Pautas de los CDC para el regreso al trabajo

A medida que las empresas empiezan a reanudar sus actividades plenamente o a reabrir sus puertas de forma gradual durante la pandemia del COVID-19, los empleadores se encuentran con la oportunidad de actualizar o desarrollar un plan de respuesta que pueda ayudar a mitigar la transmisión.

Los planes implementados (específicos para su lugar de trabajo) deben incluir información actualizada de los funcionarios de salud estatales y locales, al igual que deben identificar las tareas en el trabajo con posible exposición al COVID-19, así como las medidas para ayudar a eliminar o mitigar la exposición.

Cuando usted elabore un plan, los CDC recomiendan que converse con los empleados o con sus representantes sindicales para analizar los posibles cambios y reunir sus opiniones.

Si desea obtener más detalles, los CDC ofrecen varios recursos de orientación para las empresas.

Preguntas frecuentes sobre el regreso al trabajo

A medida que los estados empiezan a reabrir y las empresas comienzan a volver a un funcionamiento más normal de las operaciones, nosotros en Paychex seguimos dedicados a servirle a su negocio, a sus empleados y a usted. Consulte más abajo para obtener orientación y buenas prácticas sobre algunas preguntas comunes relacionadas con estos nuevos desafíos.

Cambios en el personal

¿Qué debo considerar si estoy recuperando parte de mi personal?

Establecer y aplicar criterios basados en hechos que sean consistentes con sus necesidades comerciales legítimas y documentar los motivos de sus decisiones son consideraciones importantes cuando los empleados regresan al trabajo. No olvide también revisar los requisitos en acuerdos de empleo por escrito o convenios colectivos de trabajo si tiene empleados sindicalizados para asegurarse de mantener el cumplimiento.

Las decisiones del empleador no se pueden basar en razones que violen las leyes antidiscriminatorias federales, estatales o locales. Por ejemplo, debido a que un empleado es miembro de un grupo protegido por estas leyes, ha presentado quejas que están legalmente protegidas (es decir, quejas sobre discriminación o acoso), ha tomado una licencia que está protegida por las leyes federales, estatales o locales, o porque el empleador cree que un empleado solicitará licencia cuando se lo llame de regreso al trabajo, incluidas la EPSL o la EFMLA. Si tiene preguntas sobre estas leyes, o si su proceso de selección parece violarlas, consulte con su asesor legal.

¿En qué fecha se debe recuperar a los empleados o volver a contratarlos?

Los empleadores que reciban préstamos en virtud de la Ley CARES y que soliciten la condonación de dichos préstamos por los costos de nómina deben considerar lo siguiente:

  • La condonación de préstamos disminuirá por cualquier reducción en los FTE. Los empleadores deben recuperar o volver a contratar a los empleados a más tardar el 30 de junio de 2020 para obtener una condonación de préstamos no reducida por despidos que ocurran antes del 26 de abril. Aún estamos esperando las indicaciones oficiales. Sin embargo, parece que las recontrataciones se deberían producir más rápidamente para la condonación de préstamos no reducida en mayo y en junio, ya que la condonación de préstamos se rebaja de forma proporcional por reducciones en los equivalentes a tiempo completo (FTE).
  • La condonación de préstamos se reducirá por el monto de cualquier salario que exceda el 25 %.

¿Qué tengo que comunicar a los empleados que regresan?

Los empleadores deben considerar emitir cartas de regreso al trabajo que cumplan estas condiciones:

  1. Indiquen si los empleados serán recuperados/recontratados en el mismo puesto.
  2. Confirmen las tasas de pago para los empleados que regresan. Nota: Los empleadores que reciban préstamos en virtud de la Ley CARES y que soliciten la condonación de dichos préstamos por los costos de nómina tienen ciertas obligaciones de restaurar y mantener los niveles de compensación y beneficios.

Además, si la estructura organizacional ha cambiado, los empleadores también pueden considerar determinar las habilidades de los individuos y los puestos apropiados que deben ofrecer cuando sus empleados regresen al trabajo.

Estoy listo para traer de vuelta a los empleados, pero nuestra carga y flujo de trabajo, probablemente, cambiarán. ¿Qué debo considerar si cambio los deberes de mis empleados para que se adapten a nuestras nuevas necesidades?

