Política de privacidad

Esta Política de privacidad ("Política") describe cómo Paychex, Inc. y nuestras subsidiarias y afiliadas, con sus oficinas corporativas ubicadas en 911 Panorama Trail South, Rochester, NY 14625 ("Paychex", "nosotros" o "nuestro"), transmiten, usan, comparten y protegen la información comercial, financiera y personal. Esta Política se aplica a toda la información proporcionada, transmitida o enviada a Paychex en relación con los servicios (“Servicios”) prestados a nuestros clientes o en nombre de ellos, incluso en este sitio web y en las aplicaciones móviles (“Sitio”).

La privacidad de los datos y de la información suministrada son importantes para nosotros. Tomamos precauciones razonables para proteger los datos que brindamos nosotros o en nombre de nuestros clientes actuales o potenciales (“Clientes”) y de sus trabajadores o de los visitantes de nuestro Sitio (conjuntamente “Usted” o "su") contra la pérdida, el uso indebido, el acceso no autorizado, la divulgación, las alteraciones y la destrucción prematura. La presente Política rige la información personal recopilada, procesada o divulgada por Paychex para sus propios fines, así como la información que nos brinda como proveedor de servicios para nuestros Clientes. Protege la información recopilada tanto en línea como fuera de línea. Podemos recibir datos personales de nuestros Clientes sobre sus trabajadores actuales o potenciales, así como sobre los dependientes o familiares de los trabajadores, según sea necesario para prestar los Servicios. Paychex recopilará y procesará Su información personal según lo indiquen o permitan nuestros Clientes o de conformidad con la presente Política.

No otorgamos acceso a la información personal, salvo que se establezca en este documento. No compartimos ni vendemos la información personal suministrada o transmitida a nuestro Sitio con ningún tercero para sus propios fines de marketing. Ocasionalmente, le proporcionaremos enlaces a otros sitios web no afiliados con Paychex. Le recomendamos que esté atento cuando abandone nuestro Sitio y que lea las políticas de privacidad sobre cómo los terceros pueden utilizar o procesar Su información.

Qué información se recopila

Limitamos la información que recopilamos a la información que necesitamos para prestar nuestros Servicios a fin de administrar y mejorar el Sitio o nuestros Servicios y a fin de cumplir con cualquier requisito legal y regulatorio.
Las categorías de información personal que podemos recopilar incluyen las siguientes:

Información de contacto para que podamos comunicarnos con Usted o para prestar los Servicios.
Información financiera y de la cuenta bancaria según sea necesario para prestar los Servicios.
Número de seguro social, fecha de nacimiento, nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono, incluido el número de teléfono móvil y otros datos necesarios para prestar los Servicios.
Información de la tarjeta de pago, de crédito o de débito, si se usa.
Historial de crédito o deudas con respecto a la solvencia o el historial crediticio con la divulgación apropiada.
Información de salud y beneficios, que puede incluir números de planes de salud, identificación de beneficiarios o dependientes y datos de contacto, y otra información de salud según sea necesario para proporcionar los Servicios.
Historial de empleo e información de la solicitud enviada a través de nuestro Servicio de contratación y de seguimiento de candidatos.
Datos de geolocalización, incluida su dirección IP, para prestar Servicios, o bien, si los Servicios de geolocalización están habilitados para el seguimiento de tiempo y asistencia.
Otra información personal según sea necesario para proporcionar Servicios específicos.
Otra información y documentos que se proporcionen como parte de los Servicios o campos personalizables de Paychex, que se almacenarán en el Sitio y los Servicios, que pueden incluir otra información personal, de salud personal o de recursos humanos que el Cliente busca recopilar y conservar a través del Sitio. Los clientes son responsables de mantener y conservar toda información o documentos que se guarden con las funciones personalizables de Paychex.

