Servicios de RR. HH. y nómina de Paychex en Beaverton, Oregón

Las evaluaciones de desempeño de los empleados pueden ser cruciales para que una organización pueda establecer relaciones y motivar y mejorar el desempeño de su personal. Cuando se realizan bien, pueden influir en el sentido de lealtad y el deseo de éxito de un empleado.

Los modelos de trabajo posteriores a la pandemia incluyen empleados en la oficina, empleados a distancia y un modelo combinado o híbrido. Esta nueva combinación de acuerdos de trabajo cambia la experiencia del empleado y cómo los gerentes interactúan con los empleados y los supervisan de forma individual para gestionar su desempeño.

En esta presentación, se definirá la gestión del desempeño y se describirá cómo ha cambiado en un entorno operativo pospandémico. Compartiremos siete prácticas recomendadas para mejorar el establecimiento de metas, esbozaremos cuatro formas prácticas de administrar las evaluaciones del desempeño de los empleados y nos enfocaremos en cómo la mejora y la actualización de las habilidades pueden ayudar a transformar su personal en un mercado laboral reducido. Dicha presentación se basará en investigaciones e historias de clientes.

Establecer un programa de pasantías para pequeñas empresas puede ofrecer muchos beneficios potenciales. A menudo, los estudiantes universitarios o los recién graduados pueden aportar nuevas perspectivas, mientras que capacitar a los pasantes ofrece una oportunidad de gestión única para los empleados actuales. Pero incorporar un pasante a su empresa, como cualquier otro proceso, requiere una consideración cautelosa. Echemos un vistazo no solo a cómo encontrar pasantes e incorporarlos potencialmente a su futura reserva de talentos, sino también a cómo identificar los posibles requisitos de las pasantías y las prácticas recomendadas que hay que tener en cuenta antes de iniciar un programa de este tipo.

Determinar el cronograma, el presupuesto y las necesidades del equipo

Al comienzo, una empresa puede considerar incorporar pasantes para un determinado próximo proyecto o iniciativa. En tales casos, es una buena idea delinear el alcance y los requisitos del proyecto, identificar las tareas necesarias y qué habilidades se requieren. Por ejemplo, un proyecto técnico de verano puede justificar la contratación de pasantes con conocimientos informáticos y con una destacada atención al detalle.

Otra consideración es su presupuesto para incorporar pasantes, en caso de que lo tenga. Algunas pasantías son pagas mientras que otras pueden no serlo, como los estudiantes que reciben un crédito universitario en lugar de una compensación monetaria. Existen muchas normas estatales o federales sobre salarios y horarios que hay que tener en cuenta si decide incorporar pasantes a su organización. A nivel federal, existen múltiples factores que determinan si los pasantes del sector con fines de lucro pueden ser remunerados o no en función del principal beneficiario de la relación. Los factores incluyen estos:

• Si la pasantía proporciona capacitación similar a lo que recibiría el pasante en una institución educativa.
• Si la pasantía se adapta a los compromisos académicos y al calendario del pasante.
• La comprensión de todas las partes con respecto a la compensación, entre otros criterios.

Cuando este análisis indica que un pasante también sería un empleado, este tiene derecho al salario mínimo y al pago de horas extra conforme a la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA). Las leyes estatales y locales adicionales podrían ofrecer más aclaraciones sobre las pasantías.

En los casos en los que se les paga a los pasantes, se deben tener en cuenta estos salarios en su presupuesto cuando se habla de un programa de pasantías. Esto también requerirá que sus pasantes completen toda documentación necesaria para nuevas contrataciones, como el Formulario I-9, el Formulario W-4 y cualquier otro formulario de empleo que se necesite antes de comenzar a trabajar.

Es posible que desee consultar a un profesional de recursos humanos o un asesor legal para asegurarse de que sus programas de pasantías y acuerdos de apoyo cumplan con las leyes federales, estatales y locales sobre salarios y horarios.

Conéctese con las universidades locales

Una vez que haya delineado las necesidades comerciales para obtener ayuda adicional, ¿dónde puede encontrar pasantes? Las facultades e instituciones educativas son excelentes lugares para conectarse con estudiantes que están listos para obtener experiencia laboral práctica. Promueva las relaciones con los institutos y las universidades locales al ponerse en contacto con los centros de desarrollo profesional de las instituciones, al publicar las ofertas de pasantías en sus bolsas de trabajo y al asistir a ferias de empleo.

