Servicios de recursos humanos y nómina de Paychex en Phoenix, Arizona

Desde el 1 de enero de 2019, los empleadores de Arizona no sujetos a los requisitos federales de COBRA y con un promedio de uno a veinte empleados durante el año calendario anterior deberán ofrecer una cobertura estatal de continuación nueva.

Las leyes estatales de continuación protegen a los empleados que pierden su seguro médico grupal debido a sucesos específicos calificados. En esos casos, los empleadores sujetos a las leyes deben ofrecer una cobertura temporal igual a la que se perdió.

Con la aprobación de la legislación S.B. 1217 en abril de 2018, Arizona se convirtió en el 43.° estado, más el distrito de Columbia, en exigir la cobertura estatal de continuación, lo que deja solo a Alabama, Alaska, Idaho, Indiana, Michigan, Montana, Nevada y Puerto Rico sin algún tipo de requisitos.

¿Quién es elegible para la cobertura estatal de continuación?

La nueva ley de continuación de Arizona refleja efectivamente los requisitos de COBRA. Un empleado tiene derecho a la cobertura estatal de continuación si estuvo inscrito en el plan de salud grupal de su empleador durante, al menos, tres meses antes de un suceso calificado. La cobertura también se aplica a su cónyuge y a todo dependiente calificado si estaban inscritos en el plan en el momento del suceso calificado.

La cobertura estatal de continuación debe ser igual a la cobertura médica provista por el empleador antes del suceso.

¿Qué cuenta como suceso calificado?

Existen siete acontecimientos específicos que pueden hacer que un empleado, su cónyuge y sus dependientes tengan derecho a la cobertura, como se describe en la ley de continuación de Arizona. Estos incluyen lo siguiente:

1. Terminación voluntaria o involuntaria del empleo, excepto en casos de mala conducta grave.
2. Una reducción de las horas que pone fin a la elegibilidad del empleado para recibir un seguro médico.
3. Divorcio o separación.
4. Muerte del empleado.
5. El empleado cumple los requisitos para acceder a Medicare.
6. La persona dependiente ya no es elegible para la cobertura del plan del empleado.
7. El jubilado o el cónyuge o hijo dependiente del jubilado pierde la cobertura en un plazo de un año antes o después de que el empleador inicie un procedimiento de quiebra en virtud del Título 11.

¿Cuáles son mis responsabilidades como empleador?

Si usted es un empleador sujeto a la ley de Arizona, debe notificarle a su empleado sobre su elegibilidad para la continuidad de la cobertura estatal por escrito dentro de los 30 días posteriores al evento elegible. La ley permite fechas de los sellos postales dentro de los cuarenta y cuatro días posteriores al evento. Luego, el empleado dispone de sesenta días a partir de la fecha de la comunicación o del aviso para elegir recibir la continuación de la cobertura.

Cuando se elige, la cobertura de continuación debe ser idéntica a la cobertura médica del empleado antes del suceso calificado. 

¿Cuánto tiempo debo ofrecer cobertura?

La cobertura estatal de continuación permanece vigente durante dieciocho meses después de la fecha de inicio, pero puede interrumpirse en los siguientes casos:

• El empleado no paga su prima + el recargo o la tarifa administrativa. 
• El empleado o dependiente cumple los requisitos para acceder a Medicare o Medicaid. 
• El empleador ya no ofrece cobertura a todos los empleados. 
• De lo contrario, un dependiente cubierto perdería la cobertura del plan. 

También se pueden conceder prórrogas en determinadas circunstancias:

• Un empleado puede solicitar una prórroga de once meses para dependientes calificados con una discapacidad.
• El empleador puede conceder una prórroga de dieciocho meses a un dependiente si se produce alguno de los supuestos enumerados del tres al seis durante la continuación de la cobertura.

¿Se puede sancionar a mi empresa por incumplimiento?

A diferencia de COBRA, donde el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos puede multar a los empleadores con $110 al día por un aviso de incumplimiento, no existe una sanción establecida por el incumplimiento de la continuación del estado de Arizona.

¿Cómo puedo hacer que la continuación del estado sea más fácil de administrar?

Las empresas que se especializan en administrar la cobertura estatal de continuación y COBRA pueden ayudarlo a establecer un nuevo programa y supervisar la ley para detectar cambios que podrían afectar su negocio. Conectar su programa con la nómina y el seguro médico grupal también puede ayudar a simplificar la continuación del estado para su negocio.

Visite Paychex WORX para obtener detalles actualizados sobre las leyes estatales de continuación, COBRA y más regulaciones que pueden afectar su negocio.

