Política de privacidad

Esta Política de privacidad ("Política") describe cómo Paychex, Inc. y nuestras subsidiarias y afiliadas, con sus oficinas corporativas ubicadas en 911 Panorama Trail South, Rochester, NY 14625 ("Paychex", "nosotros" o "nuestro"), transmiten, usan, comparten y protegen la información comercial, financiera y personal. Esta Política se aplica a toda la información proporcionada, transmitida o enviada a Paychex, incluida la relacionada con los servicios prestados a usted o en su nombre, o a nuestros clientes («Servicios»), cuando interactúa con nosotros, y/o en este sitio web, aplicaciones de software y aplicaciones móviles (en conjunto, el «Sitio»).

Al acceder al Sitio o usarlo, usted acepta estar sujeto a esta Política y a nuestros Términos de uso. La privacidad de los datos y de la información suministrada son importantes para nosotros. Tomamos precauciones razonables para proteger los datos que nos proporcionan nuestros clientes o clientes potenciales (“Clientes”) y sus trabajadores o los visitantes de nuestro Sitio (colectivamente “Usted”, “Su” o “Sus”), o en nombre de estos. La presente Política rige la información personal recopilada, procesada o divulgada por Paychex para sus propios fines, así como la información que nos brinda como proveedor de servicios para nuestros Clientes. Protege la información recopilada tanto en línea como fuera de línea. Podemos recibir información personal de nuestros Clientes sobre sus trabajadores actuales o potenciales, así como sobre los dependientes o familiares de los trabajadores, según sea necesario para prestar los Servicios. Paychex recopilará y procesará Su información personal según lo indiquen o permitan nuestros Clientes o de conformidad con la presente Política.

No otorgamos acceso a la información personal, salvo que se establezca en este documento. No compartimos ni vendemos la información personal suministrada o transmitida a nuestro Sitio con ningún tercero para sus propios fines de marketing. Ocasionalmente, le proporcionaremos enlaces a otros sitios web no afiliados con Paychex. Le recomendamos que esté atento cuando abandone nuestro Sitio y que lea las políticas de privacidad sobre cómo los terceros pueden utilizar o procesar Su información.

Qué información se recopila

Recopilamos la información que necesitamos para prestar nuestros Servicios, cuando interactúa con nosotros, para administrar y mejorar el Sitio, o para crear y ofrecer nuevos productos, con fines de investigación y para cumplir con los requisitos legales y reglamentarios.

Las categorías de información personal que podemos recopilar incluyen las siguientes:

Información de contacto para que podamos comunicarnos con Usted o para prestar los Servicios.
Información financiera y de la cuenta bancaria según sea necesario para prestar los Servicios.
Credenciales de cuenta para nuestro Sitio
Número de seguro social, fecha de nacimiento, nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono, incluido el número de teléfono móvil y otros datos necesarios para prestar los Servicios.
Información de la tarjeta de pago, de crédito o de débito, si se usa.
Historial de crédito o deudas con respecto a la solvencia o el historial crediticio con la divulgación apropiada.
Información de salud y beneficios, que puede incluir números de planes de salud, identificación de beneficiarios o dependientes y datos de contacto, y otra información de salud según sea necesario para proporcionar los Servicios.
Historial de empleo e información de la solicitud enviada a través de nuestro Servicio de contratación y de seguimiento de candidatos.
Datos de geolocalización, incluida su dirección IP, para prestar Servicios, o bien, si los Servicios de geolocalización están habilitados para el seguimiento de tiempo y asistencia.
Otra información según sea necesario para prestar Servicios específicos, mejorar nuestros Servicios o crear y ofrecer productos o servicios adicionales, incluso con socios comerciales
Otra información y documentos que se proporcionen como parte de los Servicios o campos personalizables de Paychex, que se almacenarán en el Sitio, que pueden incluir otra información personal, de salud personal o de recursos humanos que el Cliente busca recopilar y conservar a través del Sitio. Los clientes son responsables de mantener y conservar toda información o documentos que se guarden con las funciones personalizables de Paychex.

