Recursos normativos y de cumplimiento de Massachusetts

Registro de retención

Debe registrarse en una cuenta de retención estatal del DOR. También necesita autorizar a Paychex como TPA en la cuenta para realizar cualquier ajuste a las declaraciones y los pagos en su nombre.

Cómo registrarse para una cuenta

1. Vaya a MassTaxConnect.
2. En Quick Links (Enlaces rápidos), seleccione Register a New Taxpayer (Registrar a un nuevo contribuyente).
3. En Opciones de registro, seleccione una de las siguientes:
   • Crear mi inicio de sesión: Soy una persona física o represento a una empresa, fiduciario, fideicomiso, sociedad o cualquier otra organización que haya presentado previamente impuestos en el estado de Massachusetts.
   • Registrar una empresa: Soy o represento una empresa, un fiduciario, un fideicomiso o una sociedad que no ha presentado ni pagado impuestos previamente en Massachusetts.
4. Ingrese el FEIN (número federal de identificación del empleador) de su empresa.
5. Seleccione Withholding Tax (Impuesto de retención) para el tipo de cuenta.
6. Se le solicita que elija información para proporcionar como evidencia de su cuenta.
   • Seleccione un monto de declaración de impuestos o
   • el ID de la carta que usted recibió informándole sobre la inscripción en MassTaxConnect.
7. Haga clic en Next (Siguiente).
8. Ingrese los datos solicitados relativos a la empresa y a los propietarios/directivos.
   • Incluya una dirección de correo electrónico ya que la agencia utiliza el correo electrónico para confirmar la configuración de la cuenta de Webfile.
   • Completar el campo de información bancaria es opcional y no es necesario para los clientes de Paychex Taxpay^®.
9. Una vez ingresados todos los datos relevantes, se le pedirá que revise su exactitud.
10. Haga clic en la casilla de verificación I agree (Acepto) en la parte inferior de la página.
11. Seleccione Submit (Enviar).
12. Ingrese su nuevo número de cuenta en su cuenta de Paychex Flex^® para asegurarse de que su cuenta de Paychex esté actualizada y envíe por correo electrónico su documento de confirmación de registro a su profesional de servicio de Paychex.
    • Consulte las instrucciones de Actualización de los ID de la Agencia Tributaria en Paychex Flex para actualizar la información en la solicitud.

Designar a Paychex como su administrador externo (TPA)

Importante: Solo es necesario completar esta sección si Paychex necesita
presentar declaraciones modificadas o ponerse en contacto con la agencia en su nombre para la retención del estado de MA.

Cuando Paychex solicite acceso de administrador externo a su cuenta, recibirá una notificación por correo electrónico a través de Mass TaxConnect. Siga las instrucciones a continuación para aprobar la solicitud:

1. Vaya al Departamento de Ingresos de Massachusetts..
2. Inicie sesión empleando su nombre de usuario y contraseña asignados.
3. Desde la pantalla de inicio, seleccione Manage My Profile (Administrar mi perfil).
4. Seleccione la pestaña More (Más) y luego View Access Requests From Third Parties (Ver solicitudes de acceso de terceros).
5. La solicitud de Paychex aparecerá como Pending Approval (Aprobación pendiente).
6. Seleccione Approve/Deny (Aprobar/rechazar).
7. Click (Haga clic) en la casilla debajo de Give Rights (Otorgar derechos) y elija All Access (Acceso total) en Granted Rights (Derechos otorgados).
8. Revise el resumen de los derechos de acceso para verificar que la información sea correcta, haga clic en Submit (Enviar) y, luego, en Ok (Aceptar) en la página de confirmación.

Una vez que se haya aprobado la solicitud, el DOR de Massachusetts le enviará una notificación por correo electrónico a usted y a Paychex.

Consejos de profesional

• El acceso de terceros también se puede denominar TPA (administrador externo).

