Planes de seguro médico grupal

Los empleados buscan paquetes de beneficios que incluyan el cuidado médico. ¿Cómo puede ofrecer un plan y, a la vez, considerar su rentabilidad?

En respuesta a la conmoción generada en el personal por la pandemia de COVID-19 y la gran dimisión, las empresas mejoraron sus paquetes de beneficios, especialmente aquellos relacionados con el cuidado médico. Para los empleadores, aprender cómo reducir los costos de cuidado médico del empleador puede ser abrumador. Sin embargo, es importante hacerlo.

Proveer beneficios de cuidado médico y administrar los costos asociados es esencial para mantenerse competitivo a la hora de atraer y retener a los empleados, así como para proteger la productividad de esos empleados. La Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex de 2022 revela que el 72 % de los empleadores ofrecen beneficios de salud en comparación con solo el 61 % antes de la pandemia. Y hasta el 88 % de los empleadores clasifican los beneficios relacionados con la salud como extremadamente importantes según la Encuesta de beneficios para los empleados de 2022 de Society for Human Resource Management.

Cuando se trata de reducir los costos de cuidado médico, ¿por dónde se empieza? En 2022, Kaiser Family Foundation informó que las primas de cuidado médico para una familia promedio fueron de $22 463. Esto conlleva una enorme carga financiera para muchos trabajadores. Como empleador, desea ofrecerles a sus empleados los mejores beneficios de cuidado médico posibles a un costo que pueda pagar. Si comprende cómo se calculan las primas del seguro médico, los costos que están bajo su control y las formas de reducir los costos del cuidado médico del empleador, podrá elegir un plan de cuidado médico que se adapte mejor a su negocio.

¿Quién establece las primas del seguro médico colectivo y cómo se calculan?

Cada estado posee su propio conjunto de normas para el seguro médico grupal, lo que hace que su negocio sea uno de los factores más importantes que afectan las primas. Las compañías de seguros calculan las primas en función de las normas aplicables, además de la edad de su grupo, si el empleado asegura a una persona o a una familia y el consumo de tabaco para calcular las primas que usted paga por los distintos tipos de plan. Según la Ley de Asistencia Sanitaria Asequible (ACA, por sus siglas en inglés), la salud, el historial médico o el sexo de una persona no pueden afectar su prima.

Al buscar un plan de salud para empleados, las pequeñas empresas pueden beneficiarse del Programa de opciones de salud para pequeñas empresas (también conocido como SHOP). Este programa les brinda opciones a las empresas pequeñas calificadas para ofrecerles a los empleados planes de salud y atención dental de calidad. La participación en SHOP es necesaria a fin de calificar para el crédito fiscal de cuidado médico dirigido a pequeñas empresas, que puede ser igual al 50 % de sus costos de cuidado médico. El mercado SHOP es un recurso en línea en que se ofrecen varias opciones de planes de cuidado médico por estado. Si una empresa califica, puede inscribirse y administrar los programas en línea.

¿Qué costos de cuidado médico están bajo su control?

Según investigaciones de la Kaiser Family Foundation, en 2022, la pequeña contribución promedio del empleador para la cobertura única en primas de cuidado médico fue de $8012 (en el caso de las grandes empresas, fue de $7873). Multiplique este monto por la cantidad de empleados y podrá ver cómo, incluso una pequeña medida de control de costos, puede marcar una gran diferencia en el presupuesto. Algunos de los factores importantes que afectan los costos están bajo su control en su rol de empleador, y las compañías de seguros suelen estructurar sus ofertas de planes en torno a ellos. Estos son algunos de ellos:

1. Compañía de seguros: Identificar a la mejor compañía de seguros para su negocio es clave en la gestión de los costos. Las primas de su plan pueden ser más altas o más bajas según la elección de su compañía de seguros.
2. Deducible: Los planes con deducibles elevados suelen tener primas más bajas y viceversa. Puede elegir qué plan o rango de planes ofrece la mejor relación cobertura-asequibilidad.
3. Copago: Ofrecer un plan con un monto de copago más alto puede ayudar a reducir las primas del plan. Los copagos más bajos para los participantes, generalmente, se traducen en primas más altas.
4. Recetas: La cobertura para recetas puede ofrecerse por separado del plan de seguro médico principal de su empresa o no ofrecerse en absoluto. En la mayoría de los casos, cuanto más pague su cobertura de recetas por medicamentos genéricos o altamente especializados de marca, mayor será el monto de la prima.

