Servicios de RR. HH. y nómina de Paychex en Pensilvania

The number of states requiring private employers to use E-Verify — the federal web-based system used to verify employment eligibility — is expanding, as Florida’s governor signed Senate Bill 1718 on May 10, 2023. The legislation includes provisions impacting private employers with 25 or more employees. Some provisions of the expanded law go into effect July 1, 2023, while other provisions have different effective dates.

Currently under Florida Labor Statute XXXI, the state requires private employers to verify an individual’s eligibility for employment after an offer has been accepted, using either the E-Verify system or by requiring the employer to retain copies of the same documents presented to complete Form I-9. That statute, which took effect Jan. 1, 2021, also requires the use of the E-Verify system for all public employers, contractors, and subcontractors.

What Is E-Verify?

E-Verify is a federal government program available since the mid-1990s to employers to verify employment eligibility of newly hired employees. The system is designed to help mitigate the risk of hiring and employing individuals who are not authorized to work in the United States. Certain federal contractors are required to use the system, and since the 1990s and mostly in the past decade, 23 states and localities have adopted legislation that mandates the use of E-Verify for certain employers.

E-Verify is available, however, for any employer to utilize voluntarily.

The E-Verify system compares information from an employee’s completed Form I-9 with records available to the U.S. Department of Homeland Security and the Social Security Administration. Form I-9 — the federal form used to verify the identity and employment authorization of individuals hired to work in the U.S. — includes multiple sections. Employees must complete every field in Section I (bullets below), with the exception of their telephone number, email-address, and social security number.

• Nombre
• Dirección
• Date of birth

However, if the employer participates in E-Verify, employees must provide their social security number.

E-Verify is designed to provide real-time results that enable employers to know if an individual is eligible for employment in the United States. If there is information that does not match, the employer and employee are provided with details on how to resolve the situation.

States Requiring All or Most Employers To Use E-Verify

The states that require all or most employers in their state to use E-Verify are Alabama, Arizona, Georgia, Mississippi, North Carolina, South Carolina, Tennessee, and Utah. Florida joins this list on July 1, 2023, when it will mandate the use of E-Verify for private employers with 25 or more employees.

While certain public and private employers and government contractor might be required to use the E-Verify system under applicable law, any business in any state may use the system to verify new hires voluntarily.

However, employers should discuss with legal counsel whether they would want to do so voluntarily.

Are Public Employers Required to Use E-Verify?

In addition to Florida, there are also some states, counties, and cities that require public employers and employers with government contracts to utilize E-Verify. Under a presidential Executive Order, certain federal contractors in every state, as well as their subcontractors, are required to use E-Verify under the Federal Acquisition Regulation (FAR). Exemptions and exceptions to this requirement can be found on the E-Verify website.

What Florida Employers Should Know About Senate Bill 1718

Employers covered under the new Florida law (SB 1718) must comply with the federal requirements of the E-Verify system for newly hired employees (not independent contractors) beginning July 1, 2023. Compliance with the E-Verify system prohibits employers from creating cases for employees hired before the employer enrolled in E-Verify.

The following, although not inclusive of every requirement, are just a few of the obligations employers have once an employee is hired. The E-Verify website has more details about your requirements.

• Employers have three days after the first day a new hire begins work to create a case in E-Verify to confirm the employee’s employment eligibility.
• If an employer is unable to gain access to the E-Verify system in those first three business days after a new hire, the employer must retain proof of inaccessibility (e.g., a screenshot of each day the system could not be accessed, an announcement that the system was unavailable).

Employers are also subject to recordkeeping obligations under Senate Bill 1718 that include retaining copies of the documentation presented by the newly hired employee when completing Form I-9 along with any official verification generated from the E-Verify process.

Additional employer compliance requirements under the Florida legislation include certification on its initial return each calendar year of the Re-employment Tax Return.

An employer who voluntarily uses E-Verify and wishes to document usage of the system may also make a certification on its first return each calendar year.

What Are the Penalties for Non-Compliance with Florida’s Senate Bill 1718?