Comunique su oportunidad de pasantía a los estudiantes

Al igual que para contratar a un empleado, contactar a un pasante potencial requiere comunicarle las oportunidades mediante descripciones detalladas. Aquí es donde puede describir las responsabilidades, el tipo de trabajo que asumirán, los plazos (por ejemplo, mayo a septiembre durante el receso escolar de verano), si la pasantía es remunerada y otra información pertinente. Al igual que cuando crea una descripción del puesto para un empleado, asegúrese de poder responder preguntas como:

• ¿Cuáles son los objetivos de la pasantía y qué deberes y funciones específicos asumirá el pasante para alcanzarlos?
• ¿Existe algún conjunto de habilidades previas o programa de estudios actual que la persona necesite para tener éxito en el puesto y aportar valor?
• ¿Dónde trabajará la persona y durante qué horas?
• ¿A qué equipo asistirá el pasante?
• ¿Qué herramientas, software o recursos tecnológicos se le proporcionarán al pasante para lograr los objetivos de la pasantía?
• ¿Existe la oportunidad de incorporar a un pasante como empleado después de que complete su pasantía?

Cuanto más detallada sea su descripción, mejor podrá comunicar sus necesidades y encontrar al pasante adecuado. De lo contrario, unas expectativas poco claras pueden hacer que los pasantes pasen de un equipo a otro, se queden de brazos cruzados sin hacer nada y se lleven una impresión poco favorable de su empresa.

Una vez que tenga una descripción sólida para una vacante de pasantía, publique el anuncio en universidades locales, así como en sitios web que publiquen oportunidades de pasantías, páginas profesionales y redes sociales. Anime a los empleados actuales a que también se comuniquen con las universidades donde se graduaron para que ayuden a difundir la noticia.

Iniciar el proceso de selección de pasantes

Un proceso de investigación exhaustivo es crucial para seleccionar un pasante, al igual que el que se necesita para contratar a un empleado de tiempo completo. El proceso de selección de pasantes puede implicar una primera selección telefónica para descartar a los candidatos no calificados, entrevistas en persona para evaluar sus capacidades e, incluso, una reunión con el equipo para hacerse una idea de la futura dinámica. Cualquier persona involucrada en el proceso de entrevista y selección debe ser consciente del hecho de que esta persona probablemente tenga una experiencia laboral limitada (o nula), por lo que las preguntas deben reflejar esto. Estas pueden incluir las siguientes:

• ¿Qué espera aprender como pasante?
• ¿Qué lo hizo interesarse en su campo de estudio actual?
• ¿Cuáles son sus futuras aspiraciones profesionales?
• ¿Puede hablar sobre un proyecto universitario reciente en el que trabajó?

Toda persona que participe en el proceso de la entrevista también debe tener en cuenta las preguntas que debe evitar, incluidas las relacionadas con la raza, el origen étnico, la religión o el género de una persona; estado de ciudadanía o lugar de nacimiento; cualquier discapacidad física o mental; o si la candidata está embarazada.

Hacer una oferta

Al igual que como le enviaría una carta de oferta a un empleado potencial, redacte una oferta por escrito para un pasante, ya sea remunerado o no. Los detalles que debe considerar incluir en la carta de oferta son los siguientes:

• El nombre y ubicación de la empresa
• Las fechas de inicio y finalización de la pasantía
• El monto de la compensación que ofrece si se trata de una pasantía remunerada (o, en su defecto, indicar claramente que el puesto no es remunerado).
• Nombre del supervisor del pasante
• La fecha límite para aceptar la pasantía

Preguntas frecuentes sobre pasantías

¿Se les paga a los pasantes?

Muchas pasantías ofrecen alguna forma de compensación, pero pueden existir pasantías no remuneradas en situaciones en las que el pasante es el "beneficiario principal" del acuerdo, según la prueba del beneficiario principal del DOL. Las leyes estatales y locales también deben tenerse en cuenta al determinar si una pasantía es remunerada o no.

¿Obtienen beneficios los pasantes?

Aunque, en general, los pasantes no son elegibles para la mayoría de los beneficios de la empresa, aquellos que califican como empleados de conformidad con la FLSA suelen ser elegibles para participar en los planes de beneficios de la empresa. A partir de mayo de 2017, las organizaciones con 50 empleados o más deben ofrecer beneficios de salud a cualquier persona que trabaje 30 horas o más por semana una vez que haya cumplido con un período de espera. La ley no describe específicamente consejos con respecto a los pasantes, pero si trabajan 30 horas o más por semana y han cumplido con el período de espera, a los pasantes se les debe ofrecer cobertura. Asegúrese de revisar las políticas de su empresa antes de incorporar a un pasante.

¿Cuál es la diferencia entre pasante y empleado?

