Servicios de recursos humanos y nómina de Paychex en Illinois

While working from home may offer various opportunities to businesses and employees, it's important that employers think strategically about the best ways to develop and manage a remote workforce. It may also be top-of-mind as companies consider ways to fortify themselves against the Great Recession by implementing work-from-home (WFH) policies that may help retain workers and attract new ones who are prioritizing their personal and professional well-being. Additionally, having a strategy for managing remote teams can help keep your business operating in the event of another coronavirus variant outbreak.

Remote work may offer benefits for employees and employers alike. Working from home may offer staff significant work-life balance opportunities, such as an improved focus on projects and the elimination of commute times. Businesses can reduce costs (e.g., expenses related to utilities, janitorial services, or even mortgage and lease arrangements) and help maintain a healthy workplace when viral illnesses are at their peak.

No matter the circumstances that have employers considering remote workforce management, implementation often comes with challenges. Maximizing benefits while navigating potential pitfalls requires a clear strategy, the right infrastructure, and a close eye on both culture and human resource management. If you have questions about managing remote employees, are planning to evaluate your current WFH policy, or anticipate having remote employees, the following 10 best practices can help guide you through the process.

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1. Set Clear Expectations and Document Policies

Successfully allowing your employees to work remotely starts with establishing clear parameters. No matter the circumstance for considering a WFH policy, it's important to set and communicate expectations for remote employees from the beginning, including:

1. Which positions may be eligible to work from home,
2. Guidelines around hours of availability,
3. Job responsibilities, and
4. Performance goals.

A remote arrangement or WFH policy should also establish clear business hours and address how to properly track hours worked, communication frequency, and data security best practices.

When a manager takes time to discuss the expectations about working offsite, it sets a precedent for clear and open communication. This is critical to not only effectively managing remote employees, but supporting their ability to turn in deliverables, ask questions, engage with the business, and get the answers they need to do their best work. This conversation should be ongoing, whether the arrangement is permanent or temporary.

2. Address Onboarding Challenges

Remote workers face a unique set of challenges during the onboarding process. They aren't physically immersed in the business culture and cannot walk down the hall to ask a colleague a quick question. It may be more difficult for a new, remote worker to develop relationships with their co-workers. These interactive aspects of work can be achieved but often require more detailed explanations and follow-up in a remote environment than a traditional in-office workspace.

An employer can set clear expectations, but remote workers need the right kind of support to meet those expectations from a remote location. This includes having the right technology and training to understand how to use it. Training should also emphasize the business culture and provide ways for a new hire to get to know other employees. For instance, consider pairing a new employee with a co-worker who can mentor the employee until they feel comfortable. Managers need to make sure they are available to answer questions and help new, remote workers access the resources they need for success.

3. Evaluate Your Technology

Technologies that help employees collaborate and connect are essential for managing remote employees and allowing team members to communicate with each other. As such, your IT strategy may need to evolve to accommodate this. Consider hardware investments such as laptops, smartphones, and tablets. You may also consider if a "bring your own device" (BYOD) policy is right for your business. A good rule of thumb is for workers to test-run these devices before starting to work from home, to make sure they can connect to the internet and any job-specific internal networks while away from the worksite.

It may also be important to leverage cloud-based software systems and collaboration tools that make it possible to have conference calls, host webinars, work on documents simultaneously, engage in video chat, and participate in a way that can help increase productivity and build relationships.

Virtual communication and project management platforms allow employees to share knowledge, encourage conversation, and enhance meetings while staying connected with their supervisor, team, and company. Providing technical training to instruct remote employees and their managers on virtual tools and resources can encourage use.

Your technology should also support other business functions that remote workers need. HR and payroll services would ideally include an employee self-service feature, so workers can get answers to questions about their pay, hours, and benefits at their convenience without always having to speak to someone in HR.

4. Develop Collaboration Methods That Support Remote Workers

These days, remote work has become the norm, rather than the exception. Team members may be working on a project across different geographic areas and work environments. Because collaboration and clear communication are essential to productivity and the success of projects, collaboration methods should work for both remote and in-office employees.