Starting July 1, 2024, enforcement will begin for covered employers. If an employer fails to use the E-Verify system to verify the identity and work authorization of each new hire, the employer will be notified of a determination of noncompliance by the Department of Economic Opportunity and will have 30 days after notification to cure this noncompliance.

Penalties might be assessed for employers who fail to use the E-Verify system three times in any 24-month period. This:

• Might result in fines of up to $1,000 per day until sufficient proof of compliance is provided.
• Could result in suspension or revocation of licenses such as a franchise, permit, certification, registration, charter, or similar form of authorization required by law.
  • The number of days such licenses will be suspended varies with the number of unauthorized individuals employed.

Additional provisions and penalties can be found in the legislation.

Si contrata empleados, desea que su empleo sea una experiencia positiva. Sin embargo, un solicitante, o un empleado actual o anterior puede tomar medidas legales contra su empresa que podrían ponerla en riesgo. Para ayudar a mitigar su exposición a reclamos costosos, el seguro de responsabilidad civil para prácticas laborales (EPLI, por sus siglas en inglés) puede brindarle cierta protección. Obtenga más información sobre el EPLI, cómo se compara con otros tipos comunes de pólizas de seguro para empresas, cuáles son los costos asociados con dicha póliza y de qué manera el EPLI puede ayudarlo a proteger su negocio.

¿Qué es el EPLI?

El seguro de responsabilidad civil para prácticas laborales, comúnmente llamado "seguro EPLI" o "EPL", es un tipo de póliza de seguro empresarial que ayuda a cubrir las pérdidas de la empresa asociadas a determinadas demandas laborales que alegan violaciones de los derechos de un empleado o solicitante de empleo. Si un solicitante de empleo, o un empleado actual o anterior inicia acciones legales contra su empresa, usted puede ayudar a cubrir los costos de defensa y los daños, independientemente del resultado de la demanda, con el EPLI. Obtenga más información sobre lo que pueden cubrir las pólizas del EPLI.

El seguro EPLI se puede comprar como una póliza empresarial independiente. También es común agrupar esta cobertura como parte de la póliza del propietario del negocio o una póliza de responsabilidad general.

¿Cuál es la diferencia entre EPLI y el seguro de compensación de los trabajadores?

El EPLI y el seguro de compensación para los trabajadores son distintos tipos de cobertura. El EPLI ayuda a proteger a la empresa contra ciertas reclamaciones relacionadas con el empleo, incluidas las relativas a las prácticas laborales ilícitas. Aunque no existe un requisito legal para contar con esta cobertura, tenerla puede ser una buena decisión comercial para cualquier empresa con empleados. En cambio, las pólizas de seguro de compensación de los trabajadores cubren los gastos médicos y los salarios no percibidos para los empleados que sufren una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo. El seguro de compensación de los trabajadores es obligatorio para la mayor parte de los empleadores en la mayoría de los estados.

¿El EPLI es lo mismo que la cobertura contra errores y omisiones?

No, el EPLI y el seguro de errores y omisiones (E&O, por sus siglas en inglés) brindan coberturas distintas.
Por lo general, el EPLI ofrece protección frente a determinadas reclamaciones sobre el empleo, mientras que el E&O cubre las responsabilidades derivadas de reclamaciones de clientes o consumidores. Por ejemplo, el seguro de errores y omisiones ayudaría a cubrir los costos judiciales y los acuerdos en el caso de que un cliente presentara una demanda en que alegara acciones negligentes en los servicios profesionales de usted. Una reclamación común que el seguro de errores y omisiones podría cubrir es una demanda por incumplimiento de contrato. Las pólizas de E&O a menudo cubren al propietario y a los empleados de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre la cobertura de EPLI y la de directores y funcionarios (D&O)?

