Servicios de recursos humanos y nómina de Paychex en Maryland

When competition is fierce for top talent — in addition to high levels of worker stress and the time-consuming and costly hiring and recruiting process — employers need to understand how to approach employee flight risk. In many circumstances, employees who have decided to leave may not be open to reconsidering their decision, in spite of the benefits you offer or how much you solicit their feedback. But it's important for employers to identify some common signs an employee may be about to leave, take proactive steps in employee retention that can help keep a high-performing workforce, and understand how such strategies can positively impact the business.

What Do We Mean by Employee Flight Risk?

Employees who are a flight risk are workers who are most likely to leave their employer. A flight-risk employee may be dissatisfied with factors such as their current pay, position, or future with the business, to the point where they choose to look elsewhere for new opportunities. For this reason, flight risks and disengaged workers often go hand-in-hand.

Signs an Employee May Be About To Quit

Part of identifying whether an employee is about to quit involves taking steps well before they begin to feel unhappy or disengaged. This involves developing a strong benefits and compensation structure that aligns with employees' needs and skills, maintaining close relationships with them, and keeping lines of communication open. By learning and understanding more about their personal and professional concerns, you can recognize when someone is dissatisfied at work and take steps to address issues before they become breaking points.

The following are some common circumstances that may lead to an increased chance of an employee becoming a flight risk:

Major Life Changes Outside of Work

When something big occurs in an employee's life, it often presages a change in attitude about their job. Such big events can include marriage, divorce, a sudden (and/or serious) illness, childbirth, or the death of a loved one. We've seen this over the past few years during the "great resignation", as employees struggled with many challenges in the wake of the pandemic, opting for more work/life balance or prioritizing time with their families. In such situations, employees may reflect on what they're doing at the time and, if they determine the situation isn't making them happy, may opt for "greener pastures" elsewhere.

This is a tough situation for managers and HR teams, since they may not know the full story behind an employee's personal issues or changes that they're going through. Bringing emotional intelligence into conversations with employees early on might make a difference between an employee staying or going. On the other hand, acting without emotional intelligence (e.g., just offering a perfunctory "congratulations" or "sorry for your loss" and then forget about it), may deprive you of an opportunity to prevent the exit of a valued employee.

Changes in Job Role or Responsibilities

Employees should find meaning and value in the work they do each day. In circumstances where an employee's role or responsibilities have changed recently, they may be overwhelmed, underwhelmed, or feel that new tasks don't align well with their career aspirations. They may also no longer have a clear understanding of how their day-to-day work contributes to the business's larger goals. This could lead to the employee doubting their abilities, feeling unaligned with the business at large, and in search of a new start elsewhere.

Employees who take on new projects or roles need resources and training to help them ramp up and be put on a path to success. Managers and supervisors also play an important role here. They should have honest, ongoing conversations and check-ins with the employee about what the new responsibilities require, set measurable and attainable goals to help the employee stay on the right track, and work through any obstacles along the way.

Dissatisfaction With Compensation

One of the biggest catalysts for turnover is employee pay. And within this concern, there could be multiple issues:

• The company pays employees below market value and/or pay gaps exist between peers within the business
• Employees perceive that they're underpaid but don't understand how their compensation is calculated

If employee compensation isn't competitive with the rest of the market, or there are pay disparities between employees in similar positions, flight risks could be imminent. You should evaluate industry data about compensation as well as the business's pay-banding approach, which can clearly define upper and lower pay limits for a specific position. If you identify employees who are below the minimum of their salary range, or whose performance warrants a raise, you should communicate with impacted staff and make those adjustments.

In the case of perceived low pay, just paying your employees and hoping they come around likely won't go very far to assuage their concerns. You should also demonstrate your commitment to fair and equitable pay across your organization. Even where not required by law, consider adopting a culture of pay transparency and communicating about the methodology you're using to make pay decisions. If you're not, recognize that your competitors may already be disclosing this valuable information to your employees and other job candidates. Once your transparency plan is in place, it can aid in your recruiting and retention efforts, improve company culture, and help build trust with employees.

Changes in Company Policies

A new company policy or change in procedure that comes out of the blue can blindside employees, especially if employers don't ask for their input before making any decisions. That's because employees want to know that they are being heard at work and that their well-being is part of the consideration process. Where appropriate, check in with employees to see what feedback they have on current company policies or how they would perceive potential changes in the future. This type of feedback usually indicates where employees are feeling dissatisfied or have developed a sore spot for company policy over time.

For instance, if you're thinking about switching your benefit offerings, a good first step may be to get a sense of employee utilization rates of current benefits, what workers would like to see in the future, and where they think the business could be doing better. A conversation about benefits may lead employees to confide that the business isn't doing enough to help them save for retirement, and that they've been talking to other companies with a more robust 401(k) plan. Getting this feedback and taking it into account when making policy decisions can elicit more trust from employees and boost their confidence working for you. And in this example specifically, enhancing your benefits package can be great for long-term retention.

