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Centro de ayuda del coronavirus: herramientas para ayudarle a superar los desafíos y aprovechar las oportunidades actuales

Declaracion de privacidad

Esta declaración de privacidad describe cómo Paychex y nuestras subsidiarias y afiliadas transmiten, usan, comparten y protegen la información comercial, financiera y personal. Esta declaración se aplica a toda la información proporcionada, transmitida o enviada en este sitio web y las aplicaciones móviles ("Sitio"). Este aviso está disponible en la página de inicio de este Sitio y en cada página de inicio de sesión en la que es posible que se solicite información de identificación personal.

Su privacidad y la privacidad de la información proporcionada son importantes para nosotros. Tomamos precauciones razonables para proteger los datos proporcionados por los clientes o los empleados de los clientes contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción prematura. No otorgamos acceso a la información personal, salvo que se establezca lo contrario en este documento. No compartimos ni vendemos información personal proporcionada o transmitida a nuestro(s) sitio(s) con ningún tercero para sus propios fines de marketing.

Ocasionalmente, le proporcionaremos enlaces a otros sitios web. Recomendamos a nuestros usuarios que estén atentos cuando salgan de nuestro sitio y que lean las declaraciones de privacidad de esos sitios con respecto a la información de identificación personal.

Información y uso

Qué información se proporciona o se transmite

Limitamos la información que los clientes o los empleados de los clientes proporcionan a Paychex a la información que necesitamos para administrar y mejorar el sitio, para proporcionar nuestros productos y servicios ("Servicios") a nuestros clientes y para cumplir con todos los requisitos legales y normativos.

Las categorías de información personal que podemos solicitar que proporcionen los clientes o los empleados de los clientes incluyen lo siguiente:

  • Información de contacto que nos permita comunicarnos con usted.
  • Información del empleador, incluida la información financiera y de la cuenta bancaria, para proporcionar los Servicios.
  • Información del empleado, incluido número de seguro social, fecha de nacimiento, información financiera, cuenta bancaria, datos de geolocalización, información médica y de beneficiarios para proporcionar los servicios.
  • Información de tarjeta de pago, de crédito, débito o efectivo, si se usa, por ejemplo para la facturación.
  • Historial de crédito o deudas con respecto a su solvencia o historial crediticio con la divulgación apropiada.
  • Historial de empleo e información de la solicitud que puede utilizarse para determinar la elegibilidad para una oferta de trabajo a través de nuestro módulo de reclutamiento.

Cómo se envía y/o transmite la información personal

No es necesario que proporcione información personal para tener acceso general al sitio. Sin embargo, para acceder a cierta información, características o servicios en el sitio o para usarlos, es posible que deba proporcionar información personal. La información personal se envía y/o transmite, principalmente, en los siguientes casos:

  • Cuando utiliza los servicios, obtenemos de usted la información que necesitamos para proporcionar dichos servicios.
  • De aplicaciones, formularios y otra información que nos proporciona en el Sitio.
  • Cuando establece una cuenta, o se establece una cuenta para usted por indicación de su empleador, para recibir Servicios.
  • De respuestas de encuestas y/o del registro en el sitio.
  • Si nos proporciona comentarios o sugerencias, solicita información sobre nuestros Servicios o se comunica con nuestro departamento de atención al cliente por teléfono, correo electrónico u otras formas de comunicación.
  • De las agencias de informes comerciales y de consumo con respecto a su solvencia crediticia o historial crediticio.
  • De terceros para verificar la información que nos dieron.
  • De la información que puede proporcionar a través de las redes sociales. Para obtener información sobre la participación segura y productiva en nuestra comunidad, en las redes sociales, vea nuestras Pautas de redes sociales.

Cómo se utiliza la información personal

Utilizamos la información proporcionada en el sitio para realizar los servicios que usted solicita. Limitamos el envío y la transmisión de información personal del cliente que necesitamos para lo siguiente:

  • Facilitar los servicios, transacciones, inversiones, distribuciones y beneficios solicitados por el cliente.
  • Proporcionar un servicio superior a nuestros clientes.
  • Cumplir con los requisitos legales, de informes y normativos.
  • Administrar y mejorar nuestros sitios web.
  • Detectar fraude o robo para proteger nuestra información empresarial y del cliente.
  • Contactarlo con información sobre Servicios, nuevos Servicios o productos, o próximos eventos.
  • Facilitar el seguimiento y el reclutamiento de candidatos.

