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una captura de pantalla de los documentos de W2 en el portal de Paychex Flex

Ahorre tiempo con acceso disponible las 24 horas, todos los días a los formularios W-2

Haga que el proceso de distribución de formularios fiscales anuales sea más eficiente brindando a los empleados acceso en línea y de autoservicio. Si decide ofrecer solo los formularios en línea, asegúrese de que sus empleados estén registrados en la siguiente plataforma de Paychex más abajo. También puede imprimir los formularios.

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¿Sabía que puede tener sus datos importantes de recursos humanos y nómina al alcance de la mano en cualquier lugar y momento? A través de las capacidades de autoservicio que hemos integrado en nuestra aplicación Paychex Flex®, puede realizar usted mismo algunas de las tareas más comunes en cualquier lugar y dispositivo.

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Preguntas frecuentes sobre W-2 en Paychex Flex

  • ¿Cuándo estarán disponibles los W-2 en Paychex Flex?

    ¿Cuándo estarán disponibles los W-2 en Paychex Flex?

    Los administradores pueden acceder a los W-2 el 2 de enero de 2023. Todos podrán acceder a sus propios W-2 el 6 de enero de 2023.

  • ¿Hay algo que deba hacer antes de enero para prepararme para los W-2?

    ¿Hay algo que deba hacer antes de enero para prepararme para los W-2?

    Sí, los empleadores y los empleados deberían verificar que todos los nombres, las direcciones postales y los números del seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) de los empleados sean precisos en Paychex Flex.

  • No puedo iniciar sesión en Paychex Flex para ver mi W-2 en línea.

    No puedo iniciar sesión en Paychex Flex para ver mi W-2 en línea.

    • Asegúrese de haber iniciado sesión en paychexflex.com (el sitio redirecciona a myapps.paychex.com). El uso de un marcador puede ocasionar problemas con el inicio de sesión.
    • Use Google ChromeTM o Firefox para tener la mejor experiencia de usuario y asegúrese de contar con los requisitos mínimos del sistema.
    • ¿Olvidó su contraseña o nombre de usuario? ¡No se preocupe! Simplemente, haga clic en ¿Olvidó su nombre de usuario o contraseña? y lo ayudaremos.
  • Ya inicié sesión en Paychex Flex. ¿Cómo encuentro mi W-2?

    Ya inicié sesión en Paychex Flex. ¿Cómo encuentro mi W-2?

    • En el Panel, seleccione Documentos fiscales.
    • Haga clic en el ícono de PDF para Ver todo.
    • Haga clic en el nombre del documento fiscal que desea ver.
    • Haga clic en Ver PDF.
  • ¿Cuál es la mejor manera para imprimir los W-2 que descargué de Paychex Flex?

    ¿Cuál es la mejor manera para imprimir los W-2 que descargué de Paychex Flex?

    Recomendamos que use Google Chrome para obtener la mejor experiencia de impresión.

    • Abra el PDF en Google Chrome e imprímalo.
    • Junto a Destino, elija la impresora.
    • Haga clic en Más configuraciones.
    • Junto a Tamaño del papel, seleccione Carta.
    • Junto a Escala, seleccione Ajustar al área para imprimir.
    • Haga clic en Imprimir.

    Si sigue estas instrucciones, el W-2 cabrá en un sobre estándar del IRS con la dirección postal alineada.

  • He iniciado sesión en Paychex Flex, pero no puedo ver mi W-2

    He iniciado sesión en Paychex Flex, pero no puedo ver mi W-2

    • Use Google Chrome para obtener la mejor experiencia de usuario.
    • Paso simple para solucionar el problema: Borrar las cookies y la memoria caché.
    • ¿Busca su W-2? Estará disponible para los administradores el 2 de enero y para todos los empleados el 6 de enero.
    • Si no puede acceder a su W-2 en línea dentro de Paychex Flex y no recibió una copia en papel antes del 31 de enero, debe comunicarse con su empleador.
  • No puedo registrarme en mi cuenta Paychex Flex.

