Servicios de Recursos Humanos y nómina en el área metropolitana de Glendale y Newport Beach

Consideraciones para los empleadores de California mientras se preparan para reincorporar a los empleados al trabajo

Esta no es una lista exhaustiva, sino un complemento de la Lista de verificación de regreso al trabajo de Paychex. Los empleadores deben consultar a sus profesionales de recursos humanos, a su asesor jurídico cuando corresponda y los sitios web para el COVID-19 y de la Agencia de Desarrollo Laboral y de Personal de California.

☑ Orientación sobre la reapertura de negocios

Esto afecta a los empleadores que buscan condonación para su préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago.

☑ ¿En qué fecha se debe reincorporar o recontratar a los empleados?

Esto afecta a los empleadores que buscan condonación para su préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago.

☑ Sepa cómo abordar los cambios que se han realizado en las leyes federales, estatales o locales de licencia pagada.

Familiarícese con la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero para estar preparado en caso de que los empleados no puedan volver a trabajar o necesiten tomarse tiempo libre después de regresar.

☑ Comprenda las obligaciones en virtud de un convenio colectivo de trabajo (CBA, siglas en inglés) si tiene empleados sindicalizados.

Verifique el CBA para conocer el lenguaje de recontratación/recuperación, incluidos los factores acordados para hacer regresar a los empleados. La mayoría de los cambios deberán negociarse con el sindicato.

☑ Si un empleado fue terminado y firmó un acuerdo de separación, verifique la redacción para ver si la nueva contratación requiere una enmienda al acuerdo de separación.

☑ Considere proporcionar una carta para ofrecer a los empleados la oportunidad de volver al trabajo o la recontratación.

☑ Revise y respete las políticas internas sobre recontratación para determinar el restablecimiento del PTO o del tiempo de vacaciones acumulado.

☑ Proporcione un nuevo formulario W-4 en caso de que el empleado quiera hacer cambios al regresar al trabajo.

☑ Asegúrese de que los documentos del empleado de "nueva contratación", es decir, manual del empleado, acuerdo de arbitraje, etcétera, estén actualizados y se apliquen correctamente.

☑ ¿El empleado necesita actualizar un formulario I-9 existente o completar uno nuevo?

Revisión y requisitos de cumplimiento para el formulario I-9.

☑ ¿El empleado eligió COBRA, continuación de cobertura estatal u otros derechos de conversión de seguro de salud?

☑ Determine el estado de los planes de salud, los planes de cafetería y otros planes de beneficios complementarios, como el seguro dental y oftalmológico.

☑ Determine las implicaciones para los planes 401(k), 403(b) y de pensiones.

Cabe destacar que las empresas de California con más de 100 empleados deben implementar un plan de jubilación antes del 30 de septiembre de 2020 para cumplir con el programa exigido por el estado, CalSavers.

☑ Evalúe acuerdos ejecutivos de compensaciones e indemnización.

☑ Considere las medidas adecuadas relacionadas con la pandemia sanitaria del COVID-19.

Conozca las nuevas políticas complementarias en materia de seguridad que se recomienda o se exige seguir y documentar. Por ejemplo, qué medidas se tomarán para promover el distanciamiento social en el lugar de trabajo y qué equipo de seguridad, como mascarillas y guantes, se brindará.

Otras consideraciones a tener en cuenta al prepararse para reincorporar a los empleados al trabajo son las leyes aplicables sobre salarios y horarios, especialmente si los empleados tienen horarios de trabajo, salarios y clasificación diferentes según las leyes estatales y federales.

Se puede consultar una guía estatal adicional para empresas de California en nuestra herramienta de recursos estatales del COVID-19.

Un proyecto de ley que se está tramitando en el Senado de California requeriría que cierto tipo de empresas en el estado brindaran a los empleados horarios de trabajo de varias semanas, al menos, siete días calendario antes del primer turno de ese horario. Quienes apoyan dicho proyecto de ley, incluidos varios grupos de derechos de los trabajadores, afirman que la legislación ayudará a frenar prácticas abusivas de programación de horarios en restaurantes, comercios minoristas y tiendas de comestibles.

