Servicios de nómina y recursos humanos de Paychex en Tempe, Arizona

Desde el 1 de enero de 2019, los empleadores de Arizona no sujetos a los requisitos federales de COBRA y con un promedio de uno a veinte empleados durante el año calendario anterior deberán ofrecer una cobertura estatal de continuación nueva.

Las leyes estatales de continuación protegen a los empleados que pierden su seguro médico grupal debido a sucesos específicos calificados. En esos casos, los empleadores sujetos a las leyes deben ofrecer una cobertura temporal igual a la que se perdió.

Con la aprobación de la legislación S.B. 1217 en abril de 2018, Arizona se convirtió en el 43.° estado, más el distrito de Columbia, en exigir la cobertura estatal de continuación, lo que deja solo a Alabama, Alaska, Idaho, Indiana, Michigan, Montana, Nevada y Puerto Rico sin algún tipo de requisitos.

¿Quién es elegible para la cobertura estatal de continuación?

La nueva ley de continuación de Arizona refleja efectivamente los requisitos de COBRA. Un empleado tiene derecho a la cobertura estatal de continuación si estuvo inscrito en el plan de salud grupal de su empleador durante, al menos, tres meses antes de un suceso calificado. La cobertura también se aplica a su cónyuge y a todo dependiente calificado si estaban inscritos en el plan en el momento del suceso calificado.

La cobertura estatal de continuación debe ser igual a la cobertura médica provista por el empleador antes del suceso.

¿Qué cuenta como suceso calificado?

Existen siete acontecimientos específicos que pueden hacer que un empleado, su cónyuge y sus dependientes tengan derecho a la cobertura, como se describe en la ley de continuación de Arizona. Estos incluyen lo siguiente:

1. Terminación voluntaria o involuntaria del empleo, excepto en casos de mala conducta grave.
2. Una reducción de las horas que pone fin a la elegibilidad del empleado para recibir un seguro médico.
3. Divorcio o separación.
4. Muerte del empleado.
5. El empleado cumple los requisitos para acceder a Medicare.
6. La persona dependiente ya no es elegible para la cobertura del plan del empleado.
7. El jubilado o el cónyuge o hijo dependiente del jubilado pierde la cobertura en un plazo de un año antes o después de que el empleador inicie un procedimiento de quiebra en virtud del Título 11.

¿Cuáles son mis responsabilidades como empleador?

Si usted es un empleador sujeto a la ley de Arizona, debe notificarle a su empleado sobre su elegibilidad para la continuidad de la cobertura estatal por escrito dentro de los 30 días posteriores al evento elegible. La ley permite fechas de los sellos postales dentro de los cuarenta y cuatro días posteriores al evento. Luego, el empleado dispone de sesenta días a partir de la fecha de la comunicación o del aviso para elegir recibir la continuación de la cobertura.

Cuando se elige, la cobertura de continuación debe ser idéntica a la cobertura médica del empleado antes del suceso calificado. 

¿Cuánto tiempo debo ofrecer cobertura?

La cobertura estatal de continuación permanece vigente durante dieciocho meses después de la fecha de inicio, pero puede interrumpirse en los siguientes casos:

• El empleado no paga su prima + el recargo o la tarifa administrativa. 
• El empleado o dependiente cumple los requisitos para acceder a Medicare o Medicaid. 
• El empleador ya no ofrece cobertura a todos los empleados. 
• De lo contrario, un dependiente cubierto perdería la cobertura del plan. 

También se pueden conceder prórrogas en determinadas circunstancias:

• Un empleado puede solicitar una prórroga de once meses para dependientes calificados con una discapacidad.
• El empleador puede conceder una prórroga de dieciocho meses a un dependiente si se produce alguno de los supuestos enumerados del tres al seis durante la continuación de la cobertura.

¿Se puede sancionar a mi empresa por incumplimiento?

A diferencia de COBRA, donde el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos puede multar a los empleadores con $110 al día por un aviso de incumplimiento, no existe una sanción establecida por el incumplimiento de la continuación del estado de Arizona.

