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Política de Privacidad de California

Fecha de entrada en vigencia: 1/1/2023

La presente Política de Privacidad de California complementa la información contenida en nuestra Política de Privacidad y se adopta para cumplir con la Ley de Privacidad del Consumidor en California (CCPA, por sus siglas en inglés) 2018, Código Civil de California, Sección 1798.100 y subsiguientes, con sus modificaciones, y los reglamentos relacionados, que pueden modificarse de forma periódica ("Política de la CCPA"). La presente Política de la CCPA se aplica únicamente a los visitantes, usuarios, empleados del Cliente u otros que residan en el estado de California ("consumidores") y a los Clientes. Todos los términos definidos en la CCPA tienen el mismo significado cuando se utilizan en la presente Política de la CCPA. Todos los demás términos en mayúscula tendrán el mismo significado que los designados en la Política de Privacidad de Paychex. En la presente Política de la CCPA, se explica cómo Paychex y nuestras subsidiarias y filiales ("Paychex", "nosotros" o "nuestro") recopilan, utilizan, divulgan y conservan la Información Personal, también conocida como nuestras "Prácticas de Información", y de qué manera los consumidores pueden ejercer sus derechos en virtud de la CCPA.

Paychex como Proveedor de Servicios

En la presente Política de la CCPA, se regula la Información Personal recopilada, procesada o divulgada por Paychex como Proveedor de Servicios para nuestros Clientes y para nuestros propios fines. Paychex recopilará y procesará la Información Personal conforme a las instrucciones o el permiso de nuestros Clientes o de acuerdo con la presente Política de la CCPA. Para obtener más detalles sobre este proceso, consulte nuestras Preguntas frecuentes sobre la CCPA.

Qué información se recopila

La CCPA define la Información Personal como "la información que identifica a un consumidor u hogar en particular, se relaciona con estos, los describe, se puede asociar con ellos o podría razonablemente vincularse, directa o indirectamente, con ellos", pero no incluye cierta información exenta, información disponible públicamente o información sin identificar o anonimizada. Las Prácticas de Información de Paychex incluyen recopilar y usar la Información Personal como se describe en la Política de Privacidad y como se establece más abajo. La presente Política de la CCPA se aplica a nuestras Prácticas de Información tanto en línea como fuera de línea. Paychex conserva esta información según lo establecido en la Política de Privacidad. (Consulte Conservación de datos).

Nuestros propósitos para la recopilación y el uso de Información Personal

Podemos recopilar Información Personal directamente de Clientes, afiliados, socios comerciales, agentes, proveedores y consumidores. Nuestra recopilación de Información Personal se limita a los fines empresariales y comerciales que se describen más abajo:

  1. Facilitar los servicios, las transacciones, las inversiones, las distribuciones o los beneficios solicitados por el empleador actual, futuro o anterior.
  2. Administrar y mejorar nuestro Sitio.
  3. Facilitar el seguimiento y el reclutamiento de candidatos.
  4. Facilitar la facturación y los cobros.
  5. Ponernos en contacto con los Clientes y los consumidores para informarles sobre los Servicios, los nuevos Servicios o productos, o los próximos eventos, incluso a través de mensajes de texto SMS o MMS si se facilita un número de teléfono móvil para tal fin.
  6. Ofrecer información y análisis avanzados para ayudar a los clientes con la planificación comercial y la toma de decisiones.
  7. Vender nuestros Servicios a los Clientes y consumidores o para auditar nuestras interacciones.
  8. Detectar fraudes o robos o para otros fines de seguridad.
  9. Cumplir con los requisitos legales, de informes y normativos.
  10. Mantener, administrar o revisar las cuentas.
  11. Brindar servicio o asistencia al cliente.
  12. Verificar la identidad del consumidor, así como la elegibilidad para acceder a los Servicios, la información y los productos.
  13. Investigar y desarrollar mejoras tecnológicas.
  14. Enviar comunicaciones sobre transacciones como parte de nuestros Servicios.
  15. Mejorar, actualizar o mejorar nuestros Servicios.
  16. Administrar el mantenimiento de la calidad y la seguridad de nuestro Sitio o Servicios.
  17. Para otros fines que sean compatibles con la presente Política de Privacidad o cuando lo permita la legislación aplicable.
  18. De cualquier otra manera que podamos describir cuando Usted proporcione información o para lo que Usted brinde autorización.

