Servicios de beneficios para empleados

Los empleados buscan paquetes de beneficios que incluyan el cuidado médico. ¿Cómo puede ofrecer un plan y, a la vez, considerar su rentabilidad?

En respuesta a la conmoción generada en el personal por la pandemia de COVID-19 y la gran dimisión, las empresas mejoraron sus paquetes de beneficios, especialmente aquellos relacionados con el cuidado médico. Para los empleadores, aprender cómo reducir los costos de cuidado médico del empleador puede ser abrumador. Sin embargo, es importante hacerlo.

Proveer beneficios de cuidado médico y administrar los costos asociados es esencial para mantenerse competitivo a la hora de atraer y retener a los empleados, así como para proteger la productividad de esos empleados. La Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex de 2022 revela que el 72 % de los empleadores ofrecen beneficios de salud en comparación con solo el 61 % antes de la pandemia. Y hasta el 88 % de los empleadores clasifican los beneficios relacionados con la salud como extremadamente importantes según la Encuesta de beneficios para los empleados de 2022 de Society for Human Resource Management.

Cuando se trata de reducir los costos de cuidado médico, ¿por dónde se empieza? En 2022, Kaiser Family Foundation informó que las primas de cuidado médico para una familia promedio fueron de $22 463. Esto conlleva una enorme carga financiera para muchos trabajadores. Como empleador, desea ofrecerles a sus empleados los mejores beneficios de cuidado médico posibles a un costo que pueda pagar. Si comprende cómo se calculan las primas del seguro médico, los costos que están bajo su control y las formas de reducir los costos del cuidado médico del empleador, podrá elegir un plan de cuidado médico que se adapte mejor a su negocio.

¿Quién establece las primas del seguro médico colectivo y cómo se calculan?

Cada estado posee su propio conjunto de normas para el seguro médico grupal, lo que hace que su negocio sea uno de los factores más importantes que afectan las primas. Las compañías de seguros calculan las primas en función de las normas aplicables, además de la edad de su grupo, si el empleado asegura a una persona o a una familia y el consumo de tabaco para calcular las primas que usted paga por los distintos tipos de plan. Según la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible (ACA, por sus siglas en inglés), la salud, el historial médico o el sexo de una persona no pueden afectar su prima.

Al buscar un plan de salud para empleados, las pequeñas empresas pueden beneficiarse del Programa de opciones de salud para pequeñas empresas (también conocido como SHOP). Este programa les brinda opciones a las empresas pequeñas calificadas para ofrecerles a los empleados planes de salud y atención dental de calidad. La participación en SHOP es necesaria a fin de calificar para el crédito fiscal de cuidado médico dirigido a pequeñas empresas, que puede ser igual al 50 % de sus costos de cuidado médico. El mercado SHOP es un recurso en línea en que se ofrecen varias opciones de planes de cuidado médico por estado. Si una empresa califica, puede inscribirse y administrar los programas en línea.

¿Qué costos de cuidado médico están bajo su control?

Según investigaciones de la Kaiser Family Foundation, en 2022, la pequeña contribución promedio del empleador para la cobertura única en primas de cuidado médico fue de $8012 (en el caso de las grandes empresas, fue de $7873). Multiplique este monto por la cantidad de empleados y podrá ver cómo, incluso una pequeña medida de control de costos, puede marcar una gran diferencia en el presupuesto. Algunos de los factores importantes que afectan los costos están bajo su control en su rol de empleador, y las compañías de seguros suelen estructurar sus ofertas de planes en torno a ellos. Estos son algunos de ellos:

1. Compañía de seguros: Identificar a la mejor compañía de seguros para su negocio es clave en la gestión de los costos. Las primas de su plan pueden ser más altas o más bajas según la elección de su compañía de seguros.
2. Deducible: Los planes con deducibles elevados suelen tener primas más bajas y viceversa. Puede elegir qué plan o rango de planes ofrece la mejor relación cobertura-asequibilidad.
3. Copago: Ofrecer un plan con un monto de copago más alto puede ayudar a reducir las primas del plan. Los copagos más bajos para los participantes, generalmente, se traducen en primas más altas.
4. Recetas: La cobertura para recetas puede ofrecerse por separado del plan de seguro médico principal de su empresa o no ofrecerse en absoluto. En la mayoría de los casos, cuanto más pague su cobertura de recetas por medicamentos genéricos o altamente especializados de marca, mayor será el monto de la prima.

