Registro de retención
Los empleadores deben contar con un número de cuenta activo para presentar declaraciones electrónicamente ante el Departamento de Impuestos de Ohio.
Paychex debe estar autorizado como administrador externo (TPA) en la cuenta para realizar cualquier ajuste a las declaraciones y los pagos en su nombre.
Registrar un nuevo negocio
- Vaya a Ohio Business Gateway (OBG) y cree una cuenta.
- Continúe cada paso hasta que la solicitud esté completa.
- Una vez completado el registro, recibirá una página de confirmación con el número de su cuenta de retención. Imprima o almacene esta pantalla en formato pdf.
- Formato del número de identificación fiscal: 5X-XXXXXX X (número de 9 dígitos)
- Ingrese su nuevo número de cuenta en la cuenta de Paychex Flex® para asegurarse de que su cuenta esté actualizada y envíe por correo electrónico el documento de confirmación de registro a su profesional de servicios de Paychex.
- Autorice a Paychex como su administrador externo.
- Consulte Designating Paychex as your Third-Party Administrator (TPA) (Asignar a Paychex como su administrador externo) para obtener instrucciones.
Designar a Paychex como su administrador externo (TPA)
Existen dos opciones para otorgar a Paychex acceso como administrador externo (TPA) a su cuenta de retención de Ohio:
- Complete el formulario Power of Attorney (Poder notarial).
- Envíe por correo electrónico su confirmación de registro y la página de resumen de acceso de TPA a su profesional de servicio de Paychex.
Cuando sea necesario realizar una modificación a una declaración original o presentar una declaración después de la fecha de vencimiento, Paychex deberá solicitar acceso como TPA a su cuenta. Recibirá una notificación por correo electrónico a través de Ohio Business Gateway. Siga las instrucciones a continuación para aprobar la solicitud del TPA:
- Vaya a Ohio Business Gateway e inicie sesión.
- Vaya a la página Account Access Management (Administración del acceso a la cuenta).
- Puede hacer clic en el icono del candado en la parte superior derecha de la página.
- Vaya a la pestaña Account Access Request (Solicitud de acceso a la cuenta) y Approve (Aprobar) la solicitud.
- Desplácese a la parte inferior de la página hasta la lista de usuarios y actualice el acceso de Paychex a Grant filing Access (Conceder acceso para presentar declaraciones).
Recursos adicionales
Registro del seguro estatal de desempleo (SUI)
Los empleadores deben contar con un número de cuenta activo del seguro estatal de desempleo (SUI, por sus siglas en inglés) para presentar declaraciones electrónicamente ante el Departamento de Empleo y Servicios para la Familia de Ohio (ODJFS, por sus siglas en inglés).
Paychex debe estar autorizado como administrador externo (TPA) en la cuenta para realizar cualquier ajuste a las declaraciones y los pagos en su nombre. El Departamento de Empleo y Servicios para la Familia de Ohio se refiere a este acceso como agente externo.
Registrar una nueva empresa
- Vaya a la solicitud de Ohio Unemployment SOURCE.
- Busque y seleccione el enlace Register for an Account (Registrarse para obtener una cuenta) en la parte inferior de la pantalla.
- Complete cada paso hasta finalizar la solicitud.
- Llegará a la página de confirmación de registro que contendrá su identificación de empleador. Imprima y almacene esta página en formato pdf.
- Formato del número de ID SUI: XXXXXXXXXX (número de 10 dígitos)
- Estos pueden denominarse como el ID del empleador o número de cuenta del empleador (EAN, por sus siglas en inglés)
- Ingrese su nuevo número de cuenta en su cuenta de Paychex Flex® para asegurarse de que su información de Paychex esté actualizada.
- Autorice a Paychex como su administrador externo.
- Consulte Asignar a Paychex como su administrador externo (TPA) para obtener instrucciones.
Designar a Paychex como su administrador externo (TPA)
ODJFS exige que las entidades PEO (organizaciones profesionales de empleadores) que tienen un acuerdo de empleo conjunto proporcionen poderes notariales e información del TPA por separado de los empleadores que no son PEO.