Lack of Development Opportunities

Providing training and development opportunities sends a clear message to your staff: you care about them and believe in their abilities. This can foster a sense of belonging in employees who may work harder with a deeper commitment to their teams. But without such opportunities, employees may question their future with your business.

Training is an important piece of the larger employee lifecycle. It can help develop the skills and expertise needed within your business and is critical in developing your organization's future leaders. Offering professional development opportunities for your employees is also key to their engagement and desire to stay with the company. Having a robust training program can help you stand out as an employer to attract and keep top talent.

How To Calculate Employee Flight Risk

Investing in the right technology may make it easier to take a deeper dive into the company's data and tie it back to critical decisions around employee retention and turnover. HR teams can use predictive HR analytics to help them identify employees who may be a flight risk (usually aggregated at the manager or department level vs. individual level), determine areas of the business where turnover risk is highest, and uncover any underlying issues. Analytics can also help HR more accurately determine what current retention strategies are working well.

Calculating employee flight risk with HR analytics requires details such as:

• Employee demographic data
• Tenure with the business
• Performance metrics and employee reviews information
• Engagement survey data
• Employee workloads
• PTO and vacation usage
• Absenteeism rates
• Compensation data
• Larger industry metrics around compensation and benefits

Building flight-risk models based on this information can result in a better understanding of:

• The catalysts that drive turnover
• Actions that can reduce or increase attrition
• Specific investments needed to drive retention

Of course, insights from HR analytics alone can't keep employees. What's important is turning insights into action once you have these findings. This includes talking to employees and managers, providing training, evaluating your compensation and benefits, and much more.

Why Is It Important To Identify When Employees Are Flight Risks?

Sometimes there's not much you can do to cause an employee to change their mind about leaving. After all, turnover is part of running a business. But it's important for you and your HR team to keep an eye on such behavior to help mitigate being caught by surprise. Consider what the impact of even one employee leaving can have on the business and the workforce that's left. Re-hiring and recruiting for an open position in a tight labor market is costly and time-consuming. Remaining employees may feel resentful picking up additional work in the meantime, and morale can take a considerable downturn.

Don't overlook the power that a well-timed conversation with a "suspect" employee might have. It could uncover causes for grievance that you can address and perhaps change for the better. The key here is being proactive in your retention efforts, communicating with employees, and demonstrating how much you value your workforce.

How To Prevent an Employee From Quitting

There are many reasons for employee departures, and understanding why individuals leave is key to helping others stay. Though it's impossible to retain every employee, there are many innovative retention strategies that can help your business mitigate turnover, foster an engaged workforce, and create a desirable workplace. While you can execute targeted strategies with the goal of improving employee satisfaction, it's also wise to consider that long-term worker retention is a holistic effort, which may include:

• Benefits offerings
• HR insights and analytics
• Quality hiring
• Providing career development opportunities
• Open communication policies, especially at critical junctures such as employee performance reviews and exit interviews (or even a stay interview)

Again, it's impossible to fully eliminate employee attrition. But you can encourage workers to stay by getting their input on areas for improvement and focusing on developing well-rounded employee retention efforts.

Stay Proactive To Help Reduce Flight Risk

The unexpected departure of a top employee is never desirable, but keeping an eye out for warning signs can at least reduce the element of shock involved. When early intervention is possible, you may be able to ward off that departure and retain your team. Beyond that, it's imperative to focus on retention efforts and proactive measures like offering a range of attractive employee benefits, which can go a long way in keeping great employees around for the long term.

Desarrollar un lugar de trabajo accesible es bueno para el negocio y para sus empleados, pero el proceso puede conducir rápidamente a obstáculos sin una comprensión exhaustiva de las responsabilidades del empleador y las mejores prácticas. Ya sea por la creencia de que ciertos empleados no se desempeñarán bien o por miedo a reducir las ganancias y el rendimiento, estos son conceptos erróneos inoportunos, pero también frecuentes.

Adaptarse a la accesibilidad en el lugar de trabajo requiere saber cómo se ve, comprender los diferentes tipos de adaptaciones que sus empleados pueden necesitar y saber cómo crear un entorno inclusivo y diverso para todos.

¿Qué es la accesibilidad en el lugar de trabajo?

La accesibilidad en el lugar de trabajo es asegurarse de que todos, independientemente de sus capacidades, tengan las herramientas y el apoyo que necesitan para tener éxito en su trabajo.

Al comprender la accesibilidad en el lugar de trabajo, los empleadores deben reconocer que existen numerosas leyes federales, estatales y locales contra la discriminación y de privacidad que protegen los derechos de las personas con discapacidades. Quizás la más conocida es la Ley para Estadounidenses con Discapacidades (ADA). La ADA estipula que los empleadores cubiertos tienen prohibido discriminar en el empleo en función del estado de discapacidad y están obligados a proporcionar adaptaciones razonables a las personas con una discapacidad calificadas a menos que hacerlo cree una dificultad excesiva. La ADA también protege a los empleados con discapacidades contra las represalias al hacer valer sus derechos en virtud de esta ley.