Siete maneras de reducir los costos de cuidado médico de los empleadores

Los costos de cuidado médico pueden ser difíciles de manejar, por lo que es importante tomarse el tiempo de investigar opciones adicionales a principios del año. Estas son algunas ideas para reducir los costos de cuidado médico y aprovechar al máximo el dinero gastado.

1. Cambio a planes con deducibles elevados y cuentas de ahorro para la salud (HSA)

Una de las estrategias más comunes que adopta el empleador para reducir los costos de cuidado médico es exigir que los empleados contribuyan más a su seguro médico. Sin embargo, tenga en cuenta que los empleados poseen una carga financiera; por ende, suelen tener poco espacio para absorber más gastos mensuales. Mediante el cambio a planes con deducibles más altos y, al mismo tiempo, la propuesta de los beneficios fiscales y de jubilación de una HSA, puede ayudar a todos a hacer rendir su dinero. De hecho, según la Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex de 2022, los beneficios de los planes de jubilación son el segundo beneficio más popular ofrecido por empresas con entre veinte y quinientos empleados. Una HSA es una solución para ambos.

2. Mayor educación de los empleados sobre el cuidado médico

A los empleados se les puede dar la oportunidad de reducir sus costos de cuidado médico y, a su vez, los costos de cuidado médico de su empleador, pero deben ser consumidores informados para actuar sobre esas oportunidades. A usted, como empleador, le corresponde brindar información accesible y útil que eduque y permita a los empleados aprovechar al máximo sus beneficios.

Las empresas pueden organizar seminarios de empleados para enseñarles sobre los planes de salud y cómo reducir sus costos, ya sea que utilicen centros de atención urgente, en lugar de salas de emergencias, cuando corresponda o comprendan cómo leer sus facturas médicas y revisar los errores. También hay más herramientas disponibles que permiten a los empleados comparar mejor los costos del cuidado. También es posible que se necesite educación y difusión de la información de forma periódica para conectar a los empleados con otros beneficios de salud patrocinados por el empleado.

3. Telemedicina

Las visitas al médico pueden llevar mucho tiempo y suponer una gran dificultad. Con los avances en videoconferencias mediante una computadora, un teléfono inteligente o una tablet, la telemedicina se convirtió en un método alternativo y aceptable de prestación de cuidado médico. La telemedicina no solo es conveniente, sino que es una forma de ayudar a mitigar los costos de cuidado médico para sus empleados y para usted. Gracias a su eficiencia, es menos costosa y una opción más asequible que una visita al consultorio.

4. Programas de bienestar

Mediante los programas de bienestar, los empleados pueden ser más conscientes sobre su salud, lo que fomenta mejores elecciones y comportamientos. Estos esfuerzos pueden dar lugar a una menor cantidad de reclamos y a mayores niveles de productividad, así como a empleados que se sientan física y mentalmente más saludables y, por lo tanto, tengan un mayor compromiso con su trabajo. Los programas para dejar de fumar, los descuentos en clases de gimnasia, el control de la diabetes, los exámenes biométricos, la reducción del estrés e, incluso, las actividades organizadas patrocinadas por la empresa pueden fomentar comportamientos más saludables.

5. El balance entre el trabajo y la vida personal

La pandemia de COVID-19 llevó el tema del balance entre el trabajo y la vida personal al centro de atención y la respuesta de los empleados dio el impulso a la gran dimisión. Según la Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex de 2022, incorporar el balance entre el trabajo y la vida personal en la cultura de la empresa es una estrategia que utilizan los equipos de RR. HH. para que los empleados eviten el agotamiento y manejen el estrés, ya que estos repercuten de manera negativa en la salud tanto física como mental. El hecho de apoyar situaciones laborales remotas e híbridas y ofrecer un grupo de recursos para empleados (ERG, por sus siglas en inglés) son solo dos de las estrategias de bajo costo que los empleadores pueden adoptar para reducir los costos de cuidado médico mediante un enfoque de balance entre el trabajo y la vida personal.

6. Programas de asistencia médica

Ofrecer beneficios adicionales de cuidado médico puede parecer una estrategia extraña para que las empresas puedan reducir los costos de salud. Sin embargo, brindar servicios de asistencia puede ayudar a administrar los costos de cuidado médico a largo plazo. Investigue el costo de un servicio de asistencia médica externo o complementario, o pregúntele a su proveedor de seguros si posee alguna oferta. Las líneas directas y otras formas de comunicación, como mensajes de texto, chats o videoconferencias con personal de enfermería, asesores u otro personal con licencia y experiencia, pueden ser útiles para los empleados con problemas de salud básicos, referencias especializadas o preguntas sobre seguros. Mediante los programas que controlan el asma, la diabetes, el dolor crónico, la obesidad, la adicción y otras enfermedades crónicas también puede beneficiar a sus trabajadores y reducir los costos de cuidado médico del empleador a largo plazo.