    No puedo registrarme en mi cuenta Paychex Flex.

    • ¿Ya le han pagado? Es más fácil registrarse después de que ha recibido su primer cheque de pago.
    • Si no sabe quiénes son los administradores de Paychex Flex de su empresa, consulte este tutorial del proceso de registro.
    • Independientemente de cómo se registre, verifique con su empleador para confirmar que toda la información personal sea correcta, en especial el nombre, la dirección, la fecha de nacimiento y el número de seguro social.
  • No recibo mi código de verificación de Paychex Flex por mensaje de texto o llamada.

    No recibo mi código de verificación de Paychex Flex por mensaje de texto o llamada.

    Puede intentar de nuevo con el código de verificación o puede cambiar el método de entrega y elegir recibir una llamada, en lugar de un mensaje de texto. También puede seleccionar otro número de teléfono que esté guardado en la cuenta.

  • Mi anterior empleador aún no me ha enviado mi W-2 y Paychex preparó mis cheques. ¿Me pueden enviar mi W-2?

    Mi anterior empleador aún no me ha enviado mi W-2 y Paychex preparó mis cheques. ¿Me pueden enviar mi W-2?


    Su empleador es responsable de proporcionarle su W-2. Debe hacer todo lo posible por comunicarse con su anterior empleador para solicitarla.

    Si su antiguo empleador usó Paychex para su nómina en 2022 y tiene una cuenta activa de Paychex Flex, usted puede iniciar sesión en la cuenta en Paychex Flex para acceder al W-2 2022 en línea a partir del 6 de enero de 2023.

    • Inicie sesión en Paychex Flex.
    • En el Panel, seleccione Documentos fiscales.
    • Haga clic en el ícono de PDF para Ver todo.
    • Haga clic en el nombre del documento fiscal que desea ver.
    • Haga clic en Ver PDF.

    Lamentablemente, el contrato de Paychex es con su empleador (o exempleador) y solo podemos actuar según sus instrucciones.

  • ¿Qué hago si no puedo obtener el W-2 de mi empleador?

    ¿Qué hago si no puedo obtener el W-2 de mi empleador?

    Nuestras sugerencias generales son:

    • Haga todo lo posible para contactar a su empleador.
    • Intente localizar su último talón de pago ya que podría ser útil.
    • Si es después de mediados de febrero, puede comunicarse al IRS para obtener instrucciones sobre cómo proceder. Llame al número de teléfono que se encuentra en su folleto del Formulario 1040 o al 1-800-829-1040.
       

    El IRS le ofrecerá completar un formulario y enviárselo a su empleador solicitándole que le envíen un formulario W-2. Para ello, el IRS necesitará la siguiente información:

    • Su nombre, dirección, número de teléfono y número de seguro social.
    • El nombre, la dirección y el número de teléfono de su empleador.
    • Fechas en las que se desempeñó en dicho empleo durante el año fiscal.
    • Su estimación del último año de los salarios ganados.
    • Su estimación del último año del impuesto a las ganancias federal retenido.
       

    Si su empleador no responde a esta solicitud, el IRS le emitirá un Formulario W-2 sustituto basado en la información que usted le haya proporcionado. Luego podrá utilizar este formulario para completar su declaración de impuestos personal.

  • ¿Por qué no aparece mi número de seguro social completo en mi W-2?

    ¿Por qué no aparece mi número de seguro social completo en mi W-2?

    Paychex abrevió los números del seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) de los empleados en las copias en papel del formulario W-2 para 2022. Los primeros cinco dígitos del SSN se ocultarán en las copias de los W-2 de los empleados. El objetivo es proteger la información de los empleados en las copias en papel del formulario W-2.

    Los clientes y los empleados podrán acceder a las versiones del formulario W-2 que muestran el SSN completo del empleado en Paychex Flex®. Este cambio se realizó de acuerdo con la directriz del IRS, que permite el uso de números de identificación de contribuyente abreviados en los W-2 proporcionados a los empleados.

  • ¿Cómo sé si mis empleados han dado su consentimiento para recibir los W-2 solo en línea?