Los ajustes por costo de vida pueden ayudar a los empleados a administrar los precios crecientes de los productos básicos como la vivienda, la energía y los alimentos. Un aumento por costo de vida para los empleados no se basa en el desempeño laboral o un ascenso. Más bien, los aumentos salariales se otorgan para contrarrestar la inflación y ayudar a los empleados a mantener su poder adquisitivo. Con la inflación que sigue teniendo un gran impacto en 2023, las empresas han tenido una mayor necesidad de implementar aumentos por costo de vida.

¿Qué es un ajuste por costo de vida?

Los COLA son aumentos en los salarios o las tarifas por hora para ayudar a los empleados a mantener el valor de su compensación contra la inflación. Estos aumentos no se consideran aumentos por mérito como resultado del buen desempeño laboral. Los aumentos por costo de vida pueden ser una forma de ayudar a mantener el poder adquisitivo del empleado. Por lo general, los empleadores calculan el monto del aumento salarial por costo de vida utilizando un índice de precios, como el Índice de precios al consumidor para asalariados urbanos y trabajadores administrativos (CPI-W, por sus siglas en inglés) de la Oficina de Estadísticas Laborales. Este índice mide el aumento de los precios al consumidor de los hogares donde al menos la mitad de los ingresos provienen de ocupaciones asalariadas urbanas o administrativas, y al menos uno de los miembros del hogar ha estado empleado durante al menos 37 semanas en los últimos doce meses. Esto representa alrededor del 29 % de la población estadounidense.

¿Cuál es el aumento de COLA de la Administración del Seguro Social para 2023?

Cada año, la Administración del Seguro Social aplica un COLA a los pagos realizados a aquellos que reciben el seguro social e ingresos del seguro suplementario (SSI). Para 2023, el aumento de COLA es de 8.7 %, lo que es significativamente mayor que los COLA en los últimos años.

¿Cómo funciona el ajuste por costo de vida?

Un COLA es un aumento general estándar para un grupo de personas. Los empleadores pueden dar un aumento por costo de vida donde cada empleado recibe el mismo porcentaje de aumento.

Normalmente, el costo de vivir en ciudades grandes como Nueva York o Los Ángeles es más alto que las comunidades rurales más pequeñas. Los empleadores con empleados en varias ciudades o estados pueden elegir ajustar sus aumentos por costo de vida en función de la ubicación. Esto puede ayudar a cubrir los costos más caros de vivienda, gasolina o alimentos que afectan a los trabajadores en ciertas áreas.

En algunos casos, los aumentos salariales por costo de vida pueden ser un requisito. Las leyes de salario mínimo, los acuerdos sindicales, los contratos ejecutivos e incluso los beneficios para jubilados, como las pensiones de los empleados, pueden contener disposiciones para COLA anuales. Algunos de estos ajustes automáticos pueden programarse en un sistema de compensación para garantizar que surtan efecto según lo estipulado, mientras que otros pueden requerir supervisión adicional.

¿Qué se incluye en el ajuste por costo de vida?

Un COLA a menudo se calcula en base a una métrica subyacente, como el Índice de precios al consumidor (CPI) o el CPI-W. Los índices calculan el aumento de los precios de los bienes de primera necesidad, como la vivienda, los alimentos y la energía. La ley estatal o un acuerdo sindical pueden especificar qué índice debe usarse para calcular un aumento por costo de vida anual. Los acuerdos de empleo también pueden indicar el índice específico que debe usarse para medir cualquier aumento por costo de vida.

¿Los empleadores están obligados a dar ajustes por costo de vida?

Un aumento por costo de vida no es obligatorio, a menos que lo exija la ley o el acuerdo, como los aumentos anuales del salario mínimo, o se indique en un acuerdo sindical, el documento del plan de beneficios o el contrato de trabajo. Cuando se ofrecen aumentos por costo de vida a los empleados, es posible que no sean necesarios cada año. Algunos años, la inflación se mantiene estable y el costo de vida no cambia, lo que significa que el valor salarial de los empleados no disminuye.

¿Por qué un empleador daría un COLA? Hay varias razones comunes, entre ellas:

• Preocupación por la retención de empleados cuando las empresas competidoras comienzan a ofrecer tarifas de pago más altas.
• La necesidad de persuadir a los empleados de reubicarse en una ciudad o estado con un costo de vida más alto.
• Para aliviar el estrés financiero de los empleados durante períodos de inflación.
• Hacerlo es requerido por ley o en virtud de los términos de un acuerdo.