7. Deducibles y copagos

Las empresas que buscan reducir los costos de cuidado médico pueden considerar cambiar los deducibles actuales o los copagos de los empleados. Es posible que los empleados que no suelen ir al médico, salvo en caso de revisiones preventivas, prefieran pagar más por visita, en lugar de que un monto aumentado de la prima de cuidado médico se deduzca de su cheque de pago quincenal. Entender cómo el personal utiliza los planes de salud puede serle útil a fin de elegir uno que funcione bien para todos. Los deducibles y otras formas de gastos compartidos, especialmente para personas o familias con bajos niveles de ingresos, podrían ocupar una gran porción del cheque de pago de un trabajador. Sin embargo, usted quiere ayudar a garantizar que sus empleados comprendan sus opciones para que puedan prepararse en caso de tener una emergencia médica.

Seleccione el plan de cuidado médico adecuado para las necesidades de sus negocios

Como hay muchos tipos de seguros colectivos que ofrecen las diferentes compañías de seguros, puede ser difícil saber exactamente qué plan lo ayudará a garantizar que sus empleados y usted posean la cobertura adecuada.

Cuantas más opciones explore a la hora de elegir un plan de seguros, más podrá ajustar las necesidades de seguro de la empresa y los empleados a su presupuesto. Comuníquese con un agente de seguros especializado a fin de recibir ayuda para determinar la mejor manera de controlar los costos.

Descargo de responsabilidad: El seguro es vendido y administrado por Paychex Insurance Agency, Inc., 225 Kenneth Drive, Rochester, NY 14623. Licencia CA 0C28207.

Si bien ofrecen tipos de cobertura similares, los paquetes voluntarios e individuales de salud y beneficios difieren en aspectos críticos. Lea este artículo para comprender qué opciones pueden adecuarse mejor a las necesidades de sus empleados y de su empresa.

¿Qué es el seguro individual?

El seguro individual, a veces también llamado "beneficios individuales", es un plan de salud que cubre a un solo empleado y ofrece la opción de agregar cobertura para los familiares elegibles de ese empleado. Si la empresa consiste de un solo consultor, trabajador independiente o propietario único, los planes de salud individuales pueden brindar la cobertura médica necesaria en una situación en que la cobertura de salud grupal podría no estar disponible. Las pólizas individuales también pueden adaptarse a las necesidades de cada empleado, y los empleados pueden buscar su plan ideal de seguro de salud individual, en lugar de utilizar uno elegido por su empleador. La cobertura puede incluir lo siguiente:

1. Cobertura de salud que brinda seguro médico a los dependientes asegurados y elegibles para recibir atención médica, atención de urgencia y visitas al hospital, así como cobertura de medicamentos recetados.
2. Cobertura oftalmológica que ofrece tarifas con descuento o cobertura de seguro en anteojos, lentes de contacto, exámenes oculares anuales y otros servicios oftalmológicos a los dependientes asegurados y elegibles.
3. Cobertura dental que brinda un seguro o tarifas con descuento para el cuidado dental preventivo y curativo a los dependientes asegurados y elegibles.
4. Seguro de discapacidad a largo y corto plazo que ofrece compensación financiera en caso de que el empleado se lesione y deba pedir una licencia extensa por este motivo (generalmente, más de dos semanas).
5. Seguro de vida que brinda un gran pago financiero a un beneficiario designado después de la muerte del asegurado. Los planes de seguro de vida pueden consistir en un seguro a término, que solo garantiza la protección durante un período específico (generalmente, diez o veinte años), o en un seguro de vida entera, que garantiza la cobertura durante toda la vida del asegurado, siempre y cuando las primas de la póliza se paguen a su vencimiento.

¿Cómo funciona el seguro de salud individual?

Como su nombre lo indica, una sola persona paga el seguro individual de su bolsillo, en lugar de una tarifa grupal con descuento. Los planes de seguro individuales son adecuados para contratistas independientes, trabajadores independientes y otras personas que trabajan por cuenta propia, así como para desempleados o empleados que desean un plan diferente a los ofrecidos por su empleador. Los planes de salud individuales se pueden contratar mediante el mercado de cuidado médico federal o estatal, o mediante proveedores privados. En ambos casos, una persona se inscribe o realiza cambios en su seguro médico individual durante el período de inscripción.

