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Consideraciones para los empleadores de California mientras se preparan para reincorporar a los empleados al trabajo

Esta no es una lista exhaustiva, sino un complemento de la Lista de verificación de regreso al trabajo de Paychex. Los empleadores deben consultar a sus profesionales de recursos humanos, a su asesor jurídico cuando corresponda y los sitios web para el COVID-19 y de la Agencia de Desarrollo Laboral y de Personal de California.

☑ Orientación sobre la reapertura de negocios

Esto afecta a los empleadores que buscan condonación para su préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago.

☑ ¿En qué fecha se debe reincorporar o recontratar a los empleados?

Esto afecta a los empleadores que buscan condonación para su préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago.

☑ Sepa cómo abordar los cambios que se han realizado en las leyes federales, estatales o locales de licencia pagada.

Familiarícese con la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero para estar preparado en caso de que los empleados no puedan volver a trabajar o necesiten tomarse tiempo libre después de regresar.

☑ Comprenda las obligaciones en virtud de un convenio colectivo de trabajo (CBA, siglas en inglés) si tiene empleados sindicalizados.

Verifique el CBA para conocer el lenguaje de recontratación/recuperación, incluidos los factores acordados para hacer regresar a los empleados. La mayoría de los cambios deberán negociarse con el sindicato.

☑ Si un empleado fue terminado y firmó un acuerdo de separación, verifique la redacción para ver si la nueva contratación requiere una enmienda al acuerdo de separación.

☑ Considere proporcionar una carta para ofrecer a los empleados la oportunidad de volver al trabajo o la recontratación.

☑ Revise y respete las políticas internas sobre recontratación para determinar el restablecimiento del PTO o del tiempo de vacaciones acumulado.

☑ Proporcione un nuevo formulario W-4 en caso de que el empleado quiera hacer cambios al regresar al trabajo.

☑ Asegúrese de que los documentos del empleado de "nueva contratación", es decir, manual del empleado, acuerdo de arbitraje, etcétera, estén actualizados y se apliquen correctamente.

☑ ¿El empleado necesita actualizar un formulario I-9 existente o completar uno nuevo?

Revisión y requisitos de cumplimiento para el formulario I-9.

☑ ¿El empleado eligió COBRA, continuación de cobertura estatal u otros derechos de conversión de seguro de salud?

☑ Determine el estado de los planes de salud, los planes de cafetería y otros planes de beneficios complementarios, como el seguro dental y oftalmológico.

☑ Determine las implicaciones para los planes 401(k), 403(b) y de pensiones.

Cabe destacar que las empresas de California con más de 100 empleados deben implementar un plan de jubilación antes del 30 de septiembre de 2020 para cumplir con el programa exigido por el estado, CalSavers.

☑ Evalúe acuerdos ejecutivos de compensaciones e indemnización.

☑ Considere las medidas adecuadas relacionadas con la pandemia sanitaria del COVID-19.

Conozca las nuevas políticas complementarias en materia de seguridad que se recomienda o se exige seguir y documentar. Por ejemplo, qué medidas se tomarán para promover el distanciamiento social en el lugar de trabajo y qué equipo de seguridad, como mascarillas y guantes, se brindará.

Otras consideraciones a tener en cuenta al prepararse para reincorporar a los empleados al trabajo son las leyes aplicables sobre salarios y horarios, especialmente si los empleados tienen horarios de trabajo, salarios y clasificación diferentes según las leyes estatales y federales.

Se puede consultar una guía estatal adicional para empresas de California en nuestra herramienta de recursos estatales del COVID-19.

Un proyecto de ley que se está tramitando en el Senado de California requeriría que cierto tipo de empresas en el estado brindaran a los empleados horarios de trabajo de varias semanas, al menos, siete días calendario antes del primer turno de ese horario. Quienes apoyan dicho proyecto de ley, incluidos varios grupos de derechos de los trabajadores, afirman que la legislación ayudará a frenar prácticas abusivas de programación de horarios en restaurantes, comercios minoristas y tiendas de comestibles.

El proyecto de ley SB 878 fue aprobado por el Comité de Trabajo y Relaciones Industriales del Senado el 13 de abril con una votación de 4 a 1 y, al momento de redactar este informe, se encuentra en la Comisión de Asignaciones del Senado.

El proyecto de ley, tal como está redactado actualmente, requeriría que los restaurantes, comercios minoristas y tiendas de comestibles proporcionaran un horario de trabajo de, al menos, veintiún días calendario consecutivos a cada uno de sus trabajadores, y que informaran los horarios, como mínimo, siete días calendario antes del primer turno en ese horario. En otras palabras, un empleado de una tienda, un mesero de un restaurante o un barista de un café sabría cuál es su horario de trabajo previsto para los siguientes veintiocho días, una gran diferencia en sectores conocidos por llamar a los trabajadores o enviarlos a casa con poca antelación.

