Beneficios de la cuenta de gastos flexibles (FSA) de Paychex

Los participantes de la FSA pagan por elementos o servicios aprobados con una tarjeta de débito de la FSA o usan un servicio de reembolso de cuenta cuando envían la justificación de los gastos elegibles.

Los participantes no pueden usar los fondos de su cuenta para lo siguiente:

• Cirugías estéticas por razones que no sean corregir malformaciones congénitas, desfiguración por enfermedades o para corregir lesiones personales provocadas por accidentes o traumatismos.
• Gastos de clase de parto para la persona a cargo (se cubren los de la futura madre).
• Equipo de ejercicio para bienestar general.
• Asesoramiento matrimonial.
• Alimentos especiales que representan un consumo normal y satisfacen los requerimientos nutricionales.
• Tratamientos de proveedores alternativos.
• Elementos de cuidado personal.
• Fórmula para bebés.
• Gastos de funeral.
• Pago de primas de seguro.
• Medicamentos recetados provenientes de otro país.

Las FSA cubren los medicamentos y remedios de venta libre. Algunos ejemplos de elementos elegibles para la FSA incluyen lo siguiente:

• Medicamentos para la indigestión. 
• Gotas para los ojos. 
• Laxantes. 
• Analgésicos. 
• Medicamentos para dormir. 
• Medicamentos para el acné. 
• Ungüento para tratar las erupciones causadas por los pañales. 
• Ungüento para lesiones menores. 
   

Si quiere ofrecerles un plan de una cuenta FSA a los empleados, debe tomar una decisión rápidamente. Lo ideal es que su nueva FSA esté lista antes del período de inscripción para el año siguiente. Esto permitirá que los empleados realicen su investigación y tomen las decisiones relacionadas con su plan en consecuencia. Si actualmente ofrece una FSA y necesita modificar su plan, asegúrese de comunicar cualquier cambio a los participantes.

Los empleados deben intentar prever sus gastos de cuidado médico reembolsables para el año y determinar si tiene sentido reservar dinero en cada período de pago para cubrirlos. Se recomienda esto porque deben evitar perder los fondos contribuidos cuando no tienen los gastos médicos necesarios. Analizar los gastos de los últimos años puede ayudar a decidir si tiene sentido inscribirse en el plan FSA de la empresa.

Aunque no es obligatorio, los empleadores tienen dos opciones que pueden implementar para ayudar a los empleados a aprovechar todo el dinero que han contribuido a sus FSA.

• Permita que los empleados transfieran hasta $570 del dinero sin usar de la FSA de salud a fin de año para solicitar el próximo año del plan (el plan conservará los fondos restantes que superen los $570).
• Elija un período de gracia para permitir que los empleados utilicen el saldo sin usar de su cuenta para pagar los costos médicos incurridos durante los primeros 2.5 meses del próximo año del plan (hasta el 15 de marzo para planes de año calendario) antes de que deban perder el dinero.

Antes de tomar una decisión final, los empleadores deben considerar cuidadosamente los beneficios de la FSA o cualquier cuenta de beneficios de seguro y también comprender los requisitos administrativos de una opción de transferencia o de período de gracia.

Ambas opciones están destinadas a reducir los gastos excesivos de fin de año, ya que los empleados se apresuran a gastar los fondos de sus cuentas FSA, en lugar de perder el dinero. Los empleadores no están obligados a ofrecer ninguna opción, en cuyo caso se aplicará la regla "úselo o piérdalo". No obstante, si decide ofrecer una de estas opciones a sus empleados, debe elegir solo una, ya que no puede otorgar a los empleados una transferencia y un período de gracia para su FSA de salud. Es posible que desee revisar cualquier dato disponible sobre el uso actual de la FSA antes de decidir qué opción funcionaría mejor para sus empleados. Una vez que tome su decisión, notifique a los empleados lo antes posible a fin de darles suficiente tiempo para que elijan una cuenta y ajustar sus gastos médicos según sea necesario.

Si desea que los empleados aprovechen al máximo un beneficio de la FSA, debe esforzarse por comunicar claramente cómo pueden utilizar mejor el plan. Una estrategia de comunicación de los beneficios de la FSA para empleados bien diseñada puede hacer que sus empleados entiendan mejor cómo inscribirse en el plan y recibir los beneficios máximos. Si bien la información sobre las cuentas FSA debe incluirse en el período de inscripción, también debe proporcionarse a las nuevas contrataciones cuando sean elegibles para los beneficios para empleados. Las preguntas frecuentes y otra información del plan de salud también se pueden proporcionar en línea a través de un portal de beneficios de la empresa. Tenga en cuenta que las preferencias de comunicación de los empleados pueden variar, por lo que es posible que desee que esta información esté disponible tanto en formato impreso como digital.

Los esfuerzos de comunicación sobre una FSA deben ser fáciles de comprender y estar diseñados para educar a los empleados sobre las ventajas de esta cuenta de beneficios. También sería de gran ayuda una guía de referencia rápida de la FSA que enumere los elementos comunes que los empleados pueden pagar con los fondos de esta cuenta. También puede proporcionar preguntas frecuentes, fechas clave de inscripción y ejemplos que desglosen diferentes escenarios de costos. Además, recomendamos que les recuerde a los empleados acerca de los plazos de gastos de la FSA y que les explique claramente las opciones de transferencia o período de gracia disponibles para ellos, incluidas las fechas y los plazos específicos.

Si actualmente no ofrece una FSA, esto puede generar ahorros fiscales tanto para usted como para los empleados; además, brinda un complemento deseado para sus beneficios de salud. Paychex ofrece asistencia para la implementación de la FSA, administración continua y desarrollo de las comunicaciones con los empleados para fomentar la participación.

Con respecto a la titularidad de una FSA, el titular de la cuenta es el empleador. Si se termina la relación con un empleado o deja de ser elegible para participar en la FSA, las contribuciones no reembolsadas pueden perderse.

Salvo las primas de Medicare, las FSA cubren muchos de los mismos gastos médicos y dentales calificados que una HSA. Revise la Publicación 502 del IRS que incluye una lista detallada de lo que está cubierto.

Si bien tanto una FSA como una HSA permiten que los empleados inscritos ahorren dinero para pagar los gastos médicos calificados antes de que se deduzcan los impuestos, existen diferencias clave entre estos acuerdos. En particular, las HSA requieren que el empleado esté inscrito en un plan médico de alto deducible (HDHP), pertenecen al empleado, los fondos no están sujetos al concepto "úselo o piérdalo" y el empleado puede seguir utilizando la cuenta si se va de la empresa. Por el contrario, una FSA es propiedad del empleador. Obtenga más detalles sobre las diferencias entre FSA, HSA y HRA.