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Centro de Ayuda del Coronavirus
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Centro de ayuda del coronavirus: herramientas para ayudarle a superar los desafíos y aprovechar las oportunidades actuales

Asistencia a clientes durante COVID-19

Actualizado el 18 de septiembre de 2020

En Paychex seguimos dedicados a servirle a usted, a sus empleados y a su negocio. Continuamente estamos monitoreando las directrices brindadas por los Centros para el Control de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés) y estamos ajustando nuestros planes de contingencia por COVID-19 según sea necesario para seguir brindando el mismo alto nivel de servicio de siempre.

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Memorando Ejecutivo sobre el aplazamiento del impuesto sobre nómina de los empleados

¿Qué es este aplazamiento del impuesto sobre nómina?

Un Memorando Ejecutivo emitido por el presidente el 8 de agosto de 2020 ordenó al Secretario del Tesoro aplazar la retención, el depósito y el pago del impuesto a la parte de los empleados (6.2 %) del impuesto del seguro social. También ordenó al Secretario que emitiera orientaciones sobre cómo debería aplicarse esto.

Lea el artículo en nuestra biblioteca de WORX.

 

¿Qué indicaba la orientación para el aplazamiento del impuesto sobre nómina?

La orientación dejó a los empleadores la decisión final sobre si deben ofrecer esta opción a sus empleados. Poner el aplazamiento a disposición depende de las cifras y las circunstancias de su negocio.  

¿Es obligatorio que los empleadores ofrezcan el aplazamiento?

No, los empleadores no están obligados a optar por aplazar la participación del empleado (6.2 %) en el impuesto del seguro social y, de hecho, deben consultar a su asesor de confianza a fin de entender los riesgos para su negocio antes de tomar una decisión.

 

 

¿Qué necesito saber si opto por ofrecer este aplazamiento a mis empleados?

  • Los empleadores son responsables de pagar cualquier cantidad de impuestos diferidos, incluso si no pueden retener o cobrar las cantidades diferidas a los empleados.
    • Por ejemplo, el empleado podría estar de licencia. Además, una persona que haya tomado el aplazamiento podría ya no ser empleado por el negocio. 
    • Si bien puede acordar métodos alternativos para cobrar el impuesto adeudado al empleado, se requiere orientación adicional para determinar lo que puede hacer.
  • Esto es solo un aplazamiento y la orientación actual no indica ninguna condonación.

¿Cuánto tiempo dura el período de aplazamiento?

El período de aplazamiento abarca del 1 de septiembre al 31 de diciembre de 2020.

¿Cuándo se habrían de devolver los impuestos diferidos?

Los empleadores deberán retener y remitir cualquier impuesto diferido del seguro social de los empleados de manera proporcional entre el 1 de enero y el 30 de abril de 2021 a los empleados que tomaron el aplazamiento. 

  • Por lo tanto, los empleados que difieran tendrán la obligación de pagar el 6.2 % del impuesto del seguro social y la cantidad diferida retenida de sus cheques durante cuatro meses. Retener de forma proporcional significa que, si el empleado aplazó US$800 y hay ocho períodos de pago entre el 1 de enero y el 30 de abril, se le retendrán US$100 más (además del impuesto del seguro social requerido) de su cheque de pago durante ocho períodos de pago consecutivos.

¿Hay alguna sanción si el impuesto diferido no se paga a tiempo?

Sí, las sanciones y los intereses empiezan a acumularse el 1 de mayo de 2021 sobre los montos no pagados.

¿Qué está haciendo Paychex para ayudar?

Los empleadores no están obligados a ofrecer la opción del aplazamiento del impuesto sobre nómina del seguro social y continúan siendo responsables de los impuestos aplazados, aunque no puedan cobrarlos a sus empleados. Paychex recomienda que las empresas consulten con sus asesores de confianza antes de tomar una decisión. Si está interesado en obtener más detalles sobre cómo ofrecer la opción, hable con su representante.

Lea más en nuestro artículo de WORX sobre el aplazamiento del impuesto sobre nómina

Ley de Ayuda, Asistencia y Seguridad Económica por Coronavirus (CARES)

¿Qué es la Ley CARES?

El presidente Trump firmó la Ley de Ayuda, Asistencia y Seguridad Económica por Coronavirus (CARES, por sus siglas en inglés) el 27 de marzo de 2020. Si bien ley brinda, principalmente, ayuda económica a las empresas, también ofrece opciones de asistencia para los participantes de los planes de jubilación 401(k) y las Cuentas individuales de jubilación (IRA), que incluyen lo siguiente:

  • Disponibilidad de préstamos mejorada y asistencia para pagos pendientes de préstamos.
  • Distribuciones relacionadas con COVID y exención de penalización por retiro anticipado.
  • Exención de distribución mínima requerida (RMD, por sus siglas en inglés) para el año calendario 2020.
     

Paychex ha escrito un artículo WORX de la Ley CARES que describe algunas de las disposiciones de alto nivel.

¿Qué es el aplazamiento del seguro social del empleador según la Ley CARES?

La Ley CARES brinda asistencia económica a particulares y a empresas. El paquete de asistencia económica contiene disposiciones para que un empleador difiera el pago de la parte del empleador del impuesto del seguro social sobre depósitos que, de otro modo, sería necesario efectuar durante el período comprendido entre el 27 de marzo de 2020 y el 31 de diciembre de 2020. Se trata, esencialmente, de un préstamo sin intereses para empleadores.

La disposición permite a empleadores y trabajadores independientes diferir el pago de la parte del empleador del impuesto del seguro social. La parte del empleador de Medicare no está incluida en la opción de aplazamiento. 

Todos los empleadores son responsables de pagar un impuesto del seguro social del 6.2 % sobre los salarios de los empleados. La disposición requiere que el impuesto laboral diferido (desde el 27 de marzo de 2020 hasta el 31 de diciembre de 2020) se pague durante los siguientes dos años: el 50 % del monto se debe pagar antes del 31 de diciembre de 2021 y el otro 50 %, antes del 31 de diciembre de 2022. Estamos esperando directrices adicionales del IRS sobre la recaudación y el pago del impuesto en 2021 y 2022.

Se considerará que los empleadores han realizado los depósitos a tiempo de los impuestos laborales aplicables diferidos por la Ley CARES si se realizan a más tardar en la fecha aplicable antes del 31 de diciembre de 2021 y antes del 31 de diciembre de 2022.

La Ley de Flexibilidad del PPP afecta el aplazamiento de los impuestos del seguro social de los empleadores

  • El 5 de junio de 2020, la Ley de Flexibilidad del PPP fue firmada por el presidente Trump. La Ley de Flexibilidad del PPP enmendó una disposición de la Ley CARES relativa al aplazamiento para el empleador. Como parte de esta ley, si usted recibió un préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP), ahora puede diferir el depósito y el pago de su parte de los impuestos del seguro social incurridos hasta el 31 de diciembre de 2020, independientemente de si su préstamo está condonado o no. Anteriormente, solo se podía aplazar el depósito y el pago de este impuesto hasta que se condonara su préstamo del PPP.

No se requiere ninguna elección especial por los empleadores; sin embargo, si desea utilizar el aplazamiento del seguro social del empleador, deberá informar a su representante de servicio de nómina y firmar un anexo a su acuerdo de servicio. El IRS ha actualizado el formulario 941 del segundo trimestre para reflejar los depósitos diferidos (incluidos los que comiencen al final del primer trimestre el 27 de marzo de 2020).

Nota para cuentas de PEO certificadas: Si los empleadores que son clientes de una PEO le ordenan que difiera el pago de los impuestos laborales aplicables, los clientes serán los únicos responsables de la obligación tributaria. Esto sustituye la responsabilidad de la PEO establecida para los empleados en el lugar de trabajo.

¿Cómo maneja Paychex el aplazamiento del seguro social del empleador según la Ley CARES?

La primera vez que solicite el aplazamiento de impuestos del seguro social del empleador, nosotros haremos lo siguiente:

  1. Pondremos su nómina en espera de procesamiento.
  2. Le enviaremos por correo electrónico un anexo al acuerdo de servicios que debe ser firmado por un funcionario autorizado de la empresa y devuelto a Paychex para que podamos procesar su nómina sin impuestos del seguro social del empleador.
  3. Su nómina se procesará una vez que recibamos el anexo firmado y realicemos los cambios solicitados.

Firmar el anexo al Acuerdo de servicios:

  • Solo necesita firmar el anexo la primera vez que solicite el aplazamiento del seguro social del empleador según la Ley CARES. Si actualmente está aplazando el seguro social y tiene un préstamo del PPP, no tendrá que renunciar a un nuevo anexo.
  • Paychex aplicará su solicitud para diferir la parte del empleador del seguro social a cada organización que sea parte de su acuerdo de servicio con Paychex. Si más de una organización es parte del acuerdo de servicio, Paychex aplicará su solicitud a todas las organizaciones incluidas en el acuerdo.

Estamos esperando más orientación del IRS sobre el proceso de las recaudaciones y los pagos del impuesto diferido en 2021 y 2022.

Si mi préstamo del PPP fue condonado y detuve el aplazamiento del impuesto del seguro social del empleador, ¿puedo reiniciar el aplazamiento?

Sí. El 5 de junio de 2020, la Ley de Flexibilidad del PPP fue firmada por el presidente Trump. Como parte de esta ley, si usted recibió un préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP), ahora puede diferir el depósito y el pago de su parte de los impuestos del seguro social incurridos hasta el 31 de diciembre de 2020, independientemente de si su préstamo está condonado o no. Anteriormente, solo se podía aplazar el depósito y el pago de este impuesto hasta que se condonara su préstamo del PPP.

Si alguna cantidad del impuesto del seguro social del empleador ya fue cobrada y pagada al IRS después de que su préstamo fuera condonado, dicha cantidad no puede ser devuelta. Puede empezar a diferir el depósito y el pago de la parte del impuesto del seguro social de empleador de nuevo inmediatamente hasta el 31 de diciembre de 2020.

Mi empleado actualmente tiene un embargo (por ejemplo, bancarrota, manutención infantil, atrasos en manutención infantil, recaudación de impuestos federales, ejecución de ingresos, embargos diversos, recaudación de impuestos estatales, agencia tributaria, proveedor, WRIT). ¿Se pueden descontinuar estos pagos?

Los embargos se rigen por órdenes de agencias gubernamentales o tribunales, y los pagos de embargo deben continuar hasta que se reciba un aviso formal de la entidad que emitió el embargo en el que se advierta que dicho embargo se ha satisfecho o que las recaudaciones deben cesar.

¿Se cobran los pagos de embargo en virtud de los nuevos códigos de ingresos introducidos por la FFCRA para licencia por enfermedad y licencia familiar y médica ampliada pagadas?

Sí. A menos que un embargo esté sujeto a una orden de suspensión, los salarios de embargo pagados a través de los nuevos códigos de pago están sujetos a embargo.

Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP)

¿Cómo puedo maximizar la condonación de mi préstamo del PPP?

Como parte de la Ley CARES, el Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP) está diseñado para ayudar a las pequeñas empresas a mantener a los trabajadores en nómina durante la pandemia del COVID-19.

Para saber cuánto de su préstamo del PPP puede ser condonado, vea nuestro Estimador de condonación de préstamos del PPP.

Proceso de solicitud de condonación de préstamos del PPP

El proceso de solicitud de condonación de préstamos del PPP es complicado. Para contribuir a facilitar dicho proceso, hemos creado una ficha instructiva que incluye detalles sobre cómo los clientes de Paychex Flex pueden usar nuestro Estimador de condonación de préstamos a fin de reunir los datos preliminares necesarios para completar la solicitud de condonación de préstamos de 11 páginas para la SBA, así como para guardar e imprimir su propia solicitud de condonación de préstamos lista para la firma. Dé un vistazo a la ficha instructiva y a este breve video más abajo.

 

Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA)

¿Qué es la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero?

La Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA, por sus siglas en inglés), firmada por el presidente Trump el 18 de marzo de 2020, proporciona créditos fiscales reembolsables a pequeños y medianos empleadores a fin de devolverles dólar por dólar el costo de los salarios de licencias por enfermedad y familiares pagadas a sus empleados en relación con el COVID-19. Las disposiciones sobre licencias de la FFCRA, generalmente, aplican a todos los empleadores privados con menos de 500 empleados. La fecha de entrada en vigor fue el 1 de abril de 2020.

Las pequeñas empresas con menos de 50 empleados pueden estar exentas si proporcionar a un empleado dicha licencia pudiera poner en peligro la viabilidad del negocio como una empresa en marcha. No se trata de una exención automática. La guía establece los criterios y los documentos para su consideración.  La guía sugiere, además, que, si se determina una exención, debe documentarse al momento de cada solicitud de licencia. Los empleadores con menos de 25 empleados pueden estar exentos de ciertas disposiciones relacionadas con la protección del empleo.