Los contratos de trabajo y/o los convenios colectivos de trabajo podrían afectar la forma en que se pueden modificar los deberes para ciertos empleados. Por ejemplo, diferentes deberes pueden significar que un empleado exento de recibir el pago de horas extras ahora tiene derecho a recibirlo. Recuerde tener en cuenta el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales de salarios y horas, y consulte con su asesor legal si tiene alguna pregunta.  Todas las decisiones comerciales deben tomarse según criterios basados en hechos, deben ser consistentes con sus necesidades comerciales legítimas y no pueden basarse en razones que violen las leyes federales, estatales o locales. 

Seguridad

¿Cuándo es seguro que mis empleados regresen al trabajo?

No hay un momento específico para que esto ocurra. Los estados y las jurisdicciones locales tienen sus propias leyes relativas a los negocios esenciales y no esenciales. Las empresas individuales, que siguen esas leyes y directrices, también podrían tener sus propias políticas para los empleados esenciales y no esenciales que dicten cuándo pueden estas personas regresar a una oficina o a un lugar de trabajo. Los siguientes escenarios se encuentran entre aquellos que generan más dudas.

COVID-19 confirmado sin síntomas: Las personas que contraen COVID-19 pueden ser asintomáticas y nunca mostrar ningún signo de enfermedad. Sin embargo, si un empleado da positivo, aún así podría transmitir la enfermedad, por lo que los CDC recomiendan que permanezca en cuarentena durante 14 días para mitigar la propagación del virus.

COVID-19 confirmado con síntomas, pero que no requiere hospitalización: Los síntomas leves de COVID-19 van desde fiebre, escalofríos y tos hasta dolores musculares y corporales, dolores de cabeza y dolor de garganta (por nombrar algunos). Las personas con casos confirmados deben permanecer en cuarentena durante 14 días desde que aparecen los síntomas, y los datos disponibles indican que el tiempo de recuperación clínica es de dos semanas.

COVID-19 confirmado con síntomas que requiere hospitalización: Los síntomas más graves de COVID-19 son fiebre alta, falta de aliento o dificultad para respirar, pérdida de gusto u olfato, náuseas y vómitos. Los datos disponibles sobre el tiempo de recuperación clínica indican un período de tres a seis semanas, y los CDC recomiendan que el aislamiento después de la recuperación sea de, al menos, tres días (72 horas).

¿Cuál es la distancia que deben respetar los empleados entre sí en el trabajo?

Los empleadores deben considerar la implementación de políticas y prácticas para el distanciamiento social, las cuales motiven a los empleados a mantenerse a seis pies (casi dos metros) de distancia entre sí siempre que sea posible. Esto podría incluir escalonar las horas o la asistencia de los empleados en el lugar, permitir a los empleados trabajar a distancia si es posible y reconfigurar los sitios y espacios de trabajo para permitir que los empleados estén más separados. Revise los recursos de su departamento de salud local y estatal y las pautas federales de la OSHA para conocer requerimientos u orientación adicionales.

¿Qué equipo de protección específico contra el COVID-19 debo proporcionar a mis empleados?

Los empleadores pueden exigir a los trabajadores que usen equipos de seguridad, como protección para cara/ojos, batas, guantes u otro equipo sugerido por la OSHA, y deben revisar la guía publicada en el sitio web de la OSHA para conocer las prácticas recomendadas.

Si la ley estatal o el empleador requieren que los empleados usen equipo de protección en el lugar de trabajo, el empleador debe pagarlo. También pueden aplicarse requisitos adicionales si su negocio ya está sujeto al estándar de la OSHA para patógenos transmitidos por sangre o a otros requisitos estatales o federales específicos de la industria.

Algunos estados ahora requieren que ciertos empleadores proporcionen mascarillas, otras cubiertas faciales o guantes para los empleados. Para obtener más información, consulte los recursos del COVID-19 de su estado correspondiente.

¿Cuáles son algunas otras acciones apropiadas relacionadas con la pandemia sanitaria del COVID-19 que debo considerar?

Los empleadores deben considerar lo siguiente:

  • Enviar a los empleados a casa de inmediato si presentan síntomas del COVID-19. Consulte con su profesional de recursos humanos de Paychex sobre los siguientes pasos recomendados.
  • Explorar si los empleados pueden trabajar desde casa y en qué circunstancias.
  • Consultar a su profesional de recursos humanos de Paychex antes de hacer a los empleados preguntas médicas, incluida la posible detección de temperatura.
  • Revisar y/o determinar la elegibilidad de los empleados para licencias de ausencia (pagadas o no pagadas) de conformidad con la Ley de Respuesta al Coronavirus de las Familias Primero (FFCRA), la legislación estatal o local, o las políticas de la compañía.
  • Explorar si se debe proporcionar a los empleados equipo de protección personal (EPP), como mascarillas y guantes.

