Servicios de administración de beneficios para empleados

Implementar beneficios para empleados es un elemento clave destinado a impulsar la satisfacción y el compromiso de los empleados con su empresa. La escasez de mano de obra en todo el país provocó que muchas empresas cambiaran las estrategias para contratar y retener empleados, y que los paquetes de beneficios pasaran de ser una oferta agradable a una imprescindible. En respuesta a esto, las organizaciones han aumentado los beneficios que ofrecen en un promedio del 22 %, en comparación con el año anterior a la pandemia del COVID-19, según la Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex de 2022.

Dado que los paquetes de beneficios son cada vez más necesarios para mantenerse competitivos, el software de administración de beneficios es esencial para una gestión eficaz y continua de estas ofertas. Siga leyendo para obtener más detalles sobre la administración de beneficios, cómo es la implementación y de qué manera puede mejorar el manejo de beneficios para empleados en su empresa.

¿Qué es la administración de beneficios?

La administración de beneficios es el proceso de crear, desarrollar, manejar y actualizar el programa de beneficios que una organización ofrece a sus empleados. Una vez seleccionados los beneficios que se van a ofrecer, muchas empresas optan por utilizar un software de administración de beneficios que los ayude a realizar las tareas constantes de gestión de una forma más ágil: informes de beneficios, comunicación a los empleados, auditorías, etcétera.

¿Qué hace un administrador de beneficios para empleados?

Un administrador de beneficios para empleados suele ser un empleado dentro de la organización que es responsable de gestionar los beneficios de forma continua. Sus responsabilidades pueden incluir auditar las ofertas actuales, investigar beneficios nuevos, y supervisar y monitorear las operaciones diarias de los programas de beneficios, tales como los siguientes:

• Planes de seguro médico grupal
• Beneficios médicos complementarios, como coberturas odontológicas, oftalmológicas y de discapacidad a corto y largo plazo.
• Compensación de los trabajadores
• Cuentas de beneficios de salud, como FSA, HSA y HRA.
• Planes de jubilación

¿Qué es la Administración de Seguridad de Beneficios para Empleados?

Una de las responsabilidades más importantes que debe asumir un administrador de beneficios es conocer las leyes federales que rigen la salud, la jubilación y otros beneficios. Esto incluye el cumplimiento de los beneficios exigido por la Administración de Seguridad de Beneficios para Empleados (EBSA, por sus siglas en inglés), una agencia del Departamento de Trabajo. La EBSA es responsable de proteger los beneficios de alrededor de 154 millones de participantes en planes de jubilación y beneficios de salud patrocinados por empleadores, según la Oficina de Responsabilidad del Gobierno de los Estados Unidos (GAO, por sus siglas en inglés). Esto incluye ayudar a los trabajadores a conocer sus derechos, proteger sus beneficios y facilitar el cumplimiento por parte de patrocinadores de planes, funcionarios de planes y proveedores de servicios.

Parte de la aplicación de la EBSA incluye centrarse en el cumplimiento del plan de jubilación y salud con la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación para Empleados de 1974 (ERISA, por sus siglas en inglés), que establece estándares mínimos en los planes de beneficios para empleados. Un administrador de beneficios debe asegurarse, entre muchas otras cuestiones, de que la información del plan de beneficios se divulgue a los empleados de manera consistente con las políticas aplicadas por la EBSA.

Pasos en la administración de beneficios

Audite su paquete de beneficios

Ofrecer beneficios a sus empleados conlleva un equilibrio entre satisfacer las necesidades de los empleados y mantenerse dentro de su presupuesto. De vez en cuando, es una buena idea revisar sus ofertas actuales y cuál es la situación en esta área. Si bien la ley federal no requiere que las pequeñas empresas ofrezcan la mayoría de los tipos de beneficios, muchas optan por ofrecer incentivos adicionales para ayudar a sus empleados y mantenerse competitivos. Estos son los tipos clave de beneficios que puede considerar:

Beneficios de atención médica: Para presupuestos más ajustados, considere las cuentas de ahorro para la salud combinadas con planes médicos de alto deducible que cumplan los requisitos. Además, busque cuentas de gastos flexibles para los costos médicos, que no requieren ninguna contribución por parte del empleador.

Ahorros para la jubilación: Ayude a los empleados a ahorrar para su jubilación ofreciendo un plan de jubilación elegible. Puede hacerlo sin que le suponga un gran costo, por ejemplo, planes 401(k) sin contribuciones del empleador. Un crédito fiscal también puede estar disponible para los costos administrativos de establecer el plan y capacitar a los empleados sobre las contribuciones.

Capacitaciones: Puede pagar para capacitar a los empleados en el trabajo o permitirles tomar cursos fuera del trabajo. Al establecer ciertos parámetros, puede hacer arreglos a fin de que este beneficio sea libre de impuestos para los empleados.