La fecha de entrada en vigor fue el 1 de abril de 2020.

¿Cuáles son los créditos fiscales reembolsables disponibles en el marco de la FFCRA?

Pautas:

La FFCRA requiere que los empleadores proporcionen licencia pagada a través de dos disposiciones distintas:

  • La Ley de Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad (EPSLA, por sus siglas en inglés), que otorga a los trabajadores hasta 80 horas de tiempo por enfermedad remunerado cuando no pueden trabajar por ciertas razones relacionadas con el COVID-19 (EPSL, por sus siglas en inglés).
  • La Ley de Expansión de Licencia Familiar y Médica de Emergencia (EFMLEA, por sus siglas en inglés) , que da derecho a los trabajadores a la ampliación de ciertas licencias familiares y médicas pagadas (EFML, por sus siglas en inglés).

Crédito fiscal reembolsable. La ley FFCRA establece que los empleadores sujetos a los requisitos de licencia pagada de la EPSLA y la EFMLEA tienen derecho a créditos fiscales completamente reembolsables por el monto total (100 %) de los salarios calificados de licencia por enfermedad y los salarios calificados de licencia familiar, más los gastos asignables calificados del plan de salud y la contribución del empleador del impuesto de Medicare, pagada por licencia durante el período que comienza el 1 de abril de 2020 y termina el 31 de diciembre de 2020.

Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad.  Según la Ley EPSLA, hay seis razones que califican por las que un empleado tiene derecho a tomar una licencia pagada relacionada con el COVID-19 si no puede trabajar (ni siquiera de forma remota) porque el empleado cumple estas condiciones:

  1. Está sujeto a una orden de cuarentena o aislamiento federal, estatal o local relacionada con el COVID-19.
  2. Se le ha aconsejado por un proveedor de atención médica que guarde la cuarentena en relación con el COVID-19.
  3. Tiene síntomas del COVID-19 y busca un diagnóstico médico.
  4. Está cuidando a una persona sujeta a una orden somo se describe en (1) o se ha sometido a sí mismo a cuarentena como se describe en (2).
  5. Está cuidando a su hijo(a) cuya escuela o lugar de cuidado está cerrado (o el proveedor de cuidado infantil no está disponible) debido a razones relacionadas con el COVID-19.
  6. Está experimentando alguna otra condición sustancialmente similar especificada por el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.

En el marco de la Ley EPLSA, un empleado a tiempo completo es elegible para hasta 80 horas de licencia pagada de emergencia por enfermedad (EPSL), y un empleado a tiempo parcial es elegible para la cantidad de horas de licencia que el empleado trabaja en promedio durante un período de dos semanas por cualquier combinación de las seis razones anteriores. 

Al tomar la licencia pagada de emergencia por enfermedad (EPSL) por cualquiera de las seis razones calificadas, el empleado tiene la discreción independiente de usar su derecho a esta licencia o a cualquier licencia pagada acumulada provista por el empleador en el marco de la política de la compañía o la ley de licencia jurisdiccional cuando la razón de la licencia sea consistente con la política y/o la ley. No se puede obligar al empleado a usar otro tiempo pagado disponible antes de usar su derecho a la licencia pagada de emergencia por enfermedad.

Expansión de licencia familiar y médica.Según la Ley EFMLEA, un empleado también califica para la expansión de licencia familiar y médica (EFML) si está cuidando a su hijo(a) cuya escuela o lugar de cuidado está cerrado (o el proveedor de cuidado infantil no está disponible) por razones relacionadas con el COVID-19. Un empleado elegible tiene derecho a 12 semanas de ampliación de licencia familiar y médica; sin embargo, las primeras dos semanas de la EFML no son remuneradas, a menos que se utilice la EPSL u otra licencia pagada aplicable. En el marco de la Ley EFMLEA:

  • Los empleados que hayan estado en la nómina de su empleador cubierto durante, al menos, 30 días calendario para un empleador cubierto serían elegibles para una licencia calificada. Se considera que un trabajador estuvo empleado, como mínimo, 30 días calendario si el empleador tuvo a este en su nómina durante los 30 días calendario inmediatamente anteriores al día en que comenzaría la licencia del empleado.
  • Un empleado es elegible para hasta un total de 12 semanas de licencia en virtud de la Ley EFMLA por la razón (5) descrita anteriormente. Las primeras 2 semanas de la EFML no son pagadas, pero los empleados elegibles pueden recibir un pago en el marco de la EPSL por la misma razón.
  • A los empleados que tomen licencia en virtud de la Ley de Expansión de Licencia Familiar y Médica de Emergencia (EFMLEA) se les debe permitir elegir usar cualquier tiempo libre pagado disponible, incluidas vacaciones, tiempo personal, licencia médica y/o licencia por enfermedad durante los primeros 10 días de su licencia EFML; esto comprende la licencia EPSL. Después de los 10 días iniciales de la licencia EFML, cuando el empleado se vuelve elegible para el pago de la EFML, la disposición clásica de la Ley FMLA para la sustitución de la licencia pagada acumulada del empleado no es aplicable, y ni el empleado ni el empleador pueden exigir la sustitución de la licencia pagada. Sin embargo, cuando la ley federal o estatal lo permita, los empleadores y los empleados pueden acordar hacer que la licencia pagada acumulada complemente el pago de dos tercios en el marco de la Ley EFMLEA para que el empleado reciba el monto total de su pago normal.

Cálculo del pago

En general, los empleadores sujetos a la Ley FFCRA deben proporcionar hasta 80 horas de licencia pagada por enfermedad a los empleados elegibles a tiempo completo y prorratear el tiempo de licencia por enfermedad pagado para los empleados a tiempo parcial en función del número promedio de horas que el empleado esté regularmente programado para trabajar en un período de dos semanas (EPLSA) y hasta diez semanas adicionales de licencia pagada bajo la EFMLA. El cálculo y los límites para la compensación varían según la razón de la licencia hasta un máximo de US$511 por día y hasta US$200 por día, dependiendo de la razón de la licencia. También existen límites acumulados.  Se debe pagar a los empleados según el siguiente esquema:

Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad:

  • Por las razones (1) – (3) antes descritas. La cantidad que sea mayor entre la tasa regular del empleado o el salario mínimo federal, estatal o local aplicable hasta US$511 por día y US$5110 en total (durante un período de 2 semanas);
  • Por las razones (4), (5) y (6) antes descritas. La cantidad que sea mayor entre 2/3 de la tasa regular del empleado o 2/3 del salario mínimo federal, estatal o local aplicable hasta US$200 por día y US$2000 en total (durante un período de 2 semanas).

Expansión de licencia familiar médica

  • Por la misma razón establecida en (5), un empleado elegible tiene derecho a 12 semanas de licencia EFML. Las primeras dos semanas de EFML no son pagadas, a menos que se use la licencia EPSL u otra licencia pagada aplicable. Después de las primeras dos semanas, un empleado elegible tiene derecho a hasta US$200 diarios y US$10 000 en total durante las siguientes 10 semanas. 

Regrese a estas preguntas frecuentes para obtener los detalles más actualizados sobre los requisitos de la Ley, los créditos fiscales del empleador y cómo registrar el tiempo por enfermedad.  Para obtener más información, consulte el artículo de Paychex WORX, Ampliación de financiamiento, créditos fiscales y leyes de licencias pagadas para responder a la pandemia del COVID-19.

Según la FFCRA, ¿puedo recibir crédito por la contribución del empleador a los gastos de seguro de salud?

Como parte de la FFCRA, los gastos calificados del plan de salud pagados por el empleador que están asociados con los salarios pagados en virtud de los ingresos de emergencia por enfermedad y de cuidado infantil de FML son elegibles para un crédito dólar por dólar.

¿Cómo maneja Paychex este crédito por gastos de seguro de salud?

Debe comunicarse con su representante de servicio de nómina para configurar estos códigos de ingresos en su nómina. También deberá informar la contribución del empleador a los gastos de seguro de salud asociados con la licencia pagada, ya que no tenemos forma de calcular el monto.

Para obtener información sobre cómo calcular los gastos calificados de su plan de salud, vaya al sitio del IRS, Preguntas y respuestas sobre créditos fiscales relacionados con el COVID-19 para licencias pagadas requeridas proporcionadas por pequeñas y medianas empresas, a fin de determinar la cantidad de gastos asignables calificados de planes de salud.

¿Cómo recibo los créditos de gastos de seguro de salud?

Al informar los montos a través de los códigos de ingresos que hemos establecido, calcularemos el crédito dólar por dólar y reduciremos su obligación fiscal federal sobre las nóminas futuras. Cualquier cantidad excedente se transferirá y se aplicará como crédito a la siguiente nómina. Cualquier crédito excedente al final del trimestre se marcará para un reembolso por el IRS en el formulario 941.

¿Se pagan los ingresos de empleados por licencias pagadas en el marco de la exención de impuestos del seguro social y Medicare en la FFCRA?

Los impuestos del empleador sobre los ingresos por licencia pagada por el COVID-19 son los siguientes:

  • Gravable para la porción de Medicare de FICA.
  • Exento para la porción del seguro social de FICA.

Los impuestos del empleado sobre los ingresos por licencia pagada por el COVID-19 son los siguientes:

  • Gravable para la porción de Medicare de FICA.
  • Gravable para la porción del seguro social de FICA.

¿Cómo recibo los créditos del seguro social para el empleador sobre los ingresos por licencias pagadas en el marco de la FFCRA?

Al informar los montos a través de los códigos de ingresos que hemos establecido, calcularemos el crédito dólar por dólar y reduciremos su obligación fiscal federal sobre las nóminas futuras. Cualquier cantidad excedente se transferirá y se aplicará como crédito a la siguiente nómina. Cualquier crédito excedente al final del trimestre se marcará para un reembolso por el IRS en el formulario 941.

¿Qué está haciendo Paychex con el fin de apoyar los cambios de nómina necesarios para la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA)?

Paychex continúa revisando la guía de implementación relacionada con la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA, por sus siglas en inglés) de las agencias federales.  Estamos actualizando nuestros sistemas para apoyarlo durante la pandemia del COVID-19 (coronavirus).

Esto es lo que sabemos hasta el lunes, 30 de marzo de 2020:

  • La fecha de entrada en vigor para la ley FFCRA es el miércoles, 1 de abril de 2020.
  • Las disposiciones sobre licencias de la FFCRA, generalmente, aplican a todos los empleadores privados con menos de 500 empleados.
  • Los empleados elegibles con una necesidad calificada relacionada con la pandemia de salud pública del COVID-19 como se especifica en la FFCRA tendrán derecho a licencia pagada a partir del 1 de abril de 2020.
  • Cada empleador cubierto debe publicar un aviso de los requisitos de la FFCRA en un lugar visible en sus instalaciones.   
  • Los empleadores cubiertos tendrán derecho a créditos fiscales en la cantidad especificada en virtud de la ley por los beneficios pagados a los empleados elegibles por licencia calificada tomada bajo la Ley de Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad y la Ley de Expansión de Licencia Familiar y Médica de Emergencia entre el 1 de abril de 2020 y el 31 de diciembre de 2020.

Regrese a estas preguntas frecuentes para obtener los detalles más actualizados sobre los requisitos de la Ley, los créditos fiscales del empleador y cómo informar tiempo por enfermedad.

¿Qué abarca la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero?

La Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero se promulgó el 18 de marzo de 2020. La Ley dedica decenas de miles de millones de dólares para licencia por enfermedad y familiar pagada, seguro de desempleo, prueba gratuita del COVID-19 y otras medidas para ayudar a los estadounidenses afectados por la crisis.

El proyecto de ley final entrará en vigor para los empleadores cubiertos a más tardar 15 días después de su promulgación y expira el 31 de diciembre de 2020.

Ley de Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad

  • Conforme a la Ley de Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad, los empleadores tendrían que proporcionar licencia por enfermedad, disponible para uso inmediato, a cada empleado que lo requiera dicho por razones calificadas asociadas con el COVID-19.
  • Los empleadores también deben proporcionar hasta 80 horas de licencia pagada por enfermedad (PSL, por sus siglas en inglés) a los empleados elegibles de tiempo completo y prorratear el tiempo por enfermedad pagado para empleados a tiempo parcial en función del número promedio de horas programadas regularmente en un período de dos semanas. El cálculo y los límites para la compensación varían según el motivo de la licencia hasta un máximo de US$511 por día si el empleado se ve directamente afectado y hasta US$200 por día si es por la atención brindada a otra persona. También existen límites acumulados.