Fuentes de recopilación de Información Personal

Recopilamos Información Personal de las siguientes fuentes:

  • Cuando un Cliente la proporciona a Paychex para facilitar el procesamiento de los Servicios.
  • De usted al usar el Sitio o los Servicios.
  • De solicitudes, formularios, seminarios web, encuestas y otra información que Usted nos proporcione.
  • Si nos brinda comentarios o sugerencias, solicita información sobre nuestros Servicios o se comunica con nuestro Departamento de Asistencia o de Atención al Cliente por teléfono, correo electrónico, chat u otras formas de comunicación.
  • De las agencias de informes comerciales y de consumo con respecto a su solvencia crediticia o historial crediticio.
  • Entre Paychex y proveedores externos.
  • De la información que puede proporcionar a través de las redes sociales. Para obtener información sobre la participación segura y productiva en nuestra comunidad, en las redes sociales, vea nuestras Pautas de redes sociales.

Categorías de terceros con los que revelamos Información Personal

Podemos usar, divulgar o enviar la Información Personal que recopilamos a otros proveedores de servicios o a terceros con fines comerciales, para prestar nuestros Servicios o para otros fines establecidos en la CCPA, como se describe más abajo:

  1. Nuestras filiales, socios u organizaciones subsidiarias.
  2. Agencias gubernamentales para cumplir con requisitos legales, de informes y normativos.
  3. Abogados, contadores y auditores.
  4. Agencias de informes crediticios para suministrar referencias de proveedores en nombre del Cliente o para prestar servicios relacionados con el crédito según lo solicite usted.
  5. Nuestros empleados, empresas afiliadas, subsidiarias, contratistas, agentes y proveedores externos con el objetivo de prestar Servicios relacionados con su cuenta, ofrecer Servicios adicionales, realizar análisis a fin de determinar la calificación para recibir servicios futuros, cobrar montos adeudados o cumplir con nuestras operaciones comerciales.
  6. Proveedores externos de servicios para los que Usted pueda registrarse a través de nuestro Sitio o Servicios.
  7. Entidades bancarias y de corretaje para procesar las transacciones relacionadas con las nóminas o los valores.
  8. A un comprador o sucesor en caso de fusión, venta de activos, reestructuración, reorganización, disolución u otro tipo de venta o transferencia de una parte o la totalidad de nuestros activos, ya sea como empresa en funcionamiento o como parte de un procedimiento de quiebra, liquidación o similar, en el que la información personal que poseemos se encuentre entre los activos transferidos.
  9. Agencias de crédito y organizaciones similares, organismos de seguridad o funcionarios del gobierno. Nos reservamos el derecho de divulgar información si así lo exige la ley o si, a nuestro criterio comercial, dicha divulgación es razonablemente necesaria para cumplir con una orden judicial, un proceso legal, una investigación de fraude, una auditoría o un examen.
  10. Proveedores de salud y bienestar para apoyar los Servicios de beneficios.
  11. Proveedores de servicios en la nube, plataformas de gestión de clientes, proveedores de seguridad y Servicios similares en relación con la oferta de productos y Servicios, y en apoyo de las operaciones diarias.
  12. Cualquier otra entidad divulgada por Paychex cuando Usted proporcione la información o para la que Usted brinde la autorización.

El siguiente cuadro describe las categorías de Información personal recopiladas en los doce meses anteriores, los fines empresariales o comerciales para dicha recopilación y las categorías de terceros con los que hemos divulgado Información personal en los doce meses anteriores.