Siete maneras de reducir los costos de cuidado médico de los empleadores

Los costos de cuidado médico pueden ser difíciles de manejar, por lo que es importante tomarse el tiempo de investigar opciones adicionales a principios del año. Estas son algunas ideas para reducir los costos de cuidado médico y aprovechar al máximo el dinero gastado.

1. Cambio a planes con deducibles elevados y cuentas de ahorro para la salud (HSA)

Una de las estrategias más comunes que adopta el empleador para reducir los costos de cuidado médico es exigir que los empleados contribuyan más a su seguro médico. Sin embargo, tenga en cuenta que los empleados poseen una carga financiera; por ende, suelen tener poco espacio para absorber más gastos mensuales. Mediante el cambio a planes con deducibles más altos y, al mismo tiempo, la propuesta de los beneficios fiscales y de jubilación de una HSA, puede ayudar a todos a hacer rendir su dinero. De hecho, según la Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex de 2022, los beneficios de los planes de jubilación son el segundo beneficio más popular ofrecido por empresas con entre veinte y quinientos empleados. Una HSA es una solución para ambos.

2. Mayor educación de los empleados sobre el cuidado médico

A los empleados se les puede dar la oportunidad de reducir sus costos de cuidado médico y, a su vez, los costos de cuidado médico de su empleador, pero deben ser consumidores informados para actuar sobre esas oportunidades. A usted, como empleador, le corresponde brindar información accesible y útil que eduque y permita a los empleados aprovechar al máximo sus beneficios.

Las empresas pueden organizar seminarios de empleados para enseñarles sobre los planes de salud y cómo reducir sus costos, ya sea que utilicen centros de atención urgente, en lugar de salas de emergencias, cuando corresponda o comprendan cómo leer sus facturas médicas y revisar los errores. También hay más herramientas disponibles que permiten a los empleados comparar mejor los costos del cuidado. También es posible que se necesite educación y difusión de la información de forma periódica para conectar a los empleados con otros beneficios de salud patrocinados por el empleado.

3. Telemedicina

Las visitas al médico pueden llevar mucho tiempo y suponer una gran dificultad. Con los avances en videoconferencias mediante una computadora, un teléfono inteligente o una tablet, la telemedicina se convirtió en un método alternativo y aceptable de prestación de cuidado médico. La telemedicina no solo es conveniente, sino que es una forma de ayudar a mitigar los costos de cuidado médico para sus empleados y para usted. Gracias a su eficiencia, es menos costosa y una opción más asequible que una visita al consultorio.

4. Programas de bienestar

Mediante los programas de bienestar, los empleados pueden ser más conscientes sobre su salud, lo que fomenta mejores elecciones y comportamientos. Estos esfuerzos pueden dar lugar a una menor cantidad de reclamos y a mayores niveles de productividad, así como a empleados que se sientan física y mentalmente más saludables y, por lo tanto, tengan un mayor compromiso con su trabajo. Los programas para dejar de fumar, los descuentos en clases de gimnasia, el control de la diabetes, los exámenes biométricos, la reducción del estrés e, incluso, las actividades organizadas patrocinadas por la empresa pueden fomentar comportamientos más saludables.

5. El balance entre el trabajo y la vida personal

La pandemia de COVID-19 llevó el tema del balance entre el trabajo y la vida personal al centro de atención y la respuesta de los empleados dio el impulso a la gran dimisión. Según la Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex de 2022, incorporar el balance entre el trabajo y la vida personal en la cultura de la empresa es una estrategia que utilizan los equipos de RR. HH. para que los empleados eviten el agotamiento y manejen el estrés, ya que estos repercuten de manera negativa en la salud tanto física como mental. El hecho de apoyar situaciones laborales remotas e híbridas y ofrecer un grupo de recursos para empleados (ERG, por sus siglas en inglés) son solo dos de las estrategias de bajo costo que los empleadores pueden adoptar para reducir los costos de cuidado médico mediante un enfoque de balance entre el trabajo y la vida personal.