Datos biométricos – Recopilación, transmisión, retención y destrucción

Para los efectos de esta política, “datos biométricos” puede incluir las características fisiológicas de una persona que se pueden usar de forma individual o en combinación unas con otras o con otros datos de identificación para establecer la identidad de una persona. Ejemplos de datos biométricos incluyen, entre otros, las imágenes del iris, la retina, las huellas dactilares, el rostro, la mano, la palma, los patrones de venas y grabaciones de voz, a partir de los cuales se puede extraer una plantilla de identificación, como una impresión del rostro, una plantilla de detalles o una impresión de voz.

Además, los empleados de los clientes de Paychex que usen dispositivos de registro de tiempo de Paychex pueden proporcionar un escaneo de iris, huella o rostro como parte del proceso de registro de tiempo, el cual la tecnología convierte en algoritmo matemático encriptado o plantilla. A estas plantillas, en ocasiones, se les denomina “datos biométricos”. Para los efectos de esta política, Paychex incluye, en sentido más amplio, dentro del término “datos biométricos”, las plantillas creadas en el proceso de registro de tiempo e, incluso, en los casos en los que no se le pide hacerlo, Paychex cumple con todas las leyes relacionadas con el uso de la biometría. Algunos detalles sobre datos biométricos:

Recopilación biométrica

  • Los datos biométricos de los empleados son recopilados por los empleadores usando la tecnología de registro de tiempo de Paychex.
  • Algunas leyes exigen a los empleadores que proporcionen a los empleados un aviso del uso de los datos biométricos en el registro de tiempo y que obtengan el consentimiento del empleado.
  • Los dispositivos de registro de tiempo de Paychex cuentan con pantallas de “aviso y consentimiento” que los empleadores pueden usar para dar aviso y obtener consentimiento durante el proceso de inscripción o los empleadores pueden elegir obtener el consentimiento de los empleados a través de otros medios. Los dispositivos más nuevos de registro de tiempo de Paychex exigen el uso de pantallas de aviso y consentimiento de Paychex.
  • Si el empleado de un cliente usa datos biométricos para registrar el tiempo, Paychex asumirá que se están siguiendo uno o más de los procesos de aviso y consentimiento anteriores en el lugar de trabajo del cliente.
  • Nota: Algunas aplicaciones permiten el uso de un teléfono inteligente y este dispositivo recopila datos biométricos para acceso a la aplicación. El proceso de consentimiento es parte del teléfono inteligente y está controlado por el usuario/empleado. Cuando se usan teléfonos inteligentes, se puede proporcionar la información de geolocalización al empleador para asegurar que los empleados se encuentren en su ubicación de trabajo apropiada.

Transmisión y almacenamiento de datos biométricos

  • Tras la recopilación en el sitio de trabajo del empleador, las plantillas resultantes se almacenan en el dispositivo de registro de tiempo y también se transmiten para almacenamiento en una base de datos hospedada ya sea por el cliente, Paychex o un servicio de hospedaje web externo.
  • Paychex exige que se tenga cuidado razonable en la transmisión de datos biométricos para almacenamiento en alguna base de datos hospedada por Paychex o de un tercero.
  • Paychex proporciona transmisión y almacenamiento seguros de datos biométricos, procedimientos que siguen estándares razonables de cuidado dentro de la industria de Paychex y que son iguales a la forma en que otra información confidencial se transmite y se almacena.
  • Paychex no vende, ni renta, ni comercia ni de forma alguna lucra con datos biométricos.
  • Paychex recopila coordenadas de latitud y longitud del dispositivo como parte del proceso de registro de tiempo cuando están habilitados los servicios de geolocalización.

Destrucción biométrica

  • Las plantillas biométricas son y siguen siendo propiedad del cliente/empleador, quien es responsable de su destrucción cuando estas ya no sean necesarias o en un plazo de un (1) año a partir del último contacto del empleador con un empleado, lo que ocurra primero.
  • Cuando sus clientes le indiquen destruir las plantillas biométricas, Paychex cumplirá de inmediato esa solicitud.
  • Paychex destruirá las plantillas biométricas de antiguos clientes o clientes inactivos que no destruyan dichos datos en un período de tiempo razonable después de la última interacción de Paychex con el cliente.

