Servicios de recursos humanos y nómina de Paychex en Chicago, Illinois

A medida que Illinois reabre y los negocios restablecen sus operaciones o empiezan a planificar para reanudar las actividades, nosotros en Paychex seguimos dedicados a servirles a su negocio, a sus empleados y a usted. Consulte más abajo la guía y las mejores prácticas sobre algunas preguntas comunes relacionadas con estos nuevos desafíos para Illinois.

Tenga en cuenta que la información contenida en este documento es actual a la fecha de su publicación y que la guía puede cambiar a medida que la pandemia del COVID-19 se desarrolle.

Desempleo

¿Cuáles son los requisitos de elegibilidad para el seguro de desempleo (UI) en Illinois?

Aunque los requisitos específicos de elegibilidad pueden variar según el estado, los empleados en Illinois, generalmente, califican en estos casos:

• Están total o parcialmente desempleados, lo que puede incluir despidos y reducciones de horas o salarios.
• Perdieron su trabajo por causas ajenas a su voluntad, por ejemplo, no renunciaron o no fueron despedidos sin causa justificada según la ley de Illinois.
• Trabajaron en un empleo cubierto durante un "período base". Un "periodo base" es una cantidad mínima de salarios ganados, que son los primeros cuatro de los últimos cinco trimestres naturales completados antes de que empiece la cuenta de beneficios.
• En el momento de la solicitud, están en condiciones de trabajar, se encuentran disponibles para hacerlo y están buscando activamente el empleo adecuado, a menos que este requisito no se aplique a ellos.

Para obtener más información sobre los requisitos de elegibilidad, de qué manera solicitar y cómo presentar una solicitud de seguro de desempleo, visite el sitio web del Departamento de Seguridad Laboral de Illinois (IDES, por sus siglas en inglés), revise el Manual de Beneficios de Seguro de Desempleo del IDES o consulte la página de recursos de Desempleo del IDES.

Preocupación por la seguridad y los viajes de los empleados

¿Dónde puedo encontrar los requisitos específicos del estado y del condado para el uso de equipos de seguridad u otros equipos de protección personal, como mascarillas, en el lugar de trabajo?

El 30 de abril de 2020, el gobernador Jay Robert "J.B." Pritzker emitió la Orden Ejecutiva 2020-32 para el estado de Illinois, que exige a todas las personas mayores de dos años de edad que puedan utilizar una mascarilla cuando estén en un lugar público o cuando trabajen, si no pueden tomar la distancia social adecuada. La Orden Ejecutiva 2020-32 también incluye los requisitos operativos para los negocios esenciales y no esenciales, así como pautas generales sobre la orden de permanecer en casa en todo el estado.

A pesar de la reapertura de ciertos negocios como parte del Plan Restablecer Illinois, el gobernador Pritzker sigue exigiendo a todos los individuos mayores de dos años, excepto aquellos con excepciones médicas o religiosas documentadas, que usen mascarillas cuando no puedan mantener la distancia social en público o en el lugar de trabajo. El gobernador Pritzker también alienta encarecidamente a las personas a seguir todas las pautas de seguridad y distanciamiento social provistas por el Departamento de Salud Pública de Illinois (IDPH, por sus siglas en inglés) y los CDC.

Si desea conocer las regulaciones específicas del condado para el uso de equipos de protección personal (EPP, por sus siglas en inglés) adicionales en público, las pautas generales relativas a la detección de síntomas en el lugar de trabajo y otros protocolos de viaje o cuarentena por COVID-19 basados en el lugar, visite el sitio web de su condado. Para obtener recursos específicos de Chicago, acceda al Portal de reapertura de negocios de Chicago.

Si la ley estatal o local, o un empleador exigen que los empleados lleven algún equipo de seguridad u otro PPE en el lugar de trabajo, como mascarillas, el empleador es responsable de pagar y proveer este equipo. También pueden aplicarse requisitos de seguridad adicionales si su empresa ya está sujeta a las normas de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) sobre patógenos transmitidos por sangre, a los reglamentos generales de la OSHA o a otros requisitos federales, estatales o locales específicos del sector.

Como se mencionó anteriormente, si algunas personas no pueden usar mascarillas debido a condiciones médicas o por motivos religiosos, los empleadores deben conversar con ellas acerca de otras adaptaciones que pueden considerarse o pueden solicitar cualquier documentación apropiada necesaria.