El seguro de responsabilidad de directores y funcionarios (D&O, por sus siglas en inglés) es una forma de seguro de responsabilidad profesional que protege el patrimonio personal de los ejecutivos, directivos y miembros de la junta directiva de una empresa en caso de que sean demandados por presuntos actos ilícitos en la gestión de una compañía. Puede brindar cobertura en caso de problemas laborales, pero solo para personas cubiertas, es decir, directores y funcionarios, y también puede cubrir otras cuestiones, como incumplimientos del deber fiduciario. Además, cualquier empresa con una junta directiva, incluidas pequeñas empresas, puede tener una póliza de seguro de D&O. Aunque el EPLI también puede ser beneficioso para las empresas de cualquier tamaño, el objetivo de la política es proteger a la empresa de las acusaciones de solicitantes y de empleados actuales o anteriores. No obstante, el seguro de D&O brinda protección de responsabilidad civil para las reclamaciones presentadas por personas externas a una empresa, como clientes insatisfechos o inversores.

Ejemplos de reclamaciones del EPLI

Las demandas relacionadas con el empleo pueden generar impactos negativos importantes en los resultados finales, la reputación y la productividad de una empresa. Las demandas comunes relacionadas con el EPLI pueden incluir lo siguiente:

• Terminación injusta: Si bien muchos empleados están contratados por su propia voluntad (lo que significa que el empleado o el empleador puede terminar la relación laboral por cualquier motivo o sin motivo en cualquier momento, excepto en los casos en que lo prohíba la ley estatal o la política pública), pueden alegar que fueron despedidos de forma injusta.
• Cargos por acoso laboral: Un presunto acosador puede ser el supervisor de la víctima, un supervisor de otra área, un compañero de trabajo, un subcontratista o alguien externo a la compañía, como un repartidor o un proveedor. Las víctimas de acoso pueden ser cualquier persona afectada por la conducta ofensiva, no solo la persona objetivo del acosador.

¿Quién necesita la cobertura de seguro de responsabilidad civil para las prácticas laborales?

Dada la cantidad de reclamaciones sobre el empleo que se presentan ante la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés) y los elevados costos asociados con estas, casi cualquier empresa que tenga empleados puede beneficiarse de la cobertura del EPLI y mitigar su exposición financiera. Si bien ninguna industria es inmune al riesgo relacionado con el empleo, algunos ejemplos de industrias que podrían beneficiarse particularmente de la cobertura del EPLI incluyen las siguientes:

• El comercio minorista, una industria conocida por sus altas tasas de rotación, puede ser susceptible de reclamos que aleguen discriminación por edad, acoso o despido injustificado.
• Hospitalidad: Se podrían sufrir demandas por acoso.
• Servicios profesionales, en los que las empresas podrían tener que gestionar reclamaciones sobre temas como acoso, discriminación por género y edad, falta de promoción y terminación injustificada.
• Manufactura y construcción, un sector en que las fluctuaciones en cuanto a la cantidad de trabajo que tiene una empresa pueden dar lugar a despidos, lo que aumenta las posibilidades de que los empleados aleguen que fueron despedidos de forma injusta.
• Cuidado médico: Los empleados pueden alegar haber sufrido acoso.

¿Cuánto cuesta un EPLI?

El costo de las pólizas del EPLI variará y dependerá de su sector, la cantidad de empleados que tenga, la jurisdicción donde opere, si su empresa tiene algún historial de litigios similares relacionados con el empleo y si tiene en vigor políticas de empleo establecidas y aplicadas de forma coherente, a menudo documentadas en un manual del empleado. En general, una póliza del EPLI cubre los honorarios de defensa legal y los costos de liquidación o por daños (hasta el límite de su póliza), ya sea que gane un caso, lo pierda o pacte un acuerdo.

El seguro de EPL puede ayudar a proteger su negocio

Los reclamos con respecto a las prácticas laborales se convirtieron en una de las fuentes de litigio de mayor crecimiento. Asegúrese de que su negocio esté preparado para mitigar el costo de estas reclamaciones con la protección que brinda el seguro de responsabilidad civil para las prácticas laborales. Es posible que también desee obtener más información sobre cómo puede gestionar el riesgo general con nuestra guía integral sobre aspectos básicos del seguro empresarial.

Un plan de compensación es un conjunto de pautas de la empresa para ofrecer el salario base, los bonos y la equidad a los empleados. Un plan bien diseñado también puede aportar una estrategia para los objetivos futuros de la empresa en cuanto a la compensación de los empleados.

