Servicios de recursos humanos y nómina de Paychex en Massachusetts

Si contrata empleados, desea que su empleo sea una experiencia positiva. Sin embargo, un solicitante, o un empleado actual o anterior puede tomar medidas legales contra su empresa que podrían ponerla en riesgo. Para ayudar a mitigar su exposición a reclamos costosos, el seguro de responsabilidad civil para prácticas laborales (EPLI, por sus siglas en inglés) puede brindarle cierta protección. Obtenga más información sobre el EPLI, cómo se compara con otros tipos comunes de pólizas de seguro para empresas, cuáles son los costos asociados con dicha póliza y de qué manera el EPLI puede ayudarlo a proteger su negocio.

¿Qué es el EPLI?

El seguro de responsabilidad civil para prácticas laborales, comúnmente llamado "seguro EPLI" o "EPL", es un tipo de póliza de seguro empresarial que ayuda a cubrir las pérdidas de la empresa asociadas a determinadas demandas laborales que alegan violaciones de los derechos de un empleado o solicitante de empleo. Si un solicitante de empleo, o un empleado actual o anterior inicia acciones legales contra su empresa, usted puede ayudar a cubrir los costos de defensa y los daños, independientemente del resultado de la demanda, con el EPLI. Obtenga más información sobre lo que pueden cubrir las pólizas del EPLI.

El seguro EPLI se puede comprar como una póliza empresarial independiente. También es común agrupar esta cobertura como parte de la póliza del propietario del negocio o una póliza de responsabilidad general.

¿Cuál es la diferencia entre EPLI y el seguro de compensación de los trabajadores?

El EPLI y el seguro de compensación para los trabajadores son distintos tipos de cobertura. El EPLI ayuda a proteger a la empresa contra ciertas reclamaciones relacionadas con el empleo, incluidas las relativas a las prácticas laborales ilícitas. Aunque no existe un requisito legal para contar con esta cobertura, tenerla puede ser una buena decisión comercial para cualquier empresa con empleados. En cambio, las pólizas de seguro de compensación de los trabajadores cubren los gastos médicos y los salarios no percibidos para los empleados que sufren una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo. El seguro de compensación de los trabajadores es obligatorio para la mayor parte de los empleadores en la mayoría de los estados.

¿El EPLI es lo mismo que la cobertura contra errores y omisiones?

No, el EPLI y el seguro de errores y omisiones (E&O, por sus siglas en inglés) brindan coberturas distintas.
Por lo general, el EPLI ofrece protección frente a determinadas reclamaciones sobre el empleo, mientras que el E&O cubre las responsabilidades derivadas de reclamaciones de clientes o consumidores. Por ejemplo, el seguro de errores y omisiones ayudaría a cubrir los costos judiciales y los acuerdos en el caso de que un cliente presentara una demanda en que alegara acciones negligentes en los servicios profesionales de usted. Una reclamación común que el seguro de errores y omisiones podría cubrir es una demanda por incumplimiento de contrato. Las pólizas de E&O a menudo cubren al propietario y a los empleados de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre la cobertura de EPLI y la de directores y funcionarios (D&O)?

El seguro de responsabilidad de directores y funcionarios (D&O, por sus siglas en inglés) es una forma de seguro de responsabilidad profesional que protege el patrimonio personal de los ejecutivos, directivos y miembros de la junta directiva de una empresa en caso de que sean demandados por presuntos actos ilícitos en la gestión de una compañía. Puede brindar cobertura en caso de problemas laborales, pero solo para personas cubiertas, es decir, directores y funcionarios, y también puede cubrir otras cuestiones, como incumplimientos del deber fiduciario. Además, cualquier empresa con una junta directiva, incluidas pequeñas empresas, puede tener una póliza de seguro de D&O. Aunque el EPLI también puede ser beneficioso para las empresas de cualquier tamaño, el objetivo de la política es proteger a la empresa de las acusaciones de solicitantes y de empleados actuales o anteriores. No obstante, el seguro de D&O brinda protección de responsabilidad civil para las reclamaciones presentadas por personas externas a una empresa, como clientes insatisfechos o inversores.

