Servicios de nómina para pequeñas empresas

Cuando un organismo federal o estatal, o un tribunal les notifica la necesidad de embargar salarios, los propietarios de empresas no siempre tienen claras sus responsabilidades. Es importante que los empleadores comprendan sus obligaciones en virtud de la legislación aplicable cuando reciben un embargo de salario, ya que el incumplimiento de una orden de embargo puede dar lugar a multas y sanciones.

Los embargos tienen formas y normas específicas que rigen el cálculo de las nóminas, y si un empleado tiene varios embargos, la situación puede volverse cada vez más compleja. Consulte estas respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre el proceso de embargo de salarios de los empleados.

¿Qué es el embargo de salarios?

Un embargo de salario es un procedimiento legal o conforme al sistema de equidad (equity) por el que un empleador retiene una parte de los ingresos de una persona para el pago de una deuda. Un embargo de nómina suele iniciarse a través de una orden judicial o una acción de un organismo gubernamental, como un embargo del IRS, que obliga a un empleador a retener un porcentaje de la remuneración de un empleado. Cuando se le notifica una orden de embargo de salarios, el empleador está legalmente obligado a realizar las deducciones pertinentes de los salarios de un empleado y dirigir los pagos a un organismo o acreedor designado.

¿Cómo funciona el embargo de salarios?

Aunque, normalmente, es el empleado quien decide cómo gestionar sus finanzas, hay varios pagos obligatorios con los que debe cumplir. Algunos de ellos son obligaciones que suelen deducirse de la nómina, como los impuestos federales y estatales. Sin embargo, a veces, un empleado puede retrasarse en el pago de otras obligaciones financieras que haya contraído.

Si un empleado tiene una deuda u obligación financiera que no está cumpliendo, los acreedores pueden emprender acciones legales presentando una solicitud de deducciones judiciales de la paga del empleado en forma de salario. Los embargos de salarios pueden proceder de órdenes judiciales o del gobierno, según el tipo de deuda. El tribunal o el organismo gubernamental presentará una "orden de embargo" al empleador del deudor en que se le informará el embargo de salario.

Las normas de embargo de salarios exigen que un empleador retenga un determinado porcentaje de la nómina de un deudor hasta que esa persona deje de estar en mora con su deuda. Cuánto debe una persona, el tipo de deuda, cuánto tiempo lleva en mora, sus ingresos totales y el importe del ingreso disponible son factores necesarios para calcular el porcentaje que se deduce de cada nómina.

¿Qué tipo de deudas pueden dar lugar a un embargo de salario?

Existen muchos tipos de situaciones que pueden desencadenar embargos de salarios. Algunos de los ejemplos de embargo más comunes incluyen los siguientes:

• Pensión alimenticia.
• Manutención infantil.
• El incumplimiento de pago de un préstamo estudiantil.
• Impuestos no pagados.
• Otras deudas de consumo, como deudas de tarjetas de crédito o préstamos para autos.

Las asignaciones salariales voluntarias elegidas por el empleado, como las correspondientes a seguros médicos o programas de prestaciones antes de impuestos, no se consideran embargos de salarios. Cuando un empleador recibe la notificación de un embargo de salario, es importante recordar que es un asunto urgente y que no tramitar el embargo en el plazo previsto puede acarrear sanciones.

¿Qué salarios se pueden embargar?

Para la mayoría de los embargos, incluida la manutención infantil, los embargos de acreedores y los préstamos estudiantiles, el Título III de la CCPA (Consumer Credit Protection Act, Ley Federal de Protección del Crédito al Consumidor) exige que el importe de la paga embargada se base en los "ingresos disponibles" del empleado, es decir, el importe restante después de las deducciones exigidas por ley.

En términos generales, los ingresos disponibles son la remuneración total del empleado, menos las deducciones obligatorias, incluidos los impuestos federales, estatales y locales, las cotizaciones al seguro de desempleo estatal y los impuestos del seguro social. Los ingresos disponibles comprenden, entre otros, los pagos realizados en forma de salarios, bonificaciones y comisiones de ventas, así como los ingresos derivados de planes de jubilación y pensiones. Las propinas no suelen considerarse ingresos a efectos de embargo, pero los cargos por servicio sí se consideran ingresos.

¿Qué porcentaje del salario de un empleado puede embargarse?

