Servicios de RR. HH. y nómina de Paychex en Franklin, Ohio

Consideraciones para los empleadores de Ohio mientras se preparan para reincorporar a los empleados al trabajo

Esta no es una lista exhaustiva, sino un complemento de la Lista de verificación de regreso al trabajo de Paychex. Los empleadores deben consultar a sus profesionales de RR. HH. o asesores legales, cuando corresponda, así como el sitio web de la Oficina de Administración de Salarios y Horas de la División de Comercio y el sitio web del COVID-19 de Ohio.

☑ Consulte la guía federal, estatal y local, y analice el calendario de reapertura de negocios.

El director de Sanidad de Ohio emitió una orden que permite a los restaurantes, bares, instalaciones que ofrecen banquetes y caterings con consumo de alimentos, cerveza, vino y licores en el lugar de trabajo reabrir para prestar servicios completos de comida si se cumplen todas los estándares de seguridad en el lugar de trabajo. A mediados de junio, se permitió la reapertura de otros lugares más grandes, como casinos y parques acuáticos. Sin embargo, se puede emitir una orden adicional con respecto a las reaperturas y los cierres.

☑ ¿Determinar la fecha de reincorporación o recontratación de los empleados?

Esto dependerá de una serie de factores, como las necesidades y requisitos específicos de una empresa. Esto también puede afectar a los empleadores que buscan la condonación de su préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago, así como puede establecer el derecho a los beneficios de licencia en virtud de la FFCRA. Por lo tanto, determinar una fecha de reincorporación o recontratación dependerá de las realidades y circunstancias de cada negocio.

☑ Comprenda las leyes aplicables de licencia federales, estatales o locales.

☑ Comprenda las obligaciones en virtud de un convenio colectivo de trabajo (CBA, por sus siglas en inglés) si tiene empleados sindicalizados o de un contrato de trabajo para los empleados no sindicalizados.

Consulte los acuerdos aplicables para conocer las obligaciones específicas. Por ejemplo, un CBA puede incluir términos de una nueva contratación o recuperación, que incluya los factores acordados para hacer regresar a los empleados. La mayoría de los cambios deberán negociarse con el sindicato. En cuanto a las obligaciones del contrato de trabajo, los empleadores deben revisar el contrato y, en caso de duda, consultar a un asesor legal.

☑ Si se despidió a un empleado y firmó un acuerdo independiente, revise los términos para ver si la nueva contratación requiere un cambio del acuerdo independiente.

☑ Considere entregar una carta para ofrecer la oportunidad de regreso al trabajo o recontratación a los empleados.

La reincorporación, ya sea por licencia o despido permanente, y los documentos de la respuesta del empleado deben hacerse por escrito, y documentar las ofertas y los rechazos puede ser importante a los efectos del seguro de desempleo y de la condonación de préstamos del PPP.

☑ Revise y cumpla con las políticas internas y las leyes estatales o locales sobre la recontratación, si la hay, para determinar cualquier reintegro de licencia pagada por enfermedad, PTO o tiempo de vacaciones acumulados, especialmente si no se pagaron en el momento de la licencia o el despido.

☑ Considere la posibilidad de ofrecer a los empleados que se reincorporan la opción de completar un nuevo formulario W-4 en caso de que deseen realizar cambios al volver al trabajo.

☑ Compruebe si son necesarios los documentos de los empleados de "nueva contratación", es decir, el manual del empleado, el reconocimiento del manual, el depósito directo, el acuerdo de empleo, etcétera, y, si es así, que se apliquen correctamente para garantizar que sean efectivos.

☑ ¿El empleado necesita actualizar un formulario I-9 existente o completar uno nuevo?

☑ Revise la información y los requisitos de cumplimiento para el Formulario I-9.

☑ ¿El empleado eligió la cobertura de continuación de COBRA u Ohio y a qué beneficios tendrá derecho el empleado a su regreso?

☑ Determine el estado de los planes de salud, los planes de cafetería y los planes de beneficios complementarios, como el seguro dental y oftalmológico.

☑ Determine las implicaciones para los planes 401(k), 403(b) y de pensiones.

☑ Evalúe la compensación de los ejecutivos y la clasificación de exentos para determinar qué cambios son necesarios, si es que los hay. También revise los acuerdos de empleo o indemnización por despido aplicables.