    ¿Cómo sé si mis empleados han dado su consentimiento para recibir los W-2 solo en línea?

    Los administradores de Paychex Flex pueden ver una lista de los empleados que dieron su consentimiento para recibir su W-2 solo en línea en Paychex Flex. Nota: Solo podrá ver este informe si tiene el rol de administrador en Paychex Flex.

  • Si mis empleados dieron su consentimiento para recibir los W-2 solo en línea, ¿qué debo hacer?

    Si mis empleados dieron su consentimiento para recibir los W-2 solo en línea, ¿qué debo hacer?

    ¡Nada! Los empleadores no tienen la obligación de proporcionar W-2 en papel a estos empleados, a menos que lo soliciten. Según los requisitos del IRS, solo deben recibir una copia impresa aquellos empleados que no hayan otorgado su consentimiento para recibir su W-2 digital.

  • Supongamos que un empleado decidió prescindir del papel y trabaja en varias empresas que usan Paychex Flex. ¿Qué sucede si una de esas empresas no permite el W-2 solo en línea?

    Supongamos que un empleado decidió prescindir del papel y trabaja en varias empresas que usan Paychex Flex. ¿Qué sucede si una de esas empresas no permite el W-2 solo en línea?

    El trabajador recibirá un W-2 en papel de la empresa que no permite el envío electrónico de estos formularios. Todos los demás W-2 se proporcionarán de forma digital.

  • Si no quiero permitir que los empleados usen formularios W-2 digitales, ¿cuál es el plazo?

    Si no quiero permitir que los empleados usen formularios W-2 digitales, ¿cuál es el plazo?

    Informe su decisión al profesional de atención al cliente antes del 30 de diciembre de 2022 a las 5:00 p. m.

  • ¿Dónde puedo encontrar copias de referencia del empleador en Paychex Flex?

    ¿Dónde puedo encontrar copias de referencia del empleador en Paychex Flex?

    Acceder a las copias de referencia del empleador en Paychex Flex es muy sencillo. Las instrucciones están disponibles en el Centro de ayuda.

  • ¿Por qué se envió el W-2 de mi empleado a nuestra dirección comercial, en lugar de a la dirección del empleado?

    ¿Por qué se envió el W-2 de mi empleado a nuestra dirección comercial, en lugar de a la dirección del empleado?

    Si un empleado tenía una dirección que no cumplía con el formato del United States Postal Service®, Paychex envió el W-2 a la dirección de entrega del W-2 del cliente para garantizar la entrega segura del formulario. Como empleador, usted es responsable de proporcionar el W-2 a su empleado antes del 31 de enero.

  • Ya no soy cliente de Paychex. ¿Cómo obtengo mis W-2?

    Ya no soy cliente de Paychex. ¿Cómo obtengo mis W-2?

    Si ya no es cliente de Paychex, los W-2 se imprimirán y se enviarán a usted o directamente a sus empleados. Si no está seguro de su método de entrega del W-2, llámenos al 833-299-0168.

  • ¿Cómo doblo un W-2 descargado de Paychex Flex para colocarlo en un sobre?

    ¿Cómo doblo un W-2 descargado de Paychex Flex para colocarlo en un sobre?

    Si usa un sobre estándar del Servicio de Impuestos Interno (IRS, por sus siglas en inglés), recomendamos doblar el W-2 por la mitad para alinear la dirección postal en el formulario con el sobre.

  • Intenté todo lo que se me ha sugerido, pero todavía necesito ayuda.

    Intenté todo lo que se me ha sugerido, pero todavía necesito ayuda.

    ¡Podemos ayudarlo! En la esquina inferior derecha de cualquier pantalla de Paychex Flex, incluida la de inicio de sesión, haga clic en el signo de interrogación para chatear con uno de nuestros amables agentes.

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Facilite el acceso a los formularios W-2 y a otros datos importantes de recursos humanos y nómina a través de Paychex Oasis. Visite nuestro sitio de Paychex Oasis para comenzar, responda algunas preguntas y estará listo para aprovechar todo lo que nuestra plataforma segura de tecnología tiene para ofrecer.

