntariamente.

Nuevo México

En julio de 2024, Nuevo México planea lanzar un programa voluntario que ofrezca un plan híbrido IRA o del mercado. El programa tendrá inscripción automática y dará a los empleados la opción de excluirse. Dado que el programa es voluntario, no se impondrán sanciones por incumplimiento.

Nueva York

El programa New York State Secure Choice Savings fue originalmente voluntario, pero se aprobó la legislación para exigir la participación en el programa para empresas con 10 empleados o más. Los empleadores elegibles tenían que haber estado en el negocio durante, al menos, dos años y sin un plan de jubilación calificado durante los dos años anteriores.

Oregón

El programa OregonSaves ha hecho grandes avances para ayudar a los trabajadores del sector privado que no tienen acceso a los planes de jubilación en el lugar de trabajo. Actualmente, los empleadores deben inscribir automáticamente a los empleados en el programa de ahorros IRA si no ofrecen a sus empleados un plan de ahorros para la jubilación. Se espera que las empresas con 3 a 4 empleados se registren en el programa antes del 1 de marzo de 2023, mientras que las empresas con 1 a 2 empleados tienen una fecha límite del 31 de julio de 2023 para registrarse. La sanción del empleador por incumplimiento es de $100 por empleado hasta $5000 al año.

Vermont

El estado comenzó a planificar la implementación del plan de jubilación Green Mountain Secure en 2017, un plan voluntario de empleadores múltiples (MEP, por sus siglas en inglés) diseñado para empleadores con 50 empleados o menos. Los empresarios autónomos también pueden participar. El lanzamiento del programa está previsto para diciembre de 2022. Los empleados se inscribirán automáticamente, pero tendrán la posibilidad de excluirse. Los empleadores también pueden igualar las contribuciones.

Virginia

Programado tentativamente para lanzar su piloto en marzo de 2023 con un posible lanzamiento del programa el 1 de julio de 2023, RetirePath Virginia requiere que los empleadores con 25 empleados o más participen si han estado en el negocio, al menos, dos años y no ofrecen un plan de jubilación. El objetivo es ofrecer a casi 800 000 empleados del sector privado la oportunidad de comenzar a ahorrar para la jubilación.

Estado de Washington

Aproximadamente, 131 000 empresas del estado de Washington no ofrecen planes de jubilación en el lugar de trabajo. Esto se traduce en alrededor de 2 millones de empleados sin ahorros para la jubilación. En respuesta a esta crisis, el estado ha establecido su mercado jubilatorio para pequeñas empresas a fin de ayudar a este tipo de empresas a adoptar programas de ahorro para la jubilación dirigidos a sus empleados. Los proveedores de servicios financieros participantes ofrecen planes de bajo costo a empleadores con 100 empleados o menos, incluidos propietarios que no tienen empleados y trabajadores autónomos.

El mercado actualmente ofrece planes SIMPLE, Roth, IRA tradicionales y 401(k) para elegir, según el tipo de empresa y los objetivos de planificación financiera de la persona.

Independientemente de su estado, tiene opciones

Algunos de los programas estatales de ahorros para la jubilación pueden ser "obligatorios", pero los empleadores tienen la opción de adoptar un plan de jubilación calificado que los exime de participar en el programa estatal. En algunos casos, una IRA gestionada por el estado puede no ser la mejor opción para su empresa. Por ejemplo, puede preferir un plan 401(k) tradicional que tenga límites de contribución más altos para los empleados. O es posible que prefiera un plan que requiera menos tiempo, personal y costo para administrar, como un plan de empleadores agrupados (PEP, por sus siglas en inglés). Todo depende de las necesidades de su negocio y de los objetivos de ahorro de los empleados. Cuando tenga dudas, asegúrese de comparar sus opciones.

¹Preparación de cada comunidad para la mejora de la jubilación. Según la Ley SECURE, los nuevos planes elegibles pueden potencialmente obtener hasta $5000 al año durante tres años en créditos fiscales del nuevo plan con $500 adicionales al año con inscripción automática.