Cómo se recopila o transmite la información personal

Para acceder a cierta información, características o Servicios, o para usarlos, es posible que deba proporcionar información personal. Esta se recopila, envía o transmite, principalmente, en los siguientes casos:

Cuando un Cliente la proporciona a Paychex para facilitar el procesamiento de los Servicios.
Cuando usted lo hace al usar el Sitio o los Servicios.
De solicitudes, formularios, seminarios web, encuestas y otra información que Usted nos proporcione.
Si nos brinda comentarios o sugerencias, solicita información sobre nuestros Servicios o se comunica con nuestro Departamento de Asistencia o de Atención al Cliente por teléfono, correo electrónico, chat u otras formas de comunicación.
De las agencias de informes comerciales y de consumo con respecto a Su solvencia crediticia o historial crediticio.
Entre Paychex y proveedores externos.
A partir de la información que puede proporcionar a través de las redes sociales. Para obtener información sobre la participación segura y productiva en nuestra comunidad, en las redes sociales, vea nuestras Pautas de redes sociales.

Cómo se utiliza la información personal

Podemos utilizar la información personal para los siguientes fines:

Facilitar los servicios, las transacciones, las inversiones, las distribuciones o los beneficios solicitados por el empleador actual, futuro o anterior.
Administrar y mejorar nuestro Sitio.
Facilitar el seguimiento y el reclutamiento de candidatos.
Facilitar la facturación y los cobros.
Ponernos en contacto con los Clientes y los consumidores para informarles sobre los Servicios, los nuevos Servicios o productos, o los próximos eventos, incluso a través de mensajes de texto SMS o MMS si se facilita un número de teléfono móvil para tal fin.
Ofrecer información y análisis avanzados para ayudar a los clientes con la planificación comercial y la toma de decisiones.
Vender nuestros Servicios a los Clientes y consumidores o para auditar nuestras interacciones.
Detectar fraudes o robos o para otros fines de seguridad.
Cumplir con los requisitos legales, de informes y normativos.
Mantener, administrar o revisar las cuentas.
Brindar servicio o asistencia al cliente.
Verificar la identidad del consumidor, así como la elegibilidad para acceder a los Servicios, la información y los productos.
Investigar y desarrollar mejoras tecnológicas.
Enviar comunicaciones sobre transacciones como parte de nuestros Servicios.
Mejorar, actualizar o mejorar nuestros Servicios.
Administrar el mantenimiento de la calidad y la seguridad de nuestro Sitio o Servicios.
Para otros fines que sean compatibles con la presente Política de Privacidad o cuando lo permita la legislación aplicable.
De cualquier otra manera que podamos describir cuando Usted proporcione información o para lo que Usted brinde autorización.

Terceros con los que puede compartirse información

La información se comparte para facilitar los Servicios solicitados por nuestros Clientes o en nombre de ellos o para nuestras operaciones comerciales. Podemos compartir información con estas entidades:

Nuestras filiales, socios u organizaciones subsidiarias.
Agencias gubernamentales para cumplir con requisitos legales, de informes y normativos.
Abogados, contadores y auditores.
Agencias de informes crediticios para suministrar referencias de proveedores en nombre del Cliente o para prestar servicios relacionados con el crédito según lo solicite usted.
Nuestros empleados, empresas afiliadas, subsidiarias, contratistas, agentes y proveedores externos con el objetivo de prestar Servicios relacionados con su cuenta, ofrecer Servicios adicionales, realizar análisis a fin de determinar la calificación para recibir servicios futuros, cobrar montos adeudados o cumplir con nuestras operaciones comerciales.
Proveedores externos de servicios para los que Usted pueda registrarse a través de nuestro Sitio o Servicios.
Entidades bancarias y de corretaje para procesar las transacciones relacionadas con las nóminas o los valores.
A un comprador o sucesor en caso de fusión, venta de activos, reestructuración, reorganización, disolución u otro tipo de venta o transferencia de una parte o la totalidad de nuestros activos, ya sea como empresa en funcionamiento o como parte de un procedimiento de quiebra, liquidación o similar, en el que la información personal que poseemos se encuentre entre los activos transferidos.
Agencias de crédito y organizaciones similares, organismos de seguridad o funcionarios del gobierno. Nos reservamos el derecho de divulgar información si así lo exige la ley o si, a nuestro criterio comercial, dicha divulgación es razonablemente necesaria para cumplir con una orden judicial, un proceso legal, una investigación de fraude, una auditoría o un examen.
Proveedores de salud y bienestar para apoyar los Servicios de beneficios.
Proveedores de servicios en la nube, plataformas de gestión de clientes, proveedores de seguridad y Servicios similares en relación con la oferta de productos y Servicios, y en apoyo de las operaciones diarias.
Cualquier otra entidad divulgada por Paychex cuando Usted proporcione la información o para la que Usted brinde la autorización.