Algunas formas comunes en que el cumplimiento de la ADA puede manifestarse en el lugar de trabajo incluyen las siguientes:

• Proporcionar letreros en braille en las áreas comunes.
• Instalar acceso para sillas de ruedas en las entradas y salidas de los edificios o las salas.
• Reestructurar las funciones laborales o modificar los horarios de trabajo.
• Ofrecer subtítulos o transcripciones para grabaciones y videos de audio.
• Garantizar que los programas informáticos apoyen la tecnología de asistencia.

Tipos de accesibilidad en el lugar de trabajo

Comprender las muchas dimensiones de la accesibilidad en el lugar de trabajo puede ayudarlo a realizar las adaptaciones necesarias para los empleados con una serie de capacidades.

Si bien puede estar familiarizado con los ejemplos mencionados anteriormente, sepa que la accesibilidad en el lugar de trabajo implica más que accesibilidad física, que puede ser lo primero que se le viene a la mente (por ejemplo, adaptaciones en la oficina debido a la discapacidad física de un empleado). Tenga en cuenta que si los empleados usan tecnología digital para hacer su trabajo, acceden a la información de recursos humanos o participan en un evento de trabajo, esas tecnologías y materiales también deben ser accesibles y compatibles con los dispositivos de tecnología de asistencia. Algunos ejemplos de accesibilidad tecnológica pueden incluir proporcionar subtítulos para videoconferencias o crear un sitio web que personas con discapacidad visual puedan navegar fácilmente mediante un lector de pantalla.

Otro tipo importante de accesibilidad es la conciencia actitudinal, que se define como la mentalidad de una persona que influye en su comportamiento hacia diferentes tipos de personas y conceptos. Aquellos sin conciencia actitudinal pueden discriminar a los demás, hacer suposiciones falsas sobre las capacidades de alguien o, simplemente, evitar la interacción por completo. Estas acciones pueden ser perjudiciales tanto para los empleados como para el negocio, por lo que debe hacer todo lo posible para evitarlas. En cambio, comuníquese con el equipo, ofrezca capacitación para mejorar la conciencia y enfóquese en la equidad y la inclusión.

¿Por qué es importante la accesibilidad en los negocios?

No solo los empleados actuales que pueden necesitar asistencia adicional pueden beneficiarse del desarrollo de un lugar de trabajo accesible. Un entorno de trabajo accesible también puede ayudar a las empresas a aumentar la productividad, garantizar que un grupo más amplio de talento pueda unirse y contribuir al negocio, ampliar su base de clientes potenciales y cumplir con los requisitos normativos. También es parte de desarrollar un lugar de trabajo inclusivo, al darles a los empleados perspectivas variadas, un mayor sentido de optimismo y mejores habilidades para resolver problemas como resultado de trabajar junto a colegas con antecedentes y formas de pensar únicas.

Cómo hacer un entorno de trabajo más accesible

Trabajar con personas con diferentes habilidades es un esfuerzo organizativo. El éxito depende de la participación de cada empleado y líder para ayudar a los demás a sentirse cómodos, valorados y tratados por igual. Entonces, ¿cómo puede empezar a hacer que el lugar de trabajo sea más accesible?

Asegúrese de que todos los aspectos del proceso de reclutamiento sean accesibles

Las solicitudes y los formularios de trabajo deben estar bien accesibles, y debe haber adaptaciones para aquellos que puedan tener problemas para leer de las pantallas de computadoras, por ejemplo. Considere la letra grande o las versiones disponibles en braille, con subtítulos, compatibilidad con tecnología de asistencia como lectores de pantalla, y asegúrese de que las descripciones enfaticen los criterios esenciales del trabajo. Otros ejemplos incluyen hacer adaptaciones alternativas para aquellos que no pueden viajar con facilidad a una entrevista en persona o proporcionar un intérprete si un candidato a un empleo necesita uno.

Analice las políticas de su empresa

Asegúrese de que su manual del empleado aborde la accesibilidad, así como las políticas de diversidad e inclusión. Los empleados deben tener pautas sobre cómo solicitar herramientas de accesibilidad si necesitan ayuda, y toda capacitación que necesiten sobre cómo usarlas. Y, en última instancia, asegúrese de que su empresa celebre la inclusión y aquellos con diferentes capacidades como parte de sus esfuerzos hacia un lugar de trabajo más diverso.

Capacite a los gerentes sobre cómo trabajar con los empleados con una variedad de capacidades

Algunos gerentes pueden sentirse intimidados al trabajar con empleados con discapacidades. Esto puede simplemente provenir de la falta de conocimiento, entonces ofrezca recursos y capacitación para ayudarlos a sentirse preparados y empoderados para dirigir con un enfoque en la inclusión.

Haga acuerdos adecuados para un lugar de trabajo inclusivo para todos

Eliminar activamente las barreras para la participación, como instalar rampas para sillas de ruedas o proporcionar bucles auditivos o computadoras, puede ayudar a que las personas con diferentes capacidades se sientan acogidas e incluidas. Recursos como auriculares con cancelación de ruido, iluminación suave y escritorios adaptables para trabajar sentado o de pie también pueden ser útiles para otros. Si desea organizar una conferencia o una reunión fuera del sitio, averigüe con anticipación para asegurarse de que la instalación sea capaz de alojar a todos los empleados.