Como se indicó anteriormente, existen pautas federales y estatales que ayudan a las organizaciones a clasificar a un pasante en comparación con un empleado. Pero en función de una política de pasantías, el propósito de una pasantía es proporcionar a un estudiante o graduado reciente capacitación para un período específico similar al que se le ofrecería en un entorno educativo. La experiencia es para el beneficio del pasante. Por otro lado, se contrata a un empleado para realizar tareas específicas en beneficio de su empleador a cambio de compensación y beneficios.

¿Las pasantías siempre culminan con una oferta de empleo?

No necesariamente. Los períodos de pasantía son una excelente manera de que los estudiantes establezcan contactos en una empresa, demuestren sus capacidades y, en general, sean un punto de partida. Pero no hay garantía de que un pasante reciba una oferta de empleo.

¿Puede una empresa revocar una oferta de pasantía?

Un empleador tiene derecho a rescindir una oferta de pasantía por casi cualquier motivo, a menos que se base en factores discriminatorios como género, raza, etc. Si la persona no pasa una verificación de antecedentes penales o una prueba de drogas, esto también podría dar lugar a la revocación de una oferta de pasantía como parte de la política de contratación de la empresa.

¿Se puede despedir a un pasante?

Es posible que las pasantías terminen antes de tiempo, pero la forma en que las empresas deciden gestionar el bajo rendimiento de los pasantes puede variar. Algunas empresas simplemente esperarán que finalice el plazo de la pasantía y le desearán el estudiante lo mejor cuando eso suceda. Otros pueden optar por despedir a un pasante antes de su último día. Dicho esto, las pasantías son experiencias de aprendizaje y es importante ofrecer oportunidades para que los pasantes aprendan de sus errores. Sin embargo, acciones como llegar tarde continuamente (o faltar), robar o cometer actos ilegales o mostrar un comportamiento inadecuado pueden ser motivo de despido inmediato.

¿Cuánto dura una pasantía?

Las pasantías duran un período específico, en general, entre unos pocos meses y medio año. Una pasantía que dura poco tiempo, como un receso de verano, puede ser beneficiosa si hay un proyecto que tendrá una fecha de finalización definida. Al mismo tiempo, una pasantía más larga ofrece más tiempo para capacitación y oportunidades adicionales para desarrollar aún más las habilidades de una pasante.

Aproveche al máximo su programa de pasantías

Un programa de pasantías efectivo puede ayudar a los estudiantes y recién graduados a ver cómo es trabajar en su empresa, explorar diferentes departamentos y obtener una valiosa experiencia laboral. Y con el panorama de contratación competitivo de hoy, los pasantes pueden ayudar a los departamentos con exceso de capacidad y ser una excelente estrategia para crear un grupo de candidatos sólido para futuras vacantes.

El retiro del propietario es una forma en la que el propietario de una empresa retira dinero de la empresa para uso personal. Normalmente, los propietarios utilizan este método para pagarse a sí mismos en lugar de cobrar un salario regular, aunque también se puede realizar un retiro del propietario además de recibir un salario regular de la empresa.

Cuando el propietario recibe un sueldo, el monto debe ser consistente de semana laboral a semana laboral, y los impuestos deben retenerse del salario como para cualquier otro empleado. Dependiendo del tipo de estructura de negocio que elija, puede optar por un retiro del propietario, que le permita recibir ingresos cuando la empresa está en una buena condición sin poner en peligro su solvencia.

¿Cómo funciona el retiro del propietario?

Cuando es propietario de una empresa a través de una sociedad unipersonal o de una sociedad colectiva, no tiene que responder ante las partes interesadas y puede dirigir la empresa como usted (y su socio, si corresponde) decida. Esto incluye cuándo sacar ganancias del negocio y cuánto retirar. Como propietario, puede realizar distribuciones, y aprovechar los beneficios de la empresa para su beneficio personal, siempre que lo considere oportuno.

Si es trabajador independiente o propietario unipersonal, puede hacer un retiro del propietario cuando necesite fondos y la empresa los tenga disponibles. Sin embargo, tenga en cuenta que retirar demasiado dinero de la empresa puede causar problemas de flujo de efectivo en el futuro. También deberá realizar un seguimiento de cuánto obtiene de la empresa cada año, para que pueda documentar todo dinero en efectivo recibido en su declaración de impuestos sobre la renta personal.

En una sociedad, cada socio paga impuestos personalmente sobre la mitad de las ganancias de la empresa. Si un propietario toma repetidamente más de la mitad de las ganancias a través de los retiros del propietario, es probable que esto afecte de manera negativa al otro socio y genere fricción en la empresa. Sin embargo, siempre y cuando ambos socios estén de acuerdo, los retiros del propietario se pueden tomar en cualquier momento y en cualquier cantidad dentro de una asociación también.