Video fatigue is real. Using brain scans, researchers have found that video meetings require more cognitive processing than traditional, in-person meetings. There are several ways to combat this phenomenon.

1. Ask yourself if a meeting is truly necessary. Perhaps the objectives can be met through an email with a conference call for follow-up.
2. Carefully consider which meetings are essential for video and which ones can be handled in other ways.
3. Adjust meeting length and style to be more appropriate for online communications. If video meetings are critical, try and group them together in a block. This can improve efficiency by creating fewer disruptions to an employee's workweek. Whenever possible, make the video portion optional.

Recognize that distractions of a different type are inherent with remote work locations. A dog can start barking during a conference or video call or a barista may be heard in the background. If a critical meeting is scheduled where these types of disruptions would be problematic, let staff know ahead of time so they can make appropriate arrangements.

5. Outline How Supervisors Can Stay Visible Without Micromanaging

Micromanaging an employee can imply a lack of trust, which is typically not a healthy foundation for a happy, productive workforce. Recognize that individuals have different work styles. One of the advantages of a flexible work environment is that it can allow an employee to take advantage of when they are most creative and productive, which may not perfectly align with traditional work hours.

That said, managers need to maintain communication with their teams and have visibility into work output. In a remote work setting, managers may need to check in more regularly with employees, but this could be perceived as micromanaging. It may be worthwhile to talk with supervisors before employees start working from home to discuss how to keep teams focused and productive when they're working remotely.

6. Create Human Capital Management Infrastructure

HR software can help facilitate collaboration across the company, allowing managers and staff located in different locations to easily share resources with remote employees.

From an HR perspective, companies can take a variety of steps to improve their ability to manage and serve a remote workforce. Cloud-based HR software can give employees self-service access to a range of different applications such as:

• Time and attendance reporting
• Benefits enrollment
• Information management
• Training and professional development

A flexible human capital management infrastructure can make it easier to successfully serve a remote workforce, while potentially delivering an outstanding HR experience.

7. Promote Culture and Information Sharing

When your team is dispersed, it's important to have a clear plan for promoting culture, disseminating knowledge, and communicating values. Tools such as an employee handbook and regular communications from leaders can help convey that information. This may include facilitating regular meetings, company-wide discussions, and forums.

It may be worth it to consider ways to bring employees together for occasional in-person interactions in ways that combine professional development and exposure to company culture. An annual, in-person retreat can be organized either regionally or even nationally. Consider offering an event once or twice each year to encourage remote workers who live near each other to get together. Doing so can strengthen a sense of team and camaraderie.

8. Understand Expense Reimbursement for Remote Workers

Remote workers are likely to have a set of expenses that differ from their in-office colleagues and it's important to understand how to make these reimbursements equitable. For instance, does the business provide on-site workers with coffee, tea, or snacks? Perhaps give remote workers a small stipend for the equivalent at their home office. Please note that there are reimbursement rules in certain jurisdictions that you should consider before making any final decisions.

9. Provide Meaningful Learning and Growth Opportunities

Knowledge-sharing is also critical when explaining key performance indicators for job evaluation. Feedback and follow-through on the remote employee's performance is critical to productivity and accountability.

Look for opportunities for the employee to evolve and develop in their role. A learning management system (LMS) is an ideal way to administer, document, track, report, and deliver educational resources, training programs, and opportunities to all employees. An LMS not only allows employees to learn when it is most convenient for them, but it may allow for anytime, anywhere access on any device — a notable benefit for offsite workers.

10. Consider Remote Employee Engagement and Teambuilding Activities

In the absence of face-to-face contact with colleagues and managers, remote employees could feel forgotten, disconnected, or unmotivated. Teambuilding activities can play an important role in engaging and nurturing a sense of camaraderie and can help workers stay productive and positive.

Activities based around health and wellness is one way to help keep employees engaged and connected. Additionally, healthier employees can mean a more vibrant and happier workforce with fewer health claims. Initiatives such as team-based step-counting contests or various physical and mental health challenges can be organized and tracked remotely to include all workers, regardless of location. This can be especially impactful if employees struggle to fit in physical activity around their work schedules or are at risk of burnout.