Categoría de Información Personal que podemos recopilar y enviar Ejemplos Recopilado durante los últimos doce meses Objetivos comerciales o empresariales Categorías de terceros con los que revelamos Información Personal durante los últimos doce meses
Información Personal Nombre completo; dirección; número de teléfono; número de seguro social; fecha de nacimiento, número de la licencia de conducir; números del pasaporte; datos financieros, de cuentas bancarias y de geolocalización; información médica y del beneficiario; firmas; datos relacionados con la vacunación; e identificadores similares. 1-18 A-L
Información Personal confidencial Número de seguro social, licencia de conducir, tarjeta de identificación estatal, número de pasaporte, cuenta de inicio de sesión del consumidor, cuenta financiera, tarjeta de débito o de crédito en combinación con todo código de seguridad requerido, contraseña, credenciales que permitan el acceso a una cuenta, geolocalización precisa de un consumidor, origen racial o étnico, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, contenido del correo, correo electrónico y mensajes de texto del consumidor (a menos que la empresa sea el destinatario previsto), datos genéticos del consumidor, procesamiento de información biométrica con el fin de identificar de forma exclusiva a un consumidor, información recopilada y analizada en relación con la salud, la vida sexual y la orientación sexual del consumidor. 1-4, 6-12, 14-18 A-L
Características personales protegidas Edad (40 años o más), raza, color, ascendencia, sexo, identidad de género, orientación sexual, nacionalidad, estado civil, estado de veterano o militar, información médica (incluidas afecciones médicas o discapacidades) e identificadores similares. 1-4, 6, 7, 9-12, 14, 15, 17, 18 A-C, E, F, H-L
Información relacionada con la profesión y el empleo (solicitantes de empleo) Historial de empleo, cargos, descripciones de trabajo, ubicaciones, fechas de trabajo, evaluaciones de desempeño e información similar. 1-7, 9-12, 14, 15, 17, 18 A-C, E, F, H, I, K, L
Información sobre educación (no pública) Nombre de la institución, título, promedio académico, años de asistencia, certificaciones profesionales, patrocinio de visa e información similar. No
Internet y otros identificadores electrónicos ID de usuario único, historial de navegación, datos de cookies, dirección IP, información única del dispositivo, registros de sesión, registros de análisis, datos de geolocalización e identificadores similares. 1-3, 5, 7-13, 15-18 A, C, E, F, H-L
Información de inferencia Perfil que refleja preferencias, características o predisposiciones, intereses de productos y servicios, historiales de pedidos, historiales de búsqueda e información similar. 1, 2, 5, 7, 14, 15, 17, 18 A, E, F, H, K, L
Información biométrica Iris, dedo, escaneo facial o voz utilizados a fin de crear plantillas de identificación para productos de tiempo y servicios de asistencia por voz. 1, 8, 10-12, 15-18 A-C, E, H, I, L
Datos de geolocalización Ubicación física, coordenadas/ubicación del dispositivo o movimientos. 1, 10-12, 15-18 A-C, E, H, I, L
Información sensorial Imágenes; información visual, térmica, olfativa; y grabaciones de audio o video relacionadas con los servicios. 1, 2, 7-13, 15-18 A-C, E, H, I, L

Categorías de Información Personal vendida o compartida a terceros

Paychex no vende ni comparte Información Personal con terceros. Solo divulgamos la información con fines comerciales, como se detalló anteriormente y de conformidad con contratos escritos que describen los fines de uso, exigen al destinatario que mantenga la confidencialidad de la Información Personal y prohíben el uso de la información divulgada para todo fin que no sea el cumplimiento del contrato.

Derechos del consumidor en virtud de la CCPA

La CCPA brinda a los consumidores derechos específicos con respecto a su Información Personal. En esta sección, se explica cómo se pueden ejercer esos derechos. Paychex recibe solicitudes directamente de los consumidores en nombre de sus Clientes. Como Proveedor de Servicios a nuestros Clientes, es posible que no podamos procesar todas las solicitudes. Es posible que los consumidores deseen ponerse en contacto con su empleador o antiguo empleador al presentar dichas solicitudes.