Beneficios sin costo: Quizás los mejores tipos de beneficios que puede brindar no tienen costos asociados. Considere ofrecer tiempo flexible, permitir que los empleados continúen o comiencen a trabajar desde su hogar u otros arreglos laborales que les permitan gestionar mejor su balance entre el trabajo y la vida personal.

Notificación

Ofrecer ciertos beneficios requiere que se les notifique a los empleados. Este aviso les permite optar por no participar en algunas situaciones o aprovechar la oferta en otras. Ejemplos:

• Los planes de puerto seguro 401(k) requieren que se dé un aviso de 30 a 90 días antes del año del plan, en el que se describan los derechos, las obligaciones y ciertos beneficios mínimos, así como el momento y el método para tomar decisiones sobre diferimientos salariales.
• Acuerdos de reembolso de salud para pequeños empleadores calificados (QSEHRA, por sus siglas en inglés): Al menos, 90 días antes del inicio del año, debe enviarse a los empleados elegibles una notificación en la que se indiquen los requisitos de los beneficios y de la cobertura permitidos para conservar la elegibilidad.

Retención de los impuestos correspondientes

Algunos beneficios están sujetos a impuestos sobre la nómina, mientras que otros están exentos. Asegúrese de tener en cuenta el estado correcto al informar sobre lo siguiente:

• W-2 de los empleados
• Declaraciones trimestrales de impuestos del empleador (Formulario 941)

También es importante asegurarse de lo siguiente:

• Permitir que los empleados presenten un Formulario W-4 revisado, que les permita aumentar o disminuir su retención.
• Adoptar las tasas de retención apropiadas para salarios complementarios, por ejemplo, bonos. La tasa de 2022 es del 22 % si decide retener por separado y no combinar los salarios complementarios con los salarios regulares. La tasa de retención sobre salarios complementarios que excedan $1 000 000 durante un año calendario es del 37 %.
• Determinar el estado del reembolso. Si reembolsa a los empleados ciertos costos en virtud de un plan responsable, los reembolsos no se consideran una compensación; no hay retenciones. No obstante, si es un plan no responsable, debe retenerlo en consecuencia.

Establecer un plan de comunicaciones

Tradicionalmente, las empresas se comunican con sus equipos sobre los planes de beneficios una o dos veces al año, generalmente, durante los períodos anuales de inscripción y las revisiones de desempeño. Los departamentos de recursos humanos desempeñan un papel esencial en la comunicación del valor de los beneficios a los empleados al crear conciencia y proporcionar información sobre cómo se pueden usar los programas.

Sin embargo, las comunicaciones ocasionales no son suficientes. Puede llevar a la percepción entre los empleados de que los beneficios realmente no son una prioridad dentro de la organización. Desarrollar y ejecutar un plan para la comunicación continua con los empleados puede ayudar a cultivar percepciones favorables que impulsen los objetivos comerciales estratégicos.

Mejores prácticas del plan de comunicación de beneficios para empleados

Si no dispone de un plan de comunicación de beneficios para empleados, le brindamos algunos consejos para que tenga en cuenta a la hora de elaborar uno:

Comuníquese con frecuencia. No existe un exceso de comunicación sobre los beneficios de los empleados. Programe periódicamente actualizaciones para los empleados, incluso cuando no parece estar sucediendo mucho. Utilice su plataforma de administración de beneficios para generar información con un valor genuino. Los temas de estas actualizaciones pueden incluir consejos de proveedores de beneficios e historias de éxito sobre los beneficios para empleados.

Considere enviar mensajes de valor agregado durante todo el año. Estos mensajes deberían tener las siguientes características:

• Ser fáciles de entender.
• Tómese un poco de tiempo para leer mientras crea valor real para los empleados.
• Evite la sopa alfabética de acrónimos comunes en la literatura de beneficios de hoy en día.
• Fomente impresiones positivas sobre los beneficios en el lugar de trabajo.

Algunos ejemplos de comunicaciones efectivas incluyen aspectos destacados sobre programas de beneficios opcionales, como seguro de mascotas, consejos de proveedores de beneficios sobre cómo aprovechar al máximo un programa e historias de éxito de empleados.

Empiece cuanto antes. Cuando esté claro que los cambios en los beneficios son inminentes, comience a preparar su presentación a los empleados. Los rumores pueden tomar vida propia y, una vez que empiezan, es difícil controlar los daños. Al mismo tiempo, asegúrese de tener todos los hechos en su lugar antes de hacer cualquier anuncio oficial. Si se implementará un nuevo plan, querrá responder las preguntas de los empleados con la mayor claridad posible.

Contextualice el mensaje de manera positiva. Las reacciones de los empleados dependerán de qué tan favorable sea el mensaje sobre los cambios en los beneficios. Por ejemplo, si cancela un plan establecido, su empresa debería dejar en claro que no disminuirán los beneficios en todos los ámbitos. En su lugar, es posible que desee comunicar que está brindando acceso a beneficios mejorados que se seleccionaron teniendo en cuenta a los empleados.