Ejemplos de reclamaciones del EPLI

Las demandas relacionadas con el empleo pueden generar impactos negativos importantes en los resultados finales, la reputación y la productividad de una empresa. Las demandas comunes relacionadas con el EPLI pueden incluir lo siguiente:

• Terminación injusta: Si bien muchos empleados están contratados por su propia voluntad (lo que significa que el empleado o el empleador puede terminar la relación laboral por cualquier motivo o sin motivo en cualquier momento, excepto en los casos en que lo prohíba la ley estatal o la política pública), pueden alegar que fueron despedidos de forma injusta.
• Cargos por acoso laboral: Un presunto acosador puede ser el supervisor de la víctima, un supervisor de otra área, un compañero de trabajo, un subcontratista o alguien externo a la compañía, como un repartidor o un proveedor. Las víctimas de acoso pueden ser cualquier persona afectada por la conducta ofensiva, no solo la persona objetivo del acosador.

¿Quién necesita la cobertura de seguro de responsabilidad civil para las prácticas laborales?

Dada la cantidad de reclamaciones sobre el empleo que se presentan ante la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés) y los elevados costos asociados con estas, casi cualquier empresa que tenga empleados puede beneficiarse de la cobertura del EPLI y mitigar su exposición financiera. Si bien ninguna industria es inmune al riesgo relacionado con el empleo, algunos ejemplos de industrias que podrían beneficiarse particularmente de la cobertura del EPLI incluyen las siguientes:

• El comercio minorista, una industria conocida por sus altas tasas de rotación, puede ser susceptible de reclamos que aleguen discriminación por edad, acoso o despido injustificado.
• Hospitalidad: Se podrían sufrir demandas por acoso.
• Servicios profesionales, en los que las empresas podrían tener que gestionar reclamaciones sobre temas como acoso, discriminación por género y edad, falta de promoción y terminación injustificada.
• Manufactura y construcción, un sector en que las fluctuaciones en cuanto a la cantidad de trabajo que tiene una empresa pueden dar lugar a despidos, lo que aumenta las posibilidades de que los empleados aleguen que fueron despedidos de forma injusta.
• Cuidado médico: Los empleados pueden alegar haber sufrido acoso.

¿Cuánto cuesta un EPLI?

El costo de las pólizas del EPLI variará y dependerá de su sector, la cantidad de empleados que tenga, la jurisdicción donde opere, si su empresa tiene algún historial de litigios similares relacionados con el empleo y si tiene en vigor políticas de empleo establecidas y aplicadas de forma coherente, a menudo documentadas en un manual del empleado. En general, una póliza del EPLI cubre los honorarios de defensa legal y los costos de liquidación o por daños (hasta el límite de su póliza), ya sea que gane un caso, lo pierda o pacte un acuerdo.

El seguro de EPL puede ayudar a proteger su negocio

Los reclamos con respecto a las prácticas laborales se convirtieron en una de las fuentes de litigio de mayor crecimiento. Asegúrese de que su negocio esté preparado para mitigar el costo de estas reclamaciones con la protección que brinda el seguro de responsabilidad civil para las prácticas laborales. Es posible que también desee obtener más información sobre cómo puede gestionar el riesgo general con nuestra guía integral sobre aspectos básicos del seguro empresarial.

Un plan de compensación es un conjunto de pautas de la empresa para ofrecer el salario base, los bonos y la equidad a los empleados. Un plan bien diseñado también puede aportar una estrategia para los objetivos futuros de la empresa en cuanto a la compensación de los empleados.

Tener un plan de compensación es un elemento importante de su empresa. Las opciones de compensación y beneficios de un empleado pueden afectar significativamente la calidad de su personal y la capacidad de su empresa para atraer y conservar el talento. Mediante un plan de compensación integral,no solo se establece el valor de lo que se paga, sino que también se definen las funciones, los niveles y la forma en que se evaluará el desempeño.

Sin embargo, sus costos de compensación empresarial son más que, simplemente, un gasto.