Cómo calcular un pago de ajuste por costo de vida para empleados

Un COLA normalmente se puede calcular como parte de una revisión anual del plan de compensación. Un empleador debe determinar qué índice de precios se alinea mejor con el costo de vida de sus empleados. Si el índice elegido aumentó un 6 % el año pasado, los salarios de los empleados o las tarifas por hora se ajustarían en una cantidad similar.

Por ejemplo, un empleado con un salario básico de $100 000 podría recibir un aumento de seis por ciento, o $6 000 por su COLA, antes de cualquier aumento basado en el desempeño. Del mismo modo, un empleado que gana $20 por hora podría recibir otros $1.20 por hora, aumentando su tarifa de pago a $21.20.

¿Cuánto es un aumento típico por costo de vida?

A lo largo de los años, los COLA han variado. Algunos años, los precios están estancados y no se necesita ningún ajuste. Desde 1975, la Administración del Seguro Social ha calculado los COLA utilizando el CPI-W. El COLA promedio anual desde entonces ha sido de 3.7 %, lo que hace que el ajuste más reciente de 8.7 % sea mayor que un año típico.

Históricamente, se promulgaron ajustes en el salario mínimo para ayudar a los trabajadores con salarios más bajos cuando aumenta el costo de vida. Muchos estados y locales tienen un salario mínimo más alto que el monto federal. Y varios han implementado aumentos anuales basados en aumentos en el costo de vida.

Comprenda cómo el costo de vida afecta su negocio

Los salarios competitivos ayudan a atraer y retener a los empleados. Cuando los empleadores se atrasan y no pagan lo suficiente para ayudar a los empleados a llegar a fin de mes, corren el riesgo de perder capital humano. Para contratar a las mejores personas en cada mercado laboral geográfico, es importante comprender cómo el costo de vida puede cambiar entre diferentes ubicaciones. Si planea ofrecer un aumento por costo de vida en el próximo año, puede hacerlo de manera más eficiente trabajando con su proveedor de nómina para implementar el aumento en todos los ámbitos.

Parte de la propiedad del negocio busca continuamente formas de mejorar el rendimiento. Eso puede significar diferentes cosas para distintas empresas: crear procesos más eficientes, vender más productos y servicios, usar nuevos enfoques y tecnologías para reducir costos o escalar el negocio para aumentar las ganancias y satisfacer la demanda. Por otro lado, cuando existen deficiencias y la productividad se ve afectada, esto puede crear un efecto dominó en toda la organización que afecta al liderazgo, a los empleados y a los clientes por igual.

Saber cómo mejorar la eficiencia y el rendimiento del negocio es un factor clave en la estrategia de crecimiento de cualquier empresa. Para lograrlo, la evaluación comparativa puede ayudar a las organizaciones a compararse con ciertos estándares y desarrollar formas consistentes de medir el rendimiento. La evaluación comparativa de sus operaciones comerciales con métricas definidas también puede ayudarlo a hacer un seguimiento del progreso y alcanzar los objetivos más rápido. Desglosemos qué es la evaluación comparativa empresarial, cómo hacerla y por qué es importante.

¿Qué es la evaluación comparativa en el negocio?

Definición de evaluación comparativa en el negocio: la evaluación comparativa en el negocio es el proceso de comparar las mejores prácticas comerciales generales y de la industria con las propias para identificar carencias en cuanto al rendimiento y lograr ventajas competitivas. Esto se puede aplicar a cualquier producto, proceso, función o enfoque en el negocio. Cuando compara su organización, sus operaciones o procesos con un competidor, par de la industria u otra empresa, usa datos para identificar las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora del negocio. El objetivo final es obtener una imagen clara de cómo y dónde debe cambiar la organización para mejorar el rendimiento.

El crecimiento y el cambio, a menudo, van de la mano cuando se trata de los negocios, y las acciones que las empresas toman como resultado de la evaluación comparativa son prueba de esto. La evaluación comparativa es un proceso continuo de recopilación y análisis de hechos. No debería ser una tarea única, sino un componente integral de su plan de negocio para eliminar las diferencias en cuanto al rendimiento y mantener las prácticas que ayudarán al negocio a crecer y prosperar. Algunos ejemplos de evaluaciones comparativas incluyen:

• Realizar un análisis competitivo para determinar cómo otras empresas les pagan a sus empleados.
• Analizar empresas fuera de su industria que son reconocidas por su impecable servicio al cliente.
• Examinar los procesos y procedimientos de una ubicación comercial de alto rendimiento que podrían imitarse en otras ubicaciones para beneficiar a la empresa en su conjunto.