Requiera capacitación sobre sesgos inconscientes para todos los empleados

Los empleados pueden ser inconscientes de cómo ciertas conversaciones, palabras y acciones pueden ser inadvertidamente discriminatorias contra otros colegas. Las sesiones formales y continuas de capacitación para todos los empleados pueden ser de gran ayuda para aliviar problemas de discriminación involuntaria y ayudar a fomentar un entorno laboral inclusivo.

Haga adaptaciones razonables para los trabajadores remotos

Las opciones de trabajo remoto y flexible se han vuelto cada vez más comunes, así que no olvide que los empleados externos también pueden necesitar ciertas adaptaciones. Considere proporcionar estipendios para trabajar desde casa que los empleados puedan usar para comprar asientos ergonómicos o escritorios para trabajar sentado o de pie. Ofrezca cualquier otro equipo especial que los trabajadores puedan haber tenido en la oficina que puedan necesitar ahora en su hogar. La tecnología de videoconferencia también puede ayudar a los empleados a mantenerse en contacto con sus colegas y reducir los sentimientos de aislamiento o ansiedad. Sus empleados, sin importar su ubicación, deben sentirse apoyados, incluidos y valorados.

Esté al tanto de las leyes de accesibilidad

Es su responsabilidad como empleador comprender y cumplir con las leyes de accesibilidad. Evalúe regularmente su lugar de trabajo y toda legislación aplicable para determinar cómo puede identificar y abordar mejor los problemas de accesibilidad. Manténgase proactivo, adopte un enfoque con visión de futuro y considere trabajar con un profesional de recursos humanos que puede ayudarlo a comprender mejor sus obligaciones en torno a la accesibilidad.

Ayude a desarrollar un lugar de trabajo inclusivo

En esencia, proporcionar accesibilidad al lugar de trabajo significa priorizar la diversidad y la inclusión, un esfuerzo que puede ayudar a incorporar diferentes antecedentes, experiencias e información estratégica en un lugar de trabajo. Estos factores pueden ayudar a un negocio a atraer a un grupo más amplio de clientes y ayudar a desarrollar una fuerza laboral más fuerte y que se despeñe mejor. Trabaje con un equipo de RR. HH. experimentado que pueda ayudar a garantizar que su lugar de trabajo sea abierto y se adapte a todos los que trabajan con el negocio.

¿Busca maximizar los recursos y ejecutar funciones de negocios más eficientemente? Aunque puede ser desafiante, este artículo ofrece algunos puntos de partida.

Saber cómo mejorar la eficiencia en su negocio es un factor clave en la estrategia de crecimiento de cualquier empresa. Cuando existen deficiencias, la productividad puede verse afectada, lo que crea un efecto dominó en toda la organización que puede afectar al liderazgo, a los empleados y a los clientes.

Definición de eficiencia empresarial

¿Qué es la eficiencia en los negocios? Se trata de cuán bien un negocio puede convertir el tiempo, el esfuerzo, los materiales y el capital requeridos respecto a su producción. Los resultados pueden ser productos, servicios, ingresos o lo que sea que el negocio emplee para medir sus parámetros de éxito.

En lugar de que desaparezcan recursos valiosos en sus sistemas, un negocio eficiente puede maximizar su producción con el uso más inteligente posible de esos recursos. Un ejemplo simplificado de eficiencia en los negocios es una empresa que genera $5 millones en ingresos con la misma cantidad de costos de energía y de mano de obra que su competidor de similar tamaño, que solo produce $3 millones.

La eficiencia frente a la eficacia en los negocios

La eficiencia no es lo mismo que la eficacia y, a menudo, los dos términos generan confusión. Una manera común de pensar en la eficacia frente a la eficiencia es la diferencia entre hacer las cosas correctas o hacer las cosas bien. Es posible tener un proceso ineficiente con un resultado efectivo o un proceso eficiente que es menos efectivo.

Para un ejemplo de esto último, considere dos vendedores. Con guiones de venta y límites de tiempo, el vendedor A ha desarrollado un sistema simplificado que le permite hacer cien llamadas por día. El vendedor B invierte su tiempo en desarrollar una lista hipercalificada de clientes potenciales y, luego, dedica más tiempo a investigar cada contacto. El vendedor B hace solo veinte llamadas por día. Sin embargo, el 3 % de las llamadas del vendedor A tiene como resultado el cierre de una venta, mientras que el vendedor B obtiene una tasa de cierre de ventas del 25 %. El vendedor B ha desarrollado relaciones más sólidas con esos clientes, lo que, probablemente, les ofrezca una experiencia general más positiva y una impresión favorable del negocio.

La eficiencia y la eficacia no son mutuamente excluyentes. En el ejemplo anterior de vendedores, el vendedor A tiene un sistema que es mucho más eficiente para hacer llamadas telefónicas. El vendedor B es eficaz al momento de cerrar las ventas. Idealmente, una empresa debe averiguar cómo lograr ambos.

