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El 1 de enero de 2024, todos los empleadores cubiertos de Illinois deberán ofrecer a sus empleados hasta 40 horas de licencia pagada por año y por cualquier motivo. El gobernador de Illinois firmó la Ley de Licencia Pagada para Todos los Trabajadores el 13 de marzo de 2023, lo que convierte a Illinois en el tercer estado, junto a Maine y Nevada, que exige tiempo libre pagado por el empleador sin un motivo calificado.

¿Cuáles son los requisitos del empleador en virtud de la Ley de Licencia Pagada para Todos los Trabajadores?

Un empleador cubierto debe decidir cómo desea proporcionar horas de licencia pagada: un proceso de acumulación durante un período de doce meses u horas anticipadas en la fecha de inicio del empleo y anualmente después de eso. Los empleadores deben establecer por escrito cuál será el período de doce meses.

Si un empleador elige anticipar las horas, no está obligado a permitir que los empleados transfieran horas de un período de doce meses al siguiente, y los empleados perderán cualquier licencia no utilizada al final del período de doce meses. Sin embargo, los empleadores pueden optar por proporcionar una política más generosa que permita la transferencia de horas.

Si un empleador elige utilizar el proceso de acumulación, los empleados cubiertos empezarán a acumular licencia pagada en la fecha de entrada en vigencia de la ley (1 de enero de 2024) o al comienzo de su empleo, y la acumulación mínima será de una hora de licencia pagada por cada 40 horas trabajadas. Los empleados pueden acumular hasta 40 horas en un período de doce meses.

Los empleadores también están sujetos a requisitos de mantenimiento de registros que incluyen estos:

• Horas trabajadas por los empleados.
• Licencia pagada acumulada y utilizada por cada empleado.
• Saldos de licencias pagadas de cada empleado.

Los registros requeridos deben conservarse durante tres años y estar disponibles a solicitud del Departamento de Trabajo de Illinois (IDOL, por sus siglas en inglés) o a solicitud del empleado.

Además, los empleadores deben publicar el aviso requerido en un lugar visible del sitio y proporcionar un aviso por escrito a los empleados (comunicación impresa en formato físico o electrónico) o incluir una copia en una política escrita o en un manual del empleado, si el empleador tiene uno. El aviso requerido, que redactará el IDOL, también deberá proporcionarse en otros idiomas si hay una gran parte de los empleados que no habla inglés. En tales casos, los empleadores deben notificar al IDOL, que luego redactará una versión del aviso en los idiomas apropiados.

Los empleadores pueden exigir que los empleados notifiquen con anticipación su necesidad de tomar la licencia: hasta siete días por cualquier necesidad previsible o lo antes posible por una necesidad imprevista. Si un empleador requiere algún tipo de aviso para una licencia imprevista, debe tener una política escrita que documente los procedimientos que deben seguir los empleados en tales circunstancias. 

Según esta ley, los empleados no están obligados a presentar documentación para respaldar su necesidad de licencia.

Lo que los empleados deberían saber sobre la licencia pagada para todos los trabajadores

Los empleados cubiertos pueden acumular horas de licencia pagadas o hacer que el saldo se cargue por anticipado en la fecha de entrada en vigencia (1 de enero de 2024) o en su primer día de trabajo, lo que ocurra más tarde.

Aunque los empleados empiezan a acumular horas de licencia pagada inmediatamente después de su fecha de inicio o en la fecha de entrada en vigencia de la Ley, los empleadores pueden imponer un período de espera para que los empleados no puedan usar ninguna licencia pagada en virtud de esta ley hasta que completen hasta 90 días calendario en el trabajo, o 90 días después de la fecha de vigencia del 1 de enero de 2024, lo que ocurra más tarde.

Los empleados también tendrán la opción de transferir hasta 40 horas de licencia pagada al siguiente período de doce meses si el empleador opta por utilizar el proceso de acumulación.

En cuanto al pago de licencias en virtud de esta ley, los empleados, generalmente, deben recibir su tarifa por hora y a los empleados que obtienen propinas se les debe, al menos, el salario mínimo. Los empleados también retendrán cualquier tiempo de licencia pagada acumulado si se trasladan dentro de la empresa o cuando lo hagan.

Detalles adicionales para empleadores

En virtud de la Ley de Licencia para Todos los Trabajadores, los empleadores no tienen que pagar el tiempo de licencia pagada ganado pero no utilizado al momento de la desvinculación del empleado de la empresa, a menos que el tiempo en virtud de esta ley se acredite al tiempo libre pagado existente o a la bolsa de días de vacaciones del empleado u otra política de licencia pagada que deba pagarse en virtud de una ley o regla existente de Illinois.