Tipos de evaluación comparativa

Según en qué desee poner su atención, la evaluación comparativa puede implicar mirar tanto dentro como fuera de su negocio. Como tal, los tipos de evaluación comparativa generalmente se clasifican en las siguientes categorías y pueden usarse de manera individual o en conjunto.

Evaluación comparativa del rendimiento

La evaluación comparativa del rendimiento suele ser el primer paso que dan las empresas para identificar deficiencias o áreas de mejora. Es el proceso de medir el rendimiento de las líneas de productos, los servicios, las operaciones u otros procesos de negocio específicos en comparación con los mejores resultados (otras empresas, competidores o líderes de la industria). Este tipo de evaluación comparativa requiere recopilar y comparar indicadores clave de rendimiento (KPI) u otros datos cuantitativos, con el objetivo de medir métricas como:

• Tiempo de llegada al mercado
• Costo por unidad
• Net Promoter Score (NPS)
• Tasas de retención de clientes

Este análisis no se limita a los competidores y a las industrias específicas, sino que analiza todo negocio que se distingue en un proceso u operación en particular. Y dado que la evaluación comparativa del rendimiento se centra en los elementos operativos, los elementos de acción que surgen de este análisis podrían tener un alcance más a corto plazo y producir resultados rápidos (en comparación con los hallazgos de la evaluación comparativa estratégica, que se explica más adelante).

Evaluación comparativa interna

Hay mucho que una empresa puede aprender al evaluar su propio rendimiento. Con esto en mente, la evaluación comparativa interna del negocio es el proceso de comparar métricas o prácticas de una o más áreas del negocio, como productos, departamentos y ubicaciones para determinar las mejores formas de realizar negocios en el futuro. La evaluación comparativa interna se basa en los propios datos históricos de la empresa, que pueden analizarse para identificar deficiencias o áreas de mejora.

¿Cuáles son ejemplos de cómo podría ser la evaluación comparativa interna? Pueden ser los siguientes:

• Entrevistar a los empleados para comprender si usan ciertas tecnologías y, de ser así, cómo las utilizan.
• Analizar los procesos y procedimientos de la producción de un departamento de alto rendimiento contra otro departamento.
• Comparar los costos de mano de obra en una ubicación frente a otra ubicación.

Evaluación comparativa externa

La evaluación comparativa externa analiza datos de otras organizaciones con respecto a sus productos, servicios, procesos y otros métodos. Esta información puede ofrecer una perspectiva de cómo su negocio se compara con otros dentro o fuera de la industria, y lo que puede necesitar hacer para mejorar su reputación. La adquisición de estos datos puede requerir más tiempo y esfuerzo en comparación con una iniciativa de evaluación comparativa interna, pero los hallazgos pueden ser extremadamente valiosos.

El análisis externo puede tomar forma mediante una evaluación comparativa estratégica o competitiva.

Evaluación comparativa estratégica

La evaluación comparativa estratégica implica comparar el desempeño con un mejor rendimiento. Esto podría ser un competidor directo, pero la evaluación comparativa estratégica analiza todo negocio que haya dominado un proceso u operación en particular. Y dado que este proceso de evaluación comparativa requiere que mire más allá de su propia industria, esta es una excelente manera de pensar de manera diferente sobre prácticas duraderas o considerar nuevos enfoques.

Los hallazgos de la evaluación comparativa estratégica se pueden utilizar para adaptar los métodos de una empresa a sus propios procedimientos y procesos. Y como su nombre lo sugiere, este análisis trata de ayudar a una empresa a mirar el panorama más amplio y para el futuro. En lugar de cambios rápidos, los hallazgos de la evaluación comparativa estratégica alientan a las empresas a considerar las competencias básicas y el desarrollo de nuevos productos para la mejora a largo plazo.

Evaluación comparativa competitiva

La evaluación comparativa competitiva ayuda a las empresas a identificar los estándares de rendimiento de la industria analizando los productos, servicios o métodos de la competencia, con el objetivo final de comprender mejor dónde están en el mercado actual y qué necesitan mejorar. Un ejemplo de evaluación comparativa competitiva es comparar los índices NPS o de satisfacción del cliente de la competencia con los suyos. Una vez que tenga esta información, puede analizar las diferencias y armar un plan de acción que aborde cómo mejorar.

Cómo hacer una evaluación comparativa

En esencia, el proceso de evaluación comparativa requiere que identifique las métricas que desea rastrear y evaluar su estado actual. A partir de ahí, toma los resultados de la evaluación comparativa para crear un plan de acción y realizar un seguimiento del progreso de forma continua.