Cómo se recopila o transmite la información personal

Para acceder a cierta información, características o Servicios, o para usarlos, es posible que deba proporcionar información personal. Esta se recopila, envía o transmite, principalmente, en los siguientes casos:

Cuando un Cliente la proporciona a Paychex para facilitar el procesamiento de los Servicios.
De usted al usar el Sitio
De solicitudes, formularios, seminarios web, encuestas y otra información que Usted nos proporcione.
Si nos brinda comentarios o sugerencias, interactúa con nosotros, solicita información sobre nuestros Servicios o se comunica con nuestro Departamento de Asistencia o de Atención al Cliente por teléfono, correo electrónico, chat u otras formas de comunicación.
De las agencias de informes comerciales y de consumo con respecto a Su solvencia crediticia o historial crediticio.
Entre Paychex, sus socios comerciales y proveedores externos
A partir de la información que puede proporcionar a través de las redes sociales. Para obtener información sobre la participación segura y productiva en nuestra comunidad, en las redes sociales, vea nuestras Pautas de redes sociales.
De fuentes públicas

Cómo se utiliza la información personal

Podemos procesar la información personal para los siguientes fines:

Facilitar los servicios, las transacciones, las inversiones, las recompensas, las distribuciones o los beneficios solicitados por el empleador actual, futuro o anterior.
Administrar y mejorar nuestro Sitio.
Facilitar el seguimiento y el reclutamiento de candidatos.
Facilitar la facturación y los cobros.
Ponernos en contacto con los Clientes y los consumidores para informarles sobre los Servicios, los nuevos Servicios o productos, o los próximos eventos, incluso a través de mensajes de texto SMS o MMS si se facilita un número de teléfono móvil para tal fin.
Ofrezca análisis e información avanzados a los Clientes
Ofrecer servicios de mercado a Clientes y consumidores actuales y potenciales, y para auditar dichas interacciones.
Detectar fraudes o robos o para otros fines de seguridad.
Cumplir con los requisitos legales, de informes y normativos.
Mantener, administrar o revisar las cuentas.
Brindar servicio o asistencia al cliente.
Verificar la identidad del consumidor, así como la elegibilidad para acceder a los Servicios, la información y los productos.
Llevar a cabo investigaciones, evaluaciones y análisis relacionados con nuestros servicios y desarrollar nuevos productos y mejoras tecnológicas.
Enviar comunicaciones sobre transacciones como parte de nuestros Servicios.
Mejorar, actualizar o potenciar servicios u operaciones empresariales
Administrar el mantenimiento de calidad y seguridad de nuestro Sitio
Para otros fines que sean compatibles con la presente Política o cuando lo permita la legislación aplicable.
De cualquier otra manera que podamos describir cuando Usted proporcione información o para lo que Usted brinde autorización.

Terceros con los que puede compartirse información

La información se comparte para facilitar los Servicios solicitados por nuestros Clientes o en nombre de ellos o para nuestras operaciones comerciales. Podemos compartir información con estas entidades:

A. Nuestras filiales, socios u organizaciones subsidiarias
B. Agencias gubernamentales para cumplir con los requisitos legales, de presentación de informes y regulatorios
C. Abogados, contadores y auditores
D. Agencias de informes crediticios para proporcionar referencias de proveedores en nombre del Cliente o para prestar Servicios relacionados con el crédito según lo solicite Usted
E. Nuestros empleados, empresas afiliadas, subsidiarias, contratistas, agentes y socios y proveedores externos para realizar Servicios relacionados con Su cuenta, para ofrecer servicios adicionales, realizar análisis para determinar la calificación para recibir otros servicios, cobrar los montos adeudados o para nuestras operaciones comerciales
F. Proveedores externos para servicios a los que Usted pueda suscribirse a través de nuestro Sitio u otros socios comerciales con los que trabajamos para desarrollar o comercializar ciertos productos o servicios
G. Compañías bancarias y de corretaje para procesar transacciones relacionadas con nóminas o valores
H. A un comprador o sucesor en caso de fusión, desinversión, reestructuración, reorganización, disolución u otra venta o transferencia de la totalidad o parte de nuestros activos, ya sea como compañía en funcionamiento o como parte de un procedimiento de quiebra, liquidación o similar, en el que la información personal que poseemos se encuentre entre los activos transferidos
I. Burós de crédito y organizaciones similares, fuerzas de cumplimiento de la ley o funcionarios gubernamentales. Nos reservamos el derecho de divulgar información si así lo exige la ley o si, a nuestro juicio comercial, dicha divulgación es razonablemente necesaria para cumplir con cualquier orden judicial, ley o proceso legal, en una investigación de fraude, una auditoría o examen
J. Proveedores de salud y bienestar en apoyo de los servicios de beneficios
K. Proveedores en la nube, plataformas de gestión de clientes, proveedores de seguridad y servicios similares en relación con la prestación de productos, Servicios y en apoyo de las operaciones diarias
L. Cualquier otra entidad divulgada por Paychex cuando Usted proporciona la información o para la cual Usted proporciona autorización