Recursos Humanos

Cuando mis empleados regresen, quiero ofrecer un pago adicional para reconocer su arduo trabajo durante esta pandemia. ¿Cómo debo hacerlo?

Si un empleador opta por ofrecer un pago adicional, dicho pago debe incluirse en el cálculo de la "tasa de pago regular" del empleado, que se utiliza para determinar la tasa de horas extra para las personas que no están exentas de los requisitos de horas extra. Establezca criterios para otorgar este pago adicional y evite la apariencia de discriminación, ya que las decisiones de empleo, incluidos los cambios de pagos, no pueden basarse en razones que violen las leyes federales o locales. Actualmente, las leyes estatales y la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) no requieren "pago de riesgo"; sin embargo, puede haber requisitos para algunos empleados del gobierno.

¿Deben los empleados completar un nuevo formulario I-9?

Si los empleados fueron suspendidos, generalmente, no se requiere actualizar su formulario I-9. Si los empleados fueron despedidos y, luego, recontratados dentro de los tres años posteriores a la fecha en que se completó su formulario I-9 anterior, puede rellenar un nuevo formulario I-9 o completar la sección 3 de su formulario I-9 original para indicar la recontratación.

Al completar la sección 3 para una nueva contratación, revise el formulario I-9 original para determinar si su empleado aún está autorizado para trabajar, incluido si los documentos de autorización de empleo presentados en la sección 2 (lista A o lista C) han expirado (o si se ha ampliado automáticamente). Si su empleado aún está autorizado para trabajar y sus documentos de autorización de empleo continúan siendo válidos, ingrese la fecha de la recontratación en el espacio provisto de la sección 3. Si su empleado ya no está autorizado para trabajar o si los documentos de autorización de empleo han expirado desde entonces y requiere una nueva verificación, solicite que el empleado presente un documento de la lista A o lista C que no haya vencido. No verifique de nuevo el documento de la lista B (identidad) de un empleado.

Ingrese los datos del documento y la fecha de recontratación en los espacios provistos de la sección 3. Si la versión actual del formulario I-9 es diferente del formulario I-9 completado anteriormente, debe rellenar la sección 3 en la versión actual. Si se recontrata a los empleados más de tres años después de que se completó el formulario I-9 anterior, se debe rellenar un nuevo formulario I-9.

¿Puedo cambiar mi plan de bonos actual a la luz de la pandemia del COVID-19?

Esto dependería de los términos de su plan de bonos. Antes de realizar cambios o de retener pagos a los empleados, consulte los términos de su plan con su asesor legal.

¿Qué debo considerar al revisar el estado de los planes de salud, los planes de cafetería y otros planes de beneficios complementarios, como los oftalmológicos y los dentales?

Los empleadores deben considerar revisar todos los acuerdos, planes y políticas para determinar si se justifica alguna modificación con respecto a la elegibilidad y el costo compartido de los empleados. Una interrupción en el servicio de 30 días o menos dentro del mismo año calendario puede generar la restitución de la FSA del empleado. Las contribuciones se volverán a calcular para deducir el monto total antes de fin de año. Si hay una interrupción en el servicio de más de 30 días, o si el empleado es recontratado en un nuevo año calendario, se pueden requerir nuevas elecciones de la FSA. Nota: Recuerde también verificar los términos de los planes de cafetería, si corresponde, y considerar los posibles derechos especiales de inscripción y los cambios en las elecciones de eventos de vida calificados (generalmente, períodos de 30 días). Para evaluar los cambios de elegibilidad del plan, consulte con un administrador, asegurador o agente externo y tenga en cuenta los convenios colectivos de trabajo, según corresponda.

¿Cuáles son algunos elementos adicionales por considerar al recontratar a los empleados?

Los empleadores deben considerar lo siguiente:

  • Proporcionar un nuevo formulario W-4 en caso de que los empleados quieran hacer cambios al regresar al trabajo.
  • Asegurarse de que los documentos de los empleados de "nueva contratación" (es decir, el manual del empleado actual, la información de contacto de emergencia, entre otros) estén actualizados y sean ejecutados correctamente.
  • Determinar las implicaciones para los planes 401(k), 403(b) y de pensiones.
  • Evaluar acuerdos ejecutivos de compensaciones e indemnización.