Conservación de datos

Conservamos la información personal durante el tiempo que sea necesario para prestar los Servicios y cumplir con las transacciones solicitadas por los Clientes o en nombre de estos, o para otros fines esenciales, como cumplir con nuestras obligaciones legales, conservar registros comerciales y financieros, resolver disputas, mantener la seguridad, detectar y prevenir fraudes y abusos, hacer cumplir nuestros acuerdos y para cualquier otro fin comercial.

Datos biométricos – Recopilación, transmisión, retención y destrucción

Para los efectos de esta política, “datos biométricos” puede incluir las características fisiológicas de una persona que se pueden usar de forma individual o en combinación unas con otras o con otros datos de identificación para establecer la identidad de una persona. Ejemplos de datos biométricos incluyen, entre otros, las imágenes del iris, la retina, las huellas dactilares, el rostro, la mano, la palma, los patrones de venas y grabaciones de voz, a partir de los cuales se puede extraer una plantilla de identificación, como una impresión del rostro, una plantilla de detalles o una impresión de voz.

Además, los trabajadores de los Clientes que usen los dispositivos de registro de tiempo de Paychex pueden proporcionar un escaneo de iris, huella o rostro como parte del proceso de registro de tiempo, el que la tecnología convierte en algoritmo matemático encriptado o plantilla. A estas plantillas, en ocasiones, se las denomina "datos biométricos". Para los efectos de esta Política, Paychex incluye, en el sentido más amplio, dentro del término "datos biométricos", las plantillas creadas en el proceso de registro de tiempo y considera a las plantillas "datos biométricos" conforme a las leyes aplicables. Paychex cumple con todas las leyes aplicables relacionadas con el uso de los datos biométricos. Los Clientes son los únicos responsables de su propio cumplimiento de todas las leyes y regulaciones aplicables relacionadas con la recopilación, el almacenamiento y el uso de información biométrica, incluso con respecto al uso que hace el Cliente de los productos y Servicios de Paychex para los cuales los trabajadores del Cliente proporcionan datos biométricos. Algunos detalles sobre datos biométricos:

Recopilación biométrica

Los datos biométricos de los trabajadores son recopilados por los Clientes usando la tecnología de registro de tiempo de Paychex.
Algunas leyes exigen a los empleadores que proporcionen a los trabajadores un aviso del uso de los datos biométricos en el registro de tiempo y que obtengan el consentimiento del empleado.
Los dispositivos de registro de tiempo de Paychex cuentan con pantallas de “aviso y consentimiento” que los Clientes pueden usar para dar aviso y obtener consentimiento durante el proceso de inscripción, o los Clientes pueden elegir obtener el consentimiento de los trabajadores a través de otros medios. Los dispositivos más nuevos de registro de tiempo de Paychex exigen el uso de pantallas de aviso y consentimiento de Paychex.
Si el trabajador de un Cliente usa datos biométricos para registrar el tiempo, Paychex asumirá que se están siguiendo uno o más de los procesos de aviso y consentimiento anteriores en el lugar de trabajo del Cliente.
Nota: Algunas aplicaciones permiten el uso de un teléfono inteligente y este dispositivo recopila datos biométricos para acceder a la aplicación. El proceso de consentimiento es parte del teléfono inteligente y está controlado por el usuario o trabajador. Cuando se usan teléfonos inteligentes, se pueden proporcionar los datos de geolocalización al Cliente para asegurar que los trabajadores se encuentren en su ubicación de trabajo apropiada.

