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¿Busca maximizar los recursos y ejecutar funciones de negocios más eficientemente? Aunque puede ser desafiante, este artículo ofrece algunos puntos de partida.

Saber cómo mejorar la eficiencia en su negocio es un factor clave en la estrategia de crecimiento de cualquier empresa. Cuando existen deficiencias, la productividad puede verse afectada, lo que crea un efecto dominó en toda la organización que puede afectar al liderazgo, a los empleados y a los clientes.

Definición de eficiencia empresarial

¿Qué es la eficiencia en los negocios? Se trata de cuán bien un negocio puede convertir el tiempo, el esfuerzo, los materiales y el capital requeridos respecto a su producción. Los resultados pueden ser productos, servicios, ingresos o lo que sea que el negocio emplee para medir sus parámetros de éxito.

En lugar de que desaparezcan recursos valiosos en sus sistemas, un negocio eficiente puede maximizar su producción con el uso más inteligente posible de esos recursos. Un ejemplo simplificado de eficiencia en los negocios es una empresa que genera $5 millones en ingresos con la misma cantidad de costos de energía y de mano de obra que su competidor de similar tamaño, que solo produce $3 millones.

La eficiencia frente a la eficacia en los negocios

La eficiencia no es lo mismo que la eficacia y, a menudo, los dos términos generan confusión. Una manera común de pensar en la eficacia frente a la eficiencia es la diferencia entre hacer las cosas correctas o hacer las cosas bien. Es posible tener un proceso ineficiente con un resultado efectivo o un proceso eficiente que es menos efectivo.

Para un ejemplo de esto último, considere dos vendedores. Con guiones de venta y límites de tiempo, el vendedor A ha desarrollado un sistema simplificado que le permite hacer cien llamadas por día. El vendedor B invierte su tiempo en desarrollar una lista hipercalificada de clientes potenciales y, luego, dedica más tiempo a investigar cada contacto. El vendedor B hace solo veinte llamadas por día. Sin embargo, el 3 % de las llamadas del vendedor A tiene como resultado el cierre de una venta, mientras que el vendedor B obtiene una tasa de cierre de ventas del 25 %. El vendedor B ha desarrollado relaciones más sólidas con esos clientes, lo que, probablemente, les ofrezca una experiencia general más positiva y una impresión favorable del negocio.

La eficiencia y la eficacia no son mutuamente excluyentes. En el ejemplo anterior de vendedores, el vendedor A tiene un sistema que es mucho más eficiente para hacer llamadas telefónicas. El vendedor B es eficaz al momento de cerrar las ventas. Idealmente, una empresa debe averiguar cómo lograr ambos.

Tipos de eficiencia en los negocios

La eficiencia empresarial se puede medir de muchas formas. Estas son algunas métricas diferentes que puede utilizar para medir los resultados comerciales con respecto a los recursos que se necesitan para alcanzar sus objetivos. Hacerlo puede ayudarlo a implementar mejoras en sus sistemas y en el uso de sus recursos generales: tiempo, dinero, mano de obra, esfuerzo, materiales y capital.

Productividad laboral: ¿Cuánto pueden producir o lograr sus trabajadores durante un período medido? El equipo, la tecnología, la automatización, la capacitación, la salud mental y física, y el compromiso pueden influir en la productividad general de un empleado.

Eficiencia ecológica: La eficiencia ecológica es una medición del impacto que tienen sus operaciones comerciales en el entorno. En última instancia, un negocio con eficiencia ecológica es excelente para reducir todos los tipos de residuos. Esto incluye los residuos de materiales, operaciones y administración, además de que también minimiza el impacto ambiental de su producto y embalaje. Estos cálculos pueden ser complicados. Por ejemplo, calcular el costo del uso de plásticos reciclados posconsumo para embalajes o materiales, que aumentan la eficiencia ecológica, puede tener costos iniciales, pero la práctica podría sumar más clientes porque buscan negocios que prioricen el bajo impacto ambiental.

Eficiencia energética: Reducir la cantidad de energía que se consume para crear productos o servicios es una práctica sostenible importante que puede aumentar sus resultados. Su huella energética es la cantidad de energía que se necesita para operar todos los aspectos de un negocio las luces del baño, de la oficina y del depósito, los equipos e, incluso, los costos de envío cuando reconoce el consumo de combustible como una forma de uso de energía. Puede evaluar la eficiencia energética del negocio calculando cuánto se utiliza para operar diferentes áreas de su negocio. Reducir estas cifras puede ahorrarle dinero. La eficiencia energética empresarial es una parte específica de la eficiencia ecológica.

Eficiencia de las operaciones: Las operaciones son críticas para un modelo de negocio y las eficiencias en estos procesos centrales pueden ayudar a reducir los costos generales. La eficiencia de las operaciones del negocio se puede encontrar en una variedad de estrategias, como el uso apropiado de la tecnología, la tercerización o la implementación de tareas internas para un mayor control.

Eficiencia de los procesos: Los procesos se utilizan en todas las áreas de un negocio. Es decir, las comunicaciones internas, los recursos humanos, las operaciones, los envíos e, incluso, la forma en que se llevan a cabo las reuniones suelen estar sujetos a procedimientos específicos. Vea lo que funciona y lo que no. Realice cambios cuando sea necesario. Busque cómo hacer modificaciones que también puedan aumentar la eficiencia en otras áreas. Por ejemplo, embalar productos con menos material puede reducir el consumo de energía y el impacto ambiental, y permitirle colocar más productos en los camiones, lo que reduce de esta manera los costos de envío.

Retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés): Una inversión suele ser un costo corriente que se usa para ganancias futuras. Esta ganancia puede ser cualquier métrica. Como por ejemplo, un mayor grupo de solicitantes calificados, una menor huella de residuos y los ingresos generados. Medir el ROI, por ejemplo, tener facturas de energía más bajas debido a una nueva disposición de paneles solares en el techo, es una forma de evaluar la eficiencia.

Beneficios de la eficiencia en los negocios

A nadie le gusta perder tiempo o dinero y con su negocio pasa lo mismo. Además de la satisfacción general que genera administrar un negocio próspero, hay muchos beneficios que vienen con aprovechar al máximo sus recursos. Estos son algunos de los beneficios de la eficiencia:

• La eficiencia puede reducir los costos. Sea cual sea su métrica para calcular la eficiencia, mejorarla, probablemente, generará ahorros en los costos. Optimizar las tareas de RR. HH. que demandan mucho tiempo, aumentar la productividad de los trabajadores y usar menos para hacer más: todo mejora sus resultados.