Los empleadores también pueden exigir a los trabajadores que usen equipos de seguridad adicionales, como protección para cara/ojos, batas, guantes u otro equipo sugerido por la OSHA, y deben revisar la guía publicada en el sitio web de la OSHA para conocer las prácticas recomendadas.

Para obtener más información, visite la página de recursos sobre el COVID-19 del Departamento de Salud Pública de Illinois (IDPH, por sus siglas en inglés), revise la página de respuesta sobre el coronavirus del estado de Illinois, consulte las preguntas frecuentes sobre mascarillas y siga todas las pautas de seguridad provistas por la OSHA, los CDC y sus agencias estatales o locales.

Como empleador, ¿cómo puedo tratar a un empleado que no puede seguir las políticas de seguridad de COVID-19 de la empresa o se niega a hacerlo, como el uso de una mascarilla mientras trabaja?

Antes de tomar cualquier medida, es importante involucrarse con sus empleados para comprender por qué pueden negarse a seguir las políticas de seguridad obligatorias. Por ejemplo, si un empleado se rehúsa a llevar una mascarilla en el lugar de trabajo debido a una afección médica o por sus creencias religiosas, puede tener derecho a una excepción a este requisito. Si este es el caso, los empleadores deben conversar con ellas acerca de otras adaptaciones que pueden considerarse o pueden solicitar cualquier documentación apropiada necesaria como prueba para esta excepción. Otras excepciones que pueden aplicarse incluyen, entre otras, si la mascarilla impide la capacidad de un empleado para realizar las funciones básicas de su trabajo o si el uso de una mascarilla crea un peligro en el lugar de trabajo o un problema de seguridad.

Si un empleado, simplemente, se niega a seguir las políticas de seguridad establecidas y comunicadas por su empleador, y no se da una situación en que el empleador esté obligado a realizar una adaptación, como el ejemplo descrito anteriormente, los empleadores pueden tomar las medidas correctivas y sancionar o despedir a cualquier empleado por negarse a seguir las políticas de la empresa, siempre y cuando las políticas en cuestión no sean ilegales o peligrosas. Sin embargo, los empleadores deben consultar a un profesional de RR. HH. o a un asesor legal antes de tomar decisiones empresariales o sobre el personal, como la terminación o imponer cualquier otra sanción basada en las acciones de un empleado, para garantizar el cumplimiento de la ley federal, estatal o local.

Los empleadores también deben seguir cumpliendo todas las pautas de seguridad indicadas por los CDC, la OSHA y la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC, por sus siglas en inglés), y deben seguir cumpliendo toda ley que exija el uso de mascarillas en el lugar de trabajo según lo indicado por cualquier autoridad federal, estatal o local.

Al reincorporar al personal, ¿qué recursos están disponibles para ayudarme a entender las condiciones de trabajo y las normas adecuadas? ¿Existen recursos que definan los límites de capacidad y cómo deben reanudar las operaciones las oficinas?

El Plan Restablecer Illinois es un enfoque por fases para reabrir la economía de Illinois que fue diseñado por la oficina del gobernador Pritzker y el IDPH. A lo largo de las cinco fases individuales, el gobernador Pritzker y el IDPH hicieron mucho hincapié en la seguridad y la limpieza del lugar de trabajo para los negocios que están reabriendo. Si desea obtener más detalles sobre los límites de capacidad para empresas específicas, consulte las preguntas frecuentes de Restaurar Illinois: Proteger nuestras comunidades..

Para obtener más información sobre los reglamentos o las pautas para volver al trabajo, consulte las Pautas para empresas y organizaciones, visite el sitio web del Departamento de Trabajo de Illinois (IDOL, por sus siglas en inglés), lea las preguntas frecuentes en la página de respuesta sobre el coronavirus del estado de Illinois y respete todas las pautas del lugar de trabajo que describen los CDC, la OSHA y sus otras agencias estatales o locales. Para consultar recursos específicos de Chicago, haga clic aquí.

Revise también la Lista de verificación de salud y seguridad en el lugar de trabajo por el COVID-19 de Paychex y consulte nuestros otros recursos descritos más abajo:

• Después de la pandemia: qué sigue para sus empleados
• Plan en caso de brotes de enfermedades infecciosas: consideraciones para empleadores en preparación para el coronavirus
• La Casa Blanca emite pautas para la reapertura de los Estados Unidos durante la pandemia del COVID-19

¿Cómo puedo realizar correctamente las pruebas de temperatura de COVID-19 en el lugar de trabajo para los empleados?