  1. Los consumidores tienen derecho a solicitar cierta información sobre nuestra recopilación y uso de la Información Personal (el "Derecho a saber") o a acceder a información personal específica ("Solicitud específica de información"). Los consumidores solo pueden presentar dos solicitudes en un periodo de doce meses.
  2. Los consumidores tienen derecho a solicitar que se corrija su Información Personal ("Derecho a la corrección"). Contamos con procesos para que los consumidores puedan corregir la Información Personal. Consulte esta información en nuestra Política de Privacidad (lea Cómo acceder y corregir su información). A partir del 1 de enero de 2023, podrá llamar a nuestra línea de Solicitud del Consumidor* si tiene más preguntas sobre la posibilidad de corregir la información.
  3. Los consumidores tienen derecho a solicitar que se elimine la Información Personal con ciertas excepciones (el "Derecho a la eliminación"). Una vez que recibamos una solicitud y confirmemos la identidad del consumidor, revisaremos la solicitud para determinar si se aplica una excepción que nos permita conservar la información. Podemos rechazar una solicitud de eliminación si es necesario conservar la Información Personal para lo siguiente:
    • Completar las transacciones para las que recopilamos la Información Personal, incluida la prestación de Servicios a nuestros Clientes, el suministro de un producto o servicio solicitado, la toma de medidas razonablemente anticipadas dentro del contexto de nuestra relación comercial en curso con nuestros Clientes o el cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales.
    • Según lo permitido en virtud de la CCPA.
  4. No discriminaremos a los consumidores por ejercer los derechos de la CCPA, incluida la denegación de Servicios o la oferta de modelos de precios diferentes.

Cómo ejercer los derechos en virtud de la CCPA

A partir del 1 de enero de 2023, los consumidores de California o sus agentes autorizados podrán presentar una solicitud de una de las siguientes maneras:

  1. Al utilizar nuestro Formulario de solicitud de la CCPA.
  2. Al llamar a nuestra Línea de solicitud de la CCPA al 833-819-0180.

Si presenta una solicitud como agente autorizado, el consumidor de CA deberá completar y firmar el Formulario de agente autorizado de la CCPA, y usted tendrá que adjuntar una copia del formulario completo a su solicitud. Si alguien con un poder notarial (POA, por sus siglas en inglés) presenta la solicitud, dicho poder se puede presentar en lugar del Formulario de agente autorizado.

Al enviar una solicitud en virtud de la CCPA, tenemos la obligación de validar razonablemente al solicitante para proteger de forma adecuada la Información Personal. Si no podemos validar al solicitante a partir de la información brindada, le notificaremos que no podemos completar la solicitud. Solo utilizaremos la Información Personal brindada en la solicitud para verificar la identidad del solicitante o su autoridad para hacerlo. Confirmaremos la recepción de una solicitud en un plazo de diez (10) días hábiles. Nos esforzamos por responder a una solicitud verificable del consumidor en un plazo de cuarenta y cinco (45) días a partir de su recepción. Si necesitamos más tiempo (hasta otros 45 días), le comunicaremos el motivo y el plazo de extensión. No cobramos una tarifa por procesar o responder a una solicitud verificable del consumidor, a menos que sea excesiva, repetitiva o manifiestamente infundada. Si determinamos que la solicitud justifica un cargo, detallaremos por qué tomamos esa decisión y ofreceremos un presupuesto antes de completar la solicitud. Si tiene alguna otra pregunta relacionada con este proceso, consulte nuestras Preguntas frecuentes sobre la CCPA.

Actualizaciones en la presente Política de la CCPA

Consulte la presente Política de la CCPA de forma periódica, ya que puede revisarse debido a cambios legislativos, cambios en la tecnología o en nuestras prácticas de privacidad, o nuevos usos de la información del cliente no divulgados previamente en la presente Política de la CCPA. Las revisiones entran en vigor en el momento de su publicación. Si tiene algún comentario, duda o pregunta sobre la presente Política de la CCPA, póngase en contacto con Privacy_Office@paychex.com.