¿Por qué una persona puede elegir contratar un seguro de salud individual?

En determinadas ocasiones, una persona puede optar por la cobertura médica individual. Puede haber brechas de cobertura en el plan de beneficios de un empleador, especialmente si una persona o sus dependientes tienen necesidades especiales u otra situación única. Un empleador puede verse en la obligación de reducir el tamaño y al personal. En el caso de que el empleador cuente con menos de cincuenta empleados a tiempo completo o equivalentes a tiempo completo, el empleador puede dejar de ofrecer cobertura de cuidado de salud. Si un trabajador perdió la cobertura grupal de seguro médico, los planes de salud individuales son una alternativa.

¿Qué son los beneficios voluntarios?

Los beneficios voluntarios, también llamados "seguros voluntarios" o "beneficios suplementarios", son ofertas de seguro adicionales que los empleados agregan voluntariamente a su paquete de beneficios en el lugar de trabajo. El empleado financia, en su totalidad, muchos de estos beneficios, lo que los convierte en una oferta atractiva para los empleadores, ya que no suponen un costo directo para el negocio. A pesar de que los empleados asumen el costo, muchos trabajadores aún valoran mucho este beneficio, ya que brinda la oportunidad de acceder a ofertas valiosas con un descuento grupal que, de otro modo, no estaría disponible para los individuos.

¿Cómo funcionan los beneficios voluntarios?

Los beneficios voluntarios para empleados ofrecen una variedad de productos y servicios a bajo costo o sin costo, como incentivos adicionales para los empleados, a fin de aumentar el paquete de beneficios de un empleador. Existen muchas razones por las que los beneficios voluntarios son una parte importante de las opciones de beneficios para empleados. Debido a que un trabajador elige qué beneficios son más valiosos para sus necesidades y estilo de vida, puede escoger incentivos que mejoren directamente su calidad de vida general. Los beneficios voluntarios y el seguro voluntario permiten que los trabajadores personalicen sus beneficios para darles mayor tranquilidad y mejorar el balance entre el trabajo y la vida personal. Los beneficios voluntarios pueden incluir lo siguiente:

• Salud y bienestar: Estos pueden incluir programas, aplicaciones y clases de control de peso, asesoramiento sobre el estilo de vida saludable, programas de manejo del estrés, adicción, dejar de fumar y control de la diabetes. Puede haber descuentos para membresías en gimnasios y programas de seguros oftalmológicos, dentales y de vida, o seguro suplementario para enfermedades agudas y por discapacidad, como el cáncer.
• Estilo de vida: Estos incentivos pueden consistir en costos reducidos para el seguro de mascotas, seguro de automóvil, pases de transporte público o pases de recreación para parques, eventos deportivos u otros lugares, como estaciones de esquí u otras áreas de actividades.
• Financiero: Estos beneficios voluntarios ayudan a un empleado a mejorar su aptitud financiera con seguro de protección hipotecaria, programas de pago de préstamos estudiantiles, asistencia para la matrícula, asesoramiento legal o clases de educación financiera.
• Seguridad: Esto puede incluir todo, desde la cobertura contra el robo de identidad hasta el seguro hipotecario de vivienda.

¿Por qué se ofrecen beneficios voluntarios?

Los beneficios voluntarios pueden desempeñar un papel estratégico en el éxito general de una empresa. Según la Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex 2022, uno de cada tres líderes de RR. HH. afirma que el entorno competitivo de contratación y su alta rotación asociada les causa estrés a los miembros de su equipo y a los empleados actuales que trabajan para compensar la escasez del personal. Usar un paquete creativo y atractivo de beneficios voluntarios es una forma de ayudar a un empleador a diferenciarse para atraer y retener empleados de alta calidad.

Una vez incorporados, los beneficios voluntarios para los empleados desempeñan otro papel. Pueden ayudar a su personal a lograr un balance entre el trabajo y la vida personal y un estilo de vida más feliz, lo que puede reducir los días de licencia por enfermedad (y los costos de las primas del seguro médico) y aumentar la productividad, el compromiso y la creatividad. Estos resultados pueden, en última instancia, ayudar a una empresa a aumentar el balance final y fortificar la capacidad de recuperación mientras establece y refuerza su reputación como un lugar deseable para trabajar. A medida que evalúe los beneficios, considere la posibilidad de hablar con sus empleados sobre lo que sería más valioso para ellos. Siempre hay opciones nuevas y creativas disponibles para ayudar a sus empleados, a su empresa y a usted.