Establishing ways to celebrate and recognize employees' successes and accomplishments both professionally and personally can help nurture bonds and appreciation across teams. Be careful to make sure recognition is inclusive. A remote worker with a quiet, introverted personality can be easily overlooked. And don't overlook the impact that fun activities can have as well. If it fits with your business culture, encourage remote workers to introduce their pets or consider the occasional, designated video social hour.

Pitfalls and Challenges of Managing Remote Teams

While there are many benefits to a remote workforce, there are challenges of managing remote teams. These can include:

• Failing to Differentiate Between Remote Work and In-Person Work. Remote work environments remove much of the uniformity and control that are typical of a traditional, physical location. Many of the rules for success that apply to a traditional office don't always transfer to a remote location.
• No Clear Expectations or Boundaries. One of the benefits of working remotely is the ability to better balance personal and professional responsibilities. Due to different time zones or schedules, a remote worker may work different hours than a traditional worker. Lack of clear expectations around deliverables, desk time, and other responsibilities can develop a disconnect between a worker and a manager.
• Poor Communication. When managing a remote workforce, out of sight should not be out of mind. Regular communication is critical to keeping a remote worker and a manager aligned with their needs and goals. Information bottlenecks due to missed emails or phone calls, lack of clear instructions on assignments, and not being available to talk and answer questions are all examples of poor communication.
• Feelings of Isolation or Loneliness. Human engagement is an important part of mental health. A remote worker does not have the benefit of office camaraderie and the energy of spontaneous, work-related interactions. Couple this with poor communication and remote workers can struggle with developing a sense of attachment or loyalty to your business.
• Burnout. Blurring the lines between home life and work can lead to a remote worker putting in long hours, including weekends and holidays. This can lead to burnout. Symptoms of burnout include diminished enthusiasm and engagement as well as an increased risk of quitting.
• Lack of Trust. Remember that you hired an employee because they impressed you with their credentials and work ethic. Forgetting this and replacing it with a belief that a remote employee is trying to do as little as possible leads to micromanaging and a toxic work environment.

The Importance of Effective Remote Work Management

Remote work has become a lasting fixture in the business environment and the importance of remote work cannot be ignored. Manage a remote team successfully and an employer is likely to gain increased productivity, with loyal workers who are physically and mentally healthier. Other benefits can include lower attrition rates and an increased hiring pool. Mismanage a remote workforce and the opposite can occur in the form of frustrated workers, high turnover, and anemic output.

Like many things, effective remote work management is a learned skill and requires the ability to have an engaged and learning mindset. It's not just employers that need to adjust. Employees must also develop a different set of skills that allows them to be successful in a home office. Working together, and sharing successes, tips, and insights, employers and their workers can reap the benefits that come with this work arrangement.

HR Is Critical for Managing Remote Workers

When a business has remote workers, a combination of clear communication, effective technologies, and efficient collaboration tools must be part of the equation. A dedicated HR professional can guide you through each of these steps, and help you make sure your company and remote employees are set up for continued success.

Cuando la competencia por los mejores talentos es feroz, además de tener en cuenta el alto nivel de estrés de los trabajadores, y el demandante y costoso proceso de contratación y reclutamiento, los empleadores deben comprender cómo abordar el riesgo de partida de los empleados. En muchas circunstancias, es posible que los empleados que decidieron irse no estén dispuestos a reconsiderar su decisión, a pesar de ofrecerles beneficios o solicitarles su opinión. Sin embargo, es importante que los empleadores identifiquen algunas de las señales que indican que un empleado está a punto de irse, que tomen medidas proactivas de retención para ayudar a mantener un personal de alto rendimiento y que comprendan cómo ese tipo de estrategias puede tener un impacto positivo en la empresa.

¿Qué entendemos por "riesgo de partida de los empleados"?

Los empleados con riesgo de partida son los trabajadores con más probabilidades de abandonar a su empleador. Un empleado con riesgo de partida puede no sentirse a gusto con factores como el salario actual, el puesto o su futuro en la empresa hasta el punto de ir a buscar nuevas oportunidades en otra parte. Por este motivo, el riesgo de partida y los trabajadores que no se sienten a gusto suelen ir de la mano.