• La eficiencia puede aumentar las ganancias: la otra cara de reducir los costos es incrementar las ganancias. Descubrir cómo hacer llegar más productos a manos de sus clientes por menos costos generales o gastar menos en operaciones se traduce en un negocio más rentable.

• La eficiencia puede hacer crecer su negocio. Dedicar menos tiempo a las tareas administrativas rutinarias puede liberar al personal para que desarrolle estrategias de crecimiento y expansión. Mejorar la eficiencia ecológica puede darle al personal un sentido de propósito y dedicación, lo que potencia la colaboración y la creatividad que necesita para ingresar a nuevos mercados. Desarrollar nuevas formas de embalaje o de operaciones puede, incluso, diferenciar a su negocio como líder de la industria. Estas son solo algunas de las formas en que la eficiencia puede hacer crecer su negocio en nuevas y emocionantes direcciones y crear nuevas oportunidades.

• La eficiencia puede mejorar la moral de los empleados. Encontrar formas de administrar sus operaciones de manera más eficiente puede ahorrarles tiempo y energía a los empleados. Si se hace bien, esto puede verse como una forma de respeto. Algunas acciones, como reducir la cantidad de reuniones obligatorias o darle al personal un acceso conveniente y bajo demanda a sus cuentas de beneficios, pueden fortalecer su sentido de lealtad hacia su negocio, lo que mejora el compromiso y reduce la deserción.

Formas de mejorar la eficiencia del negocio

Las prácticas comerciales eficientes tienen menos que ver con lo que hace y más con cómo lo hace. Estas son algunas formas generales para ayudar a maximizar sus recursos y ejecutar las funciones comerciales de manera más eficiente.

Use recursos gratuitos. Hay muchos recursos gratis valiosos para las empresas a los que puede recurrir cuando los necesite. Las organizaciones nacionales, como la Administración de Pequeñas Empresas de los Estados Unidos y SCORE, brindan asesoramiento y recursos que ofrecen orientación sobre los problemas de las nuevas empresas, las inquietudes fiscales y, en algunos casos, incluso, las cuestiones legales.

Invierta en una marca de calidad. Tener una marca coherente es invaluable al momento de presentar un mensaje claro a sus clientes, proveedores, partes interesadas clave y público. Todos los aspectos de su marca, desde el logotipo de su empresa hasta el diseño del sitio web y las ofertas de productos, deben ser coherentes con el mensaje que desea transmitir a su público objetivo.

Póngase en el lugar de sus clientes. Si les preguntara a los clientes: "¿Cómo podemos mejorar nuestro negocio?", ¿qué le responderían? Los detalles de su negocio pueden parecer obvios para usted y, por lo tanto, innecesarios para mencionarlos en sus materiales de ventas y marketing. No obstante, si aborda esto poniéndose en el lugar de sus clientes, puede pensar de manera diferente. Las mejoras en la productividad comienzan por mirar su negocio desde la perspectiva de un cliente potencial. Pida opiniones externas para evitar tomar decisiones comerciales basadas solo en el sesgo personal.

Tercerice tareas clave del negocio. A menudo, los dueños de negocios y los empleados cumplen muchas funciones, desde líder y reclutador hasta diseñador y administrador de nómina. Con frecuencia, saber cómo mejorar el rendimiento del negocio comienza por reconocer que nadie puede hacer todo por su cuenta.

Considere tercerizar las tareas complejas que son integrales para su negocio, pero que no se incluyen necesariamente dentro de su ámbito de experiencia. La contabilidad y la teneduría de libros, por ejemplo, no suelen estar dentro del área de especialización típica de un propietario de negocio. Sin embargo, es una parte esencial de la eficiencia del negocio. Una empresa de tercerización calificada puede llevar sus libros de forma mucho más rápida y mantenerlo actualizado sobre los datos financieros que lo ayudan a planificar el crecimiento a corto y largo plazo del negocio.

Mejorar la eficiencia en lo personal puede ayudar a mejorar la eficiencia a nivel empresarial

No es solo su negocio el que se beneficiará de una mayor eficiencia. Cada propietario y líder de negocio puede mejorar la productividad con "trucos para la eficiencia", que pueden incluir los siguientes:

• Establecer los objetivos correctos. Por lo general, los grandes objetivos tienen demasiadas variables que se deben controlar en un momento dado. Visualice metas que pueda alcanzar de una manera factible.
• Completar una tarea a la vez. La productividad se puede desperdiciar fácilmente cuando pasa de una tarea a otra y trata de darse cuenta de en dónde quedó.
• Priorizar. Cree su lista de tareas diarias por orden de importancia. Encárguese de las importantes antes de que las interrupciones lo distraigan y evite posponer tareas. Aborde cada tarea en ese momento y lugar, de ser posible.
• Administre bien su tiempo. ¿A qué horario del día es más productivo? Aborde las tareas difíciles durante el horario en que tiene más concentración y dedique otros momentos a tareas menos exigentes. Considere trabajar en bloques de 50 minutos con descansos cortos intermedios.
• Reduzca las distracciones. El correo electrónico puede ser una gran pérdida de tiempo. Considere limitar su actividad de correo electrónico programando tiempo cada dos horas para revisarlo y cumplir con esto. Del mismo modo, programe un horario para hacer o devolver llamadas y coloque su teléfono en silencio durante los bloques planificados de trabajo.

Saber cómo mejorar la eficiencia del negocio ayuda a todos los que forman parte de la organización. Como parte del proceso, aprenda más sobre cómo puede ayudar a sus empleados a incrementar la eficiencia estableciendo objetivos más eficaces para aumentar la productividad y el compromiso.

¿Cómo se mide la eficiencia en un negocio?

Así como hay diferentes tipos de eficiencia en los negocios, hay muchas maneras de medirlos. Algunas medidas son aplicables en todos los ámbitos. La evaluación comparativa de sus métricas es imprescindible para que pueda evaluar el progreso con el tiempo. Comparar su tipo de eficiencia de negocio con empresas o industrias similares es otra forma importante de evaluar si el negocio está encaminado.