La cantidad máxima de salario embargado varía según el embargo, pero oscila entre el 15 % de los ingresos disponibles para los préstamos estudiantiles y hasta el 65 % de los ingresos disponibles para la manutención infantil (si el empleado lleva, al menos, 12 semanas de mora).

En los estados que promulgaron leyes que difieren de los requisitos federales de embargo de salarios, los empleadores deben cumplir las leyes estatales que exigen un embargo menor. Y dado que las leyes estatales difieren (Carolina del Norte, Carolina del Sur, Pensilvania y Texas prohíben, en general, el embargo de salarios por deudas de consumo), los empleadores deben averiguar lo que les exige la ley estatal antes de proceder a un embargo. Independientemente de la cuantía de la deuda, los empleados siempre podrán conservar un determinado porcentaje de su salario para los gastos generales.

Siempre consulte la orden judicial del individuo para determinar el porcentaje correcto por retener. No hacerlo puede provocar que el empleador sea considerado responsable por el monto total del embargo.

¿Qué normas debe seguir un empleador si un empleado tiene varias órdenes de embargo?

Si una empresa recibe varias órdenes de embargo de salario de un empleado, existen normas que regulan cómo determinar a quién se paga. Por lo general, es por orden de llegada, pero algunas obligaciones de deuda tienen prioridad, en especial si la tasa de embargo ya está en su máximo. Por ejemplo, la manutención infantil y los embargos relacionados con los impuestos tienen prioridad, independientemente de cuándo se notifique. Frente a los embargos de salarios por impuestos o manutención, otras deudas, como las deudas de consumo o los préstamos impagados, se retrasarán, o su tasa de reembolso se reducirá si el salario del empleado puede acomodarse a ello.

¿Un empleador puede negarse a embargar los salarios?

Embargar el salario puede suponer un desafío para el empleador, especialmente cuando el empleado se avergüenza de su situación financiera. Sin embargo, los embargos de salarios son un procedimiento legal y es ilegal que un empleador se niegue a ejecutarlos en su totalidad. El empleador no solo debe embargar el salario, sino que debe hacerlo hasta que finalice el embargo.

¿Quién puede embargar salarios sin previo aviso?

Los salarios no deben retenerse sin algún tipo de notificación. Sin embargo, que la notificación cuente con el respaldo de una sentencia judicial puede marcar la diferencia. Por lo general, se requiere una orden judicial para embargar los salarios.

Dependiendo del estado, se aplican distintas leyes para embargar salarios por deudas, como préstamos estudiantiles, impuestos estatales impagados y manutención infantil. Algunos estados no exigen una orden judicial, mientras que en otros está terminantemente prohibido embargar salarios sin haber seguido los cauces legales adecuados. Es importante tener en cuenta que el IRS siempre enviará una notificación sobre los embargos de salarios. Esa notificación no tiene que provenir de una orden judicial.

¿Los empleadores pueden rescindir el contrato de un trabajador debido a salarios embargados?

En virtud de las disposiciones de la CCPA, un empleador no puede sancionar a un empleado cuyo salario esté embargado por una única deuda o rescindirle el contrato. Sin embargo, las leyes federales y las disposiciones de la CCPA no amplían la protección a los empleados con varios embargos de salario. Algunos estados pueden ofrecer una mayor protección a los empleados aumentando la cantidad de embargos que pueden servir de base para la rescisión o prohibiendo todas las rescisiones debidas a embargos, por lo que es importante comprender cualquier normativa estatal aplicable que pueda afectar a su empresa.

En algunos estados, existen disposiciones que permiten a los empleadores solicitar al empleado el reembolso de los gastos administrativos relacionados con embargos excesivos. Además, algunos tipos de embargos salariales, como la manutención infantil, contemplan disposiciones similares que autorizan a los empleadores a recuperar los gastos administrativos. Los límites del importe máximo de la tasa administrativa que puede deducirse varían según el estado. A la hora de considerar acciones laborales en relación con un empleado que tenga embargos activos, considere la posibilidad de trabajar con un especialista en recursos humanos o un abogado laboral con conocimientos en la materia.

¿Cómo se me notificará si hay que embargar el salario de un empleado?