El proyecto de ley SB 878 fue aprobado por el Comité de Trabajo y Relaciones Industriales del Senado el 13 de abril con una votación de 4 a 1 y, al momento de redactar este informe, se encuentra en la Comisión de Asignaciones del Senado.

El proyecto de ley, tal como está redactado actualmente, requeriría que los restaurantes, comercios minoristas y tiendas de comestibles proporcionaran un horario de trabajo de, al menos, veintiún días calendario consecutivos a cada uno de sus trabajadores, y que informaran los horarios, como mínimo, siete días calendario antes del primer turno en ese horario. En otras palabras, un empleado de una tienda, un mesero de un restaurante o un barista de un café sabría cuál es su horario de trabajo previsto para los siguientes veintiocho días, una gran diferencia en sectores conocidos por llamar a los trabajadores o enviarlos a casa con poca antelación.

Los empleadores que cambien los horarios publicados con poca antelación tendrían que pagar un "pago por modificación" a la tarifa de pago regular del empleado.  Esto se aplicaría si se realizara un cambio con menos de siete días pero más de veinticuatro horas antes del turno programado.  El pago por modificación aumentaría hasta una cantidad igual o superior a la mitad de las horas programadas del empleado para el turno modificado, en caso de que el cambio se realizara con menos de veinticuatro horas de antelación al inicio del turno.

Si un trabajador está de guardia pero no se le avisa, los empleadores también deben pagar un pago por modificación igual o superior a la mitad de las horas programadas del empleado para el turno de guardia a la tarifa de pago regular del empleado.

Sin embargo, no se requiere el pago por modificación si el cambio se realiza debido a circunstancias especiales, incluidos problemas de energía o de agua, desastres naturales o, incluso, en caso de que otro empleado llame con poca anticipación para informar que está enfermo.

También se exige que los empleadores exhiban un cartel que será desarrollado por el comisionado del trabajo o que se enfrenten a una multa de $100 por cada violación dolosa de este requisito de aviso.

El Senado de California está considerando esta propuesta alrededor de un año y medio después de que la Junta de Supervisores de San Francisco aprobara una "Declaración de Derechos de los Trabajadores del Comercio Minorista". Las normas, que entraron en vigor en octubre de 2015, exigen, en general, que se avise con dos semanas de antelación de los horarios de trabajo y también que se haga un pago por modificación de los cambios realizados en los siete días anteriores al turno programado o a los turnos de guardia en los que no había trabajo disponible.

Durante los últimos años, también se han propuesto leyes de programación de horarios en casi una docena de estados, según el Centro Jurídico Nacional de la Mujer. Y los demócratas en el Congreso han estado presionando por una Ley de Horarios que Funcionan; una propuesta que podría tener cierta fuerza si los demócratas recuperaran el control del Senado, o tal vez, incluso, de la Cámara después de las elecciones de 2016.

Los promotores de derechos de los trabajadores se han quejado cada vez más de una programación de horarios imprevisibles.

Alrededor del 17 % de la fuerza laboral de los Estados Unidos experimenta un horario de turnos de trabajo inestable, según el Instituto de Política Económica. Los trabajadores con bajos ingresos tienen más probabilidad de enfrentarse a esta imprevisibilidad, lo que aumenta las posibilidades de conflicto entre el trabajo y la familia.

En abril, el fiscal general del estado de Nueva York, Eric T. Schneiderman, se integró a las fiscalías generales de otros siete estados y el Distrito de Columbia para quejarse ante los principales minoristas sobre el uso de los turnos de guardia. Decía su carta: "Los horarios de trabajo imprevisibles afectan a los empleados. Sin la seguridad de un horario de trabajo definido, los trabajadores que deben estar 'de guardia' tienen dificultades para solucionar de forma confiable el cuidado de niños y ancianos, encuentran obstáculos en la búsqueda de una educación y, en general, experimentan mayor incidencia de efectos adversos en la salud, estrés general y tensión en la vida familiar que los trabajadores que disfrutan de la estabilidad de conocer sus horarios con razonable anticipación".