Existen diferentes estrategias para medir la eficiencia del negocio. Para una empresa que vende productos, la rotación de inventario o el tiempo que se tarda entre trasladar el inventario del almacén a los clientes puede advertir si un producto se mueve y responde a la demanda del cliente. Las relaciones de eficiencia se usan como indicador del rendimiento general a corto plazo de una empresa y pueden mostrarle al propietario del negocio el transcurso de tiempo que implica convertir en efectivo el inventario. Medir la eficiencia ecológica puede ser más difícil e implica medir las ventas netas y la cantidad de bienes producidos y vendidos contra el consumo de energía, materiales y agua, junto con las emisiones de gas invernadero y las emisiones que agotan la capa de ozono. El Consejo Mundial de Negocios para el Desarrollo Sostenible elaboró una guía para ayudar a las empresas a medir la eficiencia ecológica y el rendimiento.

El rol del análisis en mejorar la estrategia del negocio

Los recursos humanos son otra operación comercial en que la eficiencia es imperativa. En particular, el proceso de reclutamiento y de retención de empleados es, simplemente, demasiado importante como para dejarlo al azar.

El análisis de RR. HH. puede ofrecer a los departamentos de recursos humanos una mejor recopilación de datos, los informes y los conocimientos necesarios para tomar decisiones empresariales basadas en datos. Ya sea que el gerente de una unidad de negocios necesite la información más actualizada sobre el tiempo y la asistencia para agilizar su proceso de programación o una auditoría rápida de nóminas por el gerente de recursos humanos para abordar un problema, el análisis puede ayudar a que los líderes empresariales tengan acceso a los datos.

Estas son algunas formas de aprovechar los análisis de RR. HH. y de mejorar la forma en que opera su negocio y aumenta la eficiencia:

• Reclutamiento. Cuando un candidato se incorpora a un puesto, pero termina no siendo el adecuado para este, puede producirse la rotación, y cubrir las vacantes se vuelve costoso y requiere mucho tiempo. El análisis de contratación le permite ver de dónde proceden sus mejores candidatos y qué perfiles tienden a prosperar a largo plazo. Además, el análisis puede ayudar a aclarar cómo funciona su proceso de reclutamiento y dónde podría haber un margen de mejora. Por ejemplo, si el análisis muestra retrasos en la comunicación con los candidatos o largos períodos de revisión por el gerente de contrataciones, esto puede aportar información útil para mejorar los procesos.
• Análisis de tiempo y asistencia. Con el análisis de tiempo y asistencia, las empresas pueden determinar los patrones más eficientes en la programación de los empleados, a fin de administrar estratégicamente el proceso de programación, cumplir con los requisitos legales y empresariales, e, incluso, identificar patrones de absentismo que podrían indicar problemas a nivel individual o departamental.
• Beneficios y otros servicios. El análisis de los datos de recursos humanos puede optimizar la gestión de beneficios y otros servicios dentro de los recursos humanos. Considere los informes necesarios durante la inscripción abierta. Un sistema de informes basado en el análisis hace que sea fácil ver quién está inscrito y qué decisiones están pendientes. El análisis también puede ayudar a los gerentes de RR. HH. a comprender qué beneficios se están usando y cuáles se pasan por alto.

Errores comunes en la nómina que pueden dar lugar a errores e ineficiencias comerciales

El procesamiento de la nómina es una operación particular de la empresa en que la precisión y la eficiencia importan. Por ejemplo, las empresas deben presentar los impuestos a las autoridades federales, estatales y locales en momentos específicos y a través de los formularios designados. Tales demandas requieren esfuerzos administrativos que demandan mucho tiempo y que, si se manejan mal, pueden dar lugar a multas costosas. Algunos de los errores más comunes en la nómina incluyen los siguientes:

• Presentación tardía ante el IRS. El IRS estipula fechas de vencimiento específicas para depositar los impuestos y presentar las declaraciones. Los depósitos atrasados y la presentación tardía de declaraciones de impuestos sobre la nómina pueden dar lugar a sanciones y cargos por intereses.
• Errores en los formularios fiscales. Los errores cometidos en los formularios fiscales pueden hacer que parezca que ha remitido mucho o demasiado poco en los impuestos sobre la nómina. Tales errores también pueden afectar la conciliación con otros formularios fiscales, como los formularios W-2.
• Clasificación errónea de los empleados. Debe tomar las medidas adecuadas para clasificar correctamente a cada trabajador como empleado o contratista independiente. La clasificación errónea de un empleado como contratista independiente puede dar lugar a obligaciones fiscales retroactivas sobre la nómina, así como a multas y sanciones.
• Procesamiento de la nómina tardío o ausencia de procesamiento. El procesamiento de la nómina tardío o erróneo no solo crea trabajadores insatisfechos, sino que también puede provocar multas y sanciones según la jurisdicción, así como problemas, por ejemplo, primas no pagadas o aportes tardíos al plan de jubilación, que pueden necesitar recursos adicionales para subsanarse.
• Pagar el monto incorrecto. Los datos incorrectos que se ingresen en una base de datos de nómina pueden provocar problemas relacionados con el pago a los empleados a la tasa correcta de pago y por todas las horas trabajadas. Las correcciones pueden demandar mucho tiempo y causar estragos en sus resultados.
• No mantener registros de nómina adecuados. Las regulaciones estatales y federales obligan a las empresas a mantener registros específicos de los empleados. Algunas jurisdicciones locales y estatales pueden variar en sus requisitos con respecto al mantenimiento de registros, por lo que los empleadores deben estar familiarizados con dichos requisitos en las ubicaciones en que llevan a cabo actividades comerciales.

La tercerización de la nómina da lugar a mejoras en la productividad

La tercerización del procesamiento de nómina es una solución tanto para mejorar la eficiencia como para ayudar a disminuir el riesgo de los errores descritos anteriormente en el procesamiento de la nómina. Entre los beneficios clave, vemos los siguientes:

Más tiempo para dedicarle a las prioridades empresariales

Si tiene una fuerza laboral, independientemente de su negocio o industria, que participa en asuntos relacionados con la nómina, es probable que consuma una gran cantidad de recursos valiosos. Los períodos de pago son ininterrumpidos, y esto crea una demanda incesante de tiempo y energía para garantizar que los datos de los empleados se ingresen correctamente y que, luego, se revisen para verificar su precisión.