Cómo se utiliza la información de identificación no personal global

Podemos recopilar información estadística general, no personal sobre los usuarios del sitio y nuestros servicios para determinar la información con respecto al uso de nuestro sitio y la información general sobre nuestros clientes. También podemos agrupar esta información para proporcionar datos generales globales, como el Índice de empleo de pequeñas empresas de Paychex o la Tarjeta de puntaje de pequeñas empresas de SurePayroll. Los datos globales no identificarán personalmente a ningún cliente o visitante del sitio.

Cómo se utilizan las cookies

Una "cookie" es un dato que nuestro sitio puede proporcionar a su navegador mientras usted está en nuestro sitio. La información almacenada en una cookie se utiliza para fines de conveniencia del usuario, como la reducción de mensajes repetitivos, el seguimiento de las versiones de la herramienta auxiliar y la retención de las preferencias de visualización del usuario. Si un usuario rechaza la cookie, podrá navegar por el sitio, pero no podrá usar nuestra aplicación en línea.

Paychex puede usar proveedores de servicios externos para utilizar cookies, balizas web y tecnologías similares destinadas a recopilar, transmitir o recibir información de nuestro sitio web y de otros sitios en Internet, y usar dicha información para proporcionar servicios de medición y anuncios segmentados. Usted puede optar por ser excluido de este seguimiento de información utilizando un navegador web que admita la funcionalidad “No rastrear” u optar por salir manualmente a través de sitios como la Página de Elección del Consumidor de Digital Advertising Alliance. (http://www.aboutads.info/choices)

Niños menores de 13 años

Este sitio no está destinado a niños menores de 13 años. No recopilamos ni transmitimos deliberadamente información personal de niños menores de 13 años. Habitualmente, el empleado/tutor proporciona todos los datos de dependientes necesarios para la inscripción en los beneficios y estos se mantienen seguros tal como se indica en esta declaración.

Sus derechos de privacidad en California

Conforme al Código Civil de California 1798, los residentes de California con una relación comercial establecida pueden solicitar información sobre el intercambio de su información personal con terceros a los fines de marketing directo de terceros. Si usted es residente de California y desea obtener más información, comuníquese con su proveedor de servicios.

Terceros con los que puede compartirse información

La información se comparte para facilitar los Servicios necesarios a fin de gestionar los deberes relacionados con su cuenta de forma adecuada y eficiente. Podemos compartir información con:

  • Agencias gubernamentales para cumplir con requisitos legales, de informes y normativos.
  • Abogados, contadores y auditores.
  • Agencias de informes crediticios para proporcionar referencias de proveedores en nombre del cliente.
  • Nuestros empleados, compañías afiliadas, subsidiarias, agentes y proveedores de servicios externos para realizar Servicios relacionados con su cuenta, ofrecer Servicios adicionales, realizar análisis a fin de determinar la calificación para recibir servicios futuros o cobrar montos adeudados.
  • Entidades bancarias y agencias de corretaje para completar procesamiento de nómina y transacciones de valores.
  • Agencias de crédito y organizaciones similares, organismos de seguridad o funcionarios del gobierno. Nos reservamos el derecho de divulgar información si así lo exige la ley o si, a nuestro criterio comercial, dicha divulgación es razonablemente necesaria para cumplir con un proceso legal, en una investigación de fraude, una auditoría o un examen.

Cómo acceder y corregir su información

Es muy importante que mantenga su información precisa y actualizada. Usted puede revisar o corregir la información de su cuenta poniéndose en contacto con un representante de servicio al cliente. Si tiene una cuenta en el sitio, puede hacer cambios en la información de esta después de iniciar sesión en el sitio desde su PC o dispositivo inalámbrico con las herramientas en línea. Tenga en cuenta que algunos cambios en la información pueden ser realizados por su empleador o deben realizarse a través de él.

Centro de seguridad

Para obtener información sobre nuestro compromiso de proteger la seguridad y la integridad de la información de nuestros clientes, consulte el Centro de seguridad.

Cambios a esta declaración de privacidad

Esta declaración podrá ser revisada de vez en cuando debido a cambios legislativos, cambios en la tecnología o en nuestras prácticas de privacidad o nuevos usos de la información del cliente no divulgados previamente en esta Declaración. Las revisiones entran en vigor al momento de la publicación y su uso continuado de este Sitio indicará su aceptación de dichos cambios. Por favor, consulte esta Declaración regularmente.

Si tiene algún comentario, inquietud o pregunta sobre esta Declaración de privacidad, comuníquese con su proveedor de servicios.

Última actualización: 15 de noviembre de 2019

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