Soluciones para medianas empresas, de 20 a 49 empleados

Establishing a small business internship program can offer many potential benefits. Often college students or recent graduates can bring fresh perspectives, while training interns offers a unique management opportunity for current employees. But bringing on an intern for your business, like any other process, requires careful consideration. Let's take a look at not only how to find interns and potentially add to your future talent pool, but also identify potential internship requirements and best practices to be mindful of before starting such a program.

Determine Timeline, Budget, and Team Needs

A business may initially consider bringing on interns for a specific upcoming project or initiative. In such cases, it's a good idea to outline the project's scope and requirements, identify necessary tasks, and which skills are required. For example, a summer-long technical project may warrant bringing on interns who are computer-savvy and demonstrate strong attention to detail.

Another consideration is your budget, if any, for bringing on interns. Some internships should be paid while others may be unpaid, such as students receiving college credit in lieu of monetary compensation. There are many state and/or federal wage and hour rules to consider if you decide to bring interns into your organization. At the federal level, there are multiple factors that determine whether interns in the for-profit sector may be paid or unpaid by focusing on the primary beneficiary of the relationship. These factors include:

• Whether the internship provides training similar to what the intern would receive in an educational institution;
• Whether the internship accommodates the intern's academic commitment(s) and calendar; and
• The understanding of all parties concerning compensation, among other criteria.

When this analysis indicates that an intern would also be an employee, the intern is entitled to minimum wage and overtime pay under the Fair Labor Standards Act (FLSA). Additional state and local laws could provide additional clarification on internships.

In instances where interns are paid, these wages should be factored into your budget for an internship program. This will also require your interns to complete any necessary new-hire paperwork, such as Form I-9, Form W-4, and any other employment forms required before they begin work.

You may want to consult with an HR professional or legal counsel to ensure your internship programs and supporting agreements comply with federal, state, and local wage and hour laws.

Connect with Local Colleges

Once you've outlined business needs for bringing on additional help, where can you find interns? Colleges and educational institutions are great places to connect with students who are ready to get some hands-on work experience. Cultivate relationships with local colleges and universities by reaching out to the institutions' career development centers, advertising internship openings on their job boards, and attending job fairs.

Communicate Your Internship Opportunity to Students

Similar to recruiting an employee, reaching out to a potential intern requires communicating about opportunities via thorough descriptions. This is where you can outline responsibilities, the type of work they will take on, timeframes (e.g., May-September during a school's summer break), whether the internship is paid, and other pertinent information. Much like crafting a job description for an employee, make sure you can answer questions such as:

• What are the goals of the internship and what specific duties and functions will the intern take on to achieve them?
• Is there any previous skill set or current program of study the person needs to succeed in the role and add value?
• ¿Dónde trabajará la persona y durante qué horas?
• Which team will the intern support?
• What tools, software, or technology resources will the intern be provided with to achieve the goals of the internship?
• Is there the opportunity to bring an intern on as an employee following the completion of their internship?

The more detailed your description, the better you can communicate your needs and find the right intern. Otherwise, unclear expectations can lead to interns bouncing back and forth between teams, sitting idly with nothing to do, and developing a less-than-favorable impression of your business.

Once you have a solid description for an internship opening, post the listing with local colleges, as well as on websites that post about internship opportunities, career pages, and social networks. Encourage current employees to also reach out to their alma maters to help spread the word.

Start the Intern Selection Process

A thorough vetting process, much like hiring a full-time employee, is crucial to selecting an intern. The intern selection process may involve initial phone screenings to weed out unqualified applicants, in-person interviews to assess their capabilities, and even a meet-and-greet with the team to get a sense of future dynamics. Anyone involved in the interviewing and selection process should be mindful of the fact that this person likely has limited (or zero) job experience, so questions should reflect this. They may include:

• What do you hope to learn as an intern?
• What made you interested in your current field of study?
• What are your future career aspirations?
• Can you talk about a recent school project you worked on?