Recursos adicionales

• Departamento de Ingresos de Massachusetts: Comuníquese con DOR
• Cuenta de YouTube y tutoriales de MA DOR
• Página de ayuda y recursos del Departamento de Ingresos de Massachusetts
• Preguntas frecuentes sobre el acceso de terceros

Registro del seguro estatal de desempleo (SUI)

Massachusetts requiere que los empleadores se registren para el SUI. Utilice las instrucciones a continuación para registrar su empresa ante el Departamento de Seguro de Desempleo de Massachusetts (DUA, por sus siglas en inglés) y designar a Paychex como su TPA.

Acción requerida

Registrar un nuevo negocio

1. El registro de su cuenta del seguro estatal de desempleo de Massachusetts para impuestos puede completarse en línea en Register my business with DUA (Registrar mi negocio con DUA).
   • Consulte la Guía del usuario de registro de empleadores de MA DUA para obtener ayuda.
2. Se le proporcionará su número de cuenta, también denominado "número de cuenta del empleador del seguro de desempleo" (EAN, por sus siglas en inglés) o número de ID del SUI, una vez que se complete el registro.
   • Su número EAN aparecerá en la página Registration Status (Estado del registro), junto con otra información importante de la cuenta. Imprima o guarde esta página.
   • Formato de ID de Seguro estatal de desempleo: XX-XXXXX-X
3. Cree una cuenta de empleador en línea.
   • Vaya a la página de inicio de sesión para empleadores de DUA e ingrese su ID de usuario y la contraseña temporal que se le proporcionó en la página de estado de registro.
   • Consulte la Employer Self Service User Guide (Guía del usuario de autoservicio para empleadores) para obtener asistencia adicional.
4. Proceda a configurar Paychex como su administrador externo (TPA). Consulte Asignar a Paychex como su administrador externo (TPA) para obtener instrucciones.
5. Ingrese su nuevo número de cuenta en su cuenta Paychex Flex^® para asegurarse de que su cuenta Paychex esté actualizada y envíe por correo electrónico su documento de confirmación de registro y una página de resumen de acceso de TPA a su profesional de servicios de Paychex.
   • Consulte las instrucciones de Actualización de los ID de la Agencia Tributaria en Paychex Flex para actualizar la información en la solicitud.

Designar a Paychex como su TPA:

1. Vaya al sitio Unemployment Services for Employers (Servicios de desempleo para empleadores) e ingrese su ID de usuario y contraseña.
   • Se requiere un nuevo perfil en línea si es la primera vez que usted visita este sitio. Seleccione Log In (Iniciar sesión) para ir a Login.mass.gov, luego seleccione Create an Account (Crear una cuenta) y siga los pasos para crear un nuevo perfil.
     • Consulte Getting started with Unemployment Services for Employers (Primeros pasos con Unemployment Services for Employers) para obtener ayuda.
2. Una vez que inicie sesión, seleccione Additional Services (Servicios adicionales).
   • Consulte el video Add TPA Access as an Employer (Agregar acceso de administrador externo como empleador) para obtener ayuda.
3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Access Management (Administración de acceso) y seleccione Manage Third-Party Administrator Access (Administrar acceso de administrador externo).
4. Seleccione Add Third-Party Administrator (Agregar administrador externo) para crear una nueva autorización de administrador externo y haga clic en Next (Siguiente).
5. En el campo Agent ID (ID del agente), ingrese el número de ID de administrador externo de Paychex: 2.
6. Haga clic en Next (Siguiente).
7. En la pantalla Access (Acceso), marque la casilla para el acceso a Informes salariales y pagos.
   • Seleccione No para acceder a realizar protestas de cargos de beneficios o al envío de correspondencia sobre salarios y separaciones.
8. Haga clic en Next (Siguiente) y luego haga clic en Submit (Enviar).
9. Haga clic en Print (Imprimir) para imprimir una copia de su página de resumen para sus registros.
10. Si ha recibido un correo electrónico de un equipo de Paychex en que se solicita acceso como administrador externo, responda al correo con una copia de su formulario de poder notarial.

Nota: el acceso de administrador externo es necesario para que Paychex pueda presentar declaraciones tardías o actualizadas en su nombre.

Consejos de profesional

• El número de cuenta de su ID del seguro estatal de desempleo también se denomina número de cuenta del empleador del seguro de desempleo (EAN).
• El administrador de terceros también se conoce como una agencia de terceros.