Normalmente, se notifica a los empleadores un embargo de salario a través de una orden judicial o un embargo del IRS. Deben cumplir con la solicitud de embargo, y comenzar a retener y remitir el pago tan pronto como se reciba la orden. El papeleo de gravamen y de embargo de salarios del IRS lo guiará a través de los pasos para completar el proceso. La documentación también debe incluir cualquier dato de contacto pertinente, que no debe dudar en utilizar si tiene alguna pregunta.

Los empleadores están obligados a cumplir con todas las solicitudes de embargo. En cuanto reciben una orden, los empleadores suelen tener que empezar a retener y remitir el pago.

Cómo embargar salarios

Después de recibir la notificación de una orden judicial de embargo de salario, el empleador debe alertar inmediatamente al empleado de la situación por escrito. Según el tipo de embargo, puede haber un formulario previsto para ello, es decir, el formulario 668 para un gravamen federal. El empleador también puede redactar una carta detallando los pormenores de la orden de embargo de salario, la cantidad que se deducirá de cada pago y la duración del embargo.

Al mismo tiempo, el empleado debe notificarlo a su Departamento de Recursos Humanos o Nóminas para que puedan iniciar el proceso de embargo del salario y asegurarse de que los pagos se envíen al organismo o acreedor correspondiente (tanto si el empleado desea cumplir la orden como si no). Tomar estas medidas ayuda a proteger a la empresa de cualquier consecuencia legal por no responder a la orden.

Una vez pagada la deuda del empleado, el procedimiento para detener el embargo variará según el tipo de embargo. Para los gravámenes federales, los empleadores recibirán el formulario 668-D; para la manutención infantil, el empleador recibirá una notificación o carta del estado, y los acreedores enviarán a los empleadores un "Aviso de rescisión/liberación de la orden de embargo de salario" para los embargos de acreedores.

¿Cuánto tiempo lleva liberar un embargo?

Debido a que hay muchas variables en este proceso, no hay un plazo estándar para cuánto tiempo se tarda en liberar un embargo de nómina. Estas variables incluyen la cantidad que un deudor debe, cuánto de su salario se embarga y cuánto gana. La liberación puede basarse en una fecha de finalización específica, el pago de una deuda en su totalidad, cuando se notifica a un empleador que el embargo terminó, y el deudor ya no se considera en mora.

¿Cómo se ve un embargo en un recibo de pago?

Un empleado cuyo salario está embargado debe esperar ver una partida que diga: "Embargo". La finalidad del embargo puede incluirse o no. Por ejemplo, la partida puede decir: "Embargo: Manutención". También debe incluirse el importe deducido de ese periodo de pago para que el empleado sepa exactamente qué parte de sus ingresos se destinó al embargo de salario.

Cumplir con las órdenes de embargo de salarios es esencial

Los empleadores deben tener una comprensión básica de los embargos y un plan para responder cuando ocurran. Considere la posibilidad de trabajar con un profesional para asegurarse de que su plan y los procedimientos cumplan con la legislación vigente. Usar un servicio de pagos de embargo puede permitirle remitir los fondos a la agencia correcta y ayudar a protegerse contra la responsabilidad indebida y demandas.

Integrar una solución de nómina y de control de tiempo en su negocio puede serle útil para ahorrar dinero e incrementar la eficacia porque elimina la redundancia innecesaria en los sistemas comerciales clave.

Integrar un sistema de control de tiempo y asistencia con un software de nóminas puede suponer un impacto positivo en el presupuesto de su empresa y en el nivel de compromiso de los empleados. Para muchos líderes, la administración del tiempo y la asistencia de los empleados es una tarea importante y que requiere mucho tiempo en lo que respecta al funcionamiento de una empresa. Es probable que las empresas que ahora utilizan sistemas separados y no integrados para el cálculo de nóminas y el control de tiempo sigan experimentando ineficiencias y costos añadidos que se podrían mitigar con un sistema integrado.

¿Qué es el control de tiempo y por qué es importante?

El control de tiempo es el proceso de recopilar la información relacionada con el tiempo trabajado, para cada empleado, así como con el tiempo libre pagado. El control preciso del tiempo es una función esencial necesaria para completar el proceso de nómina. Además, los registros de tiempo bien mantenidos sirven como base para las tareas de crear presupuestos, planificación, dotación de personal y cumplimiento de una empresa.