Señales de que un empleado está a punto de renunciar

Parte de identificar si un empleado está a punto de renunciar implica tomar medidas mucho antes de que comience a sentir malestar o falta de compromiso. Esto implica desarrollar una estructura sólida de beneficios y compensaciones que se ajuste a las necesidades y las habilidades de los empleados, tener una relación estrecha con cada uno de ellos y mantener abiertas las líneas de comunicación. Al tener una mayor comprensión de las preocupaciones personales y profesionales de los empleados, podrá reconocer la insatisfacción en el trabajo y tomar medidas para abordar el problema antes de que se agrave.

Las siguientes son algunas circunstancias comunes que pueden aumentar el riesgo de partida de un empleado:

Cambios importantes en la vida fuera del trabajo

Cuando ocurre un suceso importante en la vida de un empleado, es frecuente que se produzca un cambio de actitud con respecto al trabajo. Algunos de estos grandes acontecimientos son el matrimonio, el divorcio, una enfermedad repentina o grave, el parto o la muerte de un ser querido. Durante los últimos años, esto se observó durante la "gran dimisión", ya que, a partir de la pandemia, los empleados tuvieron muchas dificultades y optaron por un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal o priorizaron el tiempo con sus familias. En tales casos, es posible que los empleados reflexionen sobre su situación actual y, si creen que no los satisface, pueden optar por "ampliar sus horizontes" en otro lugar.

Se trata de una situación difícil para los gerentes y los equipos de recursos humanos, ya que es posible que no conozcan la historia completa detrás de los problemas personales del empleado o los cambios que está atravesando. Llevar la inteligencia emocional a las conversaciones con los empleados desde el comienzo podría marcar la diferencia y hacer que un empleado se quede o se vaya. En cambio, actuar sin inteligencia emocional, por ejemplo, limitarse a decir: "¡Felicitaciones!" o "Lamento su pérdida" y, luego, olvidarse del asunto, puede privarle la oportunidad de evitar la partida de un empleado valioso.

Cambios en las funciones del puesto o las responsabilidades

Los empleados deben conocer el significado y el valor del trabajo que realizan a diario. Si se producen cambios en el puesto o en las responsabilidades del empleado, es posible que sienta agobio o decepción, o que piense que las nuevas tareas no se ajustan a sus aspiraciones profesionales. También es posible que el empleado ya no tenga una idea clara de cómo su trabajo diario contribuye a alcanzar las metas de la empresa. Esto podría llevar al empleado a dudar de sus capacidades, a sentir desconexión con la empresa en general y a buscar un nuevo comienzo en otro lugar.

Los empleados que asumen nuevos proyectos o funciones necesitan recursos y capacitaciones que los ayuden a crecer y a trazar el camino hacia el éxito. Es aquí donde los gerentes y los supervisores desempeñan un papel importante. Deben realizar un seguimiento y mantener un diálogo sincero y constante con el empleado sobre los requisitos de las nuevas responsabilidades, establecer metas medibles y alcanzables para ayudarlo a mantenerse encaminado y superar los obstáculos que puedan surgir en el camino.

Descontento con la compensación

Uno de los catalizadores más grandes de la rotación de empleados es el salario. Y dentro de esta preocupación, pueden incluirse múltiples problemas:

• La empresa paga a los empleados un salario por debajo del valor de mercado o existen diferencias salariales entre pares.
• Los empleados perciben que se les paga mal, pero no saben cómo se calcula su compensación.

Si la compensación de los empleados no compite con el resto del mercado o existen disparidades salariales entre empleados en puestos similares, los riesgos de partida podrían ser inminentes. Deberá evaluar los datos de la industria sobre las compensaciones, así como la racionalización salarial de su empresa, a través de la que se pueden definir los límites salariales superiores e inferiores para un puesto específico. Si identifica que ciertos empleados se encuentran por debajo del mínimo de su rango salarial o cuyo desempeño amerita un aumento, debería comunicarse con el personal afectado y realizar los ajustes necesarios.