Se pueden realizar pruebas o controles de temperatura en las empresas para determinar si una persona tiene fiebre. Según las indicaciones de los CDC, la fiebre es solo uno de los muchos síntomas de COVID-19 y realizar exámenes de temperatura puede ser una forma de proteger potencialmente a sus empleados y a su empresa. Sin embargo, una fiebre no siempre indica un diagnóstico de COVID-19, y algunos pacientes con COVID-19 nunca tienen fiebre. Por lo tanto, es un método para considerar, pero por sí solo puede no ser necesariamente la forma más efectiva de proteger un entorno de trabajo. La prueba o el control de temperatura también puede exponer a los empleados o a las personas asignadas para tomar la temperatura a un mayor riesgo de exposición, lo que puede crear preocupaciones adicionales. Otros métodos de seguridad para tener en cuenta pueden incluir una limpieza profunda más constante del lugar de trabajo, la reorganización de los espacios de trabajo para garantizar que las personas estén separadas por una distancia de seis pies o más, implementar o mantener las capacidades de trabajo remoto, si corresponde, o alternar el trabajo del personal en días específicos. Las pautas de los CDC también permiten que se realicen exámenes de salud virtuales, en lugar de controles de salud en persona. Para obtener más detalles al respecto, consulte el kit de herramientas de reanudación de la actividad empresarial de los CDC, las preguntas frecuentes generales sobre empresas o visite su sitio web sobre COVID-19.

Importante: La EEOC suele considerar las pruebas o controles de temperatura un "examen médico". Por lo general, la orientación de la agencia permite que los empleadores midan la temperatura corporal de los empleados, ya que los CDC y las autoridades estatales y locales afirman que el COVID-19 se propaga en la comunidad. Es posible que la EEOC revise esta orientación en el futuro.

Antes de realizar pruebas o controles de temperatura, evalúe la posibilidad de consultar a un profesional de RR. HH. o a su asesor legal para que lo ayude a garantizar el cumplimiento de las leyes estatales o locales.

Si un empleador planea implementar controles de temperatura de manera presencial en la empresa después de analizar sus opciones con un profesional de RR. HH. o un asesor legal, debe considerar lo siguiente:

• Quién tomará la temperatura y cómo se protegerá a esa persona de la exposición.
• Donde se tomará la temperatura.
• Cuándo se tomará la temperatura.
• Cómo se tomará la temperatura.
• Cómo se desinfectará el equipo de control de temperatura.
• Dónde se registrará la información o los resultados.
• Si registra esta información, cómo se registrará y mantendrá confidencialmente separada de los archivos personales de los empleados.
• Qué medidas tomar en caso de una temperatura elevada.
• Qué protocolos de seguridad se implementarán y cómo se comunicarán al personal de control y a los empleados.
• Garantizar que el tiempo de espera y el tiempo que toma el proceso de selección se considere tiempo remunerado.

Todos los controles de temperatura se deben administrar en función de las necesidades comerciales legítimas y no discriminatorias, y deben ser lo menos invasivos posible. Los empleadores también deben analizar si se recurrirá a un proveedor externo para realizar dichos controles. Los resultados de dichas pruebas de los empleados se consideran información médica y deben conservarse en un archivo confidencial y separarse del archivo personal del empleado.

Todo empleado que presente síntomas de COVID-19 debe enviarse a su casa de inmediato y se le debe recomendar que busque atención médica adecuada. Si un empleado es un caso confirmado de COVID-19, los empleadores deben informar a los otros trabajadores que podrían haber estado en contacto con el empleado infectado sobre la posible exposición al COVID-19. Sin embargo, los empleadores no pueden revelar el nombre del empleado afectado y deben tomar todas las medidas posibles para mantener la confidencialidad.

Además, los empleadores pueden hacer lo siguiente:

• Preguntar a los empleados si tienen síntomas de COVID-19.
• Pedir a los empleados que les notifiquen si ellos o un familiar cercano dan positivo en la prueba de COVID-19.
• Preguntar si los empleados estuvieron en contacto cercano con alguna persona que se sepa o se sospeche que tiene COVID-19.
• Pregunte por los planes de viaje personales de los empleados, ya sea a otros países o dentro de los Estados Unidos, especialmente en lo que respecta a las "zonas críticas" actuales.

