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un empleado configura un plan fsa

Beneficios de la cuenta de gastos flexibles (FSA) de Paychex

Ofrezca una FSA de Paychex a sus empleados como una forma de brindar un complemento muy buscado a sus beneficios de salud, además de generar ahorros fiscales tanto para usted como para los empleados.

Por qué elegir una FSA de Paychex

Podemos ayudarlo a ofrecer una FSA como un beneficio lucrativo que mejore las ofertas de seguro de salud en general.

Paychex lo ayuda con lo siguiente:

  • Implementación de FSA y configuración del plan.
  • Administración continua.
  • Desarrollo de comunicaciones con los empleados para fomentar la participación.
un empleado revisa los beneficios de la fsa

¿Qué es una cuenta de ahorros flexibles?

Las FSA permiten a los empleados usar dólares antes de impuestos para pagar gastos de cuidado médico de bolsillo elegibles, como copagos, medicamentos recetados y de venta libre, cuidado de la vista y procedimientos dentales, para ellos, sus cónyuges y dependientes elegibles. Estos planes que se basan en cuentas son voluntarios y los empleadores pueden hacer contribuciones, además de las contribuciones antes de impuestos de los empleados.

un empleado usa los beneficios de la fsa

¿Cuáles son los diferentes tipos de cuentas de ahorros flexibles?

Puede elegir entre varios tipos de FSA para ofrecer a sus empleados. 

FSA de cuidado médico

Las cuentas de gastos flexibles de cuidado médico, también conocidas como "FSA médicas", permiten a los empleados usar dólares antes de impuestos para pagar gastos médicos de bolsillo, como copagos médicos, medicamentos recetados, deducibles y otros gastos médicos elegibles. Las FSA se financian mediante las deducciones de nómina y los empleados pueden comenzar a usar el dinero en cuanto se active su inscripción.

FSA de transporte (beneficio para traslados hacia y desde el trabajo)

Se pueden deducir hasta $280 por mes antes de impuestos del cheque de pago de un empleado para costos, como traslados relacionados con el trabajo, estacionamiento y transporte público. Una vez que el empleado paga los gastos de bolsillo, puede recibir un reembolso de los costos calificados.

FSA para cuidado de dependientes

La FSA para el cuidado de dependientes, también conocida como "FSA para el cuidado de niños", permite a los empleados pagar servicios de cuidado de dependientes, como preescolar o guardería, campamentos de verano, programas extracurriculares y centros de día, antes de impuestos. Los fondos solo están disponibles si el empleador ya realizó la contribución, lo que significa que las elecciones de todo el año no están disponibles el primer día del año del plan. Los costos que se pagan de bolsillo luego se reembolsan.

FSA de fin limitado

Una FSA de fin limitado se utiliza en conjunto con un plan médico de alto deducible (HDHP, por sus siglas en inglés) y una cuenta de ahorros para la salud (HSA, por sus siglas en inglés) para pagar solamente los gastos elegibles de cuidado dental y de la vista. El monto total contribuido está disponible el primer día del año del plan.

¿Cómo funciona una FSA para los empleadores?

Si su empresa ofrece algún tipo de seguro de salud grupal, puede ofrecerles a sus empleados una cuenta de gastos flexibles como beneficio adicional. Una FSA es un plan voluntario que permite a los trabajadores inscritos contribuir hasta un máximo anual de $2850 en 2022 para pagar gastos médicos elegibles que no están cubiertos por su seguro de salud. 

Además, los empleadores pueden elegir subsidiar o igualar las contribuciones de la FSA de los trabajadores. Las contribuciones de los empleadores no suelen incluirse en los límites de contribuciones de la FSA, a menos que los empleados elijan recibir las contribuciones del empleador en efectivo o como un beneficio gravable.

un empleado elige un plan de la fsa

Beneficios de la FSA para los empleadores

Los empleadores que ofrecen FSA aportan mucho valor, y los beneficios incluyen lo siguiente:

Beneficios fiscales notables

Cuando los empleados inscritos reducen sus ingresos gravables a través de las contribuciones de la FSA, los empleadores pagan menos impuestos de Medicare y de seguro social (FICA). Cuantos más empleados se inscriban, mayores serán los ahorros para la empresa. 

Mejora de la cobertura de cuidado médico

Ayude a los trabajadores y a sus dependientes a pagar los gastos médicos que no están cubiertos por su plan de seguro grupal, un beneficio que contribuye de manera significativa a la retención, la moral y la lealtad de los empleados.