Para otros tipos de negocios, los retiros del propietario no son tan sencillos y es posible que no estén disponibles en absoluto.

LLC

Dependiendo de cómo esté estructurada la Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC), los propietarios pueden hacer un retiro en algunos casos. Por ejemplo, las LLC de un solo miembro, también conocidas como SMLLC, por lo general no tienen accionistas u otros propietarios que se verían afectados cuando se eliminan las ganancias, por lo que los retiros del propietario están permitidos en las SMLLC en la mayoría de los estados. Las normas relacionadas con las LLC son específicas del estado, por lo que es mejor revisar las leyes de su estado si es miembro de una LLC.

Corporación S

En una Corporación S, la empresa elige pasar cualquier ganancia o pérdida financiera a través del negocio y a sus propietarios/accionistas con fines fiscales. Dado que una Corporación S está estructurada como una corporación (que es una entidad legal por derecho propio), las ganancias pertenecen a la corporación y los retiros del propietario no están disponibles para los propietarios de una Corporación S. Los propietarios que retiran fondos pueden recibir distribuciones no imponibles de manera limitada, pero los ingresos generalmente deben estructurarse a través de un salario tradicional como empleado W-2.

Corporación C

Para fines fiscales, una Corporación C se grava por separado de cualquier propietario o accionista. Dado que las Corporaciones C también son una corporación (y, por lo tanto, una entidad legal separada), los retiros del propietario tampoco están disponibles. Aunque los propietarios pueden recibir una distribución, todo dinero pagado en distribuciones a través de las Corporaciones C está sujeto a la doble imposición, una vez a la corporación como ingresos y nuevamente al propietario como dividendos recibidos.

¿Cuál es la diferencia entre un retiro del propietario y una distribución?

En esencia, el retiro del propietario y la distribución representan el mismo concepto. En ambos casos, un propietario recibe dinero que fue generado por la empresa para uso personal. Sin embargo, la terminología varía según la estructura de la empresa para coincidir con las leyes fiscales del IRS. En definitiva, "retiro del propietario" es el término que se usa para las estructuras de negocios que tienen propiedad individual o dividida (como en una empresa unipersonal o sociedad), mientras que "distribución" es el término que se usa para las distribuciones de efectivo hechas a los propietarios de una corporación.

Retiro del propietario vs. salario

Aunque pueda parecer ideal tener fácil acceso a los fondos de la empresa siempre que lo desee, solicitar un retiro del propietario no es la única forma de obtener ingresos de su empresa. Los propietarios también pueden optar por recibir un salario regular en lugar del retiro del propietario o además de este, y cada método incluye ciertas consecuencias fiscales tanto para el propietario como para la empresa.

El método de retiro del propietario

Cuando se realiza un retiro del propietario, la empresa emite un cheque para el propietario por el monto total del retiro. No se retienen impuestos del cheque ya que el retiro del propietario se considera una supresión de las ganancias y no ingresos personales.

• Ventajas: Utilizar el método de retiro del propietario puede ayudarlo, como propietario, a mantener fondos en su empresa en épocas en las que esta no pueda pagarle un salario. También puede beneficiarse de las recompensas y retirar cantidades más altas cuando el rendimiento comercial es bueno.
• Desventajas: Dado que sus retiros no están sujetos a impuestos, tomar retiros frecuentes puede tener consecuencias impositivas significativas en su declaración de impuestos sobre la renta personal, y puede estar sujeto a estimaciones trimestrales o a impuestos de trabajador independiente.

El método de salario

Con el método de salario, se considera al propietario de la empresa como cualquier otro empleado W-2 y recibe un salario regular. Una vez fijado este nivel salarial, debe pagarse de forma coherente con la cantidad adecuada de impuestos retenidos tanto por parte del empleado (en este caso, el propietario) como por parte de la empresa.

• Ventajas: El uso del método de salario le da, como propietario, un nivel de ingresos consistente para satisfacer sus necesidades personales para que pueda concentrarse en hacer crecer su negocio. Los impuestos se deducen de su nómina con los mismos cálculos que se usan si fuera un empleado de cualquier otra organización, por lo que es poco probable que haya sorpresas a la hora de pagar los impuestos.
• Desventajas: Los salarios no son tan flexibles como los retiros del propietario, y no puede optar por no pagar la nómina si la empresa pasa por malos momentos. Cobrar un salario demasiado alto también puede generar señales de alerta ante el IRS o con las futuras partes interesadas.