No distorsione el mensaje con jerga del sector. El ámbito de los seguros de enfermedad y otros beneficios para empleados puede estar plagado de jerga innecesaria. Muchos empleados no conocen la terminología, por lo que incluir estos términos en el mensaje puede aumentar la confusión y la incertidumbre, en lugar de reducirlas. Esfuércese por priorizar la claridad en cada punto y, si debe usar términos de la industria, explique exactamente lo que significan.

Adapte sus esfuerzos de comunicación. Lo más probable es que su plantilla esté compuesta por diferentes grupos demográficos con preocupaciones únicas en materia de beneficios según la etapa de vida en la que se encuentre cada uno. Un grupo podría valorar la información sobre tiempo libre o trabajo flexible, mientras que otro podría valorar la información detallada sobre las opciones de jubilación. Modifique sus comunicaciones para que se adapten a sus estrategias comerciales específicas. Considere desarrollar flujos de contenido únicos con garantías y comunicaciones dirigidas a diferentes grupos, como empleados nuevos que son estudiantes universitarios o altos ejecutivos.

Utilice todos los canales de divulgación a su alcance. No siempre se puede saber con certeza cómo los empleados reciben información importante, por lo que es una buena idea "utilizar una variedad de medios para llegar a los empleados, como videos, blogs, redes sociales, reuniones generales, almuerzos y ferias de beneficios", dice la consultora de recursos humanos de Servicios de Recursos Humanos de Paychex, Kirsten Tornow. "Algunos trabajadores tienden a apreciar más las reuniones presenciales, mientras que otros pueden preferir obtener detalles en sus dispositivos con información importante que se envía de forma breve y concisa".

Considera las siguientes vías:

• Portal de RR. HH.: Este canal puede promover el acceso de autoservicio, las notificaciones automatizadas, las publicaciones de noticias y las herramientas en línea que se destacan cada vez que un empleado inicia sesión.
• Dispositivos móviles: Comparta información con mensajes optimizados para smartphones, tablets y mensajes de texto dirigidos a empleados que hayan optado por este método de comunicación.
• Vía digital: Llegue a los trabajadores remotos y a las oficinas mediante notificaciones por correo electrónico, videos y encuestas de satisfacción en línea.

Ofrezca materiales impresos y recursos en línea. Elaborar materiales impresos fáciles de leer puede ser muy útil, especialmente si ofrecen comparaciones simultáneas de lo siguiente:

• Primas, contribuciones proyectadas de empleados o deducibles.
• Listas de centros médicos y médicos de consulta dentro y fuera de la red.

Cambios en las ofertas de planes para el próximo año en comparación con el año pasado. Trate de anticipar los tipos de preguntas que harán los empleados e incluya preguntas frecuentes detalladas en este material impreso (una versión en PDF en la intranet de su empresa también puede ser de utilidad).

¿Qué es el software de administración de beneficios para empleados? Características y funciones clave

El software de administración de beneficios cumple con los siguientes criterios:

• Proporciona un panel de administrador centralizado.
• Permite el acceso a un mercado de compañías de seguros.
• Ofrece un portal de beneficios para empleados a fin de que los empleados puedan acceder a los planes de beneficios, actualizar su información e inscribirse.
• Permite a los administradores crear declaraciones de compensación.
• Incluye funciones integradas de verificación y generación de informes de cumplimiento.

Además, hay otras tres piezas clave cuando se trata del software de administración de beneficios: informes, seguridad y transparencia. Si ofrece beneficios de salud y bienestar, el software de administración de beneficios puede facilitarles estas tareas a usted y a sus empleados, además de hacer que su empresa cumpla con las normativas.

Informes

La mayoría de los programas de administración de beneficios permiten al Departamento de Recursos Humanos crear informes de beneficios personalizados. Estos informes pueden ser de gran ayuda cuando se trata de agilizar su proceso de beneficios y compartir datos con los líderes de la organización.

• Ciertos informes lo ayudan a detectar cambios en los beneficios durante un período de nómina en particular.
• Otros facilitan la auditoría de la factura mensual de seguro médico y ayudan a garantizar que su empresa o empleado no paguen por accidente algo que no se ha utilizado.
• Los informes pueden ayudarlo a decidir cómo podría ampliar o modificar su paquete de beneficios para el año próximo.

Seguridad

Un proceso manual de inscripción de beneficios puede dificultar que las empresas mantengan la seguridad. Después de todo, estamos hablando de formularios que incluyen números de seguro social, domicilios y otra información personal crítica.

• Con el software de administración de beneficios, la información personal o confidencial de los empleados se almacena de forma segura.
• Como administrador, puede establecer criterios para permitir que los empleados solo vean datos relevantes para ellos.

Transparencia

Cuando un empleado envía una solicitud de beneficios que se debe aprobar, su software de administración de beneficios hará que cada paso del proceso sea rastreable, lo que puede ayudar a minimizar los problemas que puedan surgir más adelante.