El seguro individual frente al seguro de beneficios voluntarios

Comprender las similitudes y las diferencias entre la cobertura de seguro individual y de seguro voluntario es esencial para encontrar el paquete adecuado que permita a una empresa optimizar los fondos y ofrecer beneficios competitivos para los empleados. Si se realiza estratégicamente, puede ayudar a los empleados a evaluar sus beneficios individuales frente a los voluntarios y a tomar decisiones que sean las más ventajosas para su salud general, felicidad y necesidades financieras.

Seguro individual frente a los beneficios voluntarios

Similitudes

• El empleador y el empleado pueden personalizar ambos. Los propietarios de empresas pueden elegir las opciones de beneficios que mejor se adapten a su presupuesto y a las necesidades de sus empleados. A partir de estas opciones, los empleados pueden seleccionar las opciones de cobertura que mejor se adapten a sus necesidades, tamaño familiar y situación financiera.
• Ambos cubren a personas dependientes, como el cónyuge o los hijos, por un cargo adicional.
• Ambos pueden cubrir una variedad de beneficios. El seguro dental, de visión, por discapacidad y de vida puede brindarse mediante una póliza individual o de beneficios voluntarios, así como el seguro médico, según la cantidad de empleados a tiempo completo o equivalentes a tiempo completo y de la normativa estatal.

Diferencias

• El empleador patrocina los beneficios voluntarios, que solo están disponibles para los empleados. Además, el empleador elige qué beneficios se ofrecerán y los niveles de cobertura correspondientes, lo que otorga a los empleados un acceso más asequible, pero menos flexibilidad que con un plan individual.
• El empleado paga íntegramente el seguro individual. Corresponde al empleador decidir si la empresa cubrirá ninguno, algunos o todos los costos de sus opciones de beneficios.

Similitudes entre el seguro individual y el seguro de beneficios voluntarios

Tanto la cobertura de seguro individual como los beneficios voluntarios pueden ser valiosos para los empleados. Comparten algunas similitudes notables:

1. Ambos tipos de seguros son personalizables. Al elegir un plan individual o al escoger beneficios voluntarios, las personas pueden seleccionar las opciones de cobertura que mejor se adapten a sus necesidades, tamaño familiar y presupuesto.
2. Ambos tipos de seguro pueden cubrir a los dependientes. Tanto con la cobertura de seguro individual como con las opciones de beneficios voluntarios, los dependientes elegibles, como un cónyuge o los niños, pueden agregarse a las pólizas por un cargo adicional.
3. Ambos tipos de seguro pueden cubrir una variedad de beneficios. Los seguros dentales, oftalmológicos, de discapacidad y de vida son solo algunos ejemplos de cobertura que pueden ofrecerse mediante una póliza individual o beneficios voluntarios.

Diferencias entre el seguro individual y el seguro de beneficios voluntarios

Aunque el seguro individual y los beneficios voluntarios se pueden utilizar para brindar una cobertura completa en varias situaciones, hay pocas diferencias significativas entre estos dos tipos de cobertura.

1. El empleador patrocina los beneficios voluntarios. Dado que las opciones de beneficios voluntarios solo se ofrecen mediante un plan patrocinado por el empleador, las personas que no estén empleadas no tendrán acceso a estas opciones. Además, el empleador elige qué beneficios se ofrecerán y en qué niveles de cobertura, lo que otorga a los empleados menos flexibilidad que con un plan individual.
2. El empleado paga íntegramente el seguro individual. Si bien muchos propietarios de negocios pasarán el costo total de los beneficios voluntarios a sus empleados, no es un requisito. Algunos empleadores cubrirán una parte de las elecciones de beneficios voluntarios para sus empleados. Sin embargo, con la cobertura de seguro individual, el empleado asume el costo total.

Asegúrese de ofrecer a sus empleados los beneficios y el seguro que necesitan

En el mercado laboral actual, si un empleado no recibe lo que necesita de su empresa, corre el riesgo de que busque en otra parte un paquete de empleo más atractivo. Esto incluye un paquete de beneficios que proteja su salud y mejore su estilo de vida y bienestar general. No está de más insistir en la importancia de los beneficios para empleados como estrategia para atraer y retener a trabajadores de alto calibre y ayudarlos a mantener su productividad y compromiso. ¿Es usted un empleador que busca comenzar con un seguro de beneficios individuales y voluntarios? Los expertos en seguros de beneficios pueden ayudarlo.