Un plan de compensación puede desempeñar un papel importante en el proceso general de crear un presupuesto y de planificación de una organización. Puede ayudar a una organización a establecer sus presupuestos para los gastos relacionados con el empleo. Los empleadores también pueden utilizar un plan de compensación para documentar los beneficios de los empleados con el fin de obtener incentivos fiscales federales o estatales. Mediante un plan de compensación documentado, se pueden establecer pautas y ayudar a cumplir las leyes estatales y locales de transparencia salarial.

Los planes de compensación deben cumplir las leyes estatales, federales y locales aplicables mientras se esfuerzan por lograr la equidad interna entre los empleados en situación similar. Es importante tener en cuenta que cuando una ley estatal o local ofrece una mayor protección o beneficio al empleado de la que existe en la ley federal, los empleadores, generalmente, deben cumplir con la ley estatal o local más generosa. Siempre es una gran idea que un profesional de Recursos Humanos o un asesor externo revise el plan de compensación para ayudar a garantizar la competitividad y el cumplimiento.

La importancia de una estrategia de compensación y sus beneficios

Por lo general, mediante una estrategia de compensación, se incluye el objetivo de atraer, motivar y conservar a los mejores talentos para la organización.

Una estrategia de compensación debe alinearse con los valores y los objetivos de la empresa junto con una explicación de cómo se aplicará el plan. A través de la estrategia, se debe apoyar la misión, visión, cultura corporativa y estrategia general de la empresa.

Al desarrollar una estrategia de compensación, la organización debe determinar si establecerá la compensación en los valores del mercado, por encima o por debajo de ellos y el grado en que los beneficios de los empleados deben complementar el paquete de compensación.

Una empresa también debe estar atenta a los factores externos (comparación de sus prácticas salariales dentro de una industria), las leyes de transparencia salarial y los factores internos (cómo paga a sus empleados actuales frente a los demás y en comparación con los nuevos empleados).

Tener una estrategia de compensación integral y documentada ayuda cuando una organización busca contratar y conservar el talento. Con una estrategia sólida implementada, un empleador puede hacer lo siguiente:

• Establecer rangos salariales que puedan utilizarse para ayudar a planificar y elaborar presupuestos.
• Mostrar a los empleados cómo su compensación está vinculada a los valores de la empresa y al plan estratégico para alcanzar el éxito.
• Guiar las decisiones relativas a la compensación de los puestos creados recientemente dentro de la empresa.
• Implementar una metodología que ayude a garantizar que los empleados con conocimientos, experiencia y tareas laborales similares cobren una retribución justa y coherente.

Cuando se basa en una estrategia sólida, a través de un plan de compensación, se pueden brindar los siguientes beneficios a los empleadores:

• Ayuda a la empresa a atraer y conservar el talento.
• Mejora el compromiso y la satisfacción laboral de los empleados actuales.
• Establece parámetros para el gasto en compensaciones y brinda un recurso que los empleadores pueden utilizar para evaluar sus prácticas de compensación según los estándares de la industria.
• Ayuda a cumplir las leyes de transparencia salarial.

¿Qué es un paquete de compensación total del empleado?

El resumen de la remuneración total de un empleado puede describirse como la remuneración directa de un empleado más los beneficios e incentivos que ofrece su organización. Un paquete de compensación total del empleado abarca más que el salario de un empleado y, a menudo, se incluyen beneficios, bonos, opciones sobre acciones e incentivos no monetarios.

¿Qué se incluye en un paquete de compensación total del empleado?

Al negociar una compensación con un empleado o con un empleado potencial, este puede pedir ciertos complementos, como un plan de ahorros para la jubilación o un bono basado en el desempeño, según lo que sea más importante para él.

En un paquete de compensación total del empleado, se detallará, por lo general, la forma en que el empleador pretende pagar al empleado por sus servicios, por ejemplo, por hora, con un salario semanal, entre otros. Si el empleado califica para comisiones o programas de bonos, también deben incluirse. Además de los pagos directos, los paquetes de compensación pueden comprender el salario indirecto, como las opciones de planes de beneficios disponibles y los incentivos no financieros.

Además, el empleador puede optar por incluir una declaración de otros conceptos no financieros asociados al empleo, como un gimnasio interno, programas de desarrollo profesional o premios de reconocimiento para empleados.