• Los empleados y usted tendrán acceso a la información que comparta el proveedor de beneficios. Esto puede ayudar a mantener a todos en la misma página y evitar la falta de comunicación.
• Este nivel de transparencia también puede ayudar a explicar ciertos aspectos, como los requisitos de contribución de beneficios. Cuando esta información se encuentra fácilmente, puede ayudarlo a detectar errores o resolver problemas relacionados con la cobertura de un empleado.

¿Cómo puede el software de administración de beneficios para empleados ayudar a su empresa?

El software de administración de beneficios puede ayudarlos a su organización y a usted a mantener el equilibrio, mientras se enfoca en las partes móviles.

Aunque la legislación federal no exige que las pequeñas empresas ofrezcan determinados tipos de beneficios, la mayoría de las empresas brindan beneficios de cuidado de la salud y bienestar para apoyar a los empleados y atraer a los solicitantes de empleo. Y cuando se utiliza un software de administración de beneficios, puede ser mucho más fácil y seguro administrar los paquetes de beneficios y animar a los empleados a utilizarlos.

Por ejemplo:

• El software de administración de beneficios puede ayudarlo a hacer que el período de inscripción sea más sencillo que un sistema en papel. La mayoría de los softwares de administración de beneficios incluyen un panel de control administrativo que le permite ver y ajustar los paquetes de beneficios cuando sea necesario.
• El software de administración de beneficios brinda a los empleados control sobre los reclamos y les permite actualizar su información.
• El software de administración de beneficios puede ayudarlo a cumplir con los reglamentos federales y locales, como los relacionados con la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, por sus siglas en inglés), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA, por sus siglas en inglés) y otros.

Otra ventaja importante del software de beneficios para empleados es que incluye funciones como portales de empleados y menús de autoservicio, que brindan a los empleados más control sobre las actualizaciones y los cambios:

• Pueden administrar y cambiar la información personal cuando sea necesario.
• Los empleados pueden actualizar sus opciones de cobertura durante el período de inscripción o en otras ocasiones cuando hayan tenido un evento elegible, como un cambio en su estado familiar.
• Los empleados pueden realizar sus propios cambios básicos, lo que ahorra tiempo y recursos que, de otro modo, recaerían en el equipo de Recursos Humanos.

Preserve su competitividad y alivie las cargas administrativas con el software de beneficios

Establecer atractivos beneficios para empleados es tan importante como administrarlos eficazmente. Por suerte, la administración de los beneficios no tiene por qué ser abrumadora. Puede gestionar de manera sencilla todas sus ofertas desde un único lugar a través de un software de administración de beneficios para empleados. Esta tecnología ofrece una visión holística de los planes de beneficios de su empresa, lo que ayuda a mejorar la productividad, la comunicación con los empleados y su capacidad para tomar decisiones empresariales bien informadas. Obtenga más detalles sobre cómo su empresa puede gestionar la administración de beneficios para empleados de forma más sencilla y con menos complicaciones.

Para muchos trabajadores, 2022 fue un año marcado por las oportunidades y la ansiedad. La gran dimisión hizo que muchos empleados abandonaran su empresa actual en busca de mejores oportunidades en otros lugares. Al mismo tiempo, el aumento del costo de vida, sobre todo en el sector del cuidado médico, hace que los trabajadores se esfuercen por equilibrar sus responsabilidades laborales y domésticas. A pesar de toda esta agitación, el deseo de trabajar desde casa, que surgió a raíz de la pandemia, continúa siendo una prioridad para muchos empleados, ya que los ayuda a conseguir un mayor bienestar general.

Los empleadores se enfrentan a un acto de equilibrio. Quieren atraer y retener a los mejores trabajadores manteniendo el ritmo de las tendencias en los beneficios para empleados. La encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex 2022 informó que las organizaciones aumentaron los beneficios que ofrecen en un promedio del 22 % frente al año anterior a la pandemia del COVID-19. Al mismo tiempo, la inflación exige que las empresas evalúen e inviertan sus dólares en beneficios cuidadosamente y sean creativas para satisfacer las necesidades de los empleados.

A medida que nos adentramos en el nuevo año, los empleadores deben familiarizarse con las tendencias del sector de las prestaciones sociales a fin de orientar su toma de decisiones. Revisar las tendencias emergentes en beneficios para empleados y responder con acciones significativas puede ayudar mucho a mantener a sus empleados más felices, más sanos, más productivos y leales a su empresa.