Control sobre el plan FSA

Las FSA implican gastos relativamente mínimos para la empresa, así como control sobre los detalles del plan, como las opciones de "úselo o piérdalo" o el período de gracia, o ninguno.

Ayude a los empleados a pagar los gastos de cuidado médico y ahorre en impuestos

¿Cómo funciona una FSA para los empleados?

Los empleados pueden registrarse para recibir beneficios de cuidado médico de la FSA durante el período de inscripción, en el que, simplemente, deben proporcionar algunos datos básicos y cuánto quieren contribuir por año (esta cantidad no se puede cambiar durante el año, a menos que ocurra un evento que califique). Luego, las contribuciones se deducen antes de impuestos de los cheques de pago del empleado durante todo el año. Los empleados solo pueden aprovechar una FSA si usted como empleador elige ofrecerla.

un empleado se registra para recibir los beneficios de la fsa

Beneficios de la FSA para los empleados

Ahorros para la salud

Los trabajadores inscritos pueden usar hasta $2850 para pagar gastos médicos que no están cubiertos por su seguro de salud.

Más salario neto

Los empleados pueden contribuir un monto fijo de dólares antes de impuestos al saldo de su FSA para cubrir gastos médicos. Esto puede dar a los empleados más salario neto porque pagan menos impuestos.

Acceso inmediato a la cuenta

Los empleados pueden controlar los fondos en línea y tener acceso inmediato a su cuenta a través de la tarjeta de débito de la FSA.

Ahorros distribuidos de manera uniforme para administrar los costos

Las FSA les permiten a los empleados ahorrar de manera constante durante todo el año, lo que los ayuda a presupuestar y administrar los grandes costos de cuidado médico. Las disposiciones sobre las transferencias también pueden ayudar a limitar los gastos de última hora para evitar la mentalidad de "úselo o piérdalo".

No se requiere la devolución de los fondos reembolsados

Las FSA médicas requieren que las contribuciones provengan de cada cheque de pago a lo largo del año, pero la contribución anual completa está disponible para uso inmediato (o después de la primera contribución). Si el empleado usa el monto total y, luego, renuncia o lo despiden antes de fin de año, no tiene que reembolsarle los fondos de la FSA médica al empleador.

Funciona con cualquier plan de seguro de salud grupal patrocinado por el empleador

A diferencia de las HSA, que solo puede ofrecer en conjunto con un HDHP, puede brindar una FSA con cualquier tipo de plan de salud grupal patrocinado por el empleador. Esto puede significar que una mayor parte de sus empleados puede participar en esta cuenta de beneficios.

¿Por qué Paychex es una solución líder de FSA?

Integración de nómina y beneficios para empleados

Paychex Flex®, nuestra solución todo en uno de beneficios, nómina y tecnología de recursos humanos, integra beneficios, como una FSA, con la nómina de Paychex para que pueda automatizar las deducciones de contribuciones y simplificar la administración del plan.

Proceso de presentación de reclamos sencillo

Los participantes pueden elegir iniciar presentaciones de reclamos directamente dentro de Paychex Flex o por correo electrónico.

Métodos de reembolso convenientes

Ofrecemos muchas maneras de reembolsar a los empleados, desde una tarjeta de débito de la FSA de Paychex que puede ayudar a aumentar la inscripción de empleados hasta depósitos directos en sus cuentas bancarias y el envío de cheques de reembolso directamente a sus hogares.

Ayuda cuándo y dónde la necesite

Nuestros especialistas en beneficios de la FSA están disponibles a través de la línea de asistencia gratuita exclusiva para ayudarlo con la configuración y administración de plan.

Preguntas frecuentes sobre la FSA

  • ¿Qué elementos son elegibles para la FSA?

    ¿Qué elementos son elegibles para la FSA?

    El empleado es quien toma la decisión de cuánto quiere contribuir a la cuenta de gastos flexibles para el cuidado médico a través de las deducciones de nómina. Por lo general, los participantes usan sus contribuciones a la FSA para reembolsarse a sí mismos los copagos y otros gastos médicos de bolsillo no cubiertos. La mayoría de los gastos dentales también califican, como los costos de las ortodoncias no cosméticas y de las extracciones. Otros gastos elegibles para la FSA incluyen lo siguiente:

    • Dentaduras postizas.
    • Anteojos/lentes de contacto
    • Cirugía ocular con láser.
    • Dispositivos de monitoreo médico.
    • Dispositivos de ayuda para caminar.
    • Sillas de ruedas y sus reparaciones.
    • Esterilización.