Para atraer a los mejores talentos, los paquetes de compensación total del empleado deben alinearse con los puntos de referencia de la industria y el mercado laboral pertinente. Los empleadores deben auditar sus paquetes de beneficios con periodicidad a fin de garantizar que la compensación total que ofrecen sea rentable y adecuada para los empleados.

Tipos de compensación

A través de un plan de compensación, se suelen indicar los diferentes tipos de compensación que se le ofrecen a los empleados. Existen dos categorías de compensación: compensación directa e indirecta.

Compensación directa

La compensación directa es la cantidad monetaria que se le entrega directamente a un empleado. Esta cantidad suele basarse en un monto de salario anual, una tarifa por hora, una tarifa por pieza o un porcentaje de comisión y se incorpora en el cheque de pago. Los bonos monetarios y otros incentivos financieros también se incluyen en la compensación directa.

Compensación indirecta

En cambio, la compensación indirecta es la cantidad no monetaria que se entrega a un empleado. Por ejemplo, los programas de beneficios, los planes de participación en las ganancias u otros incentivos que no se pagan directamente al empleado. El tiempo libre pagado, las contribuciones del empleador a los planes de beneficios y otros beneficios, como la asistencia de préstamos estudiantiles, también se consideran formas indirectas de compensación.

En la compensación indirecta, también pueden incluirse beneficios no monetarios con valores que son más difíciles de medir. Los acuerdos de trabajo remoto o de flexibilidad horaria, los programas de desarrollo profesional, como la tutoría interna y los premios de reconocimiento de los empleados, son ejemplos de compensación no financiera que pueden ofrecer valor a los empleados.

Incorporar los diferentes tipos de compensación en un plan general

Dentro de un plan de compensación general, se utilizan diferentes tipos de compensación para atraer y conservar a los empleados. Pueden ser no financieros, beneficios o pagos monetarios directos.

La compensación directa se puede calcular a partir del salario base de un empleado, el salario variable o una combinación de ambos.

El salario base, generalmente, se paga a un empleado por realizar tareas laborales específicas. Puede pagarse como un salario o por hora.

Cuando se elabora un plan de compensación, se debe revisar cada puesto y sus responsabilidades asociadas para determinar el salario base adecuado.

Además del salario base, los empleadores pueden optar por ofrecer una compensación monetaria basada en variables en forma de bonos, por ejemplo. El salario variable se puede utilizar para incentivar a los empleados a alcanzar logros que ayuden a la empresa a cumplir o superar sus objetivos estratégicos generales. El salario variable puede incluir bonos basados en el desempeño, programas de participación en las ganancias, bonos de reconocimiento de empleados o bonos de seguridad.

Preguntas frecuentes sobre el plan de compensación del empleado

¿Cuáles son los principales costos del empleador relacionados con la compensación del empleado?

Se pueden incluir los siguientes conceptos en los costos del empleador por el salario:

• Salario base.
• Horas extras
• Impuestos de nómina
• La participación del empleador en los costos del plan de beneficios.
• Bonos.
• Programas de bienestar.
• Reembolso de matrícula.
• Asistencia de préstamos para estudiantes.
• Gastos relacionados con el uso de un vehículo de la empresa.
• Planes de compra de acciones o de opciones sobre acciones para los empleados.

¿Qué es la compensación total?

Los empleados actuales y potenciales suelen tomar decisiones sobre su carrera profesional basadas en el concepto de compensación total. Algunos posibles candidatos pueden estar dispuestos a cambiar un salario más bajo por un plan de beneficios más completo o un horario de trabajo más flexible. Presentar a los empleados su compensación total de todas las fuentes, no solo su salario base, puede contribuir a aumentar la capacidad de la organización para atraer a los mejores talentos y ayudará de mejor manera a los potenciales empleados a considerar las decisiones profesionales.

¿Cómo se estructura un paquete de compensación total del empleado?