Qué debe saber sobre las tendencias en beneficios para empleados de 2023

• Mejora de la asequibilidad del cuidado médico
• Salud y bienestar en todo el cuerpo
• Entornos de trabajo remotos o híbridos
• Beneficios personalizados
• Beneficios para toda la familia
• Ahorros y jubilación
• Diversidad, equidad e inclusión

Mejora de la asequibilidad del cuidado médico

De todas las tendencias en beneficios para empleados, los beneficios de salud que mejoran la asequibilidad del cuidado médico se convirtieron en un elemento básico. Es un concepto simple. Un personal sano es la base de la productividad, la creatividad y una cultura de trabajo positiva. Sin embargo, el creciente costo del cuidado médico junto con la búsqueda de tiempo a fin de recibir tratamiento durante un horario de trabajo incesante y exigente puede ser un obstáculo para que los trabajadores busquen la atención que necesitan cuando la necesitan. La atención diferida de hoy se traduce en un aumento de los siniestros en el futuro. Y no solo es cuestión de tratar una afección. El acceso a la atención preventiva es igualmente importante. Los empleadores que hacen que el cuidado de salud sea más asequible y accesible envían el mensaje de que se preocupan por sus trabajadores como personas. Hay otra consideración. Los empleadores que no ofrecen seguro médico son minoría. Según la encuesta Pulso de Recursos Humanos, el seguro médico es el principal beneficio que ofrece el 72 % de las empresas.

Hay varias estrategias que los empleadores pueden utilizar para mejorar la asequibilidad del cuidado médico. Además de un sólido plan de cuidado médico y cuidado de salud virtual, ofrecer cuentas de beneficios de salud a los empleados puede maximizar las oportunidades para que ahorren en sus gastos de cuidado médico. Las cuentas de beneficios de salud también suponen un ahorro para usted, ya que lo ayudan a reducir su factura fiscal y a controlar los gastos de cuidado médico hoy y en el futuro.

Salud mental y bienestar

En relación con la mejora de la asequibilidad del cuidado médico, está la provisión de beneficios que fomentan la mejora de la salud mental y el bienestar. La salud mental en el lugar de trabajo es una cuestión interconectada e inextricablemente ligada a la salud física. Según los Centros para el Control de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés), la depresión aumenta el riesgo de padecer muchos problemas de salud física, especialmente enfermedades crónicas, como diabetes, cardiopatías y accidentes cerebrovasculares. Los CDC también señalan que la presencia de afecciones crónicas puede aumentar el riesgo de padecer enfermedades mentales. Se convierte en un bucle que se retroalimenta de forma creciente con consecuencias nefastas para quienes se ven atrapados en él.

Incluso antes de la pandemia, las tendencias en los beneficios para la salud mental de los empleados estaban ganando terreno. Desde entonces, Paychex encuestó a más de 1000 trabajadores para averiguar cómo había afectado la pandemia a su salud mental en el trabajo. Alrededor del 51 % de los encuestados afirmó que su salud mental había empeorado durante la pandemia. Aproximadamente, un tercio declaró tener dificultades para alcanzar su nivel habitual de productividad debido al estado actual de salud mental. A medida que nos adentramos en las prolongadas secuelas de la pandemia, el éxito en la contratación, la retención y la productividad favorecerá, probablemente, a los empleadores que ofrezcan beneficios para la salud mental.

Una de las tendencias actuales en los beneficios para empleados es ofrecer servicios que fomenten comportamientos saludables, como una buena higiene del sueño, movimiento físico regular, y tratamientos para dejar de fumar y contra las adicciones. Este tipo de beneficios puede contribuir en gran medida a mejorar la salud mental de los empleados y permitirles llevar una vida más feliz y satisfactoria. Cuando los trabajadores gozan de un bienestar emocional, social y económico, están más comprometidos en el trabajo y contribuyen a un entorno laboral enérgico y positivo que se destaca por la creatividad, la resolución de problemas y el espíritu emprendedor. Considere la posibilidad de ofrecer recursos de apoyo, como programas de asistencia al empleado (EAP, por sus siglas en inglés), programas integrales de biometría y educación sobre estilos de vida, recursos en línea, programas de educación sobre salud conductual y capacitación en concienciación sobre el suicidio para gerentes.

Cabe destacar que los beneficios de salud mental son especialmente importantes para los trabajadores de la generación Z. Una encuesta de Paychex de 2022 revela que cuando se les pidió que clasificaran los beneficios (aparte de un salario más alto), los encuestados de la generación Z citaron los beneficios de salud mental como el principal beneficio que les haría permanecer en una empresa a largo plazo.

Entornos de trabajo remotos o híbridos

Otra forma en que los empleados intentan mejorar su salud y bienestar generales es encontrando un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal. La pandemia cambió la forma en que los empleados acuden al trabajo y estos entornos de trabajo remotos o híbridos siguen ayudándolos a encontrar el equilibrio que desean.

El grado en que apoye los acuerdos de trabajo híbrido o remoto para sus trabajadores puede desempeñar un papel importante en su capacidad de retener a los empleados. En una encuesta de Paychex de 2022, en colaboración con Executive Networks, los empleados encuestados indicaron que la estabilidad laboral y sentir que realizan un trabajo significativo eran las dos razones más importantes para permanecer en sus empresas actuales. Sin embargo, el tipo de organización del trabajo e, incluso, la generación también influyen. Según la encuesta, el 46 % de las personas que pertenecen a la generación de la posguerra, el 38 % de la generación X, el 31 % de los milenios y el 24 % de la generación Z afirmaron que la flexibilidad en las horas de trabajo y en la programación los haría más propensos a permanecer a largo plazo en su organización.