¿Algún empleador está exento de la Ley de Licencia Pagada para Todos los Trabajadores?

Existen varios tipos de empleadores a los que no se les aplica la Ley de Licencia Pagada para Todos los Trabajadores, incluidos los distritos escolares organizados en el Código escolar de Illinois, los distritos de parques en el Código del distrito de parques de Illinois y el gobierno federal.

Además, la ley no se aplica a los empleadores que ya están cubiertos por una ordenanza municipal o del condado vigente el 1 de enero de 2024 o antes, que les exige proporcionar licencia pagada a los empleados, incluida la licencia pagada por enfermedad, por ejemplo, la Ordenanza de salario mínimo y licencia por enfermedad pagada de Chicago, la Ordenanza de licencia por enfermedad ganada del condado de Cook.

Los empleadores deben saber que si se encuentran en un municipio o condado que promulgue o modifique una ordenanza local que proporcione licencia pagada, incluida la licencia pagada por enfermedad, después de la fecha de entrada en vigencia de la Ley de Licencia Pagada para Todos los Trabajadores, solo tendrán que cumplir con la ordenanza local siempre que los beneficios, derechos y compensaciones sean mayores o iguales a los otorgados por esta ley.

¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?

Los empleadores podrían enfrentar sanciones civiles entre $500 y $2500, según la infracción específica de la ley o de cualquier regla adoptada. Además, los empleadores también podrían tener que pagar, en parte, honorarios de abogados y otros costos legales a los que un empleado pueda tener derecho debido a la infracción del empleador.

¿Qué sigue?

Lo anterior representa un resumen general de las disposiciones de la Ley de Licencia Pagada para Todos los Trabajadores. La ley contiene disposiciones y definiciones adicionales.

Se espera la orientación del IDOL antes de la fecha de entrada en vigencia de la ley, pero los empleadores cubiertos pueden adelantarse a cualquier obligación potencial abordando sus políticas de licencia pagada para asegurarse de que cumplan o cumplirán antes del 1 de enero de 2024. Paychex puede brindar apoyo para ayudar a su empresa con sus necesidades de RR. HH., incluso ayudándolo a mantenerse al día con las regulaciones laborales federales y estatales que podrían afectar a su negocio.

La transparencia salarial continúa siendo un foco importante entre las legislaturas estatales para el 2023. A finales de diciembre de 2022, el gobernador del estado de Nueva York firmó el proyecto de ley S.9427-A/A.10477, que exigirá a los empleadores cubiertos estatales cumplir con las obligaciones relacionadas con la transparencia salarial en los anuncios de empleos.

Nueva York es uno de los siete estados a partir de esta fecha de publicación que ha aprobado la legislación de transparencia salarial y se une a California, Rhode Island y Washington para implementar dicha ley en 2023. La ley de Nueva York, que se aplica a los empleadores del estado de Nueva York, entra en vigencia el 17 de septiembre de 2023.

¿Qué es la transparencia salarial?

La transparencia salarial es el hecho de compartir información de compensación de los puestos dentro de su empresa, incluidas, entre otras, las tarifas de pago para los puestos disponibles, aumentos salariales, bonificaciones, beneficios y mucho más.

El objetivo principal de las leyes de transparencia salarial es ayudar a cerrar las brechas salariales. En 2020, las mujeres hicieron 83 centavos por cada dólar hecho por hombres, según el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos.. La brecha salarial de género fue mayor para mujeres de color (64 centavos) y mujeres hispanas (57 centavos).

Las empresas pueden demostrar varios grados de transparencia salarial. Por ejemplo, una empresa puede optar por compartir rangos de pago para puestos vacantes, mientras que otra compañía podría elegir compartir tarifas de pago específicas para cada puesto. Sin embargo, todas las empresas deben cumplir con las leyes de transparencia salarial aplicables en su jurisdicción estatal o local.

¿Qué se requiere de los empleadores cubiertos en virtud de la Ley de transparencia salarial de Nueva York?

Un empleador con cuatro o más empleados tiene la obligación de cumplir con los siguientes requisitos*:

• Incluya el sueldo anual mínimo y máximo o el rango por hora cuando publique un empleo, ascenso o traslado en las siguientes condiciones:

a. Si ese empleo se realizará físicamente, al menos en parte, dentro del estado de Nueva York.¹

b. Si el empleo, sin importar dónde se lleve a cabo, depende de un supervisor u otro sitio ubicado en el estado de Nueva York.

• Divulgar la descripción del trabajo, si ya existe, al anunciar un empleo, promoción u oportunidad de transferencia.