Más de la mitad de los estados de los Estados Unidos han promulgado leyes que requieren que las empresas del sector privado de cierto tamaño participen en un programa IRA facilitado por el estado si, actualmente, no ofrecen un plan de jubilación para empleados. Las empresas que no cumplen podrían incurrir en sanciones estatales. Los empleadores pueden elegir un plan de jubilación de un proveedor no gubernamental siempre y cuando cumpla con los requisitos estatales.

En todo el país, muchos estados están sufriendo una crisis con respecto a los ahorros para la jubilación. Por ejemplo, en Connecticut, 600 000 trabajadores aún no tienen acceso a los planes de jubilación. En el caso del estado de Nueva York, estamos hablando de millones. La Reserva Federal informa que, aproximadamente, una cuarta parte de los adultos no jubilados no tienen ahorros para la jubilación.

Para hacer frente a esta crisis, catorce estados y dos ciudades han promulgado leyes, y cinco han implementado programas en su totalidad. De los estados que promulgaron leyes, casi todos exigen que sea obligatorio, excepto Massachusetts, que ha propuesto leyes a fin de que sea obligatorio para las empresas con fines de lucro, así como Nuevo México, Vermont y Washington.

Estados que promulgaron leyes: Maryland, Colorado, Connecticut, estado de Nueva York, Nueva Jersey, Virginia, Maine, Vermont y Nuevo México, y la ciudad de Seattle, WA.

Estados con leyes completamente implementadas y activas: California, Illinois, Massachusetts (para organizaciones sin ánimo de lucro), Oregón y Washington.

Verifique la condición de su estado en nuestro centro de recursos en línea. 

Un vistazo a los programas de jubilación estatales

Si su empresa ya ofrece un plan de jubilación en el lugar de trabajo, puede registrarse para una exención del programa de jubilación estatal. Sin embargo, si tiene una empresa que no ofrece plan de jubilación, es posible que deba cumplir los requisitos del programa del estado (o del estado donde trabajen sus empleados), o arriesgarse a posibles sanciones. Aunque cada estado es diferente, la mayoría de los programas de jubilación facilitados por el estado comparten estas características:

• Están diseñados como cuentas de jubilación individuales Roth (IRA).
• Pueden ser obligatorios para las empresas que contratan a cierto número de empleados.
• Utilizan empresas de inversión e inversiones elegidas por el estado.
• Pueden requerir que los empleadores inscriban automáticamente a los empleados en una contribución de tres a cinco por ciento de los salarios de nómina de cada empleado.
• Permiten que los trabajadores se excluyan de contribuir mediante deducción de nómina.
• Pueden exigir que los empleadores se ocupen de ciertas cuestiones relacionadas con la administración.

También cabe destacar que una empresa ubicada en un estado sin mandato para ofrecer un plan de jubilación en el lugar de trabajo aún podría tener obligaciones con respecto a un programa de jubilación en el lugar de trabajo si tiene empleados que trabajan y declaran sus ingresos en un estado que tiene dicho mandato. Por ejemplo, Wisconsin no tiene un mandato estatal con respecto a un programa de ahorros para la jubilación, pero el estado de Illinois sí. Una empresa ubicada en Wisconsin que también tenga la cantidad requerida de empleados que trabajan y declaran ingresos en Illinois debería registrarse en el programa Illinois Secure Choice Savings para esos empleados u ofrecerles un plan de jubilación privado que cumpla con el mandato. Si la compañía recurre a esta última opción, el empleador tendría que solicitar una exención ante el estado de Illinois y mostrar evidencia de su plan de jubilación privado.  

Otro punto para considerar es que, a diferencia de los planes 401(k), las IRA facilitadas por el estado no son elegibles para recibir hasta $16 500 en créditos tributarios de la Ley SECURE¹. Sus límites de contribución no son tan altos como los del plan 401(k). Muchos programas estatales también requieren que el empleador administre su propio plan: presentación, informes, ajuste de los límites de contribuciones y más. Esto puede ser agotador para las pequeñas empresas que no tienen el tiempo o el personal para administrar planes complejos.

Actualización sobre los estados

Esta es una breve actualización sobre los programas de jubilación facilitados por el estado a partir de noviembre de 2022.

California

El programa CalSavers ofrece una IRA tradicional, además de una Roth IRA, y cuenta con la supervisión de una junta directiva pública. La legislación reciente amplía el programa a casi todos los empleadores con, al menos, un empleado; se excluyen los propietarios de empresas unipersonales. Los empleadores deben inscribirse en el programa antes del 31 de diciembre de 2025 u ofrecer un plan privado que cumpla con el mandato estatal. CalSavers ha comenzado a notificar a las empresas sobre las sanciones para los empleadores que no cumplen.