Conservación de datos

Conservamos la información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines para los que se recopiló, incluidos, entre otros, la prestación de Servicios, las transacciones solicitadas por los Clientes o en su nombre, y los fines comerciales necesarios y esenciales, como cumplir con nuestras obligaciones legales, mantener registros comerciales y financieros, resolver disputas, mantener la seguridad, desarrollar productos y servicios, detectar y prevenir fraudes y abusos, y hacer cumplir nuestros acuerdos.

Inteligencia artificial

Podemos utilizar herramientas, funciones, productos o tecnologías que incorporen o utilicen inteligencia artificial u ofrecer acceso a estos, incluidos, entre otros, el aprendizaje automático generativo o tradicional, los chatbots, los asistentes digitales, las soluciones conversacionales, interactivas o basadas en agentes, u otros procesos automatizados, en relación con el Sitio ("Funciones impulsadas por IA"). Las Funciones impulsadas por IA pueden ser proporcionadas por Paychex u otros terceros, y su uso está sujeto a esta Política y a nuestros Términos de uso, y se rige por ellos.

Sus interacciones con las Funciones impulsadas por IA, incluidas, entre otras, las indicaciones, las entradas, los resultados, las conversaciones y otra información proporcionada por Usted (o en Su nombre), pueden ser recopiladas, procesadas y usadas para realizar u ofrecer Servicios, prestar servicios adicionales, brindar soporte a la funcionalidad, mantener la seguridad, mejorar el rendimiento, la confiabilidad y la utilidad generales de las Funciones impulsadas por IA, y para cualquier otro propósito establecido en esta Política y en nuestros acuerdos. Las Funciones impulsadas por IA están diseñadas para complementar, y no para reemplazar, el criterio humano, y no están pensadas para tomar decisiones legales, financieras, laborales, de salud ni de otra índole importante. Dichas herramientas podrán capturar, registrar y transcribir cualquier información que Usted proporcione de conformidad con la legislación aplicable, y podrán transmitir dicha información a terceros en relación con el Sitio. Trataremos todas las interacciones y transacciones como si Usted las hubiera autorizado, y las consideraremos autorizadas, incluso si otra persona las inició o completó. Esto incluye interacciones y transacciones por voz y escritas. Además, Paychex no garantiza la exactitud del contenido generado mediante Funciones impulsadas por IA.

Datos biométricos – Recopilación, transmisión, retención y destrucción

Para los efectos de esta política, “datos biométricos” puede incluir las características fisiológicas de una persona que se pueden usar de forma individual o en combinación unas con otras o con otros datos de identificación para establecer la identidad de una persona. Ejemplos de datos biométricos pueden incluir, entre otros, imágenes del iris, la retina, las huellas dactilares, el rostro, la mano, la palma, los patrones de venas y grabaciones de voz, de las cuales se puede extraer una plantilla, como una impresión del rostro, una plantilla de detalles o una impresión de voz.