Hay cierta ambigüedad en la redacción de la enmienda, pero parece indicar que una empresa no ubicada en el estado de Nueva York que desee publicar una oferta de trabajo totalmente remoto podría no estar cubierta por la ley.

Las enmiendas también cambiaron los requisitos de mantenimiento de registros, por lo que los empleadores no estarían obligados a mantener registros del historial de rangos de compensación para cada empleo, ni la descripción del empleo, el ascenso o la oportunidad de traslado de dichos puestos. Sin embargo, es una buena práctica mantener los registros durante un período para proteger su empresa, independientemente de que lo exija una ley específica.

¿Existen otras leyes de transparencia salarial en el estado de Nueva York?

A partir de esta publicación, el estado de Nueva York tiene tres jurisdicciones locales con leyes de transparencia salarial que entraron en vigencia en 2022, incluidos Ithaca (1 de septiembre), la ciudad de Nueva York (1 de noviembre) y el condado de Westchester (6 de noviembre). De acuerdo con la ley estatal, ninguna de las disposiciones de la legislación estatal reemplaza los requisitos de cualquier ley local, por lo que las empresas deben entender y cumplir cualquier requisito adicional de las leyes de transparencia salarial en su jurisdicción local. Por ejemplo, la ley de la ciudad de Nueva York cubre a los empleadores de un solo trabajador doméstico, por lo que la ley del estado de Nueva York podría no aplicárseles, pero sí la de la ciudad de Nueva York.

Se espera que la Comisión Laboral estatal publique más guías o regulaciones antes de la fecha de entrada en vigencia, que es el 17 de septiembre de 2023.

¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento de la Ley de transparencia salarial del estado de Nueva York?

De acuerdo con la ley, cualquier empresa que no cumpla con las disposiciones estará sujeto a multas civiles de la siguiente manera:

• $1000 por la primera infracción.
• $2000 por la segunda infracción.
• $3000 por la tercera infracción y posteriores.

No existe un derecho privado de acción, pero las personas pueden presentar una queja ante el comisionado del Departamento de Trabajo del estado de Nueva York. Los empleadores deben tener en cuenta que también hay una disposición contra represalias en la ley.

Mirar hacia el futuro

Paychex continuará monitoreando este tema y brindará actualizaciones sobre la orientación adicional proporcionada por la Comisión Laboral del Estado de Nueva York. Además, ¿ha considerado su empresa los beneficios de trabajar con un proveedor de soluciones de recursos humanos que ofrece un profesional de recursos humanos?  Obtendrá ayuda para evaluar sus necesidades, simplificar los procesos de gestión e identificar las leyes y regulaciones laborales para que pueda afrontar mejor los desafíos de cumplimiento.  

* Ciertas agencias de empleo se consideran empleados elegibles.

¹ Una declaración escrita que detalla que la compensación se basará en la comisión podría cumplir con los requisitos de divulgación para trabajos de solo comisión.   

En noviembre de 2022, los votantes de Washington, D. C. se expresaron en las urnas con un margen abrumador y dejaron en claro que desean que el crédito por propinas desaparezca. Aproximadamente, el 75 % de los casi 180 000 votos emitidos ayudaron a que la Iniciativa 82 se aprobara de forma sencilla, que pedía la eliminación gradual del crédito por propinas en los próximos cinco años.

La iniciativa, también conocida como la Ley de Eliminación de Crédito por Propinas del Distrito de Columbia, requiere un aumento gradual en el salario mínimo en efectivo por hora pagado a los trabajadores con propinas en la capital de la nación y una disminución correspondiente en el crédito por propinas hasta que llegue a cero el 1 de julio de 2027. Actualmente, siete estados, que son Alaska, California, Minnesota, Montana, Nevada, Oregón y Washington, prohíben que los empleadores usen un crédito por propinas para trabajadores asalariados que reciben propinas.

Esta ley también afecta la Ley de Enmienda de Equidad de los Trabajadores Asalariados que Reciben Propinas (TWWFAA, por sus siglas en inglés) de 2018, pero no elimina ninguna de las obligaciones de cumplimiento para los empleadores que toman el crédito por propinas.

La legislación que firmó el alcalde de Washington, D. C. hace poco retrasará el primer aumento del salario mínimo en efectivo por hora hasta el 1 de mayo de 2023 (establecido originalmente para el 1 de enero de 2023); además, el Congreso está revisando la iniciativa. También habrá un segundo aumento del salario mínimo en efectivo por hora en 2023.

¿Qué es un crédito por propinas?