La presente Política de la CCPA no se aplica a los empleados o contratistas independientes actuales o anteriores de Paychex. Consulte las preguntas frecuentes que figuran a continuación para obtener más detalles.

Actualizado el 30 de diciembre de 2022

Preguntas frecuentes sobre la Ley de Privacidad del Consumidor en California (CCPA)

  • ¿Qué es la Ley de Privacidad del Consumidor en California (CCPA)?

    ¿Qué es la Ley de Privacidad del Consumidor en California (CCPA)?

    La Ley de Privacidad del Consumidor en California (CCPA, por sus siglas en inglés) es la ley de privacidad de datos de California que entró en vigencia en enero de 2020 y ofrece a los consumidores de California (CA) ciertos derechos con respecto a su información personal. A partir del 1 de enero de 2023, esos derechos se ampliarán para incluir la información personal de los empleados de CA.

    Si es un consumidor de CA, tiene derecho a presentar ciertas solicitudes sobre la información personal recopilada, utilizada o divulgada sobre usted.

  • ¿Cómo interviene Paychex?

    ¿Cómo interviene Paychex?

    Paychex es un proveedor líder en soluciones integradas de administración del capital humano para servicios de nómina, beneficios, recursos humanos y seguros. Si nos envía una solicitud de la CCPA, significa que está relacionado con una empresa que nos utiliza o utilizó como proveedor de servicios y nos indicó que recopiláramos su información personal.

  • ¿Qué es un “proveedor de servicios" según la CCPA?

    ¿Qué es un “proveedor de servicios" según la CCPA?

    Un proveedor de servicios es una persona o entidad que procesa información personal en nombre de una empresa de conformidad con un contrato escrito. Un proveedor de servicios puede recibir información directamente de una empresa o puede recopilar información directamente de un consumidor en nombre de la empresa.

  • ¿Qué tipos de solicitudes se pueden presentar?

    ¿Qué tipos de solicitudes se pueden presentar?

    Los consumidores de CA pueden presentar los siguientes tipos de solicitudes a Paychex como proveedor de servicios:

    1. Solicitud para conocer las categorías de información personal recopilada.
    2. Solicitud para conocer la información personal específica recopilada.
    3. Solicitud para eliminar la información personal.
  • ¿Quién puede presentar una solicitud?

    ¿Quién puede presentar una solicitud?

    Debe ser un consumidor de CA para presentar una solicitud. Paychex no acepta solicitudes de consumidores que no viven en CA. Puede presentar la solicitud usted mismo o puede designar a un agente autorizado para que la presente por usted.

    Nota: Si presenta una solicitud como agente autorizado, el consumidor de CA debe completar y firmar un formulario de agente autorizado*, y usted deberá adjuntar una copia del formulario completo a su solicitud. Si alguien con un poder notarial (POA, por sus siglas en inglés) presenta la solicitud, dicho poder se puede presentar en lugar del Formulario de agente autorizado.

  • ¿Cómo puedo hacer una solicitud?

    ¿Cómo puedo hacer una solicitud?

    No puede presentar una solicitud antes del 1 de enero de 2023. A partir de esa fecha, podrá utilizar los siguientes métodos:

    Para presentar su solicitud, deberá completar y enviar un formulario de solicitud de la CCPA*. Utilizaremos la información brindada en su solicitud para verificar su identidad y responder a su solicitud. Para asegurarnos de poder identificarlo, le recomendamos que utilice la información que tenemos en nuestro sistema. Si tiene acceso en línea a una de nuestras aplicaciones, puede iniciar sesión y revisar su información. Si recibe documentos en papel, talones de pago o formularios W-2 por parte de nosotros, también puede revisarlos allí.