Un empleado que se registra en una cuenta de Paychex Oasis

Preguntas frecuentes sobre W-2 en Paychex Oasis

  • ¿Cuándo se enviarán los formularios W-2 digitales o en papel a los empleados?

    ¿Cuándo se enviarán los formularios W-2 digitales o en papel a los empleados?

    Los W-2 digitales estarán disponibles alrededor del 20 de enero de 2023 para los empleados en los Estados Unidos (los W-2 de los empleados de Puerto Rico estarán disponibles el 31 de enero). Si se inscribieron para el W-2 digital, los empleados recibirán un correo electrónico para iniciar sesión en Paychex Oasis para recuperar su W-2 cuando esté disponible.

    Los W-2 en papel se marcarán con sellos postales antes del 31 de enero de 2023. La fecha límite para realizar cambios de dirección es el 31 de diciembre de 2022 a las 5:00 p. m., hora del este. Los formularios se envían por correo a la dirección que figura en nuestro sistema de nómina registrada en ese momento.

    Debido al gran volumen de correos de los Estados Unidos durante este período, USPS recomienda esperar entre siete y catorce días hábiles para la entrega final.

  • ¿Cómo puedo asegurarme de que tienen mi dirección postal correcta?

    ¿Cómo puedo asegurarme de que tienen mi dirección postal correcta?

    Su W-2 se entregará a la dirección postal que figura en Paychex Oasis a partir del 10 de enero de 2023. Las actualizaciones a esta información para los formularios W-2 de 2022 deben ingresarse antes del 30 de diciembre de 2022 a las 5:00 p. m., hora del este. Siga estos pasos para asegurarse de que su dirección esté actualizada:

    • Inicie sesión en el portal de Paychex Oasis.
    • Seleccione Perfil y se abrirán los Detalles personales.
    • Seleccione Editar a la derecha de la página y, luego, desplácese hasta Dirección particular o postal.
    • Ingrese una dirección y un código postal nuevos o actualizados.
    • Confirme la dirección desde la ventana emergente.
    • Desplácese hasta la parte inferior de la página y seleccione Guardar.
  • ¿Cómo puedo inscribirme para recibir mi W-2 digital?

    ¿Cómo puedo inscribirme para recibir mi W-2 digital?

    Inicie sesión en el portal de Paychex Oasis y elija Servicios de W-2. Siga las instrucciones para crear un ID de usuario y una contraseña, y elija recibir su W-2 de forma electrónica. Los empleados deben inscribirse antes del 10 de enero de 2023 para recibir los formularios 2022 por esta vía.

  • Si no me registré para la entrega electrónica, ¿cómo puedo obtener una copia de mi W-2?

    Si no me registré para la entrega electrónica, ¿cómo puedo obtener una copia de mi W-2?

    Si no se registró para la entrega electrónica antes de la fecha límite del 10 de enero, aún puede iniciar sesión en el portal de Paychex Oasis para configurar su cuenta y recuperar el formulario de forma electrónica. Sin embargo, recibirá una notificación cuando su W-2 electrónico esté disponible y tendrá que volver a controlarlo regularmente. Si no realizó una elección con respecto a la entrega electrónica, el W-2 se enviará por correo a través de USPS a la dirección registrada del W-2 a partir del 10 de enero de 2023.

  • ¿Cómo puedo registrarme para recibir W-2 digitales en el futuro?

    ¿Cómo puedo registrarme para recibir W-2 digitales en el futuro?

    Los empleados pueden inscribirse en cualquier momento para recibir el W-2 digital. Este registro se transfiere de un año a otro, por lo que no es necesario volver a hacerlo si ya se registró anteriormente. Si no se registró antes de la fecha límite del 10 de enero, puede hacerlo y recuperar el W-2 de forma electrónica.

  • ¿Qué pasa si mi W-2 es incorrecto?

    ¿Qué pasa si mi W-2 es incorrecto?