☑ Considere los requisitos de salud y seguridad apropiados según las leyes federales, estatales y locales o las medidas específicas adoptadas en relación con la pandemia del COVID-19.

Conozca las nuevas políticas complementarias en materia de seguridad que se recomiendan o exigen seguir y documentar. Por ejemplo, se recomiendan medidas para promover el distanciamiento social en el lugar de trabajo, y puede ser necesario ofrecer equipos de seguridad a los empleados, como mascarillas y guantes.

Otras consideraciones para tener en cuenta a la hora de preparar la reincorporación de los empleados al trabajo son las leyes aplicables en materia de salarios y horarios, especialmente si los empleados tienen horarios de trabajo, salarios y clasificación según las leyes estatales y federales.

Lo que deben saber las empresas de Ohio:

• payx.me/RTW-checklist-ohio

A series of co-mingled laws dating back to the earliest days of the COVID-19 pandemic in March 2020 provided billions of dollars in aid that included funding to help finance the requirement for certain employers to offer emergency paid sick and emergency family and medical leave — and later credit for qualified employers who voluntarily offered this coverage.

The end of the National Public Health Emergency resulted in the end of these requirements for certain employers to offer the emergency leaves. What remains now for businesses still trying to recover from the negative financial impact of the pandemic is the potential to claim payroll tax credits if they were eligible but did not claim these credits previously or if they need to adjust the amounts they claimed.

Note: These tax credits need to be reconciled with other tax credits and government funding to ensure that no double-dipping takes place, which includes any tax credits/amounts already claimed and received for Paycheck Protection promise (PPP) loan forgiveness and the employee retention tax credit.

It’s important to understand the framework of leave and associated credit for any employer who needs to amend any prior quarter’s Form 941 in 2020 and 2021 to claim or adjust the credit, so it is done accurately. This requires the use of Form 941-x.

Tax Credits Under Family First Coronavirus Response Act

The Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) originally offered payroll tax credits to American private employers with fewer than 500 employees to offset the costs of the requirement to provide employees with qualifying paid leave for specified reasons related to COVID-19. When that mandate sunset at the end of 2020, the American Rescue Plan Act (ARPA) extended and expanded the payroll tax credits, allowing covered employers to take the credits until Sept. 30, 2021, if they voluntarily provided employee paid leave under the FFCRA framework.

However, the credit could be impacted by state and local COVID-19 leave requirements and the interaction with the requirements under FFCRA. Plus, an employer could only qualify for the federal tax credit if the leave met the requirement of the original FFCRA mandate.

It should be noted that the credit cannot be claimed by private employers with 500-plus employers even if they offered comparable leave.

The following highlights the changes under ARPA and delineates by date because if you plan to claim the credit on payroll taxes paid through March 31, 2021, or after April 1, 2021, there are different requirements.

What is the Purpose of the Tax Credits?

Employers who provided employees with qualified paid leave related to COVID-19 that fell under the Emergency Paid Sick Leave Act (EPSLA) and/or the Emergency Family and Medical Leave Expansion Act (EFMLEA) can receive tax credits to reimburse 100 percent of leave wages paid.

April 1, 2020 through March 31, 2021

Generally, American private employers with fewer than 500 employees were eligible to claim the credits. Self-employed individuals could have claimed the family leave credit for up to 50 days.

April 1, 2021 through Sept. 30, 2021

In addition to private employers, healthcare providers and certain governmental and state/local employers became eligible to claim the credit under the same requirements. The limit on the family leave credit for self-employed individuals increased to 60 days.

Under ARPA, new non-discrimination rules also were established that apply to the credit for either leave, disallowing a credit for any employer who discriminates in favor of highly compensated employees, full-time employees or employees based on employment tenure.

Calculation of Maximum Hours

April 1, 2020 through March 31, 2021

• Full-time employees were entitled to 80 hours of leave under the EPSLA if they were normally scheduled to work at least 40 hours each workweek.
• Part-time employees who worked less than 40 hours per week were entitled to EPSL in the amount up to the number of hours that an employee works, on average, over a two-week period.

The U.S. DOL included additional guidance in its Temporary Final Rule for the calculation of maximum EPSL if a traditional weekly schedule does not exist or if a schedule varies.

Under the EFMLEA, calculate hours of leave based on the number of hours the employee is normally scheduled to work. If the normal hours scheduled are unknown, or if the part-time employee’s schedule varies, you may use a six-month average to calculate the average daily hours.