En el caso de los empleados que perciben que su salario es bajo, pagarles y esperar a que cambien de opinión no servirá de mucho para calmar sus preocupaciones. También deberá demostrar su compromiso con el salario justo y equitativo en toda su organización. Incluso cuando la ley no lo exija, considere adoptar una cultura de transparencia salarial y comunicar la metodología que se utiliza para tomar las decisiones salariales. Si no lo hace, tenga en cuenta que sus competidores podrían revelar esta valiosa información a sus empleados y a otros candidatos. La implementación de un plan de transparencia podría ayudar en sus esfuerzos de contratación y retención, mejorar la cultura de la empresa y aumentar la confianza de los empleados.

Cambios en las políticas de la empresa

La implementación de una nueva política o un cambio en el procedimiento de la empresa puede sorprender a los empleados, sobre todo si los empleadores no solicitaron su opinión antes de tomar tales decisiones. Esto se debe a que los empleados desean que se los escuche en el trabajo y que se tenga en cuenta su bienestar. Cuando corresponda, consulte con los empleados qué opiniones tienen sobre las políticas actuales de la empresa o cómo percibirían posibles cambios en el futuro. Este tipo de comentarios suele indicar dónde radica la insatisfacción de los empleados o si desarrollaron un malestar debido a la implementación de una política de la empresa a lo largo del tiempo.

Por ejemplo, si está pensando en cambiar las ofertas de beneficios, un buen primer paso sería conocer las tasas de uso de los beneficios actuales, qué es lo que a los trabajadores les gustaría ver en el futuro y en qué aspecto creen que la empresa podría mejorar. Conversar sobre los beneficios puede llevar a los empleados a confesar que la empresa no está haciendo lo suficiente a fin de ayudarlos a ahorrar para la jubilación y que estuvieron hablando con otras compañías que ofrecen un plan 401(k) más sólido. Recopilar y considerar estos comentarios a la hora de tomar decisiones sobre las políticas de la empresa puede aumentar la confianza de los empleados al trabajar para usted. En este ejemplo concreto, la mejora del paquete de beneficios puede ser muy efectiva para la retención a largo plazo.

Falta de oportunidades de desarrollo profesional

Brindar oportunidades de capacitación y desarrollo envía un mensaje claro a su personal: se preocupa por ellos y cree en sus capacidades. Esto fomenta el sentido de pertenencia en los empleados, que pueden trabajar más y con un compromiso mayor con sus equipos. No obstante, sin estas oportunidades, es posible que los empleados cuestionen su futuro en la empresa.

La capacitación es una parte importante del ciclo de vida del empleado. Puede ayudar a desarrollar las habilidades y la experiencia necesarias para su empresa, y es esencial para el desarrollo de los futuros líderes de su organización. Ofrecer oportunidades de desarrollo profesional a los empleados también es clave para aumentar su compromiso y su deseo de permanecer en la empresa. Un programa de capacitación sólido lo ayudará a destacarse como empleador: podrá atraer y mantener a los mejores talentos.

Cómo calcular el riesgo de partida de los empleados

Invertir en la tecnología adecuada puede facilitar un análisis más detallado de los datos de la empresa y vincularlos a las decisiones críticas sobre la retención y la rotación de empleados. Los equipos de recursos humanos pueden utilizar el análisis predictivo para identificar a los empleados con posible riesgo de partida (por lo general, en el nivel directivo o departamental frente al nivel individual), determinar las áreas de la empresa en que el riesgo de rotación es mayor y descubrir cualquier problema subyacente. El análisis también puede ayudar a los equipos de recursos humanos a determinar con mayor precisión qué estrategias de retención están funcionando bien.

El cálculo del riesgo de partida de los empleados mediante el análisis de recursos humanos requiere detalles como los siguientes:

• Datos demográficos de los empleados.
• Permanencia en la empresa.
• Parámetros de desempeño e información sobre las evaluaciones de los empleados.
• Datos de las encuestas de compromiso.
• Carga de trabajo de los empleados.
• Uso de tiempo libre pagado y vacaciones.
• Tasas de ausentismo.
• Datos de compensación.
• Parámetros más amplios de la industria con respecto a la compensación y los beneficios.

El desarrollo de los modelos de riesgo de partida a partir de esta información puede permitir entender mejor los siguientes aspectos:

• Los catalizadores que impulsan la rotación.
• Las acciones que pueden reducir o aumentar la deserción.
• Las inversiones específicas necesarias para impulsar la retención.