Anyone involved in the interview process should also be mindful of questions to avoid, including anything related to an individual's race, ethnicity, religion, or gender; citizenship status or place of birth; any physical or mental disability; or whether the candidate is pregnant.

Make an Offer

Just as you would extend an offer letter to a potential employee, make an offer in writing to an intern, whether it's paid or unpaid. Details to consider including in the offer letter:

• The name and location of the business
• The internship's start and end dates
• The amount of compensation you are offering if it's a paid internship (or alternatively clearly stating that the position is unpaid)
• The intern supervisor's name
• The deadline for accepting the internship

Internship FAQs

Do Interns Get Paid?

Many internships offer some form of compensation, but unpaid internships may exist in situations where the intern is the "primary beneficiary" of the agreement, per the DOL's primary beneficiary test. State and local laws should also be taken into consideration when determining whether an internship is paid or unpaid.

Do Interns Get Benefits?

While interns are generally not eligible for most company benefits, those who qualify as employees under the FLSA are typically eligible to participate in company benefit plans. As of May 2017, organizations with 50 or more employees are required to offer health benefits to any individual working 30 or more hours per week once they have satisfied a waiting period. The law doesn't specifically outline guidance in regard to interns, but if they work 30 or more hours per week and have satisfied the waiting period, interns must be offered coverage. Make sure to review your company policies prior to bringing on any interns.

What's the Difference Between Intern vs. Employee?

As stated above, there are federal and state guidelines that help organizations classify an intern vs. employee. But at the basis of an internship policy, an internship's purpose is to provide a student or recent graduate with training for a specific period of time similar to what would be given to them in an educational setting. The experience is for the benefit of the intern. On the other hand, an employee is hired to perform specific tasks for the benefit of their employer in exchange for compensation and benefits.

Do Internships Always Lead to Jobs?

Not necessarily. Internships are a great way for students to build connections within a company, demonstrate their abilities, and generally get their foot in the door. But there is no guarantee that an intern will receive a job offer.

Can a Company Revoke an Internship Offer?

An employer has the right to rescind an internship offer for almost any reason, unless it's based on discriminatory factors such as gender, race, etc. If the individual fails a background check or drug test, this could also lead to a revoked internship offer as part of the company hiring policy.

Can an Intern Get Fired?

It's possible for internships to end prematurely, but how businesses choose to handle subpar intern performance can vary. Some businesses will simply wait out the duration of the internship and wish the student well at the end of it. Others may choose to dismiss an intern before their last day. That said, internships are learning experiences, and it's important to provide opportunities for interns to learn from their mistakes. However, actions such as continually showing up late (or not at all), stealing or committing illegal acts, or exhibiting inappropriate behavior may all be grounds for immediate dismissal.

How Long is an Internship?

Internships last for a specific period of time, typically anywhere between a few months to half a year. An internship that lasts for a short duration, such as during a summer break, can be beneficial if there's a project that will have a definite end date. At the same time, a longer internship offers more time for training and additional opportunities to further develop an intern's skills.

Get the Most from Your Internship Program

An effective internship program can help students and recent graduates see what it's like to work at your company, explore different departments, and gain valuable work experience. And with today's competitive hiring landscape, interns can offer a helping hand to over-capacity departments, and be a great strategy for building a solid candidate pool for future job openings.

With 2023 here, attracting and retaining talent remains a top priority for many business leaders. That's largely due to lasting impacts on the professional landscape over the past few years: work environments have been greatly reshaped by the COVID-19 pandemic, many employees are continuing to reevaluate their priorities and values, and mass resignations and a highly competitive talent marketplace have created both challenges and opportunities for employers. With so much at stake, let's review what recent hiring and talent acquisition trends have emerged, and how leveraging them this year can help your business. Read on to learn more.

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Recruiting and Talent Acquisition Trends

The future of effective recruiting will center around speed, proactivity, and intentionality. Recruiting trends shed light on the importance of actively searching for candidates for specific positions and creating groups or categories of candidates to be ready when specific jobs become available. Proactive recruiters will be first to the table with ready-now candidates in an attempt to make their placements quicker, beating out the competition. This will require building relationships, using all available channels to find and connect with potential new hires, making great first impressions, and building healthy and inclusive environments.