Además, los trabajadores/usuarios de los Clientes que usen los dispositivos de registro de tiempo de Paychex pueden proporcionar un escaneo de iris, huella digital o escaneo de geometría facial como parte del proceso de registro de tiempo, el que la tecnología convierte en algoritmo matemático encriptado o plantilla. A estas plantillas, en ocasiones, se las denomina “datos biométricos”. Para los efectos de esta Política, Paychex incluye, en el sentido más amplio, dentro del término “datos biométricos”, las plantillas creadas en el proceso de registro de tiempo y considera a las plantillas “datos biométricos” conforme a las leyes aplicables, incluso si no constituyen datos biométricos en virtud de ninguna ley en particular.

A través de esta Política y de otras maneras, Paychex cumple con las leyes relacionadas con los datos biométricos.

Sin embargo, sin perjuicio de lo que Paychex haga para su propio cumplimiento de las leyes relacionadas con los datos biométricos, los Clientes son los únicos responsables de su propio cumplimiento de todas las leyes y regulaciones aplicables relacionadas con los datos biométricos, incluidas, entre otras, la recopilación, la posesión, el uso, el registro, el acceso, el almacenamiento, la divulgación, la retención, la transmisión y/o la destrucción permanente de datos biométricos, y con respecto al uso de los productos y Servicios de Paychex por parte del Cliente para los cuales los trabajadores/usuarios del Cliente proporcionan datos biométricos. Sin perjuicio de lo anterior, en la medida en que lo exija la ley, los Clientes deben proporcionar a sus trabajadores y usuarios de dispositivos biométricos de registro de tiempo un aviso sobre el uso de datos biométricos por parte del Cliente. Los Clientes también deben obtener los consentimientos y autorizaciones informados necesarios de sus trabajadores/usuarios. Estos consentimientos deben ser válidos, cumplir con la ley aplicable y autorizar a los Clientes y sus proveedores, incluido Paychex, a recopilar, poseer, registrar, divulgar, retener, almacenar, usar, transmitir datos biométricos o acceder a estos.
Algunos detalles sobre los datos biométricos:

Colección de plantillas

Las plantillas generadas durante el proceso de registro de tiempo, como se describe anteriormente, son recopiladas por los Clientes que utilizan los productos y servicios de registro de tiempo de Paychex. Aunque algunos pueden considerar que las plantillas son información biométrica o identificadores, Paychex no las considera de esa manera.
Algunas leyes exigen a los empleadores que proporcionen a los trabajadores un aviso del uso de los datos biométricos en el registro de tiempo y que obtengan el consentimiento del trabajador.
Los dispositivos de registro de tiempo de Paychex tienen pantallas de “aviso y consentimiento” que los usuarios y trabajadores deben aceptar durante el proceso de inscripción. Los trabajadores/usuarios que no proporcionen este consentimiento no podrán utilizar ninguna función biométrica del dispositivo (es decir, escaneo de dedos, escaneo de iris o reconocimiento de geometría facial). Los Clientes también deben asegurarse de que están cumpliendo con sus propias obligaciones de obtener el consentimiento informado de sus trabajadores/usuarios y cumplir con las leyes o normativas aplicables.
Si el trabajador/usuario de un Cliente usa datos biométricos para registrar el tiempo, Paychex asumirá que se están siguiendo los avisos y los procesos de consentimiento anteriores en el lugar de trabajo del Cliente.
Nota: Algunas aplicaciones permiten el uso de un teléfono inteligente y este dispositivo recopila datos biométricos para acceder a la aplicación. El proceso de consentimiento es parte del teléfono inteligente y está controlado por el usuario o trabajador. Cuando se usan teléfonos inteligentes, se pueden proporcionar los datos de geolocalización al Cliente para asegurar que los trabajadores/usuarios se encuentren en su ubicación de trabajo apropiada.