Por supuesto que la información del análisis de recursos humanos no es suficiente para retener a los empleados. Una vez obtenida, lo importante es convertir la información estratégica en acción. Esto incluye hablar con los empleados y los gerentes, brindar capacitaciones, evaluar las compensaciones y los beneficios, y mucho más.

¿Por qué es importante identificar a los empleados que suponen un riesgo de partida?

A veces, no hay mucho por hacer para que un empleado cambie de opinión con respecto a su renuncia. Después de todo, la rotación de empleados forma parte de cualquier empresa. Sin embargo, es importante que su equipo de recursos humanos y usted estén alerta a este tipo de comportamientos para evitar que los tome por sorpresa. Considere el impacto que la partida de un solo empleado puede tener en la empresa y en el resto del personal. La recontratación y el reclutamiento para una vacante en un mercado laboral reducido resultan costosos y demandantes. Mientras tanto, el resto de los empleados puede sentir resentimiento por tener que realizar trabajo adicional, y la moral puede decaer de manera considerable.

No pase por alto el poder de una conversación oportuna con un empleado "sospechoso". Podría descubrir las causas de algunas quejas y, tal vez, cambiar para mejor. La clave aquí es adoptar una actitud proactiva en sus esfuerzos de retención, comunicarse con los empleados y demostrar cuánto valora a su personal.

Cómo evitar que un empleado renuncie

Existen muchas razones por las que los empleados dejan de trabajar en una empresa, y entender por qué es clave para ayudar a otros a quedarse. Aunque es imposible retener a todos los empleados, hay muchas estrategias de retención innovadoras para disminuir la rotación, fomentar un personal comprometido y crear un lugar de trabajo deseable. Si bien se pueden implementar estrategias específicas con el objetivo de mejorar la satisfacción de los empleados, también es aconsejable considerar que la retención de trabajadores a largo plazo constituye un esfuerzo integral, que puede incluir lo siguiente:

• Ofertas de beneficios.
• Informes y análisis de recursos humanos.
• Contratación de calidad.
• Oportunidades de desarrollo profesional.
• Políticas de comunicación abiertas, especialmente en las coyunturas críticas, como las evaluaciones del desempeño de los empleados y las entrevistas de salida (o incluso las entrevistas de permanencia).

De nuevo, es imposible eliminar por completo la deserción de los empleados. Sin embargo, puede alentar a los trabajadores a quedarse en su empresa al solicitar su opinión sobre las áreas que deben mejorarse y centrarse en hacer los esfuerzos necesarios para retener a los empleados valiosos.

Mantenga una actitud proactiva para ayudar a reducir el riesgo de partida

La partida inesperada de un empleado importante nunca es deseable, pero estar al tanto de las señales de advertencia puede, al menos, reducir el factor sorpresa. Cuando la intervención temprana es posible, quizás pueda evitar una partida y retener a su equipo. Más allá de eso, es imprescindible centrarse en los esfuerzos de retención y las medidas proactivas, como ofrecer una variedad de beneficios atractivos para los empleados, que, en verdad, pueden ayudar a mantener a los empleados valiosos a largo plazo.

Desarrollar un lugar de trabajo accesible es bueno para el negocio y para sus empleados, pero el proceso puede conducir rápidamente a obstáculos sin una comprensión exhaustiva de las responsabilidades del empleador y de las prácticas recomendadas. Ya sea por la creencia de que ciertos empleados no se desempeñarán bien o por miedo a reducir las ganancias y el rendimiento, estos son conceptos erróneos inoportunos pero también frecuentes.

Adaptarse a la accesibilidad en el lugar de trabajo requiere saber cómo se ve, comprender los diferentes tipos de adaptaciones que sus empleados pueden necesitar y saber cómo crear un entorno inclusivo y diverso para todos.

¿Qué es la accesibilidad en el lugar de trabajo?

La accesibilidad en el lugar de trabajo es asegurarse de que todos, independientemente de sus capacidades, tengan las herramientas y el apoyo que necesitan para alcanzar el éxito en su trabajo.