Los empleadores pueden crear una plantilla estándar con todos los conceptos de la compensación y completar las casillas a medida que se aplican a cada empleado. La plantilla del paquete de compensación se puede utilizar para crear cartas de oferta e informes anuales de compensación para los empleados. Los paquetes totales de compensación del empleado pueden incluir los siguientes conceptos:

• Salario base, como tarifa por hora, sueldo semanal o salario anual.
• Salario variable, como bonificación o comisión.
• Valor de los beneficios que se ofrecen al empleado.
• Recompensas adicionales, como las opciones de horario flexible que se pueden describir en términos no monetarios, o cuantificarse, si es posible.

¿Cómo se calcula el costo de un paquete total de compensación del empleado?

Sobre una base anual, la compensación total del empleado puede calcularse a partir de los pagos directos e indirectos que se efectúan durante el año. A través de los pagos, debe incluirse cualquier compensación que se le otorga al empleado con respecto al cumplimiento de sus obligaciones laborales.

¿Qué son las declaraciones de compensación total y de recompensa total?

Para que los empleados comprendan mejor cómo se les paga y el costo de los beneficios que ofrece la organización, los empleadores pueden considerar brindarle una declaración de compensación total o de recompensas totales a los empleados. Mediante ambas declaraciones, se explica a los empleados cómo se les compensa o incentiva por su trabajo.

A través de las declaraciones de compensación total, generalmente, se abarcan los montos incluidos en un paquete de compensación: salario, bonos, comisiones y beneficios para empleados.

En comparación, mediante una declaración de recompensa total, se incluyen, generalmente, los componentes de una declaración de compensación total más elementos adicionales. Los beneficios laborales que son más difíciles de medir según el costo, pero que aún tienen un impacto en los empleados se pueden encontrar en una declaración de recompensa total. Esto puede incluir, entre otros, lo siguiente:

• Premios de servicio o de reconocimiento.
• Servicios de desarrollo profesional disponibles para los empleados.
• Beneficios de vacaciones y licencias.
• Beneficios de jubilación, como pensiones o equivalentes al plan 401(k).
• Beneficios de cuidado de salud.
• Cuidado infantil o de ancianos.
• Asistencia jurídica.
• Reembolsos de matrícula.

En última instancia, depende del empleador decidir qué opción de declaración funciona mejor y cuándo deben distribuirse. Un sistema como Paychex Flex^® Analytics and Reports Center se puede utilizar para generar un informe resumido de compensación en cualquier momento del año. Este tipo de informe brinda a los empleados acceso a su compensación total, incluidas las ganancias monetarias, los bonos y los beneficios médicos y de jubilación, lo que proporciona una mayor transparencia.

Preserve su competitividad con un plan de compensación bien desarrollado

Los datos y los análisis sólidos son los pilares básicos de un plan de compensación justo y competitivo. Además de los estudios de compensación más amplios y los informes de evaluación comparativa, los datos internos que se recopilan en sistemas como Paychex Flex Analytics and Reports Center pueden ofrecer los datos necesarios para ayudar a crear un plan de compensación competitivo.

Si está creando o revisando las políticas de compensación de su empresa, los profesionales de Recursos Humanos de los Servicios de Consultoría de Recursos Humanos de Paychex pueden ofrecer orientación y apoyo. Podemos trabajar con usted para crear un informe comparativo. También lo ayudaremos con recomendaciones a fin de impulsar sus esfuerzos para contratar y retener a los empleados.

Integrar una solución de nómina y de control de tiempo en su negocio puede serle útil para ahorrar dinero e incrementar la eficacia porque elimina la redundancia innecesaria en los sistemas comerciales clave.

Integrar un sistema de control de tiempo y asistencia con un software de nóminas puede suponer un impacto positivo en el presupuesto de su empresa y en el nivel de compromiso de los empleados. Para muchos líderes, la administración del tiempo y la asistencia de los empleados es una tarea importante y que requiere mucho tiempo en lo que respecta al funcionamiento de una empresa. Es probable que las empresas que ahora utilizan sistemas separados y no integrados para el cálculo de nóminas y el control de tiempo sigan experimentando ineficiencias y costos añadidos que se podrían mitigar con un sistema integrado.

¿Qué es el control de tiempo y por qué es importante?