Focusing on More Efficient and Proactive Recruiting with HR Automation

Technology can be a great resource for everything from finding new employees to pushing out communications. While many businesses still struggle with finding great talent, there's a growing — and likely lasting — trend to use HR automation to help reduce costs and increase efficiencies in recruiting processes. Results from the 2022 Paychex Pulse of HR Survey echo these sentiments, finding that while half of respondents said their organizations were not effective at hiring, onboarding, and retention, HR technology is helping to accelerate key parts of the talent acquisition journey.

What makes this trend of using HR automation in recruiting so appealing is the level of integration across the hiring process and a faster process overall. Imagine how poorly a candidate might interpret slow or poor communication from a talent acquisition team, this is where HR automation can help. Some employers are speeding up the hiring process from end-to-end by:

• Using application features that integrate with sites like LinkedIn to expedite the application process;
• Leveraging recruiting technology such as automated screening forms and streamlined communication to quickly vet candidates and keep them in the loop; and
• Video interviewing to connect candidates and hiring managers who would otherwise experience delays and expenses associated with scheduling in-person interviews and coordinating travel.

Please note that automated screening and video interviewing may be regulated by employment laws in some jurisdictions.

Including Social Media as a Recruiting Channel

As businesses use social channels to grow their brands and generate leads, digital recruitment via social media is equally valid for recruiting talent, especially younger hires. Platforms such as LinkedIn, Indeed, and Glassdoor can be integral to the future of hiring. Posting job opportunities and targeting social media platforms may be a very successful way of recruiting talent that can be targeted to your industry and the skills you're seeking in a new hire. You can even narrow searches to specific candidates who are actively seeking new employment opportunities. When your company uses modern recruitment tools like social media to build a relationship with your target audience, you are more likely to attract quality applicants and stay on top of hiring trends.

Creación de entornos diversos e inclusivos

Diversity, equity, and inclusion (DEI) programs can deliver positive business benefits, and HR leaders recognize this. Also, companies are trending toward focusing on their DEI initiatives to improve their company culture which has been shown to enhance talent acquisition. According to the Paychex Pulse of HR Survey, 71 percent of HR professionals said their companies are doing at least one of the following:

• Ofrecer formación sobre prejuicios y otros temas relacionados con la DEI.
• Garantizar que los proveedores y socios tengan un compromiso demostrado con la DEI.
• Hacer que las directrices y los documentos de la DEI sean fácilmente accesibles para los empleados.
• Getting help from an HR or DEI consultant

Beyond aspects such as age, race, and gender, companies may also consider flexible work options and customized benefits as part of their diversity initiatives and ensure they are taking an equitable approach to give all workers a fair chance of doing their best work. Using AI and inclusive technologies may help you weed out bias so that you won't miss out on great talent.

Focusing on the Candidate Experience

Adept businesses that focus on the employee experience know that a great experience starts from the first contact as a potential job candidate. It's a phase of the employee cycle that recruiting teams are prioritizing since this experience often sets the tone for subsequent interactions, should the individual get hired. Whether an individual joins the business or not, the trend of prioritizing the candidate experience provides an opportunity for businesses to gather valuable feedback on the application process, interviews, hiring teams, and the efficiency of the entire process.

Building and Using Referral Programs

Knowing that it takes time and resources to find great talent, having strong employee referral programs can prove worthwhile for businesses that choose to build and leverage them. An employee referral program is a structured set of processes that allow current employees to recommend people they know to help fill open positions within their organization. The programs that are well-organized and implemented consistently in conjunction with a company's overall hiring strategy can be an integral part of finding and maintaining a high-caliber workforce. They can also create a win-win-win scenario: the business gets leads on job candidates for minimal recruiting costs, the employee is incentivized (usually through a bonus or monetary reward) for recommending someone who's brought on board, and the job candidate gets a lead on an open position from someone with a connection to the organization.