Al comprender la accesibilidad en el lugar de trabajo, los empleadores deben reconocer que existen numerosas leyes federales, estatales y locales contra la discriminación y de privacidad que protegen los derechos de las personas con discapacidades. Quizás la más conocida es la Ley para Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés). La ADA estipula que los empleadores cubiertos tienen prohibido discriminar en el empleo según el estado de discapacidad y están obligados a proporcionar adaptaciones razonables a las personas con una discapacidad calificadas, a menos que hacerlo cree una dificultad excesiva. La ADA también protege a los empleados con discapacidades contra las represalias al hacer valer sus derechos en virtud de esta ley.

Algunas formas comunes en que el cumplimiento de la ADA puede manifestarse en el lugar de trabajo incluyen las siguientes:

• Proporcionar letreros en braille en las áreas comunes.
• Instalar acceso para sillas de ruedas en las entradas y salidas de los edificios o las salas.
• Reestructurar las funciones laborales o modificar los horarios de trabajo.
• Ofrecer subtítulos o transcripciones para grabaciones y videos de audio.
• Garantizar que los programas informáticos apoyen la tecnología de asistencia.

Tipos de accesibilidad en el lugar de trabajo

Comprender las muchas dimensiones de la accesibilidad en el lugar de trabajo puede ayudarlo a realizar las adaptaciones necesarias para los empleados con una serie de capacidades.

Si bien puede estar familiarizado con los ejemplos mencionados anteriormente, sepa que la accesibilidad en el lugar de trabajo implica más que accesibilidad física, que puede ser lo primero que se le viene a la mente, por ejemplo, adaptaciones en la oficina debido a la discapacidad física de un empleado. Tenga en cuenta que, si los empleados usan tecnología digital para hacer su trabajo, acceden a la información de recursos humanos o participan en un evento de trabajo, esas tecnologías y materiales también deben ser accesibles y compatibles con los dispositivos de tecnología de asistencia. Algunos ejemplos de accesibilidad tecnológica pueden incluir proporcionar subtítulos para videoconferencias o crear un sitio web que personas con discapacidad visual puedan navegar fácilmente mediante un lector de pantalla.

Otro tipo importante de accesibilidad es la conciencia actitudinal, que se define como la mentalidad de una persona que influye en su comportamiento hacia diferentes tipos de personas y conceptos. Aquellos sin conciencia actitudinal pueden discriminar a los demás, hacer suposiciones falsas sobre las capacidades de alguien o, simplemente, evitar la interacción por completo. Estas acciones pueden ser perjudiciales tanto para los empleados como para el negocio, por lo que debe hacer todo lo posible para evitarlas. En cambio, comuníquese con el equipo, ofrezca capacitación para mejorar la conciencia y enfóquese en la equidad y la inclusión.

¿Por qué es importante la accesibilidad en los negocios?

No solo los empleados actuales que pueden necesitar asistencia adicional pueden beneficiarse del desarrollo de un lugar de trabajo accesible. Un entorno de trabajo accesible también puede ayudar a las empresas a aumentar la productividad, garantizar que un grupo más amplio de talento pueda unirse y contribuir al negocio, ampliar su base de clientes potenciales y cumplir con los requisitos normativos. También es parte de desarrollar un lugar de trabajo inclusivo, al darles a los empleados perspectivas variadas, un mayor sentido de optimismo y mejores habilidades para resolver problemas como resultado de trabajar junto a colegas con antecedentes y formas de pensar únicas.

Cómo hacer un entorno de trabajo más accesible

Trabajar con personas que tienen diferentes habilidades es un esfuerzo organizativo. El éxito depende de la participación de cada empleado y líder para ayudar a los demás a sentirse cómodos, valorados y tratados por igual. Entonces, ¿cómo puede empezar a hacer que el lugar de trabajo sea más accesible?

Asegúrese de que todos los aspectos del proceso de reclutamiento sean accesibles

Las solicitudes y los formularios de trabajo deben estar bien accesibles, y debe haber adaptaciones para aquellos que puedan tener problemas para leer de las pantallas de computadoras, por ejemplo. Considere la letra grande o las versiones disponibles en braille, con subtítulos, compatibles con tecnología de asistencia, como lectores de pantalla, y asegúrese de que las descripciones enfaticen los criterios esenciales del trabajo. Otros ejemplos incluyen hacer adaptaciones alternativas para aquellos que no pueden viajar con facilidad a una entrevista presencial o proporcionar un intérprete si un candidato a un empleo necesita uno.