Requisitos

  • Los empleados que hayan trabajado, como mínimo, 30 días calendario para un empleador cubierto serían elegibles para una licencia calificada.
  • Las pequeñas empresas con menos de 50 empleados pueden estar exentas si la licencia pone en peligro la viabilidad de su negocio. Los empleadores con menos de 25 empleados pueden estar exentos de ciertas disposiciones relacionadas con la protección del empleo.
  • La necesidad de calificación se define como "el empleado no puede trabajar (o trabajar a distancia) debido a la necesidad de licencia para cuidar a su hijo o hija menor de 18 años de edad si la escuela (es decir, una escuela primaria o secundaria solamente) o el lugar de cuidado ha sido cerrado, o el proveedor de cuidado infantil de tal hijo o hija no está disponible debido a una emergencia de salud pública".
  • Los empleados elegibles que califiquen para la licencia por estas razones serían pagados por su empleador después de los primeros 10 días de licencia a una tasa no menor de dos tercios de su tasa de pago actual por la cantidad de horas que el empleado, en otra situación, hubiera trabajado hasta un máximo de US$200 por día o un total de US$10,000 por hasta 12 semanas en el año de beneficios.
  • A los empleados que tomen licencia en virtud de la Ley de Expansión de Licencia Familiar y Médica de Emergencia se les debe permitir elegir usar cualquier tiempo libre pagado disponible, incluidas vacaciones, tiempo personal, licencia médica y/o licencia por enfermedad durante los primeros 10 días de su licencia FMLA.
  • Las normas para los empleados cubiertos por un acuerdo de negociación con múltiples empleadores se abordan por separado en la legislación.
  • Se aplican exenciones para empleadores de trabajadores de cuidado médico y personal de emergencias.

Para obtener más información, consulte el artículo de Paychex WORX, Ampliación de financiamiento, créditos fiscales y leyes de licencias pagadas para responder a la pandemia del COVID-19.

¿Qué pasa si ya ofrezco tiempo libre pagado a mis empleados?

Los empleadores no pueden exigir a sus empleados que tomen un tiempo libre pagado antes de usar la licencia pagada por enfermedad bajo esta Ley. Estos beneficios se suman a las políticas de licencia por enfermedad existentes en su empresa.

¿Hay algo específico que deba hacer para reportar el tiempo o rastrear horas a fin de calificar para el crédito fiscal?

Sí, tendrá que registrar e informar los salarios pagados a los empleados por los beneficios de licencia pagada elegibles cubiertos por la FFCRA. Hemos actualizado nuestro sistema de nómina con nuevos códigos de ingresos para permitirle informar correctamente dichos salarios.

Necesito reportar el tiempo por enfermedad pagado para mis empleados. ¿Puedo usar el nuevo tiempo por enfermedad pagado hoy?

Los empleadores pueden empezar a usar los nuevos códigos de pago para informar las licencias y los salarios pagados cubiertos por la FFCRA para las fechas de licencia a partir del 1 de abril de 2020. Antes del 1 de abril de 2020 y después del 31 de diciembre de 2020, las licencias pagadas o protegidas legalmente a las que un empleado tenga derecho pueden estar cubiertas por una ley federal, estatal o local; un convenio colectivo de trabajo; o una política de empleador existente. No están cubiertas por la FFCRA. La FFCRA se ocupa de las licencias familiares y por enfermedad pagadas elegibles que se tomen entre el 1 de abril de 2020 y el 31 de diciembre de 2020 por las razones especificadas en la Ley.

No tengo una política de tiempo por enfermedad pagado en mi empresa. ¿Estoy obligado a pagar a los trabajadores por el COVID-19 ahora debido a esta ley?

Sí, si (1) usted es un empleador cubierto por la FFCRA, (2) su empleado es elegible para una licencia y (3) la licencia que califica se produce entre el 1 de abril de 2020 y el 31 de diciembre de 2020. Los empleados elegibles que tomen licencia pagada de emergencia por enfermedad (EPSL, por sus siglas en inglés) o licencia familiar y médica ampliada (EFML, por sus siglas en inglés) cubiertas entre el 1 de abril de 2020 y el 31 de diciembre de 2020 deben recibir pago de acuerdo con la FFCRA.

¿Debo seguir reportando nómina cada semana para una persona afectada por el COVID-19?

Si se lo considera un empleador cubierto, sus empleados son elegibles para salarios hasta el límite máximo. Para que pueda aprovechar los beneficios de la Ley, esos salarios deben incluirse en su procesamiento/informe de nómina.

¿Pueden detener los retiros de impuestos de mi cuenta debido a "las prórrogas o los créditos fiscales de nómina"?

Nuestro equipo encargado de los impuestos está manejando estos casos. Comuníquese con su contacto habitual de nómina, quien lo contactará con dicho equipo.

Si los empleados no pueden trabajar a distancia, ¿puedo indicarles que usen su tiempo de vacaciones antes de tener que despedirlos?

Nada en la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero le exige que cubra a los empleados por la incapacidad de trabajar debido a la ubicación de los cierres de negocios. Los empleados pueden tener la opción de usar una licencia pagada o renunciar al pago durante ese período. Sin embargo, los empleadores deben revisar las leyes o reglamentos estatales o locales aplicables que requieran que los empleadores proporcionen licencia pagada y garanticen el cumplimiento de la misma.

¿Qué debo hacer si no puedo enviar a mis empleados a trabajar desde casa y se sienten incómodos para trabajar debido a las órdenes de refugio en el lugar?

La Ley no incluye ninguna disposición para pagar a los empleados que no puedan trabajar desde casa y no puedan ir a trabajar debido a una orden de refugio en el lugar.

Mi empresa es un empleador público. ¿Estamos cubiertos por la FFCRA?

Ciertos empleadores públicos están cubiertos por la Ley. Los clientes deben ser dirigidos a la página de Preguntas y Respuestas de la FFCRA en el sitio web del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos para obtener información específica relacionada con su caso particular. Los empleadores públicos cubiertos se mencionan en las preguntas 52 a 54.

Con la aprobación de la ley que permite a las empresas captar diversos créditos, incluso en el Formulario 941, ¿mi empresa debe estar registrando y enviando créditos para garantizar informes oportunos y precisos?

Estamos colaborando con nuestra coalición de la industria, el Consorcio Nacional de Informes de Nómina (NPRC, por sus siglas en inglés), para instar a la agencia tributaria a adoptar normas que puedan administrarse o implementarse fácil y rápidamente para la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA, por sus siglas en inglés). Asegúrese de estar registrando cualquier otro crédito que, normalmente, aplicaría a la presentación del Formulario 941.

¿Cuáles son las excepciones para empleadores con 50, 25 o menos empleados?

El IRS dijo que habrá una guía clara para los empleadores con este número de empleados, pero aún no se ha puesto a disposición.

¿Cómo se manejarán los créditos fiscales de nómina? ¿Se contabilizará esto en el Formulario 941 o se deberá presentar otro formulario? ¿Paychex presentará este formulario?

Estamos colaborando con nuestra coalición de la industria, el Consorcio Nacional de Informes de Nómina (NPRC, por sus siglas en inglés), para instar a la agencia tributaria a adoptar normas que puedan administrarse o implementarse fácil y rápidamente para la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA, por sus siglas en inglés). Enviaremos actualizaciones una vez que tengamos la orientación final.

Crédito por retención de empleados

¿Qué es el crédito por retención de empleados en el marco de la Ley CARES?

Resumen: La Ley de Ayuda, Asistencia y Seguridad Económica por Coronavirus (Ley CARES), promulgada el 27 de marzo de 2020, está diseñada para alentar a los empleadores elegibles a mantener a los empleados en su nómina, a pesar de experimentar dificultades económicas relacionadas con el COVID-19, con un crédito fiscal por retención de empleados (crédito por retención de empleados). Se trata de un crédito fiscal totalmente reembolsable para empleadores que equivale al 50 % de los salarios calificados (incluidos los gastos calificados asignables de planes de salud) que los empleadores elegibles paguen a sus empleados.

Pautas: Para efectos del crédito por retención de empleados, los empleadores elegibles son aquellos que realizan una actividad comercial o de negocio durante el año calendario 2020, incluida una organización exenta de impuestos, que realice una de estas acciones:

o

Notas:
  • El IRS también calificó las reglas para las nuevas empresas que les permiten usar los ingresos brutos del trimestre en el que comenzaron a operar como referencia para cualquier trimestre en el que no tengan cifras de 2019 porque no estaban operando; se utilizan estimaciones si comenzaron a mediados del trimestre.
  • Si usted o algún miembro del grupo agregado obtuvo un préstamo del PPP que no se devuelva antes del 14 de mayo de 2020, bajo el criterio de puerto seguro (Safe Harbor) para devolver los préstamos, usted no calificará para el crédito por retención, independientemente de la cantidad del préstamo que se condone.

El crédito fiscal reembolsable es igual al 50 % de los salarios calificados pagados a los empleados después del 12 de marzo de 2020 y antes del 1 de enero de 2021.

El crédito equivale al 50 % de los salarios calificados (incluidos los gastos calificados del plan de salud) que un empleador elegible paga en un trimestre calendario. La cantidad máxima de salarios calificados para cada empleado por todos los trimestres calendario es de US$10 000, de modo que el crédito máximo por los salarios calificados pagados a un empleado es de US$5000.

Los salarios calificados son salarios y compensación pagados por un empleador elegible a los empleados después del 12 de marzo de 2020 y antes del 1 de enero de 2021. Los salarios calificados incluyen los gastos calificados del plan de salud del empleador elegible que se pueden asignar adecuadamente a los salarios. La definición de salarios calificados depende, en parte, del número promedio de empleados a tiempo completo (como se define en la sección 4980H del Código) que trabajan para el empleador elegible durante 2019.

Empleadores con 100 trabajadores o menos: Si un empleador elegible promedió 100 o menos empleados a tiempo completo en 2019, el crédito por retención de empleados se basa en los salarios calificados pagados a los empleados, independientemente de si trabajaron o no durante un período de dificultades económicas: (1) una suspensión parcial o total de las operaciones como se describió anteriormente o (2) una disminución significativa en los ingresos brutos (es decir, empleados que estuvieron y no estuvieron trabajando, pero a los que todavía se les pagaba).

Empleadores con más de 100 empleados: Si un empleador elegible promedió más de 100 empleados a tiempo completo en 2019, entonces el crédito se permite solo por los salarios pagados a los empleados que no trabajaron durante el trimestre calendario debido a (1) una suspensión total o parcial de operaciones como se describió anteriormente o (2) una disminución significativa en los ingresos brutos.  Para estos empleadores, los salarios calificados considerados para un empleado no pueden exceder lo que al empleado se le habría pagado por trabajar un período equivalente durante los 30 días inmediatos anteriores al período de dificultades económicas.

Nota: Para los empleadores con más de 100 trabajadores, el tiempo libre pagado (PTO), por enfermedad y otro tiempo fuera del trabajo como resultado de las políticas existentes de licencia del empleador no cuentan para salarios calificados. Para obtener más información sobre salarios calificados y definiciones de empleados a tiempo completo, visite Preguntas frecuentes sobre créditos relacionados con el COVID-19 por retención de empleados: Determinar salarios calificados.

 

Solicitud del crédito por retención de empleados. Se permite el crédito contra la parte del empleador de los impuestos del seguro social bajo la sección 3111(a) del Código de Impuestos Internos (el "Código"). Los créditos son completamente reembolsables porque el empleador elegible puede obtener un reembolso si el monto del crédito es mayor que ciertos impuestos federales de empleo que el empleador elegible debe.

¿Cómo recibo el crédito por retención de empleados?

Paychex actualizó nuestro software para incluir códigos de ingresos que automáticamente tomen la mitad de los salarios ingresados y apliquen esta cantidad al crédito hasta US$10 000 en salarios para cada empleado. El crédito se calcula al 50 % de los salarios elegibles hasta un máximo de US$5000 por empleado.

Al informar los montos a través de los códigos de ingresos establecidos, calcularemos el crédito y reduciremos su obligación fiscal federal. Cualquier cantidad excedente se transferirá y se aplicará como crédito a la siguiente nómina. Cualquier crédito excedente al final del trimestre se marcará para un reembolso por el IRS en el formulario 941.

¿Todos los salarios son elegibles para el crédito por retención de empleados?

No. Los siguientes salarios no son elegibles para el crédito por retención de empleados:    

  • Licencia pagada en virtud de la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero
  • Crédito de licencia familiar y médica pagada (sección 45S del Código de Impuestos Internos)
  • Parte exenta de FICA de los salarios de los empleados (ver ejemplo a continuación)
  • Crédito Fiscal por Oportunidades de Trabajo (WOTC) (sección 51 del Código de Impuestos Internos) Si este crédito se reclama en un trabajador, ninguno de sus salarios es elegible para el crédito por retención de empleados.

Los salarios exentos de FICA no se deben incluir en el crédito por retención de empleados

Al reportar el crédito por retención, solo la parte de los salarios gravable con FICA se debe ingresar en el componente de información de pago.

