Beneficios de la cuenta de gastos flexibles (FSA) de Paychex

Los participantes de la FSA pagan por elementos o servicios aprobados con una tarjeta de débito de la FSA o usan un servicio de reembolso de cuenta cuando envían la justificación de los gastos elegibles.

Los participantes no pueden usar los fondos de su cuenta para lo siguiente:

• Cirugías estéticas por razones que no sean corregir malformaciones congénitas, desfiguración por enfermedades o para corregir lesiones personales provocadas por accidentes o traumatismos.
• Gastos de clase de parto para la persona a cargo (se cubren los de la futura madre).
• Equipo de ejercicio para bienestar general.
• Asesoramiento matrimonial.
• Alimentos especiales que representan un consumo normal y satisfacen los requerimientos nutricionales.
• Tratamientos de proveedores alternativos.
• Elementos de cuidado personal.
• Fórmula para bebés.
• Gastos de funeral.
• Pago de primas de seguro.
• Medicamentos recetados provenientes de otro país.

Las FSA de cuidado de salud cubren medicamentos y remedios de venta libre. Algunos ejemplos de elementos elegibles para la FSA incluyen lo siguiente:

• Medicamentos para la indigestión.
• Gotas para los ojos.
• Laxantes.
• Analgésicos.
• Medicamentos para dormir.
• Medicamentos para el acné.
• Ungüento para tratar las erupciones causadas por los pañales.
• Ungüento para lesiones menores.

Si quiere ofrecerles un plan de una cuenta FSA a los empleados, debe tomar una decisión rápidamente. Idealmente, su nueva FSA debería estar lista antes del período de inscripción del año siguiente. Esto permitirá que los empleados realicen su investigación y tomen las decisiones relacionadas con su plan en consecuencia. Si ofrece una FSA actualmente y necesita modificar su plan, asegúrese de comunicar cualquier cambio a los participantes.

Los empleados deben intentar prever sus gastos de cuidado médico reembolsables para el año y determinar si tiene sentido reservar dinero en cada período de pago para cubrirlos. Se recomienda esto porque deben evitar perder los fondos contribuidos cuando no tienen los gastos médicos necesarios. Analizar los gastos de años anteriores puede ayudar a determinar si tiene sentido inscribirse en el plan FSA de cuidado médico de la empresa.

Aunque no es obligatorio, los empleadores tienen dos opciones que pueden implementar para ayudar a los empleados a aprovechar todo el dinero que han contribuido a sus FSA de cuidado médico o de fin limitado.

• Permita que los empleados transfieran hasta $660 del dinero sin usar de la FSA de salud a fin de año para solicitar el próximo año del plan (el plan conservará los fondos restantes que superen los $660); o
• Elija un período de gracia para permitir que los empleados utilicen el saldo sin usar de su cuenta para pagar los costos médicos incurridos durante los primeros 2.5 meses del siguiente año del plan (hasta el 15 de marzo para planes de año calendario) antes de que deban perder el dinero.

Antes de tomar una decisión final, los empleadores deben considerar cuidadosamente los beneficios de la FSA de cuidado de salud o de fin limitado, o cualquier cuenta de beneficios de seguro y comprender los requisitos administrativos de una opción de aplazamiento o de período de gracia.

Ambas opciones están destinadas a reducir los gastos “excesivos” de fin de año, ya que los empleados se apresuran a gastar el dinero de sus cuentas FSA de cuidado de salud o de fin limitado antes que perder el dinero. Los empleadores no están obligados a ofrecer ninguna opción, en cuyo caso se aplicará la regla de "úselo o piérdalo". No obstante, si ofrece una de estas opciones a sus empleados, debe elegir solo una, ya que no puede otorgar a los empleados un aplazamiento y un período de gracia para su FSA de salud o de fin limitado. Es posible que desee revisar cualquier dato disponible sobre el uso actual de la FSA antes de decidir qué opción funcionaría mejor para sus empleados. Cuando tome la decisión, notifique a los empleados lo antes posible a fin de darles suficiente tiempo para que elijan una cuenta y ajusten sus gastos médicos según sea necesario.