Un empleador no puede hacer preguntas médicas no relacionadas con el COVID-19, ya que estas pueden tener un impacto en los derechos de un empleado en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés). Los empleadores deben mantener la confidencialidad tal y como lo exige la ADA y las leyes estatales aplicables con respecto a la información médica de los empleados.

Asegúrese de consultar siempre con un profesional de RR. HH. o con un asesor legal antes de hacer preguntas específicas a los empleados relacionadas con su salud a fin de poder garantizar el cumplimiento de las leyes federales, estatales o locales.

Para obtener más detalles, visite la Página de recursos sobre el COVID-19 del IDPH, lea nuestro artículo de WORX sobre las Pautas para la apertura de los Estados Unidos y siga todas las pautas de seguridad que ofrece la OSHA, los CDC y sus agencias estatales o locales.

Si el COVID-19 se contrae después de regresar al trabajo, ¿está cubierto por el seguro de compensación de los trabajadores?

Depende. El seguro de compensación de los trabajadores protege a los empleados de las lesiones y enfermedades en el trabajo; sin embargo, no suele cubrir las enfermedades que no están relacionadas con el empleo. Si un empleado contrae COVID-19 en el trabajo o debido a la naturaleza de su trabajo, como por ejemplo si es un trabajador del sector de la salud o de emergencias, entonces, se le puede brindar cobertura. Además, las personas con un caso confirmado de COVID-19 también pueden tener derecho a prestaciones en virtud de la Ley de Enfermedades Profesionales de Illinois; sin embargo, cada situación se examina caso por caso.

Algunos estados también plantearon cambios que ampliarían estas normas u ofrecerían cobertura adicional. Asegúrese de consultar con un profesional de recursos humanos o de seguros para obtener más información o visite el sitio web de la Comisión de Compensación de los Trabajadores de Illinois (IWCC, por sus siglas en inglés) y revise la Ley de Enfermedades Profesionales de Trabajadores de Illinois.

¿Cuál es el protocolo para aquellos que viajan por trabajo o eligieron hacerlo en su tiempo personal y tienen previsto volver al trabajo?

Los empleadores pueden recomendar a sus empleados que limiten los viajes personales no esenciales, en especial a las zonas de alto impacto. Sin embargo, no pueden impedirles que viajen directamente.

Los empleadores también deben educar a sus empleados sobre los riesgos actuales relacionados con el COVID-19 que se asocian a los viajes. Algunos de estos riesgos de viaje pueden incluir, entre otros, el riesgo potencial o mayor de exposición al coronavirus; quedarse varado debido a las restricciones o cierres federales, estatales o locales de los viajes; o tener que cumplir con posibles protocolos de cuarentena obligatoria para personas que viajaron recientemente a un lugar de alto riesgo o regresaron de uno. Los empleadores también deben abogar por que sus empleados respeten todas las pautas de seguridad, higiene y distanciamiento social que establecieron los CDC.

Los empleadores pueden exigir a un empleado que trabaje desde su casa y que esté atento a los síntomas de COVID-19 durante un período de 14 días si el empleado hizo lo siguiente:

• Recientemente, hizo un viaje internacional a un lugar de la actual lista de transmisión generalizada de los CDC.
• Hace poco, estuvo en un crucero o tomó un vuelo nacional a una zona con transmisión generalizada.
• Viajó recientemente a un lugar de alto riesgo dentro de los Estados Unidos con un aviso de viaje de los CDC.
• Estuvo en contacto con una persona a quien se le diagnosticó COVID-19 hace poco.
• Es un residente amparado por una ordenanza estatal o local que requiere el cierre de oficinas físicas.

Si un empleado que regresó hace poco de un viaje internacional presenta síntomas de COVID-19, los empleadores pueden y deben aplicar toda medida de cuarentena que exija el gobierno federal o estatal, independientemente de si el viaje fue por motivos personales o de negocios. Lo mismo se aplicaría para quienes hayan viajado a áreas de alto riesgo dentro de los Estados Unidos.

Los empleadores deben elaborar una política sobre lo anterior y comunicarla a todos los empleados para garantizar la concienciación sobre el impacto potencial que los viajes pueden tener en su capacidad para regresar al lugar de trabajo. Antes de tomar decisiones empresariales que puedan alterar su lugar de trabajo, evalúe la posibilidad de consultar a un profesional de RR. HH. o a su asesor legal para que lo ayude a garantizar el cumplimiento de la legislación federal, estatal o local. Para conocer las últimas actualizaciones, diríjase a las autoridades estatales o locales.