Tener un plan de compensación es un elemento importante de su empresa. Las opciones de compensación y beneficios de un empleado pueden afectar significativamente la calidad de su personal y la capacidad de su empresa para atraer y conservar el talento. Mediante un plan de compensación integral,no solo se establece el valor de lo que se paga, sino que también se definen las funciones, los niveles y la forma en que se evaluará el desempeño.

Sin embargo, sus costos de compensación empresarial son más que, simplemente, un gasto.

Un plan de compensación puede desempeñar un papel importante en el proceso general de crear un presupuesto y de planificación de una organización. Puede ayudar a una organización a establecer sus presupuestos para los gastos relacionados con el empleo. Los empleadores también pueden utilizar un plan de compensación para documentar los beneficios de los empleados con el fin de obtener incentivos fiscales federales o estatales. Mediante un plan de compensación documentado, se pueden establecer pautas y ayudar a cumplir las leyes estatales y locales de transparencia salarial.

Los planes de compensación deben cumplir las leyes estatales, federales y locales aplicables mientras se esfuerzan por lograr la equidad interna entre los empleados en situación similar. Es importante tener en cuenta que cuando una ley estatal o local ofrece una mayor protección o beneficio al empleado de la que existe en la ley federal, los empleadores, generalmente, deben cumplir con la ley estatal o local más generosa. Siempre es una gran idea que un profesional de Recursos Humanos o un asesor externo revise el plan de compensación para ayudar a garantizar la competitividad y el cumplimiento.

La importancia de una estrategia de compensación y sus beneficios

Por lo general, mediante una estrategia de compensación, se incluye el objetivo de atraer, motivar y conservar a los mejores talentos para la organización.

Una estrategia de compensación debe alinearse con los valores y los objetivos de la empresa junto con una explicación de cómo se aplicará el plan. A través de la estrategia, se debe apoyar la misión, visión, cultura corporativa y estrategia general de la empresa.

Al desarrollar una estrategia de compensación, la organización debe determinar si establecerá la compensación en los valores del mercado, por encima o por debajo de ellos y el grado en que los beneficios de los empleados deben complementar el paquete de compensación.

Una empresa también debe estar atenta a los factores externos (comparación de sus prácticas salariales dentro de una industria), las leyes de transparencia salarial y los factores internos (cómo paga a sus empleados actuales frente a los demás y en comparación con los nuevos empleados).

Tener una estrategia de compensación integral y documentada ayuda cuando una organización busca contratar y conservar el talento. Con una estrategia sólida implementada, un empleador puede hacer lo siguiente:

• Establecer rangos salariales que puedan utilizarse para ayudar a planificar y elaborar presupuestos.
• Mostrar a los empleados cómo su compensación está vinculada a los valores de la empresa y al plan estratégico para alcanzar el éxito.
• Guiar las decisiones relativas a la compensación de los puestos creados recientemente dentro de la empresa.
• Implementar una metodología que ayude a garantizar que los empleados con conocimientos, experiencia y tareas laborales similares cobren una retribución justa y coherente.

Cuando se basa en una estrategia sólida, a través de un plan de compensación, se pueden brindar los siguientes beneficios a los empleadores:

• Ayuda a la empresa a atraer y conservar el talento.
• Mejora el compromiso y la satisfacción laboral de los empleados actuales.
• Establece parámetros para el gasto en compensaciones y brinda un recurso que los empleadores pueden utilizar para evaluar sus prácticas de compensación según los estándares de la industria.
• Ayuda a cumplir las leyes de transparencia salarial.

¿Qué es un paquete de compensación total del empleado?

El resumen de la remuneración total de un empleado puede describirse como la remuneración directa de un empleado más los beneficios e incentivos que ofrece su organización. Un paquete de compensación total del empleado abarca más que el salario de un empleado y, a menudo, se incluyen beneficios, bonos, opciones sobre acciones e incentivos no monetarios.

¿Qué se incluye en un paquete de compensación total del empleado?