Las complejidades del procesamiento de la nómina requieren una cantidad significativa de tiempo diario y semanal. Aunque los propietarios de negocios son, en última instancia, responsables de cumplir con la precisión de la nómina y los requisitos de presentación, tener un proveedor al alcance, a menudo, ahorra mucho tiempo y los ayuda a sentirse más seguros en cuanto a mantenerse actualizados sobre la legislación y las regulaciones.

Integridad de los datos confidenciales de los empleados y de las empresas

Hoy en día, el robo de datos y las violaciones son demasiado frecuentes, y el procesamiento de la nómina representa un área potencialmente riesgosa para su empresa. Las amenazas incluyen robo de identidad, adulteración por parte de los empleados de los registros de la empresa o, incluso, malversaciones. El uso del software interno para el procesamiento de la nómina tampoco está libre de riesgos.

Por el contrario, un proveedor de tercerización de confianza tiene controles de seguridad de la información diseñados para proteger los datos confidenciales. Junto con la copia de seguridad redundante y las múltiples ubicaciones de servidores, un proveedor de calidad invierte en sistemas de vanguardia para guardar y proteger datos, simplemente, porque es parte del servicio que se ofrece a los clientes.

Manténgase al día con las leyes y las regulaciones fiscales y laborales

Todas las empresas con empleados deben cumplir las leyes y regulaciones fiscales y laborales federales, estatales y locales o enfrentar sanciones financieras (y, posiblemente, legales). Estas penalizaciones no solo le pueden costar dinero, sino que exigen tiempo y atención para evitarlas, lo que se traduce en tiempo en que no le presta atención a su negocio. Un proveedor que se especializa en el procesamiento de la nómina tiene el conocimiento para ayudarlo con las responsabilidades de cumplimiento.

La tercerización de funciones de RR. HH. aumenta la eficiencia

La tercerización de las funciones de RR. HH. puede dar lugar a una mejora significativa en la eficiencia del negocio. Una empresa de tercerización especializada ayuda a mitigar el riesgo de incumplimiento de los requisitos actuales de presentación y de informes, así como a ayudar con el desarrollo de programas de seguridad en el lugar de trabajo y beneficios de seguro.

Más pequeñas empresas están investigando los méritos de firmar un acuerdo con una organización de empleadores profesionales (PEO, por sus siglas en inglés), lo que les permite a los dueños de negocios tercerizar la gestión de los beneficios de los empleados y las áreas relacionadas, lo que incluye estas tareas clave:

• Creación de un manual para empleados
• Elaborar las descripciones de trabajo.
• Ayudar con el monitoreo de los desarrollos de cumplimiento normativo y legal.
• Mantener la documentación de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio.
• Proporcionar recursos integrales de RR. HH. en línea.
• Ofrecer capacitación a los empleados en el sitio.
• Ayudar con la evaluación de riesgos.

También vale la pena considerar la tercerización de otros procesos clave, como el marketing, el mantenimiento del sitio web y la actividad en las redes sociales. Cuanto más pueda subcontratar a un servicio o empresa confiable, más tiempo ganará para concentrarse en los asuntos que pueden contribuir al crecimiento de su negocio.

Un negocio más eficiente puede ayudarlo a tener éxito

Los empleadores que buscan maximizar sus recursos y ejecutar funciones comerciales de manera más eficiente pueden posicionarse para disfrutar de las ventajas que esto implica. Aquellos que no lo hacen están apostando a un futuro que puede hacer que sus negocios se vuelvan obsoletos.

Obtenga más información sobre cómo los servicios de recursos humanos de Paychex pueden ayudarlo a evitar errores costosos y frustrantes que desperdician energía, esfuerzo y dinero. En cambio, puede cosechar las recompensas que son producto de la mejor eficiencia comercial en áreas clave de su organización.

Las nuevas tendencias relacionadas con las pequeñas empresas representan los desafíos y las oportunidades que existen para los empresarios en 2023. Durante los últimos años, las empresas y sus empleados han enfrentado enormes obstáculos, han sufrido una increíble cantidad de cambios en la forma en que se realiza el trabajo y han tenido que poner en práctica la adaptabilidad y la flexibilidad. No hay razón para creer que esto cambiará pronto. Presentamos algunas tendencias relevantes en las empresas que podrían tener un impacto significativo en cómo funciona su negocio e interactúa con los clientes este año.

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Tendencias relacionadas con las pequeñas empresas para 2023

Las tendencias emergentes que se describen a continuación representan varios cambios en el mundo de los negocios que se deben tener en cuenta y adoptar de una manera que tenga sentido para su organización.

Inflación y problemas en la cadena de suministro

En 2022, leímos cientos los titulares sobre las tasas de inflación de los Estados Unidos, los problemas con la cadena de suministro nacional y mundial, y otros obstáculos que arruinaron los planes de crecimiento de muchas empresas. La realidad es que no sabemos exactamente qué sucederá en 2023: actualmente, los precios han aumentado alrededor del 8 %, el nivel más alto en casi cuatro décadas, y los impactos persistentes tanto de la pandemia como de los problemas globales, como la guerra en Ucrania, continúan paralizando las cadenas de suministro de muchos sectores.

Las empresas deben centrarse en controlar lo que pueden. Esto puede significar recurrir a proveedores locales o regionales para sortear las ralentizaciones de la cadena de suministro, o implementar un sistema para gestionar el flujo de efectivo. Y no hay que olvidarse de cómo afectan a sus empleados estos retos, sobre todo la tasa de inflación. El costo de vida en los Estados Unidos se ha disparado, lo que afecta tanto a los salarios de los empleados como a los presupuestos de los empleadores, ya que tratan de mantenerse competitivos y mantener a los buenos trabajadores en el mercado laboral actual. Si bien los empleados pueden estar manifestando preocupaciones sobre los aumentos salariales, los empleadores deben sopesar factores como la competencia en el mercado laboral, los presupuestos y las proyecciones comerciales para determinar si los aumentos salariales tienen sentido este año.

Expectativas de experiencias perfectas del cliente

La pandemia aceleró el cambio de las tiendas físicas a las compras digitales. Desde comestibles hasta ropa y otros artículos de consumo, comprar en línea con la opción de entrega a domicilio o recogida en la tienda continúa ofreciendo a los clientes comodidad, eficiencia e, incluso, una sensación de seguridad personal.