Transmisión y almacenamiento de datos biométricos

Después de la recopilación en el sitio de trabajo del Cliente, las plantillas resultantes se almacenan en el dispositivo de registro de tiempo y también se transmiten para el almacenamiento en una base de datos hospedada, ya sea por el Cliente, Paychex o un servicio de hospedaje web externo.
Paychex exige que se tenga un cuidado razonable en la transmisión de datos biométricos para el almacenamiento en alguna base de datos hospedada por Paychex o de un tercero.
Paychex proporciona transmisión y almacenamiento seguros de datos biométricos, procedimientos que siguen estándares razonables de cuidado dentro de la industria de Paychex y que son iguales a la forma en que otra información confidencial se transmite y se almacena.
Paychex no vende, ni renta, ni comercia ni de forma alguna lucra con los datos biométricos.
Paychex recopila coordenadas de latitud y longitud del dispositivo como parte del proceso de registro de tiempo cuando están habilitados los servicios de geolocalización.

Destrucción biométrica

Las plantillas biométricas son y continuarán siendo propiedad del Cliente, quien es responsable de su destrucción cuando estas ya no sean necesarias o en un plazo de un (1) año a partir del último contacto del Cliente con un trabajador, lo que ocurra primero.
Cuando sus Clientes le indiquen destruir las plantillas biométricas, Paychex cumplirá de inmediato esa solicitud.
Paychex destruirá las plantillas biométricas de antiguos clientes o Clientes inactivos que no destruyan dichos datos en un período razonable después de la última interacción de Paychex con el Cliente.

Cómo se utiliza la información global de identificación no personal

Podemos recopilar información estadística general, no personal sobre los usuarios del Sitio y nuestros Servicios para determinar la información con respecto al uso de nuestro sitio y la información general sobre las interacciones con los Clientes y Servicios. También utilizamos información general no identificable para proporcionar datos estadísticos, como en el Índice de empleo de pequeñas empresas de Paychex, o para brindar información estratégica a nuestros Clientes asociada con su fuerza laboral como parte de nuestros Servicios.

Cómo se utilizan las cookies y otras tecnologías relacionadas

Una "cookie" es un dato que nuestro Sitio puede proporcionar a Su navegador mientras usted está en nuestro sitio. La información almacenada en una cookie se utiliza para fines de conveniencia del usuario, como reducir los mensajes repetitivos, realizar un seguimiento de las versiones de la herramienta auxiliar y retener las preferencias de visualización del usuario. Si un usuario rechaza la cookie, podrá navegar por el sitio, pero no podrá usar nuestra aplicación en línea.
Durante Su interacción, un Servicio puede recopilar automáticamente información de Su actividad o dispositivo, lo que incluye esto:

Información sobre la computadora, el dispositivo y la conexión, como el tipo y la versión del navegador, el sistema operativo y otro software instalado en Su dispositivo, plataforma móvil e identificador único del dispositivo y otros identificadores técnicos, incluidos las direcciones IP, los informes de errores y los datos de rendimiento.
Datos de uso, como las preferencias del usuario, incluidas las funciones, la configuración, las marcas de fecha y hora, y las páginas visitadas.

Paychex puede usar proveedores de servicios externos que utilizan cookies, balizas web y tecnologías similares destinadas a recopilar, transmitir o recibir información de nuestro Sitio y de otros sitios en Internet, y usar dicha información para ofrecer servicios de medición y anuncios segmentados. Usted puede optar por ser excluido de este seguimiento de información utilizando un navegador web que admita la funcionalidad “No rastrear” u optar por salir manualmente a través de sitios como la Página de Elección del Consumidor de Digital Advertising Alliance.

Niños menores de 13 años

Este Sitio no está destinado a niños menores de 13 años. No recopilamos ni transmitimos deliberadamente información personal de niños menores de 13 años. El empleado o tutor proporcionará todos los datos de dependientes necesarios para la inscripción en los beneficios y estos se mantienen seguros tal como se indica en esta Política.