Para obtener una guía sobre cómo hacer la comparación, siga los pasos a continuación.

Priorice con las partes interesadas

El liderazgo sénior debe participar en la decisión de qué comparar y qué cosas son más críticas para el éxito de la empresa. Las prioridades deben basarse en qué métricas son más importantes para las partes interesadas.

Elegir quién o qué comparar

¿Está buscando procesos de referencia dentro de su propia empresa, un competidor o una empresa fuera de su industria? Al determinar esto, también tenga en cuenta la facilidad con la que puede obtener datos de estas fuentes. Por ejemplo, acceder a los datos de un competidor directo podría ser difícil, por lo que una solución puede ser analizar muchas organizaciones y recopilar información de muchas fuentes.

Documente sus procesos actuales

Necesita una referencia para hacer la evaluación comparativa y el análisis, por lo que es una buena idea documentar los procesos actuales o tener a mano sus propias métricas de negocio para que pueda compararlas más fácilmente con sus puntos de referencia.

Recopile y analice datos

Dependiendo del tipo de evaluación comparativa, puede realizar investigaciones y entrevistas, enviar cuestionarios, ver los datos de los empleados o, incluso, comunicarse con contactos comerciales. Para la evaluación comparativa externa, la información puede estar disponible públicamente en sitios web de la empresa, informes, materiales de marketing o cobertura de prensa. Tome nota de cualquier sesgo, como anécdotas personales vs. hechos, o un periodista que publique en un artículo de noticias. Para la evaluación comparativa que evalúa el desempeño de los empleados, los datos internos de RR. HH. y la información en su sistema de seguimiento del tiempo pueden ser muy valiosos para evaluar los costos y la productividad de la fuerza laboral.

Compare y mida su rendimiento con lo que recopiló

Observe los datos que ha recopilado con sus propias métricas o procesos. Una comparación conjunta a la larga aclarará las deficiencias o áreas donde la persona, el grupo o el negocio en su conjunto pueden faltar.

Implemente cambios y comunique los próximos pasos

Una vez que tenga una idea de las deficiencias, considere las mejores formas en que puede implementar cambios para realizar mejoras. Diseñe un plan con objetivos claramente definidos, fechas objetivo, KPI para medir y miembros del equipo que se verán afectados o involucrados. Documentar planes y procesos por escrito es una excelente manera no solo de comunicar el plan, sino también de asegurarse de que todos los empleados estén en sintonía trabajando hacia el mismo objetivo.

Revise resultados, adapte y repita

Después de un período de tiempo, evalúe qué tan bien va una nueva iniciativa y adáptela de ser necesario. Si las cosas van bien, considere volver a iniciar el proceso de evaluación comparativa en otra área del negocio. Si los planes no alcanzan, identifique los obstáculos, comuníquese con los involucrados y determine cómo los procesos pueden funcionar mejor.

La importancia de la evaluación comparativa en los negocios

La evaluación comparativa es importante porque el proceso se centra en el uso de evidencia y datos para aclarar áreas de crecimiento y mejora continuos. También puede ayudarlo a ver que, a medida que un negocio crece, las necesidades también evolucionarán. Esto significa tomarse el tiempo para evaluar su estado actual, determinar a dónde quiere ir e implementar mejoras en los procesos para llegar allí. La evaluación comparativa eficaz del negocio puede ayudar a su organización a hacer lo siguiente:

• Agilizar procesos y procedimientos
• Comprender el panorama competitivo
• Identificar las áreas en las que puede aumentar la eficiencia, reducir los costos y optimizar las operaciones internas
• Revolucione el statu quo desafiando creencias arraigadas sobre el negocio
• Mejore la calidad del producto o servicio y aumente la satisfacción del cliente

Ahorre tiempo tercerizando y concéntrese en lo más importante

Entre los muchos hallazgos que pueden provenir de la evaluación comparativa, uno de los más importantes es descubrir formas de agilizar sus días de trabajo ya agitados y los de sus empleados. Considere la tercerización de tareas complejas que son integrales para su negocio, pero que no están necesariamente dentro de su ámbito de experiencia. La nómina y la administración de RR. HH., por ejemplo, son esenciales para el crecimiento general del negocio, pero requieren tiempo y recursos que simplemente no tiene. Un proveedor externo puede ayudarlo a optimizar las tareas esenciales de nómina y RR. HH. mientras permanece enfocado en el crecimiento y la mejora del negocio a corto y largo plazo.