Aunque las experiencias digitales ya son habituales, los hábitos de compra de los consumidores están cambiando de nuevo. Ya sea impulsados por una mayor conciencia para reducir los costos monetarios y de carbono asociados con el envío, con el fin de apoyar a su economía local o, simplemente, porque desean volver a la experiencia de comprar en las tiendas físicas, los consumidores están adoptando un enfoque híbrido u omnicanal para comprar con la expectativa de que habrá una experiencia fluida a medida que pasan de comprar en línea a hacerlo en persona con la misma marca. Combinarán las visitas a tiendas físicas, el uso de aplicaciones móviles y las compras en línea para tomar decisiones que respalden sus necesidades y creencias.

Para garantizar el éxito, los propietarios de pequeñas empresas deben asegurarse de tener un sitio web compatible con dispositivos móviles y fácil de navegar con opciones de comercio electrónico que permitan a los consumidores encontrar rápidamente lo que desean y adquirir productos o servicios desde sus dispositivos móviles. Se debe aplicar la misma atención al detalle a los métodos de compra "tradicionales". Busque formas de continuar con la conveniencia de mezclar ambas opciones, como la recogida en la tienda, y asegúrese de que su servicio de atención al cliente en la tienda brinde a los clientes una experiencia positiva.

El auge de la tecnología asistida por voz

Como parte de la transformación digital que continúa afectando el cambio en las empresas, los empleadores están explorando cada vez más nuevas formas de utilizar la tecnología de voz, tanto externamente para atraer a clientes expertos en tecnología como de manera interna para mejorar sus propios procesos comerciales. Como mencionamos antes, los clientes esperan tener una experiencia fluida entre las interacciones en línea y en persona con un negocio. Las empresas que adoptan la tecnología de voz, ya sea aprovechando los asistentes virtuales y los chatbots para brindar un servicio las 24 horas, todos los días u optimizando un sitio web para la búsqueda por voz, pueden obtener una ventaja competitiva en 2023 y más adelante.

La tecnología asistida por voz que mejora los procesos comerciales es otra parte de esta tendencia emergente, particularmente porque puede acelerar las tareas críticas para los propietarios de pequeñas empresas. Por ejemplo, gracias a la tecnología habilitada por voz para ejecutar la nómina, los administradores pueden recibir información estratégica sobre los datos de nómina en tiempo real, revisar y aprobar los cambios de tarifas, agregar nuevos empleados y enviar cheques para el día de pago; esta es una experiencia segura y completamente "manos libres".

Mayor enfoque en la sostenibilidad

Las crecientes preocupaciones sobre cómo los hábitos, las decisiones de compra y los estilos de vida afectan el medioambiente han consolidado firmemente el problema de la sostenibilidad en las decisiones de muchos clientes, desde con qué empresas hacen negocios hasta los tipos de bienes y servicios que eligen comprar o no.

Para no solo adoptar efectivamente esta tendencia, sino también responder de manera significativa, los empleadores deben asumir la responsabilidad de implementar cambios importantes en sus prácticas para reducir el impacto ambiental de su modelo de negocio. Busque oportunidades para disminuir el consumo de energía y la producción de los gases de efecto invernadero de su cadena de suministro, analice las prácticas internas para disminuir los residuos, adopte lugares de trabajo remotos o híbridos para los empleados y evalúe los impactos ambientales a largo plazo de su propia empresa en forma de embalajes y líneas de productos. En última instancia, estas son medidas que pueden ayudar a su empresa a obtener una ventaja en la contratación y a aumentar su propia resiliencia al ser más eficiente y responder a las presiones ambientales.

Opciones de pago alternativas

A medida que el procesamiento de pagos evoluciona y ofrece diferentes opciones para realizar transacciones más seguras sin necesidad de usar efectivo, los consumidores están recurriendo cada vez más a dispositivos móviles, tarjetas y pagos alternativos. La aparición de nuevas tecnologías, en combinación con la creciente demanda de pagos sin contacto, ha acelerado aún más la desaparición de las transacciones en efectivo. Los propietarios de pequeñas empresas deben seguir esperando una mayor demanda de opciones de pago alternativas en forma de aplicaciones, billeteras móviles y dispositivos portátiles. Si aún no lo han hecho, es imprescindible que las pequeñas empresas investiguen las opciones de pago sin contacto. Afortunadamente, esta tendencia brinda beneficios, como la capacidad de las empresas de aprovechar los sistemas para aumentar las ventas, mejorar el flujo de efectivo y reducir el riesgo de aceptar moneda fraudulenta.

Enfoque continuo en la gestión del talento

El año pasado, las empresas de todo el país se enfrentaron a retos sin precedentes para contratar personal y gestionar el talento en general. Los niveles de desempleo históricamente bajos, la gran dimisión, los despidos en el sector tecnológico y la renuncia silenciosa fueron solo algunos ejemplos. Para hacer frente a los retos actuales que implica la gestión del talento, las pequeñas empresas deben comprender firmemente qué buscan los empleados actuales y futuros de sus empleadores, qué los motiva y qué se necesitará para mantenerlos a largo plazo. Esto podría significar ofrecer opciones de trabajo remoto a largo plazo o espacios de trabajo híbridos, adoptar nuevas soluciones de tecnología y software, evaluar los incentivos y beneficios que ofrece o poner un enfoque renovado en el desarrollo de los empleados y fomentarlo desde adentro.

cumplimiento de recursos humanos

Aunque, ciertamente, no es nuevo, un enfoque en el cumplimiento de RR. HH. siempre debe ser lo más importante para las empresas de todos los tamaños. La cantidad de leyes y regulaciones laborales está en aumento, y el riesgo de sanciones por incumplimiento nunca ha sido tan grande. Por ejemplo, podemos ver un incremento en las auditorías comerciales, ya que la Ley de Reducción de la Inflación, aprobada en el verano de 2022, incluyó fondos adicionales para el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés). En general, debe haber una estrategia clara para cerrar la brecha entre la trayectoria de crecimiento de la empresa, los objetivos y las prácticas de cumplimiento que influyen en actividades como la contratación, el desarrollo de los empleados y la retención. Si no lo ha hecho anteriormente, este año puede ser el momento perfecto para desarrollar una lista de verificación de cumplimiento de RR. HH. que sirva como orientación para las áreas relacionadas con el cumplimiento.

¿Qué sectores se prevé que crezcan en 2023?