    El W-2C, un formulario que se usa para informar una corrección a un W-2, se procesa en febrero. Llame a nuestra línea directa de W-2 (866-641-8699) entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m., hora de este para dirigirse al departamento correspondiente para obtener ayuda.

  • No puedo iniciar sesión en el portal de Paychex Oasis para ver mi W-2 en línea.

    No puedo iniciar sesión en el portal de Paychex Oasis para ver mi W-2 en línea.

    • Asegúrese de haber iniciado sesión en portal.oasisassistant.com.
    • ¿Olvidó su contraseña o nombre de usuario? ¡No se preocupe! Haga clic en el enlace "¿Necesita ayuda para iniciar sesión?" desde la página de la cuenta de inicio de Paychex Oasis y lo ayudaremos.
  • Inicié sesión en el portal de Paychex Oasis, pero no puedo ver mi W-2 o 1099.

    Inicié sesión en el portal de Paychex Oasis, pero no puedo ver mi W-2 o 1099.

    • Paso simple para solucionar el problema: Borre las cookies y la memoria caché. (ChromeTM | Firefox | Microsoft Edge | Safari)
    • ¿Busca usted su formulario W-2 o 1099? Estarán disponibles en línea en enero.

    Si no puede acceder a su W-2/1099 en línea desde el portal de Paychex Oasis y no ha recibido una copia impresa, comuníquese con nuestra línea directa (866-641-8699) entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m., hora del este.

  • No puedo registrarme en mi cuenta Paychex Oasis.

    No puedo registrarme en mi cuenta Paychex Oasis.

    • ¿Ya le han pagado? Es más fácil registrarse después de que ha recibido su primer cheque de pago.
    • Verifique con su empleador para confirmar que toda la información personal sea correcta, en especial, el nombre, la dirección, la fecha de nacimiento y el número de seguro social.
    • Instrucciones de registro de Paychex Oasis. También puede consultar las instrucciones en español.
  • No recibo mi código de verificación de Paychex Oasis por mensaje de texto o llamada.

    No recibo mi código de verificación de Paychex Oasis por mensaje de texto o llamada.

    Puede volver a probar el código de verificación. También puede enviar el código a otro número de teléfono. Llame a nuestra línea directa de W-2 (866-641-8699) entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m., hora del este para cambiar el número de teléfono registrado en su cuenta. También le recomendamos revisar nuestra guía de instrucciones de MFA.

  • Mi anterior empleador aún no me ha enviado mi W-2 y Paychex preparó mis cheques. ¿Me pueden enviar mi W-2?

    Mi anterior empleador aún no me ha enviado mi W-2 y Paychex preparó mis cheques. ¿Me pueden enviar mi W-2?

    Si su antiguo empleador usó Paychex Oasis para su nómina en 2022 y tiene una cuenta activa de Paychex Oasis, usted puede iniciar sesión en la cuenta en Paychex Oasis para acceder al W-2 2022 en línea a partir de enero de 2023.

    • Inicie sesión en el portal de Paychex Oasis.
    • En el Panel, seleccione Compensación.
    • Luego, seleccione Declaraciones de impuestos.
    • Seleccione el año correcto y presione el ícono de descarga a la derecha.
    • Abra y vea el PDF.

    Si no puede acceder al sistema, comuníquese con nuestra línea directa de W-2 (866-641-8699) entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m., hora del este para obtener asistencia.

  • ¿Cómo puedo hacer que me envíen mi formulario W-2?

    ¿Cómo puedo hacer que me envíen mi formulario W-2?

    Su W-2 está disponible en el portal de Paychex Oasis. También puede ponerse en contacto con nuestra línea directa de W-2 (866-641-8699) para solicitar una copia.

  • Intenté todo lo que se me ha sugerido, pero todavía necesito ayuda

    Intenté todo lo que se me ha sugerido, pero todavía necesito ayuda

    ¡Podemos ayudarlo! Comuníquese con nuestra línea directa de W-2 (866-641-8699) entre las 8:00 a. m. y las 8:00 p. m., hora del este para obtener asistencia.