Tipos de eficiencia en los negocios

La eficiencia empresarial se puede medir de muchas formas. Estas son algunas métricas diferentes que puede utilizar para medir los resultados comerciales con respecto a los recursos que se necesitan para alcanzar sus objetivos. Hacerlo puede ayudarlo a implementar mejoras en sus sistemas y en el uso de sus recursos generales: tiempo, dinero, mano de obra, esfuerzo, materiales y capital.

Productividad laboral: ¿Cuánto pueden producir o lograr sus trabajadores durante un período medido? El equipo, la tecnología, la automatización, la capacitación, la salud mental y física, y el compromiso pueden influir en la productividad general de un empleado.

Eficiencia ecológica: La eficiencia ecológica es una medición del impacto que tienen sus operaciones comerciales en el entorno. En última instancia, un negocio con eficiencia ecológica es excelente para reducir todos los tipos de residuos. Esto incluye los residuos de materiales, operaciones y administración, además de que también minimiza el impacto ambiental de su producto y embalaje. Estos cálculos pueden ser complicados. Por ejemplo, calcular el costo del uso de plásticos reciclados posconsumo para embalajes o materiales, que aumentan la eficiencia ecológica, puede tener costos iniciales, pero la práctica podría sumar más clientes porque buscan negocios que prioricen el bajo impacto ambiental.

Eficiencia energética: Reducir la cantidad de energía que se consume para crear productos o servicios es una práctica sostenible importante que puede aumentar sus resultados. Su huella energética es la cantidad de energía que se necesita para operar todos los aspectos de un negocio las luces del baño, de la oficina y del depósito, los equipos e, incluso, los costos de envío cuando reconoce el consumo de combustible como una forma de uso de energía. Puede evaluar la eficiencia energética del negocio calculando cuánto se utiliza para operar diferentes áreas de su negocio. Reducir estas cifras puede ahorrarle dinero. La eficiencia energética empresarial es una parte específica de la eficiencia ecológica.

Eficiencia de las operaciones: Las operaciones son críticas para un modelo de negocio y las eficiencias en estos procesos centrales pueden ayudar a reducir los costos generales. La eficiencia de las operaciones del negocio se puede encontrar en una variedad de estrategias, como el uso apropiado de la tecnología, la tercerización o la implementación de tareas internas para un mayor control.

Eficiencia de los procesos: Los procesos se utilizan en todas las áreas de un negocio. Es decir, las comunicaciones internas, los recursos humanos, las operaciones, los envíos e, incluso, la forma en que se llevan a cabo las reuniones suelen estar sujetos a procedimientos específicos. Vea lo que funciona y lo que no. Realice cambios cuando sea necesario. Busque cómo hacer modificaciones que también puedan aumentar la eficiencia en otras áreas. Por ejemplo, embalar productos con menos material puede reducir el consumo de energía y el impacto ambiental, y permitirle colocar más productos en los camiones, lo que reduce de esta manera los costos de envío.

Retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés): Una inversión suele ser un costo corriente que se usa para ganancias futuras. Esta ganancia puede ser cualquier métrica. Como por ejemplo, un mayor grupo de solicitantes calificados, una menor huella de residuos y los ingresos generados. Medir el ROI, por ejemplo, tener facturas de energía más bajas debido a una nueva disposición de paneles solares en el techo, es una forma de evaluar la eficiencia.

Beneficios de la eficiencia en los negocios

A nadie le gusta perder tiempo o dinero y con su negocio pasa lo mismo. Además de la satisfacción general que genera administrar un negocio próspero, hay muchos beneficios que vienen con aprovechar al máximo sus recursos. Estos son algunos de los beneficios de la eficiencia:

• La eficiencia puede reducir los costos. Sea cual sea su métrica para calcular la eficiencia, mejorarla, probablemente, generará ahorros en los costos. Optimizar las tareas de RR. HH. que demandan mucho tiempo, aumentar la productividad de los trabajadores y usar menos para hacer más: todo mejora sus resultados.

• La eficiencia puede aumentar las ganancias: la otra cara de reducir los costos es incrementar las ganancias. Descubrir cómo hacer llegar más productos a manos de sus clientes por menos costos generales o gastar menos en operaciones se traduce en un negocio más rentable.

• La eficiencia puede hacer crecer su negocio. Dedicar menos tiempo a las tareas administrativas rutinarias puede liberar al personal para que desarrolle estrategias de crecimiento y expansión. Mejorar la eficiencia ecológica puede darle al personal un sentido de propósito y dedicación, lo que potencia la colaboración y la creatividad que necesita para ingresar a nuevos mercados. Desarrollar nuevas formas de embalaje o de operaciones puede, incluso, diferenciar a su negocio como líder de la industria. Estas son solo algunas de las formas en que la eficiencia puede hacer crecer su negocio en nuevas y emocionantes direcciones y crear nuevas oportunidades.