Desventajas del control de tiempo manual

Cuando el proceso de control de tiempo y asistencia se realiza manualmente y funciona con independencia de la nómina, el potencial de errores e imprecisiones puede ser alto. Por ejemplo, los empleados que utilizan sistemas de control de tiempo y asistencia en papel pueden olvidarse de rellenar las hojas de asistencia antes de la fecha límite y, luego, cometer errores al apresurarse a presentar sus horas. También es posible que no recuerden con exxactitud a qué hora llegaron al trabajo, la duración de sus pausas para comer o la hora exacta a la que se marcharon ese día.

Por lo tanto, es posible que las empresas no les paguen a sus empleados por todo el tiempo que trabajaron, lo que implica un importante riesgo para las empresas, o que les paguen de más. Los problemas relacionados con la nómina, como no recibir el pago adecuado, pueden repercutir negativamente en la moral de los empleados, lo que a su vez puede incidir en la productividad en el lugar de trabajo. También puede dar lugar a multas o sanciones por las agencias a cargo del cumplimiento de la ley.

Uso de sistemas separados para el control de tiempo y otras tareas de RR. HH.

Incluso si los departamentos de RR. HH. utilizan programas de software para realizar un control de varias tareas de RR. HH., la existencia de sistemas diferentes puede dar lugar a ineficiencias, mayores costos y frustraciones.

Por ejemplo, una empresa puede haber comprado una licencia independiente para un paquete de software de procesamiento de nómina, pero ese software no se integra con los relojes electrónicos o con otras herramientas. Cuando un empleado modifique su dirección, es posible que el cambio se procese en un sistema, pero no en el otro, lo que lleva a que un cheque de pago se envíe a una dirección obsoleta. El personal de RR. HH. también puede frustrarse debido a la ineficacia de tener que ingresar esta información en diversos sistemas varias veces y las dificultades a las que se enfrenta al intentar encontrar y corregir errores.

Integrar el control de tiempo, así como otros sistemas, por ejemplo, la nómina y la contabilidad, en sus sistemas de RR. HH. puede ahorrarles tiempo y dolores de cabeza a todos.

Beneficios de integrar el tiempo y la asistencia con la nómina

Un sistema integrado de nómina y control de tiempo puede ayudar a asegurar que la información sea la misma en todos los sistemas. Cuando la información se transfiere y actualiza automáticamente, también se reduce la carga de trabajo del personal de RR. HH., ya que no debe introducir los cambios varias veces en diferentes sistemas de trabajo.

Con un sistema bien integrado en que se aproveche la lógica inteligente de la automatización, las empresas y sus empleados pueden alcanzar la máxima eficacia. Por ejemplo, a través del software electrónico de control de tiempo, se pueden recopilar, controlar y administrar las horas de trabajo de los empleados, lo que permite que el personal de RR. HH. pueda dedicarse a tareas de mayor nivel que no se pueden automatizar. Los datos se analizan en tiempo real, lo que permite que los gerentes puedan revisar y aprobar el tiempo de los empleados para el procesamiento de nómina con mayor eficacia y precisión.

Mediante los sistemas automatizados, se puede controlar el tiempo de varias maneras, como con la lectura de lo siguiente:

• Una banda magnética o un código de barras en la tarjeta de identificación de la empresa de un empleado.
• Información biométrica; esto elimina los problemas de pérdida de tarjetas de identificación o de que un empleado marque la entrada y la salida por otro.
• Horas de inicio y cierre de sesión en las computadoras de los empleados.

Algunos de los beneficios principales adicionales de aplicar un sistema automatizado de tiempo y asistencia son los siguientes:

Administración de un personal eficaz

Gracias a las soluciones automatizadas de control de tiempo y asistencia, los gerentes pueden alinear la programación con las proyecciones de cargas de trabajo. De esta manera, se puede aumentar la eficacia, cumplir con los objetivos de producción y administrar los costos. Mediante un panel de análisis, los gerentes también pueden revisar los datos en el tiempo, detectar oportunidades para ser más eficaces y prevenir problemas que pueden obstaculizar la productividad. Con las soluciones integradas, se pueden importar esas proyecciones a otros sistemas de programación o para crear presupuestos, lo que permite que los gerentes tomen decisiones más eficaces, ya que tienen todos los datos disponibles a su alcance.

