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Consideraciones para los empleadores de Ohio mientras se preparan para reincorporar a los empleados al trabajo

Esta no es una lista exhaustiva, sino un complemento de la Lista de verificación de regreso al trabajo de Paychex. Los empleadores deben consultar a sus profesionales de RR. HH. o asesores legales, cuando corresponda, así como el sitio web de la Oficina de Administración de Salarios y Horas de la División de Comercio y el sitio web del COVID-19 de Ohio.

☑ Consulte la guía federal, estatal y local, y analice el calendario de reapertura de negocios.

El director de Sanidad de Ohio emitió una orden que permite a los restaurantes, bares, instalaciones que ofrecen banquetes y caterings con consumo de alimentos, cerveza, vino y licores en el lugar de trabajo reabrir para prestar servicios completos de comida si se cumplen todas los estándares de seguridad en el lugar de trabajo. A mediados de junio, se permitió la reapertura de otros lugares más grandes, como casinos y parques acuáticos. Sin embargo, se puede emitir una orden adicional con respecto a las reaperturas y los cierres.

☑ ¿Determinar la fecha de reincorporación o recontratación de los empleados?

Esto dependerá de una serie de factores, como las necesidades y requisitos específicos de una empresa. Esto también puede afectar a los empleadores que buscan la condonación de su préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago, así como puede establecer el derecho a los beneficios de licencia en virtud de la FFCRA. Por lo tanto, determinar una fecha de reincorporación o recontratación dependerá de las realidades y circunstancias de cada negocio.

☑ Comprenda las leyes aplicables de licencia federales, estatales o locales.

☑ Comprenda las obligaciones en virtud de un convenio colectivo de trabajo (CBA, por sus siglas en inglés) si tiene empleados sindicalizados o de un contrato de trabajo para los empleados no sindicalizados.

Consulte los acuerdos aplicables para conocer las obligaciones específicas. Por ejemplo, un CBA puede incluir términos de una nueva contratación o recuperación, que incluya los factores acordados para hacer regresar a los empleados. La mayoría de los cambios deberán negociarse con el sindicato. En cuanto a las obligaciones del contrato de trabajo, los empleadores deben revisar el contrato y, en caso de duda, consultar a un asesor legal.

☑ Si se despidió a un empleado y firmó un acuerdo independiente, revise los términos para ver si la nueva contratación requiere un cambio del acuerdo independiente.

☑ Considere entregar una carta para ofrecer la oportunidad de regreso al trabajo o recontratación a los empleados.

La reincorporación, ya sea por licencia o despido permanente, y los documentos de la respuesta del empleado deben hacerse por escrito, y documentar las ofertas y los rechazos puede ser importante a los efectos del seguro de desempleo y de la condonación de préstamos del PPP.

☑ Revise y cumpla con las políticas internas y las leyes estatales o locales sobre la recontratación, si la hay, para determinar cualquier reintegro de licencia pagada por enfermedad, PTO o tiempo de vacaciones acumulados, especialmente si no se pagaron en el momento de la licencia o el despido.

☑ Considere la posibilidad de ofrecer a los empleados que se reincorporan la opción de completar un nuevo formulario W-4 en caso de que deseen realizar cambios al volver al trabajo.

☑ Compruebe si son necesarios los documentos de los empleados de "nueva contratación", es decir, el manual del empleado, el reconocimiento del manual, el depósito directo, el acuerdo de empleo, etcétera, y, si es así, que se apliquen correctamente para garantizar que sean efectivos.

☑ ¿El empleado necesita actualizar un formulario I-9 existente o completar uno nuevo?

☑ Revise la información y los requisitos de cumplimiento para el Formulario I-9.

☑ ¿El empleado eligió la cobertura de continuación de COBRA u Ohio y a qué beneficios tendrá derecho el empleado a su regreso?

☑ Determine el estado de los planes de salud, los planes de cafetería y los planes de beneficios complementarios, como el seguro dental y oftalmológico.

☑ Determine las implicaciones para los planes 401(k), 403(b) y de pensiones.

☑ Evalúe la compensación de los ejecutivos y la clasificación de exentos para determinar qué cambios son necesarios, si es que los hay. También revise los acuerdos de empleo o indemnización por despido aplicables.