    Algunos recursos, como el material de inscripción a la FSA de Paychex, ofrecen una lista simple de gastos para que los afiliados la revisen. Paychex se asocia con FSA Store, que también proporciona una amplia lista de elementos elegibles para la FSA, mientras ofrece un medio para que los empleados usen sus fondos. Una herramienta de referencia rápida (como un resumen o una página web) que enumere los elementos comunes para los que los empleados pueden usar sus fondos de la FSA también sería de gran ayuda. Estos tipos de herramientas de comunicación útiles pueden aliviar la carga de los profesionales de recursos humanos que suelen estar muy ocupados.

  • ¿Cómo usan los empleados sus FSA?

    ¿Cómo usan los empleados sus FSA?

    Los participantes de la FSA pagan por elementos o servicios aprobados con una tarjeta de débito de la FSA o usan un servicio de reembolso de cuenta cuando envían la justificación de los gastos elegibles.

  • ¿Cuáles son algunos elementos no elegibles para la FSA?

    ¿Cuáles son algunos elementos no elegibles para la FSA?

    Los participantes no pueden usar los fondos de su cuenta para lo siguiente:

    • Cirugías estéticas por razones que no sean corregir malformaciones congénitas, desfiguración por enfermedades o para corregir lesiones personales provocadas por accidentes o traumatismos.
    • Gastos de clase de parto para la persona a cargo (se cubren los de la futura madre).
    • Equipo de ejercicio para bienestar general.
    • Asesoramiento matrimonial.
    • Alimentos especiales que representan un consumo normal y satisfacen los requerimientos nutricionales.
    • Tratamientos de proveedores alternativos.
    • Elementos de cuidado personal.
    • Fórmula para bebés.
    • Gastos de funeral.
    • Pago de primas de seguro.
    • Medicamentos recetados provenientes de otro país.
  • ¿Las FSA cubren los medicamentos de venta libre de los empleados?

    ¿Las FSA cubren los medicamentos de venta libre de los empleados?

    Las FSA cubren los medicamentos y remedios de venta libre. Algunos ejemplos de elementos elegibles para la FSA incluyen lo siguiente:

    • Medicamentos para la indigestión. 
    • Gotas para los ojos. 
    • Laxantes. 
    • Analgésicos. 
    • Medicamentos para dormir. 
    • Medicamentos para el acné. 
    • Ungüento para tratar las erupciones causadas por los pañales. 
    • Ungüento para lesiones menores. 
       
  • ¿Cuándo y cómo los empleadores eligen los planes de cuentas de gastos flexibles?

    ¿Cuándo y cómo los empleadores eligen los planes de cuentas de gastos flexibles?

    Si quiere ofrecerles un plan de una cuenta FSA a los empleados, debe tomar una decisión rápidamente. Lo ideal es que su nueva FSA esté lista antes del período de inscripción para el año siguiente. Esto permitirá que los empleados realicen su investigación y tomen las decisiones relacionadas con su plan en consecuencia. Si actualmente ofrece una FSA y necesita modificar su plan, asegúrese de comunicar cualquier cambio a los participantes.

  • ¿Cómo puedo ayudar a los empleados a decidir si inscribirse en una FSA?

    ¿Cómo puedo ayudar a los empleados a decidir si inscribirse en una FSA?

    Los empleados deben intentar prever sus gastos de cuidado médico reembolsables para el año y determinar si tiene sentido reservar dinero en cada período de pago para cubrirlos. Se recomienda esto porque deben evitar perder los fondos contribuidos cuando no tienen los gastos médicos necesarios. Analizar los gastos de los últimos años puede ayudar a decidir si tiene sentido inscribirse en el plan FSA de la empresa.

  • ¿Qué es la opción de transferencia o período de gracia de la FSA?

    ¿Qué es la opción de transferencia o período de gracia de la FSA?

    Aunque no es obligatorio, los empleadores tienen dos opciones que pueden implementar para ayudar a los empleados a aprovechar todo el dinero que han contribuido a sus FSA.

    • Permita que los empleados transfieran hasta $570 del dinero sin usar de la FSA de salud a fin de año para solicitar el próximo año del plan (el plan conservará los fondos restantes que superen los $570).
    • Elija un período de gracia para permitir que los empleados utilicen el saldo sin usar de su cuenta para pagar los costos médicos incurridos durante los primeros 2.5 meses del próximo año del plan (hasta el 15 de marzo para planes de año calendario) antes de que deban perder el dinero.

    Antes de tomar una decisión final, los empleadores deben considerar cuidadosamente los beneficios de la FSA o cualquier cuenta de beneficios de seguro y también comprender los requisitos administrativos de una opción de transferencia o de período de gracia.