¿Cómo puedo hacer que la continuación del estado sea más fácil de administrar?

Las empresas que se especializan en administrar la cobertura estatal de continuación y COBRA pueden ayudarlo a establecer un nuevo programa y supervisar la ley para detectar cambios que podrían afectar su negocio. Conectar su programa con la nómina y el seguro médico grupal también puede ayudar a simplificar la continuación del estado para su negocio.

Visite Paychex WORX para obtener detalles actualizados sobre las leyes estatales de continuación, COBRA y más regulaciones que pueden afectar su negocio.

Implementar un proceso formal de incorporación constituye una parte clave para mejorar la retención y productividad de los empleados. La incorporación puede ayudar a las nuevas contrataciones a adaptarse a sus trabajos de forma más rápida, adquirir muchas de las habilidades y los conocimientos necesarios para contribuir a la organización y ponerse al día con los aspectos sociales y de rendimiento de sus nuevos puestos. Siga leyendo para obtener más detalles sobre la importancia de la incorporación y lo que se necesita para implementar un proceso sólido de incorporación de empleados en su empresa.

Los primeros seis meses: cómo establecer un proceso formal de incorporación de empleados

Los primeros seis meses pueden ser cruciales para un nuevo empleado, ya que, en ese período, se forman impresiones que pueden afectar la retención y el rendimiento. Establecer un proceso de incorporación claro y formal puede preparar a cada nuevo empleado para el éxito ayudándolo a recorrer el entorno de la empresa y a comprender lo que se necesita para tener éxito en su nuevo puesto. En un proceso formal de incorporación y orientación, se pueden incluir materiales escritos, cursos de orientación y presentaciones de miembros de recursos humanos y gerentes, reuniones con las partes interesadas internas, seguimiento y capacitación, y tutorías continuas.

¿Por qué es importante la incorporación?

En un panorama competitivo de contratación, es importante tomar medidas para dar una gran primera impresión y centrarse en cómo la empresa les da la bienvenida a las nuevas contrataciones. Desde el momento en que se extiende una oferta hasta el día en que la nueva contratación se vuelve completamente productiva, la experiencia de incorporación del empleado puede sentar las bases del éxito a largo plazo.

A continuación, se exponen algunas razones por las que es importante contar con un proceso formal de incorporación de empleados.

Ayuda a comunicar las normas culturales

Cada empresa tiene su propia cultura organizacional. Cuanto antes un empleado comprenda lo que se espera de él y lo que se necesita para alcanzar el éxito dentro de la organización, más probabilidades tendrá de convertirse en un empleado productivo y satisfecho. Comunicar las normas culturales puede conllevar compartir políticas escritas y formales, y explicar por qué son importantes y cómo se aplican. También puede implicar detallar la estructura organizativa, delinear los procesos internos y los protocolos de comunicación, y asegurarse de que el empleado comprenda qué pasos puede tomar para abordar desafíos específicos. Finalmente, la incorporación exitosa también requiere comunicar los factores intangibles del entorno de trabajo.

Se reduce el tiempo necesario para alcanzar la productividad

Según la creencia convencional, un empleado tarda semanas o meses en ponerse al día en un nuevo puesto. Sin embargo, los programas completos de incorporación pueden reducir drásticamente el tiempo necesario para alcanzar la productividad. Uno de los aspectos más importantes de este proceso es comunicar las responsabilidades del puesto, las expectativas y las métricas de éxito, las líneas de informes y los procesos asociados con el puesto. Un encuentro individual con el gerente del empleado para responder preguntas puede ayudar al empleado a comprender su función como parte de la empresa, y brindar la capacitación necesaria también puede ser útil para aumentar la productividad antes en el empleo. El hecho de pasar tiempo explicando la dinámica del equipo, los procesos del equipo y las normas de comunicación es otra forma de destacar el éxito de los empleados.