• La eficiencia puede mejorar la moral de los empleados. Encontrar formas de administrar sus operaciones de manera más eficiente puede ahorrarles tiempo y energía a los empleados. Si se hace bien, esto puede verse como una forma de respeto. Algunas acciones, como reducir la cantidad de reuniones obligatorias o darle al personal un acceso conveniente y bajo demanda a sus cuentas de beneficios, pueden fortalecer su sentido de lealtad hacia su negocio, lo que mejora el compromiso y reduce la deserción.

Formas de mejorar la eficiencia del negocio

Las prácticas comerciales eficientes tienen menos que ver con lo que hace y más con cómo lo hace. Estas son algunas formas generales para ayudar a maximizar sus recursos y ejecutar las funciones comerciales de manera más eficiente.

Use recursos gratuitos. Hay muchos recursos gratis valiosos para las empresas a los que puede recurrir cuando los necesite. Las organizaciones nacionales, como la Administración de Pequeñas Empresas de los Estados Unidos y SCORE, brindan asesoramiento y recursos que ofrecen orientación sobre los problemas de las nuevas empresas, las inquietudes fiscales y, en algunos casos, incluso, las cuestiones legales.

Invierta en una marca de calidad. Tener una marca coherente es invaluable al momento de presentar un mensaje claro a sus clientes, proveedores, partes interesadas clave y público. Todos los aspectos de su marca, desde el logotipo de su empresa hasta el diseño del sitio web y las ofertas de productos, deben ser coherentes con el mensaje que desea transmitir a su público objetivo.

Póngase en el lugar de sus clientes. Si les preguntara a los clientes: "¿Cómo podemos mejorar nuestro negocio?", ¿qué le responderían? Los detalles de su negocio pueden parecer obvios para usted y, por lo tanto, innecesarios para mencionarlos en sus materiales de ventas y marketing. No obstante, si aborda esto poniéndose en el lugar de sus clientes, puede pensar de manera diferente. Las mejoras en la productividad comienzan por mirar su negocio desde la perspectiva de un cliente potencial. Pida opiniones externas para evitar tomar decisiones comerciales basadas solo en el sesgo personal.

Tercerice tareas clave del negocio. A menudo, los dueños de negocios y los empleados cumplen muchas funciones, desde líder y reclutador hasta diseñador y administrador de nómina. Con frecuencia, saber cómo mejorar el rendimiento del negocio comienza por reconocer que nadie puede hacer todo por su cuenta.

Considere tercerizar las tareas complejas que son integrales para su negocio, pero que no se incluyen necesariamente dentro de su ámbito de experiencia. La contabilidad y la teneduría de libros, por ejemplo, no suelen estar dentro del área de especialización típica de un propietario de negocio. Sin embargo, es una parte esencial de la eficiencia del negocio. Una empresa de tercerización calificada puede llevar sus libros de forma mucho más rápida y mantenerlo actualizado sobre los datos financieros que lo ayudan a planificar el crecimiento a corto y largo plazo del negocio.

Mejorar la eficiencia en lo personal puede ayudar a mejorar la eficiencia a nivel empresarial

No es solo su negocio el que se beneficiará de una mayor eficiencia. Cada propietario y líder de negocio puede mejorar la productividad con "trucos para la eficiencia", que pueden incluir los siguientes:

• Establecer los objetivos correctos. Por lo general, los grandes objetivos tienen demasiadas variables que se deben controlar en un momento dado. Visualice metas que pueda alcanzar de una manera factible.
• Completar una tarea a la vez. La productividad se puede desperdiciar fácilmente cuando pasa de una tarea a otra y trata de darse cuenta de en dónde quedó.
• Priorizar. Cree su lista de tareas diarias por orden de importancia. Encárguese de las importantes antes de que las interrupciones lo distraigan y evite posponer tareas. Aborde cada tarea en ese momento y lugar, de ser posible.
• Administre bien su tiempo. ¿A qué horario del día es más productivo? Aborde las tareas difíciles durante el horario en que tiene más concentración y dedique otros momentos a tareas menos exigentes. Considere trabajar en bloques de 50 minutos con descansos cortos intermedios.
• Reduzca las distracciones. El correo electrónico puede ser una gran pérdida de tiempo. Considere limitar su actividad de correo electrónico programando tiempo cada dos horas para revisarlo y cumplir con esto. Del mismo modo, programe un horario para hacer o devolver llamadas y coloque su teléfono en silencio durante los bloques planificados de trabajo.

Saber cómo mejorar la eficiencia del negocio ayuda a todos los que forman parte de la organización. Como parte del proceso, aprenda más sobre cómo puede ayudar a sus empleados a incrementar la eficiencia estableciendo objetivos más eficaces para aumentar la productividad y el compromiso.

¿Cómo se mide la eficiencia en un negocio?

Así como hay diferentes tipos de eficiencia en los negocios, hay muchas maneras de medirlos. Algunas medidas son aplicables en todos los ámbitos. La evaluación comparativa de sus métricas es imprescindible para que pueda evaluar el progreso con el tiempo. Comparar su tipo de eficiencia de negocio con empresas o industrias similares es otra forma importante de evaluar si el negocio está encaminado.