☑ Considere los requisitos de salud y seguridad apropiados según las leyes federales, estatales y locales o las medidas específicas adoptadas en relación con la pandemia del COVID-19.

Conozca las nuevas políticas complementarias en materia de seguridad que se recomiendan o exigen seguir y documentar. Por ejemplo, se recomiendan medidas para promover el distanciamiento social en el lugar de trabajo, y puede ser necesario ofrecer equipos de seguridad a los empleados, como mascarillas y guantes.

Otras consideraciones para tener en cuenta a la hora de preparar la reincorporación de los empleados al trabajo son las leyes aplicables en materia de salarios y horarios, especialmente si los empleados tienen horarios de trabajo, salarios y clasificación según las leyes estatales y federales.

Lo que deben saber las empresas de Ohio:

• payx.me/RTW-checklist-ohio

Las evaluaciones de desempeño de los empleados pueden ser cruciales para que una organización pueda establecer relaciones y motivar y mejorar el desempeño de su personal. Cuando se realizan bien, pueden influir en el sentido de lealtad y el deseo de éxito de un empleado.

Los modelos de trabajo posteriores a la pandemia incluyen empleados en la oficina, empleados a distancia y un modelo combinado o híbrido. Esta nueva combinación de acuerdos de trabajo cambia la experiencia del empleado y cómo los gerentes interactúan con los empleados y los supervisan de forma individual para gestionar su desempeño.

En esta presentación, se definirá la gestión del desempeño y se describirá cómo ha cambiado en un entorno operativo pospandémico. Compartiremos siete prácticas recomendadas para mejorar el establecimiento de metas, esbozaremos cuatro formas prácticas de administrar las evaluaciones del desempeño de los empleados y nos enfocaremos en cómo la mejora y la actualización de las habilidades pueden ayudar a transformar su personal en un mercado laboral reducido. Dicha presentación se basará en investigaciones e historias de clientes.

Establecer un programa de pasantías para pequeñas empresas puede ofrecer muchos beneficios potenciales. A menudo, los estudiantes universitarios o los recién graduados pueden aportar nuevas perspectivas, mientras que capacitar a los pasantes ofrece una oportunidad de gestión única para los empleados actuales. Pero incorporar un pasante a su empresa, como cualquier otro proceso, requiere una consideración cautelosa. Echemos un vistazo no solo a cómo encontrar pasantes e incorporarlos potencialmente a su futura reserva de talentos, sino también a cómo identificar los posibles requisitos de las pasantías y las prácticas recomendadas que hay que tener en cuenta antes de iniciar un programa de este tipo.

Determinar el cronograma, el presupuesto y las necesidades del equipo

Al comienzo, una empresa puede considerar incorporar pasantes para un determinado próximo proyecto o iniciativa. En tales casos, es una buena idea delinear el alcance y los requisitos del proyecto, identificar las tareas necesarias y qué habilidades se requieren. Por ejemplo, un proyecto técnico de verano puede justificar la contratación de pasantes con conocimientos informáticos y con una destacada atención al detalle.

Otra consideración es su presupuesto para incorporar pasantes, en caso de que lo tenga. Algunas pasantías son pagas mientras que otras pueden no serlo, como los estudiantes que reciben un crédito universitario en lugar de una compensación monetaria. Existen muchas normas estatales o federales sobre salarios y horarios que hay que tener en cuenta si decide incorporar pasantes a su organización. A nivel federal, existen múltiples factores que determinan si los pasantes del sector con fines de lucro pueden ser remunerados o no en función del principal beneficiario de la relación. Los factores incluyen estos:

• Si la pasantía proporciona capacitación similar a lo que recibiría el pasante en una institución educativa.
• Si la pasantía se adapta a los compromisos académicos y al calendario del pasante.
• La comprensión de todas las partes con respecto a la compensación, entre otros criterios.

Cuando este análisis indica que un pasante también sería un empleado, este tiene derecho al salario mínimo y al pago de horas extra conforme a la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA). Las leyes estatales y locales adicionales podrían ofrecer más aclaraciones sobre las pasantías.