Por ejemplo, si usted pagó US$1000 a un empleado por salarios que son elegibles para el crédito, pero se le retuvo de ese pago una deducción exenta de FICA de US$100, únicamente se deben reportar US$900, ya que usted solo es elegible para reclamar US$900 en crédito por esos salarios.

Cuando reporte su nómina a Paychex, asegúrese de no incluir estos salarios en los códigos de ingresos del crédito por retención de empleados.

Para obtener más detalles sobre la interacción con otros créditos fiscales, visite Preguntas frecuentes sobre créditos relacionados con el COVID-19 por retención de empleados: Interacción con otras disposiciones de crédito y desgravación.

¿Puedo recibir el crédito por retención de empleados por medio del formulario 7200?

Paychex aplicará el monto del crédito a la obligación fiscal federal, que en la mayoría de los casos es la forma más rápida de utilizar el crédito. Si el monto del crédito excede la responsabilidad federal, y usted decide no transferir el crédito a la responsabilidad para la siguiente fecha de cheque, puede completar un formulario 7200 para solicitar un crédito acelerado del IRS.

Nota: Debe informar a Paychex si presentará un formulario 7200. Si no informa a Paychex, seguiremos aplicando los créditos a su siguiente nómina, lo que puede generar una posible responsabilidad para su negocio e informes incorrectos en el formulario 941.

¿Puedo recibir tanto el préstamo del Plan de Protección de Cheques de Pago como el crédito por retención de empleados en virtud de la Ley CARES?

No. Un empleador elegible no puede recibir el crédito por retención de empleados si recibe un préstamo por interrupción de operaciones de pequeñas empresas en el marco del Programa de Protección de Cheques de Pago que está autorizado en virtud de la Ley CARES ("Préstamo de Protección de Cheques de Pago"). Un empleador elegible que recibe un Préstamo de Protección de Cheques de Pago no puede solicitar créditos por retención de empleados.

Nota: Si algún miembro de un grupo agregado recibe un préstamo, ninguno de los miembros puede obtener el crédito.

¿Puedo recibir créditos por retención de empleados después de que se condone el préstamo del PPP?

No. Si recibe un préstamo del PPP, no es posible que reciba un crédito por retención de empleados, independientemente de si el préstamo está condonado y cuándo.

¿Puedo recibir el crédito de licencia familiar y médica pagada (sección 45S del Código de Impuestos Internos) y el crédito por retención de empleados?

Nota: La Sección 45S del Código de Impuestos Internos proporciona un crédito fiscal para los empleadores que otorgan licencia familiar y médica pagada a sus empleados. Los empleadores elegibles pueden reclamar el crédito, el cual equivale a un porcentaje de los salarios que pagan a los empleados que califican mientras están con licencia familiar y médica.

Sí, pero no para los mismos pagos de salarios.

Los salarios calificados para los cuales un empleador elegible reclama el crédito por retención de empleados no se pueden considerar para determinar un crédito de la sección 45S. Usted no puede reclamar un crédito en el marco de la sección 45S por los salarios sobre los que reclamó el crédito por retención de empleados; sin embargo, puede tomar el crédito de la sección 45S sobre salarios adicionales pagados.

¿Puedo tomar los gastos del plan de salud como salarios calificados para el crédito por retención de empleados?

Sí, pero los requisitos varían según si el empleador elegible tiene 100 o menos empleados a tiempo completo o si tiene más de 100 empleados a tiempo completo en 2019.

  • 100 o menos empleados a tiempo completo en 2019: Sí. Un empleador elegible puede tratar los gastos pagados o incurridos de su plan de salud después del 12 de marzo de 2020 y antes del 1 de enero de 2021 durante cualquier período en un trimestre calendario en el que las operaciones comerciales del empleador se suspendan total o parcialmente debido a una orden gubernamental o un trimestre calendario en el que el empleador experimente una disminución significativa en los ingresos brutos como salarios calificados, sujeto al máximo de US$10 000 por empleado para todos los trimestres calendario para todos los salarios calificados. Los empleadores elegibles pueden tratar los gastos asignables del plan de salud a los períodos aplicables como salarios calificados, incluso si los empleados no están trabajando y el empleador elegible no paga a los empleados ningún salario por el tiempo que no están trabajando.
     
  • Más de 100 empleados a tiempo completo en 2019: Sí. Un empleador elegible que promedió más de 100 empleados de tiempo completo en 2019 puede tratar los gastos pagados o incurridos de su plan de salud después del 12 de marzo de 2020 y antes del 1 de enero de 2021 como asignables al tiempo en que los empleados no estén prestando servicios durante cualquier período en un trimestre calendario en el que las operaciones comerciales del empleador se suspendan total o parcialmente debido a una orden gubernamental o un trimestre calendario en el que el empleador experimente una disminución significativa en los ingresos brutos como salarios calificados, sujeto al máximo de US$10 000 por empleado para todos los trimestres calendario para todos los salarios calificados
    Sin embargo, un empleador elegible no puede tratar los gastos del plan de salud asignables al tiempo por el cual los empleados reciben salarios por prestar servicios como salarios calificados; solo la parte de los gastos del plan de salud asignables al tiempo en que los empleados no brindan servicios se tratan como salarios calificados.

Notas:

  • Si está pagando un seguro de salud para sus empleados sin pagar salarios, aún puede declarar esos montos como salarios calificados bajo el crédito por retención de empleados.
  • Si se declaran en el marco de los códigos de ingresos para el crédito por retención de empleados, los sistemas Paychex manejan estos montos correctamente.

Para ver ejemplos de ambos casos, puede ir a  Preguntas frecuentes sobre créditos relacionados con COVID-19 por retención de empleados: cantidad de gastos asignables calificados de planes de salud

¿Dónde puedo obtener información adicional sobre los créditos por retención de empleados relacionados con el COVID-19?

Formulario 7200

¿Cuándo sería necesario un formulario 7200?

La Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA) y la Ley de Ayuda, Asistencia y Seguridad Económica por Coronavirus (CARES) proporcionan ambas créditos fiscales reembolsables por salarios calificados. Hay tres razones por las que podría presentar un formulario 7200:

  • Crédito fiscal por retención de empleados (Ley CARES). 
  • Reembolso de salarios pagados por licencia por enfermedad calificada (FFCRA).
  • Reembolso de salarios pagados por licencia familiar calificada (FFCRA)-

Paychex aplicará el monto del crédito a la obligación fiscal federal, que en la mayoría de los casos es la forma más rápida de utilizar el crédito. Si el monto del crédito excede la responsabilidad federal, y usted decide no transferir el crédito a la responsabilidad para la siguiente fecha de cheque, puede completar un formulario 7200 para solicitar un crédito acelerado del IRS. NOTA: Debe informar a Paychex si presentará un formulario 7200. Si no informa a Paychex, seguiremos aplicando los créditos a su siguiente nómina, lo que puede resultar en una posible responsabilidad para su negocio.  

¿Paychex está procesando el formulario 7200 para clientes?

Sí, después de informarnos que ha presentado uno o más formularios 7200.

Para informar correctamente los datos del formulario 7200 en sus declaraciones del segundo trimestre (declaraciones 941 y Anexo R para clientes de PEO) según lo requerido por el IRS, debe informar los siguientes datos a Paychex lo antes posible, pero a más tardar el martes, 30 de junio de 2020:

  • Una copia de todos los formularios 7200 lo antes posible
  • Nombre de contacto, número de teléfono y dirección de correo electrónico
  • Fecha en que presentó el formulario 7200
  • Trimestre para el que se presentó el formulario 7200

Importante

No se requiere que presente el formulario 7200; Paychex aplicará el monto de los créditos a su obligación fiscal federal, que en la mayoría de los casos es la forma más rápida de utilizar el crédito.

Si presenta el formulario 7200, debe informar a Paychex. De lo contrario, podríamos aplicar los créditos que ya solicitó; lo más probable es que incurra en multas evaluadas por el IRS.

¿Dónde puedo obtener el formulario 7200?

Puede encontrar el formulario 7200 y las instrucciones en el sitio web del IRS.

¿Paychex necesita saber si presento un formulario 7200?

Sí, Paychex necesitará saber de cada formulario 7200 que usted envíe para que no apliquemos también un crédito solicitado y para que lo reflejemos correctamente en el 941.

¿Puedo presentar más de un formulario 7200?

Sí. Puede presentar tantos formularios 7200 como sea necesario para solicitar montos de crédito en exceso como reembolso acelerado hasta el 31 de diciembre de 2020.

¿Cómo debo completar el formulario 7200?

Consulte las instrucciones del IRS para completar el formulario 7200.

¿El formulario 7200 está relacionado tanto con FFCRA como con CARES?

Si. El formulario 7200 se puede usar para solicitar reembolsos acelerados de créditos relacionados con salarios de licencia por enfermedad y salarios de licencia familiar (FFCRA) y también para solicitar los créditos relacionados con la retención de empleados (CARES).

¿Cómo puedo enviar un formulario 7200?

Puede enviar el formulario por fax al 855-248-0552.

¿Hay una cantidad mínima que puedo solicitar en el formulario 7200?

Sí. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) publicó una nueva guía que indica que, después del 2 de julio de 2020, los formularios 7200, Pago anticipado de créditos del empleador debido al COVID-19, que se presenten deben solicitar un monto mínimo de crédito de US$25.00. Todo anticipo de crédito solicitado en el formulario que sume menos de US$25.00 no será procesado por el IRS. Todo anticipo de crédito inferior a US$25.00 puede reclamarse reduciendo un depósito futuro o puede reclamarse en el formulario 941 al final del trimestre.

Operaciones de Paychex

¿Paychex sigue operando?

Si. Paychex está abierto para los negocios, a pesar de que algunas de nuestras ubicaciones están cerradas.

Para su salud y seguridad, así como para la de nuestros empleados, y a fin de mantenernos alineados con los cambiantes reglamentos gubernamentales durante la pandemia del COVID-19 (también conocido como "coronavirus"), algunas de nuestras ubicaciones han cerrado temporalmente.

Hemos instituido nuestro Plan de continuidad empresarial (BCP, por sus siglas en inglés) para poder seguir ayudándolo con una de sus principales prioridades: mantener su negocio en funcionamiento y pagar a sus empleados.

¿Se están retrasando los impuestos de nómina del primer trimestre como resultado del COVID-19?

Según nuestras fuentes en Washington, D. C., la presentación y los pagos de impuestos federales sobre la nómina del primer trimestre de 2020 no se retrasarán; por lo tanto, estamos avanzando con nuestros planes normales de presentación de impuestos federales. Si nos enteramos de lo contrario, se lo haremos saber lo antes posible.

También estamos monitoreando activamente los cambios a nivel estatal. A medida que estos cambios se consoliden, se los comunicaremos lo antes posible.

Tenga en cuenta que, debido al COVID-19, no puede recoger su paquete de fin de trimestre en una oficina local de Paychex, ya que nuestras oficinas están cerradas temporalmente. Comuníquese con su representante de Paychex para verificar o cambiar su método de entrega y dirección de correo si es necesario.

¿Cuál es el plan de Paychex si algunas áreas del país están más afectadas que otras por el COVID-19?

Con una presencia nacional de más de 100 ubicaciones en los Estados Unidos, nuestro experimentado equipo de respuesta ante emergencias cuenta con flujos de trabajo detallados para cambiar de manera flexible las funciones comerciales a ubicaciones no afectadas en caso de necesidad.

¿Aún puedo recoger mi nómina en la oficina de Paychex?

Hemos suspendido temporalmente esa posibilidad en nuestras oficinas.  Tenemos alternativas: acceda a toda su información de nómina en línea, obtenga la entrega al siguiente día de un servicio de mensajería, configure el depósito directo u otros métodos de pago, o reciba su paquete a través del correo postal de los Estados Unidos. Comuníquese con su representante de servicio de Paychex para obtener más información sobre estos servicios.

Ahora más que nunca, sus empleados y usted necesitan la seguridad de saber que los salarios se depositarán a tiempo, como es de esperar. Este es el momento perfecto para configurar empleados sin depósito directo para que tengan este servicio.

Además, tenemos opciones flexibles de pago de nómina, como Pago bajo demanda, que permite a los empleados acceder fácilmente a los salarios ganados, antes del día de pago y sin costo alguno para usted.  

Comuníquese con su representante de servicio de Paychex para obtener más información sobre estos servicios.

¿Qué sucede si no puedo comunicarme con mi representante de servicio de Paychex?

Estamos movilizando activamente a nuestros equipos para asegurarnos de estar bien posicionados con el objetivo de seguir brindando la mejor asistencia posible durante esta crisis, a la vez que protegemos la salud y la seguridad de nuestros empleados.

Haremos todo lo posible para conectarlo con su representante asignado si tiene uno. Contamos con un equipo altamente calificado para ayudarlo con sus preguntas sobre nómina y sobre recursos humanos las 24 horas del día.