El control de tiempo es el proceso de recopilar la información relacionada con el tiempo trabajado, para cada empleado, así como con el tiempo libre pagado. El control preciso del tiempo es una función esencial necesaria para completar el proceso de nómina. Además, los registros de tiempo bien mantenidos sirven como base para las tareas de crear presupuestos, planificación, dotación de personal y cumplimiento de una empresa.

Desventajas del control de tiempo manual

Cuando el proceso de control de tiempo y asistencia se realiza manualmente y funciona con independencia de la nómina, el potencial de errores e imprecisiones puede ser alto. Por ejemplo, los empleados que utilizan sistemas de control de tiempo y asistencia en papel pueden olvidarse de rellenar las hojas de asistencia antes de la fecha límite y, luego, cometer errores al apresurarse a presentar sus horas. También es posible que no recuerden con exxactitud a qué hora llegaron al trabajo, la duración de sus pausas para comer o la hora exacta a la que se marcharon ese día.

Por lo tanto, es posible que las empresas no les paguen a sus empleados por todo el tiempo que trabajaron, lo que implica un importante riesgo para las empresas, o que les paguen de más. Los problemas relacionados con la nómina, como no recibir el pago adecuado, pueden repercutir negativamente en la moral de los empleados, lo que a su vez puede incidir en la productividad en el lugar de trabajo. También puede dar lugar a multas o sanciones por las agencias a cargo del cumplimiento de la ley.

Uso de sistemas separados para el control de tiempo y otras tareas de RR. HH.

Incluso si los departamentos de RR. HH. utilizan programas de software para realizar un control de varias tareas de RR. HH., la existencia de sistemas diferentes puede dar lugar a ineficiencias, mayores costos y frustraciones.

Por ejemplo, una empresa puede haber comprado una licencia independiente para un paquete de software de procesamiento de nómina, pero ese software no se integra con los relojes electrónicos o con otras herramientas. Cuando un empleado modifique su dirección, es posible que el cambio se procese en un sistema, pero no en el otro, lo que lleva a que un cheque de pago se envíe a una dirección obsoleta. El personal de RR. HH. también puede frustrarse debido a la ineficacia de tener que ingresar esta información en diversos sistemas varias veces y las dificultades a las que se enfrenta al intentar encontrar y corregir errores.

Integrar el control de tiempo, así como otros sistemas, por ejemplo, la nómina y la contabilidad, en sus sistemas de RR. HH. puede ahorrarles tiempo y dolores de cabeza a todos.

Beneficios de integrar el tiempo y la asistencia con la nómina

Un sistema integrado de nómina y control de tiempo puede ayudar a asegurar que la información sea la misma en todos los sistemas. Cuando la información se transfiere y actualiza automáticamente, también se reduce la carga de trabajo del personal de RR. HH., ya que no debe introducir los cambios varias veces en diferentes sistemas de trabajo.

Con un sistema bien integrado en que se aproveche la lógica inteligente de la automatización, las empresas y sus empleados pueden alcanzar la máxima eficacia. Por ejemplo, a través del software electrónico de control de tiempo, se pueden recopilar, controlar y administrar las horas de trabajo de los empleados, lo que permite que el personal de RR. HH. pueda dedicarse a tareas de mayor nivel que no se pueden automatizar. Los datos se analizan en tiempo real, lo que permite que los gerentes puedan revisar y aprobar el tiempo de los empleados para el procesamiento de nómina con mayor eficacia y precisión.

Mediante los sistemas automatizados, se puede controlar el tiempo de varias maneras, como con la lectura de lo siguiente:

• Una banda magnética o un código de barras en la tarjeta de identificación de la empresa de un empleado.
• Información biométrica; esto elimina los problemas de pérdida de tarjetas de identificación o de que un empleado marque la entrada y la salida por otro.
• Horas de inicio y cierre de sesión en las computadoras de los empleados.