El estrés, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo, es una realidad en la vida de muchos empleados y propietarios de negocios. De hecho, más de uno de cada cuatro líderes empresariales y de RR. HH. (26 %) dijo que están extremadamente o muy estresados, y esto aumentó al 35 % de los líderes que se sienten estresados en empresas con entre 250 y 500 empleados.¹

Hay acciones que puede implementar para aliviar algunas de las cargas ocasionadas por las prioridades que se contraponen y por otros factores estresantes. A la larga, proporcionarles recursos a los empleados puede contribuir en gran medida a demostrar cuánto valora a su personal.

Un programa de asistencia para empleados (EAP, por sus siglas en inglés) es un ejemplo de cómo puede ayudar a los empleados a resolver una variedad de problemas que contribuyen al estrés, lo que a su vez puede perjudicar su desempeño laboral y su moral. Los EAP pueden ayudar a mejorar el compromiso y la productividad, e, incluso, reducir el ausentismo y la rotación. Más abajo, le explicamos por qué puede considerar un EAP como parte de su oferta de beneficios.

¿Qué es un EAP?

Un EAP proporciona una fuente confidencial que los empleados pueden usar a fin de encontrar asistencia y recursos para ciertos desafíos a los que se enfrentan. El servicio suele proporcionarse como parte de un paquete más amplio de beneficios y conecta a los empleados con evaluaciones, asesoramiento a corto plazo, remisiones y servicios de seguimiento. Dependiendo de la situación, los empleados pueden acceder a ciertos servicios desde la seguridad y privacidad de su propio hogar.

¿Qué hace un programa de asistencia al empleado y por qué es importante?

Los programas de asistencia al empleado están diseñados para conectar a los empleados con los mejores recursos para abordar los desafíos personales que pueden afectar su capacidad de manejar el estrés y mantenerse productivos mientras están en el trabajo. Los EAP pueden sugerir recursos que ayuden con muchas necesidades, desde asesoría de salud mental hasta descuentos en servicios personales de guardería o seguros.

Los EAP tienen representantes capacitados que pueden evaluar las necesidades de los empleados y conectarlos con el mejor recurso para ayudarlos con esa necesidad. Ya sea recomendando a un consejero o proporcionando una lista de fotógrafos locales para reducir el estrés de planificar una próxima boda, los representantes que trabajan con los EAP pueden ponerse a trabajar rápida y eficientemente para sus empleados.

¿Qué incluye la cobertura de los EAP?

Aunque los detalles de un programa individual se identifican en los documentos del plan, muchos EAP proporcionan asistencia crítica para problemas importantes. Algunos de los problemas y servicios que a menudo se incluyen en un EAP son (entre otros):

• Programas de salud mental: La ansiedad, la depresión, el duelo, la intervención en crisis y los problemas de salud mental, como la adicción o los trastornos alimentarios, son algunos ejemplos de los asuntos que se apoyan a través de estos programas.
• Salud y cuidados: Además de gestionar su propia salud, por ejemplo, establecer un plan de ejercicio, recibir orientación nutricional o hacer frente a enfermedades crónicas, como la diabetes, las cardiopatías o la hipertensión, los empleados pueden enfrentarse a retos adicionales, como ser el cuidador de un ser querido. A través de un EAP, los empleados pueden obtener ayuda para localizar servicios de cuidado de ancianos o de guardería, residencias de ancianos o, incluso, a fin de encontrar un médico dentro de la red para un hijo que vaya a estudiar fuera del estado.
• Servicios familiares: Todas las familias pueden beneficiarse del apoyo de una manera u otra. Se puede ayudar con los servicios del EAP para asesoramiento matrimonial, planificación familiar, seguridad infantil, abuso físico o emocional y mediación.
• Referencias de asesoramiento: Una de las principales ventajas de un programa de asistencia al empleado es contar con el apoyo confidencial y de fácil acceso a profesionales calificados para asuntos personales, familiares y laborales. Los servicios de asesoramiento pueden incluir evaluaciones, asistencia a distancia de corto plazo o remisiones.
• Abuso de sustancias: La dependencia química, la adicción, el alcoholismo, la ludopatía y la intervención en crisis son algunos ejemplos en que la asistencia de un profesional calificado a través del EAP puede tener un impacto positivo en la vida de un empleado y, potencialmente, salvarle la vida.
• Servicios financieros: Los servicios del EAP pueden poner en contacto a los empleados con ayuda para mejorar el bienestar financiero —esto incluye obtener asesoramiento presupuestario, lograr hábitos de gasto saludables, consolidar los préstamos, pagar las deudas, crear un fondo de emergencia, etcétera—.
• Problemas laborales: Atravesar un cambio en la carrera, establecer un plan para el desarrollo profesional, manejar el estrés y las responsabilidades en el lugar de trabajo, hacer planes de viaje o manejar las relaciones con los compañeros de trabajo son ejemplos de cómo un EAP puede ayudar a los empleados con asuntos relacionados con el trabajo y contribuir a prevenir o superar el agotamiento.