A pesar de la fuerza actual del mercado laboral, podría avecinarse una recesión económica. También es posible que sigamos viendo empleados que dejan sus trabajos para emprender sus propias actividades empresariales. Aun así, se proyecta que algunos sectores estén en auge dentro de los próximos años, según lo previsto por la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos:

• Cuidado médico e investigación médica: La pandemia del COVID-19 provocó una mayor demanda pública de investigación y desarrollo médico y científico relacionado con enfermedades infecciosas. Encontrar formas de mitigar la propagación viral y desarrollar tratamientos y vacunas han sido áreas de interés de rápido crecimiento a raíz de la pandemia.
• Servicios informáticos y de TI y seguridad: Con muchas fuerzas de trabajo que adoptan el empleo remoto a largo plazo, sigue habiendo una fuerte demanda de servicios informáticos y de TI, de soporte y seguridad.
• Ocio y hospitalidad: Dado que tantas empresas de ocio y hospitalidad se vieron muy afectadas durante la pandemia, se anticipa que habrá un crecimiento considerable en este sector a medida que regrese a los niveles anteriores a la pandemia, y las personas busquen reanudar los viajes y pasar más tiempo fuera del hogar con sus seres queridos.
• Servicios profesionales y empresariales: Según las previsiones de la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos (BLS, por sus siglas en inglés), se agregarán alrededor de 1,5 millones de puestos de trabajo a este sector dentro de la próxima década, un aumento que incluye el crecimiento en el diseño de sistemas informáticos y servicios relacionados, así como servicios de consultoría técnica, científica y de gestión.

Utilice las tendencias emergentes en los negocios para impulsar su éxito

Teniendo en cuenta estas y otras tendencias del sector de pequeñas empresas, junto con sus diversas responsabilidades como propietario de una empresa, tal vez desee buscar ayuda para alcanzar sus objetivos en 2023. Es posible que pueda subcontratar muchas de las tareas que requieren tiempo y recursos valiosos, como administración de RR. HH., nómina y asistencia con el cumplimiento normativo.

Presentar declaraciones del impuesto sobre la renta es una tarea anual para su empresa. Para compañías y para propietarios, esto incluye presentar declaraciones federales del impuesto sobre la renta, así como declaraciones estatales y locales. No hay forma de evitar esta tarea. La mejor forma de manejar esta responsabilidad es estar preparado y comenzar lo antes posible.

¿Cuándo vencen los impuestos comerciales en 2023?

Preste atención a la fecha límite de presentación de las declaraciones de impuestos sobre la renta de 2023. Si no cumple con el plazo, puede incurrir en sanciones por presentación tardía y estas sanciones no son deducibles de impuestos. Más abajo, se muestran los plazos para la declaración de impuestos federales sobre la renta para las devoluciones de 2022:

• Para entidades: Las sociedades colectivas y las corporaciones S que informan sobre la base del año calendario, que es la mayoría, deben presentar sus declaraciones de impuestos sobre la renta de 2022 antes del 15 de marzo de 2023. Las corporaciones C del año calendario deben presentar su declaración de impuestos sobre la renta de 2022 antes del 18 de abril de 2023. Las compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) con múltiples miembros presentan declaraciones de sociedad, a menos que hayan elegido ser gravadas como corporaciones. Las LLC de un solo miembro presentan su declaración con la declaración de impuestos personales del propietario. Los propietarios únicos también presentan su declaración comercial con la declaración de impuestos personales del propietario.
• Para propietarios: Los propietarios de empresas deben presentar sus declaraciones personales de impuestos sobre la renta de 2022 antes del 18 de abril de 2023.

Verifique su estado para conocer los requisitos de presentación. Muchos estados tienen los mismos plazos de presentación que los de impuestos federales sobre la renta. Si hace negocios en más de un estado, es posible que tenga que presentar múltiples declaraciones de impuestos estatales sobre la renta. Preste especial atención a los requisitos de presentación para las empresas que realizan transacciones en línea. Algunos estados consideran que esto es una conexión suficiente ("nexo") con ellos como para exigir declaraciones de impuestos estatales.

El plazo de presentación federal puede extenderse si usted se encuentra en una zona que ha sido declarada zona de desastre federal. Hay una extensión automática de presentación de 60 días para las víctimas de desastres, pero el IRS puede otorgar aún más tiempo. Por ejemplo, a las víctimas del huracán Ian que comenzó en Florida el 23 de septiembre de 2022 y que habían obtenido una extensión de presentación (explicada más abajo) para sus declaraciones de impuestos de 2021 hasta el 17 de octubre de 2022 se les extendió el plazo hasta el 15 de febrero de 2023 para presentar esas declaraciones. El IRS proporciona más información sobre las extensiones para víctimas de desastres.

Solicitar una extensión para impuestos comerciales

Si, por cualquier motivo, no puede cumplir con el plazo de presentación aplicable, puede obtener una prórroga automática de seis meses con solo solicitarla; no se necesita explicación alguna. Debe enviar la solicitud antes de la fecha límite de presentación. Las entidades utilizan el formulario 7004 del IRS para solicitar una extensión. Las personas, incluidos los propietarios únicos, aquellas que trabajan por cuenta propia y las LLC de un solo miembro, usan el formulario 4868 del IRS.

Obtener más tiempo para presentar la declaración no le otorga más tiempo para pagar los impuestos adeudados. Es aconsejable pagar todo lo que espera deber para minimizar o evitar sanciones por pagos atrasados. Estas sanciones comienzan a ejecutarse desde la fecha límite de presentación sin tener en cuenta las extensiones.

Cómo declarar los impuestos de una empresa

La mayoría de las declaraciones de impuestos comerciales se presentan electrónicamente. Según el Libro de Datos del IRS 2021, el 91 % de las declaraciones de la corporación S se presentaron en formato electrónico durante el año fiscal 2021 que finalizó el 30 de septiembre de 2021. Hay dos razones muy buenas para hacerlo:

1. La presentación electrónica es la forma más rápida de procesar una declaración, especialmente con los problemas del personal del IRS y la acumulación de procesamientos de devoluciones en papel.
2. Los especialistas en impuestos que presenten más de diez declaraciones en la temporada de presentación de 2023 deben hacerlo electrónicamente, con excepciones muy limitadas.