Implementar un lugar de trabajo remoto o híbrido también beneficia a los empleadores. Si se ejecuta de forma inteligente y satisfactoria, se puede acceder a una mayor reserva de talento a la hora de contratar nuevos empleados, esperar mayores niveles de productividad de los empleados y ahorrar dinero en todo, ya que disminuyen desde los gastos generales hasta los días de baja por enfermedad.

Beneficios personalizados

Dependiendo de su personal, un paquete de beneficios único para todos puede no aportar a sus empleados el valor que usted espera. A medida que los empleados concedan mayor prioridad a los beneficios (aparte del salario), se inclinarán por aquellas empresas que busquen activamente formas de satisfacer sus necesidades. Los beneficios personalizados son una forma de dar a sus empleados la posibilidad de elegir a la hora de crear un paquete de beneficios a su medida.

Una estrategia podría consistir en ofrecer una serie de beneficios voluntarios, es decir, bienes o servicios pagados total o parcialmente por el empleado, pero a un precio reducido por la empresa. Algunos ejemplos suelen ser los beneficios complementarios que no se incluyen en los paquetes de beneficios tradicionales, como la protección frente al robo de identidad, el asesoramiento financiero, los programas de estilo de vida saludable, los abonos de transporte público y los paquetes de seguros complementarios, como los de vida, cáncer e, incluso, mascotas. Luego, los empleadores ofrecen una asignación de gastos mensual o anual que los empleados utilizan para compensar los costos de estos beneficios voluntarios. Incluso puede establecer un plan de reembolso para ayudar con los gastos médicos, los costos del trabajo remoto u otros beneficios que apoyen a sus trabajadores.

Beneficios para toda la familia

Entre la guardería, el cuidado médico y los programas de enriquecimiento, los costos de criar a un niño o cuidar a un dependiente mayor representan una enorme carga financiera. Si a esto se añade la realidad de que muchos padres trabajan a tiempo completo, el resultado son trabajadores consumidos, estresados y agotados. Los empleadores reconocen que ampliar los beneficios familiares más allá de lo que exige la ley federal es una tendencia importante que salvaguarda la salud física y mental de sus trabajadores.

La licencia pagada de paternidad, la licencia pagada de adopción y los beneficios por gestación subrogada son algunas de las formas en que las empresas están ampliando los beneficios familiares. Una cuenta de gastos flexibles para el cuidado de los dependientes (DCFSA, por sus siglas en inglés) puede ayudar a aliviar la carga de los gastos de guardería u otros cuidados auxiliares. Los beneficios especializados que apoyan la salud reproductiva de la mujer, desde la planificación familiar hasta los embarazos de alto riesgo y la menopausia, también están ganando terreno.

Ahorros y jubilación

Las preocupaciones monetarias siguen encabezando las tendencias en los beneficios para empleados en 2023. La seguridad financiera, o la falta de ella, sin duda, contribuyó a la ansiedad que muchos estadounidenses experimentaron durante la pandemia y su continuo efecto dominó en la economía. Como resultado, dar prioridad a los objetivos financieros para mejorar el bienestar financiero sigue recibiendo una atención muy necesaria por parte de los trabajadores y sus empleadores. Es un tema serio.

Los programas de bienestar financiero pueden desempeñar un papel importante en las estrategias de retención de empleados, según un informe de septiembre de 2021 de la Sociedad para la SHRM (Society for Human Resource Management, Gestión de Recursos Humanos) y Morgan Stanley. Ayudar a generar ahorros para los fondos de emergencia, el pago de deudas y la jubilación son elementos críticos de un programa competitivo de bienestar financiero.

Iniciativas de diversidad, equidad e inclusión (DEI)

Aunque no se trate de un beneficio directo en el sentido tradicional, el personal diverso de hoy se dirigirá naturalmente hacia aquellas organizaciones que tomen medidas meditadas para crear un entorno de trabajo inclusivo y equitativo. ¿Y por qué no habrían de hacerlo? Una empresa que da prioridad a la DEI ofrece un entorno de trabajo seguro para compartir ideas y expresar la creatividad, así como una mayor oportunidad de acceder a la capacitación, la tutoría y el crecimiento profesional.

Establecer una estructura de trabajo que se organice en torno a la DEI es beneficioso. Los empleadores que no reconozcan la DEI como una de las tendencias futuras en materia de beneficios para los empleados corren el riesgo de perder nuevas contrataciones con talento que podrían aportar a la empresa perspectivas e ideas alternativas valiosas y muy necesarias. Existen medidas tangibles que puede adoptar en la empresa para demostrar su compromiso con las prácticas de DEI. Entre ellas, se incluyen examinar sus estrategias de selección y contratación, organizar cursos de capacitación sobre DEI para la gerencia y ofrecer días festivos, beneficios y reconocimientos que apoyen las diferentes orientaciones sexuales, orígenes religiosos y culturales y comunidades marginadas.