Si desea que los empleados aprovechen al máximo un beneficio de la FSA, debe esforzarse por comunicar cómo pueden utilizar mejor el plan. Una estrategia de comunicación de los beneficios de la FSA para empleados bien diseñada puede hacer que sus empleados entiendan mejor cómo inscribirse en el plan y recibir los beneficios máximos. Si bien la información sobre las cuentas FSA debe incluirse en el período de inscripción, también debe proporcionarse a las nuevas contrataciones cuando sean elegibles para los beneficios para empleados. Las preguntas frecuentes y otra información del plan de salud también se pueden brindar en línea a través de un portal de beneficios de la empresa. Recuerde que las preferencias de comunicación de los empleados pueden variar, por lo que es posible que desee que esta información esté disponible en formato impreso y digital.

Los esfuerzos de comunicación sobre una FSA deben ser fáciles de comprender y estar diseñados para educar a los empleados sobre las ventajas de esta cuenta de beneficios. También sería de gran ayuda una guía de referencia rápida de la FSA que enumere los elementos comunes que los empleados pueden pagar con los fondos de esta cuenta. También puede proporcionar preguntas frecuentes, fechas clave de inscripción y ejemplos que desglosen diferentes escenarios de costos. Además, recomendamos que les recuerde a los empleados acerca de los plazos de gastos de la FSA y que les explique claramente las opciones de transferencia o período de gracia disponibles para ellos, incluidas las fechas y los plazos específicos.

Si no ofrece una FSA actualmente, esto puede generar ahorros fiscales tanto para los empleados como para usted; y brinda un complemento deseado para sus beneficios de salud. Paychex ofrece asistencia para la implementación de la FSA, administración continua y desarrollo de las comunicaciones con los empleados para fomentar la participación.

Con respecto a la titularidad de una FSA, el titular de la cuenta es el empleador. Si se termina la relación con un empleado o deja de ser elegible para participar en la FSA, las contribuciones no reembolsadas pueden perderse.

¿Les permite una HSA usar dólares antes de impuestos a los empleados? ¿La FSA es antes de impuestos? Si bien tanto una FSA como una HSA permiten que los empleados inscritos ahorren dinero para pagar los gastos médicos calificados antes de que se deduzcan los impuestos, estos acuerdos tienen diferencias importantes. En particular, las HSA requieren que el empleado esté inscrito en un plan médico de alto deducible (HDHP, por sus siglas en inglés) elegible, pertenezcan al empleado, los fondos no estén sujetos al concepto "úselo o piérdalo" y el empleado pueda seguir utilizando la cuenta si se va de la empresa. Por el contrario, una FSA es propiedad del empleador. Obtenga más detalles sobre las diferencias entre FSA, HSA y HRA.

Una empresa que no proporciona un plan de seguro médico grupal, generalmente, no puede ofrecer una FSA, a menos que la FSA califique como un beneficio exceptuado.

A fin de crear una estrategia sólida de beneficios para los empleados y mantener el cumplimiento, es imprescindible tener en cuenta las normas del empleador sobre cuentas de gastos flexibles. Para empezar, los empleadores deben comprender las pautas del IRS y crear un plan claro que describa los términos, los criterios de elegibilidad y las limitaciones de sus cuentas FSA. Comunique a los empleados los aspectos, como los gastos elegibles y los límites de contribución del empleador a la FSA, para que todos estén al tanto. Además, presente los formularios requeridos, realice auditorías periódicas y confirme la elegibilidad de los dependientes cuando sea necesario.

Sí, una FSA es posible para los propietarios de una pequeña empresa. Considere si los beneficios de una cuenta FSA se alinean con sus prioridades y si desea ofrecerlos a los empleados. Si todo esto se alinea, un agente de beneficios o un proveedor de FSA para pequeñas empresas puede ayudarlo a proporcionar esto a los empleados, lo que les permite acceder a ahorros asequibles en cuidado médico e impuestos.