Al negociar una compensación con un empleado o con un empleado potencial, este puede pedir ciertos complementos, como un plan de ahorros para la jubilación o un bono basado en el desempeño, según lo que sea más importante para él.

En un paquete de compensación total del empleado, se detallará, por lo general, la forma en que el empleador pretende pagar al empleado por sus servicios, por ejemplo, por hora, con un salario semanal, entre otros. Si el empleado califica para comisiones o programas de bonos, también deben incluirse. Además de los pagos directos, los paquetes de compensación pueden comprender el salario indirecto, como las opciones de planes de beneficios disponibles y los incentivos no financieros.

Además, el empleador puede optar por incluir una declaración de otros conceptos no financieros asociados al empleo, como un gimnasio interno, programas de desarrollo profesional o premios de reconocimiento para empleados.

Para atraer a los mejores talentos, los paquetes de compensación total del empleado deben alinearse con los puntos de referencia de la industria y el mercado laboral pertinente. Los empleadores deben auditar sus paquetes de beneficios con periodicidad a fin de garantizar que la compensación total que ofrecen sea rentable y adecuada para los empleados.

Tipos de compensación

A través de un plan de compensación, se suelen indicar los diferentes tipos de compensación que se le ofrecen a los empleados. Existen dos categorías de compensación: compensación directa e indirecta.

Compensación directa

La compensación directa es la cantidad monetaria que se le entrega directamente a un empleado. Esta cantidad suele basarse en un monto de salario anual, una tarifa por hora, una tarifa por pieza o un porcentaje de comisión y se incorpora en el cheque de pago. Los bonos monetarios y otros incentivos financieros también se incluyen en la compensación directa.

Compensación indirecta

En cambio, la compensación indirecta es la cantidad no monetaria que se entrega a un empleado. Por ejemplo, los programas de beneficios, los planes de participación en las ganancias u otros incentivos que no se pagan directamente al empleado. El tiempo libre pagado, las contribuciones del empleador a los planes de beneficios y otros beneficios, como la asistencia de préstamos estudiantiles, también se consideran formas indirectas de compensación.

En la compensación indirecta, también pueden incluirse beneficios no monetarios con valores que son más difíciles de medir. Los acuerdos de trabajo remoto o de flexibilidad horaria, los programas de desarrollo profesional, como la tutoría interna y los premios de reconocimiento de los empleados, son ejemplos de compensación no financiera que pueden ofrecer valor a los empleados.

Incorporar los diferentes tipos de compensación en un plan general

Dentro de un plan de compensación general, se utilizan diferentes tipos de compensación para atraer y conservar a los empleados. Pueden ser no financieros, beneficios o pagos monetarios directos.

La compensación directa se puede calcular a partir del salario base de un empleado, el salario variable o una combinación de ambos.

El salario base, generalmente, se paga a un empleado por realizar tareas laborales específicas. Puede pagarse como un salario o por hora.

Cuando se elabora un plan de compensación, se debe revisar cada puesto y sus responsabilidades asociadas para determinar el salario base adecuado.

Además del salario base, los empleadores pueden optar por ofrecer una compensación monetaria basada en variables en forma de bonos, por ejemplo. El salario variable se puede utilizar para incentivar a los empleados a alcanzar logros que ayuden a la empresa a cumplir o superar sus objetivos estratégicos generales. El salario variable puede incluir bonos basados en el desempeño, programas de participación en las ganancias, bonos de reconocimiento de empleados o bonos de seguridad.

Preguntas frecuentes sobre el plan de compensación del empleado

¿Cuáles son los principales costos del empleador relacionados con la compensación del empleado?

Se pueden incluir los siguientes conceptos en los costos del empleador por el salario:

• Salario base.
• Horas extras
• Impuestos de nómina
• La participación del empleador en los costos del plan de beneficios.
• Bonos.
• Programas de bienestar.
• Reembolso de matrícula.
• Asistencia de préstamos para estudiantes.
• Gastos relacionados con el uso de un vehículo de la empresa.
• Planes de compra de acciones o de opciones sobre acciones para los empleados.