6. Programas de asistencia médica

Ofrecer beneficios adicionales de cuidado médico puede parecer una estrategia extraña para que las empresas puedan reducir los costos de salud. Sin embargo, brindar servicios de asistencia puede ayudar a administrar los costos de cuidado médico a largo plazo. Investigue el costo de un servicio de asistencia médica externo o complementario, o pregúntele a su proveedor de seguros si posee alguna oferta. Las líneas directas y otras formas de comunicación, como mensajes de texto, chats o videoconferencias con personal de enfermería, asesores u otro personal con licencia y experiencia, pueden ser útiles para los empleados con problemas de salud básicos, referencias especializadas o preguntas sobre seguros. Mediante los programas que controlan el asma, la diabetes, el dolor crónico, la obesidad, la adicción y otras enfermedades crónicas también puede beneficiar a sus trabajadores y reducir los costos de cuidado médico del empleador a largo plazo.

7. Deducibles y copagos

Las empresas que buscan reducir los costos de cuidado médico pueden considerar cambiar los deducibles actuales o los copagos de los empleados. Es posible que los empleados que no suelen ir al médico, salvo en caso de revisiones preventivas, prefieran pagar más por visita, en lugar de que un monto aumentado de la prima de cuidado médico se deduzca de su cheque de pago quincenal. Entender cómo el personal utiliza los planes de salud puede serle útil a fin de elegir uno que funcione bien para todos. Los deducibles y otras formas de gastos compartidos, especialmente para personas o familias con bajos niveles de ingresos, podrían ocupar una gran porción del cheque de pago de un trabajador. Sin embargo, usted quiere ayudar a garantizar que sus empleados comprendan sus opciones para que puedan prepararse en caso de tener una emergencia médica.

Seleccione el plan de cuidado médico adecuado para las necesidades de sus negocios

Como hay muchos tipos de seguros colectivos que ofrecen las diferentes compañías de seguros, puede ser difícil saber exactamente qué plan lo ayudará a garantizar que sus empleados y usted posean la cobertura adecuada.

Cuantas más opciones explore a la hora de elegir un plan de seguros, más podrá ajustar las necesidades de seguro de la empresa y los empleados a su presupuesto. Comuníquese con un agente de seguros especializado a fin de recibir ayuda para determinar la mejor manera de controlar los costos.

Descargo de responsabilidad: El seguro es vendido y administrado por Paychex Insurance Agency, Inc., 225 Kenneth Drive, Rochester, NY 14623. Licencia CA 0C28207.

Cuando se trata de los cambios continuos en la reforma del cuidado de salud, las pequeñas empresas necesitan toda la ayuda que puedan recibir. Además, para muchas de esas pequeñas empresas, una organización del empleador profesional (PEO, por sus siglas en inglés) en la que los trabajadores forman parte de un grupo mucho más grande de empleo administrativo y de beneficios podría ser la solución a su desafío en materia de beneficios de salud.

¿Cuáles son algunos ejemplos de la reforma del cuidado de salud que impacta a las pequeñas empresas?

Cuando la ley de reforma integral del cuidado de salud conocida como Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, por sus siglas en inglés) se aprobó en marzo de 2010, se efectuaron cambios drásticos en la forma en que los estadounidenses aseguran tanto su seguro médico como los servicios de cuidado de la salud. La ACA implementó posibles sanciones fiscales a empresas e individuos para fomentar la responsabilidad financiera compartida de los costos del seguro médico. Desde entonces, la reforma del cuidado de salud ha sufrido algunos cambios.

Aunque la multa fiscal para una persona que no tiene un seguro médico básico se redujo a cero en el año fiscal 2019, no puede decirse lo mismo para las empresas. La ACA exige que los empleadores grandes aplicables (ALE, por sus siglas en inglés), empleadores con, en general, un promedio de, como mínimo, 50 empleados a tiempo completo, incluidos los equivalentes a tiempo completo, durante el año calendario anterior, deben ofrecer una cobertura asequible y adecuada a los empleados a tiempo completo y a sus dependientes o arriesgarse a pagar una sanción severa si, al menos, un empleado a tiempo completo recibe un crédito fiscal de primas al comprar una cobertura en un mercado gubernamental. Estas disposiciones de responsabilidad compartida por el empleador para la cobertura médica también se conocen como "el mandato del empleador". Sin embargo, ¿qué pasa con las pequeñas empresas? Aunque los pequeños empleadores no están sujetos a la disposición, el efecto de la reforma del cuidado de salud se siente de varias maneras.