En los casos en los que se les paga a los pasantes, se deben tener en cuenta estos salarios en su presupuesto cuando se habla de un programa de pasantías. Esto también requerirá que sus pasantes completen toda documentación necesaria para nuevas contrataciones, como el Formulario I-9, el Formulario W-4 y cualquier otro formulario de empleo que se necesite antes de comenzar a trabajar.

Es posible que desee consultar a un profesional de recursos humanos o un asesor legal para asegurarse de que sus programas de pasantías y acuerdos de apoyo cumplan con las leyes federales, estatales y locales sobre salarios y horarios.

Conéctese con las universidades locales

Una vez que haya delineado las necesidades comerciales para obtener ayuda adicional, ¿dónde puede encontrar pasantes? Las facultades e instituciones educativas son excelentes lugares para conectarse con estudiantes que están listos para obtener experiencia laboral práctica. Promueva las relaciones con los institutos y las universidades locales al ponerse en contacto con los centros de desarrollo profesional de las instituciones, al publicar las ofertas de pasantías en sus bolsas de trabajo y al asistir a ferias de empleo.

Comunique su oportunidad de pasantía a los estudiantes

Al igual que para contratar a un empleado, contactar a un pasante potencial requiere comunicarle las oportunidades mediante descripciones detalladas. Aquí es donde puede describir las responsabilidades, el tipo de trabajo que asumirán, los plazos (por ejemplo, mayo a septiembre durante el receso escolar de verano), si la pasantía es remunerada y otra información pertinente. Al igual que cuando crea una descripción del puesto para un empleado, asegúrese de poder responder preguntas como:

• ¿Cuáles son los objetivos de la pasantía y qué deberes y funciones específicos asumirá el pasante para alcanzarlos?
• ¿Existe algún conjunto de habilidades previas o programa de estudios actual que la persona necesite para tener éxito en el puesto y aportar valor?
• ¿Dónde trabajará la persona y durante qué horas?
• ¿A qué equipo asistirá el pasante?
• ¿Qué herramientas, software o recursos tecnológicos se le proporcionarán al pasante para lograr los objetivos de la pasantía?
• ¿Existe la oportunidad de incorporar a un pasante como empleado después de que complete su pasantía?

Cuanto más detallada sea su descripción, mejor podrá comunicar sus necesidades y encontrar al pasante adecuado. De lo contrario, unas expectativas poco claras pueden hacer que los pasantes pasen de un equipo a otro, se queden de brazos cruzados sin hacer nada y se lleven una impresión poco favorable de su empresa.

Una vez que tenga una descripción sólida para una vacante de pasantía, publique el anuncio en universidades locales, así como en sitios web que publiquen oportunidades de pasantías, páginas profesionales y redes sociales. Anime a los empleados actuales a que también se comuniquen con las universidades donde se graduaron para que ayuden a difundir la noticia.

Iniciar el proceso de selección de pasantes

Un proceso de investigación exhaustivo es crucial para seleccionar un pasante, al igual que el que se necesita para contratar a un empleado de tiempo completo. El proceso de selección de pasantes puede implicar una primera selección telefónica para descartar a los candidatos no calificados, entrevistas en persona para evaluar sus capacidades e, incluso, una reunión con el equipo para hacerse una idea de la futura dinámica. Cualquier persona involucrada en el proceso de entrevista y selección debe ser consciente del hecho de que esta persona probablemente tenga una experiencia laboral limitada (o nula), por lo que las preguntas deben reflejar esto. Estas pueden incluir las siguientes:

• ¿Qué espera aprender como pasante?
• ¿Qué lo hizo interesarse en su campo de estudio actual?
• ¿Cuáles son sus futuras aspiraciones profesionales?
• ¿Puede hablar sobre un proyecto universitario reciente en el que trabajó?

Toda persona que participe en el proceso de la entrevista también debe tener en cuenta las preguntas que debe evitar, incluidas las relacionadas con la raza, el origen étnico, la religión o el género de una persona; estado de ciudadanía o lugar de nacimiento; cualquier discapacidad física o mental; o si la candidata está embarazada.