Cuento con un profesional de recursos humanos de Paychex, ¿con qué otros elementos me puede ayudar?

Los profesionales de recursos humanos de Paychex pueden ofrecer asistencia con lo siguiente:

  • Determinar si será necesario realizar pruebas toxicológicas.
  • Explicar si las leyes estatales o locales de licencia pagada por enfermedad requieren que se restablezcan acumulaciones previas.
  • Revisar las políticas internas sobre recontratación para determinar el restablecimiento de PTO o de tiempo de vacaciones acumulado.
  • Abordar las leyes estatales o locales de licencia familiar pagada en virtud de las que se deben reanudar las contribuciones y, si es necesario, completar nuevos formularios de autorización de depósito directo.

Desafíos/preocupaciones de los empleados:

Estoy reabriendo mi lugar de trabajo, pero algunos de mis empleados se niegan a regresar. ¿Qué puedo hacer si los empleados se niegan a volver a trabajar?

Los motivos de un empleado para no regresar pueden hacerlo elegible para algún tipo de licencia requerida por la ley federal o estatal, por lo que es importante dialogar con sus empleados para comprender por qué se niegan a regresar antes de tomar cualquier medida.   Por ejemplo, un empleado preocupado por su propio estado de salud puede tener derecho a un ajuste razonable en virtud de la Ley ADA o la ley estatal, o un empleado que cuida a su hijo porque su escuela o guardería aún está cerrada puede tener derecho a una licencia pagada de emergencia por enfermedad (EPSL, por sus siglas en inglés) o a la ley de expansión de licencia familiar y médica de emergencia (EFMLA, por sus siglas en inglés).

Si sus empleados plantean preocupaciones razonables de seguridad por el COVID-19, sus quejas o, incluso, su negativa a trabajar pueden estar protegidas por la OSHA o la Ley Nacional de Relaciones Laborales, aunque su lugar de trabajo no esté sindicalizado. Analice estos asuntos con su asesor legal antes de despedir a sus empleados o de imponer cualquier otra disciplina.

Hemos reanudado las operaciones, pero las escuelas y las guarderías están cerradas, y los niños pequeños de mis empleados están en casa. ¿Puedo permitir que los empleados trabajen a distancia debido a razones relacionadas con el coronavirus?

Si emplea a menos de 500 personas, sus empleados que no pueden trabajar debido a razones relacionadas con el COVID-19 pueden ser elegibles para dos semanas de licencia pagada de emergencia por enfermedad (EPSL). Si sus empleados no pueden trabajar porque la escuela o la guardería de sus hijos está cerrada, pueden ser elegibles para dos semanas de EPSL y 10 semanas adicionales de la ley de expansión de licencia familiar y médica de emergencia (EFMLA). Si permite que sus empleados trabajen a distancia, pueden hacerlo, en lugar de tomar esta licencia. No obstante, si no pueden aprovechar una opción de teletrabajo debido a sus obligaciones de cuidado de niños, aún pueden ser elegibles para la licencia EPSL o EFMLA.

Mis empleados acumulan tiempo libre pagado. ¿Debería seguir acumulándose esta licencia, incluso cuando los empleados están en despido temporal o suspendidos?

Eso dependería de las leyes salariales y de horas de su estado y de sus propias políticas. Algunas consideraciones importantes incluyen si sus empleados permanecieron en su nómina durante el despido o la suspensión temporal, y si su estado ha extendido sus reglas sobre la licencia en respuesta a la pandemia del COVID-19.

Considere revisar su licencia actual por escrito y sus políticas y obligaciones de acumulación de licencia en virtud de algún acuerdo de empleo por escrito o convenio colectivo de trabajo, si sus empleados están sindicalizados. Incluso si los empleados no tienen licencia acumulada restante, aún pueden ser elegibles para una licencia pagada obligatoria en el marco de la EPSL, la EFMLA, la ley estatal o para una licencia no pagada como un ajuste razonable por una discapacidad.

¿Qué hago si un empleado elige COBRA, continuación de cobertura estatal u otros derechos de conversión?

Los empleadores deben consultar con el administrador/asegurador externo y revisar sus planes de beneficios para determinar algún requisito de período de espera para los beneficios de salud y otros con el objetivo de determinar cuándo el empleado puede volver a inscribirse en la cobertura activa e identificar cualquier otro problema resultante de una interrupción en servicio.

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Esta no es una lista exhaustiva. Es un agregado a la Lista de verificación de regreso al trabajo de Paychex.
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