Existen diferentes estrategias para medir la eficiencia del negocio. Para una empresa que vende productos, la rotación de inventario o el tiempo que se tarda entre trasladar el inventario del almacén a los clientes puede advertir si un producto se mueve y responde a la demanda del cliente. Las relaciones de eficiencia se usan como indicador del rendimiento general a corto plazo de una empresa y pueden mostrarle al propietario del negocio el transcurso de tiempo que implica convertir en efectivo el inventario. Medir la eficiencia ecológica puede ser más difícil e implica medir las ventas netas y la cantidad de bienes producidos y vendidos contra el consumo de energía, materiales y agua, junto con las emisiones de gas invernadero y las emisiones que agotan la capa de ozono. El Consejo Mundial de Negocios para el Desarrollo Sostenible elaboró una guía para ayudar a las empresas a medir la eficiencia ecológica y el rendimiento.

El rol del análisis en mejorar la estrategia del negocio

Los recursos humanos son otra operación comercial en que la eficiencia es imperativa. En particular, el proceso de reclutamiento y de retención de empleados es, simplemente, demasiado importante como para dejarlo al azar.

El análisis de RR. HH. puede ofrecer a los departamentos de recursos humanos una mejor recopilación de datos, los informes y los conocimientos necesarios para tomar decisiones empresariales basadas en datos. Ya sea que el gerente de una unidad de negocios necesite la información más actualizada sobre el tiempo y la asistencia para agilizar su proceso de programación o una auditoría rápida de nóminas por el gerente de recursos humanos para abordar un problema, el análisis puede ayudar a que los líderes empresariales tengan acceso a los datos.

Estas son algunas formas de aprovechar los análisis de RR. HH. y de mejorar la forma en que opera su negocio y aumenta la eficiencia:

• Reclutamiento. Cuando un candidato se incorpora a un puesto, pero termina no siendo el adecuado para este, puede producirse la rotación, y cubrir las vacantes se vuelve costoso y requiere mucho tiempo. El análisis de contratación le permite ver de dónde proceden sus mejores candidatos y qué perfiles tienden a prosperar a largo plazo. Además, el análisis puede ayudar a aclarar cómo funciona su proceso de reclutamiento y dónde podría haber un margen de mejora. Por ejemplo, si el análisis muestra retrasos en la comunicación con los candidatos o largos períodos de revisión por el gerente de contrataciones, esto puede aportar información útil para mejorar los procesos.
• Análisis de tiempo y asistencia. Con el análisis de tiempo y asistencia, las empresas pueden determinar los patrones más eficientes en la programación de los empleados, a fin de administrar estratégicamente el proceso de programación, cumplir con los requisitos legales y empresariales, e, incluso, identificar patrones de absentismo que podrían indicar problemas a nivel individual o departamental.
• Beneficios y otros servicios. El análisis de los datos de recursos humanos puede optimizar la gestión de beneficios y otros servicios dentro de los recursos humanos. Considere los informes necesarios durante la inscripción abierta. Un sistema de informes basado en el análisis hace que sea fácil ver quién está inscrito y qué decisiones están pendientes. El análisis también puede ayudar a los gerentes de RR. HH. a comprender qué beneficios se están usando y cuáles se pasan por alto.

Errores comunes en la nómina que pueden dar lugar a errores e ineficiencias comerciales

El procesamiento de la nómina es una operación particular de la empresa en que la precisión y la eficiencia importan. Por ejemplo, las empresas deben presentar los impuestos a las autoridades federales, estatales y locales en momentos específicos y a través de los formularios designados. Tales demandas requieren esfuerzos administrativos que demandan mucho tiempo y que, si se manejan mal, pueden dar lugar a multas costosas. Algunos de los errores más comunes en la nómina incluyen los siguientes:

• Presentación tardía ante el IRS. El IRS estipula fechas de vencimiento específicas para depositar los impuestos y presentar las declaraciones. Los depósitos atrasados y la presentación tardía de declaraciones de impuestos sobre la nómina pueden dar lugar a sanciones y cargos por intereses.
• Errores en los formularios fiscales. Los errores cometidos en los formularios fiscales pueden hacer que parezca que ha remitido mucho o demasiado poco en los impuestos sobre la nómina. Tales errores también pueden afectar la conciliación con otros formularios fiscales, como los formularios W-2.
• Clasificación errónea de los empleados. Debe tomar las medidas adecuadas para clasificar correctamente a cada trabajador como empleado o contratista independiente. La clasificación errónea de un empleado como contratista independiente puede dar lugar a obligaciones fiscales retroactivas sobre la nómina, así como a multas y sanciones.
• Procesamiento de la nómina tardío o ausencia de procesamiento. El procesamiento de la nómina tardío o erróneo no solo crea trabajadores insatisfechos, sino que también puede provocar multas y sanciones según la jurisdicción, así como problemas, por ejemplo, primas no pagadas o aportes tardíos al plan de jubilación, que pueden necesitar recursos adicionales para subsanarse.
• Pagar el monto incorrecto. Los datos incorrectos que se ingresen en una base de datos de nómina pueden provocar problemas relacionados con el pago a los empleados a la tasa correcta de pago y por todas las horas trabajadas. Las correcciones pueden demandar mucho tiempo y causar estragos en sus resultados.
• No mantener registros de nómina adecuados. Las regulaciones estatales y federales obligan a las empresas a mantener registros específicos de los empleados. Algunas jurisdicciones locales y estatales pueden variar en sus requisitos con respecto al mantenimiento de registros, por lo que los empleadores deben estar familiarizados con dichos requisitos en las ubicaciones en que llevan a cabo actividades comerciales.