¿Alguien me llamará para la nómina, como lo hacen normalmente?

Su informe de nómina es parte de nuestras "actividades habituales". Si, en principio, recibe una llamada de Paychex para su informe de nómina, espere recibir una llamada en su día habitual. Si, por lo general, nos llama a una hora programada, siga haciéndolo. Nuestro volumen de llamadas puede ser más alto de lo normal, pero intentaremos llamarlo a la hora que solemos hacerlo.

¿Se considera a Paychex como una "empresa esencial"? ¿Podrán seguir ofreciendo servicios durante alguna restricción gubernamental?

Tenemos el compromiso de estar a su disposición y haremos las adaptaciones necesarias para que podamos brindarle servicios a sus empleados y a usted mientras seguimos los reglamentos gubernamentales.

¿Cómo se están configurando sus sistemas para manejar la licencia por enfermedad bajo el COVID-19?

Estamos en proceso de desarrollar y probar software para admitir la licencia que pueden tomar los empleados elegibles por razones calificadas bajo la FFCRA.

  • Licencia de emergencia por enfermedad: autocuidado del empleado
  • Licencia de emergencia por enfermedad: cuidado de un familiar
  • Expansión de licencia familiar médica

Si las circunstancias requieren que pague salarios antes de que se implementen los cambios de software, trabajaremos con usted para pagar los salarios ahora y actualizar manualmente nuestros sistemas.

Le enviaremos otro mensaje más cerca del lanzamiento de los cambios de software para brindarle detalles adicionales sobre cómo se informarán estas ganancias en nuestros sistemas.

¿Podré seguir recibiendo mi paquete de fin de trimestre?

Sí. Sin embargo, debido al COVID-19, no puede recoger su paquete de fin de trimestre en una oficina local de Paychex, ya que nuestras oficinas están cerradas temporalmente hasta nuevo aviso. Comuníquese con su representante de Paychex para verificar o cambiar su método de entrega y dirección de correo si es necesario. También podemos pasarlo a los informes digitales, que es una forma rápida y sencilla de recibir sus informes cada trimestre. (Si desea recibir informes digitales para el primer trimestre, debe comunicarse con nosotros antes del 2 de abril).

Procesamiento de nómina

¿Puedo procesar la nómina mientras trabajo a distancia?

Puede procesar fácilmente la nómina desde cualquier lugar a través de Paychex Flex® y de nuestra aplicación móvil a la vez que ahorra tiempo en tareas relacionadas con la nómina. De este modo, tiene más tiempo para concentrarse en otras cosas, como verificar el bienestar de sus empleados.

Podrá realizar lo siguiente:

  • Ingresar y enviar la nómina utilizando la funcionalidad de autoservicio en tan solo dos clics.
  • Visualizar datos críticos de un vistazo, como fechas de cheques y efectivo necesarios para su próxima nómina.
  • Configurar el depósito directo para que su empresa pueda pagar a los empleados a tiempo.
  • Realizar un seguimiento de las horas que trabajan los empleados a distancia.
  • Procesar informes, como su diario de nómina, requisitos de efectivo y avisos de depósito de impuestos.

También puede dar a sus empleados la libertad de realizar estas acciones:

  • Ver recibos de pago en línea.
  • Configurar o cambiar el depósito directo.
  • Actualizar su información bancaria.
  • Actualizar su información de contacto personal (teléfono, correo electrónico, dirección) para ayudar con la planificación de contingencias.
  • Verificar saldos de tiempo libre.

Me gustaría empezar a usar la aplicación de Paychex en línea para notificar la nómina, ¿qué debo hacer?

Póngase en contacto con su representante de servicio de Paychex, ellos trabajarán con usted para configurar nuestra aplicación de nómina en línea, Paychex Flex.

¿Cómo configuro el depósito directo para mis empleados que actualmente no lo usan?

Si utiliza nuestro servicio de nómina en línea Paychex Flex, puede agregar o cambiar la información de depósito directo de los empleados siguiendo estas instrucciones. Los empleados pueden añadir o modificar sus cuentas de depósito directo a través de su cuenta de autoservicio Paychex Flex.

Si no utiliza Paychex Flex, comuníquese con su representante de servicio de nómina.

¿Cómo puedo registrar el tiempo en el caso de empleados que trabajan a distancia?

Paychex Flex Time incluye una funcionalidad que puede automatizar el registro del tiempo y la asistencia para los empleados a distancia.

Proveerá ayuda para lo siguiente:

  • Cumplir con leyes y reglamentos de horas extra.
  • Evaluar rápidamente necesidades operativas a través de actualizaciones del tablero del administrador en tiempo real.
  • Permitir a los empleados registrar fácilmente las horas, verificar horarios, aprobar y revisar tarjetas de registro horario a través del autoservicio de empleados.
  • Ofrecer opciones de registro horario que satisfagan las necesidades de sus empleados, como dispositivos móviles, web y talento.
  • Determinar cómo se utilizan los recursos y el tiempo con mayor precisión.

Necesito pagarle a un empleado por un período de pago que cruza el 1 de abril de 2020. ¿Cómo manejo eso?

En el caso de salarios del 31 de marzo de 2020 y anteriores, se debe pagar a los empleados por el tiempo trabajado como de costumbre. Si no pudieron trabajar por alguna razón, incluidos motivos atribuidos al COVID-19 (salud personal, cuidado de un niño afectado por los cierres de escuelas y de guarderías o por estar en cuarentena), se debe pagar a los empleados utilizando el tiempo por enfermedad y el tiempo libre (PTO) disponibles. 

Por ejemplo: El período de pago semanal que comienza el domingo, 29 de marzo de 2020 y finaliza el sábado, 4 de abril de 2020 con un cheque fechado el miércoles, 8 de abril:

  • El pago del domingo, lunes y martes (31 de marzo) debe abonarse como tiempo por enfermedad, tiempo libre (PTO) u horas de trabajo ganadas.
  • El pago del miércoles (1 de abril) al sábado (4 de abril) debe hacerse con las nuevas ganancias.

Esto es aplicable solo a los empleados elegibles que no pueden trabajar o no pueden trabajar a distancia debido a una razón calificada establecida en la FFCRA.

Declaraciones de impuestos/de fin de trimestre

¿Se están retrasando los impuestos de nómina del primer trimestre como resultado del COVID-19?

Según nuestras fuentes en Washington, D. C., la presentación y los pagos de impuestos federales sobre la nómina del primer trimestre de 2020 no se retrasarán; por lo tanto, estamos avanzando con nuestros planes normales de presentación de impuestos federales. Si nos enteramos de lo contrario, se lo haremos saber lo antes posible.

También estamos monitoreando activamente los cambios a nivel estatal. A medida que estos cambios se consoliden, se los comunicaremos lo antes posible.

Tenga en cuenta que, debido al COVID-19, no puede recoger su paquete de fin de trimestre en una oficina local de Paychex, ya que nuestras oficinas están cerradas temporalmente. Comuníquese con su representante de Paychex para verificar o cambiar su método de entrega y dirección de correo si es necesario.

¿Podré seguir recibiendo mi paquete de fin de trimestre?

Sí. Sin embargo, debido al COVID-19, no puede recoger su paquete de fin de trimestre en una oficina local de Paychex, ya que nuestras oficinas están cerradas temporalmente hasta nuevo aviso. Comuníquese con su representante de Paychex para verificar o cambiar su método de entrega y dirección de correo si es necesario. También podemos pasarlo a los informes digitales, que es una forma rápida y sencilla de recibir sus informes cada trimestre.

¿Se actualizará el Formulario 941 del segundo trimestre para informar los créditos fiscales relacionados con el COVID-19 de los empleadores?

El IRS se encuentra en proceso de actualizar la presentación del Formulario 941 del segundo trimestre para incluir los créditos fiscales relacionados con el COVID-19 de los empleadores. El IRS emitió una copia borrador de la declaración. Paychex se encuentra en proceso de actualizar nuestro software y estaremos listos para informar sus salarios y responsabilidades fiscales de forma correcta al momento de la declaración.

No estoy en su servicio Taxpay y, normalmente, presento mi Formulario 941 en papel, ¿puedo hacer eso para el primer trimestre de 2020?

En un esfuerzo continuo de proteger a los empleados, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha cerrado los Centros de servicio y dispone de servicios muy limitados. Como resultado de estos cierres, el IRS no procesará declaraciones en papel hasta que vuelvan a abrir los centros. El IRS les pide a todos los contribuyentes usar medios electrónicos para completar las presentaciones y para comunicarse con la agencia.

Como resultado, cualquier Formulario 941 enviado en papel para el primer trimestre de 2020 no se procesará hasta que vuelva a abrir el IRS. El IRS no espera emitir ningún aviso sobre estas declaraciones. Hasta que se procesen las declaraciones, no aparecerán en ninguna transcripción para los empleadores.

Herramientas y recursos de asistencia financiera

¿Qué herramientas o recursos están disponibles para ayudar con el flujo de efectivo o la asistencia financiera?

Paychex brinda a los clientes acceso a muchas herramientas de bienestar financiero para ayudar a los empleados a recibir la asistencia financiera que necesiten cuando la necesiten.

Para empleados:

  • El pago bajo demanda brinda a los empleados acceso a los ingresos ganados en tiempo real y sin cargo para ellos por las transacciones a partir de la fecha de publicación del artículo.
  • A través de nuestro programa de bienestar financiero disponible para todos los clientes sin costo, FinFit ofrece préstamos a corto plazo a empleados para emergencias, así como consultoría financiera y otros servicios.
  • Acceso a ahorros para la jubilación en una crisis a través de un préstamo o retiro por dificultades financieras.

Para clientes:  

Seguro de salud, cuentas de ahorros para la salud (HSA) y cuentas de gastos flexibles (FSA)

¿Cómo puede afectar la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero a mi empresa y a mis empleados?

El gobierno federal ha promulgado la Ley de respuesta al coronavirus de las familias primero para abordar la emergencia de salud pública creada por el COVID-19. Esta legislación cubre licencias familiares y médicas, licencias pagadas por enfermedad e impuestos sobre la nómina. Para obtener detalles específicos, lea las Preguntas frecuentas sobre la Ley de respuesta al coronavirus de las familias primero y el artículo Ampliación de financiamiento, créditos fiscales y leyes de licencias pagadas para responder a la pandemia del COVID-19 de Paychex WORX.

¿La prueba de detección y diagnóstico de COVID-19 está cubierta por mi paquete de beneficios de salud?

Muchas aseguradoras de salud están respondiendo a la amenaza de COVID-19 ofreciendo a los miembros pruebas de detección y diagnóstico sin costo. Póngase en contacto con su proveedor de seguros o visite su sitio web para obtener información detallada. 

Varios de nuestros proveedores asociados tienen información y políticas específicas de COVID-19. Algunos de ellos se enumeran aquí. Asegúrese de consultar el sitio web de su proveedor para obtener más detalles:

¿Hay algo que puedan hacer los empleados que actualmente no tienen seguro de salud?

Ciertos estados han anunciado recientemente un período especial de inscripción individual en el mercado para personas calificadas que actualmente no tienen seguro de salud. Otros estados podrían hacer lo mismo pronto. Paychex tiene un equipo que se especializa en ayudar a los empleados a encontrar la cobertura que se adapte a las necesidades de seguro de cada uno.

¿Medicare y Medicaid brindan cobertura de COVID-19?

Los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) emitieron preguntas frecuentes que pretenden aclarar cómo se aplica la cobertura de COVID-19 a los Beneficios de salud esenciales (EHB, por sus siglas en inglés). Tenga en cuenta que los EHB pueden variar según el estado y los requisitos de costo compartido pueden diferir según el plan.

¿Pueden los participantes de la cuenta de ahorros para la salud (HSA) usar sus fondos para pagar las pruebas y el tratamiento?

Los participantes de la HSA pueden usar sus cuentas para pagar los costos médicos calificados, como el tratamiento de COVID-19. Con respecto a los proveedores y lo que está permitido para mantener un plan calificado para HSA, el IRS ha anunciado que los planes médicos de alto deducible (HDHP) pueden pagar el tratamiento relacionado con COVID-19 antes de que el deducible se aplique sin poner en peligro el estado de su plan. Esto significa que una persona con un HDHP que cubre estos costos puede seguir contribuyendo a una cuenta de ahorros para la salud (HSA).

Obtenga más información sobre los planes HDHP y las cuentas HSA

Si me veo obligado a cerrar mi negocio, ¿mi póliza de responsabilidad general o la póliza de propietario de negocio cubren los costos de interrupción del negocio?

Comuníquese directamente con su compañía de seguros para obtener información específica sobre la cobertura. 

Si se me ordena la cuarentena, ¿está eso cubierto por el seguro de discapacidad del estado de Nueva York?