Ofrezca a sus empleados los beneficios que desean en 2023

En un momento en el que las empresas luchan por contratar y retener a sus empleados, un paquete de beneficios sólido y estratégico puede desempeñar un papel clave en el éxito de su empresa y ayudarlo a diferenciarse de la competencia. Estar al día con las nuevas tendencias en beneficios para empleados le garantiza que está invirtiendo en beneficios que sus empleados encontrarán útiles a fin de mejorar sus vidas personales y profesionales. Como proveedor de recursos humanos de confianza, Paychex puede ayudarlo a confeccionar un paquete ideal, así como ofrecerle un soporte continuo y fácil de usar que beneficie a su empresa, sus empleados y usted.

Tener una asociación sólida con un agente de beneficios autorizado puede ser bueno para su empresa y sus empleados. Los agentes pueden aprovechar sus relaciones con las compañías de seguros para ayudarlo a maximizar las opciones de cobertura y encontrar soluciones que tal vez usted no pueda encontrar por su cuenta. En muchos casos, tienen la clave para simplificar la inscripción en línea, así como el acceso a informes de programas en tiempo real. Además, están disponibles para ayudarlo a cumplir con los requisitos estatales y federales relacionados con los programas y las ofertas de beneficios.

¿Qué es un agente de beneficios?

Un agente de beneficios es un profesional que ofrece asesoramiento, productos y servicios en materia de beneficios, así como orientación a empleadores y trabajadores. Los empleadores recurrirán a los agentes para que los ayuden a reducir las ofertas al aportar su opinión y experiencia en la materia. Algunos agentes pueden trabajar para proveedores de seguros de salud y pueden alentarlo a elegir planes de ese proveedor. Otros pueden no estar vinculados a un proveedor, sino que se especializan en un tipo de beneficio. Ciertos agentes pueden tener una base más amplia de opciones de beneficios para que los empleadores las consideren.

¿Por qué necesita un agente de beneficios?

Como profesionales independientes, los agentes son el puente entre su organización y el vasto sector del cuidado médico. Lo ideal es que su agente trabaje con usted para evaluar los principales proveedores de seguros, estructurar un plan, comunicar en su nombre y explicar los muchos matices a sus empleados.

Los agentes también pueden desempeñar un papel esencial a la hora de ayudar a sus empleados a convertirse en consumidores del cuidado médico bien informados. Si desea este resultado, entonces quiere un agente que pueda ofrecer fácilmente lo siguiente:

• Información y asesoramiento a la hora de elegir un seguro, incluidos de salud, vida, discapacidad, odontología, oftalmología y más. Recuerde que no todos los agentes ofrecen la gama completa de opciones de seguros.
• Información de cumplimiento con respecto a la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, por sus siglas en inglés) y cualquier otro reglamento relevante que pueda afectar los beneficios.
• Asesoramiento sobre cómo minimizar los costos totales, lo que incluye cómo reducir las primas totales.
• Asistencia con las comunicaciones de los empleados relacionadas con el período de inscripción y la comprensión de sus opciones de beneficios.
• Ayuda para resolver problemas de beneficios actuando como intermediario entre el empleador y el proveedor a fin de ayudar a resolver cualquier problema con los reclamos.
• Análisis de sus beneficios y reclamos existentes, lo que incluye la asesoría sobre cambios futuros de planes y áreas para un posible ahorro de costos.
• Consejos sobre cambios en los paquetes de beneficios basados en datos demográficos de los empleados, tasas de uso anteriores y modelos de precios.
• Asistencia directa a los empleados que tengan preguntas sobre beneficios, cobertura o reclamos.
• Educación para empleados con herramientas y recursos de aprendizaje con el fin de ayudarlos a tomar las decisiones mejor fundamentadas durante el período de inscripción sobre sus opciones de cuidado médico.

Selección de un agente de beneficios

Muchas organizaciones eligen a su agente de beneficios según su experiencia trabajando con otras organizaciones similares a las suyas. Podrían considerar los siguientes factores:

• El tamaño de las organizaciones que apoya un agente.
• Diferentes industrias en las que se encuentran estas empresas
• Las necesidades y elecciones de estilo de vida de otras poblaciones de empleados, en comparación con las suyas.

Si bien estas consideraciones son valiosas, solo son superficiales a la hora de elegir un agente. En el mejor de los casos, su agente también tiene la capacidad de formarse un profundo conocimiento profesional de sus objetivos y de lo que desea conseguir con sus planes de beneficios.

Y dado que los objetivos varían bastante, usted desea que su agente sepa escuchar y pueda orientar los servicios hacia la búsqueda de soluciones que marquen la diferencia.

¿Cómo es una relación sólida entre empleador y agente?