Con el aumento continuo de los costos de cuidado médico, los beneficios que lo hacen más asequible continúan siendo populares entre los empleados. A fin de ayudar a evitar que los empleados abandonen un puesto para trabajar con los ALE, quienes deben ofrecer un seguro médico asequible y adecuado a los empleados a tiempo completo o arriesgarse a una posible sanción, los empleadores de pequeñas empresas deben encontrar formas de brindar a su personal beneficios de salud similares. Una estrategia se presenta en la forma de cuentas de beneficios médicos. En cuanto al seguro médico, algunos empleadores de pequeñas empresas están utilizando una PEO para acceder a opciones de seguro médico rentables.

La reforma del cuidado de salud también ha dado a las pequeñas empresas la oportunidad de destacarse. Proporcionar un seguro médico para evitar sanciones es muy diferente de hacerlo por voluntad propia. Optar por ofrecer un seguro médico envía un mensaje claro de que se preocupa por el bienestar de sus empleados. La relación con una PEO es estratégica y podría utilizarse para brindar soluciones de seguro médico asequibles y, al mismo tiempo, posicionar a su negocio como un lugar de trabajo deseable.

Los empleadores de pequeñas empresas que respondieron a la reforma del cuidado de salud proporcionando beneficios de salud están bien posicionados para obtener ventajas complementarias. El seguro médico y las cuentas de beneficios de salud podrían ayudar a mejorar el bienestar físico y mental de su personal, lo que se traduciría en menos días de licencia por enfermedad, mayor productividad, menos reclamaciones de salud y un entorno de trabajo más feliz en general. Además, muchos beneficios antes de impuestos asociados con los beneficios de salud pueden ayudar a sus trabajadores a conservar una mayor parte de sus ingresos.

Requisitos actuales de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio

La reforma del cuidado de salud y los requisitos de las pequeñas empresas están en cambio constante. Mantenerse al día con la reforma del cuidado de salud podría ayudar a los empleadores a estar preparados. Esta es una breve revisión de los requisitos de la ACA que tanto las pequeñas como las grandes empresas deben cumplir para 2023.

• Las pequeñas empresas con 25 empleados o menos que ganen salarios anuales inferiores a USD 61 400 (año fiscal 2023) podrían aprovechar la posibilidad de ofrecer seguro médico a través del Programa de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas (SHOP, por sus siglas en inglés) del mercado de seguros de salud. Tenga en cuenta que los estados eligen si se define a los empleadores más pequeños como empleadores de 1-50 o de 1-100 FTE. En California, Vermont, Colorado y Nueva York, el umbral es de 100 empleados equivalentes a tiempo completo.
• Estas pequeñas empresas, junto con agentes y corredores, pueden crear una cuenta, elegir a un agente o corredor certificado del Programa de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas y verificar su elegibilidad para la cobertura. La pequeña empresa también debe pagar el 50 % de las primas de los empleados.
• Los empleadores más grandes con, en general, un promedio de 50 o más empleados a tiempo completo, incluidos los equivalentes a tiempo completo, durante el año calendario anterior, deben ofrecer una cobertura adecuada y asequible a sus empleados a tiempo completo y a sus dependientes, o potencialmente enfrentar sanciones financieras. Para el año fiscal 2023, la sanción conforme al artículo 4980H(b) es de USD 360 por mes o USD 4320 anuales. No hay exclusiones de la sanción para los ALE.
• Las pequeñas empresas que aprovechan los incentivos fiscales ofreciendo seguro médico a través del mercado y los ALE sujetos a la disposición de responsabilidad compartida de la reforma del cuidado de salud deben cumplir con los requisitos de presentación de informes de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, por sus siglas en inglés).

Cómo puede ayudar una PEO

Una organización del empleador profesional (PEO, por sus siglas en inglés) crea un modelo en el que una pequeña o mediana empresa forma una relación contractual con un grupo mayor de beneficios y empleo administrativo. Las PEO son un recurso popular para las pequeñas empresas que buscan opciones de tercerización de servicios administrativos para la gestión de recursos humanos, el procesamiento de nóminas, la presentación de impuestos sobre la nómina, la gestión de riesgos, la administración de beneficios para empleados y la asistencia para mantener el cumplimiento de las leyes y regulaciones estatales y federales.