Comuníquese con su profesional de servicio de Paychex para confirmar si se espera que utilice las instrucciones para entidades que son una PEO y otras que no lo son y, luego, siga las instrucciones correspondientes para TPA que se indican a continuación.
Empleadores que no son PEO:
- Complete y firme el Formulario de autorización del agente, guarde una copia para sus archivos.
- Vaya a la aplicación Ohio Unemployment SOURCE e inicie sesión.
- Seleccione Account Maintenance (Mantenimiento de la cuenta) en el lado izquierdo de la pantalla.
- Seleccione el mosaico Agent Assignment (Asignación de agente).
- Haga clic en Add Agent (Agregar agente).
- Ingrese el ID de agente de Paychex: 6000006148 y haga clic en Search (Buscar).
- En la ventana Authorization Document (Documento de autorización), haga clic en el botón Browse (Examinar) o File Upload (Cargar archivo) y busque su formulario de autorización de agente completado. Haga clic en upload (cargar).
- En la sección Assign Roles (Asignar funciones), marque las siguientes opciones:
- Presentación de salarios
- Envío de pago
- Mantenimiento de la cuenta
- Apelaciones
- Las fechas de inicio de acceso deben ser el primer día del trimestre para cada asignación (1 de enero, 1 de abril, 1 de julio, 1 de octubre). Deje en blanco las fechas de fin de acceso.
- Haga clic Save (Guardar).
- Envíe por correo electrónico su confirmación de registro y la página de resumen de acceso TPA a su profesional de servicio de Paychex.
Empleadores que son PEO:
- Complete el Formulario de autorización de beneficios del representante del empleador con los siguientes detalles:
- Sección de información del representante:
- Nombre del representante: Paychex Business Solutions LLC
- Número de representante: 6000000242
- Número de teléfono del representante: 585-336-7600
- Dirección del representante: PO Box 2000 Henrietta, NY 14467 EE. UU.
- Sección de funciones del servicio y correspondencia:
- Seleccione todas las opciones para 1.a.
- Seleccione Representante o administrador externo para todas las opciones en 1.b.
- Complete el Formulario de autorización del agente con los siguientes datos:
- Sección de información del agente:
- Nombre del agente: Paychex Business Solutions LLC
- Número de agente: 6000008431
- Número de teléfono del agente: 800-741-6277
- Dirección del agente: 970 Lake Carillon Drive, Ste. 400 St. Petersburg, FL 33716 EE. UU.
- Sección Assign Roles and Responsibilities (Asignar funciones y responsabilidades):
- 1a.: Seleccione todas las opciones
- 1b.: Las fechas de inicio de acceso deben ser el primer día del trimestre para cada asignación (1 de enero, 1 de abril, 1 de julio, 1 de octubre). Deje en blanco las fechas de fin de acceso.
- Vaya a la aplicación Ohio Unemployment SOURCE e inicie sesión.
- Seleccione Account Maintenance (Mantenimiento de la cuenta) en el lado izquierdo de la pantalla.
- Seleccione el mosaico Agent Assignment (Asignación de agente).
- Haga clic en Add Agent (Agregar agente).
- Ingrese el ID de agente de Paychex: 600000431 y haga clic en Search (Buscar).
- En la ventana Authorization Document (Documento de autorización), haga clic en el botón Browse (Examinar) o File Upload (Cargar archivo) y busque sus formularios completados de autorización de agente y de autorización de beneficios del representante del empleador; luego, haga clic en upload (cargar).
- En la sección Assign Roles (Asignar funciones), marque las siguientes opciones:
- Presentación de salarios
- Envío de pago
- Mantenimiento de la cuenta
- Apelaciones
- Tasas impositivas
- Las fechas de inicio de acceso deben ser el primer día del trimestre para cada asignación (1 de enero, 1 de abril, 1 de julio, 1 de octubre). Deje en blanco las fechas de fin de acceso.
- Haga clic Save (Guardar).
- Envíe por correo electrónico su confirmación de registro, la página de resumen de acceso TPA y los formularios de autorización a su profesional de servicio de Paychex.
Recursos adicionales