Colorado

El programa Colorado Secure Savings requiere que las empresas con cinco o más empleados ofrezcan un programa de jubilación en el lugar de trabajo. El estado implementó su programa y los empleadores pueden comenzar a registrarse. Hay plazos escalonados en 2023 para diferentes tamaños de empresas. 

Connecticut

Connecticut lanzó el programa de ahorros para la jubilación MyCTSavings a principios de 2022 y estableció plazos para que las empresas registren a sus empleados. Las empresas que tienen cinco o más empleados deben registrarse antes del 31 de agosto de 2023. Este programa requiere que las empresas con cinco o más empleados y que no tengan un plan de jubilación participen en un programa IRA facilitado por el estado. Los empleadores que no cumplen podrían estar sujetos a acciones civiles y costos judiciales si no inscriben a un empleado de manera oportuna.

Delaware

El estado propuso un lanzamiento del 1 de enero de 2025 para Delaware EARNS (expansión de acceso para jubilación y ahorros necesarios), un programa obligatorio de ahorros para la jubilación facilitado por el estado (Roth IRA). Las empresas con cinco (5) o más empleados que han estado en funcionamiento durante, al menos, seis meses deben registrarse en el programa estatal si ya no tienen un plan de IRA automático para todos los empleados o patrocinan un plan de ahorros para la jubilación calificado. Cualquier empleado de 18 años o más que reciba salarios en Delaware califica para participar, y existe una opción de exclusión voluntaria para los empleados. El monto de la contribución por período de pago será del 3 % al 6 %. Existe una escalación automática anual del 1 % o 2 % con un máximo del 15 %. Cualquier empresa que no cumpla tendrá una sanción de $250 por empleado al año hasta un máximo de $5000 al año.

Hawai

El estado ha creado el programa de ahorros para la jubilación de Hawái, un programa Roth IRA obligatorio y facilitado por el estado, en que todas las empresas en funcionamiento durante, como mínimo, dos años con, al menos, un (1) empleado deben participar si no han mantenido un plan de jubilación calificado durante los últimos dos años. El estado aún no ha fijado una fecha de lanzamiento, pero existen ciertos parámetros, entre ellos la obligación del empleador de notificar a los empleados sobre la opción de participar y la opción del empleado de excluirse. Actualmente, el monto predeterminado del aporte será del 5 % por período de pago, pero esto es flexible.

Habrá sanciones por no proporcionar una notificación por escrito a los empleados sobre la opción de participar, así como riesgos financieros que incluyen compensar los montos de contribuciones perdidas en la cantidad que cada empleado cubierto habría contribuido (más la tasa de interés del 6 %). Además, habrá una sanción de $25 por cada mes en que el empleado cubierto no se haya inscrito en el programa y $50 por cada mes que no esté inscrito después de la fecha en que se evalúa la sanción original.

Illinois

El programa de ahorros para la jubilación Illinois Secure Choice es un programa obligatorio de ahorro Roth IRA facilitado por el estado que planea enviar avisos de cumplimiento a los empleadores que no cumplan a partir de 2022. Los empleadores que no cumplan pueden enfrentar sanciones de $250 por empleado durante el primer año y $500 por empleado para cada año posterior según el tamaño de la empresa. También se planea una ola más de implementación: los empleadores que tienen de 5 a 15 empleados deben registrarse para noviembre de 2023.

Maine

Se programó el lanzamiento de manera tentativa para el 1 de enero de 2025: los empleadores con cinco o más empleados que hayan estado activos durante, al menos, dos años y no tengan un plan de jubilación deberán participar en el Programa de ahorros para la jubilación de Maine. Los plazos de inscripción se aplazaron, pero se establecieron sanciones por incumplimiento. El programa tendrá una inscripción automática con opción de no participar; además, habrá un límite de aportes predeterminado del 5 % (flexible) que incluye un aumento automático del 1 % anual con un máximo del 10 %. Se espera que participen autónomos y contratistas individuales.

Maryland

El programa MarylandSaves requiere que las empresas de todos los tamaños ofrezcan a los empleados la inscripción automática en una cuenta IRA con deducción de nómina. El programa MarylandSaves se lanzó en septiembre de 2022.