Tendencias de contratación

The future of hiring emphasizes a priority on looking for individuals with a range of skills, your brand's reputation, considering the talent you already have on your team, and benefits and work setups that demonstrate your commitment to employees. Knowing that finding great hires continues to be a challenge for many employers, these trends represent a broad range of approaches businesses can take to bring on and retain motivated and hard-working individuals.

Hiring for Soft Skills

When you're competing for talent in a tough employment market like the one we are in today, evaluate your approach and consider what skills are needed to align with your culture and employer brand, rather than just focusing on the specific job that needs to be filled. For instance, soft skills such as problem-solving, collaboration, and leadership can be more challenging skills to hire for than hard skills that could be learned like accounting, technical support, or cashier processes. A candidate's soft skills can significantly influence their ability to fit in with your culture. Identify some soft skills you want to bring into your organization, knowing you may be able to train a candidate on some of the hard skills required to execute on the job, such as learning your administrative processes and technology platforms.

Emphasizing Employer Branding and Company Values

To recruit and hire the best talent and stand out from the competition, employers may create a candidate experience that is compelling, positive, and distinct. Employees may be looking to join a company aligned with their purpose and values, one that will help deliver meaning in their work. In addition, employees evaluate companies based on their employer brand: what they stand for, how they treat their employees, their company values, opportunities to learn and grow marketable skills, and competitive compensation and benefits.

Tapping into Internal Hires

Looking at your internal talent pools can help fill talent gaps by focusing on upskilling and reskilling current employees to meet changing and future business needs. Often great candidates can be hidden in plain sight when recruitment efforts are focused outside of a company. Intelligent companies are focusing on their future by using internal recruiting as part of their strategic growth.

Brindar oportunidades continuas de desarrollo profesional es uno de los mejores beneficios que su organización puede ofrecer a los empleados. Demuestra su compromiso con el bienestar profesional. Los empleados de hoy en día buscan oportunidades para desarrollar habilidades que tengan valor comercial tanto dentro del futuro de su negocio como fuera de su empleo. Ayude a los empleados a saber qué habilidades futuras se necesitan para el éxito y ofrezca oportunidades para desarrollar sus conjuntos de habilidades y trayectorias profesionales para demostrar que apuesta a su crecimiento y desarrollo. Esto también lo ayudará a estar al tanto de las necesidades actuales e inminentes de reclutamiento y contratación para informar su estrategia de adquisición de talento.

Offering Valuable Employee Benefits

Gaining a competitive edge in talent acquisition and retention means that valued and meaningful benefits are now table stakes. According to the Paychex Pulse of HR Survey, organizations largely recognize the role that benefits play in hiring and retention, and have increased the benefits they are offering by an average of 22 percent, compared to what they were offering prior to the COVID-19 pandemic.

Health and retirement benefits, as well as financial and mental health counseling services are a great way to support the physical, emotional and financial well-being of your employees. Rewards and recognition programs, in addition to offering robust learning and development opportunities, can also help employees feel more engaged with your company. Consider conducting regular surveys to gauge which benefits are valued most by your employees, to give your business a competitive edge.

Embracing Remote and Hybrid Work Models

While working remotely became a common operating environment during the COVID-19 pandemic, many employers and employees have determined that it's here to stay — and it's proving worthwhile for business. In fact, the Paychex Pulse of HR Survey found that four in 10 HR leaders with a remote workforce said that remote/hybrid work improves employee emotional/physical/financial well-being, boosts retention, enhances quality of work, and increases productivity. That may be why the number of companies offering remote or hybrid work has increased by 124 percent since before the pandemic, and those offering flexible scheduling have increased by 50 percent.

As a result, the hiring of remote workers continues to place importance on digital hiring trends. Use modern recruiting techniques such as video interviewing, scanning social media channels, and other hiring practices that aren't limited by geographic proximity.

Providing Employee Wellness, Safety, and Support

Another significant hiring trend focuses on employee wellness, safety, and support. Communicating to employees about how you will provide a safe and healthy work environment is critical to bringing on great talent and maintaining a strong workforce. This includes building programs addressing employee work/life balance, mental health, and support for remote workers.