Visite Paychex WORX para obtener actualizaciones sobre el proyecto de ley SB 878 de California y otra legislación que podría afectar a su empresa.

Una serie de leyes combinadas que se remontan a los primeros días de la pandemia de COVID-19 en marzo de 2020 proporcionó miles de millones de dólares en ayuda que incluían fondos para ayudar a financiar el requisito de que ciertos empleadores ofrecieran licencias médicas y familiares de emergencia pagadas por enfermedad, y un crédito posterior para empleadores calificados que voluntariamente habían ofrecido esta cobertura.

El fin de la emergencia nacional de salud pública dio como resultado el fin de estos requisitos de que ciertos empleadores ofrecieran licencias de emergencia. Lo que queda ahora para las empresas que aún intentan recuperarse del impacto financiero negativo de la pandemia es la posibilidad de reclamar créditos fiscales sobre la nómina si eran elegibles, pero no reclamaron estos créditos anteriormente o si necesitan ajustar los montos que reclamaron.

Nota: Estos créditos fiscales deben conciliarse con otros créditos fiscales y fondos del gobierno para garantizar que no se produzca un pago doble, lo que incluye cualquier crédito fiscal/monto ya reclamado y recibido para la condonación de préstamos de la promesa de protección de cheques de pago (PPP, por sus siglas en inglés) y el crédito fiscal de retención de empleados.

Es importante comprender el marco de la licencia y el crédito asociado para cualquier empleador que necesite modificar el Formulario 941 de cualquier trimestre anterior en 2020 y 2021 para reclamar o ajustar el crédito, para que se haga con precisión. Esto requiere el uso del Formulario 941-x.

Créditos fiscales en virtud de la Ley Familias Primero de Respuesta al Coronavirus

La Ley Familias Primero de Respuesta al Coronavirus (FFCRA, por sus siglas en inglés) originalmente ofreció créditos fiscales sobre la nómina a los empleadores privados estadounidenses con menos de 500 empleados para compensar los costos del requisito de proporcionar a los empleados una licencia pagada calificada por razones específicas relacionadas con el COVID-19. Cuando ese mandato caducó a fines de 2020, la Ley de Plan de Rescate Estadounidense (ARPA, por sus siglas en inglés) extendió y amplió los créditos fiscales sobre la nómina, lo que permitió a los empleadores cubiertos tomar los créditos hasta el 30 de septiembre de 2021, si habían proporcionado voluntariamente licencia pagada a los empleados en virtud del marco de la FFCRA.

Sin embargo, el crédito podría verse afectado por los requisitos de licencia por COVID-19 estatales y locales y la interacción con los requisitos de la FFCRA. Además, un empleador solo podría calificar para el crédito fiscal federal si la licencia cumpliera con el requisito del mandato original de la FFCRA.

Debe tenerse en cuenta que el crédito no puede ser reclamado por empleadores privados con más de 500 empleadores, incluso si han ofrecido una licencia comparable.

A continuación, se destacan los cambios en virtud de la ARPA y se detallan por fecha porque si planea reclamar el crédito sobre los impuestos sobre la nómina pagados hasta el 31 de marzo de 2021 o después del 1 de abril de 2021, existen diferentes requisitos.

¿Cuál es el propósito de los créditos fiscales?

Los empleadores que proporcionaron a los empleados una licencia pagada calificada relacionada con el COVID-19 que se regía por la Ley de Licencia por Enfermedad de Emergencia Pagada (EPSLA, por sus siglas en inglés) o la Ley de Expansión de la Licencia Familiar y Médica de Emergencia (EFMLEA, por sus siglas en inglés) pueden recibir créditos fiscales para reembolsar el 100 % de los salarios de la licencia pagados.

Del 1 de abril de 2020 al 31 de marzo de 2021

En general, los empleadores privados estadounidenses con menos de 500 empleados eran elegibles para reclamar los créditos. Las personas que trabajan por cuenta propia podrían haber reclamado el crédito de licencia familiar hasta por 50 días.

