Servicios de recursos humanos y nómina de Paychex en San Ramón, California

Consideraciones para los empleadores de California mientras se preparan para reincorporar a los empleados al trabajo

Esta no es una lista exhaustiva, sino un complemento de la Lista de verificación de regreso al trabajo de Paychex. Los empleadores deben consultar a sus profesionales de recursos humanos, a su asesor jurídico cuando corresponda y los sitios web para el COVID-19 y de la Agencia de Desarrollo Laboral y de Personal de California.

☑ Orientación sobre la reapertura de negocios

Esto afecta a los empleadores que buscan condonación para su préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago.

☑ ¿En qué fecha se debe reincorporar o recontratar a los empleados?

Esto afecta a los empleadores que buscan condonación para su préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago.

☑ Sepa cómo abordar los cambios que se han realizado en las leyes federales, estatales o locales de licencia pagada.

Familiarícese con la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero para estar preparado en caso de que los empleados no puedan volver a trabajar o necesiten tomarse tiempo libre después de regresar.

☑ Comprenda las obligaciones en virtud de un convenio colectivo de trabajo (CBA, siglas en inglés) si tiene empleados sindicalizados.

Verifique el CBA para conocer el lenguaje de recontratación/recuperación, incluidos los factores acordados para hacer regresar a los empleados. La mayoría de los cambios deberán negociarse con el sindicato.

☑ Si un empleado fue terminado y firmó un acuerdo de separación, verifique la redacción para ver si la nueva contratación requiere una enmienda al acuerdo de separación.

☑ Considere proporcionar una carta para ofrecer a los empleados la oportunidad de volver al trabajo o la recontratación.

☑ Revise y respete las políticas internas sobre recontratación para determinar el restablecimiento del PTO o del tiempo de vacaciones acumulado.

☑ Proporcione un nuevo formulario W-4 en caso de que el empleado quiera hacer cambios al regresar al trabajo.

☑ Asegúrese de que los documentos del empleado de "nueva contratación", es decir, manual del empleado, acuerdo de arbitraje, etcétera, estén actualizados y se apliquen correctamente.

☑ ¿El empleado necesita actualizar un formulario I-9 existente o completar uno nuevo?

Revisión y requisitos de cumplimiento para el formulario I-9.

☑ ¿El empleado eligió COBRA, continuación de cobertura estatal u otros derechos de conversión de seguro de salud?

☑ Determine el estado de los planes de salud, los planes de cafetería y otros planes de beneficios complementarios, como el seguro dental y oftalmológico.

☑ Determine las implicaciones para los planes 401(k), 403(b) y de pensiones.

Cabe destacar que las empresas de California con más de 100 empleados deben implementar un plan de jubilación antes del 30 de septiembre de 2020 para cumplir con el programa exigido por el estado, CalSavers.

☑ Evalúe acuerdos ejecutivos de compensaciones e indemnización.

☑ Considere las medidas adecuadas relacionadas con la pandemia sanitaria del COVID-19.

Conozca las nuevas políticas complementarias en materia de seguridad que se recomienda o se exige seguir y documentar. Por ejemplo, qué medidas se tomarán para promover el distanciamiento social en el lugar de trabajo y qué equipo de seguridad, como mascarillas y guantes, se brindará.

Otras consideraciones a tener en cuenta al prepararse para reincorporar a los empleados al trabajo son las leyes aplicables sobre salarios y horarios, especialmente si los empleados tienen horarios de trabajo, salarios y clasificación diferentes según las leyes estatales y federales.

Se puede consultar una guía estatal adicional para empresas de California en nuestra herramienta de recursos estatales del COVID-19.

Un proyecto de ley que se está tramitando en el Senado de California requeriría que cierto tipo de empresas en el estado brindaran a los empleados horarios de trabajo de varias semanas, al menos, siete días calendario antes del primer turno de ese horario. Quienes apoyan dicho proyecto de ley, incluidos varios grupos de derechos de los trabajadores, afirman que la legislación ayudará a frenar prácticas abusivas de programación de horarios en restaurantes, comercios minoristas y tiendas de comestibles.

El proyecto de ley SB 878 fue aprobado por el Comité de Trabajo y Relaciones Industriales del Senado el 13 de abril con una votación de 4 a 1 y, al momento de redactar este informe, se encuentra en la Comisión de Asignaciones del Senado.

El proyecto de ley, tal como está redactado actualmente, requeriría que los restaurantes, comercios minoristas y tiendas de comestibles proporcionaran un horario de trabajo de, al menos, veintiún días calendario consecutivos a cada uno de sus trabajadores, y que informaran los horarios, como mínimo, siete días calendario antes del primer turno en ese horario. En otras palabras, un empleado de una tienda, un mesero de un restaurante o un barista de un café sabría cuál es su horario de trabajo previsto para los siguientes veintiocho días, una gran diferencia en sectores conocidos por llamar a los trabajadores o enviarlos a casa con poca antelación.