¿Qué es la compensación total?

Los empleados actuales y potenciales suelen tomar decisiones sobre su carrera profesional basadas en el concepto de compensación total. Algunos posibles candidatos pueden estar dispuestos a cambiar un salario más bajo por un plan de beneficios más completo o un horario de trabajo más flexible. Presentar a los empleados su compensación total de todas las fuentes, no solo su salario base, puede contribuir a aumentar la capacidad de la organización para atraer a los mejores talentos y ayudará de mejor manera a los potenciales empleados a considerar las decisiones profesionales.

¿Cómo se estructura un paquete de compensación total del empleado?

Los empleadores pueden crear una plantilla estándar con todos los conceptos de la compensación y completar las casillas a medida que se aplican a cada empleado. La plantilla del paquete de compensación se puede utilizar para crear cartas de oferta e informes anuales de compensación para los empleados. Los paquetes totales de compensación del empleado pueden incluir los siguientes conceptos:

• Salario base, como tarifa por hora, sueldo semanal o salario anual.
• Salario variable, como bonificación o comisión.
• Valor de los beneficios que se ofrecen al empleado.
• Recompensas adicionales, como las opciones de horario flexible que se pueden describir en términos no monetarios, o cuantificarse, si es posible.

¿Cómo se calcula el costo de un paquete total de compensación del empleado?

Sobre una base anual, la compensación total del empleado puede calcularse a partir de los pagos directos e indirectos que se efectúan durante el año. A través de los pagos, debe incluirse cualquier compensación que se le otorga al empleado con respecto al cumplimiento de sus obligaciones laborales.

¿Qué son las declaraciones de compensación total y de recompensa total?

Para que los empleados comprendan mejor cómo se les paga y el costo de los beneficios que ofrece la organización, los empleadores pueden considerar brindarle una declaración de compensación total o de recompensas totales a los empleados. Mediante ambas declaraciones, se explica a los empleados cómo se les compensa o incentiva por su trabajo.

A través de las declaraciones de compensación total, generalmente, se abarcan los montos incluidos en un paquete de compensación: salario, bonos, comisiones y beneficios para empleados.

En comparación, mediante una declaración de recompensa total, se incluyen, generalmente, los componentes de una declaración de compensación total más elementos adicionales. Los beneficios laborales que son más difíciles de medir según el costo, pero que aún tienen un impacto en los empleados se pueden encontrar en una declaración de recompensa total. Esto puede incluir, entre otros, lo siguiente:

• Premios de servicio o de reconocimiento.
• Servicios de desarrollo profesional disponibles para los empleados.
• Beneficios de vacaciones y licencias.
• Beneficios de jubilación, como pensiones o equivalentes al plan 401(k).
• Beneficios de cuidado de salud.
• Cuidado infantil o de ancianos.
• Asistencia jurídica.
• Reembolsos de matrícula.

En última instancia, depende del empleador decidir qué opción de declaración funciona mejor y cuándo deben distribuirse. Un sistema como Paychex Flex^® Analytics and Reports Center se puede utilizar para generar un informe resumido de compensación en cualquier momento del año. Este tipo de informe brinda a los empleados acceso a su compensación total, incluidas las ganancias monetarias, los bonos y los beneficios médicos y de jubilación, lo que proporciona una mayor transparencia.

Preserve su competitividad con un plan de compensación bien desarrollado

Los datos y los análisis sólidos son los pilares básicos de un plan de compensación justo y competitivo. Además de los estudios de compensación más amplios y los informes de evaluación comparativa, los datos internos que se recopilan en sistemas como Paychex Flex Analytics and Reports Center pueden ofrecer los datos necesarios para ayudar a crear un plan de compensación competitivo.

Si está creando o revisando las políticas de compensación de su empresa, los profesionales de Recursos Humanos de los Servicios de Consultoría de Recursos Humanos de Paychex pueden ofrecer orientación y apoyo. Podemos trabajar con usted para crear un informe comparativo. También lo ayudaremos con recomendaciones a fin de impulsar sus esfuerzos para contratar y retener a los empleados.