Comuníquese directamente con su compañía de seguros para obtener información específica sobre la cobertura. 

¿Cómo está manejando Paychex la Guía IRS para COVID-19 en los periodos de cierre para las cuentas de gastos flexibles (FSA)?

Periodo de cierre: para cumplir con la guía del IRS y ayudar a asegurar que los participantes puedan usar sus saldos de 2019 para el reembolso de reclamos, Paychex actualizó automáticamente el periodo de cierre de 2019 de los planes de los clientes de modo que terminen el 31 de agosto de 2020, en lugar del 31 de marzo de 2020. Para su conveniencia, hemos incluido este correo electrónico para que comunique a sus empleados la extensión del periodo de cierre.

¿Cómo está manejando Paychex la guía del IRS para COVID-19 en los cambios de elección de mitad de año para las cuentas de gastos flexibles (FSA)?

Cambios en elección de mitad de año: la nueva guía permite cambios en la elección de planes de mitad de año en 2020 para los acuerdos de cuentas de gastos flexibles de salud (FSA) y los programas de asistencia para el cuidado de dependientes. Los cambios, que requerirían una enmienda a su plan de FSA, tienen como objetivo ayudar a los empleados que pudieran ver un aumento o disminución en los costos de cuidado de dependientes o los gastos médicos debido a la pandemia y sus eventos relacionados.

Tenga en cuenta: las elecciones no se pueden reducir a menos de la cantidad pagada por reclamos del año hasta la fecha.

De acuerdo con el aviso del IRS, tiene la opción de enmendar su plan 2020 para permitir cambios en la elección de mitad de año. Si decide hacerlo, deberá completar este formulario y devolverlo a Paychex utilizando la información de contacto indicada. Paychex le enviará los documentos de la enmienda a finales de año para adoptar formalmente los cambios de elección.

Nota: debe usar Google Chrome como su navegador de internet para abrir este formulario.

¿Cómo está manejando Paychex la guía del IRS para COVID-19 en los cambios de elección de mitad de año para las cuentas de gastos flexibles (FSA)?

Periodo de gracia: : de acuerdo con el aviso, estamos permitiendo a los clientes que tienen periodos de gracia de la FSA que enmienden su plan de 2019 para extender el periodo de gracia de 2019 hasta el 31 de diciembre de 2020, con un periodo de cierre del 15 de enero de 2021.

Si elige extender su periodo de gracia, deberá completar este formulario y devolverlo a Paychex utilizando la información de contacto indicada. Paychex le enviará los documentos de la enmienda a finales de año para adoptar formalmente la extensión del periodo de gracia y los cambios de elección.

Nota: debe usar Google Chrome como su navegador de internet para abrir este formulario.

Compensación de los Trabajadores

¿La compensación de los trabajadores cubrirá la enfermedad de COVID-19 si se contrae en el trabajo o durante un viaje relacionado con el trabajo?

Comuníquese directamente con su compañía de seguros para obtener información específica sobre la cobertura. Algunos enlaces de nuestros socios se enumeran aquí:

¿Existe algún cambio en el seguro de compensación de los trabajadores para empresas con empleados que empiezan a trabajar a distancia debido a la pandemia del COVID-19?

Los reglamentos propuestos de California se aplicarían cuando los deberes laborales de los empleados cambien como resultado de la pandemia del COVID-19. Si un empleado empieza a trabajar a distancia en California y los deberes laborales no cambian, no hay necesidad de cambiar la clasificación laboral. Sin embargo, si los deberes laborales de un empleado cambian o si un empleado deja de trabajar, pero se le sigue pagando, entonces puede ser necesario que se cambie la clasificación laboral, sujeto a los reglamentos estatales.

Si un empleado empieza a trabajar a distancia desde un estado diferente, el empleador debe trabajar con su representante de seguros para garantizar que el seguro de compensación de sus trabajadores se extienda a esa ubicación.

¿Qué sucede si un empleado al que se le paga, pero no está trabajando presenta un reclamo de compensación de trabajadores durante este tiempo?

Es importante que los empleadores sepan que las reclamaciones pueden no pagarse en los casos en que la nómina se haya excluido de los pagos de primas.

¿Hay algo que las empresas deban hacer ahora para prepararse?

Será importante mantener excelentes registros que rastreen esta información. Las empresas pueden considerar empezar a registrar a empleados y salarios que se incluyan en estas categorías ahora, de modo que, cuando estos cambios entren en vigor, de ser así, dichas empresas estén preparadas.

¿Cómo ha afectado la pandemia del COVID-19 y los reglamentos relacionados a las primas del seguro de compensación de los trabajadores?

En respuesta a la pandemia del COVID-19, muchos estados han anunciado cambios o propuestas de cambio que pueden afectar los códigos de clase de seguros de compensación de los trabajadores. Estos cambios varían, pero la mayoría incluye la capacidad de las empresas de reclasificar temporalmente para fines de cobertura de compensación de trabajadores que reciben un pago, pero no que no están trabajando, y algunos estados permiten que las empresas reclasifiquen a empleados temporalmente reasignados a puestos administrativos.

Consulte los reglamentos de cada estado para obtener más detalles.

Las empresas deben comunicarse con su representante de seguros para obtener información sobre su situación específica.

¿Cómo han cambiado los reglamentos de seguros de compensación de los trabajadores de California en respuesta a la pandemia del COVID-19?

En respuesta a la pandemia del COVID-19, el estado de California ha anunciado cambios propuestos que pueden afectar los códigos de clase de seguros de compensación de los trabajadores y los pagos de primas:

Permitir la exclusión de nómina de empleados que no están trabajando, pero que siguen recibiendo pago del cálculo de la prima.  

  • Para las empresas que siguen pagando a los empleados mientras estos no están trabajando debido a la pandemia del COVID-19, la nómina de los empleados afectados podría quedar excluida de los cargos de la prima de compensación de trabajadores. El código de clase para estos empleados se cambiaría temporalmente a 0012. Esto se mantendrá vigente hasta 30 días después de que se haya levantado la orden de quedarse en casa.

Permitir la asignación de la clasificación 8810 para un cambio temporal de obligaciones.

  • Para las empresas que reasignan empleados a un trabajo administrativo, la nómina de los empleados podría reclasificarse al código de clase administrativa de 8810. La nómina reclasificada se cobrará a la tasa de compensación laboral más baja que el estado haya asignado a este código de clase. Esto no se aplica a los empleados que ya están en un código de clase que incluye trabajo administrativo en la descripción. Este es un cambio por única vez y se mantendrá vigente hasta 60 días después de que se haya levantado la orden de quedarse en casa.

¿A qué empresas se aplicarían estos cambios?

Estos cambios se aplicarían a empresas con empleados que trabajan en California. Las empresas deben comunicarse con su representante de seguros para obtener detalles sobre cómo los afecta esta legislación y para asegurarse de que sus empleados estén debidamente codificados.

Estos cambios son retroactivos a la fecha en que comenzó la orden de quedarse en casa (19 de marzo de 2020) o a la fecha en que la empresa se vio afectada por primera vez, si esta última fuera posterior. Por ejemplo, cuando los empleados dejaron de trabajar, pero siguieron recibiendo salarios o fueron reclasificados con un nuevo código de clase. Los empleadores deben consultar con su representante de seguros para identificar cuándo empezó su exposición y llevar registros separados, precisos y verificables a fin de rastrear estos datos.

¿Cómo han cambiado los reglamentos de seguros de compensación para trabajadores de Delaware en respuesta a la pandemia del COVID-19?

En respuesta a la pandemia del COVID-19, la Oficina de Clasificación de Compensaciones de Delaware anunció cambios que pueden afectar los códigos de clase de seguros de compensación de los trabajadores y los pagos de primas:

  • Permitir la exclusión de nómina de empleados que no están trabajando, pero que siguen recibiendo pago del cálculo de la prima.
    Para las empresas que siguen pagando a los empleados mientras estos no están trabajando debido a la pandemia de COVID-19, es posible que la nómina de los empleados afectados quede excluida de los cargos de la prima de compensación de trabajadores. El código de clase para estos empleados se cambiaría temporalmente a 1212.
  • Permitir la asignación de la clasificación 953 para un cambio temporal de obligaciones.
    Para las empresas que reasignan empleados a un trabajo administrativo, es posible que la nómina de los empleados se vuelva a clasificar al código de clase de 953. Este código incluye teletrabajo. El cambio también permite la reclasificación a otros códigos según corresponda debido a cambios temporales de trabajo relacionados con COVID-19. La nómina reclasificada se cobrará a la tasa de compensación laboral más baja que el estado haya asignado a este código de clase.

Estos cambios son retroactivos al 1 de abril de 2020 o cuando la empresa se vio afectada por primera vez, lo que ocurra más tarde. Por ejemplo, cuando los empleados dejaron de trabajar, pero siguieron recibiendo salarios o fueron reclasificados a un nuevo código de clase. Será importante para las empresas mantener registros separados, precisos y verificables que rastreen esta información.

Estas excepciones permanecerán vigentes hasta el 31 de diciembre de 2020. Esta fecha de vencimiento está sujeta a cambios según lo ameriten las circunstancias. Sin embargo, una vez que se reanuden las operaciones comerciales habituales, se deben usar los códigos de clase apropiados.

Las empresas deben comunicarse con su representante de seguros para obtener información sobre su situación específica.

¿Cómo han cambiado los reglamentos de seguros de compensación de los trabajadores del estado de Nueva Jersey en respuesta a la pandemia de COVID-19?

En respuesta a la pandemia del COVID-19, el estado de Nueva Jersey ha anunciado cambios que pueden afectar los códigos de clase de seguros de compensación de los trabajadores y los pagos de primas:

  • Permitir la exclusión de nómina de empleados que no están trabajando, pero que siguen recibiendo pago del cálculo de la prima.  
    Para las empresas que siguen pagando a los empleados mientras estos no están trabajando debido a la pandemia del COVID-19, es posible que la nómina de los empleados afectados quede excluida de los cargos de la prima de compensación de trabajadores. El código de clase para estos empleados se cambiaría temporalmente a 0012.
  • Permitir la asignación de la clasificación 8810 para un cambio temporal de obligaciones.
    Para las empresas que reasignan empleados a un trabajo administrativo, es posible que la nómina de los empleados se vuelva a clasificar al código de clase administrativa de 8810. La nómina reclasificada se cobrará a la tasa de compensación laboral más baja que el estado haya asignado a este código de clase. Esto no se aplica a los empleados que ya están en un código de clase que incluye trabajo administrativo en la descripción.

Estos cambios son retroactivos al 21 de marzo de 2020, o cuando la empresa se vio afectada por primera vez, lo que ocurra más tarde. Por ejemplo, cuando los empleados dejaron de trabajar, pero siguieron recibiendo salarios o fueron reclasificados a un nuevo código de clase. Los clientes deben trabajar con su representante de seguros para identificar cuándo empezó su exposición. Será importante mantener registros separados, precisos y verificables que rastreen esta información.

Los cambios permanecerán vigentes durante la orden de emergencia para quedarse en casa y, si corresponde, por el tiempo limitado que sea necesario para que el empleador retome las operaciones comerciales estándares. Este periodo no deberá exceder 45 días una vez levantada la orden de emergencia.

Las empresas deben comunicarse con su representante de seguros para obtener información sobre su situación específica.

¿Cómo han cambiado los reglamentos de seguros de compensación para trabajadores del estado de Nueva York en respuesta a la pandemia del COVID-19?

En respuesta a la pandemia del COVID-19, la Junta de Clasificación de Seguros de Compensación de Nueva York emitió un boletín con cambios vigentes a partir del 1 de mayo de 2020 para las políticas nuevas y de renovación, y vigentes desde el 16 de marzo de 2020 para las políticas en vigor, que seguirán vigentes durante hasta 30 días después de que se levante la orden de quedarse en casa del estado de Nueva York.

La Junta ha establecido un nuevo código de clase, el 8873, Empleados reasignados como teletrabajadores, que se puede aplicar a la nómina de los trabajadores que han sido reasignados temporalmente a tareas administrativas, así como a aquellos que continúan siendo remunerados mientras permanecen en su hogar sin trabajar. La tasa de este nuevo código de clase reflejará la del 8810, Administrativo, que tiene la tasa de prima más baja asociada.

La orden también aclara que los trabajadores que actualmente están clasificados como 8871, Empleados administrativos como teletrabajadores, deben permanecer así, ya que el nuevo código está diseñado para abordar situaciones temporales debido al COVID-19 solamente.

Las empresas deben comunicarse con su representante de seguros para obtener información sobre su situación específica.

¿Cómo han cambiado los reglamentos de seguros de compensación de los trabajadores del estado de Pensilvania en respuesta a la pandemia de COVID-19?