Start 2023 On the Right Foot By Staying Ahead of the Trends

The beginning of the year is a great time to refocus on hiring and recruiting goals, including evaluating work environments, current processes, and other aspects of the employee life cycle. Consider the recruiting and talent acquisition trends mentioned above, which may help you better align your goals as well as provide insights into new approaches to finding and bringing on great talent in 2023 and beyond. Take advantage of hiring services and HR expertise from third-party providers, which together can go a long way toward helping you meet your talent recruitment goals.

La vida de su negocio inevitablemente estará marcada por cambios tanto grandes como pequeños. Ya sea para reducir el tamaño, actualizar un sistema obsoleto o introducir nuevos procesos a fin de abordar los niveles de productividad, la gestión del cambio organizacional es esencial para el crecimiento y la rentabilidad de la empresa. No obstante, cambiar nunca es fácil, por lo que describimos a continuación cómo puede ser el proceso, por qué los cambios organizativos pueden ser oportunidades importantes para todos y qué se necesita para culminar la gestión del cambio.

Definición de la gestión del cambio organizacional

La gestión del cambio organizacional es un enfoque descendente para realizar cambios a gran escala en una empresa y llevarlos a una resolución, ya sea que el cambio se centre en la cultura de la empresa, las tecnologías y la infraestructura utilizadas para mantener las operaciones en funcionamiento o en los procesos internos. El objetivo principal es preparar, apoyar y ver con éxito la ejecución de nuevos procesos, productos y estrategias empresariales, a la vez que se minimizan los resultados negativos para las personas afectadas.

Una iniciativa de gestión del cambio también es mucho más que la administración de proyectos o las tareas técnicas, que siguen una estructura formal y un cronograma definido. El cambio organizacional se centra en guiar y dirigir a las personas de la empresa a través de cambios importantes, que pueden ser difíciles de predecir al principio y requerir ajustes a lo largo del proceso.

Objetivos de la gestión del cambio organizacional

Dado que el propósito del cambio organizacional es, generalmente, mejorar un proceso, producto o resultado, es fundamental identificar la razón general para hacer un cambio en primer lugar. Sin articularlo claramente, será difícil para las personas trabajar juntas y cumplir con las expectativas. Algunos ejemplos de objetivos de gestión del cambio pueden ser estos:

• Aumentar el ROI: Cuando una organización gasta dinero para desarrollar o implementar un nuevo sistema o herramienta, la inversión solo vale la pena si los empleados realmente la usan.
• Impulsar la moral de los empleados: Cuando los empleados experimentan cambios, aunque sean pequeños, quieren saber que la empresa ha obrado en su mejor interés. La gestión eficaz del cambio puede ser la diferencia entre empleados descontentos y empleados que se sienten comprometidos, empoderados por el cambio y dispuestos a permanecer en la empresa a largo plazo.
• Minimizar el impacto negativo para empresa: En última instancia, los cambios son buenos para un negocio, aunque pueden surgir algunos problemas en el camino. Un programa efectivo de gestión del cambio aborda claramente cualquier impacto negativo para las personas o la empresa, y prioriza la comunicación continua, según sea necesario.
• Gestionar de forma adecuada el riesgo para la empresa: Un gran manejo del cambio reconoce los riesgos plausibles al implementar un cambio, identifica formas de abordar las dificultades y alienta a los empleados a adoptar tiempos de transición.
• Establecer una cultura de innovación: El cambio y la innovación van de la mano. Cuando los empleados se resisten al cambio, hace que todo el proceso sea mucho más difícil, además de que la innovación y el avance pueden verse afectados. Priorice crear una cultura que adopte el cambio en todos los niveles de la organización.