Elija su método de preparación fiscal

Decida lo antes posible quién va a preparar y presentar las devoluciones. ¿Utilizará un CPA u otro profesional fiscal? ¿Las devoluciones comerciales serán manejadas internamente por un empleado de la empresa? ¿Está planeando preparar sus declaraciones comerciales y personales utilizando un software de preparación de impuestos?

Si quiere recurrir a un CPA o a otro profesional fiscal, como la mayoría de las empresas, y nunca lo hizo, explore sus opciones. Asegúrese de examinarlos antes de elegir. El IRS tiene consejos sobre cómo seleccionar el especialistas en impuestos adecuado para su caso.

Si trabaja con un profesional fiscal, programe una cita lo antes posible para hablar sobre tu situación.

Reúna sus registros fiscales

Los datos de la declaración de impuestos se basan en los registros que tiene sobre los ingresos y gastos del año. Por lo general, esta información se encuentra en su sistema de contabilidad de escritorio o basado en la nube y un profesional de impuestos u otro especialista en impuestos puede acceder fácilmente a dicho sistema para completar la declaración. Por ejemplo, la información de nómina sobre lo que pagó la empresa en salarios y compensaciones, así como los impuestos sobre el empleo, todos los cuales se incluyen en la declaración de impuestos sobre la renta, debería encontrarse fácilmente en su sistema contable.

Además de los ingresos y gastos anuales registrados en el sistema contable, asegúrese de tener varios registros y otros detalles disponibles para ayudar con la preparación de la declaración:

• Devoluciones del año anterior. Estos muestran posibles residuos que se pueden utilizar en las devoluciones actuales para reducir la responsabilidad fiscal. Incluyen, por ejemplo, pérdidas operativas netas, crédito comercial general y pérdidas de capital.
• Información sobre las inversiones de los propietarios. Debido a que las asociaciones y las corporaciones S pasan por ingresos y pérdidas a los propietarios, es imprescindible que los propietarios conozcan su "base" en la empresa. Si se traspasan las pérdidas, son deducibles en la declaración del propietario solo en la medida de dicha base. Por ejemplo, la base de un propietario de una corporación S es el monto invertido en acciones o préstamos realizados por el propietario a la corporación. La información básica debe incluirse en la declaración de impuestos utilizando el Formulario 7203 y, donde se reclaman las pérdidas, en el Anexo E del Formulario 1040 o 1040-SR. Las sociedades deben informar en el Anexo K-1 del Formulario 1065 la cuenta de capital inicial y final de un socio. La cuenta de capital es la cantidad de capital aportada a la asociación durante el año, el porcentaje del socio en el año actual de ingresos netos o pérdidas calculadas para fines fiscales, cualquier retiro y distribución realizada al socio por la asociación y cualquier otro aumento o disminución de la cuenta de capital.
• Información de activos. Si la empresa vendió activos, es necesario tener información sobre su base para calcular las ganancias o pérdidas. Por ejemplo, si la empresa vendió un edificio, la base utilizada para determinar la ganancia o pérdida tiene en cuenta lo que la empresa pagó por el edificio, la depreciación reclamada por ese activo y otros ajustes.

Información fiscal complementaria

Las deducciones y créditos comerciales no se pueden crear de la nada y deben justificarse con recibos, facturas, cheques cancelados y otra documentación. Esta información fiscal complementaria no se envía con la declaración, pero se debería conservar y ser de fácil acceso en caso de una auditoría.

Además de los recibos u otros documentos que demuestren montos de gastos, la ley tributaria exige documentos adicionales en algunas situaciones. Algunos ejemplos de los documentos requeridos incluyen estos:

• Mantenimiento de registros especiales para viajes, comidas, vehículos y regalos de negocios. Los recibos por sí solos no son suficientes para respaldar las deducciones reclamadas por estos gastos. Los registros requeridos se explican en la Publicación 463 del IRS.
• Justificación de donaciones caritativas. Si la empresa hizo donaciones de $250 o más, se requiere una confirmación por escrito de la organización. Esta y otras normas para la justificación para donaciones benéficas están en la Publicación 526 del IRS.

Consideración del impacto de los trabajadores fuera del estado

Para fines federales de impuestos sobre la renta, el hecho de que muchas empresas usan trabajadores remotos no es importante. Sin embargo, para fines estatales y locales de impuestos sobre la renta, esta situación puede crear problemas de declaración de impuestos. Las empresas suelen presentar sus declaraciones del impuesto sobre la renta estatal según el “nexo”, es decir, donde tienen una conexión comercial. Por lo general, es el lugar donde la empresa está ubicada físicamente (“presencia física”). Sin embargo, tener trabajadores en otros estados puede crear el nexo suficiente para requerir la presentación de una declaración de impuestos sobre la renta y el pago de impuestos estatales y locales en esa ubicación.

Revise las normas de impuestos sobre la renta de todos los estados en los que tiene empleados que trabajan de forma remota (debe saber quiénes son a través del sistema de nómina) para determinar si tiene obligaciones fiscales allí.

Consideración de estrategias de ahorro fiscal después de fin de año

El calendario indica que el año pasado ha terminado, pero las oportunidades de obtener deducciones fiscales adicionales siguen estando disponibles. Para eso, se deben tomar ciertas medidas y realizar ciertas elecciones sobre declaraciones de impuestos. Estos son algunos ejemplos:

• Maximice las contribuciones del plan de jubilación. La fecha límite para hacer contribuciones deducibles de impuestos a un plan de jubilación calificado es la fecha de vencimiento extendida de la declaración. ¿No dispone de un plan de jubilación calificado para la empresa? Se puede establecer uno y financiarse hasta la fecha de vencimiento extendida. Puede encontrar más detalles sobre cómo establecer un plan de jubilación calificado y contribuir a este, así como sobre los créditos fiscales por hacerlo, en la Publicación 560 del IRS.
• Decida cómo deducir el costo del equipo. Si la empresa compró equipos, maquinaria u otra propiedad en 2022, hay varias formas de deducir el costo. Estos incluyen gastos del primer año (deducción de la Sección 179), depreciación del bono, depreciación regular y una elección de puerto seguro de mínimos. La decisión sobre qué método usar se toma cuando se presenta la declaración. La elección puede afectar los impuestos de este año y los años venideros. Hay más detalles sobre estas opciones en la Publicación 946 del IRS.
• Verifique los reembolsos de créditos de investigación. Si su empresa participó en actividades de investigación durante 2022, es posible que no pueda utilizar el crédito fiscal completo calculado en los gastos de investigación. El crédito, que es parte del crédito comercial general, está sujeto a un retorno de un año. Si presenta un reclamo por un reembolso basado en el crédito de investigación, asegúrese de incluir toda la información que ahora se requiere.