Para obtener más información, consulte la Guía de viaje del IDPH, lea nuestro artículo de WORX sobre el Plan en caso de brotes de enfermedades infecciosas y las Preguntas frecuentes sobre el coronavirus en el trabajo.

¿Qué se clasifica como un negocio esencial y no esencial en Illinois?

Algunos negocios esenciales incluyen, entre otros, las operaciones de cuidado médico y salud pública, las funciones esenciales del gobierno, las operaciones de servicios humanos, las instituciones financieras y las operaciones esenciales de infraestructura, como producir y distribuir alimentos, los servicios públicos básicos, el transporte y la administración de edificios/construcción.

Para obtener un análisis completo de los negocios esenciales, revise la Lista de verificación de operaciones y negocios esenciales del Departamento de Comercio y Oportunidades Económicas de Illinois, consulte la Fase 4 de Restaurar Illinois: Recuperación. Preguntas frecuentes para empresas y lea el Plan Restaurar Illinois.

Trabajo remoto

¿Es necesario que todos los empleados que puedan trabajar desde su casa sigan haciéndolo?

En la Orden Ejecutiva 2020-32 del gobernador Pritzker, se exigía a todos los empleadores que consideraran la posibilidad de establecer el trabajo remoto, si corresponde, y se alentaba a los que pudieran hacerlo. También solicitaba a los empleadores que publicaran pautas de seguridad en el lugar de trabajo físico si aún tenían empleados trabajando desde su ubicación principal. Aunque todavía se recomienda mucho el trabajo remoto, la ley de Illinois no lo exige.

De conformidad con el Plan Restaurar Illinois en fases, ciertos empleados pueden regresar al lugar de trabajo físico de su empleador; sin embargo, deben usar una mascarilla o cobertura facial mientras trabajan, si no pueden respetar el distanciamiento social.

Si una empresa continúa permitiendo que los empleados trabajen a distancia, la ley de Illinois exige que los empleadores reembolsen ciertos gastos, como una parte de los costos de Internet residencial y de telefonía móvil de un empleado, por ejemplo. Por lo tanto, los empleadores deben considerar crear o actualizar políticas relacionadas con el trabajo a distancia que incluyan el alcance y los procedimientos de reembolso.

Preocupaciones del personal

¿Cuáles son algunas pautas para recontratar a los empleados que fueron despedidos debido al COVID-19? ¿Qué papeles o documentación se requieren? ¿Cuáles son algunos elementos adicionales por considerar al recontratar a los empleados?

Establecer y aplicar criterios basados en hechos que sean consistentes con sus necesidades comerciales legítimas y documentar los motivos de sus decisiones son consideraciones importantes cuando los empleados regresan al trabajo. Los empleadores también deberían recordar revisar los requisitos de cualquier acuerdo de empleo escrito o convenio colectivo si emplean a trabajadores sindicalizados para garantizar que siguen cumpliendo las normas.

Las decisiones de empleo no pueden basarse en razones que violen las leyes federales, estatales o locales contra la discriminación; como la pertenencia de un empleado a una clase protegida; el hecho de que un empleado haya ejercido su derecho a presentar una queja contra la empresa, por ejemplo, quejas de discriminación ilegal o acoso; que un empleado haya tomado un permiso protegido por la ley federal, estatal o local; o que el empleador crea que un trabajador solicitará un permiso cuando se lo convoque a volver al trabajo, incluida la Licencia Pagada de Emergencia por Enfermedad (EPSL, por sus siglas en inglés) o la Licencia Familiar y Médica de Emergencia (EFML, por sus siglas en inglés). Si tiene preguntas sobre estas leyes o sobre su proceso de contratación, consulte con su asesor legal o profesional de RR. HH.

Los empleadores también deben considerar emitir cartas de regreso al trabajo que cumplan estas condiciones:

1. Indiquen si los empleados serán recuperados/recontratados en el mismo puesto.
2. Confirmen las tasas de pago para los empleados que regresan. Nota: Los empleadores que reciban préstamos en virtud de la Ley CARES y que soliciten la condonación de dichos préstamos por los costos de nómina tienen ciertas obligaciones de restaurar y mantener los niveles de compensación y beneficios.

Además, si la estructura organizacional ha cambiado, los empleadores también pueden considerar determinar las habilidades de los individuos y los puestos apropiados que deben ofrecer cuando sus empleados regresen al trabajo.