¿Cómo funciona un programa de asistencia al empleado?

Las ofertas específicas de un EAP varían según los documentos del plan en el programa. Sin embargo, un EAP suele cubrir a sus empleados y también podría cubrir a los miembros calificados de sus familias, como el cónyuge, la pareja de hecho, los hijos u otros dependientes. Los EAP suelen mantener una red de socios que pueden ayudar a cubrir una variedad de necesidades, como despachos jurídicos, profesionales de cuidado infantil, especialistas en cuidado de ancianos, nutricionistas, expertos en acondicionamiento físico y más. Con un EAP, sus empleados y los miembros calificados de sus familias tienen acceso a un recurso confidencial al que pueden llamar cuando surgen crisis o preguntas generales sobre el manejo de vida.

La gama de servicios puede variar desde remisiones y asesores de guardia hasta recursos locales que pueden ayudarlos a resolver sus retos. Los miembros también pueden acceder a una biblioteca virtual de recursos gratuitos y herramientas de autoayuda en línea. El acceso a los consejeros de atención está disponible las 24 horas, todos los días, y todas las comunicaciones son personales y confidenciales.

Un EAP no es un seguro de salud. Sin embargo, la combinación de un plan de seguro de salud y un EAP podría ser útil para su organización y muy valorada por los empleados.

Beneficios de un EAP

Cuando los desafíos de la vida superan la capacidad de sus empleados para hacerles frente, la situación puede perjudicar tanto su rendimiento como su productividad. Tener un soporte adecuado puede ayudar a los empleados a manejar el estrés y resolver problemas, lo que puede reducir el impacto negativo en los resultados finales de la empresa y la moral general.

Control del estrés

Los empleados de todo el país se enfrentan actualmente al estrés: ya sea por el impacto continuo de la pandemia, por trabajar en el hogar y lidiar con el equilibrio entre trabajo y vida personal, por enfrentarse a problemas de salud, por tener que cuidar a los niños o por trabajar durante largas horas. En la Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex de 2022, el 60 % de los líderes de recursos humanos afirmaron estar preocupados por el agotamiento de los empleados, un aumento del 18 % con respecto a antes de la pandemia. Su personal puede aprovechar un programa de asistencia al empleado que los ayude a mantener los niveles de estrés bajo control, incluso durante estos tiempos difíciles.

Disminución del ausentismo

El ausentismo y el estrés están estrechamente relacionados. Cuando esto se suma a los numerosos problemas que pueden ya estar impidiendo que los empleados trabajen, ya sea como cuidadores o enfermándose ellos mismos, el ausentismo puede convertirse en un problema grave. Un EAP puede permitir que un empleado encuentre los recursos que pueden ayudarlo a ahorrar tiempo y mitigar los niveles de estrés poco saludables. Contar con estas herramientas a mano puede tener un impacto positivo, como una mejor gestión del tiempo y más energía a lo largo del día laboral.

Menos accidentes y reclamos de compensación de los trabajadores

Cuando los empleados tienen un acceso fácil a los recursos que mejoran su salud, abordan sus problemas y reducen el estrés, su bienestar general puede mejorar. El manejo del estrés puede ayudar a los empleados a ser más productivos, así como a trabajar de manera más inteligente y segura, especialmente a aquellos que participan en diversas formas de trabajo físico. Es posible que invertir en un EAP reduzca los accidentes y, en última instancia, podría disminuir los reclamos de compensación de los trabajadores.