En respuesta a la pandemia de COVID-19, la Oficina de Clasificación de Compensaciones de Pensilvania anunció cambios que pueden afectar los códigos de clase de seguros de compensación de los trabajadores y los pagos de primas:

  • Permitir la exclusión de nómina de empleados que no están trabajando, pero que siguen recibiendo pago del cálculo de la prima.  
    Para las empresas que siguen pagando a los empleados mientras estos no están trabajando debido a la pandemia de COVID-19, es posible que la nómina de los empleados afectados quede excluida de los cargos de la prima de compensación de trabajadores. El código de clase para estos empleados se cambiaría temporalmente a 1212.
  • Permitir la asignación de la clasificación 953 para un cambio temporal de obligaciones.
    Para las empresas que reasignan empleados a un trabajo administrativo, es posible que la nómina de los empleados se vuelva a clasificar al código de clase de 953. Este código incluye teletrabajo. El cambio también permite la reclasificación a otros códigos según corresponda debido a cambios temporales de trabajo relacionados con COVID-19. La nómina reclasificada se cobrará a la tasa de compensación laboral más baja que el estado haya asignado a este código de clase.

Estos cambios son retroactivos al 1 de abril de 2020, o cuando la empresa se vio afectada por primera vez, lo que ocurra más tarde. Por ejemplo, cuando los empleados dejaron de trabajar, pero siguieron recibiendo salarios o fueron reclasificados a un nuevo código de clase. Será importante para las empresas mantener registros separados, precisos y verificables que rastreen esta información.

Estas excepciones permanecerán vigentes hasta el 31 de diciembre de 2020. Esta fecha de vencimiento está sujeta a cambios según lo ameriten las circunstancias. Sin embargo, una vez que se reanuden las operaciones comerciales habituales, se deben usar los códigos de clase apropiados.

Las empresas deben comunicarse con su representante de seguros para obtener información sobre su situación específica.

Recursos humanos

¿Dónde puedo encontrar soporte para recursos humanos?

En el caso de clientes que utilizan nuestras ofertas de servicios de recursos humanos, comuníquese con su profesional de recursos humanos de Paychex.

Otorgaré licencia a algunos o a todos mis empleados. ¿Cómo manejará Paychex PEO esto?

Considere la posibilidad de dejar a los empleados con licencia como activos en la nómina. Actualmente no tenemos un estado de Licencia de Ausencia (LOA, por sus siglas en inglés) que aplique a este escenario, por lo que no se recomienda colocar a los empleados en licencia.

Si proporciona beneficios de PEO, estos se seguirán ofreciendo para los empleados activos. Vea "Otorgaré licencias a mis empleados y mantendré activa su cuenta PEO. ¿Qué pasa con sus beneficios?" para obtener más información sobre el proceso mensual de ajuste de beneficios.

Procesaré la nómina en marzo/abril, pero incluirá menos empleados. ¿Cómo manejará esto la PEO?

La cuenta PEO permanecerá abierta si puede procesar, al menos, una nómina en abril, luego nuevamente en mayo, y así sucesivamente. Seremos tan flexibles como sea posible. Entendemos que puede incluir un número significativamente menor de empleados del que suele tener su nómina.

He dado mi aviso para dejar Paychex PEO. ¿Qué debo hacer?

Creemos que nos necesitará ahora más que nunca, por lo que nuestros objetivos continúan siendo demostrar valor y mantener nuestra relación de negocio. Llámenos y denos la oportunidad de hablar con usted.

Ya que el final de una relación de empleo conjunto no es un evento elegible para COBRA, los empleados activos al momento que finaliza la cuenta PEO no serán elegibles para COBRA.

Estoy despidiendo a empleados, ¿qué pasa con sus beneficios?

Los beneficios de PEO para los empleados que son despedidos se procesarán hasta el último día del mes en el que se les despide. Los avisos de COBRA se enviarán automáticamente en un plazo de 14 días después de que se ingresa en la nómina la interrupción de empleo. Ejemplo: Si un empleado es despedido el 20 de marzo, los beneficios terminarán el 31 de marzo. Si conserva los beneficios por su cuenta, debe comunicarse con su corredor o con su administrador para recibir instrucciones.

Estoy suspendiendo a mis empleados y manteniendo activa su cuenta PEO. ¿Qué pasa con sus beneficios?

Si deja a los empleados activos y sigue procesando la nómina, los beneficios permanecerán activos, y usted será responsable de las primas perdidas a través del proceso mensual de ajuste de beneficios.

El ajuste de beneficios de marzo se procesará el 7 de abril y se deducirá el 17 de abril. El ajuste de beneficios de abril se procesará el 5 de mayo y se deducirá el 15 de mayo (y así sucesivamente). Usted puede determinar si pedirá a los empleados que le devuelvan las primas perdidas o si usted cubrirá esos costos. Esto proporcionaría un "flotante" de las primas a la vez que se mantienen los beneficios. Esta es la forma más común de continuar con los beneficios para los empleados suspendidos.

Cuando esté listo para volver a contratar a los empleados que fueron despedidos, ¿se seguiría aplicando el período de espera de beneficios?

Si el trabajador es reincorporado en un plazo de 30 días a partir de la fecha en que se interrumpe el empleo, los beneficios se reintegran automáticamente sin un período de espera y con efecto el primer día del mes siguiente a la fecha en que se interrumpe el empleo para evitar que se detenga la cobertura. Si hay una interrupción en el servicio de más de 30 días, el empleado cumplirá un nuevo período de espera.

Ejemplo: Se despide a un empleado el 20 de marzo y se lo vuelve a contratar el 5 de abril; los beneficios se restablecerían el 1 de abril, las primas perdidas se deducirían de la declaración mensual de ajuste de beneficios, si corresponde.

Reduciré las horas de los empleados, posiblemente, a menos de 30 horas/semana. ¿Cómo se verán afectados mis beneficios?

Usted es responsable de determinar el estado de Tiempo completo (FT)/Tiempo parcial (PT), realizar un seguimiento de los cambios en el promedio de horas trabajadas de los empleados y actualizar los estados FT/PT en la nómina. Según los planes de beneficios ofrecidos a través de la PEO, si cambia a un empleado de FT a PT, sus beneficios terminarán el último día del mes en el que sea efectivo el cambio. Un empleado que trabaja, al menos, 30 horas a la semana es considerado un trabajador de tiempo completo en virtud del plan PEO. Un pequeño descenso en el promedio de horas trabajadas no necesariamente requiere un cambio en el estado FT/PT. Recomendamos que actúe a discreción cuando modifique el estado FT/PT de un empleado durante este tiempo. Si conserva los beneficios por su cuenta, debe comunicarse con su corredor o con su administrador para recibir instrucciones.

Tenga en cuenta que las disposiciones de Responsabilidad Compartida del Empleador (ESR, por sus siglas en inglés) de un empleador grande aplicable en virtud de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio tienen consideraciones adicionales. Un empleador grande aplicable (ALE) que utiliza el Método de medición retrospectiva debe ofrecer una cobertura adecuada y asequible a quienes se determine que son empleados a tiempo completo durante el período de estabilidad; de lo contrario, posiblemente, se le imponga una multa si un empleado a tiempo completo recibe un crédito fiscal de prima al comprar un seguro en un mercado gubernamental. Una oferta de cobertura COBRA califica como una oferta de cobertura para propósitos de ESR, pero es menos probable que sea asequible bajo las disposiciones de ESR, lo que pone al empleador grande aplicable en riesgo de una evaluación. 

Nota: Si los empleados no tienen suficiente salario bruto para cubrir sus primas de beneficios, no se les deducirá. Las primas serán capturadas en su estado de cuenta mensual de ajuste de beneficios. Vea "Cuando esté listo para volver a contratar a los empleados que fueron despedidos, ¿se seguiría aplicando el período de espera de beneficios?"

¿Cómo me afectarán las reglamentos pendientes (como la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero - HB6021)?

Continuaremos monitoreando el avance de los reglamentos a lo largo de su desarrollo y promulgación. No anticipamos que la relación de empleo conjunto tenga un impacto en su requerimiento o habilidad para cumplir. Deberá determinar si es necesario que cumpla con los reglamentos actuales o futuros del COVID-19. Trabaje con su asesor de Recursos Humanos en estos asuntos.

¿Los planes de discapacidad a corto y largo plazo patrocinados por PEO funcionarán en coordinación con cualquier otro pago (discapacidad estatal, PSL/FMLA propuesto, entre otros)?

No, los planes de discapacidad a corto plazo (STD)/discapacidad a largo plazo (LTD) no se coordinan con ningún otro beneficio.

Si necesito despedir a mis empleados, ¿seguirían teniendo la cobertura de un seguro de salud?

Terminar el empleo y reducir las horas se consideran eventos que califican en virtud de la Ley COBRA. Si los empleados ya no reúnen los requisitos para el plan de salud grupal debido a que se terminó el empleo o se redujeron sus horas, es probable que sean elegibles para COBRA o la continuación estatal de la cobertura del seguro de salud. Tenga en cuenta que, en el caso de un despido que pretende ser temporal, los empleadores deben revisar los documentos de su plan o hablar con su gerente de cuenta o con su agente de seguros para determinar si los empleados pueden permanecer en su plan de salud grupal y durante cuánto tiempo antes de que se termine la cobertura.

  • Si procesa la nómina a través de Paychex y se suscribe a nuestro servicio para gestionar COBRA, el ingreso de una terminación en nuestro sistema de nómina notificará a sus empleados afectados sobre su derecho a inscribirse en COBRA o la continuación de la cobertura estatal.
  • Si no se suscribe a nuestro servicio para gestionar COBRA, consulte a su administrador de COBRA para obtener información sobre cómo notificar a sus empleados afectados.
  • Si es cliente de Paychex Insurance Agency y tiene dudas, comuníquese con su gerente de cuenta. Si es cliente de PaychexOne, Oasis o HROi y desea plantear unas preguntas, comuníquese con su representante de Recursos Humanos. Si es cliente de BeneTrac y tiene alguna inquietud, comuníquese con su gerente de cuenta o ejecutivo de cuenta.

¿Cómo presento una solicitud de seguro de desempleo (UI)?

Los trabajadores elegibles deben presentar solicitudes a través del sitio web del seguro de desempleo de su estado correspondiente.

Para obtener información sobre los requisitos de elegibilidad específicos de cada estado, cómo hacer la solicitud y cómo presentar las solicitudes de seguros de desempleo, visite el sitio web del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos.

¿Qué tipo de información necesito para solicitar los beneficios del seguro de desempleo?

La información específica que se requiere para solicitar beneficios del seguro de desempleo puede variar según el estado; sin embargo, la información que, generalmente, se requiere incluye lo siguiente:

  • Información de contacto personal actualizada.
  • Nombre y fechas de empleo anterior.
  • Recibos de pago más recientes.
  • Cantidad de algún pago de separación (indemnización, vacaciones, entre otros).
  • Una razón específica para solicitar el seguro de desempleo.

Para obtener más información, visite el sitio web del seguro de desempleo de su estado correspondiente.

¿Es el seguro de desempleo un programa estatal o federal?

El seguro de desempleo es un programa estatal y federal compartido. Aunque cada estado tiene su propio programa de seguro de desempleo, todos los estados acatan las mismas pautas generales establecidas por la ley federal.

¿Cuál es el tiempo de respuesta típico para una solicitud de seguro estatal de desempleo (SUI)?

Generalmente, toma de dos a tres semanas recibir el primer cheque de beneficios después de presentar una solicitud. Debido al mayor número de solicitudes presentadas a raíz de la pandemia del COVID-19, los tiempos de respuesta pueden ser más largos de lo normal.

Visite el sitio web del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos o el sitio web del seguro de desempleo de su estado correspondiente para obtener más información.

¿Hay algún recurso para mis empleados que describa a dónde ir y cómo solicitar el seguro de desempleo?

Los empleados deben presentar solicitudes a través del sitio web del seguro de desempleo de su estado correspondiente o por teléfono. Hemos creado un desglose estado por estado que ayuda a dirigirlo a las páginas de recursos del COVID-19 de su estado correspondiente.

¿Pueden mis empleados trabajar horas parciales y ser elegibles para los beneficios del seguro de desempleo al mismo tiempo?

Sí, los empleados que trabajan horas reducidas o parciales pueden ser elegibles para recibir beneficios suplementarios de desempleo. Los empleados elegibles deben cumplir con los requisitos estatales específicos antes de recibir los beneficios del seguro de desempleo.

Para obtener más información, visite el sitio web del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos o consulte con la oficina o el sitio web del seguro de desempleo de su estado correspondiente.

¿Enviará Paychex actualizaciones sobre cómo solicitar el seguro de desempleo por emergencia que podría estar disponible en los diferentes estados?

Sí, por eso, hemos creado un desglose por estado que ayuda a dirigirlo a las páginas de recursos del COVID-19 de su estado correspondiente. Estos recursos contienen información actualizada sobre los beneficios del seguro de desempleo, así como preguntas frecuentes generales sobre otros programas disponibles durante este tiempo.