Algunos de los beneficios principales adicionales de aplicar un sistema automatizado de tiempo y asistencia son los siguientes:

Administración de un personal eficaz

Gracias a las soluciones automatizadas de control de tiempo y asistencia, los gerentes pueden alinear la programación con las proyecciones de cargas de trabajo. De esta manera, se puede aumentar la eficacia, cumplir con los objetivos de producción y administrar los costos. Mediante un panel de análisis, los gerentes también pueden revisar los datos en el tiempo, detectar oportunidades para ser más eficaces y prevenir problemas que pueden obstaculizar la productividad. Con las soluciones integradas, se pueden importar esas proyecciones a otros sistemas de programación o para crear presupuestos, lo que permite que los gerentes tomen decisiones más eficaces, ya que tienen todos los datos disponibles a su alcance.

Menos papeleo

Otro beneficio inmediato para los empleadores y sus empleados es la reducción significativa del papeleo. Con un sistema de nómina integrado, ya no es necesario imprimir las hojas de registro de tiempo ni ingresar los datos en el sistema de nómina. Una vez que los datos de los relojes registradores electrónicos se agregan al sistema, se puede calcular y procesar la nómina automáticamente para el período actual. Con algunas soluciones, los registros también se pueden integrar en portales de empleados individuales, lo que permite que los trabajadores puedan acceder a los registros de nómina y brinda una alternativa a los cheques físicos en papel.

Eliminar las tareas administrativas repetitivas que realizan los gerentes y el personal de RR. HH.

Otra gran ventaja para los empleadores es que se libera a los gerentes y al personal de RR. HH. con respecto a las tareas administrativas que requieren mucho tiempo. La información de los formularios de impuestos, los datos sobre los beneficios y las revisiones de desempeño solo deben ingresarse una vez y en una única interfaz. De esta manera, su personal de RR. HH. puede prestar atención a actividades más amplias y estratégicas, como formas nuevas y más eficaces de contratar y retener a empleados valiosos.

Informes avanzados

La nómina puede implicar un gasto importante que puede repercutir en muchas áreas de una empresa. Dada la relación entre las horas trabajadas y las métricas como la productividad y la satisfacción o la retención de empleados, un sistema de nómina totalmente integrado ofrece la capacidad de analizar los datos en profundidad. Por ejemplo, puede utilizar la información de control de tiempo para identificar tendencias temporales o para evaluar la eficacia de diferentes líneas de negocio.

Protección contra el incumplimiento

Un sistema automatizado de tiempo y asistencia puede ser útil para que su empresa pueda cumplir con las leyes de horas y salarios. Por ejemplo, en función de las leyes y regulaciones federales, estatales y locales aplicables, es posible que los miembros del personal deban recibir una remuneración específica después de trabajar durante una determinada cantidad de horas por turno o por semana. En este caso, un sistema integrado puede ser útil, por ejemplo, al aplicar automáticamente una tarifa diferente cuando se alcance la marca de hora.

El software de control de tiempo y asistencia puede serle útil para cumplir con este tipo de leyes mediante la funcionalidad de horas extra diarias y semanales, que se integra con el sistema de nómina para ayudar a garantizar que las horas se paguen según la tarifa adecuada.

Gracias a las políticas y los registros de tiempo archivados (y una recopilación de datos más consistente en general), el cumplimiento de diversas leyes y regulaciones sobre salarios y horas puede ser mucho menos costoso para los empleadores. En caso de que su empresa sea objeto de una auditoría por presuntas infracciones en materia de salarios y horas de trabajo, la precisión de los datos generada a través de un sistema de nómina integrado puede ser útil para facilitar el proceso de auditoría.

Mejora del compromiso de los empleados

La programación y el manejo de las solicitudes de tiempo libre son elementos importantes para mantener una fuerza laboral comprometida. Cuando el compromiso de los empleados aumenta, los problemas, como la rotación del personal, pueden disminuir. Las empresas que ofrecen al personal suficientes horas para maximizar sus ingresos y que, al mismo tiempo, son lo bastante flexibles para adaptarse a las peticiones de vacaciones o a las necesidades en cuanto a los horarios, suelen ofrecerle una experiencia deseada al empleado. Con los sistemas automatizados, es posible revisar, aprobar o abordar rápidamente dichas solicitudes y administrar las ausencias planificadas para minimizar su efecto en la empresa.