Recursos asequibles

Para muchos empleadores, brindar cobertura de cuidado médico es uno de los componentes más costosos de un paquete de beneficios. Un servicio de asistencia médica, como un EAP, puede ayudar a administrar ese costo a largo plazo al ayudar a brindar la asesoría, la asistencia y los recursos que los empleados necesitan para estar física y mentalmente más saludables, lo que reduce sus demandas de cuidado de salud a largo plazo. Además, un EAP puede ayudar a los empleados a ser más eficientes en el manejo de sus gastos de cuidado médico.

Mayor retención de empleados

Los empleados que están comprometidos y satisfechos con su trabajo tienden a permanecer en la empresa durante más tiempo. El acceso a un EAP no solo puede empoderar a los empleados para que lleven una vida más sana y satisfactoria, sino que ofrecer un EAP como beneficio demuestra que usted se preocupa por su bienestar general, lo que puede aumentar los sentimientos de lealtad hacia su organización. Aproximadamente, la mitad de las empresas con entre 10 y 500 empleados prevén que contratar personal de calidad será más difícil durante los próximos doce meses.¹ Ofrecer beneficios como un EAP realmente puede diferenciar a su empresa.

Del mismo modo, sentir estrés o sobrecarga, no poder lograr un balance adecuado entre trabajo-vida personal, y no tener acceso a recursos son algunas de las razones por las que los empleados eligen dejar un trabajo. Un EAP, con su red de recursos, funciona para ayudar a los empleados a manejar mejor los sentimientos y las situaciones. Cuando se considera el verdadero costo de perder un empleado —el impacto en la moral, la pérdida de productividad, el costo de reclutamiento, contratar e incorporar una persona nueva—, invertir en un EAP que contribuya a sus esfuerzos de retención tiene mucho sentido.

Otros beneficios de los EAP para los empleadores

Hay beneficios adicionales de un programa de asistencia al empleado para los empleadores. En ciertos casos, los EAP pueden ayudar directamente a una empresa a resolver problemas en curso. Las ofertas de cada programa son diferentes, aunque algunos programas ofrecerán consultas a directivos o ejecutivos sobre cómo manejar situaciones difíciles en el lugar de trabajo. Por ejemplo, un EAP se puede utilizar como un recurso durante las interacciones entre empleadores y empleados. Si un trabajador está teniendo problemas de desempeño o revela problemas personales a un empleador, una remisión a un recurso de EAP puede ser apropiada. Sin embargo, es importante evaluar esto desde el punto de vista de la política y obtener asesoría legal o de recursos humanos de expertos para asegurarse de que la estrategia que está considerando cumple con las regulaciones estatales y federales pertinentes.

Un EAP también puede ayudar a una empresa a satisfacer las necesidades de los empleados sin salirse de su presupuesto. Muchos empleados y candidatos potenciales buscan una variedad de beneficios, y un EAP es una de las formas en que una organización pequeña puede continuar siendo competitiva para obtener el mejor talento y retener al personal valioso una vez contratado. Puede ser un buen momento para auditar su paquete de beneficios para empleados a fin de determinar si un EAP beneficiaría a su organización.

¿Cuánto cuesta un programa de asistencia al empleado?

Cuando se añaden a un paquete de beneficios para empleados más amplio, los EAP pueden tener un costo muy razonable para los empleadores. Aunque la cifra exacta variará según los proveedores y las ofertas de servicios, muchos complementos de un EAP cuestan entre 75 centavos y 2 dólares por miembro al mes, según la Society for Human Resource Management.

Los costos exactos variarán según:

• El número de empleados cubiertos.
• La cantidad de servicios ofrecidos.
• La frecuencia de uso.
• El proveedor de EAP elegido.

¿Cuáles son los pasos para lanzar un EAP exitoso?

El paso más importante para lanzar un programa de asistencia al empleado exitoso es identificar qué servicios necesitan sus empleados. Para ello, los empleadores que deseen añadir un EAP a su paquete de beneficios existente deben efectuar los siguientes pasos.

1. Recopilar los comentarios de los empleados

Sus empleados pueden estar dispuestos a compartir qué es lo que más necesitan, especialmente si entienden que la información se utilizará para ayudarlo a mejorar las ofertas de beneficios de la empresa.

2. Conocer las ofertas de proveedores

Existen numerosos proveedores de EAP, cada uno con sus propios planes únicos y paquetes de ofertas. Al comparar varios proveedores, puede comenzar a reducir el campo e identificar qué proveedores coinciden con los servicios y beneficios que buscan sus empleados.