Menos papeleo

Otro beneficio inmediato para los empleadores y sus empleados es la reducción significativa del papeleo. Con un sistema de nómina integrado, ya no es necesario imprimir las hojas de registro de tiempo ni ingresar los datos en el sistema de nómina. Una vez que los datos de los relojes registradores electrónicos se agregan al sistema, se puede calcular y procesar la nómina automáticamente para el período actual. Con algunas soluciones, los registros también se pueden integrar en portales de empleados individuales, lo que permite que los trabajadores puedan acceder a los registros de nómina y brinda una alternativa a los cheques físicos en papel.

Eliminar las tareas administrativas repetitivas que realizan los gerentes y el personal de RR. HH.

Otra gran ventaja para los empleadores es que se libera a los gerentes y al personal de RR. HH. con respecto a las tareas administrativas que requieren mucho tiempo. La información de los formularios de impuestos, los datos sobre los beneficios y las revisiones de desempeño solo deben ingresarse una vez y en una única interfaz. De esta manera, su personal de RR. HH. puede prestar atención a actividades más amplias y estratégicas, como formas nuevas y más eficaces de contratar y retener a empleados valiosos.

Informes avanzados

La nómina puede implicar un gasto importante que puede repercutir en muchas áreas de una empresa. Dada la relación entre las horas trabajadas y las métricas como la productividad y la satisfacción o la retención de empleados, un sistema de nómina totalmente integrado ofrece la capacidad de analizar los datos en profundidad. Por ejemplo, puede utilizar la información de control de tiempo para identificar tendencias temporales o para evaluar la eficacia de diferentes líneas de negocio.

Protección contra el incumplimiento

Un sistema automatizado de tiempo y asistencia puede ser útil para que su empresa pueda cumplir con las leyes de horas y salarios. Por ejemplo, en función de las leyes y regulaciones federales, estatales y locales aplicables, es posible que los miembros del personal deban recibir una remuneración específica después de trabajar durante una determinada cantidad de horas por turno o por semana. En este caso, un sistema integrado puede ser útil, por ejemplo, al aplicar automáticamente una tarifa diferente cuando se alcance la marca de hora.

El software de control de tiempo y asistencia puede serle útil para cumplir con este tipo de leyes mediante la funcionalidad de horas extra diarias y semanales, que se integra con el sistema de nómina para ayudar a garantizar que las horas se paguen según la tarifa adecuada.

Gracias a las políticas y los registros de tiempo archivados (y una recopilación de datos más consistente en general), el cumplimiento de diversas leyes y regulaciones sobre salarios y horas puede ser mucho menos costoso para los empleadores. En caso de que su empresa sea objeto de una auditoría por presuntas infracciones en materia de salarios y horas de trabajo, la precisión de los datos generada a través de un sistema de nómina integrado puede ser útil para facilitar el proceso de auditoría.

Mejora del compromiso de los empleados

La programación y el manejo de las solicitudes de tiempo libre son elementos importantes para mantener una fuerza laboral comprometida. Cuando el compromiso de los empleados aumenta, los problemas, como la rotación del personal, pueden disminuir. Las empresas que ofrecen al personal suficientes horas para maximizar sus ingresos y que, al mismo tiempo, son lo bastante flexibles para adaptarse a las peticiones de vacaciones o a las necesidades en cuanto a los horarios, suelen ofrecerle una experiencia deseada al empleado. Con los sistemas automatizados, es posible revisar, aprobar o abordar rápidamente dichas solicitudes y administrar las ausencias planificadas para minimizar su efecto en la empresa.

Las revisiones de los empleados y los aumentos salariales también pueden suponer un impacto significativo en la satisfacción de los empleados. Las alertas automatizadas dentro del sistema pueden notificar al personal de RR. HH. sobre los próximos aniversarios de empleados, las fechas de elegibilidad de los beneficios y otros hitos importantes. Cuando las revisiones o los aumentos salariales se ingresan en el archivo del empleado, un sistema integrado puede actualizar automáticamente la tasa de pago del empleado, lo que permite que el aumento entre en vigor en el momento adecuado designado por el empleador. Cuando RR. HH. dispone de las herramientas para actuar con rapidez en este tipo de casos, los empleados pueden sentir mayor aprecio y satisfacción en el trabajo.

Gracias a los sistemas totalmente integrados, los empleados también pueden acceder a mayores oportunidades de autoservicio. Al iniciar sesión para introducir su tiempo, también pueden acceder a los datos de la nómina, las deducciones fiscales y la selección de beneficios. Conectar la nómina y el control de tiempo aumenta la eficacia y los empleados pueden encontrar los datos que necesitan; todo en una plataforma fácil de usar.