  • ¿Cuándo debe elegir la opción de transferencia o período de gracia?

    ¿Cuándo debe elegir la opción de transferencia o período de gracia?

    Ambas opciones están destinadas a reducir los gastos excesivos de fin de año, ya que los empleados se apresuran a gastar los fondos de sus cuentas FSA, en lugar de perder el dinero. Los empleadores no están obligados a ofrecer ninguna opción, en cuyo caso se aplicará la regla "úselo o piérdalo". No obstante, si decide ofrecer una de estas opciones a sus empleados, debe elegir solo una, ya que no puede otorgar a los empleados una transferencia y un período de gracia para su FSA de salud. Es posible que desee revisar cualquier dato disponible sobre el uso actual de la FSA antes de decidir qué opción funcionaría mejor para sus empleados. Una vez que tome su decisión, notifique a los empleados lo antes posible a fin de darles suficiente tiempo para que elijan una cuenta y ajustar sus gastos médicos según sea necesario.

  • ¿Cómo se comunica con los empleados en relación con las FSA?

    ¿Cómo se comunica con los empleados en relación con las FSA?

    Si desea que los empleados aprovechen al máximo un beneficio de la FSA, debe esforzarse por comunicar claramente cómo pueden utilizar mejor el plan. Una estrategia de comunicación de los beneficios de la FSA para empleados bien diseñada puede hacer que sus empleados entiendan mejor cómo inscribirse en el plan y recibir los beneficios máximos. Si bien la información sobre las cuentas FSA debe incluirse en el período de inscripción, también debe proporcionarse a las nuevas contrataciones cuando sean elegibles para los beneficios para empleados. Las preguntas frecuentes y otra información del plan de salud también se pueden proporcionar en línea a través de un portal de beneficios de la empresa. Tenga en cuenta que las preferencias de comunicación de los empleados pueden variar, por lo que es posible que desee que esta información esté disponible tanto en formato impreso como digital.

  • ¿Cómo se educa a los empleados sobre las cuentas de gastos flexibles?

    ¿Cómo se educa a los empleados sobre las cuentas de gastos flexibles?

    Los esfuerzos de comunicación sobre una FSA deben ser fáciles de comprender y estar diseñados para educar a los empleados sobre las ventajas de esta cuenta de beneficios. También sería de gran ayuda una guía de referencia rápida de la FSA que enumere los elementos comunes que los empleados pueden pagar con los fondos de esta cuenta. También puede proporcionar preguntas frecuentes, fechas clave de inscripción y ejemplos que desglosen diferentes escenarios de costos. Además, recomendamos que les recuerde a los empleados acerca de los plazos de gastos de la FSA y que les explique claramente las opciones de transferencia o período de gracia disponibles para ellos, incluidas las fechas y los plazos específicos.

  • ¿Cómo se configura una FSA?

    ¿Cómo se configura una FSA?

    Si actualmente no ofrece una FSA, esto puede generar ahorros fiscales tanto para usted como para los empleados; además, brinda un complemento deseado para sus beneficios de salud. Paychex ofrece asistencia para la implementación de la FSA, administración continua y desarrollo de las comunicaciones con los empleados para fomentar la participación.

  • ¿Quién es el titular de la FSA?

    ¿Quién es el titular de la FSA?

    Con respecto a la titularidad de una FSA, el titular de la cuenta es el empleador. Si se termina la relación con un empleado o deja de ser elegible para participar en la FSA, las contribuciones no reembolsadas pueden perderse.

  • ¿Qué gastos cubre una FSA?

    ¿Qué gastos cubre una FSA?

    Salvo las primas de Medicare, las FSA cubren muchos de los mismos gastos médicos y dentales calificados que una HSA. Revise la Publicación 502 del IRS que incluye una lista detallada de lo que está cubierto.

  • ¿En qué difieren una FSA y una HSA?

    ¿En qué difieren una FSA y una HSA?

    Si bien tanto una FSA como una HSA permiten que los empleados inscritos ahorren dinero para pagar los gastos médicos calificados antes de que se deduzcan los impuestos, existen diferencias clave entre estos acuerdos. En particular, las HSA requieren que el empleado esté inscrito en un plan médico de alto deducible (HDHP), pertenecen al empleado, los fondos no están sujetos al concepto "úselo o piérdalo" y el empleado puede seguir utilizando la cuenta si se va de la empresa. Por el contrario, una FSA es propiedad del empleador. Obtenga más detalles sobre las diferencias entre FSA, HSA y HRA.