3. Comparar las cifras

Cada plan tendrá sus propias limitaciones en cuanto al número de empleados cubiertos, la cantidad de servicios ofrecidos y la frecuencia con la que los empleados pueden acceder al servicio. Al comparar estas cifras, puede calcular un costo anual aproximado para su organización.

4. Integración con su plan de beneficios existente

Después de haber elegido un plan, trabaje con su proveedor de EAP para integrar sin problemas este servicio en su paquete de beneficios existente.

Cómo adoptar un EAP en su empresa

Las situaciones desafiantes, desde el estrés en el trabajo hasta el manejo de una emergencia, pueden afectar a las personas. Ayude a su personal a obtener la asistencia que necesita invirtiendo en un programa de asistencia al empleado. ¿Está listo para comenzar? Se incluye un EAP como parte de todas las ofertas de servicios de recursos humanos de Paychex, y los clientes pueden comenzar a contactarse con su profesional especializado en recursos humanos. Si está evaluando su plan de beneficios a una escala más amplia o si busca cambiar de proveedor, considere cómo Paychex puede ayudarlo a atraer y mantener a un personal comprometido y productivo.

Conozca cómo un lugar de trabajo mentalmente saludable es bueno para el negocio y tome medidas hoy para mejorar la salud mental de sus empleados. Para obtener recursos adicionales, consulte nuestra página de recursos sobre salud mental.

¹Prioridades 2023 para líderes empresariales, Paychex

Si está pensando en comenzar un programa de voluntariado para empleados en su empresa, no está solo. En nuestro mundo pospandémico, donde tanto los empleados como los candidatos a un puesto de trabajo han mostrado un marcado interés por retribuir a la comunidad, muchas empresas están optando por programas que permiten a los empleados participar en oportunidades de voluntariado que se basan en ese interés.

Según Society for Human Resource Management, una encuesta reciente a profesionales de RR. HH. mostró que casi el 50 % de las empresas estadounidenses ofrecieron programas corporativos de voluntariado en 2022, casi un 10 % más que en 2014. Las empresas están viendo claramente el valor de iniciar y promover programas de voluntariado dentro de sus organizaciones.

¿Qué es un programa de voluntariado para empleados?

Los programas corporativos de voluntariado para empleados se conocen con distintos nombres, como "programas corporativos de voluntariado" y "programas empresariales de voluntariado". En pocas palabras, estos programas están diseñados para reforzar el compromiso de una empresa con la comunidad o elevar su perfil de responsabilidad social corporativa. En términos generales, estos programas surgen de una iniciativa estratégica conjunta diseñada para apoyar a los empleados que desean retribuir a las comunidades en las que viven.

¿Cuáles son los beneficios de los programas de voluntariado para empleados?

Los beneficios organizacionales de iniciar un programa de voluntariado para empleados son considerables. Estos incluyen un mayor conocimiento de la marca entre la comunidad en que se encuentra la empresa y más oportunidades para promover la empresa como un "empleador de elección", lo que aumenta el atractivo para los candidatos.

Los programas de voluntariado para empleados también ofrecen numerosos beneficios internos. Estos pueden incluir los siguientes:

• Mejor retención de empleados.
• Mayor sentido de empoderamiento de los empleados.
• Mayor orgullo de los empleados por la empresa en la que trabajan.
• Equipos más fuertes, en los que grupos de empleados se ofrecen como voluntarios juntos.
• Empleados que adquieren nuevas habilidades y perspectivas.

Cómo iniciar un programa de voluntariado en el trabajo

Determinar la mejor manera de iniciar un programa de voluntariado para empleados puede depender de la cultura de cada empresa, pero algunos pasos clave deben incluir alguna parte de lo siguiente:

Recopile la opinión de los empleados

Los programas corporativos de voluntariado más efectivos comienzan con los empleadores solicitando comentarios de los empleados sobre la mejor manera de estructurar el programa. Una opción es realizar una encuesta sobre las instituciones benéficas preferidas por los empleados y si desean ofrecer su tiempo, donar dinero o hacer una combinación de ambas. También se puede determinar si algunos empleados ya están llevando a cabo una función benéfica como voluntarios. Podría ser beneficioso evaluar la posibilidad de asociarse con una organización sin fines de lucro en la que algunos empleados ya estén ofreciendo su tiempo y esfuerzo como voluntarios.