April 1, 2021 through Sept. 30, 2021

The maximum number of days for which qualified sick leave wages could be paid and the number allowed for an employer to get a credit would be reset to 10 days. Hours were calculated as noted above. However, employees couldn’t carry over unused hours. If an employer chose to provide leave under the EPSLA or EFMLEA, they would be eligible to claim the credit again.

What Are the Qualifying Reasons for Taking Leave?

April 1, 2020 through March 31, 2021

An employee qualified for EPSL if they were unable to work (including unable to telework) related to COVID-19 because the employee:

1. Was subject to a federal, state, or local quarantine or isolation order
2. Had been advised by a healthcare provider to self-quarantine
3. Was experiencing COVID-19 symptoms and is seeking a medical diagnosis
4. Was caring for an individual subject to an order (described in 1) or self-quarantine (described in 2)
5. Was caring for his or her child whose school or place of care is closed (or childcare provider is unavailable)
6. Was experiencing any other substantially similar condition specified by the U.S. Department of Health and Human Services

Part-time employees would generally have been eligible for Emergency Paid Sick Leave in an amount equivalent to their regularly schedule hours for a two-week period.

Under the EFMLEA, an employee would have only qualified for leave under No. 5 above.

April 1, 2021 through Sept. 30, 2021

The American Rescue Plan Act changed leave under the EFMLEA. Employees qualified for all six reasons to take leave that was available under the EPSLA, plus both leaves gained additional reasons under No. 3 (above), as follows:

• Employers could have claimed the credit for sick leave wages paid for employees taking leave while they awaited the results of a diagnostic test for COVID-19 after being exposed to the virus or because their employer requested the test.
• Leave taken for the employee to obtain a COVID-19 vaccine or to recover from any health issues resulting from the vaccine.

What Are the Wage Calculations for Paid Sick Leave?

Employees were to be paid based on:

• For reasons Nos. 1 to 3 above, the higher of the employee's regular rate of pay, or the applicable state or federal minimum wage, up to $511 per day
• For reasons Nos. 4 to 6 above, the higher of 2/3rds of the employee's regular rate of pay, or the applicable state or federal minimum wage, up to $200 per day

What Should Businesses Know About the EPSLA?

The American Rescue Plan Act of 2021 changed some of the provisions of the FFCRA, including the reallocation of which portion of the credit is non-refundable. The amount of the credit stayed the same.

April 1, 2020 through March 31, 2021

• If the credit exceeded the employer’s total liability of the portion of Social Security in any calendar quarter, the excess was refundable to the employer.

April 1, 2021 through Sept. 30, 2021

• If the credit exceeded the employer’s total liability of the portion of Medicare in any calendar quarter, the excess is refundable to the employer.

Additional changes included:

• The credit increased by the cost of the employer’s qualified health plan expenses and by the certain employer’s collectively bargained contributions to a defined benefit pension plan and certain amounts of collectively bargained apprenticeship program contributions.

Paid sick time provided under this Act was not preempted by other federal, state, or local laws. The IRS created FAQs that provide an overview of the tax credits.

What Should Businesses Know About the EFMLEA?

En el marco de la Ley EFMLEA:

Hasta el 31 de marzo de 2021

An eligible employee qualifies for leave for caring for his or her child whose school or place of care is closed (or childcare provider is unavailable) would be paid by their employer after the first 10 days of leave at a rate of not less than two-thirds of their current rate of pay for the number of hours the employee would otherwise be scheduled to work, up to a maximum of $200 per day or an aggregate of $10,000, for up to 12 weeks in a 12-month period.

April 1, 2021 through Sept. 30, 2021

Other changes under ARPA are an increase in the maximum aggregate amount to $12,000 for up to 12 weeks in a 12-month period and the expansion of eligibility to include employers of healthcare workers and emergency responders

Mantenimiento de registros

Employers must retain documents and information regarding leave for a period of four years, regardless of whether the decision was made to grant or deny the request for leave.

For tax credit purposes, the U.S. DOL requires employers to maintain the following for four years:

• Documentación que demuestre cómo el empleador determinó la cantidad de licencias remuneradas a las que tenía derecho el empleado, por ejemplo, registros del trabajo realizado, teletrabajo y créditos de licencias remuneradas.
• Documentation to show how the employer determined the amount of qualified health plan expenses that were allocated to wages.
• Copias de todos los formularios 7200 y 941 del IRS cumplimentados que el empleador haya presentado al IRS o que haya ofrecido a un tercero encargado del pago para cumplir con las obligaciones fiscales del empleador.