Analice las políticas de su empresa

Asegúrese de que su manual del empleado aborde la accesibilidad, así como las políticas de diversidad e inclusión. Los empleados deben tener pautas sobre cómo solicitar herramientas de accesibilidad si necesitan ayuda, y toda capacitación que necesiten sobre cómo usarlas. Y, en última instancia, asegúrese de que su empresa celebre la inclusión y aquellos con diferentes capacidades como parte de sus esfuerzos hacia un lugar de trabajo más diverso.

Capacite a los gerentes sobre cómo trabajar con los empleados que tienen una variedad de capacidades

Algunos gerentes pueden sentirse intimidados al trabajar con empleados que tienen discapacidades. Esto puede, simplemente, provenir de la falta de conocimiento; entonces, ofrezca recursos y capacitación a fin de ayudarlos a sentirse preparados y empoderados para dirigir con un enfoque en la inclusión.

Celebre acuerdos adecuados para un lugar de trabajo inclusivo para todos

Eliminar activamente las barreras para la participación, como instalar rampas para sillas de ruedas o proporcionar bucles auditivos o computadoras, puede ayudar a que las personas con diferentes capacidades se sientan acogidas e incluidas. Recursos como auriculares con cancelación de ruido, iluminación suave y escritorios adaptables para trabajar sentado o de pie también pueden ser útiles para otros. Si desea organizar una conferencia o una reunión fuera del sitio, averigüe de antemano para asegurarse de que la instalación sea capaz de alojar a todos los empleados.

Requiera capacitación sobre sesgos inconscientes para todos los empleados

Los empleados pueden ser inconscientes de cómo ciertas conversaciones, palabras y acciones pueden ser inadvertidamente discriminatorias contra otros colegas. Las sesiones formales y continuas de capacitación para todos los empleados pueden ser de gran ayuda para aliviar problemas de discriminación involuntaria y ayudar a fomentar un entorno laboral inclusivo.

Haga adaptaciones razonables para los trabajadores remotos

Las opciones de trabajo remoto y flexible se han vuelto cada vez más comunes, así que no olvide que los empleados externos también pueden necesitar ciertas adaptaciones. Considere proporcionar estipendios para trabajar desde casa que los empleados puedan usar para comprar asientos ergonómicos o escritorios que les permitan trabajar sentado o de pie. Ofrezca cualquier otro equipo especial que los trabajadores puedan haber tenido en la oficina que puedan necesitar ahora en su hogar. La tecnología de videoconferencia también puede ayudar a los empleados a mantenerse en contacto con sus colegas y reducir los sentimientos de aislamiento o ansiedad. Sus empleados, sin importar su ubicación, deben sentirse apoyados, incluidos y valorados.

Esté al tanto de las leyes de accesibilidad

Es su responsabilidad como empleador entender y cumplir las leyes de accesibilidad. Evalúe periódicamente su lugar de trabajo y toda legislación aplicable para determinar cómo puede identificar y abordar mejor los problemas de accesibilidad. Manténgase proactivo, adopte un enfoque con visión de futuro y considere trabajar con un profesional de recursos humanos que puede ayudarlo a comprender mejor sus obligaciones en cuanto a la accesibilidad.

Ayude a desarrollar un lugar de trabajo inclusivo

En esencia, proporcionar accesibilidad en el lugar de trabajo significa priorizar la diversidad y la inclusión, un esfuerzo que puede ayudar a incorporar diferentes antecedentes, experiencias e información estratégica en un lugar de trabajo. Estos factores pueden ayudar a un negocio a atraer a un grupo más amplio de clientes y contribuir a desarrollar una fuerza laboral más fuerte y que se desempeñe mejor. Trabaje con un equipo de RR. HH. experimentado que pueda ayudar a garantizar que su lugar de trabajo sea abierto y se adapte a todos los que trabajan con el negocio.