Del 1 de abril de 2021 al 30 de septiembre de 2021

Además de los empleadores privados, los proveedores de cuidado médico y ciertos empleadores gubernamentales y estatales/locales se volvieron elegibles para reclamar el crédito bajo los mismos requisitos. El límite del crédito de licencia familiar para trabajadores por cuenta propia aumentó a 60 días.

En virtud de la ARPA, también se establecieron nuevas reglas de no discriminación que se aplican al crédito por licencia, lo que impide un crédito para cualquier empleador que discrimine a empleados altamente compensados, empleados a tiempo completo o empleados en general según su antigüedad laboral.

Cálculo de horas máximas

Del 1 de abril de 2020 al 31 de marzo de 2021

• Los empleados a tiempo completo tenían derecho a 80 horas de licencia en virtud de la EPSLA si normalmente debían trabajar al menos 40 horas cada semana laboral.
• Los empleados a tiempo parcial que trabajaban menos de 40 horas a la semana tenían derecho a tomar una EPSL hasta el número de horas que un empleado trabaja, en promedio, durante un período de dos semanas.

El DOL de EE. UU. incluyó orientación adicional en su regla final temporal para el cálculo de la EPSL máxima si no existe un horario semanal tradicional o si un horario varía.

En virtud de la EFMLEA, calcule las horas de licencia en función de la cantidad de horas que el empleado normalmente tiene programado trabajar. Si se desconocen las horas normales programadas, o si el horario del empleado a tiempo parcial varía, puede usar un promedio de seis meses para calcular el promedio de horas diarias.

Del 1 de abril de 2021 al 30 de septiembre de 2021

La cantidad máxima de días por los cuales se podrían pagar los salarios de licencia por enfermedad calificada y la cantidad permitida para que un empleador obtenga un crédito se restablecería en 10 días. Las horas se calcularon como se indica anteriormente. Sin embargo, los empleados no podían transferir las horas no utilizadas. Si un empleador elige otorgar licencia en virtud de la EPSLA o EFMLEA, sería elegible para reclamar el crédito nuevamente.

¿Cuáles son las razones que califican para tomar licencia?

Del 1 de abril de 2020 al 31 de marzo de 2021

Un empleado calificó para la EPSL si no pudo trabajar (incluido el teletrabajo) por motivos de COVID-19 porque el empleado:

1. Estaba sujeto a una orden federal, estatal o local de cuarentena o aislamiento
2. Había sido advertido por un proveedor de cuidado médico sobre hacer cuarentena
3. Tenía síntomas de COVID-19 y buscaba un diagnóstico médico
4. Estaba cuidando a una persona sujeta a una orden, como se describe en 1, o se había sometido a sí mismo a cuarentena, como se describe en 2
5. Estaba cuidando a su hijo cuya escuela o lugar de cuidado estaba cerrado (o el proveedor de cuidado infantil no estaba disponible)
6. Estaba experimentando alguna otra afección sustancialmente similar especificada por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos

Los empleados a tiempo parcial generalmente habrían sido elegibles para una licencia por enfermedad de emergencia pagada por una cantidad equivalente a sus horas regulares durante un período de dos semanas.

En virtud de la EFMLEA, un empleado solo habría calificado para la licencia según el N.° 5 anterior.

Del 1 de abril de 2021 al 30 de septiembre de 2021

La Ley de Plan de Rescate Estadounidense cambió la licencia en virtud de la EFMLEA. Los empleados calificaron por las seis razones para tomar la licencia que estaba disponible en virtud de la EPSLA, además ambas licencias obtuvieron razones adicionales bajo el N.° 3 (arriba), de la siguiente manera:

• Los empleadores podrían haber reclamado el crédito por los salarios de licencia por enfermedad pagados a los empleados que se tomaron la licencia mientras esperaban los resultados de una prueba de diagnóstico de COVID-19 después de haber estado expuestos al virus o porque su empleador había solicitado la prueba.
• Licencia tomada para que el empleado recibiera una vacuna contra el COVID-19 o para recuperarse de cualquier problema de salud que resulte de la vacuna.

¿Cuáles son los cálculos salariales para la licencia por enfermedad pagada?