How Paychex Can Help

The passage of multiple laws created complexities for businesses owners who want to take advantage of the paid leave tax credits. However, employers must review their obligations under existing state and local COVID-19 leave laws, as well as any other federal, state or local laws related to an employee’s right to leave.

This is a good time to re-evaluate your HR needs. Consider how our HR Services, tax services and payroll solutions could save you time by helping alleviate extra work and the potential risk of non-compliance.

Implementar un proceso formal de incorporación constituye una parte clave para mejorar la retención y productividad de los empleados. La incorporación puede ayudar a las nuevas contrataciones a adaptarse a sus trabajos de forma más rápida, adquirir muchas de las habilidades y los conocimientos necesarios para contribuir a la organización y ponerse al día con los aspectos sociales y de rendimiento de sus nuevos puestos. Siga leyendo para obtener más detalles sobre la importancia de la incorporación y lo que se necesita para implementar un proceso sólido de incorporación de empleados en su empresa.

Los primeros seis meses: cómo establecer un proceso formal de incorporación de empleados

Los primeros seis meses pueden ser cruciales para un nuevo empleado, ya que, en ese período, se forman impresiones que pueden afectar la retención y el rendimiento. Establecer un proceso de incorporación claro y formal puede preparar a cada nuevo empleado para el éxito ayudándolo a recorrer el entorno de la empresa y a comprender lo que se necesita para tener éxito en su nuevo puesto. En un proceso formal de incorporación y orientación, se pueden incluir materiales escritos, cursos de orientación y presentaciones de miembros de recursos humanos y gerentes, reuniones con las partes interesadas internas, seguimiento y capacitación, y tutorías continuas.

¿Por qué es importante la incorporación?

En un panorama competitivo de contratación, es importante tomar medidas para dar una gran primera impresión y centrarse en cómo la empresa les da la bienvenida a las nuevas contrataciones. Desde el momento en que se extiende una oferta hasta el día en que la nueva contratación se vuelve completamente productiva, la experiencia de incorporación del empleado puede sentar las bases del éxito a largo plazo.

A continuación, se exponen algunas razones por las que es importante contar con un proceso formal de incorporación de empleados.

Ayuda a comunicar las normas culturales

Cada empresa tiene su propia cultura organizacional. Cuanto antes un empleado comprenda lo que se espera de él y lo que se necesita para alcanzar el éxito dentro de la organización, más probabilidades tendrá de convertirse en un empleado productivo y satisfecho. Comunicar las normas culturales puede conllevar compartir políticas escritas y formales, y explicar por qué son importantes y cómo se aplican. También puede implicar detallar la estructura organizativa, delinear los procesos internos y los protocolos de comunicación, y asegurarse de que el empleado comprenda qué pasos puede tomar para abordar desafíos específicos. Finalmente, la incorporación exitosa también requiere comunicar los factores intangibles del entorno de trabajo.

Se reduce el tiempo necesario para alcanzar la productividad

Según la creencia convencional, un empleado tarda semanas o meses en ponerse al día en un nuevo puesto. Sin embargo, los programas completos de incorporación pueden reducir drásticamente el tiempo necesario para alcanzar la productividad. Uno de los aspectos más importantes de este proceso es comunicar las responsabilidades del puesto, las expectativas y las métricas de éxito, las líneas de informes y los procesos asociados con el puesto. Un encuentro individual con el gerente del empleado para responder preguntas puede ayudar al empleado a comprender su función como parte de la empresa, y brindar la capacitación necesaria también puede ser útil para aumentar la productividad antes en el empleo. El hecho de pasar tiempo explicando la dinámica del equipo, los procesos del equipo y las normas de comunicación es otra forma de destacar el éxito de los empleados.

Se cumple la promesa y la diferenciación de la marca

Su proceso de incorporación debería contribuir a que los empleados cuenten con las herramientas y el conocimiento necesarios para representar a la empresa. Las prácticas recomendadas deberían incluir la comunicación de estos valores y puntos de venta únicos. Ofrezca ejemplos claros de cómo cada puesto representaría estos valores como parte de su función, desde un vicepresidente de ventas que interactúa con clientes clave hasta un asistente que representa a la marca por teléfono. Por último, las visitas al sitio o las presentaciones temáticas en que se muestran ejemplos exitosos de la marca de la empresa pueden reforzar estos aspectos.