Se cumple la promesa y la diferenciación de la marca

Su proceso de incorporación debería contribuir a que los empleados cuenten con las herramientas y el conocimiento necesarios para representar a la empresa. Las prácticas recomendadas deberían incluir la comunicación de estos valores y puntos de venta únicos. Ofrezca ejemplos claros de cómo cada puesto representaría estos valores como parte de su función, desde un vicepresidente de ventas que interactúa con clientes clave hasta un asistente que representa a la marca por teléfono. Por último, las visitas al sitio o las presentaciones temáticas en que se muestran ejemplos exitosos de la marca de la empresa pueden reforzar estos aspectos.

Se apoya la capacitación, el desarrollo y el rendimiento

Cuando en su empresa se desarrolle un programa de incorporación, se deberá incluir tanto los componentes estandarizados como las adaptaciones especializadas cada empleado y puesto. Su proceso de incorporación debe tener la flexibilidad de brindar capacitación especializada a fin de que cada empleado pueda tener éxito en su puesto específico. Además, considere ofrecer apoyo mediante un plan de desarrollo que incluya tutorías, futuras oportunidades de capacitación y tareas destinadas al crecimiento. Los gerentes, los mentores y el personal de recursos humanos pueden apoyar a los empleados a medida que crecen.

Se reduce la rotación de nuevos empleados

Dado que las tasas de abandono laboral están alcanzando cifras récord, muchas empresas continúan esforzándose para brindar una experiencia positiva a los empleados. La Oficina de Estadísticas Laborales (BLS, por sus siglas en inglés) reveló que la tasa nacional de abandono fue del 2,6 % o alrededor de 4 millones de personas en febrero de 2023, una de las tasas más altas desde el año 2000 cuando BLS recopiló estos datos por primera vez. Y, según la Society for Human Resource Management (SHRM), la rotación de empleados puede ser de hasta un 50 % en los primeros cuatro meses de empleo.

A través de estas estadísticas, se respalda la idea de que el riesgo de rotación de empleados puede estar presente, incluso durante los primeros días y meses de un nuevo empleado. Muchos líderes de recursos humanos entienden esto e identificaron la importancia de contar con un proceso de incorporación de nuevos empleados. Según la Encuesta Pulso de Recursos Humanos de Paychex 2022, el 35 % de los líderes de recursos humanos dijo que centrarse en el proceso de incorporación para ayudar a los nuevos empleados a sentirse comprometidos y productivos lo antes posible funciona mejor cuando se trata de fomentar el compromiso general del empleado.

Logra que los nuevos empleados se adapten

Parte de un proceso de incorporación exitoso incluye ofrecer a los nuevos empleados información sobre su sector, historial empresarial y estrategia general. También deben adaptarse a su cultura, los valores y las personas con las que trabajarán. Como parte de este proceso de introducción, permita que los empleados reflexionen sobre sus propios antecedentes, valores y fortalezas, y aspiraciones profesionales. Luego, motívelos para que contribuyan a su función y lugar en la empresa, identifique las oportunidades potenciales de crecimiento y bríndeles los recursos y la información que necesitan para tener éxito.

Se fomenta el compromiso de los empleados

La adopción de un enfoque concertado para que los nuevos empleados se adapten también contribuye al compromiso de los empleados. Considere la posibilidad de establecer programas de incorporación en los que se tengan en cuenta factores como las formas únicas en que a cada nuevo empleado le puede gustar aprender. En los programas de incorporación exitosos, se abarcan diversos métodos y recursos de aprendizaje, como videos, elementos interactivos, seminarios web, aplicaciones, animaciones, etcétera, que promueven un mayor interés y compromiso. Acompañar a los miembros del equipo o establecer programas de tutorías también puede ofrecer información práctica que no puede plasmar en los materiales para las nuevas contrataciones. Cuando los nuevos empleados pueden tomar lo que aprendieron y aplicarlo al espacio de trabajo real, aumenta su sensación de comodidad y genera confianza en su capacidad para contribuir a un nuevo entorno de trabajo.