Un crédito por propinas permite a los empleadores pagar a los empleados que reciben propinas menos del salario mínimo porque el ingreso de propinas, generalmente, da como resultado que los salarios de los trabajadores que reciben propinas alcancen o excedan el salario mínimo. El crédito por propinas es la diferencia entre el salario mínimo y el salario mínimo en efectivo. Con Washington, D. C., como ejemplo, el salario mínimo local vigente es de $16,10. El salario mínimo en efectivo para los trabajadores con propinas es de $5,35 por hora, lo que hace que el crédito de propina sea de $10,75.

Los empleadores son responsables de compensar la diferencia si las ganancias de propinas por hora de un empleado (promedio semanal) sumadas al salario mínimo en efectivo no equivalen al salario mínimo completo en D. C.

La Iniciativa 82 seguirá este cronograma para los cambios en el crédito por propinas.

Los empleadores de D. C. aún tienen obligaciones de cumplimiento 

Los empleadores deben cumplir con varias disposiciones de la TWWFAA para mantener el uso del crédito por propinas, pero también podrían evitar los aspectos que consumen mucho tiempo de cada requisito pagando a sus empleados el salario mínimo actual en D. C.

Capacitación sobre acoso sexual

En virtud de la TWWFAA, los empleadores establecidos tuvieron que crear una política de acoso sexual y presentarla ante la Oficina de Derechos Humanos de D. C. (DCOHR, por sus siglas en inglés). Las empresas también deben publicar la política y distribuirla a todos los empleados. Los empleadores también deben informar anualmente las denuncias de acoso sexual a la DCOHR; el informe del año recién terminado (2022) vence a más tardar el 31 de marzo de 2023 y debe presentarse a través de un formulario en línea.

Las empresas con trabajadores que reciben propinas en Washington, D. C. deben impartir formación sobre cómo prevenir el acoso sexual a cargo de un proveedor certificado, que incluirá medidas de prevención, protocolo de respuesta e intervención, y tendrán un plazo de treinta días desde que se completó la capacitación para presentar una certificación a la DCOHR.

Todos los empleados deben participar en la capacitación dentro de los noventa días posteriores a la contratación o haber recibido capacitación dentro de los dos años anteriores (a partir del 12 de diciembre de 2020). La capacitación debe llevarse a cabo cada dos años y se puede realizar en línea o de forma presencial para quienes no son gerentes, los propietarios y los operadores. Los gerentes deben asistir a sesiones de capacitación presenciales.

Capacitación sobre la Ley de Salario Mínimo

• Todos los propietarios, operadores y gerentes deben completar una capacitación anual sobre los requisitos de la Ley del Salario Mínimo. Los gerentes deben completar la capacitación en persona, mientras que los propietarios y operadores pueden completarla en línea.
• La certificación de la capacitación debe proporcionarse a la OHR anualmente.

Requisitos del informe de sueldo

Los empleadores deben proporcionar un informe con cada pago de salario que incluya lo siguiente:

• Fecha de pago.
• Salarios brutos.
• Deducciones y adiciones con las propinas en una línea separada.
• Salarios netos.
• Horas trabajadas durante el período de pago.
• Formulario de declaración de propinas del empleado para el período de pago, en que se separan las propinas en efectivo de las propinas de tarjetas de crédito.

Requisitos del informe trimestral de salarios

Los empleadores deben presentar un informe trimestral que certifique que a cada empleado se le pagó, al menos, el salario mínimo con la propina incluida. Un procesador de nómina externo debe enviar el informe trimestral a través de una aplicación web que aún no se haya determinado. Los hoteles están exentos de usar un procesador de nómina externo.

Los informes deben contener lo siguiente:

• Nombre del empleado.
• Cantidad de horas trabajadas durante la semana por cada empleado.
• Pago total, incluidas las propinas, para cada empleado.
• Salario semanal promedio para cada empleado.
• Política de propinas del empleador: qué números se utilizaron para calcular los salarios.

Requisitos de notificación

Los empleadores también deberán proporcionar a los empleados un aviso que indique lo siguiente:

• Disposiciones de la subsección 4(f) de la Ley de Salario Mínimo.
• Los empleados pueden conservar todas sus propinas si no hay una política que indique que hay que compartirlas.
• Política del empleador sobre la distribución de propinas, si es que se comparten.
• Porcentaje que se reduce de las propinas por cargos de tarjeta de crédito.

¿Qué sucederá después?

Paychex continuará monitoreando los desarrollos en la Iniciativa 82. Cuando investigue sobre un proveedor de nómina externo, considere los más de cincuenta años de experiencia que un líder de la industria como Paychex proporciona a más de 730 000 clientes comerciales que utilizan nuestras soluciones de nómina y de RR. HH.