Seguridad

Paychex toma las precauciones razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de Su información y continuamos invirtiendo en nuestras galardonadas capacidades de seguridad, lo que incluye la seguridad del personal y la seguridad física; la seguridad del sistema, el control de acceso y el monitoreo; la copia de seguridad de datos y la gestión de la continuidad del negocio; y la detección de vulnerabilidades e intrusiones. Específicamente, nosotros hacemos lo siguiente:

Mantenemos políticas y procedimientos que cubren el acceso físico y lógico a nuestros lugares de trabajo, sistemas y registros.
Aplicamos medidas de seguridad físicas, electrónicas y de procedimiento alineadas con las mejores prácticas reconocidas por la industria.
Usamos tecnología como copias de seguridad, detección y prevención de virus, firewalls y demás hardware y software informático para proteger contra el acceso no autorizado o la alteración de Su información.
Ciframos la información confidencial que se transmite a través de Internet.
A través de procesos formales de aprobación, controles de acceso y auditoría interna, limitamos el acceso de nuestros empleados a la información del Cliente a aquellos que tienen una razón comercial para conocerla.
Exigimos que nuestros empleados realicen una capacitación de concientización sobre la seguridad de la información al momento de su contratación y anualmente a partir de entonces y que apliquen esta capacitación a su trabajo diario.
Ofrecemos formaciones y concienciación continuas a nuestros empleados sobre las mejores prácticas de seguridad, lo que incluye simulaciones internas de suplantación de identidad con fines educativos y de prueba.
Usamos tecnologías avanzadas para la copia de seguridad y la recuperación de Su información.
Supervisamos el cumplimiento de las políticas establecidas mediante auditorías internas y evaluaciones continuas de los riesgos de seguridad.

Si bien ayudamos a proteger la seguridad e integridad de Su información a través de procedimientos y tecnologías diseñadas para este fin, la seguridad de Su información también depende de Usted. Podemos darle —o usted puede elegir— credenciales de cuenta para acceder a ciertas partes de nuestro Sitio o nuestros Servicios. Es Su responsabilidad exclusiva mantener la seguridad y la confidencialidad de las credenciales de Su cuenta y de la información y los Servicios accesibles a través de ella. No tiene permitido compartir las credenciales de Su cuenta con ningún tercero ni venderlas a estos, a menos que esté autorizado. Si sospecha de una actividad fraudulenta o abusiva relacionada con su cuenta, o si Sus credenciales se han perdido, robado o comprometido de alguna manera, debe cambiar inmediatamente sus credenciales potencialmente comprometidas y notificar a Paychex y a su empleador.

Por desgracia, transmitir información a través de Internet no es completamente segura. Aunque hacemos todo lo posible para proteger Su información personal, Paychex no puede garantizar la seguridad de Su información personal que nos transmite. Cualquier transmisión de información personal se realiza bajo su propio riesgo. No somos responsables de la elusión de cualquier ajuste de privacidad o medidas de seguridad que contenga el Sitio.

Para obtener más detalles sobre nuestro compromiso de proteger la seguridad y la integridad de Su información, consulte nuestra página de Seguridad.

Accesibilidad

La inclusión significativa es muy importante para nosotros, lo que incluye proveer adaptaciones razonables para personas con discapacidades. Si necesita asistencia o tiene alguna pregunta, envíe un mensaje a accessibility@paychex.com.

Cómo acceder y corregir su información

Es muy importante que mantenga Su información precisa y actualizada. Los clientes pueden revisar o corregir la información de la cuenta en el Sitio o al ponerse en contacto con un representante del Servicio de Atención al Cliente. Si tiene una cuenta en el Sitio, podrá realizar cambios en Su información después de iniciar sesión en el Sitio con las herramientas en línea. El trabajador o el empleador del trabajador debe hacer los cambios en la información relativa a los dependientes o familiares del trabajador.

Derechos de Privacidad del Consumidor en California

Si hace negocios en California o es un consumidor en California, visite nuestra Política de Privacidad de la CCPA para conocer más sobre el procesamiento de su información. La Política de Privacidad de la CCPA se incorpora como referencia al presente documento.

Cambios en la presente Política de Privacidad

Esta Política puede revisarse cada cierto tiempo debido a cambios legislativos, en la tecnología, en nuestras prácticas de privacidad o a nuevos usos de Su información que no se hayan divulgado previamente en esta Política. Las revisiones entrarán en vigor en el momento de Su publicación y su uso continuado de este Sitio o de nuestros Servicios indicará Su aceptación de dichos cambios. Consulte regularmente esta Política.

Información de contacto

Si tiene algún comentario, duda o pregunta sobre la presente Política de Privacidad, póngase en contacto con Paychex en Privacy_Office@paychex.com.

Última actualización: 21 de noviembre de 2022

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