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Una empleada que administra su informe de gastos

Software de informes y de administración de gastos 

Administre los gastos sin problemas, desde el punto de compra hasta el reembolso de los empleados y la declaración de impuestos. Nuestro software, respaldado por equipos de Ventas, Integración y Soporte en los Estados Unidos, puede ayudarlo a controlar y reducir el gasto discrecional de los empleados y, al mismo tiempo, a obtener la visibilidad necesaria para comprender y administrar las políticas de la empresa y el comportamiento de los gastos.

Lo que obtiene con el software de administración de gastos de Paychex 

Obtenga una mejor visibilidad de las políticas de su empresa y los comportamientos de gastos, a la vez que le ahorra tiempo y dinero a su empresa:

  • Sistema automático de informes de gastos basado en la nube. 
  • Envío de informes de gastos desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo. 
  • Alertas por gastos que infringen los límites y las políticas de gastos. 
  • Aprobación del director con un clic. 
  • Establezca reglas para preaprobaciones. 
  • Informes y análisis sobre el gasto de su empresa. 

Cómo funciona

Paychex Flex®, nuestra solución integral de recursos humanos, es fácil de usar, funciona con todas las tarjetas de crédito admitidas, puede configurarse para satisfacer las necesidades de organizaciones grandes y pequeñas, y ofrece un tiempo de actividad del 99.9 %. Es simple:  

  • Enviar

    Enviar

    Capture y cargue recibos en cualquier momento desde cualquier dispositivo

  • Revisión

    Revisión

    Notifique a los gerentes por correo electrónico o por teléfono móvil para que la aprobación sea sencilla.

  • Reembolsar

    Reembolsar

    Pague a los empleados mediante cheque o depósito directo.

  • Analizar

    Analizar

    Monitoree los gastos de la empresa y las tendencias de gastos.

  • Cumplir

    Cumplir

    Introduzca datos automáticamente en los sistemas de nómina o de contabilidad: libere del trabajo extra a su equipo de finanzas.

Una compañía que integra nómina de sueldo y recursos humanos

Tarjetas genéricas 5

Informes precisos y claros de los gastos

El software de administración de gastos de Paychex se integra con los sistemas que usted ya usa:

Pago de tarjetas tarjeta de crédito

Tarjetas de crédito personales y corporativas

Nuestro software funciona con todas las tarjetas de crédito compatibles, así como con la mayoría de los bancos. 

Tarjetas genéricas 7

Proveedores de servicios de plataformas de viajes

Extraiga automáticamente datos de itinerarios e incorpórelos a Paychex Flex cuando los empleados reserven viajes o alojamiento.

AKC de tarjetas

Sistemas de contabilidad y de nómina

Reembolse a los empleados a través de depósito directo mediante la ACH, procesamiento de nómina o cuentas por pagar.

Preguntas frecuentes sobre el software de administración de gastos 

  • ¿Qué es el software de informe de gastos?

    ¿Qué es el software de informe de gastos?

    La administración de gastos es el proceso que utiliza una empresa para gestionar y rastrear los gastos de viajes de negocios y de empleados. Cuando se realiza manualmente, es necesario efectuar varias revisiones y pagar a los empleados a medida que entran los gastos individuales, lo cual puede requerir mucho tiempo. En cambio, el software de informes de gastos automatiza el proceso y puede ayudar a hacer cumplir las políticas de gastos y a planificar los gastos futuros.

  • ¿Cómo funcionan los informes de gastos?

    ¿Cómo funcionan los informes de gastos?

    Con Paychex Flex, los informes de gastos se generan en unos cuantos pasos:

    1. Después de realizar una compra, el empleado sube el recibo desde cualquier dispositivo.
    2. El sistema envía al gerente del empleado una notificación para aprobar el gasto.
    3. Una vez aprobado, el gerente puede elegir pagar a los empleados mediante cheque o depósito directo.
    4. Los datos se introducen automáticamente en su sistema de contabilidad o de nómina; esto resulta útil para fines de registro cuando llega el momento de pagar los impuestos de la empresa.
  • ¿Qué debe incluir un informe de gastos?

    ¿Qué debe incluir un informe de gastos?

    Un informe de gastos completo incluye información sobre el empleado que envía el informe, por ejemplo, número de ID del empleado, departamento, centro de costos, así como una lista detallada de cada compra:  

    • Cuándo y dónde se hizo la compra. 
    • Una breve descripción del gasto. 
    • Una copia de un recibo que coincida con la información proporcionada sobre el gasto. 
  • ¿Cómo preparo un informe de gastos?

    ¿Cómo preparo un informe de gastos?

    Se puede crear un informe de gastos directamente en la plataforma Paychex Flex. Se pueden cargar recibos para adjuntarlos al informe de gastos desde cualquier dispositivo, y el informe de gastos completo se puede presentar para su aprobación desde la plataforma Flex. También puede optar por completar automáticamente los datos de itinerarios, transacciones de tarjetas de crédito personales y corporativas, y cuentas corrientes. 

  • ¿Cómo se revisan los informes de gastos?

    ¿Cómo se revisan los informes de gastos?

    Paychex Flex le permite revisar los informes de gastos directamente en la plataforma. Se puede hacer una aprobación con un solo clic e, incluso, se pueden establecer reglas para las preaprobaciones de gastos futuros.