Ejemplos de gestión del cambio

El cambio organizacional puede adoptar muchas formas y cada una requiere su propia estrategia. Sin embargo, en general, los cambios comerciales se dividen en uno de los siguientes tipos:

• Cambio transformacional estratégico: Es un cambio a gran escala que aborda las políticas, la estructura o los procesos de una empresa. Ejemplos de este tipo de cambio organizacional serían cambiar el paquete de beneficios para empleados o reescribir la misión de la empresa. La reestructuración que provoca que se reduzca o aumente la plantilla también entraría dentro de un cambio organizacional estratégico.
• Cambio centrado en las personas: Son ajustes que tienen un efecto considerable en las personas, como un cambio en las políticas de licencia o modificaciones en los roles y responsabilidades de los empleados.
• Cambio estructural: Cambios importantes en la estructura organizacional, generalmente causados por fusiones y adquisiciones o cambios en el mercado. Algunos ejemplos incluyen la reorganización del equipo, un cambio en las responsabilidades del equipo y los procedimientos administrativos.
• Cambio tecnológico: Los cambios organizacionales centrados en la tecnología introducen nuevo software o sistemas para mejorar los procesos comerciales. Esto podría incluir cambiar la plataforma de gestión de relaciones con los clientes o actualizar a una nueva versión del sistema operativo.
• Cambio no planificado: Se trata de una acción necesaria después de un evento inesperado. Muchos empleados que renuncian de inmediato o pasan de un equipo al trabajo remoto debido a una interrupción empresarial serían ejemplos de un cambio no planificado.
• Cambio correctivo: Es una respuesta reactiva e inmediata a un problema inesperado. Los ejemplos incluyen resolver un problema de servicio al cliente o un equipo que cubre a un empleado que renunció sin previo aviso.

El rol de RR. HH. en la gestión del cambio

Los profesionales de RR. HH. están en una posición única en lo que respecta a la gestión del cambio. Los recursos humanos son esenciales para facilitar la comunicación entre la gerencia y los empleados, garantizar que la información se comparta de manera oportuna y transparente, e identificar y abordar cualquier preocupación o riesgo específico antes de que surjan problemas.

Cuando RR. HH. está en sintonía con el liderazgo y las partes interesadas clave, es posible sortear los desafíos con elegancia que surgen con los períodos de cambio, lo que permite lograr los objetivos de la organización y asegurar que su equipo confíe en la dirección futura de la empresa. Es para el bien de toda la organización cuando RR. HH.:

• Se alinea con la gestión: Comprender la visión puede ayudar a RR. HH. a garantizar que todas las comunicaciones se alineen con los objetivos más grandes de la empresa y ayuden a liderar el cambio.
• Prioriza la comunicación: Tómese el tiempo necesario para establecer vías de comunicación con los empleados en todos los niveles de su organización. Comparta información cuando pueda sobre los cambios que están ocurriendo, cómo impactará en las situaciones diarias de los empleados y las medidas que se toman a fin de garantizar que los cambios sean para el bien general.
• Evalúa la preparación y el riesgo: RR. HH. puede liderar el camino a la hora de evaluar la preparación para la gestión del cambio e identificar áreas de riesgo que puedan requerir atención especial. Pueden usar información de analíticas de RR. HH., por ejemplo, para ayudar a la empresa a tomar decisiones respaldadas por datos.
• Brinda soporte cuando es necesario: Al tener su Departamento de Recursos Humanos a bordo y enfocado en brindar apoyo, puede ayudar a los empleados de todos los niveles a avanzar con éxito a través de la transición y mitigar gran parte de las preocupaciones sobre el cambio.

Por qué es importante gestionar el cambio organizacional

Gestionar el cambio organizacional es necesario para que las empresas tengan éxito y crezcan. Sin un plan efectivo implementado, los cambios comerciales, que nuevamente son inevitables, pueden ser tumultuosos y costosos en términos de tiempo y recursos. Tanto si se producen a nivel organizativo, de proyecto o individual, los cambios también pueden afectar la moral y la productividad de los empleados. En un momento de transición para el negocio, estas son cuestiones que, simplemente, no puede pagar. La gestión efectiva del cambio implica brindar a los empleados la información, las herramientas, los recursos y el apoyo que necesitan para adaptarse, sea cual sea el cambio.