¿Cómo se calcula el retiro del propietario?

De acuerdo con el IRS, la compensación a los propietarios (independientemente de si es mediante retiro del propietario o salario) debe ser razonable. Esto puede significar cosas distintas para diferentes personas, pero básicamente debe sacar lo que se necesita para cubrir sus gastos y lo que su empresa puede pagar.

Para calcular el monto del retiro del propietario, debe considerar algunos factores:

• ¿Cuánto necesita para cubrir sus gastos?
• ¿Cuánto dinero disponible tiene actualmente su empresa?
• ¿Hay algún gasto comercial futuro que deberá cubrir pronto?
• ¿Cuáles son los patrones de flujo de efectivo de su empresa?
• ¿Sus ingresos planificados podrán cubrir los gastos de su empresa después de que se haga efectivo el retiro del propietario?
• Si corresponde, ¿qué piensa su socio que es justo para ambos?

Después de considerar esos factores, puede llegar a un monto razonable para retirar sin poner en peligro la estabilidad de su empresa.

¿Con qué frecuencia puede hacer un retiro del propietario?

Si hace un retiro de su empresa como propietario único, puede sacar tantas veces como desee, siempre y cuando haya fondos disponibles. El IRS tampoco limita la cantidad ni la frecuencia de los retiros del propietario en las asociaciones, pero debe consultar con su socio para estar alineado con los fondos que se sacan de la empresa.

¿Cómo se grava el retiro del propietario?

Las consecuencias fiscales específicas para el retiro del propietario dependen del monto recibido, de la estructura comercial y de las normas fiscales estatales que puedan aplicarse. En la mayoría de los casos, los impuestos sobre el retiro del propietario no corren a cargo de la empresa, sino que los ingresos se informan en la declaraciones de impuestos personales del propietario. Para muchas personas, el retiro del propietario se clasifica como ingreso y puede estar sujeto a impuestos federales, estatales, locales y de trabajador independiente, por lo que es importante planificar con anticipación antes de hacer la declaración de impuestos.

Pagos por tipo de entidad de negocio

Según la estructura de su empresa, ciertos métodos de pago son más adecuados cuando se tiene en cuenta la flexibilidad, las regulaciones del IRS y las consecuencias fiscales.

• Empresa unipersonal: Lo mejor es empezar con el método de retiro, en especial, cuando su empresa unipersonal se encuentra en sus primeros años de actividad. Una vez que su empresa esté más establecida con ingresos constantes, puede considerar cambiar al método de salario o hacer una combinación de salario y retiro del propietario según lo permita su flujo de efectivo.
• Asociación: El uso del método de retiro, en especial, para una asociación incipiente, puede ayudar a garantizar que cada socio reciba una parte justa de las ganancias de la empresa. Usar el método de salario puede ser difícil, ya que la asociación tendría que sustentar dos sueldos, no solo uno.
• LLC: Para las LLC de un solo miembro, el método de retiro puede ayudar a mantener el control sobre las ganancias de la empresa. Las LLC más grandes o las LLC en estados que tienen regulaciones fiscales excesivas pueden optar por el método de salario.
• Sin fines de lucro: Dado que las ONG no están diseñadas para generar ganancias, los retiros del propietario pueden dar lugar a señales de alerta al IRS. El método de salario es mejor para hacer un seguimiento de todos los costos laborales que incurre la empresa.
• Corporación S: Los propietarios deben recibir ingresos mediante un salario. Dado que la corporación es una entidad legal separada, los propietarios solo pueden recibir distribuciones, no retiros del propietario. Las distribuciones deben estar limitadas en alcance y no deben sustituir al salario regular.
• Corporación C: Los propietarios deben recibir ingresos mediante un salario. Dado que la corporación es una entidad legal separada, los propietarios solo pueden recibir distribuciones. Además, esas distribuciones están sujetas a impuestos para los propietarios, lo que puede dar lugar a un escenario de doble imposición.

¿Cuál debería ser su sueldo como propietario de una empresa?

Cuando uno se paga a uno mismo un sueldo como propietario de una empresa, es posible generar un ingreso razonable y mantener la buena situación económica de la empresa. Aunque hay más de una forma de retirar los ingresos, querrá considerar las ventajas y desventajas del método de salario frente al método de retiro antes de retirar dinero de su empresa. También es importante hacer un seguimiento y documentar correctamente todo retiro para que no haya consecuencias fiscales o sanciones no deseadas. Para obtener ayuda adicional con los servicios de impuestos de nómina, póngase en contacto con los expertos de Paychex.