Las revisiones de los empleados y los aumentos salariales también pueden suponer un impacto significativo en la satisfacción de los empleados. Las alertas automatizadas dentro del sistema pueden notificar al personal de RR. HH. sobre los próximos aniversarios de empleados, las fechas de elegibilidad de los beneficios y otros hitos importantes. Cuando las revisiones o los aumentos salariales se ingresan en el archivo del empleado, un sistema integrado puede actualizar automáticamente la tasa de pago del empleado, lo que permite que el aumento entre en vigor en el momento adecuado designado por el empleador. Cuando RR. HH. dispone de las herramientas para actuar con rapidez en este tipo de casos, los empleados pueden sentir mayor aprecio y satisfacción en el trabajo.

Gracias a los sistemas totalmente integrados, los empleados también pueden acceder a mayores oportunidades de autoservicio. Al iniciar sesión para introducir su tiempo, también pueden acceder a los datos de la nómina, las deducciones fiscales y la selección de beneficios. Conectar la nómina y el control de tiempo aumenta la eficacia y los empleados pueden encontrar los datos que necesitan; todo en una plataforma fácil de usar.

Mejora del acceso a los datos y la seguridad

Simplificar la entrada de datos también puede ser útil para aumentar la precisión y la seguridad de su información de nómina y de RR. HH. en todas las plataformas. Dado que son menos las personas autorizadas que ingresan información y acceden al sistema, es más probable que los datos sean precisos y hay menos posibilidades de que se introduzcan cambios no autorizados o de que la información en las distintas plataformas sea incompatible. De esta manera, se pueden evitar errores costosos y se ahorra el tiempo y el dinero que llevaría corregir las imprecisiones.

Una interfaz integrada también puede ayudar a mejorar la seguridad de los datos, ya que los sistemas de beneficios de RR. HH. y de nómina contienen información altamente confidencial de la empresa y de los empleados, como datos salariales y números de seguro social. Al integrar estos sistemas en una plataforma de RR. HH. muy segura, puede contribuir a reducir las posibilidades de que se produzcan filtraciones de datos. Si se disminuye la cantidad de puntos de acceso al sistema a través de una plataforma integrada y se eliminan los sistemas dispares, las empresas pueden ayudar a reducir las posibilidades de que los hackers internos o externos obtengan acceso no autorizado a información confidencial.

Qué buscar en un sistema integrado de administración de tiempo y asistencia, y de nómina

Según el tamaño de su empresa y de la complejidad de la nómina, hay una serie de funciones dentro de los sistemas integrados de nómina para reducir errores, agilizar los informes y brindar información útil. Al evaluar sistemas de nómina integrados, busque los siguientes elementos:

• Software basado en la nube con actualizaciones automáticas.
• Capacidades de autoservicio para empleados.
• Paneles de informes fáciles de usar.
• Capacidad para configurar alertas y recordatorios.
• Herramientas de cumplimiento.

Control de tiempo como parte de un sistema integrado de nómina y RR. HH.

Cuando la información de nómina y de RR. HH. está disponible en conjunto desde una sola interfaz, las funciones de autoservicio son mucho más eficaces. Los empleados pueden iniciar sesión en el sistema y acceder rápidamente a información sobre la nómina, las vacaciones disponibles y la licencia por enfermedad, las deducciones de impuestos actuales y los beneficios. Esto permite que los empleados puedan encontrar respuestas a preguntas básicas por su cuenta, lo que puede aumentar la satisfacción y reducir el tiempo que la administración y RR. HH. pierden en resolver problemas simples.

Usar un servicio de nómina integrado también puede facilitar al personal de RR. HH. y a los gerentes el acceso a la información de los empleados cuando lo soliciten, lo que les ahorrará tiempo y les permitirá tomar decisiones más informadas. Además, los gerentes pueden sentir más confianza en que la información que consultan es precisa y está actualizada.

No deje que los procesos de control de tiempo obsoletos, manuales o separados disminuyan su productividad. Cámbiese a un sistema de nómina que esté totalmente integrado con una potente solución de control de tiempo en línea para poder administrar de forma eficaz los procesos de RR. HH. y, al mismo tiempo, minimizar las ineficiencias.