Se apoya la capacitación, el desarrollo y el rendimiento

Cuando en su empresa se desarrolle un programa de incorporación, se deberá incluir tanto los componentes estandarizados como las adaptaciones especializadas cada empleado y puesto. Su proceso de incorporación debe tener la flexibilidad de brindar capacitación especializada a fin de que cada empleado pueda tener éxito en su puesto específico. Además, considere ofrecer apoyo mediante un plan de desarrollo que incluya tutorías, futuras oportunidades de capacitación y tareas destinadas al crecimiento. Los gerentes, los mentores y el personal de recursos humanos pueden apoyar a los empleados a medida que crecen.

Se reduce la rotación de nuevos empleados

Dado que las tasas de abandono laboral están alcanzando cifras récord, muchas empresas continúan esforzándose para brindar una experiencia positiva a los empleados. La Oficina de Estadísticas Laborales (BLS, por sus siglas en inglés) reveló que la tasa nacional de abandono fue del 2,6 % o alrededor de 4 millones de personas en febrero de 2023, una de las tasas más altas desde el año 2000 cuando BLS recopiló estos datos por primera vez. Y, según la Society for Human Resource Management (SHRM), la rotación de empleados puede ser de hasta un 50 % en los primeros cuatro meses de empleo.

A través de estas estadísticas, se respalda la idea de que el riesgo de rotación de empleados puede estar presente, incluso durante los primeros días y meses de un nuevo empleado. Muchos líderes de recursos humanos entienden esto e identificaron la importancia de contar con un proceso de incorporación de nuevos empleados. Según la Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex 2022, el 35 % de los líderes de recursos humanos dijo que centrarse en el proceso de incorporación para ayudar a los nuevos empleados a sentirse comprometidos y productivos lo antes posible funciona mejor cuando se trata de fomentar el compromiso general del empleado.

Logra que los nuevos empleados se adapten

Parte de un proceso de incorporación exitoso incluye ofrecer a los nuevos empleados información sobre su sector, historial empresarial y estrategia general. También deben adaptarse a su cultura, los valores y las personas con las que trabajarán. Como parte de este proceso de introducción, permita que los empleados reflexionen sobre sus propios antecedentes, valores y fortalezas, y aspiraciones profesionales. Luego, motívelos para que contribuyan a su función y lugar en la empresa, identifique las oportunidades potenciales de crecimiento y bríndeles los recursos y la información que necesitan para tener éxito.

Se fomenta el compromiso de los empleados

La adopción de un enfoque concertado para que los nuevos empleados se adapten también contribuye al compromiso de los empleados. Considere la posibilidad de establecer programas de incorporación en los que se tengan en cuenta factores como las formas únicas en que a cada nuevo empleado le puede gustar aprender. En los programas de incorporación exitosos, se abarcan diversos métodos y recursos de aprendizaje, como videos, elementos interactivos, seminarios web, aplicaciones, animaciones, etcétera, que promueven un mayor interés y compromiso. Acompañar a los miembros del equipo o establecer programas de tutorías también puede ofrecer información práctica que no puede plasmar en los materiales para las nuevas contrataciones. Cuando los nuevos empleados pueden tomar lo que aprendieron y aplicarlo al espacio de trabajo real, aumenta su sensación de comodidad y genera confianza en su capacidad para contribuir a un nuevo entorno de trabajo.

Ayuda con el reclutamiento

A través de una experiencia de incorporación positiva, se puede aumentar la difusión a futuros candidatos e impulsar su reputación de empleador, de modo que los candidatos consideren que su empresa es un gran lugar para trabajar. Durante la incorporación, asigne tiempo para que los nuevos empleados comiencen a formar una relación sólida con su gerente, cree oportunidades para que los nuevos empleados se reúnan con colegas de toda la empresa y aproveche las interacciones que tuvieron durante el proceso de reclutamiento.

Establezca o mejore su proceso de incorporación de empleados hoy mismo

Al tomarse el tiempo de reclutar y contratar talentos valiosos, es importante que también los adapte a sus trabajos y a la empresa de manera atractiva y efectiva. Obtenga más detalles sobre cómo puede agilizar el proceso de incorporación para ayudar a las nuevas contrataciones a comenzar a trabajar de manera más eficiente con Paychex.