Los empleadores que cambien los horarios publicados con poca antelación tendrían que pagar un "pago por modificación" a la tarifa de pago regular del empleado.  Esto se aplicaría si se realizara un cambio con menos de siete días pero más de veinticuatro horas antes del turno programado.  El pago por modificación aumentaría hasta una cantidad igual o superior a la mitad de las horas programadas del empleado para el turno modificado, en caso de que el cambio se realizara con menos de veinticuatro horas de antelación al inicio del turno.

Si un trabajador está de guardia pero no se le avisa, los empleadores también deben pagar un pago por modificación igual o superior a la mitad de las horas programadas del empleado para el turno de guardia a la tarifa de pago regular del empleado.

Sin embargo, no se requiere el pago por modificación si el cambio se realiza debido a circunstancias especiales, incluidos problemas de energía o de agua, desastres naturales o, incluso, en caso de que otro empleado llame con poca anticipación para informar que está enfermo.

También se exige que los empleadores exhiban un cartel que será desarrollado por el comisionado del trabajo o que se enfrenten a una multa de $100 por cada violación dolosa de este requisito de aviso.

El Senado de California está considerando esta propuesta alrededor de un año y medio después de que la Junta de Supervisores de San Francisco aprobara una "Declaración de Derechos de los Trabajadores del Comercio Minorista". Las normas, que entraron en vigor en octubre de 2015, exigen, en general, que se avise con dos semanas de antelación de los horarios de trabajo y también que se haga un pago por modificación de los cambios realizados en los siete días anteriores al turno programado o a los turnos de guardia en los que no había trabajo disponible.

Durante los últimos años, también se han propuesto leyes de programación de horarios en casi una docena de estados, según el Centro Jurídico Nacional de la Mujer. Y los demócratas en el Congreso han estado presionando por una Ley de Horarios que Funcionan; una propuesta que podría tener cierta fuerza si los demócratas recuperaran el control del Senado, o tal vez, incluso, de la Cámara después de las elecciones de 2016.

Los promotores de derechos de los trabajadores se han quejado cada vez más de una programación de horarios imprevisibles.

Alrededor del 17 % de la fuerza laboral de los Estados Unidos experimenta un horario de turnos de trabajo inestable, según el Instituto de Política Económica. Los trabajadores con bajos ingresos tienen más probabilidad de enfrentarse a esta imprevisibilidad, lo que aumenta las posibilidades de conflicto entre el trabajo y la familia.

En abril, el fiscal general del estado de Nueva York, Eric T. Schneiderman, se integró a las fiscalías generales de otros siete estados y el Distrito de Columbia para quejarse ante los principales minoristas sobre el uso de los turnos de guardia. Decía su carta: "Los horarios de trabajo imprevisibles afectan a los empleados. Sin la seguridad de un horario de trabajo definido, los trabajadores que deben estar 'de guardia' tienen dificultades para solucionar de forma confiable el cuidado de niños y ancianos, encuentran obstáculos en la búsqueda de una educación y, en general, experimentan mayor incidencia de efectos adversos en la salud, estrés general y tensión en la vida familiar que los trabajadores que disfrutan de la estabilidad de conocer sus horarios con razonable anticipación".

Visite Paychex WORX para obtener actualizaciones sobre el proyecto de ley SB 878 de California y otra legislación que podría afectar a su empresa.

Establishing a small business internship program can offer many potential benefits. Often college students or recent graduates can bring fresh perspectives, while training interns offers a unique management opportunity for current employees. But bringing on an intern for your business, like any other process, requires careful consideration. Let's take a look at not only how to find interns and potentially add to your future talent pool, but also identify potential internship requirements and best practices to be mindful of before starting such a program.

Determine Timeline, Budget, and Team Needs

A business may initially consider bringing on interns for a specific upcoming project or initiative. In such cases, it's a good idea to outline the project's scope and requirements, identify necessary tasks, and which skills are required. For example, a summer-long technical project may warrant bringing on interns who are computer-savvy and demonstrate strong attention to detail.

Another consideration is your budget, if any, for bringing on interns. Some internships should be paid while others may be unpaid, such as students receiving college credit in lieu of monetary compensation. There are many state and/or federal wage and hour rules to consider if you decide to bring interns into your organization. At the federal level, there are multiple factors that determine whether interns in the for-profit sector may be paid or unpaid by focusing on the primary beneficiary of the relationship. These factors include:

• Whether the internship provides training similar to what the intern would receive in an educational institution;
• Whether the internship accommodates the intern's academic commitment(s) and calendar; and
• The understanding of all parties concerning compensation, among other criteria.

When this analysis indicates that an intern would also be an employee, the intern is entitled to minimum wage and overtime pay under the Fair Labor Standards Act (FLSA). Additional state and local laws could provide additional clarification on internships.

In instances where interns are paid, these wages should be factored into your budget for an internship program. This will also require your interns to complete any necessary new-hire paperwork, such as Form I-9, Form W-4, and any other employment forms required before they begin work.

You may want to consult with an HR professional or legal counsel to ensure your internship programs and supporting agreements comply with federal, state, and local wage and hour laws.

Connect with Local Colleges

Once you've outlined business needs for bringing on additional help, where can you find interns? Colleges and educational institutions are great places to connect with students who are ready to get some hands-on work experience. Cultivate relationships with local colleges and universities by reaching out to the institutions' career development centers, advertising internship openings on their job boards, and attending job fairs.