Mejora del acceso a los datos y la seguridad

Simplificar la entrada de datos también puede ser útil para aumentar la precisión y la seguridad de su información de nómina y de RR. HH. en todas las plataformas. Dado que son menos las personas autorizadas que ingresan información y acceden al sistema, es más probable que los datos sean precisos y hay menos posibilidades de que se introduzcan cambios no autorizados o de que la información en las distintas plataformas sea incompatible. De esta manera, se pueden evitar errores costosos y se ahorra el tiempo y el dinero que llevaría corregir las imprecisiones.

Una interfaz integrada también puede ayudar a mejorar la seguridad de los datos, ya que los sistemas de beneficios de RR. HH. y de nómina contienen información altamente confidencial de la empresa y de los empleados, como datos salariales y números de seguro social. Al integrar estos sistemas en una plataforma de RR. HH. muy segura, puede contribuir a reducir las posibilidades de que se produzcan filtraciones de datos. Si se disminuye la cantidad de puntos de acceso al sistema a través de una plataforma integrada y se eliminan los sistemas dispares, las empresas pueden ayudar a reducir las posibilidades de que los hackers internos o externos obtengan acceso no autorizado a información confidencial.

Qué buscar en un sistema integrado de administración de tiempo y asistencia, y de nómina

Según el tamaño de su empresa y de la complejidad de la nómina, hay una serie de funciones dentro de los sistemas integrados de nómina para reducir errores, agilizar los informes y brindar información útil. Al evaluar sistemas de nómina integrados, busque los siguientes elementos:

• Software basado en la nube con actualizaciones automáticas.
• Capacidades de autoservicio para empleados.
• Paneles de informes fáciles de usar.
• Capacidad para configurar alertas y recordatorios.
• Herramientas de cumplimiento.

Control de tiempo como parte de un sistema integrado de nómina y RR. HH.

Cuando la información de nómina y de RR. HH. está disponible en conjunto desde una sola interfaz, las funciones de autoservicio son mucho más eficaces. Los empleados pueden iniciar sesión en el sistema y acceder rápidamente a información sobre la nómina, las vacaciones disponibles y la licencia por enfermedad, las deducciones de impuestos actuales y los beneficios. Esto permite que los empleados puedan encontrar respuestas a preguntas básicas por su cuenta, lo que puede aumentar la satisfacción y reducir el tiempo que la administración y RR. HH. pierden en resolver problemas simples.

Usar un servicio de nómina integrado también puede facilitar al personal de RR. HH. y a los gerentes el acceso a la información de los empleados cuando lo soliciten, lo que les ahorrará tiempo y les permitirá tomar decisiones más informadas. Además, los gerentes pueden sentir más confianza en que la información que consultan es precisa y está actualizada.

No deje que los procesos de control de tiempo obsoletos, manuales o separados disminuyan su productividad. Cámbiese a un sistema de nómina que esté totalmente integrado con una potente solución de control de tiempo en línea para poder administrar de forma eficaz los procesos de RR. HH. y, al mismo tiempo, minimizar las ineficiencias.

Un calendario de pago de nómina puede ser útil para que las empresas presupuesten y planifiquen los gastos de compensación durante todo el año. Ya sea que pague a los empleados cada dos semanas, dos veces al mes, una vez por semana o solo una vez al mes, deberá programar las fechas y calcular la cantidad de períodos de pago en un año para garantizar que el proceso funcione sin problemas. En el caso de las empresas con sede en los Estados Unidos, en los departamentos de nómina, se deberá prestar atención a los principales días festivos en que los bancos pueden estar cerrados y al momento de las fechas de pago durante todo el año.

¿Qué es un calendario de pago de nómina?

Al realizar el pago de la nómina, las empresas suelen seguir un cronograma específico, como las fechas de pago cada dos semanas. Programar las fechas de pago de las nóminas en un año calendario antes del comienzo del año es útil para que los empleadores puedan presupuestar de forma adecuada y cumplir con las leyes y reglamentos sobre el pago de salarios. En los calendarios detallados, se puede incorporar no solo las fechas de pago reales, sino información adicional, como las fechas de finalización del período de pago, las fechas de vencimiento de la hoja de registro de tiempo y los días de trabajo cubiertos dentro de cada período de pago.