Ayuda con el reclutamiento

A través de una experiencia de incorporación positiva, se puede aumentar la difusión a futuros candidatos e impulsar su reputación de empleador, de modo que los candidatos consideren que su empresa es un gran lugar para trabajar. Durante la incorporación, asigne tiempo para que los nuevos empleados comiencen a formar una relación sólida con su gerente, cree oportunidades para que los nuevos empleados se reúnan con colegas de toda la empresa y aproveche las interacciones que tuvieron durante el proceso de reclutamiento.

Establezca o mejore su proceso de incorporación de empleados hoy mismo

Al tomarse el tiempo de reclutar y contratar talentos valiosos, es importante que también los adapte a sus trabajos y a la empresa de manera atractiva y efectiva. Obtenga más detalles sobre cómo puede agilizar el proceso de incorporación para ayudar a las nuevas contrataciones a comenzar a trabajar de manera más eficiente con Paychex.

Si contrata empleados, desea que su empleo sea una experiencia positiva. Sin embargo, un solicitante, o un empleado actual o anterior puede tomar medidas legales contra su empresa que podrían ponerla en riesgo. Para ayudar a mitigar su exposición a reclamos costosos, el seguro de responsabilidad civil para prácticas laborales (EPLI, por sus siglas en inglés) puede brindarle cierta protección. Obtenga más información sobre el EPLI, cómo se compara con otros tipos comunes de pólizas de seguro para empresas, cuáles son los costos asociados con dicha póliza y de qué manera el EPLI puede ayudarlo a proteger su negocio.

¿Qué es el EPLI?

El seguro de responsabilidad civil para prácticas laborales, comúnmente llamado "seguro EPLI" o "EPL", es un tipo de póliza de seguro empresarial que ayuda a cubrir las pérdidas de la empresa asociadas a determinadas demandas laborales que alegan violaciones de los derechos de un empleado o solicitante de empleo. Si un solicitante de empleo, o un empleado actual o anterior inicia acciones legales contra su empresa, usted puede ayudar a cubrir los costos de defensa y los daños, independientemente del resultado de la demanda, con el EPLI. Obtenga más información sobre lo que pueden cubrir las pólizas del EPLI.

El seguro EPLI se puede comprar como una póliza empresarial independiente. También es común agrupar esta cobertura como parte de la póliza del propietario del negocio o una póliza de responsabilidad general.

¿Cuál es la diferencia entre EPLI y el seguro de compensación de los trabajadores?

El EPLI y el seguro de compensación para los trabajadores son distintos tipos de cobertura. El EPLI ayuda a proteger a la empresa contra ciertas reclamaciones relacionadas con el empleo, incluidas las relativas a las prácticas laborales ilícitas. Aunque no existe un requisito legal para contar con esta cobertura, tenerla puede ser una buena decisión comercial para cualquier empresa con empleados. En cambio, las pólizas de seguro de compensación de los trabajadores cubren los gastos médicos y los salarios no percibidos para los empleados que sufren una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo. El seguro de compensación de los trabajadores es obligatorio para la mayor parte de los empleadores en la mayoría de los estados.

¿El EPLI es lo mismo que la cobertura contra errores y omisiones?

No, el EPLI y el seguro de errores y omisiones (E&O, por sus siglas en inglés) brindan coberturas distintas.
Por lo general, el EPLI ofrece protección frente a determinadas reclamaciones sobre el empleo, mientras que el E&O cubre las responsabilidades derivadas de reclamaciones de clientes o consumidores. Por ejemplo, el seguro de errores y omisiones ayudaría a cubrir los costos judiciales y los acuerdos en el caso de que un cliente presentara una demanda en que alegara acciones negligentes en los servicios profesionales de usted. Una reclamación común que el seguro de errores y omisiones podría cubrir es una demanda por incumplimiento de contrato. Las pólizas de E&O a menudo cubren al propietario y a los empleados de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre la cobertura de EPLI y la de directores y funcionarios (D&O)?