A los empleados se les pagaría sobre la base de:

• Por las razones N.° 1 a 3 anteriores, la tasa de pago regular del empleado o el salario mínimo estatal o federal aplicable, lo que sea mayor, hasta $511 por día
• Por las razones N.° 4 a 6 anteriores, lo que sea mayor entre 2/3 de la tasa de pago regular del empleado o el salario mínimo estatal o federal aplicable, hasta $200 por día

¿Qué deben saber las empresas sobre la EPSLA?

La Ley de Plan de Rescate Estadounidense de 2021 cambió algunas de las disposiciones de la FFCRA, incluida la reasignación de qué parte del crédito no es reembolsable. El monto del crédito se mantuvo igual.

Del 1 de abril de 2020 al 31 de marzo de 2021

• Si el crédito excedía la responsabilidad total del empleador de la porción del seguro social en cualquier trimestre calendario, el exceso era reembolsable al empleador.

Del 1 de abril de 2021 al 30 de septiembre de 2021

• Si el crédito excedía la responsabilidad total del empleador de la porción de Medicare en cualquier trimestre calendario, el exceso era reembolsable al empleador.

Los cambios adicionales incluyeron:

• El crédito aumentó por el costo de los gastos calificados del plan de salud del empleador y por ciertas contribuciones negociadas colectivamente del empleador a un plan de pensiones de beneficios definidos y ciertas cantidades de contribuciones negociadas colectivamente al programa de aprendizaje.

El tiempo de enfermedad pagado provisto en virtud de esta Ley no fue reemplazado por otras leyes federales, estatales o locales. El IRS creó preguntas frecuentes que proporcionan una descripción general de los créditos fiscales.

¿Qué deben saber las empresas sobre la EFMLEA?

En el marco de la Ley EFMLEA:

Hasta el 31 de marzo de 2021

Un empleado elegible califica para la licencia por cuidar a su hijo cuya escuela o lugar de cuidado está cerrado (o si el proveedor de cuidado infantil no está disponible) y su empleador le pagará después de los primeros 10 días de licencia a una tasa de no menos de dos tercios de su tasa de pago actual por la cantidad de horas que el empleado debería trabajar, hasta un máximo de $200 por día o un total de $10,000, por hasta 12 semanas en un período de 12 meses.

Del 1 de abril de 2021 al 30 de septiembre de 2021

Otros cambios en virtud de la ARPA son un aumento en la cantidad total máxima a $12,000 por hasta 12 semanas en un período de 12 meses y la expansión de elegibilidad para incluir empleadores de trabajadores del cuidado médico y personal de emergencias.

Mantenimiento de registros

Los empleadores deben conservar los documentos y la información relacionada con la licencia durante un período de cuatro años, independientemente de si se tomó la decisión de otorgar o rechazar la solicitud de licencia.

Para fines de crédito fiscal, el DOL de los EE. UU. exige a los empleadores que mantengan lo siguiente durante cuatro años:

• Documentación que demuestre cómo el empleador determinó la cantidad de licencias remuneradas a las que tenía derecho el empleado, por ejemplo, registros del trabajo realizado, teletrabajo y créditos de licencias remuneradas.
• Documentación que demuestre cómo el empleador determinó el monto de los gastos calificados del plan de salud que se asignaron a los salarios.
• Copias de todos los formularios 7200 y 941 del IRS cumplimentados que el empleador haya presentado al IRS o que haya ofrecido a un tercero encargado del pago para cumplir con las obligaciones fiscales del empleador.

Cómo puede ayudar Paychex

La aprobación de múltiples leyes creó complejidades para los dueños de las empresas que quieren aprovechar los créditos fiscales por licencias pagadas. Sin embargo, los empleadores deben revisar sus obligaciones según las leyes estatales y locales de licencia por COVID-19 existentes, así como cualquier otra ley federal, estatal o local relacionada con el derecho de licencia de un empleado.

Este es un buen momento para reevaluar sus necesidades de RR. HH. Considere cómo nuestros servicios de RR. HH., servicios fiscales y soluciones de nómina podrían ahorrarle tiempo ayudando a aliviar el trabajo adicional y el riesgo potencial de incumplimiento.