Recursos Humanos debe hacer malabarismos con múltiples responsabilidades todos los días. Entre ellas, se encuentra la administración de los beneficios, lo que puede dificultar una actitud proactiva al respecto. Una relación sólida entre empleador y agente, junto con una administración eficaz de los beneficios, puede ser la clave para sacar más partido a los beneficios.

Una sólida relación de intermediación puede aportar un apoyo muy necesario a sus empleados, a su organización y a su propia carga de trabajo. Sin embargo, optimizar los beneficios con la ayuda de un agente es mucho más que buscar cobertura en diferentes proveedores.

Para empezar, implica trabajar con un agente que adopte un enfoque integral sobre cómo elaborar estrategias y presupuestos, y diseñar su plan de beneficios. Por lo tanto, si su agente solo lo ayuda a comprar planes y no está disponible en gran medida el resto del año, es posible que no esté cosechando todos los beneficios de su asociación.

Consejos para evaluar a su agente

Los siguientes consejos pueden ayudarlo a examinar la solidez de su relación actual con el agente y sentar las bases para encontrar uno nuevo. Es una buena idea llevar a cabo el proceso de selección de agentes con la mayor anticipación posible de la fecha de renovación de su plan.

Identifique las habilidades que necesita que tenga su agente

Los empleadores no seleccionan agentes muy a menudo. Por lo tanto, es fácil estar al tanto de las últimas habilidades, herramientas y capacidades que poseen los agentes de beneficios modernos. Sin embargo, en la realidad actual del cuidado médico, el desconocimiento sobre los agentes no es una opción. Su agente debería centrarse en satisfacer las necesidades de su empresa y de sus empleados.

Considere también el hecho de que su agente podría ser responsable de ayudarlo a administrar un presupuesto que representa casi el 30 % de sus costos totales de compensación, según la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos. Debe sentir la máxima confianza en sus capacidades al elegir y evaluar a su agente.

Esté dispuesto a investigar

Cambiar las relaciones puede ser difícil. Sin embargo, si su agente actual es incapaz de ofrecerle los resultados que necesita, buscar otro puede ser el camino por seguir.

A la hora de comparar, puede ser difícil medir en qué se diferencian los agentes. De hecho, no siempre es fácil ver una diferencia que lo llevará a cambiar de agente. Para compararlos, primero, mire más allá de las primas. Después de todo, es posible que necesite que su corredor esté muy involucrado en la mejora de la experiencia del empleado.

Pida referencias directas a personas y organizaciones en las que confía

Asegúrese de comprobar las licencias y registros profesionales. Incluso puede buscar registros disciplinarios a través de la línea directa de consumo del comisionado de seguros en su estado.

Hable también con colegas de otras organizaciones sobre su agente de beneficios. ¿Qué reputación profesional es la más destacada?

Pregunte sobre el alcance de la red

Infórmese sobre el área de interés de su agente potencial. Algunos agentes se centran en productos específicos que pueden o no satisfacer sus necesidades. Considere la amplitud de las redes a las que tienen acceso. Cuando lo haga, asegúrese de que se alineen con las necesidades y expectativas de sus empleados.

Preste atención a otras formas en que su agente puede ayudar a apoyar a los empleados

La forma en que gestiona la comunicación sobre beneficios puede afectar a la moral de los empleados y estimular el entusiasmo por su programa de beneficios. Su agente puede desempeñar un papel esencial a la hora de ayudarlo a ejecutar su estrategia de comunicación de beneficios.

Mientras su agente lo ayuda a elegir entre distintos planes, puede incluir a los empleados en el proceso. Este tipo de intercambio puede implicar una comunicación abierta y continua, entrevistas con los empleados, encuestas, reuniones de grupo, etcétera.

Su agente también puede desempeñar un papel cuando es momento de comunicar los cambios en los beneficios. Como profesionales del sector, pueden ayudar a tranquilizar a los empleados e, incluso, a darles autonomía a medida que se acerca el momento del período de inscripción.

Cuando más empleados participan en su programa de beneficios, puede contribuir a generar un retorno positivo de una inversión muy grande. Su agente puede ser de gran ayuda cuando se trata de generar confianza en su programa de beneficios.

Consiga un agente que apoye a su empresa y a sus empleados en cada paso

No se conforme con una relación de intermediación que no esté a la altura de sus expectativas, especialmente en lo que respecta a gestionar los costos, simplificar las comunicaciones y maximizar la experiencia de los beneficios.

Sepa que los verdaderos niveles de servicios y profesionalidad siempre variarán de un profesional de seguros a otro. No obstante, al considerar su relación con el agente, la regla general es asegurarse de que usted y su personal reciben el apoyo que necesitan a todos los niveles, incluidos los costos, la asistencia, la inscripción, la comunicación y el flujo de trabajo de los beneficios.

Cuando llega el momento de contratar a un nuevo agente, lo bien que se prepare y entienda lo que está buscando puede marcar la diferencia. Tener las herramientas de beneficios adecuadas, como el software de administración de beneficios, también puede ayudar a su organización y a usted a mantenerse a la vanguardia.