¿Qué debo hacer para ayudar a mis empleados que fueron despedidos parcial o totalmente (de forma temporal o permanente) para que soliciten un seguro de desempleo?

Cualquier empleado que haya sido despedido parcial o totalmente (de forma temporal o permanente) debe ser dirigido al sitio web del seguro de desempleo de su estado correspondiente, que contiene instrucciones sobre cómo presentar una solicitud de seguro de desempleo y qué información se requiere. Nuestro desglose por estado fue creado para ayudar a dirigir a las personas a las páginas de recursos del COVID-19 de su estado correspondiente.

Cuando se despide parcial o totalmente (de forma temporal o permanente), es importante recordar que, al despedir a un empleado del sistema, el proceso se completa de manera oportuna. Esto ayudará a proporcionarnos la información importante necesaria para responder a las solicitudes del seguro de desempleo de manera oportuna y precisa. Dicha información incluye el primero día de trabajo y el último, el cargo, la tasa de pago y el motivo del despido del empleado.

Asegurarnos de que tenemos información de contacto actualizada también es importante cuando se utiliza Paychex como soporte administrativo con el procesamiento de solicitudes.

¿Cuál es mi número de cuenta de Paychex PEO?

Los números de cuenta de Paychex PEO no se proporcionan a nuestros clientes. Entendemos que algunos estados requieren números de cuenta de PEO cuando un solicitante presenta una solicitud; sin embargo, recomendamos a los empleados que indiquen "en archivo" cuando se solicite el número de cuenta.

¿El tiempo libre pagado (PTO) se considera pago descalificador?

El ingreso descalificador varía según el estado. Para determinar qué tipos de pagos se consideran descalificadores, visite el sitio web del seguro de desempleo de su estado correspondiente.

La Ley CARES ahora brinda a las personas elegibles US$600 adicionales por semana; esto se suma a los beneficios semanales normales de desempleo. ¿Afectará esto la asistencia por desempleo que me otorga el estado actualmente?

El Programa Federal de Compensación por Desempleo en Pandemia (FPUC, por sus siglas en inglés) bajo la Ley CARES proporciona a una persona elegible US$600 por semana, además del monto de beneficio semanal recibido de otros programas de compensación por desempleo y se administra a través de un acuerdo voluntario entre el estado y el departamento. El costo de estos pagos adicionales de US$600 a personas elegibles es 100 % financiado por el gobierno federal, y los estados no pueden cobrar a los empleadores por ninguno de los beneficios del FPUC pagados como para afectar la calificación de experiencia del empleador.

Para obtener más información, visite el sitio web del seguro de desempleo de su estado correspondiente o revise el comunicado de prensa del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos.

¿Los medicamentos de venta libre son elegibles para reembolso a través de una cuenta de gastos flexibles (FSA)?

Los medicamentos de venta libre (OTC, por sus siglas en inglés) comprados después del 31 de diciembre de 2019 ya no requieren una receta para ser reembolsables a través de una FSA, un acuerdo de reembolso de salud (HRA) o una cuenta de ahorros para la salud (HSA). La nueva Ley CARES (Ley de Ayuda, Asistencia y Seguridad Económica por Coronavirus) aprobada el 27 de marzo de 2020 anuló la sección de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio que prohibía a las FSA, los HRA y las HSA reembolsar los gastos de los productos médicos de venta libre. La nueva ley también permite que los productos de higiene femenina comprados después del 31 de diciembre de 2019 sean tratados como gastos médicos calificados. Los productos de higiene femenina incluyen tampones, toallas higiénicas, protectores, copas, esponjas u otros productos similares utilizados para la menstruación. 

La información anterior se considera precisa hasta el 9 de abril de 2020, pero está sujeta a cambios.

¿Dónde puedo encontrar recursos de capacitación sobre el COVID-19 para mi empresa y mis empleados?

Hemos agregado cursos de capacitación a la solución de aprendizaje de Paychex en Paychex Flex, que incluyen temas como medidas preventivas y de precaución importantes, continuidad del negocio y estrategias de comunicación.

401(k) y jubilación

¿Dónde puedo encontrar apoyo para mi plan de jubilación?

En el caso de clientes que utilizan las ofertas de servicios de jubilación de Paychex, comuníquese con un representante de Paychex o visite nuestra página de asistencia a clientes.

 

¿Cómo sé si un empleado es elegible para la asistencia del plan 401(k) bajo la Ley CARES?

A fin de calificar para el préstamo y para la asistencia de distribución 401(k) de la Ley CARES, la solicitud debe estar relacionada con el coronavirus (COVID-19), autocertificada por el participante y confirmada por el administrador del plan. Un participante será un individuo calificado si se cumple alguna de las siguientes condiciones:

  • A él o ella, a su cónyuge o a su dependiente se le diagnosticó COVID-19.
  • Él o ella experimentó consecuencias financieras adversas debido a la cuarentena, la suspensión, el despido, la reducción de las horas de trabajo o la falta de cuidado infantil debido al COVID-19.
  • El negocio propio del participante se cerró o tuvo que reducir las horas de operación debido al COVID-19.

Nota: La asistencia de distribución relacionada con el COVID-19 (no una distribución por dificultades financieras) está disponible para los empleados que estén activos, que hayan sido despedidos o que tengan excedencia.

¿Cómo confirmo o certifico que un empleado es elegible para la asistencia de la Ley CARES?

El administrador del plan debe firmar una declaración de autocertificación que se incluirá en todos los documentos de distribución o préstamo de Paychex relacionados con el COVID-19. El participante de su plan recibirá un formulario electrónico de Paychex a través de  DocuSign. Una vez que el participante complete y firme el formulario, se lo reenviará a usted automáticamente por correo electrónico desde DocuSign para firmarlo electrónicamente.

¿Puedo decirles a los participantes que pueden solicitar ahora mismo una opción de asistencia de la Ley CARES a través de Paychex?

Si. Los participantes o clientes pueden iniciar sesión en www.paychexflex.com y navegar al sitio de Servicios de jubilación. Luego deben hacer clic en el signo de interrogación azul ubicado en la parte inferior de la pantalla, seleccionar Chateemos y escribir "agente en directo". Los participantes o clientes también pueden enviar los detalles de la solicitud por correo electrónico a 401kcustomerservice@Paychex.com. Paychex hará un seguimiento con una llamada para verificar los detalles o un correo electrónico que incluya los formularios electrónicos para completar y firmar. Se les pedirá al participante y al administrador del plan que firmen una certificación de que la solicitud está relacionada con el COVID-19.

¿Cómo afecta la Ley CARES a los préstamos del plan de jubilación?

Si su plan de jubilación ofrece préstamos y el participante califica para la asistencia de la Ley CARES, se aplicarán los siguientes cambios:

  • El monto máximo para los préstamos emitidos entre el 27 de marzo y el 23 de septiembre de 2020 se incrementó al 100 % del saldo de la cuenta conferida de un participante o US$100 000, la cantidad que sea menor (menos cualquier saldo pendiente de préstamo). 
  • Los participantes que tengan saldos de préstamos nuevos entre el 27 de marzo y el 31 de diciembre de 2020 pueden diferir los pagos durante hasta un año.

¿Puede un participante detener los pagos de un préstamo existente?

Los participantes que califican para la asistencia de la Ley CARES y que mantuvieron un saldo de préstamo del plan de jubilación entre el 27 de marzo y el 31 de diciembre de 2020 pueden diferir los pagos de préstamos existentes durante hasta un año. El plazo retrasado no se tendrá en cuenta en el calendario de amortización del préstamo.

¿Cómo afecta la Ley CARES a las distribuciones del plan de jubilación?

Los participantes calificados pueden tomar una distribución de hasta US$100 000 entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020 de un plan de jubilación calificado.

La Ley CARES elimina la penalización por retiro anticipado del 10% para menores de 59 años y medio.  Además, los participantes pueden solicitar una retención de impuestos reducida o del 0 % de la distribución y repartir la obligación tributaria a lo largo de un período de tres años. Sin una elección específica, la retención estándar es del 10 % de impuestos federales. Toda la información relevante se incluirá en su documentación de Paychex.

¿El COVID-19 califica como un gasto elegible por dificultades financieras?

Si su plan de jubilación ofrece retiros por dificultades financieras, y la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés) declara que el estado en el que reside (o está empleado) el participante calificado del plan es un área federal de desastre, el participante puede ser elegible para un retiro 401(k) por dificultades financieras por gastos y pérdidas incurridos debido al desastre. La FEMA actualiza regularmente la lista de estados en fema.gov/disasters.

¿Cómo afecta la Ley CARES a las distribuciones mínimas requeridas (RMD)?

Las RMD están suspendidas en 2020 para todo el plan calificado de jubilación RMD y se pide a los participantes de IRA que retiren fondos de dichas cuentas de jubilación entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020 (incluidas las distribuciones de fecha de inicio requeridas para el 1 de abril de 2020).

¿Pueden los administradores del plan optar por no ofrecer opciones de distribución de CARES a sus participantes?

Sí, los administradores del plan pueden elegir no ofrecer opciones de asistencia de CARES a los participantes de su plan. Simplemente, envíe un correo electrónico a 401kcustomerservice@paychex.com con un mensaje que indique "No quiero participar en los préstamos y distribuciones del COVID-19". Nuestro equipo de Asistencia al Cliente le enviará una enmienda del Acuerdo de Adopción Manual (AA) para que la firme. El administrador del plan y el empleador por aprobar deben firmar el AA manual y regresarlo a Paychex como se indica. La enmienda será activada una vez que Paychex reciba el AA firmado.

¿Cómo suspendo los préstamos existentes y qué significa que pueden ir más allá del plazo máximo de 5 años?

Los participantes calificados que mantuvieron un saldo de préstamo del plan de jubilación entre el 27 de marzo y el 31 de diciembre de 2020 pueden diferir los pagos de préstamos existentes durante hasta un año; sin embargo, el saldo del préstamo seguirá acumulando intereses durante este plazo retrasado. El plazo máximo del préstamo de 5 años se desestima para préstamos pendientes que difieren el pago durante 1 año, lo que significa que el préstamo se devuelve en un plazo de 6 años.

Si desea enviar una solicitud para suspender los pagos de préstamos, visite www.paychexflex.com y vaya al sitio de Servicios de jubilación. Haga clic en el signo de interrogación azul, luego seleccione Chateemos y escriba "agente en directo". También puede enviar un correo electrónico a 401kcustomerservice@paychex.com. Paychex enviará por correo electrónico a los participantes los formularios electrónicos para completar y firmar. Se les pedirá al participante y al administrador del plan que firmen una certificación de que la solicitud está relacionada con el COVID-19.

¿Puede un participante del plan 401(k) refinanciar un préstamo del plan existente?

Paychex no permite refinanciar o aumentar los montos de préstamos existentes. El plan tendría que permitir dos préstamos, y el participante necesitaría tomar un segundo préstamo si lo deseara.

¿Puede un empleador suspender temporalmente las contribuciones de los participantes del plan de jubilación del plan 401(k)?

Los administradores del plan pueden notificar a los participantes de su plan que pueden actualizar sus aplazamientos de nómina al 0 % a través del sitio web de Servicios de jubilación de Paychex. Los participantes pueden ajustar ese aplazamiento en cualquier momento que lo consideren conveniente.

¿Puede un empleador suspender temporalmente las contribuciones coincidentes del plan 401(k)? ¿Es esto diferente para el plan de refugio tributario y para el plan que no es de refugio tributario?

Si la coincidencia del empleador del plan 401(k) no es una coincidencia de refugio tributario, el administrador del plan puede modificar el plan para detener la coincidencia del empleador de inmediato y reiniciar más adelante. Si el plan es de refugio tributario, los participantes necesitarán un aviso con 30 días de anticipación del cambio de que la coincidencia y el refugio tributario se suspenderán. El plan también estará sujeto a pruebas de cumplimiento de ADP/ACP para el año del plan. Los planes de refugio tributario no pueden reiniciar la coincidencia hasta el siguiente año del plan.

Busque actualizaciones

Paychex está aquí, listo y con la capacidad de ayudarlo durante la pandemia de COVID-19. Busque actualizaciones de nosotros a medida que haya nueva información disponible.

Para obtener más información sobre cómo puede responder al COVID-19 y a otros escenarios disruptivos, comuníquese con su representante de Paychex, visite nuestro Centro de Ayuda del Coronavirus o contáctenos a través de una de las siguientes opciones de asistencia.

Paychex tiene el compromiso de brindar recursos para la comunidad hispanohablante. Para garantizar que brindemos la información más actualizada y de mayor precisión, algunos contenidos de este sitio web se mostrarán en inglés y los proporcionaremos en español una vez que estén disponibles.