Recursos adicionales

• Información de contacto de DUA
• UI para empleadores en línea
• Agregar acceso de administrador externo como empleador

Registro de licencia médica familiar pagada (PFML)

Massachusetts exige a los empleadores que se registren en el programa de licencia familiar remunerada (PFML, por sus siglas en inglés) utilizando una cuenta de MassTaxConnect existente. También necesita autorizar a Paychex como TPA en la cuenta para realizar cualquier ajuste a las declaraciones y los pagos en su nombre.

Acción requerida

Cómo registrarse

1. Visite MassTaxConnect.
   • Inicie sesión o regístrese para crear una cuenta.
2. Seleccione la pestaña More (Más) y luego el enlace Add an Account, New Location, or New License (Agregar una cuenta, nueva ubicación o nueva licencia) en la sección Access (Acceso) para comenzar el registro de una cuenta de PFML.
3. Haga clic en la casilla junto a Paid Family and Medical Leave (Licencia familiar y médica pagada) y haga clic en Next (Siguiente).
4. Ingrese la fecha en la que debe comenzar su cuenta en la sección Enter the date of your first payroll (Ingrese la fecha de su primera nómina).
   • Si utiliza un nombre comercial (DBA, por sus siglas en inglés) o tiene una dirección distinta para el correo, ingrese esa información en la sección Account Mailing Address (Dirección postal de la cuenta).
   • Responda si estima que más del 50 % de su fuerza laboral en Massachusetts durante el resto del año calendario estará compuesta por personas para quienes usted declara pagos por servicios en el formulario 1099-MISC del IRS.
   • Si aún no tiene una cuenta de retención registrada, se le pedirá que verifique que no necesita una cuenta de retención marcando la casilla correspondiente. Haga clic en Next (Siguiente) cuando haya terminado.
5. Si hay alguna información que desee anexar a la solicitud de cuenta, puede hacerlo. No se requiere información adicional para enviar esta solicitud. Haga clic en submit (enviar) cuando esté listo para procesar su solicitud.
6. Ya ha completado el registro para obtener una cuenta de licencia familiar y médica remunerada.
7. Ingrese el nuevo número de cuenta en su cuenta de Paychex Flex^® para asegurarse de que su cuenta de Paychex esté actualizada y envíe por correo electrónico el documento de confirmación de registro a su profesional de servicio de Paychex.
   • Consulte las instrucciones de Actualización de los ID de la Agencia Tributaria en Paychex Flex para actualizar la información en la solicitud.

Designar a Paychex como su administrador externo (TPA)

Importante: Solo debe completar esta sección si Paychex necesita
presentar declaraciones modificadas o ponerse en contacto con la agencia en su nombre para la MA PFML.

Si la agencia MA PFML requiere que Paychex sea asignado como su administrador externo, iniciaremos el proceso. Una vez completado nuestro proceso, MassTaxConnect se pondrá en contacto con usted por correo electrónico si se registró para recibir notificaciones con la agencia.

Cuando reciba la notificación, deberá aprobar la designación del administrador externo accediendo a la página de inicio de MassTaxConnect:

• Seleccione Manage My Profile (Administrar mi perfil).
• Seleccione la pestaña More (Más) y luego View Access Requests From Third Parties (Ver solicitudes de acceso de terceros) en el panel de acceso de terceros.
• La solicitud de Paychex se mostrará como pendiente de aprobación.
• Seleccione Approve/Deny (Aprobar/Denegar).
• Marque la casilla bajo Give Rights y seleccione All Access (Acceso total) en Granted Rights; luego haga clic en Next (Siguiente).
• A continuación aparecerá la pantalla de resumen; seleccione Submit (Enviar) y luego OK (Aceptar).

Consejo útil

• Ya debe estar registrado para el impuesto estatal de retención de Massachusetts para poder registrarse en PFML de Massachusetts. Si no es así, regístrese también para el impuesto de retención del estado de Massachusetts para continuar con este registro.
• El acceso de terceros también se puede denominar TPA (administrador externo).

Recursos adicionales

• Departamento de Licencia Familiar y Médica (DFML)
• Regístrese para contribuciones de licencia familiar y médica pagadas