Hacer una oferta

Al igual que como le enviaría una carta de oferta a un empleado potencial, redacte una oferta por escrito para un pasante, ya sea remunerado o no. Los detalles que debe considerar incluir en la carta de oferta son los siguientes:

• El nombre y ubicación de la empresa
• Las fechas de inicio y finalización de la pasantía
• El monto de la compensación que ofrece si se trata de una pasantía remunerada (o, en su defecto, indicar claramente que el puesto no es remunerado).
• Nombre del supervisor del pasante
• La fecha límite para aceptar la pasantía

Preguntas frecuentes sobre pasantías

¿Se les paga a los pasantes?

Muchas pasantías ofrecen alguna forma de compensación, pero pueden existir pasantías no remuneradas en situaciones en las que el pasante es el "beneficiario principal" del acuerdo, según la prueba del beneficiario principal del DOL. Las leyes estatales y locales también deben tenerse en cuenta al determinar si una pasantía es remunerada o no.

¿Obtienen beneficios los pasantes?

Aunque, en general, los pasantes no son elegibles para la mayoría de los beneficios de la empresa, aquellos que califican como empleados de conformidad con la FLSA suelen ser elegibles para participar en los planes de beneficios de la empresa. A partir de mayo de 2017, las organizaciones con 50 empleados o más deben ofrecer beneficios de salud a cualquier persona que trabaje 30 horas o más por semana una vez que haya cumplido con un período de espera. La ley no describe específicamente consejos con respecto a los pasantes, pero si trabajan 30 horas o más por semana y han cumplido con el período de espera, a los pasantes se les debe ofrecer cobertura. Asegúrese de revisar las políticas de su empresa antes de incorporar a un pasante.

¿Cuál es la diferencia entre pasante y empleado?

Como se indicó anteriormente, existen pautas federales y estatales que ayudan a las organizaciones a clasificar a un pasante en comparación con un empleado. Pero en función de una política de pasantías, el propósito de una pasantía es proporcionar a un estudiante o graduado reciente capacitación para un período específico similar al que se le ofrecería en un entorno educativo. La experiencia es para el beneficio del pasante. Por otro lado, se contrata a un empleado para realizar tareas específicas en beneficio de su empleador a cambio de compensación y beneficios.

¿Las pasantías siempre culminan con una oferta de empleo?

No necesariamente. Los períodos de pasantía son una excelente manera de que los estudiantes establezcan contactos en una empresa, demuestren sus capacidades y, en general, sean un punto de partida. Pero no hay garantía de que un pasante reciba una oferta de empleo.

¿Puede una empresa revocar una oferta de pasantía?

Un empleador tiene derecho a rescindir una oferta de pasantía por casi cualquier motivo, a menos que se base en factores discriminatorios como género, raza, etc. Si la persona no pasa una verificación de antecedentes penales o una prueba de drogas, esto también podría dar lugar a la revocación de una oferta de pasantía como parte de la política de contratación de la empresa.

¿Se puede despedir a un pasante?

Es posible que las pasantías terminen antes de tiempo, pero la forma en que las empresas deciden gestionar el bajo rendimiento de los pasantes puede variar. Algunas empresas simplemente esperarán que finalice el plazo de la pasantía y le desearán el estudiante lo mejor cuando eso suceda. Otros pueden optar por despedir a un pasante antes de su último día. Dicho esto, las pasantías son experiencias de aprendizaje y es importante ofrecer oportunidades para que los pasantes aprendan de sus errores. Sin embargo, acciones como llegar tarde continuamente (o faltar), robar o cometer actos ilegales o mostrar un comportamiento inadecuado pueden ser motivo de despido inmediato.

¿Cuánto dura una pasantía?

Las pasantías duran un período específico, en general, entre unos pocos meses y medio año. Una pasantía que dura poco tiempo, como un receso de verano, puede ser beneficiosa si hay un proyecto que tendrá una fecha de finalización definida. Al mismo tiempo, una pasantía más larga ofrece más tiempo para capacitación y oportunidades adicionales para desarrollar aún más las habilidades de una pasante.

Aproveche al máximo su programa de pasantías

Un programa de pasantías efectivo puede ayudar a los estudiantes y recién graduados a ver cómo es trabajar en su empresa, explorar diferentes departamentos y obtener una valiosa experiencia laboral. Y con el panorama de contratación competitivo de hoy, los pasantes pueden ayudar a los departamentos con exceso de capacidad y ser una excelente estrategia para crear un grupo de candidatos sólido para futuras vacantes.