Los elementos adicionales que los empleadores deben considerar incluyen lo siguiente:

• Proporcionar un nuevo formulario W-4 en caso de que los empleados quieran hacer cambios al regresar al trabajo.
• Asegurarse de que los documentos de los empleados de "nueva contratación" (es decir, el manual del empleado actual, la información de contacto de emergencia, entre otros) estén actualizados y sean ejecutados correctamente.
• Determinar las implicaciones para los planes 401(k), 403(b) y de pensiones.
• Evaluar acuerdos ejecutivos de compensaciones e indemnización.

Recursos adicionales

¿Dónde puedo encontrar información sobre el regreso al trabajo, las pautas de seguridad y las actualizaciones normativas?

A medida que varios estados comienzan a reanudar las operaciones comerciales, Paychex sigue dedicándose a prestar servicios a su empresa, a sus empleados y a usted. Por eso, desarrollamos varios recursos en línea para ayudarlo a mantenerse al día sobre las políticas y las órdenes ejecutivas de su estado, en constante evolución, relacionadas con la pandemia de COVID-19 y los protocolos de regreso al trabajo.

Recursos de seguridad/legales de Paychex:

• Lista de verificación de salud y seguridad en el lugar de trabajo por el COVID-19
• Preparación de los negocios después del COVID-19
• Artículo de WORX sobre qué ocurre después de la pandemia: el futuro de sus empleados
  
• Artículo de WORX sobre el plan en caso de brotes de enfermedades infecciosas: consideraciones para empleadores
• Artículo de WORX sobre las pautas de la Casa Blanca para la reapertura de los Estados Unidos durante la pandemia del COVID-19
• Artículo de WORX sobre el coronavirus en el trabajo: preguntas frecuentes
• Artículo de WORX sobre prevención y manejo de enfermedades en el lugar de trabajo

Recursos de Illinois:

• Página de recursos sobre el COVID-19 del Departamento de Salud Pública de Illinois (IDPH)
• Página de respuesta sobre el coronavirus del estado de Illinois
• Plan Restaurar Illinois
• Página de recursos del Departamento de Seguridad Laboral de Illinois (IDES)
• Portal de reapertura de negocios de la ciudad de Chicago

Recursos adicionales:

• Guía provisional de los CDC para empresas y empleadores que responden ante el COVID-19
• Preguntas frecuentes generales de empresas sobre el COVID-19 de los CDC
• Herramienta de decisión del lugar de trabajo de los CDC
• Guía de la OSHA sobre la preparación de los lugares de trabajo frente al COVID-19
• Comunicado de prensa de FEMA

Lista de verificación para volver al trabajo

Consideraciones para los empleadores de Illinois mientras se preparan para reincorporar a los empleados al trabajo

Esta no es una lista exhaustiva, sino un complemento de la Lista de verificación de regreso al trabajo de Paychex. Los empleadores deben consultar con sus profesionales de RR. HH., asesores legales cuando corresponda, así como con los sitios web del Departamento de Trabajo de Illinois y COVID-19.

☑ Consulte la guía federal, estatal y local, y analice el calendario de reapertura de negocios.

Illinois continuó con la reapertura de su economía en junio y adoptó órdenes ejecutivas que permiten a las tiendas minoristas, edificios de oficinas, bares y restaurantes, entre otros, hacerlo, junto con unas pautas adicionales para la Fase 4. La ciudad de Chicago cuenta con sus propias órdenes y pautas para sus negocios.

☑ ¿Determinar la fecha de reincorporación o recontratación para los empleados?

Esto dependerá de una serie de factores, como las necesidades y requisitos específicos de una empresa. Esto también puede afectar a los empleadores que buscan la condonación de su préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago, así como puede establecer el derecho a los beneficios de licencia en virtud de la FFCRA. Por lo tanto, determinar una fecha de reincorporación o recontratación dependerá de las realidades y circunstancias de cada negocio.

☑ Comprenda todos los cambios en las leyes federales, estatales o locales de licencias pagadas.

Por ejemplo, el condado de Cook ofreció pautas sobre su decreto de Licencia obtenida por enfermedad, y el Departamento de Asuntos Comerciales y Protección al Consumidor de Chicago publicó preguntas frecuentes sobre las medidas de protección a los trabajadores durante el COVID-19 para explicar cómo se puede usar el tiempo ganado y pagado por enfermedad en determinadas circunstancias.