Los empleadores que cambien los horarios publicados con poca antelación tendrían que pagar un "pago por modificación" a la tarifa de pago regular del empleado.  Esto se aplicaría si se realizara un cambio con menos de siete días pero más de veinticuatro horas antes del turno programado.  El pago por modificación aumentaría hasta una cantidad igual o superior a la mitad de las horas programadas del empleado para el turno modificado, en caso de que el cambio se realizara con menos de veinticuatro horas de antelación al inicio del turno.

Si un trabajador está de guardia pero no se le avisa, los empleadores también deben pagar un pago por modificación igual o superior a la mitad de las horas programadas del empleado para el turno de guardia a la tarifa de pago regular del empleado.

Sin embargo, no se requiere el pago por modificación si el cambio se realiza debido a circunstancias especiales, incluidos problemas de energía o de agua, desastres naturales o, incluso, en caso de que otro empleado llame con poca anticipación para informar que está enfermo.

También se exige que los empleadores exhiban un cartel que será desarrollado por el comisionado del trabajo o que se enfrenten a una multa de $100 por cada violación dolosa de este requisito de aviso.

El Senado de California está considerando esta propuesta alrededor de un año y medio después de que la Junta de Supervisores de San Francisco aprobara una "Declaración de Derechos de los Trabajadores del Comercio Minorista". Las normas, que entraron en vigor en octubre de 2015, exigen, en general, que se avise con dos semanas de antelación de los horarios de trabajo y también que se haga un pago por modificación de los cambios realizados en los siete días anteriores al turno programado o a los turnos de guardia en los que no había trabajo disponible.

Durante los últimos años, también se han propuesto leyes de programación de horarios en casi una docena de estados, según el Centro Jurídico Nacional de la Mujer. Y los demócratas en el Congreso han estado presionando por una Ley de Horarios que Funcionan; una propuesta que podría tener cierta fuerza si los demócratas recuperaran el control del Senado, o tal vez, incluso, de la Cámara después de las elecciones de 2016.

Los promotores de derechos de los trabajadores se han quejado cada vez más de una programación de horarios imprevisibles.

Alrededor del 17 % de la fuerza laboral de los Estados Unidos experimenta un horario de turnos de trabajo inestable, según el Instituto de Política Económica. Los trabajadores con bajos ingresos tienen más probabilidad de enfrentarse a esta imprevisibilidad, lo que aumenta las posibilidades de conflicto entre el trabajo y la familia.

En abril, el fiscal general del estado de Nueva York, Eric T. Schneiderman, se integró a las fiscalías generales de otros siete estados y el Distrito de Columbia para quejarse ante los principales minoristas sobre el uso de los turnos de guardia. Decía su carta: "Los horarios de trabajo imprevisibles afectan a los empleados. Sin la seguridad de un horario de trabajo definido, los trabajadores que deben estar 'de guardia' tienen dificultades para solucionar de forma confiable el cuidado de niños y ancianos, encuentran obstáculos en la búsqueda de una educación y, en general, experimentan mayor incidencia de efectos adversos en la salud, estrés general y tensión en la vida familiar que los trabajadores que disfrutan de la estabilidad de conocer sus horarios con razonable anticipación".

Visite Paychex WORX para obtener actualizaciones sobre el proyecto de ley SB 878 de California y otra legislación que podría afectar a su empresa.

Las evaluaciones de desempeño de los empleados pueden ser cruciales para que una organización pueda establecer relaciones y motivar y mejorar el desempeño de su personal. Cuando se realizan bien, pueden influir en el sentido de lealtad y el deseo de éxito de un empleado.

Los modelos de trabajo posteriores a la pandemia incluyen empleados en la oficina, empleados a distancia y un modelo combinado o híbrido. Esta nueva combinación de acuerdos de trabajo cambia la experiencia del empleado y cómo los gerentes interactúan con los empleados y los supervisan de forma individual para gestionar su desempeño.

En esta presentación, se definirá la gestión del desempeño y se describirá cómo ha cambiado en un entorno operativo pospandémico. Compartiremos siete prácticas recomendadas para mejorar el establecimiento de metas, esbozaremos cuatro formas prácticas de administrar las evaluaciones del desempeño de los empleados y nos enfocaremos en cómo la mejora y la actualización de las habilidades pueden ayudar a transformar su personal en un mercado laboral reducido. Dicha presentación se basará en investigaciones e historias de clientes.