En lo que respecta al cuidado de la salud, las PEO pueden ser una ayuda eficiente para las pequeñas empresas. Con sus amplios conocimientos y recursos, una PEO puede ser la mejor opción para cumplir con las regulaciones de la ACA o aprovechar la reforma del cuidado de salud.

¿Cómo reduce una PEO los costos relacionados con los planes de cuidado médico? Si bien una PEO no asume estas responsabilidades por completo para los clientes, sí podría ayudarlo mientras hace frente a sus obligaciones en materia de cuidado de salud con respecto a estas áreas críticas:

• Cálculo de la cantidad de empleados equivalentes a tiempo completo*
• Determinación de la elegibilidad, las contribuciones y las clasificaciones de empleados
• Informes de cobertura médica calificada
• Cumplimiento con los cambios relacionados con los impuestos
• Cambios relacionados con las cuentas de ahorros para la salud
• Declaraciones de impuestos asociadas
• Orientación sobre el período de inscripción y apoyo de RR. HH.

Paychex HR PEO ofrece a su empresa:

• Acceso a más diseños de planes a precios competitivos
• Un punto único de adquisición para la mayoría de las necesidades de beneficios y seguros (si no todas), incluidos los seguros médicos, dentales, de vida, de discapacidad, oftalmológicos y de otro tipo, como el de compensación de los trabajadores.

Abordar la reforma del cuidado de salud con las PEO

La reforma del cuidado de salud y las pequeñas empresas están más que nunca estrechamente ligadas. Obtenga más información sobre cómo una PEO puede ayudarlo a abrirse camino a través de sus obligaciones de seguro médico y a simplificar su vida como propietario de una pequeña empresa.

Servicios de organización de empleadores profesionales (PEO) proporcionados por Paychex Business Solutions, LLC (licencia de arrendamiento de empleados de Florida GL7), Oasis Outsourcing, LLC (licencia de arrendamiento de empleados de Florida GL42) y sus afiliadas, que tienen licencia o están registradas para proporcionar servicios de PEO cuando así lo requiera la ley.

* Tenga en cuenta que este no es un cálculo preciso. Posiblemente, el empleador deba efectuar cálculos adicionales cuando la nómina cruza meses.

Los propietarios de negocios deben comprender los términos comunes que se usan con respecto a la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, siglas en inglés), de qué manera hacer los cálculos apropiados y cómo cumplir con los requisitos de informes de la ACA.

Plazos de presentación de informes de ACA: Fechas importantes para 2023

Para el año fiscal 2022, el empleador grande aplicable debe proporcionar el formulario 1095-C a los empleados correspondientes antes del 2 de marzo de 2023. La fecha límite para presentar los formularios 1094-C y 1095-C en papel ante el IRS es el 28 de febrero de 2023. La fecha límite para la presentación electrónica es el 31 de marzo de 2023. La tasa de accesibilidad para los años del plan con inicio en 2023 es del 9.12 % (una disminución del 9.61 % para los años del plan con inicio en 2022).

Las empresas sujetas a los requisitos de seguimiento e informes de la ACA tienen varias fechas límite para cumplir con sus requisitos de la ACA. Hay fechas límite para facilitar los formularios a los empleados y para presentarlos ante el IRS. El IRS brindó permanentemente una prórroga automática de 30 días a partir de la fecha de vencimiento del 31 de enero para que los empleadores grandes aplicables (ALE, por sus siglas en inglés) proporcionen los formularios 1095-C a los empleados correspondientes. 

La fecha límite para presentar todos los formularios en papel de la ACA ante el IRS continúa siendo el 28 de febrero. Sin embargo, la fecha límite es el 31 de marzo si se presenta electrónicamente. La fecha de vencimiento es el siguiente día hábil si cae en un fin de semana o feriado legal. Se debe tener en cuenta que todos los empleadores que tengan 250 declaraciones o más por presentar deben hacerlo electrónicamente.

¿Quién está obligado a informar según la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio?

Los empleadores grandes aplicables (ALE, por sus siglas en inglés) tienen la obligación de presentar informes en virtud de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio. Los ALE tienen un promedio de 50 empleados a tiempo completo o más, incluidos los empleados equivalentes a tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés), durante el año anterior. Esta distinción es un parámetro clave, ya que solo los ALE están sujetos a las disposiciones de la responsabilidad compartida del empleador (ESR, por sus siglas en inglés) de la ACA y deben cumplir con los requisitos aplicables de presentación de informes de la ACA.