Transmisión y almacenamiento de plantillas

Después de la recopilación en el sitio de trabajo del Cliente, las plantillas resultantes se almacenan en el dispositivo de registro de tiempo y también son almacenadas por los Clientes en una base de datos hospedada por el Cliente, Paychex y/o un servicio de hospedaje web externo.
Paychex exige que los Clientes tengan un cuidado razonable en la transmisión o el almacenamiento de plantillas y datos biométricos en cualquier base de datos hospedada por Paychex o por un tercero.
En la medida en que Paychex proporciona transmisión entre sí y los Clientes o aloja el almacenamiento de datos biométricos de los Clientes, utiliza estándares razonables de cuidado dentro de la industria de Paychex, que son los mismos que la manera en que se transmite y almacena otra información confidencial y sensible.
Paychex no vende, ni renta, ni comercia ni de forma alguna lucra con datos biométricos.
A solicitud del Cliente, Paychex recopila coordenadas de latitud y longitud del dispositivo como parte del proceso de registro de tiempo cuando están habilitados los servicios de geolocalización.

Destrucción de plantillas

Las plantillas son y seguirán siendo propiedad del Cliente. Los Clientes son responsables de la destrucción de la plantilla cuando ya no sea necesaria o dentro de un (1) año desde el último contacto del Cliente con un trabajador/usuario, lo que ocurra primero. Paychex puede eliminar las plantillas si un trabajador/usuario no ha utilizado el dispositivo de control de tiempo dentro de un (1) año, incluso si el Cliente no ha solicitado que se elimine la plantilla.
Paychex no accederá a plantillas ni las visualizará en ninguna circunstancia, sin el permiso expreso del Cliente, y luego solo para los fines previstos en los acuerdos del Cliente.
Cuando sus Clientes le indiquen destruir las plantillas, Paychex cumplirá de inmediato esa solicitud. Paychex destruirá las plantillas de los Clientes anteriores o inactivos que no destruyan dichos datos, dentro de un periodo de tiempo razonable luego de la última interacción de Paychex con el Cliente, que en ningún caso será mayor de un (1) año. Todas las plantillas se destruyen mediante un proceso automatizado que no implica el acceso por parte de Paychex.

Recopilación de datos biométricos por terceros

Es posible que ciertas funciones de autenticación (como el escaneo facial o el escaneo de huellas dactilares que se utilizan para acceder a una aplicación desde Su dispositivo móvil) sean gestionadas por proveedores de servicios externos, fabricantes de dispositivos o sistemas operativos. Paychex no recopila, posee, almacena ni controla los datos biométricos asociados a estas funciones de autenticación de terceros, y no determina los medios ni los fines de dicho tratamiento. Cualquier biometría empleada para estos fines está regulada por las políticas y prácticas del tercero correspondientes.

Cómo se usan las cookies y otras tecnologías relacionadas

Nuestro Sitio usa cookies y tecnologías similares. Una “cookie” es un dato que nuestro Sitio puede proporcionar a Su navegador cuando Usted visita nuestro Sitio. La información almacenada en una cookie puede emplearse para fines de conveniencia del usuario y/o funcionalidad del Sitio, como reducir los mensajes repetitivos, realizar un seguimiento de las versiones de la herramienta auxiliar y retener las preferencias de visualización del usuario. Si un usuario rechaza una cookie, es posible que no pueda usar ciertas funciones de nuestro Sitio.

Utilizamos cookies de sesión para limitar las ventanas emergentes a una sola instancia del navegador. También podemos usar scripts Java junto con cookies e “imágenes de foco”, “etiquetas de píxeles” o “balizas web” para rastrear el tráfico del Sitio web y las respuestas al correo electrónico. Una “imagen de foco”, “etiqueta de píxel” o “baliza web” es una imagen electrónica, llamada “píxel de 1 por 1” o “GIF transparente”, que puede reconocer ciertos tipos de información en Su computadora o dispositivo, como su número de cookie, la hora y fecha de una visita a una página o la ubicación.

Durante Su interacción, un Servicio puede recopilar automáticamente información de Su actividad o dispositivo, lo que incluye esto:

Información sobre la computadora, el dispositivo y la conexión, como el tipo y la versión del navegador, el sistema operativo y otro software instalado en Su dispositivo, plataforma móvil e identificador único del dispositivo y otros identificadores técnicos, incluidos las direcciones IP, los informes de errores y los datos de rendimiento.
Datos de uso, como las preferencias del usuario, incluidas las funciones, la configuración, las marcas de fecha y hora, los términos de búsqueda y las páginas visitadas.