    A partir del 1 de enero de 2023, también podrá presentar una solicitud llamando a nuestra línea de Solicitud del Consumidor. Nota: Durante esa llamada, necesitaremos recopilar la misma información que figura en el formulario de solicitud de la CCPA, así que asegúrese de tener su información personal lista.

  • ¿Qué ocurre después de presentar mi solicitud?

    ¿Qué ocurre después de presentar mi solicitud?

    Después de presentar una solicitud, recibirá una confirmación de la recepción por correo electrónico. En ese correo electrónico, figurará un número de identificación de la solicitud que deberá conservar en caso de que necesite ponerse en contacto con nosotros para hacer alguna pregunta sobre su solicitud. Intentaremos contestar en un plazo de 45 días. Si no podemos responder de manera completa antes de esa fecha límite, nos pondremos en contacto con usted para informarle los próximos pasos.

  • ¿Qué sucede si recibo una respuesta de que no me pueden encontrar?

    ¿Qué sucede si recibo una respuesta de que no me pueden encontrar?

    Es posible que no podamos encontrarlo en nuestro sistema porque ya no disponemos de su información personal, o que no tengamos la información suficiente para poder verificarlo. Si cree que recopilamos de forma reciente su información personal, vuelva a verificar que ha presentado su solicitud correctamente y que coincida con los datos que figuran en nuestros sistemas. De no ser así, puede presentar una nueva solicitud con la información correcta.

  • ¿Puedo presentar una de estas solicitudes en nombre de mis empleados?

    ¿Puedo presentar una de estas solicitudes en nombre de mis empleados?

    No. Sus empleados deben enviar su propia solicitud, a menos que tengan un formulario de POA o de agente autorizado. Esto nos permite validar de forma segura y directa la identidad de la persona que realiza la solicitud y confirmar que la persona con la que nos estamos comunicando está autorizada para recibir una respuesta a la solicitud. Este enfoque simplificado también elimina la necesidad de realizar dichas solicitudes en nombre de su(s) empleado(s). Si un empleado de CA se pone en contacto con usted con una solicitud de consumidor de CCPA para obtener información sobre los datos recopilados como parte de sus servicios de Paychex, diríjalo a la Política de privacidad de Paychex.

  • ¿Cómo puedo corregir la información de su sistema que no es correcta?

    ¿Cómo puedo corregir la información de su sistema que no es correcta?

    Si tiene acceso en línea a una de nuestras aplicaciones, puede cambiar esta información usted mismo. De lo contrario, es posible que deba ponerse en contacto con su empleador o antiguo empleador, ya que obtuvimos esta información a través de él. Por lo tanto, tiene que trabajar con nosotros directamente para corregirla.

  • ¿Por qué recibí una carta para informarme de que no se puede eliminar mi información?

    ¿Por qué recibí una carta para informarme de que no se puede eliminar mi información?

    Nos esforzamos por conservar los datos solo mientras los necesitemos para fines comerciales, legales o reglamentarios. Si recibió una carta en la que se indica que no podemos eliminar su información, es posible que necesitemos conservar su información personal para uno de esos fines, por lo que no podemos responder su solicitud en este momento. También podría significar que su información personal ya se destruyó, borró, anonimizó o no se identificó. Recibimos su información personal por los servicios que prestamos a las empresas, por lo que puede ponerse en contacto directamente con esa empresa para obtener más detalles sobre sus datos personales.

  • ¿Cómo puedo obtener más información sobre cómo recopilan y procesan mis datos?

    ¿Cómo puedo obtener más información sobre cómo recopilan y procesan mis datos?

    Puede obtener más información sobre nuestros procesos consultando los siguientes recursos:

  • Soy un empleado actual o anterior de Paychex. ¿Cómo presento una solicitud de la CCPA?

    Soy un empleado actual o anterior de Paychex. ¿Cómo presento una solicitud de la CCPA?

    Comuníquese con el Departamento de Recursos Humanos de Paychex al 800-796-6605. También puede acceder a nuestra Política de privacidad de empleados de California para enviar una solicitud.