¿Cuáles son los requisitos de presentación de informes en virtud de la ACA?

Los empleadores que cumplan los requisitos para ser considerados ALE deben presentar todos los formularios correspondientes en virtud de la ACA. De lo contrario, podrían recibir sanciones cada año.

Cómo calcular equivalentes a tiempo completo para los informes en virtud de la ACA

Para calcular sus equivalentes a tiempo completo, sume las horas de servicio de todos los empleados que trabajaron menos de un promedio de treinta horas semanales o 130 horas mensuales en un mes determinado. No cuente más de 120 horas por empleado al mes. Luego, divida el total de horas por 120 para obtener su recuento de FTE de ese mes. Este número se agrega al recuento de empleados regulares a tiempo completo de cada mes. El número total de empleados a tiempo completo, incluidos los equivalentes a tiempo completo de cada mes del año calendario anterior, dividido por 12, determina si una empresa es un ALE de conformidad con las disposiciones sobre la responsabilidad compartida del empleador (ESR, por sus siglas en inglés).

Requisitos de presentación de informes en virtud de la ACA y cobertura médica que se ofrece a los empleados

Para cumplir con la ACA, los empleadores que alcanzan el nivel de ALE deben ofrecer una cobertura de seguro médico adecuada y asequible a los empleados a tiempo completo y a sus dependientes o arriesgarse a una evaluación si, al menos, un empleado a tiempo completo adquiere una cobertura de seguro médico en un mercado público y recibe un crédito fiscal por primas. Los ALE deben completar los formularios 1094-C y 1095-C para brindar información sobre la cobertura de seguro médico que se ofrece a los empleados a tiempo completo y a sus dependientes.

La ACA también ofrece detalles específicos sobre qué constituye una cobertura adecuada y asequible. La ACA define la cobertura asequible como aquella que no le cuesta al empleado más del 9.5 % (ajustado a la inflación cada año) de los ingresos familiares del empleado para obtener la cobertura mínima esencial más económica e individual. Los planes también deben cumplir un límite de valor mínimo (MV, por sus siglas en inglés), es decir, el plan debe cubrir, al menos, el 60 % del costo total permitido de los beneficios del plan.

¿Cómo se determina la asequibilidad?

Al reconocer que es difícil que los empleadores conozcan los ingresos familiares de sus empleados, el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos estableció los siguientes tres refugios tributarios en el reglamento final de la ESR que se pueden utilizar para evaluar la asequibilidad de una oferta de cobertura, en lugar de usar los ingresos familiares.

• Refugio tributario W-2: La oferta de cobertura de un ALE para todos los meses de un año calendario se considera asequible si la contribución requerida del empleado para la cobertura individual de menor costo que ofrece el MV para el año calendario no supera el 9.5 % (ajustado) de los salarios pagados al empleado por el empleador, como se indica en la casilla 1 del Formulario W-2. Se aplican normas especiales a los años parciales de empleo.
• Tarifa de pago del refugio tributario: La oferta de cobertura del ALE para un mes calendario es asequible si la contribución mensual requerida del empleado para la cobertura individual de menor costo que ofrece el MV no supera el 9.5 % (ajustado) de un monto igual a 130 horas multiplicado por la tarifa salarial por hora del empleado a partir del primer día del periodo de cobertura o la tarifa salarial por hora más baja del empleado durante el mes, si se trata de un empleado por hora, o el salario mensual del empleado, si se trata de un empleado que no trabaja por hora, el que sea menor.
• Refugio tributario de la línea de pobreza federal: La oferta de cobertura de un ALE para un mes calendario es asequible si la contribución requerida del empleado para el mes calendario para la cobertura individual de menor costo que ofrece el MV no supera el 9.5 % (ajustado) de la línea de pobreza federal para un solo individuo para el año calendario dividido por 12.