Communicate Your Internship Opportunity to Students

Similar to recruiting an employee, reaching out to a potential intern requires communicating about opportunities via thorough descriptions. This is where you can outline responsibilities, the type of work they will take on, timeframes (e.g., May-September during a school's summer break), whether the internship is paid, and other pertinent information. Much like crafting a job description for an employee, make sure you can answer questions such as:

• What are the goals of the internship and what specific duties and functions will the intern take on to achieve them?
• Is there any previous skill set or current program of study the person needs to succeed in the role and add value?
• ¿Dónde trabajará la persona y durante qué horas?
• Which team will the intern support?
• What tools, software, or technology resources will the intern be provided with to achieve the goals of the internship?
• Is there the opportunity to bring an intern on as an employee following the completion of their internship?

The more detailed your description, the better you can communicate your needs and find the right intern. Otherwise, unclear expectations can lead to interns bouncing back and forth between teams, sitting idly with nothing to do, and developing a less-than-favorable impression of your business.

Once you have a solid description for an internship opening, post the listing with local colleges, as well as on websites that post about internship opportunities, career pages, and social networks. Encourage current employees to also reach out to their alma maters to help spread the word.

Start the Intern Selection Process

A thorough vetting process, much like hiring a full-time employee, is crucial to selecting an intern. The intern selection process may involve initial phone screenings to weed out unqualified applicants, in-person interviews to assess their capabilities, and even a meet-and-greet with the team to get a sense of future dynamics. Anyone involved in the interviewing and selection process should be mindful of the fact that this person likely has limited (or zero) job experience, so questions should reflect this. They may include:

• What do you hope to learn as an intern?
• What made you interested in your current field of study?
• What are your future career aspirations?
• Can you talk about a recent school project you worked on?

Anyone involved in the interview process should also be mindful of questions to avoid, including anything related to an individual's race, ethnicity, religion, or gender; citizenship status or place of birth; any physical or mental disability; or whether the candidate is pregnant.

Make an Offer

Just as you would extend an offer letter to a potential employee, make an offer in writing to an intern, whether it's paid or unpaid. Details to consider including in the offer letter:

• The name and location of the business
• The internship's start and end dates
• The amount of compensation you are offering if it's a paid internship (or alternatively clearly stating that the position is unpaid)
• The intern supervisor's name
• The deadline for accepting the internship

Internship FAQs

Do Interns Get Paid?

Many internships offer some form of compensation, but unpaid internships may exist in situations where the intern is the "primary beneficiary" of the agreement, per the DOL's primary beneficiary test. State and local laws should also be taken into consideration when determining whether an internship is paid or unpaid.

Do Interns Get Benefits?

While interns are generally not eligible for most company benefits, those who qualify as employees under the FLSA are typically eligible to participate in company benefit plans. As of May 2017, organizations with 50 or more employees are required to offer health benefits to any individual working 30 or more hours per week once they have satisfied a waiting period. The law doesn't specifically outline guidance in regard to interns, but if they work 30 or more hours per week and have satisfied the waiting period, interns must be offered coverage. Make sure to review your company policies prior to bringing on any interns.

What's the Difference Between Intern vs. Employee?

As stated above, there are federal and state guidelines that help organizations classify an intern vs. employee. But at the basis of an internship policy, an internship's purpose is to provide a student or recent graduate with training for a specific period of time similar to what would be given to them in an educational setting. The experience is for the benefit of the intern. On the other hand, an employee is hired to perform specific tasks for the benefit of their employer in exchange for compensation and benefits.

Do Internships Always Lead to Jobs?

Not necessarily. Internships are a great way for students to build connections within a company, demonstrate their abilities, and generally get their foot in the door. But there is no guarantee that an intern will receive a job offer.

Can a Company Revoke an Internship Offer?

An employer has the right to rescind an internship offer for almost any reason, unless it's based on discriminatory factors such as gender, race, etc. If the individual fails a background check or drug test, this could also lead to a revoked internship offer as part of the company hiring policy.

Can an Intern Get Fired?

It's possible for internships to end prematurely, but how businesses choose to handle subpar intern performance can vary. Some businesses will simply wait out the duration of the internship and wish the student well at the end of it. Others may choose to dismiss an intern before their last day. That said, internships are learning experiences, and it's important to provide opportunities for interns to learn from their mistakes. However, actions such as continually showing up late (or not at all), stealing or committing illegal acts, or exhibiting inappropriate behavior may all be grounds for immediate dismissal.

How Long is an Internship?

Internships last for a specific period of time, typically anywhere between a few months to half a year. An internship that lasts for a short duration, such as during a summer break, can be beneficial if there's a project that will have a definite end date. At the same time, a longer internship offers more time for training and additional opportunities to further develop an intern's skills.

Get the Most from Your Internship Program

An effective internship program can help students and recent graduates see what it's like to work at your company, explore different departments, and gain valuable work experience. And with today's competitive hiring landscape, interns can offer a helping hand to over-capacity departments, and be a great strategy for building a solid candidate pool for future job openings.