☑ Comprenda las obligaciones en virtud de un convenio colectivo de trabajo (CBA, por sus siglas en inglés) si tiene empleados sindicalizados o de un contrato de trabajo para los empleados no sindicalizados.

Consulte los acuerdos aplicables para conocer las obligaciones específicas. Por ejemplo, un CBA puede incluir términos de una nueva contratación o recuperación, que incluya los factores acordados para hacer regresar a los empleados. La mayoría de los cambios deberán negociarse con el sindicato. En cuanto a las obligaciones del contrato de trabajo, los empleadores deben revisar el contrato y, en caso de duda, consultar a un asesor legal.

☑  Si se despidió a un empleado y firmó un acuerdo independiente, revise los términos para ver si la nueva contratación requiere un cambio del acuerdo independiente.

☑ Considere entregar una carta para ofrecer la oportunidad de regreso al trabajo o recontratación a los empleados.

La reincorporación, ya sea por licencia o despido permanente, y los documentos de la respuesta del empleado deben constar por escrito, y documentar las ofertas y los rechazos puede ser importante a los efectos del seguro de desempleo y de la condonación de préstamos del PPP.

☑ Revise y cumpla con las políticas internas y las leyes estatales o locales sobre la recontratación, si la hay, para determinar cualquier reintegro de licencia pagada por enfermedad, PTO o tiempo de vacaciones acumulados, especialmente si no se pagaron en el momento de la licencia o el despido.

☑ Considere la posibilidad de ofrecer a los empleados que se reincorporan la opción de completar un nuevo formulario W-4 en caso de que deseen realizar cambios al volver al trabajo.

☑  Compruebe si son necesarios los documentos de los empleados de "nueva contratación", es decir, el manual del empleado, el reconocimiento del manual, el depósito directo, el acuerdo de empleo, etcétera, y, si es así, que se apliquen correctamente para garantizar que sean efectivos.

☑ ¿El empleado necesita actualizar un formulario I-9 existente o completar uno nuevo?

☑ Revise la información y los requisitos de cumplimiento para el Formulario I-9.

☑ ¿El empleado eligió la cobertura de continuación de COBRA u Ohio y a qué beneficios tendrá derecho el empleado a su regreso?

☑ Determine el estado de los planes de salud, los planes de cafetería y los planes de beneficios complementarios, como el seguro dental y oftalmológico.

☑  Determine las implicaciones para los planes 401(k), 403(b) y de pensiones.

☑  Evalúe la compensación de los ejecutivos y la clasificación de exentos para determinar qué cambios son necesarios, si es que los hay. También revise los acuerdos de empleo o indemnización por despido aplicables.

☑  Considere los requisitos de salud y seguridad apropiados según las leyes federales, estatales y locales o las medidas específicas adoptadas en relación con la pandemia del COVID-19.

Conozca las nuevas políticas complementarias en materia de seguridad que se recomiendan o exigen seguir y documentar. Por ejemplo, se recomiendan medidas para promover el distanciamiento social en el lugar de trabajo, y puede ser necesario ofrecer equipos de seguridad a los empleados, como mascarillas y guantes.

Otras consideraciones para tener en cuenta a la hora de preparar la reincorporación de los empleados al trabajo son las leyes aplicables en materia de salarios y horarios, especialmente si los empleados tienen horarios de trabajo, tasas de pago y clasificación diferentes según las leyes estatales y federales.

Lo que deben saber las empresas de Illinois:

• payx.me/RTW-checklist-Illinois

• El 20 de mayo de 2020, el Consejo de la ciudad de Chicago aprobó el Decreto Sustitutivo 2020-2343, que incluye enmiendas al decreto de la ciudad de licencia pagada por enfermedad. A partir del 1 de julio de 2020, y como parte de las modificaciones, los empleadores deberán ofrecer a esos empleados el aviso anual de licencia pagada por enfermedad con el primer cheque de pago del 1 de julio o después, ya sea en papel o por medios electrónicos.