Determine el propósito y los valores principales del programa

Los programas corporativos de voluntariado deben incorporar el propósito y los valores principales de una empresa en el proceso de planificación y ejecución. Es imprescindible que el tipo de programa emprendido esté firmemente alineado con lo que representa la empresa. Este enfoque ayuda a determinar qué tipo de oportunidades de voluntariado tienen más sentido para la organización y también puede profundizar el sentido de propósito y participación en el programa de los empleados.

Establezca objetivos y pautas del programa de voluntariado para empleados

Al igual que cualquier otra iniciativa corporativa, el diseño de los programas de voluntariado y participación de los empleados debe tener objetivos claros y concretos. Entre los más citados por las empresas con programas de voluntariado exitosos, suelen encontrarse los siguientes:

• Contribuir a la comunidad.
• Mejorar la marca de la empresa.
• Impulsar el compromiso y la retención de los empleados.
• La cantidad de empleados que pueden participar en un programa de voluntariado.
• El número de horas de las que puede disponer cómodamente una empresa en términos de participación de empleados.
• Objetivos financieros para la recaudación de fondos a través del voluntariado

El reclutamiento es otro objetivo clave para los programas de trabajo voluntario. A menudo se dice que los milenios valoran más a las empresas que tienen un perfil establecido en cuanto a responsabilidad social. Las personas que buscan empleo quieren cada vez más trabajar para una organización que demuestre ser consciente de las condiciones sociales y que ayude a mejorar la vida de la comunidad local. Una vez que esté en marcha, su programa de voluntariado puede contribuir al interés de un candidato prometedor en postularse a puestos vacantes en su organización.

Documente el desarrollo de su programa

No es suficiente, simplemente, decir: "Sí, deberíamos iniciar un programa de voluntariado en la empresa". Para tener éxito, documente cuidadosamente el programa corporativo de voluntariado a medida que se pone en marcha, así como cuáles elementos contribuyen al éxito del programa y cuáles no son eficaces con el fin de evitar esos errores en futuros programas de voluntariado para empleados.

A medida que su programa para empleados comienza a tomar forma, trate de documentar lo siguiente:

• La comunicación de las noticias del programa de voluntariado a los empleados.
• Los costos incurridos en el diseño y la implementación del programa.
• El mayor conocimiento de la marca en las redes sociales y otras plataformas.
• El incremento en el reclutamiento de candidatos, una vez que el programa está en marcha.

Con una lista de métricas relevantes en mente, es más fácil hacer un seguimiento de los efectos de su programa de voluntariado para empleados. Este método también ayuda a facilitar cualquier intento futuro de ampliar esos esfuerzos de voluntariado o de emprender un esfuerzo de alcance comunitario diferente en el futuro.

Apoye el programa a través del liderazgo y los recursos de la empresa

Un componente valioso de cualquier programa de voluntariado efectivo es el apoyo del CEO y otros ejecutivos de alto nivel. Al servir como modelos por seguir, estas personas pueden inspirar a los miembros del equipo a convertirse en participantes activos en dicho programa. Los líderes también pueden encontrar el equilibrio adecuado entre los objetivos comerciales de la organización y los problemas que enfrenta la comunidad local.

El equipo de recursos humanos también desempeña un papel imprescindible en el diseño y la estructura de un programa de voluntariado. RR. HH. puede ayudar a alinear las necesidades de la empresa con el espíritu de voluntariado que es esencial para el éxito del programa. También puede determinar la mejor manera de incorporar actividades de voluntariado tanto dentro del grupo de empleados existentes como de los nuevos. RR. HH. también puede ayudar a decidir las mejores formas de fomentar la participación de los empleados en el programa.

Es una buena idea consultar a su equipo legal antes de establecer un programa de voluntariado corporativo. Estos tipos de iniciativas a veces tienen implicaciones salariales y de horas, así como otros posibles problemas.

Por último, el empleo de comunicaciones internas para promover las actividades de voluntariado es un elemento crucial. Para impulsar el interés en el programa, evalúe todas las plataformas de comunicaciones internas posibles y transmita las novedades de una manera consistente y clara.