Cambios en los impuestos comerciales para tener en cuenta al presentar la declaración en 2023

Independientemente de que sea propietario de una empresa con experiencia o que recién esté comenzando, los créditos y las deducciones fiscales cambian de forma continua. A continuación, encontrará algunos aspectos nuevos que debe conocer para asegurarse de presentar sus impuestos de manera correcta y que no le falte nada llegado el plazo fiscal en 2023.

Como recordatorio antes de tomar cualquier medida, hable con su CPA, profesional fiscal o asesor legal para determinar el mejor curso de acción para su negocio.

Algunas normas antiguas y otras nuevas

Algunas normas fiscales se habían establecido temporalmente para brindar ayuda durante la pandemia. Estas normas caducaron, lo que permite que las normas anteriores vuelvan a implementarse para las devoluciones de 2022. Además, algunas normas que expiraron al final de 2021 se han extendido o modificado en 2022. Los cambios para tener en cuenta en la declaración de 2022 incluyen los siguientes:

• Límites de contribuciones caritativas. El límite de ingresos gravables del 25 % para las donaciones de las corporaciones C que se aplican en 2021 vuelve al límite estándar del 10 % en 2022. Para los propietarios de las entidades utilizadas como vehículo, el límite de sus contribuciones en efectivo realizadas por sus empresas que era de hasta el 100 % de los ingresos brutos ajustados en 2021 se revierte al límite del 60 %. Además, no hay opción para deducir las contribuciones en efectivo en 2022 de las personas que no detallan las deducciones.
• Mejoras en energías alternativas. El porcentaje del costo de los paneles solares y otras mejoras de energía alternativa, que se suponía que disminuiría al 26 % en 2022, se ha fijado en el 30 %.
• Amortización de los gastos de I+D. Antes de 2022, el total de estos gastos podía deducirse en el año en que se pagaron. A partir de 2022, deben amortizarse (deducirse de manera proporcional) en no menos de cinco años (quince años para investigación y desarrollo extranjeros).
• Crédito fiscal por comprar vehículos ecológicos. El límite de crédito fiscal para comprar un vehículo eléctrico en 2022 es el mismo que antes: $7500. Sin embargo, para las compras a partir del 16 de agosto de 2022, hay un requisito de montaje final que se debe realizar para poder reclamar el crédito.
• Condonación de préstamos del Programa de Protección de Cheques de Pago. El monto del préstamo condonado se considera un ingreso exento de impuestos; no aumenta los ingresos reportables. No obstante, se considera al calcular los ingresos brutos a los efectos de determinar la elegibilidad de algunas empresas para usar el método de contabilidad en efectivo. Se tiene en cuenta en la base de un socio.

Ajustes para la inflación

Cada año, el IRS ajusta decenas de artículos fiscales para tener en cuenta la inflación. Por ejemplo, se han modificado los tramos impositivos para las personas físicas, lo que repercute en lo que pagan los propietarios de las entidades utilizadas como vehículo sobre su parte de los ingresos empresariales. Algunos otros elementos que afectan a las empresas debido a los ajustes de costo de vida (COLA) incluyen estos:

• Tasa de kilometraje estándar para viajes de negocios. Si no se deducen los gastos reales, entonces, la tasa establecida por el IRS es de 58.5 centavos por milla para la primera mitad de 2022 y 62.5 centavos por milla para la segunda mitad de 2022.
• Crédito de seguro médico para pequeños empleadores. La elegibilidad para este crédito se basa en parte en los salarios; la cantidad se ha ajustado a la inflación de 2022.
• Prueba de recibos brutos. Esta prueba se utiliza para determinar si una empresa puede emplear el método de contabilidad en efectivo, prever la contabilidad del inventario y para otros fines. La prueba de recibos brutos en 2022 es de $27 millones en recibos brutos anuales promedio de los tres años anteriores.
• Sección 179 de la deducción (gastos del primer año) . En lugar de depreciar el costo de la maquinaria, el equipo y otros bienes elegibles puestos en servicio antes de finales de 2021, una deducción inmediata hasta el límite de 2022 ($ 1 080 000, reducido dólar por dólar para las compras superiores a $ 2 700 000).
• Limitación de pérdidas para contribuyentes no corporativos. La limitación de las pérdidas del año actual ha aumentado; el exceso de pérdidas se convierte en parte de una pérdida operativa neta que se puede utilizar en años futuros.
• Deducción de ingresos comerciales calificados (QBI). El umbral de ingresos imponibles por encima del que la deducción de QBI puede limitarse o prohibirse ha aumentado para 2022.

Otros recordatorios

Al presentar la declaración de impuestos sobre la renta de 2022, tenga en cuenta algunas otras normas fiscales. Por ejemplo:

• Presentación electrónica. Algunas empresas deben presentar sus devoluciones electrónicamente; otras deberían considerar hacerlo. Los retrasos del IRS en las devoluciones en papel sin procesar demuestra la necesidad de presentar la declaración de forma electrónica. Esto se aplica especialmente a quienes esperan una devolución de impuestos.
• Impuestos estimados para 2023. La primera cuota de impuestos estimados para individuos y corporaciones del año calendario vence el mismo día en que se presentan las declaraciones de impuestos sobre la renta de 2022. Obtener una extensión para presentar la declaración de 2020 no le otorga más tiempo para pagar impuestos estimados en 2023. Consulte con su profesional fiscal sobre las nuevas normas fiscales que pueden afectar los impuestos de 2023.

Comience a presentar impuestos para su empresa y manténgase al día con las leyes fiscales

Al comenzar antes y prepararse un poco, puede hacer que la declaración de impuestos para su empresa sea un proceso más eficiente y menos estresante. Con los cambios en la ley y las nuevas pautas del IRS, querrá consultar con su contador para asegurarse de saber lo que se requiere a fin de seguir cumpliendo con la normativa, así como conocer las oportunidades adicionales de ahorro fiscal que tiene a su disposición a través de créditos. Paychex ofrece servicios fiscales que pueden ayudar a su empresa a navegar por las complejidades de la declaración de impuestos.