Paychex utiliza proveedores de servicios externos que utilizan cookies, balizas web y tecnologías similares para recopilar, transmitir o recibir información de nuestro Sitio y de otros lugares de Internet para mejorar nuestro Sitio, la experiencia del usuario y para nuestros propios fines de marketing, incluido, entre otros, Google Analytics. Para obtener más información sobre cómo utiliza Google la información de los sitios que utilizan su servicio, consulte la Política de privacidad de Google.

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Optar por no inscribirse o comprar nuestros productos o Servicios
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Información agregada, no personal o no identificable

Podemos recopilar, procesar o divulgar información general, no personal o estadística sobre los usuarios del Sitio, así como sobre nuestros productos y servicios relacionados. También podemos desidentificar, anonimizar o agregar cierta información personal recopilada de o sobre los usuarios de nuestro Sitio o cuando interactúa con nosotros. Podemos procesar y divulgar esta información sin restricciones (siempre y cuando no se intente volver a identificar los datos).

No rastrear

Algunos navegadores admiten una función “No rastrear” (“DNT”, por sus siglas en inglés), una preferencia de privacidad que Usted puede establecer en ciertos navegadores web, que está destinada a ser una señal para sitios web y servicios de que Usted no desea ser rastreado a través de diferentes sitios web o servicios en línea que visita. Nuestro Sitio no opera de manera diferente cuando recibe señales de DNT de su navegador web de internet.

Niños menores de 13 años

Este Sitio no está destinado a niños menores de 13 años. No recopilamos ni transmitimos información personal de niños menores de 13 años deliberadamente. El empleado o tutor proporcionará todos los datos de dependientes necesarios para la inscripción en los beneficios y estos se mantienen seguros tal como se indica en esta Política. Si Usted tiene menos de 13 años, no debe utilizar nuestro Sitio.

Seguridad

Paychex toma las precauciones razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de Su información. Si bien ayudamos a proteger la seguridad e integridad de Su información a través de procedimientos y tecnologías diseñadas para este fin, la seguridad de Su información también depende de Usted. Para obtener más detalles sobre nuestro compromiso de proteger la seguridad y la integridad de Su información, consulte nuestra página de Seguridad.

Cómo acceder y corregir su información

Es muy importante que mantenga Su información precisa y actualizada. Los clientes pueden revisar o corregir la información de la cuenta en el Sitio o al ponerse en contacto con un representante del Servicio de Atención al Cliente. Si tiene una cuenta en el Sitio, es posible que pueda realizar cambios en Su información utilizando las herramientas en línea, después de iniciar sesión. El trabajador o el empleador del trabajador debe hacer los cambios en la información relativa a los dependientes o familiares del trabajador.

Derechos de Privacidad del Consumidor en California

Si hace negocios en California o es un consumidor en California, visite nuestra Política de Privacidad de la CCPA para conocer más sobre el procesamiento de su información. La Política de Privacidad de la CCPA se incorpora como referencia al presente documento.

Cambios en la presente Política de Privacidad

Esta Política puede revisarse cada cierto tiempo debido a cambios legislativos, en la tecnología, en nuestras prácticas de privacidad o a nuevos usos de Su información que no se hayan divulgado previamente en esta Política. Nos reservamos el derecho de actualizar esta Política de privacidad a nuestro absoluto criterio en cualquier momento, con o sin previo aviso, a menos que la ley disponga lo contrario. Las revisiones entran en vigor al momento de la publicación y su uso continuado de este Sitio indicará su aceptación de dichos cambios. Consulte esta Política con frecuencia.

Información de contacto

Si tiene algún comentario, inquietud o pregunta sobre esta Política, comuníquese con Paychex en: Privacy_Office@paychex.com.

Última actualización: 1 de junio de 2026

Paychex, Inc.
911 Panorama Trail South, Rochester, NY 14625