El proceso de gestión del cambio

Los cambios organizacionales deben abordarse de forma metódica, considerando que el cambio, probablemente, será significativo y tendrá un impacto en muchas (si no todas) las personas de la organización. Se debería adoptar un proceso de gestión del cambio consistente para minimizar los impactos negativos de dicho cambio en su empresa y equipo. El proceso para la gestión del cambio, generalmente, sigue estos pasos:

Identificación de áreas de interés

Algunos cambios serán una reacción debido a factores externos, como una fusión o adquisición. Otros surgirán internamente cuando un individuo o equipo vea la necesidad de mejorar un proceso, estructura, producto o resultado. Sea cual sea el origen de la necesidad de cambio, hay que identificar el enfoque y aclarar los objetivos lo antes posible. ¿Quién dirigirá el cambio y facilitará el proceso? La gestión exitosa del cambio siempre tiene en cuenta la importancia de construir una base sólida para la claridad, la facilidad y la implementación exitosa.

Aprobación segura de las partes interesadas

Las partes interesadas podrían ser ejecutivos o altos directivos que dirigen y financian la transición. También pueden ser un grupo de empleados encargados de aplicar los cambios reales. Es importante no solo identificar quiénes son estos actores clave, sino también aclarar sus expectativas y qué se necesita para obtener su aprobación.

Elaboración de un plan

La planificación es un proceso crítico de varios pasos que no debe apresurarse. Un plan de proyecto de gestión del cambio debe delinear pasos claros, criterios de medición y análisis, incluidos los siguientes:

• El estado actual.
• El objetivo de la iniciativa.
• Los cronogramas.
• Los posibles obstáculos.
• Los recursos necesarios (podría ser personal, equipos o tecnologías para la implementación).
• Cualquier costo asociado.
• Los indicadores clave de rendimiento para medir la iniciativa.

Uso de datos para evaluar y monitorear el progreso

Saber si un plan de gestión del cambio está en el camino correcto depende de prácticas sólidas de recopilación y análisis de datos. Los datos obtenidos de informes exhaustivos pueden mejorar la comunicación tanto con las partes interesadas como con los equipos involucrados en el cambio, la distribución adecuada y oportuna de incentivos, así como el éxito de la medición y la evaluación comparativa.

Comunicación sobre el cambio

Proporcionar una comunicación clara y abierta durante un momento de cambio es imprescindible. La comunicación frecuente y bidireccional es una forma eficaz de identificar los obstáculos, celebrar las victorias y ponerse de acuerdo sobre los próximos pasos o pivotes. Considere también que, si los empleados expresaban dudas antes de que se implementara el cambio, comunicarse de la manera más abierta y frecuente posible podría ayudar a apaciguar cualquier resistencia.

Evaluación continua de riesgos y pivotes si es necesario

La gestión del cambio y la adopción de un nuevo proceso, tecnología o sistema son un proceso continuo. Incluso con un plan completamente diseñado, es posible que deba realizar modificaciones y ajustes. Los indicadores clave de rendimiento claros, así como la medición y análisis sólidos, pueden ayudar a dilucidar lo que funciona y lo que no, y ayudar a los equipos a evaluar los pivotes que puedan necesitar realizarse.

Tipos de cambio organizacional

El cambio organizacional puede ocurrir en diferentes tipos de niveles y, a menudo, se superponen:

• Individual: Todos los cambios afectan a las personas, pero, en este nivel, alguien experimenta un cambio que pretende ayudarlo a crecer en su función o a alcanzar metas específicas.
• Proyecto: Asegura que un proyecto cumpla con su objetivo previsto.
• Empresa: Transformaciones a gran escala que, generalmente, afectan a toda la empresa.