Haga que las oportunidades de voluntariado sean inclusivas

Para ayudar a garantizar el éxito, se debería considerar ofrecer el programa de voluntariado de la empresa a todos los empleados, independientemente de su condición de trabajadores a tiempo completo o parcial. Esto también debería incluir a los empleados remotos, que de otro modo pueden sentirse desconectados con la organización si no tienen oportunidades de participar en el programa y retribuir a la comunidad. Al centrarse en la inclusión y en la amplia gama de competencias y experiencia de los empleados, ayuda a garantizar la oportunidad de participar a todos los empleados.

Una herramienta que puede contribuir a impulsar la inclusión es realizarles una encuesta formal (o informal) a los empleados. Evalúe el interés de los miembros del equipo, tanto en el sitio como fuera del sitio, en participar de actividades de voluntariado. Solo asegúrese de que todos los miembros de la empresa puedan responder la encuesta. De esa manera, tendrá una mejor idea de las preferencias de voluntariados de sus empleados e incluirá a todos en el proceso.

Fomente la participación a través de las comunicaciones internas

El éxito de un programa de voluntariado corporativo depende en gran medida de hacerle llegar la información a la fuerza laboral. Afortunadamente, hay una amplia gama de recursos de comunicación disponibles para este fin. Estos recursos pueden incluir lo siguiente:

• Campaña interna por correo electrónico.
• Folletos y boletines.
• Boletín de noticias para empleados.
• Un mensaje del CEO.

Además, es muy útil incluir a los gerentes en sus esfuerzos de promoción. Una vez que estén a bordo de la iniciativa, anímelos a ofrecer una política de puertas abiertas con respecto a la participación voluntaria. Los gerentes pueden ayudar a fomentar la participación de los miembros de su equipo al responder preguntas y promover los beneficios del voluntariado. Si los gerentes están entusiasmados con el nuevo programa, es más probable que transmitan ese entusiasmo a los empleados que están a su cargo.

Comparta noticias sobre el progreso

Una vez establecido el programa de voluntariado, es momento de seleccionar a quienes están más comprometidos y animados con la experiencia. Consulte a estos "defensores del programa" y apoye sus esfuerzos para dar a conocer el programa entre sus compañeros de trabajo.

Los empleados participantes también pueden compartir noticias de progreso a través de fotos y breves descripciones sobre su experiencia. Además, encueste a quienes participan y evalúe sus niveles de satisfacción con el programa. Con suerte, la respuesta será positiva, en cuyo caso, no dude en compartir sus puntos de vista con el resto de la organización.

Analice y revise el programa de voluntariado de forma periódica

Una vez puesto en marcha un programa de voluntariado corporativo viable, no hay tiempo para dormirse en los laureles. Para ser realmente eficaz, el programa debe revisarse y revaluarse con frecuencia. ¿Los miembros del equipo están respondiendo de manera favorable al programa? ¿La participación ha aumentado o disminuido? ¿El esfuerzo cumple con un presupuesto predeterminado o excede los costos? ¿Con qué organizaciones comunitarias sin fines de lucro o de otro tipo debería intentar alinearse?

Un barómetro bueno para medir la efectividad de un programa es encuestar a los participantes voluntarios. Elabore una breve encuesta que incluya preguntas de tipo "sí" y "no", así como preguntas abiertas sobre qué tan bueno fue el éxito de algún evento, los puntos débiles de este y lo que podría hacerse en el futuro. De esta manera, puede estar atento a la viabilidad del programa y las perspectivas a futuro.

Cómo fomentar el voluntariado corporativo

Poner en marcha un programa de voluntariado corporativo es muy diferente de fomentar la participación entre los empleados. En lugar de, simplemente, establecer un programa y esperar a que ocurra algo, es imprescindible desarrollar y apoyar activamente el interés de los empleados en este proyecto.

Comience por integrar el voluntariado en la cultura de la empresa. Esto a menudo implica la participación de los altos directivos, ya sea de forma directa a través de actividades específicas de voluntariado o destacando el programa de voluntariado de la empresa en cada momento adecuado, correos electrónicos enviados al equipo, apoyo durante las reuniones de todo el personal, entre otros. Además, coloque el voluntariado en primer plano a la hora de redactar su misión y valores corporativos, resáltelo de forma prominente en los materiales de reclutamiento en inclúyalo en su programa de incorporación de nuevos empleados.