Tenga en cuenta que los incentivos a las primas de un programa de bienestar pueden influir en el cálculo de la asequibilidad. Los incentivos de prima relacionados con la vacuna contra el COVID-19 en el marco de un programa de bienestar, al igual que otros incentivos de prima no relacionados con el consumo de tabaco, se consideran no ganados, mientras que los incentivos de bienestar calificados relacionados con el tabaco se consideran ganados. Esto significa que el impacto en la contribución requerida del empleado será como si este no hubiera recibido la vacuna contra el COVID-19. Nota: En las preguntas frecuentes que publicó el Departamento de Trabajo, Salud y Servicios Humanos y Hacienda de los Estados Unidos, se establece que los incentivos a la prima por COVID-19 deben cumplir los requisitos de un programa de bienestar basado únicamente en la actividad y condicionado a la salud.

Ejemplo: Un ALE ofrece cobertura a los empleados a tiempo completo y a sus dependientes. La cuota mensual del empleado de la cobertura individual de menor costo es de $200.

Descuento: Si el plan aplica un descuento en la prima de $50 por mes a las personas que reciban la vacuna contra el COVID-19 en el marco de un programa de bienestar, el descuento de la prima no se tendrá en cuenta a la hora de determinar la contribución requerida del empleado, independientemente de si el empleado recibió la vacuna o no. La contribución requerida del empleado por mes es de $200 a efectos de la ESR. Es cambio, si el descuento está relacionado con un programa para dejar de fumar, la contribución requerida del empleado sería de $150.

Recargo: Si el plan tiene un recargo de $50 al mes en la prima para las personas que no reciben la vacuna, el recargo se agrega a la contribución requerida del empleado, independientemente de si el empleado recibió la vacuna o no. La contribución requerida del empleado es de $250 (200 + 50) por mes a efectos de la ESR. Si el recargo está relacionado con un programa para dejar de fumar, la contribución requerida del empleado sería de $200 a efectos de la ESR.

Además, si un empleador ofrece un pago a un empleado, en lugar de inscribirse en el plan de seguro de salud del empleador, este pago por exclusión afecta el cálculo de la asequibilidad. A efectos de la responsabilidad compartida del empleador (ESR, por sus siglas en inglés), la guía proporciona lo siguiente:

• Los pagos por exclusión incondicional aumentan la contribución requerida de un empleado por el monto del pago.
• Los pagos por exclusión condicional NO aumentan la contribución requerida de un empleado por el monto de un pago por exclusión.

Del mismo modo, las contribuciones del empleador a un acuerdo de reembolso de salud (HRA, por sus siglas en inglés) y a créditos flexibles para la salud según el plan de cafetería de la Sección 125 pueden afectar las contribuciones requeridas de un empleado de la siguiente manera:

• HRA: La contribución requerida del empleado, generalmente, se reduce por el monto de la contribución del empleador a los HRA, siempre que el empleado pueda usar los montos para pagar las primas de un plan elegible patrocinado por el empleador; o primas de un plan elegible patrocinado por el empleador y también costos compartidos o beneficios de salud no cubiertos por el plan. El HRA debe integrarse con un plan de salud patrocinado por el empleador.
• Créditos flexibles para la salud: La contribución requerida de un empleado se reduce por el monto de la contribución del empleador a los créditos flexibles para la salud solo si el empleado está limitado en el uso de la cantidad de cobertura de seguro de salud o gastos de atención médica, según se define en el Código de impuestos internos §213.

Evaluaciones por no ofrecer un seguro de salud asequible y adecuado

Si un ALE no ofrece una cobertura mínima esencial (MEC, por sus siglas en inglés), como mínimo, al 95 % de sus empleados a tiempo completo y a sus dependientes, el empleador corre el riesgo de que se le imponga un tipo de pago de responsabilidad compartida del empleador (ESRP, por sus siglas en inglés) si, al menos, un empleado a tiempo completo adquiere un seguro médico en un mercado público y recibe un crédito fiscal para primas. El pago es de $2000 por empleado a tiempo completo (ajustado cada año según la inflación), una vez excluidos los primeros 30 empleados a tiempo completo. Se trata de una sanción en virtud del artículo 4980H(a).

También existe una sanción conforme al artículo 4980H(b), que se aplica si el ALE ofrece cobertura al 95 % de sus empleados a tiempo completo, pero esta no cumple las estipulaciones de valor mínimo y asequibilidad mencionadas anteriormente. Esta multa es de $3000 por empleado (ajustada cada año según la inflación) que haya recibido el crédito fiscal para primas que ofrece el IRS para personas sin acceso a una cobertura asequible.