En Chicago, la “Ciudad de los Grandes Hombros”, se requerirá que los empleadores ofrezcan una licencia pagada por enfermedad a los empleados elegibles a partir del 1 de julio de 2017 en virtud del Decreto sobre el salario mínimo y las licencias pagadas por enfermedad de Chicago (MWPSO, por sus siglas en inglés). También entra en vigor el 1 de julio de 2017 el Decreto sobre licencias obtenidas por enfermedad en el condado de Cook (ESLO, por sus siglas en inglés). Aunque Chicago se encuentra en el condado de Cook, el decreto de Chicago regirá para los empleadores ubicados en la ciudad como resultado de las disposiciones de la constitución estatal. Los empleadores ubicados en áreas del condado de Cook fuera de la ciudad de Chicago estarían cubiertos por el ESLO del condado de Cook; sin embargo, muchos de los municipios dentro del condado de Cook optaron legalmente por la posibilidad de desvincularse. Todo individuo o entidad comercial que contrate, al menos, a un empleado cubierto estará amparado por el decreto aplicable, excepto cuando el negocio se encuentre dentro de un municipio que haya optado por desvincularse.

Tanto el condado de Cook como la ciudad de Chicago publicaron la normativa final de implementación, así como un aviso modelo para cumplir los requisitos de publicación previstos en el decreto.

¿Cómo reciben los empleados una licencia pagada por enfermedad?

Ambos decretos ofrecen a los empleadores cubiertos la opción de ofrecer una licencia pagada por enfermedad a los empleados elegibles según un sistema de acumulación o un sistema de distribución anticipada más simplificado.

La opción de acumulación permite a los empleados acumular licencias pagadas por enfermedad según las horas trabajadas en la jurisdicción cubierta hasta un máximo de horas por año. Esta opción también incorpora algunas de las disposiciones de prórroga más complejas que se encuentran en cualquier ley de licencia pagada por enfermedad en todo el país. Las disposiciones de prórroga serán diferentes para los empleados según si trabajan para un empleador cubierto por la Ley Federal de Ausencia Familiar y Médica.

La opción de distribución anticipada disponible en ambos decretos permite a los empleados recibir una suma global de licencia pagada por enfermedad al principio de cada año. Aunque la cuantía de la licencia pagada por enfermedad difiere en los dos decretos, ambos eliminan la necesidad de lidiar con complejas disposiciones de prórroga.

Requisitos de notificación y registro en virtud de los dos decretos

Aunque los empleadores cubiertos por cualquiera de los decretos deberán publicar un aviso en cada lugar de trabajo donde esté empleado un trabajador cubierto, otros requisitos varían en función de cada decreto. Los empleadores cubiertos por el decreto de Chicago también deberán conservar una copia del decreto y de la normativa final en sus instalaciones. Los empleadores cubiertos también deben conservar ciertos registros de personal y de nóminas según lo establecido en el decreto durante un mínimo de tres años. Para obtener más información, puede leer las reglas finales para el salario mínimo de Chicago y las reglas de licencia pagada por enfermedad.

Los empleadores cubiertos por el decreto del condado de Cook deberán ofrecer a los empleados un aviso por escrito sobre sus derechos en virtud del decreto con el primer cheque de pago que reciban después del 1 de julio o al momento de la contratación, y una vez cada año calendario a partir de entonces. Los empleadores cubiertos también deben conservar ciertos registros de personal y de nóminas según lo establecido en el decreto durante un mínimo de cinco años. Para obtener más detalles, puede leer la normativa final de implementación del Decreto del condado de Cook de licencia obtenida por enfermedad y el aviso modelo creado por el condado.

Preparación para el 1 de julio de 2017

Para garantizar el pleno cumplimiento del decreto de Chicago o del condado de Cook de licencia pagada por enfermedad, considere estos pasos:

• Determine su cobertura en virtud del decreto aplicable revisando la normativa de aplicación. Los empleadores en el condado de Cook deben tomar medidas adicionales para confirmar la cobertura a nivel municipal.
• Revise la política actual de licencia por enfermedad de su empresa y decida si realizará ajustes para cumplir con todas las disposiciones del decreto aplicable o si creará una nueva política para garantizar su pleno cumplimiento.
• Si desea crear una nueva política de licencia pagada por enfermedad, tenga en cuenta las diferencias entre una política basada en la acumulación y una política de distribución anticipada antes de continuar.
• Prepárese para cumplir con los requisitos de publicación y aviso según el decreto aplicable.
• Considere de qué manera realizará el seguimiento y conservará los registros apropiados relacionados con la licencia pagada por enfermedad de los empleados, incluida la acumulación y la transferencia (cuando corresponda), la disponibilidad de la licencia pagada por enfermedad y el uso de la licencia pagada por enfermedad.

Paychex ofrece soluciones de tiempo y asistencia que pueden ayudarlo en el mantenimiento de registros.