También puede clasificar los tipos de cambio organizacional por su tamaño y alcance: adaptativo o transformacional. Los cambios adaptativos son a menor escala y responden a las necesidades de la empresa a lo largo del tiempo. Los cambios transformadores, en cambio, son a mayor escala y, a menudo, implican un cambio importante en el negocio. También requieren de bastante tiempo y recursos en implementarse. Por supuesto, muchos de los cambios que experimenta una empresa se sitúan en algún punto entre el cambio adaptativo y el transformacional.

Beneficios de la gestión del cambio organizacional

El cambio organizacional reconoce que hay una necesidad en el negocio de crecer, innovar y adaptarse. Sin cambio, las empresas pueden estancarse, no adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y hacer que el personal se sienta desconectado e improductivo.

Hay muchos beneficios potenciales de gestionar con éxito el cambio organizacional:

• Replantear el cambio como un área de oportunidad, particularmente como una forma de abordar la resistencia de los empleados.
• Demostrar el valor de los empleados para el negocio involucrándolos en grandes iniciativas que se alineen con metas más grandes.
• Poner orden en un momento de incertidumbre o transición.
• Lograr una mayor moral y compromiso de los empleados que sienten que son parte del proceso y que sus preocupaciones son escuchadas.
• Optimizar procesos y mejores enfoques para la toma de decisiones en el futuro.

Riesgos de la gestión del cambio organizacional

Incluso con los pasos del proceso de gestión del cambio mencionados anteriormente, es posible que tenga algunos inconvenientes. Para lograr con éxito el cambio organizacional, debe conocer algunos factores de riesgo comunes que pueden derribar una iniciativa de gestión del cambio:

• Falta de apoyo o aprobación interna: El cambio necesita un apoyo descendente, así como la aprobación de las personas que se ven directamente afectadas por el cambio. Por eso, es esencial conseguir el apoyo de las partes interesadas.
• Mala comunicación: El cambio en el trabajo puede hacer que los empleados se sientan intranquilos o que no estén dispuestos a aceptar lo que está por venir. Desarrollar un plan de comunicación claro que describa cuáles son los cambios y a quién afectarán es un paso valioso en el proceso que demuestra que respeta a los afectados por el cambio.
• Indicadores clave de rendimiento poco claros: La capacidad de medir qué tan bien se implementa un cambio empresarial depende de indicadores clave de rendimiento claramente definidos. Esto también puede ayudar a las partes interesadas y a los equipos de implementación a comprender los objetivos, los hitos clave del proyecto y los estados finales de la iniciativa.
• Descuido del elemento humano: Las personas se verán afectadas por el cambio en el trabajo. Algunos pueden estar entusiasmados con los cambios que benefician a su carrera, pero otros pueden resistirse naturalmente al cambio. Un cambio organizacional también puede hacer que retrocedan en su rol. Recuerde la importancia de ayudar, comunicar y apoyar a los empleados en tiempos de transición.
• Capacitación insuficiente o nula: En los casos en que hay un cambio organizacional o una actualización a un nuevo sistema o tecnología, es necesario contar con planes para orientar a los empleados que se espera que utilicen estas herramientas. Se debe proporcionar capacitación detallada y continua a los empleados después de implementar un nuevo sistema o procedimiento.
• Pérdida de fuerza: Cuando los equipos de implementación trabajan en un cambio durante un tiempo, es normal que comiencen a perder impulso. Mantenga la vista puesta en el estado final o en los objetivos definitivos para poder culminar la iniciativa de cambio.

Gestión del cambio organizacional con los procesos y tecnologías adecuados

El cambio efectivo en el lugar de trabajo requiere un tiempo y esfuerzo considerables para identificar, implementar y mantener los cambios organizacionales. No obstante, cuando se hace correctamente, las recompensas que una organización puede cosechar suelen superar cualquier desventaja. Sea cual sea el catalizador (innovación, crecimiento o una transición importante dentro del negocio), asegúrese de que los afectados cuenten con las herramientas y el apoyo que necesitan para adoptar con éxito el cambio en el lugar de trabajo. También considere trabajar con un profesional de RR. HH. que pueda ayudar a identificar y navegar el impacto en los empleados que pueda surgir durante el cambio organizacional.