Recopilación y envío de datos para cumplir con los requisitos de presentación de informes de la ACA

Cada año, los ALE sujetos a los requisitos de presentación de informes de la ACA deben recopilar datos sobre los empleados aplicables y enviar esta información al IRS. Es vital prestar atención a los detalles de todos los formularios y requisitos, ya que cualquier error, inexactitud o retraso en el procesamiento puede acarrear multas e intereses.

Formularios de la ACA obligatorios para la presentación de informes: Formularios 1095-C y 1094-C

El primer requisito de presentación de informes para los ALE es brindar una copia del Formulario 1095-C a cada empleado a tiempo completo, independientemente de si se inscribió en el plan de salud que patrocina la empresa o no. Los empleadores también deben conservar una copia de cada formulario 1095-C para enviarla al IRS a fin de cumplir los requisitos de presentación de informes en virtud de la ACA. Completar las líneas 14 a 16 de este formulario de forma correcta puede resultar especialmente complicado para muchas personas.

Los empleadores también deben completar el Formulario 1094-C, que sirve de resumen para los formularios 1095-C agregados y ofrece información útil al IRS, incluidos los datos de contacto y el número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés), el nombre de una persona de contacto y la cantidad total de empleados.

Preparar la presentación de informes de fin de año de la ACA

Parte de un plan de preparación sólido consiste en recopilar los datos necesarios para completar los formularios del IRS requeridos a tiempo para la presentación de informes de fin de año en virtud de la ACA. Un ALE necesitará cierta información, por ejemplo, lo siguiente:

• Número de identificación del empleador y datos de contacto de la empresa.
• Persona de contacto clave dentro de la empresa e información de contacto de esa persona.
• Cantidad total de empleados cada mes.
• Número total de empleados a tiempo completo cada mes.
• Promedio de horas trabajadas por cada empleado todos los meses.
• Si se ofreció un seguro a cada empleado a tiempo completo.
• Tipo de cobertura de seguro ofrecida (si corresponde).
• Costo mensual para cada empleado por la cobertura mínima esencial, individual y de menor costo, que ofrezca un valor mínimo.
• Nombres de empleados individuales y números de seguro social.
• Prueba de que al 95 % o más de los empleados a tiempo completo y a sus dependientes se les ofreció una cobertura mínima esencial.

Envío de los formularios obligatorios de la ACA al IRS

Una vez que el empleador completa los formularios requeridos con la información adecuada, debería prepararlos para enviarlos al IRS. Al igual que en el caso de las declaraciones de impuestos tradicionales de las empresas, los formularios de declaración de la ACA se pueden enviar por vía electrónica o por correo ordinario. Sin embargo, las empresas con 250 formularios 1095-C o más deben enviar todos los formularios electrónicamente.

Preparación anticipada de los informes de fin de año en virtud de la ACA

Verificar, catalogar y comunicar datos precisos requiere una cantidad de tiempo considerable. Empezar el proceso con antelación ayuda a evitar las prisas innecesarias de última hora por recopilar información y puede evitar costosas multas y recargos por imprecisiones. A partir del tercer o cuarto trimestre del año calendario anterior, los empleadores deben comenzar a verificar los registros de los empleados con cada uno de ellos para asegurarse de que todos los datos del personal sean precisos y estén actualizados. Los empleadores también deben cotejar datos, como las fechas de contratación de los empleados y el promedio de las horas trabajadas, en caso de que los empleados califiquen para los beneficios por primera vez.

Simplifique el cumplimiento de la ACA mediante la tercerización

Presentar informes es difícil y puede resultar costoso. Disponer de una solución integrada que combine datos sobre los beneficios, la nómina y los seguros puede facilitarle gran parte del trabajo a la hora de presentar informes.

Un servicio de presentación de informes de la ACA, como los Servicios de responsabilidad compartida del empleador de Paychex, supervisa su estado de ALE, las horas equivalentes a tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés), y el tipo y la asequibilidad de su cobertura ofrecida a lo largo del año*. También puede recibir ayuda con la presentación de los informes de fin de año, incluidas las líneas 14, 15 y 16 del Formulario 1095-C para cada empleado.

*El servicio de adecuación de cobertura solo está disponible para los clientes de nómina que reciben su cobertura de salud y beneficios (H&B, por sus siglas en inglés) a través de Paychex Insurance Agency o Paychex PEO y que no reciben los servicios de administración de beneficios de Paychex Flock.