La tercerización de la nómina da lugar a mejoras en la productividad

La tercerización del procesamiento de nómina es una solución tanto para mejorar la eficiencia como para ayudar a disminuir el riesgo de los errores descritos anteriormente en el procesamiento de la nómina. Entre los beneficios clave, vemos los siguientes:

Más tiempo para dedicarle a las prioridades empresariales

Si tiene una fuerza laboral, independientemente de su negocio o industria, que participa en asuntos relacionados con la nómina, es probable que consuma una gran cantidad de recursos valiosos. Los períodos de pago son ininterrumpidos, y esto crea una demanda incesante de tiempo y energía para garantizar que los datos de los empleados se ingresen correctamente y que, luego, se revisen para verificar su precisión.

Las complejidades del procesamiento de la nómina requieren una cantidad significativa de tiempo diario y semanal. Aunque los propietarios de negocios son, en última instancia, responsables de cumplir con la precisión de la nómina y los requisitos de presentación, tener un proveedor al alcance, a menudo, ahorra mucho tiempo y los ayuda a sentirse más seguros en cuanto a mantenerse actualizados sobre la legislación y las regulaciones.

Integridad de los datos confidenciales de los empleados y de las empresas

Hoy en día, el robo de datos y las violaciones son demasiado frecuentes, y el procesamiento de la nómina representa un área potencialmente riesgosa para su empresa. Las amenazas incluyen robo de identidad, adulteración por parte de los empleados de los registros de la empresa o, incluso, malversaciones. El uso del software interno para el procesamiento de la nómina tampoco está libre de riesgos.

Por el contrario, un proveedor de tercerización de confianza tiene controles de seguridad de la información diseñados para proteger los datos confidenciales. Junto con la copia de seguridad redundante y las múltiples ubicaciones de servidores, un proveedor de calidad invierte en sistemas de vanguardia para guardar y proteger datos, simplemente, porque es parte del servicio que se ofrece a los clientes.

Manténgase al día con las leyes y las regulaciones fiscales y laborales

Todas las empresas con empleados deben cumplir las leyes y regulaciones fiscales y laborales federales, estatales y locales o enfrentar sanciones financieras (y, posiblemente, legales). Estas penalizaciones no solo le pueden costar dinero, sino que exigen tiempo y atención para evitarlas, lo que se traduce en tiempo en que no le presta atención a su negocio. Un proveedor que se especializa en el procesamiento de la nómina tiene el conocimiento para ayudarlo con las responsabilidades de cumplimiento.

La tercerización de funciones de RR. HH. aumenta la eficiencia

La tercerización de las funciones de RR. HH. puede dar lugar a una mejora significativa en la eficiencia del negocio. Una empresa de tercerización especializada ayuda a mitigar el riesgo de incumplimiento de los requisitos actuales de presentación y de informes, así como a ayudar con el desarrollo de programas de seguridad en el lugar de trabajo y beneficios de seguro.

Más pequeñas empresas están investigando los méritos de firmar un acuerdo con una organización de empleadores profesionales (PEO, por sus siglas en inglés), lo que les permite a los dueños de negocios tercerizar la gestión de los beneficios de los empleados y las áreas relacionadas, lo que incluye estas tareas clave:

• Creación de un manual para empleados
• Elaborar las descripciones de trabajo.
• Ayudar con el monitoreo de los desarrollos de cumplimiento normativo y legal.
• Mantener la documentación de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio.
• Proporcionar recursos integrales de RR. HH. en línea.
• Ofrecer capacitación a los empleados en el sitio.
• Ayudar con la evaluación de riesgos.

También vale la pena considerar la tercerización de otros procesos clave, como el marketing, el mantenimiento del sitio web y la actividad en las redes sociales. Cuanto más pueda subcontratar a un servicio o empresa confiable, más tiempo ganará para concentrarse en las cosas que pueden aportar al crecimiento de su negocio.

Un negocio más eficiente puede ayudarlo a tener éxito

Los empleadores que buscan maximizar sus recursos y ejecutar funciones comerciales de manera más eficiente pueden posicionarse para disfrutar de las ventajas que tiene hacerlo. Aquellos que no lo hacen están apostando a un futuro que puede hacer que sus negocios se vuelvan obsoletos.

Obtenga más información sobre cómo los servicios de recursos humanos de Paychex pueden ayudarlo a evitar errores costosos y frustrantes que desperdician energía, esfuerzo y dinero. En cambio, puede cosechar las recompensas que vienen con la mejor eficiencia comercial en áreas clave de su organización.