El seguro de responsabilidad de directores y funcionarios (D&O, por sus siglas en inglés) es una forma de seguro de responsabilidad profesional que protege el patrimonio personal de los ejecutivos, directivos y miembros de la junta directiva de una empresa en caso de que sean demandados por presuntos actos ilícitos en la gestión de una compañía. Puede brindar cobertura en caso de problemas laborales, pero solo para personas cubiertas, es decir, directores y funcionarios, y también puede cubrir otras cuestiones, como incumplimientos del deber fiduciario. Además, cualquier empresa con una junta directiva, incluidas pequeñas empresas, puede tener una póliza de seguro de D&O. Aunque el EPLI también puede ser beneficioso para las empresas de cualquier tamaño, el objetivo de la política es proteger a la empresa de las acusaciones de solicitantes y de empleados actuales o anteriores. No obstante, el seguro de D&O brinda protección de responsabilidad civil para las reclamaciones presentadas por personas externas a una empresa, como clientes insatisfechos o inversores.

Ejemplos de reclamaciones del EPLI

Las demandas relacionadas con el empleo pueden generar impactos negativos importantes en los resultados finales, la reputación y la productividad de una empresa. Las demandas comunes relacionadas con el EPLI pueden incluir lo siguiente:

• Terminación injusta: Si bien muchos empleados están contratados por su propia voluntad (lo que significa que el empleado o el empleador puede terminar la relación laboral por cualquier motivo o sin motivo en cualquier momento, excepto en los casos en que lo prohíba la ley estatal o la política pública), pueden alegar que fueron despedidos de forma injusta.
• Cargos por acoso laboral: Un presunto acosador puede ser el supervisor de la víctima, un supervisor de otra área, un compañero de trabajo, un subcontratista o alguien externo a la compañía, como un repartidor o un proveedor. Las víctimas de acoso pueden ser cualquier persona afectada por la conducta ofensiva, no solo la persona objetivo del acosador.

¿Quién necesita la cobertura de seguro de responsabilidad civil para las prácticas laborales?

Dada la cantidad de reclamaciones sobre el empleo que se presentan ante la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés) y los elevados costos asociados con estas, casi cualquier empresa que tenga empleados puede beneficiarse de la cobertura del EPLI y mitigar su exposición financiera. Si bien ninguna industria es inmune al riesgo relacionado con el empleo, algunos ejemplos de industrias que podrían beneficiarse particularmente de la cobertura del EPLI incluyen las siguientes:

• El comercio minorista, una industria conocida por sus altas tasas de rotación, puede ser susceptible de reclamos que aleguen discriminación por edad, acoso o despido injustificado.
• Hospitalidad: Se podrían sufrir demandas por acoso.
• Servicios profesionales, en los que las empresas podrían tener que gestionar reclamaciones sobre temas como acoso, discriminación por género y edad, falta de promoción y terminación injustificada.
• Manufactura y construcción, un sector en que las fluctuaciones en cuanto a la cantidad de trabajo que tiene una empresa pueden dar lugar a despidos, lo que aumenta las posibilidades de que los empleados aleguen que fueron despedidos de forma injusta.
• Cuidado médico: Los empleados pueden alegar haber sufrido acoso.

¿Cuánto cuesta un EPLI?

El costo de las pólizas del EPLI variará y dependerá de su sector, la cantidad de empleados que tenga, la jurisdicción donde opere, si su empresa tiene algún historial de litigios similares relacionados con el empleo y si tiene en vigor políticas de empleo establecidas y aplicadas de forma coherente, a menudo documentadas en un manual del empleado. En general, una póliza del EPLI cubre los honorarios de defensa legal y los costos de liquidación o por daños (hasta el límite de su póliza), ya sea que gane un caso, lo pierda o pacte un acuerdo.

El seguro de EPL puede ayudar a proteger su negocio

Los reclamos con respecto a las prácticas laborales se convirtieron en una de las fuentes de litigio de mayor crecimiento. Asegúrese de que su negocio esté preparado para mitigar el costo de estas reclamaciones con la protección que brinda el seguro de responsabilidad civil para las prácticas laborales. Es posible que también desee obtener más información sobre cómo puede gestionar el riesgo general con nuestra guía integral sobre aspectos básicos del seguro empresarial.