Estas son otras formas de involucrar más a los empleados:

• Proporcionar PTO. Algunas organizaciones proporcionan tiempo libre pagado (PTO, por sus siglas en inglés) adicional a los empleados que se inscriben como voluntarios. Las organizaciones que eligen esta opción pueden tratar de reducir el posible uso indebido estableciendo expectativas claras para los empleados que participan en actividades de voluntariado: una cantidad mínima de horas especificadas, si se ofrece a un equipo en lugar de a individuos, entre otros.
• Incentivos de tarjetas de regalo. Ofrezca los tipos de tarjetas de regalo que más les interesen a los empleados (a partir de los resultados de las encuestas informales) y presénteselas a quienes ofrezcan la mayor cantidad de horas de voluntariado o que diseñen nuevas oportunidades de voluntariado, u bríndelas como un incentivo inicial al comienzo del programa.
• Invite a los voluntarios a almorzar. En términos generales, la mayoría de las actividades de voluntariado implicarán los esfuerzos de numerosos empleados, ya sea en un solo evento caritativo o como parte de un programa continuo. En cualquier caso, invitar a estos voluntarios a almorzar a cuenta de la empresa es una forma de fomentar el espíritu de equipo y la participación, sobre todo entre empleados que proceden de departamentos diferentes, pero que están unidos por el objetivo de ayudar a los demás.
• Inscribir voluntarios en un sorteo de premios.Los sorteos de premios son una forma de inyectar algo de entusiasmo en el proceso de reclutamiento de voluntarios. Busque un premio de alta gama, por ejemplo, una tableta u otro dispositivo electrónico, que, probablemente, les atraiga a todos, en lugar de un premio que solo un pequeño grupo de personas podría querer. El sorteo de premios se puede realizar al final de un evento de voluntariado, como una forma de celebrar la participación de la empresa.

El éxito eventual de un programa de voluntariado depende en gran medida de los esfuerzos de los líderes para promover la participación. Cuando los empleados vean que el voluntariado es ahora una prioridad total para toda la organización, es probable que la participación aumente y que gane impulso como parte de la cultura.

Ejemplos de actividades corporativas de voluntariado

Los tipos de actividades de voluntariado que su empresa elige realizar dependen de una serie de factores: la ubicación de la comunidad, las necesidades y los desafíos cívicos, las oportunidades que mejor se alinean con los valores y las misiones de la organización, etcétera. Estas son las actividades populares de voluntariado que pueden resultar más relevantes para sus esfuerzos particulares:

• Recolección de basura. Inscriba voluntarios en el duro pero satisfactorio trabajo de recolectar basura de un parque local u otra área pública. No es un trabajo glamoroso, pero los ciudadanos que viven en estas áreas apreciarán enormemente las contribuciones de sus empleados.
• Recolecciones para despensas de alimentos. Consiga voluntarios que ayuden a recolectar alimentos para los albergues locales de personas sin hogar u otros programas comunitarios que ayudan a quienes no tienen suficiente para comer. La misma idea puede aplicarse a cocinar y servir comidas en un albergue u otro centro comunitario.
• Campañas de donación de sangre. Casi todas las comunidades necesitan donaciones de sangre. Aliente a los empleados a que participen en programas de donación de sangre establecidos o averigüe cómo crear uno nuevo, después de un desastre local cuando los hospitales escasean de valiosos suministros de sangre.

Hacer del voluntariado un elemento clave en la cultura de su empresa

Involucrar a su empresa en los esfuerzos de voluntariado locales y nacionales es una forma comprobada de mejorar la participación de los empleados, aumentar la retención y atraer a nuevos candidatos a empleos. Un programa de voluntariado corporativo basado en su misión y sus valores resonará con su fuerza laboral y le dará un nuevo orgullo de ser parte de este esfuerzo mayor. El conocimiento de la marca crecerá como resultado de los esfuerzos de voluntariado exitosos, y es probable que vea que más organizaciones benéficas y sin fines de lucro se ponen en contacto con usted. Todo ello se traduce en una imagen favorable de su empresa tanto a nivel local como regional, y en una mayor participación entre sus trabajadores y en el crecimiento de su empresa.