Un calendario de pago de nómina sirve para garantizar que toda la administración relacionada con las nóminas se complete a tiempo y que se eviten los retrasos en la nómina. Realizar un bosquejo del calendario con anticipación ayuda a identificar cuándo se necesitarán ajustes en el proceso de pago de nómina. Es posible que los empleadores también necesiten comunicar los cambios por adelantado a los empleados para establecer expectativas de cambios en las fechas de pago.

Por ejemplo, si al revisar el próximo calendario, se comprueba que uno o más días de pago coinciden con los días festivos, es posible que sea necesario realizar ajustes. Según la fecha en que se produzca el último pago del período anual, es posible que el cálculo de la nómina deba extenderse al siguiente año calendario. También pueden ser necesarios otros ajustes, como en el caso de los meses con tres períodos de pago que pueden surgir si se recurre a un cronograma con períodos de pago cada dos semanas.

¿Cuántos períodos de pago hay en un año?

Al preparar un calendario de pago de nómina, primero se deberá determinar con qué frecuencia su empresa emitirá cheques de pago. Los períodos de pago cada dos semanas son los más comunes, pero, según las leyes de frecuencia de pago, las necesidades comerciales y las preferencias de los empleados, puede optar por pagarles a los trabajadores dos veces al mes, una vez por mes o, incluso, una vez a la semana. Antes de finalizar un calendario de pago de nómina, los empleadores también deben verificar las leyes o normas estatales o locales aplicables para determinar las restricciones de frecuencia de pago.

Calendario de pago de nómina cada dos semanas

Los empleadores que usan un cronograma de pago cada dos semanas pagarán a los empleados el mismo día, por lo general, un viernes, cada dos semanas. El método de pago cada dos semanas requiere la flexibilidad de manejar un tercer trámite de nómina en algunos meses. Normalmente, hay 26 períodos de pago cada dos semanas en un año, pero, según cómo caigan los días de la semana, podría haber 27. En algunos meses, la fecha de pago normal se repetirá tres veces, en lugar de dos. Como resultado, el calendario de pago de nómina debe revisarse antes del comienzo del año para permitir una planificación adecuada.

Calendario de pago de nómina dos veces al mes

Al seguir un calendario de pago de nómina dos veces al mes, los períodos de pago se repiten en la misma fecha, dos veces al mes, como el 15 y el 30 o el 31. Es posible que sea necesario ajustar los calendarios de pago de nómina cuando la fecha de pago normal caiga en un fin de semana o un día festivo en que los bancos estén cerrados. Por lo general, los cheques de pago se envían en el día laboral más cercano a la fecha de pago establecida, excepto cuando la ley estatal dicta lo contrario.

Calendario de pago de nómina mensual

Para los períodos de pago mensual, los empleados recibirían doce distribuciones salariales, una vez al mes en una fecha determinada con antelación. Esto podría ser, simplemente, el último día hábil del mes u otra fecha que funcione mejor después de considerar factores como la carga de trabajo del departamento encargado de los pagos de nómina, las preferencias de los empleados, el flujo de efectivo de la empresa y los requisitos de frecuencia de pago estatales. Se puede utilizar un calendario de pago de nómina para identificar la fecha de pago de cada mes, según los días festivos y fines de semana.

Calendario de pago de nómina semanal

El procesamiento de pago de nómina semanal conlleva una mayor carga administrativa, pero también puede aumentar la satisfacción de los empleados y puede ser necesario para ciertas industrias en determinados estados. Si el pago de la nómina se procesa cada semana, durante todo el año, esto suele dar como resultado 52 períodos de pago, según la fecha del último período de pago, que puede trasladarse al año siguiente.

La nómina de pago programada puede simplificar el negocio

Un calendario de pago de nómina resulta útil para muchos propósitos, desde brindar una herramienta visual que ayude a organizar el proceso de nómina hasta establecer fechas límite para el envío de tarjetas de fichaje y comunicar las próximas fechas de pago. Un calendario de pago de nómina también puede ser útil para la toma de decisiones sobre el flujo de efectivo y los gastos operativos. Programar las fechas de pago con su proveedor de servicios de nómina también puede mejorar la planificación y la elaboración de presupuestos. Asimismo, al conocer las fechas de pago de nómina del año, puede tomar medidas para asegurarse de contar con el personal y los recursos financieros necesarios para emitir sus pagos a tiempo.