Massachusetts

La legislación de Massachusetts difiere de otros estados en que se aplica solo al sector sin fines de lucro. El Plan CORE de Massachusetts es voluntario y permite que las organizaciones sin fines de lucro con 20 empleados o menos participen en el plan de empleadores múltiples (MEP, por sus siglas en inglés) 401(k) administrado por el estado. Los participantes deben tener la nómina administrada por un tercero elegible.

Nueva Jersey

El programa New Jersey Secure Choice Savings requiere que los empleadores con 25 empleados o más que hayan estado en el negocio durante, al menos, dos años ofrezcan un plan de jubilación (Roth IRA, con una IRA tradicional como elección alternativa). Los empleadores más pequeños o nuevos pueden unirse voluntariamente.

Nuevo México

Nuevo México planea lanzar un programa obligatorio antes del 1 de julio de 2024 que ofrezca un plan híbrido de Roth IRA o un plan de Marketplace. El programa tendrá una inscripción automática y dará a los empleados la opción de no participar. Las empresas con cinco o más empleados elegibles deben ofrecer a los empleados que califiquen la oportunidad de inscribirse o de no participar.

Nueva York

El programa New York State Secure Choice Savings fue originalmente voluntario, pero se aprobó la legislación para exigir la participación en el programa para empresas con 10 empleados o más. Los empleadores elegibles tenían que haber estado en el negocio durante, al menos, dos años y sin un plan de jubilación calificado durante los dos años anteriores.

Oregón

El programa OregonSaves ha hecho grandes avances para ayudar a los trabajadores del sector privado que no tienen acceso a los planes de jubilación en el lugar de trabajo. Actualmente, los empleadores deben inscribir automáticamente a los empleados en el programa de ahorros IRA si no ofrecen a sus empleados un plan de ahorros para la jubilación. Se espera que las empresas con 3 a 4 empleados se registren en el programa antes del 1 de marzo de 2023, mientras que las empresas con 1 a 2 empleados tienen una fecha límite del 31 de julio de 2023 para registrarse. La sanción del empleador por incumplimiento es de $100 por empleado hasta $5000 al año.

Vermont

El estado comenzó a planificar la implementación del plan de jubilación segura de Green Mountain en 2017, un MEP (multiple employer plan, plan voluntario de empleadores) diseñado para empleadores con cincuenta empleados o menos. Sin embargo, el contrato con el administrador del plan venció y el programa está en suspenso. 

Virginia

Se programó el lanzamiento de manera tentativa para el 1 de julio de 2023: RetirePath Virginia exige que los empleadores con veinticinco empleados o más participen si han estado activos durante, al menos, dos años y no ofrecen un plan de jubilación para empleados. El objetivo es ofrecer a casi 800 000 empleados del sector privado la oportunidad de comenzar a ahorrar para la jubilación.

Estado de Washington

Aproximadamente, 131 000 empresas del estado de Washington no ofrecen planes de jubilación en el lugar de trabajo. Esto se traduce en alrededor de 2 millones de empleados sin ahorros para la jubilación. En respuesta a esta crisis, el estado ha establecido su mercado jubilatorio para pequeñas empresas a fin de ayudar a este tipo de empresas a adoptar programas de ahorro para la jubilación dirigidos a sus empleados. Los proveedores de servicios financieros participantes ofrecen planes de bajo costo a empleadores con 100 empleados o menos, incluidos propietarios que no tienen empleados y trabajadores autónomos.

El mercado actualmente ofrece planes SIMPLE, Roth, IRA tradicionales y 401(k) para elegir, según el tipo de empresa y los objetivos de planificación financiera de la persona.

Independientemente de su estado, tiene opciones

Algunos de los programas estatales de ahorros para la jubilación pueden ser "obligatorios", pero los empleadores tienen la opción de adoptar un plan de jubilación calificado que los exime de participar en el programa estatal. En algunos casos, una IRA gestionada por el estado puede no ser la mejor opción para su empresa. Por ejemplo, puede preferir un plan 401(k) tradicional que tenga límites de contribución más altos para los empleados. O es posible que prefiera un plan que requiera menos tiempo, personal y costo para administrar, como un plan de empleadores agrupados (PEP, por sus siglas en inglés). Todo depende de las necesidades de su negocio y de los objetivos de ahorro de los empleados. Cuando tenga dudas, asegúrese de comparar sus opciones.

¹Preparación de cada comunidad para la mejora de la jubilación. Según la Ley SECURE, los nuevos planes elegibles pueden potencialmente obtener hasta $5000 al año durante tres años en créditos fiscales del nuevo plan con $500 adicionales al año con inscripción automática.